Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthantering med SharePoint 2010

Sundsvall 42

2012-10-18

Lars Blixt

Mobil: 0733-98 80 43

Lars.blixt@precio.se

@larsblixt

Blogg: http://kompetens.wordpress.com/

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Agenda

• Inledning, presentation, historik

• Varför dokumenthantering?

• Vad menar vi med dokumenthantering?

• Vad vill vi uppnå med dokumenthantering?

• Varför är metadata viktigt?

• Demo SharePoint

• Problemen vid införande av ett dokumenthanteringssystem?

• Frågor & diskussion

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokument?

• Information som står för sig själv och kan tydas, utskriven på papper eller i elektronisk form.

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Informationshantering utveckling

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Historia lagringsmedium

2000 1900 1800 1700 1600 1500

Gutav Vasa, Riksregistratur 1523

Amerikanska folkbokföring 1890

PC

Stordator

Papper Hålkort 1800

Tape/Band 1951

Floppy disk 1960

Hårddisk 1950

USB 2000

Vadstena diariet 1336

CD 1981

DVD 1995

CF 1995

Wikipedia 2001

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Hur stor plats tar informationen?

Volvo FM340 skåpbil med baklyft

Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.

Volym: 40 m3

Kingmax microSD-kort med 64 GB

(11*15*1 mm)

Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg =>

1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000

5,6 miljoner sidor

1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb

Antal sidor 64 000 * 1000 =

64 miljoner sidor

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Slutsats?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Varför

dokumenthantering?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthantering Vad är det?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthantering

• Skapa/upprättar dokument

• Fastställa/godkänna dokumentet

• Förändring av dokument

• Hitta/söka dokument

• Arkivering/rensning av dokument

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthantering?

Basen dokumenthantering

Intranät Ledningssystem Ärendehantering Projektplats Avtalssystem

Fileshare Avd.disk

Versionshantering

In-utcheckning

Behörighet och säkerhet

Struktur

Sökning

Basen:

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Vad vill Ni uppnå?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Varför dokumenthantering? – Tillgängligt för ”rätt” personer

– Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”

– Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.

– Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel)

– Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen (Versionshantering)

– Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)

– Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap

– Kunna rensa/gallra information på strukturerat sätt

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Hur arbetar Pelle och Lisa idag?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Hur arbetar man idag?

• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller policy

• Egna namnstandardar och mappstrukturer

• Arbetar mycket på C:\ och G:\ etc, lever i sk informationsöar

• Använder outlook som dokumenthanteringssystem

• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox, skydrive etc

• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan styrning och tanke)

• Diariet lever sitt eget liv, men ej till det dagliga arbetet

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthantering => mappar i Fileshare?

• Det är en de-facto standard hos många idag

• Metaforen lever kvar

• Lätt att kopiera filer, lägger de elektroniska dokumenten i flera mappar

• Officiellt system t ex diariet (Platina, W3D3, Public 360) sedan arbetar man utanför detta.

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Företag X

Ekonomi Internt Produktion Försäljning &

Marknad

Marknad

Stora sjukhus Tjänstesektorn Inudstri Statliga

myndigheter Sjukvård

Privata lab Sjukhus

Privat Statligt

Stora

Söder

2012 2011 2010

Små Mindre kliniker Forskning

institutioner Landsting

stora små

Försäökning PR Nyhetsbrev

Fileshare “finns i sjön”

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Flytta kaos ifrån fileshare till

SharePoint blir det bättre?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Resultat

SharePoint är ett skräpsystem

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Är metadata

lösningen?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Varför metadata?

• Data om Data (Information om information)

• Hitta rätt, snabbt

• Få en dynamisk struktur (navigation)

• Styra flöden och funktioner

• Ordning och reda

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Företag X

Ekonomi Internt Produktion

Försäljning &

Marknad

Marknad

Stora sjukhus

Tjänstesektorn

Inudstri Statliga

myndigheter

Sjukvård

Privata lab

Sjukhus

Privat Statligt

Stora

Söder

2012 2011 2010

Små Mindre kliniker

Forskning institutioner

Landsting

stora små

Försäökning PR Nyhetsbrev

Fileshare “ostruktureradmetadata”

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Exempel metadata

• Ett skivspår på en CD

– Artist

– Utgivningsår

– Kompositör

– Genre

– Betyg

– Inspelningsplats

– Producent

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Metadata standard

• Dublin Core

• MoReq (2)

• METS

• Bygginformation (www.metadata.se)

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Producent kontra konsument Metadata

Så enkelt som möjligt

Få metadata

Möjlighet att söka på

så många metadata

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Exempel Fält Förklaring

Dokument id Unikt dokument nr

Dokument typ Typ av dokument, taxonomi eller lista

Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet

Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet

Författare Författare till dokumentet

Sekretessklass Sekretessnivå

Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde

Språk Språk för dokumentet

Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?

Dokumentdatum Senast uppdaterat

Giltig till Hur länge är det giltigt?

Version Version på dokumentet

Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Demo Sharepoint

• Som innan, göra likadant fast i SharePoint

• Tänk efter före. Tänk metadata.

• Hur ska vi söka efter informationen?

• Hur får vi in metadatan enklast?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Informationen måste kunna dö?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthanterings-

process

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Dokumenthanteringsprocess

Metadata?

Struktur

Mallar?

Långtidslagring?

Vem? Roller?

Vem?

Behörighet?

Revisioner?

Låsta dokument?

Var?

Vem?

Rensning/gallring?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Problem och utmaningar

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

SharePoint paradoxen

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Vilken väg ska vi ta?

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Tänk rätt och sikta rätt

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Ät elefanten i små tuggor

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Kravställ ! !

och involvera användarna

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Vanligaste felen som jag har sett...

• Ej förankrat från ledningen, det där med dokumentation är inte så viktigt...

• Tänker inte att det är en dokumenthanteringsprocess

• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen

• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna

• Släpper användarna helt fria, fortsätter med samma arbetssätt som innan

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Vanligaste felen forts ..

• Ingen förankrad metadata

• Utnyttjar inte potentialen i mallar

• Ingen eller lite utbildning vid införande av dokumenthanteringssystemet

• Försöker svälja elefanten i en tugga

• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt

• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten

• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB, hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Det tar tid, tänk långsiktigt

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Frågor och diskussion

Co

pyrigh

t Precio

Systemu

tveckling A

B 2

01

0

Tack För mig !!

Intresserad Kurs Dokumenthantering i Praktiken

14-15 November Stockholm