DOKUMEN TIDAK TERKAWAL -...
-
Upload
duongthuan -
Category
Documents
-
view
249 -
download
0
Transcript of DOKUMEN TIDAK TERKAWAL -...
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 1/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
PROFIL PINDAAN – EDISI ………...
Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan
Sebab Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 2/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan:
i. Langkah-langkah melaksanakan audit dalaman ke atas SPK ISO 9001: 2015 PPI meliputi
perlantikan juruaudit, perancangan audit, kriteria dan perlaksanaan audit, tindakan
pembetulan audit dalaman dan pembentangan laporan audit.
ii. Pelaksanaan audit susulan untuk menentukan semua ketidakpatuhan dikenalpasti, diambil
tindakan pembetulan sewajarnya dan mengesahkan hasil tindakan yang diambil.
iii. Penggunaan hasil audit untuk pembaikan SPK ISO 9001: 2015 PPI.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi pelaksanaan audit dalaman ke atas semua proses kerja dan
perkhidmatan PPI sebagaimana dinyatakan dalam skop SPK ISO 9001: 2015 PPI.
3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN :
3.1 Audit Dalaman: meliputi audit sistem dan pematuhan yang dilaksanakan oleh staf
Perpustakaan dan/ atau UMK.
3.2 Juruaudit Dalaman: Staf Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu dan/ atau UMK
yang dilantik secara rasmi melaksanakan audit dalaman ke atas SPK ISO 9001: 2015
PPI.
3.3 UMK : Universiti Malaysia Kelantan
3.4 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu
3.5 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti
3.6 KAD : Ketua Audit Dalam
3.7 PAD : Pasukan Audit Dalam
3.8 RCA : ‘Root Cause Analysis’
3.9 KP : Ketua Pustakawan
3.10 PKD : Pegawai Kawalan Maklumat Berdokumen
3.11 WP : Wakil Pengurusan
3.12 KK : Kampus Kota
3.13 KB : Kampus Bachok
3.14 KJ : Kampus Jeli
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 3/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 MS ISO 9001: 2015
4.2 MS ISO 19011: 2011
4.3 Prosedur Tindakan Pembetulan (UMK/PPI/SPK-05)
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Jadual Audit Dalaman PPI (Lampiran SPK 03-01)
5.2 Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002)
5.3 Borang Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 003)
5.4 Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 4/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
6.0 PROSEDUR TERPERINCI
No Keterangan Prosedur
T/Jawab
6.1
Tugas dan tanggungjawab Pelaksanaan Audit Dalaman
6.1.1 Tanggungjawab pihak yang terlibat dalam perancangan dan perlaksanaan
audit dalaman SPK ISO 9001: 2015 PPI hendaklah mengikut ketetapan berikut:
Aktiviti Audit Dalaman Tanggungjawab
a. Perancangan/ Jadual Audit WP/KAD
b. Perlaksanaan Audit KAD/PAD
c. Laporan Audit KAD
d. Audit Susulan Juruaudit/ Pihak diaudit
e. Rekod Audit – Jadual audit, Semak Pasti, Laporan Ketidakpatuhan, Latihan Juruaudit, Minit Mesyuarat Pembukaan dan Penutup dan Laporan Audit
Pegawai Kawalan Dokumen
f. Analisis Penemuan Audit Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015
WP
KAD
PAD
J/K Pelaksana ISO
6.2 Frekuensi, Perancangan dan Jadual Audit Dalaman
6.2.1 Audit dalaman hendaklah dirancang dan dilaksana sekurang-kurangnya
sekali setahun iaitu dalam tempoh suku tahun ketiga. Audit dalaman juga boleh
diadakan secara siri atau pada bila-bila masa yang perlu terutamanya apabila
Pengurusan Atasan Perpustakaan mendapati masalah-masalah wujud dalam SPK
ISO 9001:2008 PPI seperti peningkatan komplen pengguna atau banyak
ketidakpatuhan berlaku dalam perkhidmatan, teguran pengurusan UMK dan
sebagainya.
