DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ

KALİTE EĞİTİMİ

Kalite Standardımız,TSE EN ISO 9001:2008olarak değiştirilmiştir.

KYS Çalışmalarında başvurulan

ana kaynak TSE EN ISO 9001:2008’dir

TANIMLAR“ ISO ” NEDİR ? 1947 yılında kurulan ve yaptığı

standardizasyon çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve tüketicilere katkılar sağlayan ISO (International Organization for ISO (International Organization for

Standardization)Standardization) Uluslararası Standard Organizasyonudur.

TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek temsilcisidir.“ EN ” NEDİR ? EN (Europeane Norm), Avrupa

Standardlarının kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği’nde Standardlar arasında harmonizasyonu sağlamak için oluşturulmuştur.

TS-EN-ISO 9000KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ;

Artık bugünün dünyası çok küçülmüş,enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındakibüyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir

rekabeteve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığıekonomik bir yarışa itmiştir.

Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek ,tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç vebeklentilerine uygun mal ve hizmetüretiminin sağlanmasıylagerçekleşebilecektir.

TANIMLAR

Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim , pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır.

Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusundaISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan milletlerarası Standardlar haline gelmiştir.

TS-EN-ISO 9000 Kalite Standardları Serisi,TS-EN-ISO 9000 Kalite Standardları Serisi,etkili bir yönetim sisteminin nasıletkili bir yönetim sisteminin nasılkurulabileceğini, dokümante edilebileceğinikurulabileceğini, dokümante edilebileceğinive sürdürebileceğini göz önüne sermektedir. ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir.

TANIMLAR

ETKİN BİR SİSTEM OLUŞTURMANIN İLK BASAMAĞI:

İyi bir dokümantasyona İyi bir dokümantasyona sahip olmaktırsahip olmaktır!!

DOKÜMANTASYON ŞARTLARI

• Kalite politikası ve hedefler• Kalite el kitabı• Standart tarafından istenen

dokümante edilmiş prosedürler

• Kuruluş tarafından etkin planlamayı, işlemleri ve proses kontrolünü güvenceye alacak dokümantasyon

• Standart tarafından istenen kalite kayıtları

STANDART DOSYA PLANI• 060 Kalite Yönetim Sistemi• 01 Kalite El Kitabı• 02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler• 04 Talimatlar• 05 Formlar• 07 İzleme ve Ölçme İşlemleri

– 01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi)– 02 Tetkik İşlemleri– 03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi)

• 08 İyileştirme İşlemleri– 01 Düzeltici Faaliyetler– 02 Önleyici Faaliyetler

• 09 Bireysel Öneriler• 10 Yönetimin Gözden Geçirmesi• 11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme

– 01 Planlama– 02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden

Geçirilmesi– 03 Tasarım ve Geliştirme– 04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması)

• 99 Diğer

(YENİ)(YENİ)060060

060.01 Kalite El Kitabı• Kuruluşun belirlediği kalite

politikası tanımlanır.• Kuruluşun kuruluş amacı

tanımlanır.• Kuruluşun yapısı tanımlanır.• Kuruluşun içi bölümler tanımlanır.• Kontrollü dokümandır.• Kuruluşun kalite bölümü tarafından

yayınlanır.

• Örnek DÖF maddesi 8.5.2/8.5.3 syf 24

Doküman

• Kalite yönetim sistemine bilgi sağlayan ve gerekli verileri içeren yazılı veya elektronik biçimlerin tümüdür.

