Dokumenten-Management in der öffentlichen Verwaltung - Trends, Technologien, Herausforderungen |...
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Dokumenten-Management
für die öffentliche Verwaltung -
Trends, Technologien, Herausforderungen
Dokumenten-Management
für die öffentliche Verwaltung -
Trends, Technologien, Herausforderungen
Dokumenten-Management für dieöffentliche VerwaltungNorderstedt, 24.10.2000
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2000
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Dr. Ulrich KampffmeyerDr. Ulrich Kampffmeyer
• PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
GeschäftsführerPROJECT CONSULT International Ltd., London
Managing Partner
• AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
• Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group
Themen
Trends
eGovernment
Homo Buerocraticus
Herausforderung und Chance
Themen
Trends
eGovernment
Homo Buerocraticus
Herausforderung und Chance
Die herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-ManagementDie herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-Management
• Imaging• Elektronische Archivierung• COLD• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Workflow• Groupware
Das Internet krempelt dieDMS-Branche umDas Internet krempelt dieDMS-Branche um
Neue SchlagworteNeue Schlagworte
• Document Warehousing• Knowledge Management• eBusiness• eCommerce• Web Content Management• Enterprise Content Management• ASP• Information Mining• Portal• Auto-Categorization
Der Begriff Dokumenten-Management ist „out“
Document Related Technologiessind „in“
Document Related TechnologiesDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Digitale Signatur• Document Input, Verteilung & Speicherung• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbanken, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & MultiMedia• Archivierung & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management & Verteilung
Der neue Dokument-BegriffDer neue Dokument-Begriff
eDocumenteDocument
• Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc.
• Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument
• Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete
Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge
Management• Directory Services• Digitale Signatur• Web Content Management und Enterprise Content Management
• Automatische KlassifikationAutomatisierte Posteingangserfassung mitmaschineller Indizierung zur Überwindungdes Flaschenhalses der ErfassungAutomatische Indizierung von Email undanderen elektronischen DokumentenSichere und personenunabhängige Klassifikation
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Content Management & XMLVerwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-ServernStandardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen und AustauschformateVerwaltung beliebiger Formen vonInformationen
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Integration in BürokommunikationEinheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und DokumentenKeine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• Ready-to-WorkKeine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehrEinsatz von vorkonfiguriertenBranchenlösungen
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• ASP & DM-OutsourcingNutzung der Software und der Speichereines Application Service ProvidersOutsourcing von Erfassung und BetriebKeine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ...„Pay-per-View“ oder „Pay-per-Volume“Nutzung mit Internet-Mitteln
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• SecurityKryptographie für die sichere ÜbertragungDigitale Signaturen für authentischeDokumenteRollenbasierte AuthorisierungskonzepteFirewalls und „Viren-Killer“
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• Knowledge ManagementVerbesserte inhaltliche Erschließung voninformationenAbbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer OrganisationSituationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information„Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• E-BusinessInterne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mittelnaber auchBeteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
„e“„e“
Online B@nking
Groupw@re
B2B
@SP
eContent
eDocument
eCommerce
eShop
eSolution
eCRM
eBPM
eBilling
eCash
eBanking
Online B@nking
Groupw@re
B2B
@SP
eContent
eDocument
eCommerce
eShop
eSolution
eCRM
eBPM
eBilling
eCash
eBanking
Broker@ge
eWorld
eSCM
eProcurement
Middlew@re
Broker@ge
eWorld
eSCM
eProcurement
Middlew@reB2C
eBusinessePayment
eInsurance
eOffice
Port@l
@rchiving
M@nagement
B2C
eBusinessePayment
eInsurance
eOffice
Port@l
@rchiving
M@nagement
W@PW@PeGovernmenteGovernment
eLearning
eFairDoku@Web
Doc2Web
eNet
eTradeeWare
eBookeComponenteComponent
@+=ähh@+=ähh??
eGovernment
G2C
Die neue „e“-SystemarchitekturDie neue „e“-Systemarchitektur
Hardwareplattformen Netzwerke Softwaresysteme Operational Support
Technologische Basis
ColloborativeTools
ContentManagement
Capture & ImageManagement
Data Mining& Warehousing
KnowledgeManagement
Workflow/Process
Management
Technologien, die eBusiness antreiben
HR/Personal
Output Verteil.Publishing
Supply ChainManagement
Archivierung CRM ERPAbrechungs-anwendungen
eBusiness Anwendungen
Portale
Browser
Mitarbeite
r
(Intra
net)B2EPartner
(Extranet)
B2B
Endverbraucher
(Internet)
B2C
eGovernmentzwischen politischem Anspruchund Verwaltungsrealität
eGovernmentzwischen politischem Anspruchund Verwaltungsrealität
Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung
• eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien
Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung
• eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien
• G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung
• G2C und C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger
• G2B und B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft
• G2N und N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versadas Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen
(Verwaltungshochschule Speyer)
Interneund externeWelt
Interneund externeWelt
Einige Beispiele ...Einige Beispiele ...
• Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien
• Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes bei Bund und Ländern
• Elektronische Unterschrift in Niedersachsen• Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück• Elektronischer Bauantrag in Hessen• Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in Bremen
... und eDemocracy ...• Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)
Fernziel OnlinebehördeFernziel Onlinebehörde
• Umsetzung von eGovernment in Deutschland:heute Versuchsstadium,in drei Jahren über 35%
• Ziele einer Verwaltungsmodernisierung:Höhere Bürgerzufriedenheit (72%)Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%)Besserer Service für Unternehmen (67%)Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung (59%)Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%)Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43)Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%)Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Stadtparlament und Verwaltung
(26%)
(Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, September 2000)
WebSites ... der „i“-HypeWebSites ... der „i“-Hype
• Die WebSites der öffentlichen Verwaltung täuschen Modernität und Effizienz nur vor ...
• Die vier Stadien des WebSite-Auftrittes ...– ii11mage die reine Selbstdarstellung ...
– ii22nformation bedingt Nützliches neu verpackt ...
– ii33nteraktion das digitale Antragsformular ...
– ii44ntegration Bürger, Verwaltung und Politik werden in digital unterstützten Prozessen zusammengeführt ...
WebSites ... der „i“-HypeWebSites ... der „i“-Hype
• Die WebSites der öffentlichen Verwaltung täuschen Modernität und Effizienz nur vor ...
• Die vier Stadien des WebSite-Auftrittes ...– ii11mage die reine Selbstdarstellung ...
– ii22nformation bedingt Nützliches neu verpackt ...
– ii33nteraktion das digitale Antragsformular ...
– ii44ntegration Bürger, Verwaltung und Politik werden in digital unterstützten Prozessen zusammengeführt ...
• Nur 30% aller Behörden nutzen WebSite-Auftritte• Von diesen WebSite-Auftritten sind
- über 60% ii11mage,
- 30% ii22nformation und
- nur wenige ii33nteraktion und ii44ntegration
Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere
Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere
Notwendige Infrastruktur schaffen ...Notwendige Infrastruktur schaffen ...
• Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten
• DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung
• Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten
• Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung
• Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen
• Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit
Wie sieht die Europäische Kommission die Zukunft ?Wie sieht die Europäische Kommission die Zukunft ?
• Digitale Signatur3 Qualitäten, aber eine Strategie ...
• E-CommerceAnschluß an die USA gewinnen ...
• Öffnung der europäischen ArchiveDie elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters ...
• Metadaten-StandardsGrundlage für Austausch und übergreifenden Zugriff ...
• Multimedia Clearing Rights SystemsGrundlage für Schutz und Abrechnung von Urheberrechten ...
• E-AdministrationMultilinguale, ortsunabhängige Informationsbereitstellung und Bearbeitung ...
• E-ducationAus- und Weiterbildung, neue Berufsbilder als Voraussetzungfür die Nutzung moderner Technologien ...
... es ist keine Frage mehr, ob man sich damit auseinandersetzen muß, sondern nur noch wann und wie !Die Zukunft ist digitalDie Zukunft ist digital
Homo Buerocraticus
Zwischen Über- und Unterforderung
Homo Buerocraticus
Zwischen Über- und Unterforderung
Der „papier-verhaftete“ Sachbearbeiter
und
der „Internet-Freak“
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Die neue Trennung der Welt:
• Informationsarme• Informationsreiche
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Die Umkehr der Hierarchie
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung
Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik
aber Strategie
Mensch
Organisation Technik
Technik allein hilft nicht !
Ohne
Veränderung in den Köpfen
ist kein Wissensmanagement möglich !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne eine
Reform der Verwaltung
bleibt alles nur Flickwerk und führt nur zur “Elektrifizierung der Ineffizienz” !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne vernünftige rechtliche Rahmenbedingungenwie z.B. die vollständige
Gleichstellung von Papier- undelektronischen Dokumenten
ist kein Start ins Informationszeitalter möglich!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne die
interaktive Einbeziehung des Bürgers
in die Prozesse bleibt die Verwaltung im Elfenbeinturm stecken !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne entsprechende
Qualifizierung und ohne das “Deutlich-Machen” der Chancen für jedeneinzelnen Mitarbeiter
bleibt die Akzeptanz - und damit das Effizienz-potential - auf der Strecke!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
IT-gestützte Sachbearbeitung ist einständiger Entwicklungs- und Fortschreibungs-prozess,
dem sich jeder eingebundene Mitarbeiter täglich neu stellen muß!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Nur wer IT-gestützte Sachbearbeitung als
menschlich-organisatorisch-technischeGesamtaufgabe
begreift, hat Aussicht auf Erfolg!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Anregungen und Kritik an den Autor:[email protected]
Mehr Informationen:http://www.PROJECT-CONSULT.com