6.2.2 Jadual audit dalam hendaklah disedia berdasarkan kepentingan dan
pendekatan proses dengan menggunakan format Jadual Audit Dalaman –
Lampiran SPK 03-01. Jadual audit hendaklah menyatakan perkara-perkara berikut:
a. Pengauditan - Bahagian/Unit/ proses/perkhidmatan yang akan diaudit.
b. Tarikh dan masa pengauditan.
c. Juruaudit terlibat.
WP/ TWP
KAD DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 5/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
6.2.3 Jadual audit mestilah meliputi semua proses kerja yang terlibat dalam SPK
ISO 9001: 2015 PPI. Ianya mestilah dijadualkan berasaskan kepentingan proses dan
dapatan audit yang lalu mengikut asas pertimbangan berikut:
a. Aduan pelanggan.
b. Jumlah ketidakpatuhan audit dan pemerhatian audit yang dilaporkan.
c. Aliran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan PPI.
6.3 Lantikan Juruaudit Dalaman
6.3.1 Juruaudit dalam hendaklah dipilih dan dilantik berdasarkan prinsip
‘objectivity’ dan ‘impartiality’ daripada kalangan staf Perpustakaan dan/ atau
UMK yang terlatih dalam bidang audit dalaman iaitu telah mengikuti kursus
audit dalam. Rekod lantikan dan latihan audit dalaman ini hendaklah
disimpan.
6.3.2 Seorang Ketua Juruaudit hendaklah dilantik untuk menyelaras kerja-kerja
pengauditan dan urusan dengan pihak diaudit.
6.3.3 Sekurang-kurangnya dua Juruaudit Dalaman hendaklah ditetapkan bagi
setiap aktiviti yang diaudit.
6.3.4 Dalam menjalankan tugas pengauditan, juruaudit dalaman hendaklah
melaksanakannya secara objektif. Juruaudit hendaklah bebas daripada
tugas-tugas atau proses yang diaudit.
Ketua Pustakawan/ WP
6.4 Kriteria dan Metodologi Audit
6.4.1 Kriteria audit hendaklah diasaskan kepada:
a. Audit Sistem / Peringkat 1 - MS ISO 9001: 2015.
b. Audit Pematuhan / Peringkat 2 – MS ISO 9001: 2015, Manual Kualiti,
Prosedur SPK, Prosedur, standard profesional, dan lain-lain dokumen,
dasar, regulatori dan standard yang digunakan dalam SPK ISO 9001:
2015 PPI.
6.4.2 Kriteria ini hendaklah dikemaskini dan disahkan dalam setiap audit dalaman
yang dijalankan.
6.4.3 Kaedah perlaksanaan audit dalaman boleh melibatkan cara berikut :
a. Semakan rekod dan dokumen kerja.
b. Pemerhatian aktiviti kerja.
c. Temubual dengan pihak diaudit.
PAD
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 6/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
d. Pengesahan bahan dan perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan
ilmu (penerbitan buku, inventori aset ilmu, penerbitan korporat, data
penerbitan makalah ) yang menepati kriteria kualiti diikuti dengan
proses mengendalikannya (Audit Trail)
e. Penggunaan borang-borang untuk mencatitkan rekod/ aktiviti audit
seperti di Para 6.5.3.
6.5 Pelaksanaan Audit Dalaman
6.5.1 Makluman audit - Juruaudit dalaman dan pihak diaudit hendaklah
dimaklumkan mengenai tugas pengauditan sekurang-kurangnya 2 minggu
sebelum permulaan audit.