- Kontrollü doküman- Kontrolsüz doküman- Dış kaynaklı doküman

Güncel Doküman• Kalite Yönetim Sistemi kapsamına dahil olan

birimlerdeki iş ve işlemlerin yerine getirilmesi sırasında kullanılan ve kullanıldığı tarih itibari ile güncel olan ve izlenen dokümandır

Kontrollü Kopya Kaşesi• Üzerinde birim kodu (İK)(İK) ile birlikte

‘’KONTROLLÜ KOPYA’’‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ ifadesi bulunan kırmızı renkli kaşedir

Revizyon• KYS kapsamında hazırlanmış olan

dokümanın, etkinliği ve yeterliliğinin yeniden incelenip yeniden yayınlanmasıdır

Kontrollü Doküman• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ

KOPYA’’ kaşesi bulunan ve izlenen dokümandır

Kontrolsüz Doküman• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ

KOPYA’’ kaşesi bulunmayan dokümandır

Dış Kaynaklı Doküman• Kurum haricinde oluşan iş ve işlemlerimizi

etkileyen kanun, tüzük, yönetmelik, standart, genelge vb. verileri içeren dokümanların tümüdür

Dokümanın Biçimlendirilmesi.

• Kalite Yönetim Sistemi Doküman Kodlama Talimatına uygun olarak hazırlanır

* Dokümanın Numarası

* Revizyon Tarihi ve Numarası• Dokümanda yapılan değişikliğin numarası

ilk değişiklikten itibaren birer artırılarak /01, /02, /03… şeklinde ‘’ Revizyon No ’su’’ satırında belirtilir

* Yayım Tarihi• Dokümanın yayımlanarak yürürlüğe

girdiği tarihtir

• Sayfa No;• Biribirini takip eden sayfa

adedi yazılır.

• Örnek:• Sayfa No : 1/5 gibi• (Toplam 5 sayfa)

• Hazırlanacak dokümanda başlıklar numaralandırılır ve koyu şekilde yazılır

• Varsa alt başlıklar a,b,c.. Şeklinde verilir

• Alt başlıklar içerisinde sınıflama gerektiğinde 1,2,3… şeklinde yazılır

• 1.AMAÇ:• 2. KAPSAM• 3. TANIMLAR.• ..VS.

Dokümanları

Dokümanları

n n

Hazırlanması

Hazırlanması

ve ve

Onaylanması

Onaylanması

Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan dokümanlarla ilgili konularda rehberlerimiz

DOKÜMAN VE

KAYITLARIN

KONTROLÜ

PROSEDÜRÜ

DOKÜMAN KONTROL

TALİMATI

Dokümanların Hazırlanması ve Onaylanması

• Kalite El Kitabının, Prosedürlerin ve Sistem dokümanının hazırlanması ve onaylanması hususları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürünün uygulama kısmında ,

• Süreçleri ile ilişkili olması durumunda dokümanın nasıl hazırlanacağı ve onaylanacağı Doküman Kontrol Talimatında ayrıntılı şekilde açıklanmıştır.

• Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle hazırladığı birimin dışındaki birimleri de ilgilendiriyorsa

‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, KYS / KS

‘‘Onay’’kısmı, KYT / KYS

tarafından imzalanarak onaylanır.

1. Sistem süreçlerine ait kart, talimat, bilgi notu vb. doküman ilgililerce hazırlanır

Kalite Koordinasyon Şubesinde ;

• Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle hazırladığı birimin dışındaki birimleri de ilgilendiriyorsa

‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, Birim üst yöneticisi

‘‘Onay’’kısmı, birimin bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı


Birimlerde ;

• Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle sadece hazırlandığı birimi ilgilendiriyorsa ; Örnek İş Analiz Tablosu.

‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, ilgili Başkan Yardımcısı

‘‘Onay’’ kısmı, Birim üst yöneticisi


2. Form, tablo, liste vb. dokümana ait boş formatlar ilgililer tarafından hazırlanır.

• Hazırlanan dokümanın alt kısmında uygun bir boşluğa tarih yazılır,

• Birim Kalite Koordinatörü tarafından paraflanır,

• Dokümanın asıllarının bulunduğu dosyada muhafaza edilir.

