Dokument- och ärendehantering
description
Transcript of Dokument- och ärendehantering
![Page 1: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/1.jpg)
Dokument- och ärendehantering
Välkomna
![Page 2: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/2.jpg)
Dokument- och ärendehantering A G E N D A
Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning
![Page 3: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/3.jpg)
Dokument- och ärendehanteringKravspecarbete December 94- mars 05Skapa avropsunderlag April 05Avrop Maj-juni 05Utvärdering Augusti -
![Page 4: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/4.jpg)
Dokument- och ärendehanteringKravspec och avrop Storuman, Skellefteå, Eskilstuna, Mjölby,
Jönköping och Kungälv Extern konsultEnbart kravspec Uppsala och Uddevalla
![Page 5: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/5.jpg)
Dokument- och ärendehanteringVision (Lång sikt) Vår vision är att dokument- och
ärendehanteringsfunktionen ska stödja alla ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.
![Page 6: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/6.jpg)
Dokument- och ärendehantering Vår ambition är att information från
ärende- och dokumentfunktionen ska kunna utväxlas inte enbart inom kommunens olika verksamhetsområden utan även mellan kommuner och även till och från andra myndigheter.
![Page 7: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/7.jpg)
Dokument- och ärendehantering Vårt syfte är att skapa en webbplats
(Portal) för våra medborgare som gör att de därifrån på ett säkert sätt ska kunna initiera och följa sina ärenden oberoende av vilken myndighet (kommunal eller statlig) som äger ärendet (ett ärende – en kontakt).
![Page 8: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/8.jpg)
Dokument- och ärendehantering Vår vision är att i stort sett all hantering
av dokument och ärenden i kommunen ska vara elektroniska/digitaliserade. Dokumentfunktionen ska hantera dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering.
![Page 9: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/9.jpg)
Dokument- och ärendehanteringMål (Kortare sikt) Ärendefunktion ska stödja hela
kommunens dokumentproduktion och alla kommunens behov av att hantera olika filtyper.
![Page 10: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/10.jpg)
Dokument- och ärendehantering Vårt initiala mål är en dokument- och
ärendefunktion som stödjer dokumenthantering och innehåller nämndsadministration och har stöd för ett processorienterat arbetssätt. Dokumentfunktionen ska dessutom stödja hela kommunens dokumentproduktion av alla kommunens behov av filtyper. Alla dokument ska lagras på ett och samma ställe.
![Page 11: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/11.jpg)
Dokument- och ärendehantering Inkommande handlingar oberoende av
filtyp ska kunna tas emot elektroniskt. Inkommande handlingar i icke elektronisk form ska kunna skannas in och därefter erhålla samma stöd som övriga elektroniska dokument. Dokument och ärenden ska kunna förberedas för att senare kunna långtidsarkiveras.
![Page 12: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/12.jpg)
Dokument- och ärendehantering Funktionen ska underlätta det interna
arbetet i kommunen och även underlätta för medborgarna att erhålla information från ärende och dokumentfunktionen.
![Page 13: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/13.jpg)
Dokument- och ärendehantering Dokument och ärenden ska kunna
publiceras på kommunens webbportal. Medborgaren skall kunna logga in och komma åt sitt personliga engagemang hos kommunen. Detta kan till exempel vara att initiera ett ärende, följa ett pågående ärende eller ta del av ett beslut i ett eget ärende
![Page 14: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/14.jpg)
Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är
geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare
![Page 15: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/15.jpg)
Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är
geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare
![Page 16: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/16.jpg)
Dokument- och ärendehanteringEffektmål-Internt Kortare handläggningstider för kommunens
personal Frigöra tid för kvalificerad handläggning Öka effektivitet genom direkt tillgång till all
elektronisk information, som man har rättighet till
![Page 17: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/17.jpg)
Dokument- och ärendehantering Minska distributionskostnaderna Minska personberoendet
Bättre kvalitet på beslut genom bättre tillgänglighet på underlag
![Page 18: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/18.jpg)
Dokument- och ärendehanteringEffektmål- Externt Ökad insyn i kommunens arbete Bättre service för medborgare genom bl a:
Elektronisk ansökning och uppföljning av ärende
Ett ärende - En kontakt Tillgång på service oberoende av tid och
plats
![Page 19: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/19.jpg)
Dokument- och ärendehanteringHuvudområden i kravspecen Funktionella krav Ickefunktionella krav Genomförandekrav Krav på leverantör
![Page 20: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/20.jpg)
Dokument- och ärendehanteringFunktionella krav Indatahantering Ärendehantering Dokumenthantering Utdatahantering Sökmotorer och Sökverktyg
![Page 21: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/21.jpg)
Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav Administration Användarvänlighet Behörighetssystem E-identifiering och E-signatur Integration Prestanda
![Page 22: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/22.jpg)
Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav (forts.) Skalbarhet Systemplattform Säkerhet/sekretess Förändringsbarhet
![Page 23: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/23.jpg)
Dokument- och ärendehanteringGenomförandekrav Konvertering Dokumentation Metoder Utbildning
![Page 24: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/24.jpg)
Dokument- och ärendehanteringKrav på leverantör
![Page 25: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/25.jpg)
Dokument- och ärendehanteringAvrop via statskontorsavtalet Avropsunderlag Ja/Nej/Delvis
![Page 26: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/26.jpg)
Dokument- och ärendehanteringUtvärdering Inkomna anbud Visningar Utvärdering pågår ännu
![Page 27: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/27.jpg)
Dokument- och ärendehanteringUpphandlingsförfarande Sambruk skriver ett grundavtal Varje kommun tecknar eget avtal baserat
på grundavtalet Nuvarande informationsförsörjningsavtal
utgår 20/1-06 Nytt avtal klart mitten av december, träder
i kraft 21/1-06
![Page 28: Dokument- och ärendehantering](https://reader036.fdocuments.net/reader036/viewer/2022081520/56813a84550346895da281ec/html5/thumbnails/28.jpg)
Dokument- och ärendehantering
Slut