6.5.2 Mesyuarat pembukaan - Mesyuarat pembukaan hendaklah diadakan
sebelum audit mula dilaksanakan. Keahlian mesyuarat ini hendaklah
melibatkan:
KEAHLIAN KAMPUS KOTA KAMPUS BACHOK
KAMPUS JELI
Pengerusi Ketua Pustakawan PKD KB PKD KJ
Ahli i- WP (sbg Pengerusi gantian) ii- TWP iii- Semua Ketua Bahagian iv- PKMB KK v- KAD vi- PAD
i-Ketua Bahagian ii-PKMB KB iii-PAD
i-Ketua Bahagian ii-PKMB KJ iii-PAD
Setiausaha PKMB KK PKMB KB PKMB KJ
Dalam mesyuarat pembukaan ini, perkara-perkara berikut hendaklah dibincang dan
diputuskan :
Taklimat Pengurusan dan PAD.
Penentuan Skop, Objektif dan Kriteria Audit.
Persetujuan ke atas jadual audit dan penetapan tugas Juruaudit Dalaman.
Tarikh dan masa audit.
Penentuan mesyuarat penutup.
Hal-hal lain yang boleh melancarkan lagi kerja-kerja pengauditan.
6.5.3 Pengauditan – Pengauditan hendaklah dilaksanakan secara objektif dan
WP
KAD
PAD
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 7/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
berdasarkan prinsip ‘impartiality’ dengan menggunakan mana-mana kaedah
seperti yang dijelaskan di Para 6.4.3. Perekodan dan pelaporan audit
hendaklah menggunakan:
Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002) - Juruaudit
hendaklah menggunakan borang Semak Pasti Audit Dalaman semasa
melaksanakan audit dan merekodkan bukti-bukti audit dan peluang
penambahbaikan (OfI) dan maklumat juruaudit dan pihak diaudit.
Borang Laporan Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 003)–
Sebarang ketidakpatuhan yang ditemui semasa pengauditan hendaklah
dilaporkan dengan menggunakan Borang ini dan mengkategorikan
ketidakpatuhan kepada:
- Major; sekiranya ketidakpatuhan menyebabkan koleksi, bahan penerbitan
buku, penerbitan korporat dan perkhidmatan PPI gagal memenuhi keperluan
ditetapkan (system and procedure breakdown), dan integriti pengurusan dan
perkhidmatan PPI serta kepuasan pelanggan terjejas atau ketidakpatuhan
minor yang banyak.
- Minor; bagi ketidakpatuhan yang tidak menjejaskan perkhidmatan PPI.
Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004) - hendaklah digunakan
untuk melaporkan keseluruhan proses dan penemuan audit termasuk
perbandingan dengan audit yang lalu serta peluang penambahbaikan (OfI).
6.5.4 Mesyuarat penutup - Mesyuarat penutup hendaklah diadakan selepas
tugas pengauditan selesai dilakukan berdasarkan persetujuan di antara
Pengurusan Perpustakaan dengan PAD. Keahlian mesyuarat penutup
adalah sama seperti mesyuarat pembukaan yang dinyatakan di para 6.5.2.
KAD/PAD hendaklah membentangkan laporan audit, pemerhatian (OfI) dan
ketidakpatuhan yang ditemui semasa pengauditan. Semua ketidakpatuhan
hendaklah dibincang dan perlu dipersetujui oleh pihak yang diaudit dengan
menandatangani di Borang Laporan Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI
(PPI ISO 003).
6.6 Pengendalian Ketidakpatuhan dan OfI
6.6.1 Analisis Ketidakpatuhan Audit dan Punca-puncanya - Pihak yang diaudit
hendaklah menyiasat atau menyemak punca-punca ketidakpatuhan (RCA)
WP
JK ISO
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 8/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
menggunakan mana-mana kaedah seperti percambahan fikiran,
perbincangan, mesyuarat, alat-alat kualiti, WHY diagram dan sebagainya.
Pembetulan (tindakan mengatasi ketidakpatuhan yang dilaporkan) dan/atau
tindakan pembetulan (tindakan mengelakkan ketidakpatuhan berulang)
hendaklah ditentukan hasil daripada ketidakpatuhan yang dilaporkan dan
analisis yang dibuat. Pelan tindakan ini mestilah dinyatakan dengan jelas
dari segi jenis tindakan, masa yang diperlukan untuk mengambil tindakan
dan staf yang akan mengambil tindakan.