Dokümanları

Dokümanları

n n

Yayımlanmas

Yayımlanmas

ıı

Dokümanın Yayımlanması

• Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, bilgi notları, süreç dokümanı, hedef planları, KYS nin planlanmasında kullanılan planlar vb. dokümanın onaylanan asılları dokümanın dağıtılacağı birim sayısı kadar çoğaltılır

• Çoğaltılan dokümanın her sayfasının uygun bir boşluğuna kırmızı ‘‘ KM Kontrollü Kopya ’’ kaşesi basılır

• İlgililerce dağıtılarak yayımlanır• Dokümanın asılları dosyalarında

muhafaza edilir

1- Kontrollü Kopya olarak yayımlanması gereken ;


• Bunların dışında kalan ve ilgili birimler tarafından oluşturulan formlar, tablolar, listeler vb. doküman Birim Kalite Koordinatörü ve ilgili Başkan Yardımcılarının bilgisi dahilinde sistemde tanımlanır ve kullanılması sağlanır.

‘‘ Kontrollü Kopya ’’ olarak yayımlanması gereken ;


• Bu dokümanlar ‘‘ Süreçlerin İzlenmesinde Kullanılan Form, Tablo vb. Doküman Listesinde’’tanımlanır.


• Bu dokümanlar ‘‘ Doküman Dağıtım/Toplama Formu’’ ile ayrıca dağıtılmaz.


• Bu dokümanların içeriğinde değişiklik yapılan , revizyona uğrayan veya tamamen iptal edilen formatları kırmızı ‘‘GEÇERSİZDİR’’ kaşesi basılarak dosyada muhafaza edilir.

060.02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler

• Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar

• Bir sürecin gerçekleşmesindeki usul ve esasları belirler ve tanımlar

• KALİTE MERKEZİ KALİTE MERKEZİ TARAFINDAN HAZIRLANIR TARAFINDAN HAZIRLANIR VE TAKİP EDİLMESİ İSTENİR..VE TAKİP EDİLMESİ İSTENİR..

Prosedür Kapsamı• NE gerçekleştirilecek ?• NEDEN gerçekleştirilecek ?• NEREDE kontrol edilecek ?• KİM faaliyet/kontrolden

sorumlu olacak ?• NASIL gerçekleşecek/kontrol

edilecek ?• NE zaman gerçekleşecek/

kontrol edilecek ?

????

??

Mevcut Prosedürler

• Şimdilik 5 adet var..

1. Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü

2. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü..

3. İç Tetkik Prosedürü4. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü

Prosedürü5. Basım İşleri Prosedürü

Prosedürler Kalite Merkezince Prosedürler Kalite Merkezince hazırlanır, yürürlüğe konulur hazırlanır, yürürlüğe konulur ve takibi istenirve takibi istenir

• Talimatlar ISO 9001-2008 4.2. Dokümantasyon Şartları maddesi gereği i; personeli bilgilendirmek, bir standart oluşturmak, işin nasıl yapılması gerektiği konusunda detay bilgiler vermek için hazırlanır.

• Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir.

• Örnek; • Sunum Hazırlama Talimatı “Amaç; Görsel

birtakım araçlar kullanılarak makamı bilgilendirmek amacı ile yapılacak sunular için bir format oluşturmaktır.”

• Doküman Kodlama Talimatı “Amaç; Kalite Yönetim sistemine ilişkin iş ve işlemelerdeki dokümantasyonda geçen terimlerin kodlama yöntemlerinin belirlenmesidir.”

060.04 Talimatlar

• Formlar; Prosesi (Süreç) oluşturan dokumanlar arasındadır

• Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır, Dokuman Kodlama Talimatına göre kodlaması yapılarak; asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir.

• Revize edilmesi durumunda Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre revize edilir Revize numaraları bir arttırılır.

060.05 Formlar

Dokümanları

Dokümanları

n Revize

n Revize

Edilmesi

Edilmesi

Dokümanın Revize Edilmesi• Kalite El Kitabının

revizyonu gerektiği durumda , dokümanı hazırlayan, onaylayan ve yayınlayan yetkililer tarafından gerekli değişiklikler yapılır.

Dokümanın Revize EdilmesiKalite Yönetim Sisteminde kullanılan prosedürve diğer dokümanların revizyonu gerektiğinde ;

• Değişiklikler farklı bir yazı karakteri ile yapılır.

• Doküman yeniden yayımlanır.• Dokümanda revizyon numarası 00

ile başlar, değişikliklerde revizyon numarası 1 artar.

Dokümanın Revize Edilmesi• Sistem prosedürleri, diğer

prosedürler, talimatlar, bilgi notları vb. dokümanın, herhangi bir sayfasında bir kelime, cümle veya paragraf tamamen çıkartılırsa, çıkartılan yerin başlangıç noktasına /…/ işareti konulur.

• Doküman sayfasının üst kısmında bulunan Revizyon No’nun eski numarası 1 artırılır.

Dokümanın Revize Edilmesi

• Doküman sayfasının üst kısmında bulunan ‘‘ Yayım Tarihi’’ kısmına dokümanın ‘‘Doküman Dağıtım/Toplama Formu’’ veya resmi yazı ile dağıtıldığı tarih yazılır.

• Dokümanda yapılan revizyon 99’u geçerse revizyon numarası 01’den başlamak suretiyle takip ettirilir. Yeni yayım tarihi yazılır ve yayımlanır.

Güncel Doküman Listesi

Güncel Doküman Listesi• Kalite Yönetim Sistemi

çalışmalarında kaynak olarak faydalanılan dokümanlar kaydedilir

• Birimlere ait olacak şekilde ayrı ayrı düzenlenir

• Birim üst yöneticileri tarafından onaylanır.

Güncel Doküman Listesi• Sistem prosedürleri• Gerekli görüldüğü durumlarda

hazırlanan hizmetle ilgili diğer prosedürler

• Talimatlar• Bilgi notları• Süreç dokümanı• Hedef planları• KYS sisteminin planlanmasında

kullanılan planlar• Resmi gazete• Kanun, tüzük, yönetmelik,

genelge, tebliğ, yönerge vb.

Güncel Doküman Listesi• Güncel doküman listesindeki

dokümanlardaki değişiklikler listedeki revizyon/yayın sütununda 3’üncü revizyona kadar izlenir.

• Yapılması gereken revizyonun 4’üncü veya daha fazla olması durumunda Güncel Doküman Listesinin ilgili sayfası yeniden düzenlenir.

• Yeniden düzenlenen Güncel Doküman Listesinin sadece değişikliğe uğrayan sayfası tekrar yayınlanır.

• Bu değişikliği gösterebilmek için Güncel Doküman Listesinin üst kısmında bulunan Revizyon No’nun eski numarası 1 artırılır.

Dokümanları

Dokümanları

n Muhafazası

n Muhafazası

Dokümanların Muhafazası

• Kalite El Kitabı, sistem Prosedürleri, gerekli olduğu durumlarda hazırlanan hizmetlerle ilgili diğer Prosedürler, Talimatlar, bilgi notları, süreç dokümanı, hedef planları, Kalite Yönetim Sisteminin planlanmasında kullanılan planlar vb. dokümanın onaylanan asılları; dokümanı yayınlayan birim tarafından muhafaza edilir.

Dokümanların Muhafazası

• İçeriğinde değişiklik yapılarak revizyona uğrayan veya tamamen iptal edilen söz konusu dokümanın eski asıllarına kırmızı “GEÇERSİZDİR” kaşesi basılarak muhafaza edilir.

Dış Kaynaklı

Dış Kaynaklı

Dokümanları

Dokümanları

n Kontrolü

n Kontrolü

Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü• Genel Müdürlüğümüz dışındaki

kurum ve kuruluşların hazırlayarak yayınladığı her türlü kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, el kitabı, genelge ve tebliğ, kitap, yayın, katalog, vb. doküman ile yurtdışı posta idarelerinin yayınladığı dokümanlardır.

• Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sisteminin kurulması ve yürütülmesinde faydalanılan Standartlar da dış kaynaklı dokümandır.

Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü• Standartların güncelliğinin

izlenmesinden Kalite Koordinasyon Şubesi sorumludur.

• Diğer dış kaynaklı dokümanın güncelliğinin izlenmesinden birimler sorumludur.

DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ

Documents

Transcript of DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