6.6.2 Tindakan Pembetulan - Staf yang ditugaskan mengambil tindakan
pembetulan hendaklah mengambil tindakan pembetulan dengan segera bagi
mengatasi punca ketidakpatuhan dan mencegahnya daripada berulang.
Hasil tindakan pembetulan hendaklah direkodkan dalam bentuk data,
pemerhatian atau bukti ketidakpatuhan tidak berulang. WP/TWP
bertanggungjawab memastikan dan memantau setiap tindakan pembetulan
yang ditetapkan diambil.
6.6.3 ‘OfI’ - Semua ‘OfI’ audit hendaklah dikaji kesesuaian untuk diambil tindakan
pembaikan oleh Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001:2008. Laporan
pelaksanaan akan dibentangkan dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan.
Staf terlibat
6.7 Audit Susulan dan Penutupan Tindakan Pembetulan Audit Dalaman
6.7.1 Audit susulan diadakan berdasarkan persetujuan di antara pihak yang
diaudit yang terlibat dengan ketidakpatuhan dilaporkan dan pihak PAD.
Audit susulan hendaklah dihadiri oleh:
Ketua Bahagian/ Unit atau staf berkaitan dengan ketidakpatuhan yang
dilaporkan.
Juruaudit terlibat.
WP jika perlu
6.7.2 Aktiviti Audit Susulan hendaklah mengikut ketetapan berikut :
a. Menjelaskan tujuan Audit Susulan.
b. Pengesahan kehadiran.
c. Laporan mengenai tindakan pembetulan yang telah diambil.
WP
PAD
Staf terlibat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 9/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
d. Perbincangan, verifikasi dan pengesahan terhadap pematuhan dan /
tindakan pembetulan.
e. Merekod hasil tindakan pembetulan bagi menjamin ketidakpatuhan
tidak berulang.
f. Menutup tindakan pembetulan sekiranya tindakan didapati berkesan.
g. Menentukan audit susulan selanjutnya sekiranya tindakan pembetulan
yang diambil dinilai tidak berkesan. Pihak diaudit hendaklah mengambil
tindakan mengikut para 6.6.1 dan seterusnya.
6.7.3 PAD adalah bertanggungjawab menentukan tindakan pembetulan yang
dinyatakan telah diambil dan menilai hasil tindakan berkenaan. Tindakan
yang diambil hendaklah dipastikan berkesan iaitu dapat mengelakkan
ketidakpatuhan yang sama berulang dan meningkatkan keberkesanan SPK
ISO 9001: 2015 PPI sebelum sesuatu tindakan pembetulan audit dalaman
ditutup atau dilanjutkan.
6.8 Pembentangan Laporan Audit dan Pengendalian Ketidakpatuhan dan
Statusnya
6.8.1 Laporan audit dan pengendalian ketidakpatuhan yang dilaporkan/ tindakan
pembetulan serta statusnya hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat
Semakan Pengurusan.
WP
6.9 Analisis Penemuan Audit
6.9.1 Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015 hendaklah membuat analisis
terhadap penemuan audit dan mencadangkan sebarang pembaikan sistem,
proses, koleksi, bahan, penerbitan buku dan korporat, data penerbitan
universiti dan perkhidmatan PPI bagi meningkatkan keberkesanan SPK ISO
9001: 2015 PPI dan kepuasan pengguna.
JK Pelaksana ISO
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 10/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1 Latihan Juruaudit. Folder Audit Dalaman PPI WP/ PKMB
2 Lantikan juruaudit.
3 Jadual Audit Dalaman PPI (Lampiran SPK 03-01).
4 Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002).
5 Pengendalian ketidakpatuhan audit dan Audit Susulan (PPI ISO 003).
6 Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004).
7 Minit mesyuarat Pembukaan dan Penutup.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL