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KM 1 INTERSECCION VIAL LA CABAÑA VIA CIRCACIA (COSTADO IZQUIERDO)
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE TRANSITO DEL QUINDIO
SENA
CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
LIC. ANDREA CAROLINA VALBUENA
APRENDICES: DAVID FELIPE LOPEZ LARGO
TATIANA NIETO LONDOÑO
ELIZABETH BLANDON GOMEZ
MARIA FERNANDA ROMERO LARGO
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
748437
ARMENIA QUINDIO
KM 1 INTERSECCION VIAL LA CABAÑA VIA CIRCACIA (COSTADO IZQUIERDO)
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE TRANSITO DEL QUINDIO
AÑO 2014
TABLA DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………………………………………………………………….. 3
Objetivo General…………………………………………………………………………………………………………………………. 4
Objetivo Específico.…………………………………………………………………………………………………………………….. 5
Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………………. 6
Organigrama……………………………………………………………………………………………………………………………….. 7
Identificación de la empresa……………………………………………………………………………………………………….. 8
Misión…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9
Visión………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10
Recibo y despacho de correspondencia……………………………………………………………………………………... 11
Radicación de los documentos…………………………………………………………………………………………………… 12
Distribución de los documentos………………………………………………………………………………………………… 13
Comunicación interna y externa……………………………………………………………………………………………….. 14
Formato de recepción de correspondencia………………………………………………………………..…………….. 15
Tiempo de respuesta de las comunicaciones…………………………………………………………………………….. 16
Normas ICONTEC………………………………………………………………………………………………………………………. 17
Anexos……………………………………………………………………………………………………………………………………… 18
KM 1 INTERSECCION VIAL LA CABAÑA VIA CIRCACIA (COSTADO IZQUIERDO)
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE TRANSITO DEL QUINDIO
INTRODUCCION
Con el presente manual de correspondencia se puede llevar a cabo una organización y
preservación de los archivos siguiendo la normatividad de la clasificación, retención, descripción y
organización documental, teniendo en cuenta las agrupaciones llevando las normas Icontec para
un buen seguimiento de sí mismas.
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OBJETIVO GENERAL
Normalizar los procesos de producción, clasificación, distribución, seguimiento de los documentos
enviados y recibidos como parte integral de sus programas de gestión documental según la
normatividad vigente.
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OBJETIVO ESPECÍFICOS
Producir los documentos de acuerdo con las normas ICONTEC.
Clasificar los documentos siguiendo los procesos de agrupación para organizar los
archivos.
Distribuir los documentos teniendo en cuenta sus asuntos y los funcionarios involucrados.
Hacer el respectivo seguimiento a cada uno de los documentos para garantizar lo
establecido en este manual.
Controlar el registro de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas para un mejor
acceso a la información.
Tener en cuenta la normatividad vigente para el manejo adecuado de las comunicaciones
oficiales.
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JUSTIFICACIÓN
Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación de servicios,
hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en manos de personal no
calificado, es por ello que se pretende implementar los procesos de clasificación, retención,
descripción y organización adecuando las agrupaciones documentales al momento de organizar
los archivos, haciendo efectiva la normatividad vigente, además de capacitar al personal para
tener mejor acceso a la información.
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ORGANIGRAMA
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IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Se escogió el Instituto Departamental De Transito Del Quindío. Localizado en Km 1 Vía circasia
Intersección vial la cabaña Costado izquierdo. Ya que es un reto para nosotros poder aplicar el
manual de correspondencia en los archivos de la institución puesto que esta es una de las
entidades mas destacadas del estado.
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MISION
Facilitar el desplazamiento y movilización tanto vehicular como peatonal en el municipio, creando
espacios de sana convivencia con el fin de mejorar el nivel de vida de la población de Armenia.
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VISION
Con la implementación de tecnologías de punta y una eficaz y eficiente prestación de servicios a
todos sus usuarios, la SETTA pretende en el corto plazo convertirse en modelo de gestión a nivel
territorial y nacional.
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RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Se realiza mediante una ventanilla única la cual se encarga de recibir la correspondencia y esta se
reparte a las dependencias a las que se dirigen las comunicaciones. Así mismo cuando es necesario
enviar cierto tipo de información u oficios esta las lleva. Ya para registrar esto tenemos un libro de
radicado, en el que se escribe a quien va dirigida la comunicación y un breve resumen del asunto.
Es importante anotar que en cuanto a la organización hay que hacer mejoras ya que el lugar para
el recibo y envío de comunicaciones no es adecuado y no hay organización alguna, y esto genera
que el archivo este muy disperso dentro de la institución.
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RADICACION DE LOS DOCUMENTOS
Al momento de radicar los documentos, primero se delega el asunto, de ahí se hace un pequeño
borrador donde se hacen las respectivas observaciones y modificaciones y después de ello el
instituto tiene una plantilla donde se pasa la comunicación, con su respectivo membrete y pie de
página y por último la directora como máxima autoridad firma y se envía. Esto también es
registrado en un libro con el nombre a quien va dirigido y un pequeño resumen del asunto. En la
parte superior se le coloca el número de radicado.
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DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Se distribuye mediante la persona encargada de la ventanilla única con la que cuenta la institución
para distribuir las comunicaciones , esta se dirige al lugar donde es necesario y allí se deja la
comunicación y esta persona firma el recibido del oficio mediante un registro que se lleva en el
libro de radicados.
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COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
INTERNAS:
Memorando
Circular interna
Acta ordinaria
Informes
Citaciones a reuniones
Resoluciones
Etc…
EXTERNAS:
Resoluciones
Acuerdos
Derechos de petición
Tutelas
Invitaciones
Felicitaciones
Circulares
Memorandos
Etc….
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FORMATO DE RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS
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TIEMPO DE RESPUESTA
Este se determina según sea el asunto, por ejemplo si es un derecho de petición ocho (10) días, si
es una tutela tres (3) días y así un certificado dos o tres (2 o 3) días lo mismo una constancia pero
en general no hay un tiempo establecido para responder las comunicaciones.
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NORMAS ICONTEC
Dentro del instituto cuando se producen los documentos se toman en cuenta las Normas Icontec
las cuales con adoptadas dentro de ciertos parámetros para radicar los documentos, ya que
utilizan las medidas de las márgenes, hay una buena presentación de los oficios, entre otros.
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ANEXOS
Plantilla de radicación de envío de documentos (1)
Formato de registro de radicación (1)
Cronograma de actividades (1)
Circular (1)
Memorando (1)
Cartas comerciales (1)
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ACTIVIDADES INSTRUCTOR
DE APOYO
OCTUBRE
13 15 16 18 24 29
Identificación de la empresa
ANDREA CAROLINA VALBUENA
Entrevista
Organigrama
Introducción
Objetivo general
Objetivo especifico
Justificación
Misión
Visión
Visita
Estudio de los procesos de radicación
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CIRCULAR: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios destinatarios.
León, Gto. 2 de julio de 2008
CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE
Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de
diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos
anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los
concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada
los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al
mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
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MEMORANDO:
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas a las dependencias locales.
México, D. F. a ___ de ______ de _____.
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vía Memorando 45,
Col. Memorándum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para: Mauricio del Moral, Director General
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se
discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas
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CARTAS COMERCIALES:
comunicación escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
22 de Julio de 2010
Avenida Las Flores Celestes nº 8569
A/A: Gerente de Comercios de Ejemplode.com CIA
URUGUAY
Estimada/o cliente:
Por medio de la presente, tenemos el agrado de invitarlo a usted a una nueva exposicion sobre
materiales modernos que se realizará en los salones de nuestra empresa en la tarde del día viernes
23 del presente mes. Una vez culminado el importante evento, nos trasladaremos al comedor
general donde se servirán unos platos calientes acompañados del mejor vino nacional. Asimismo le
informamos que podrá usted concurrir acompañado de sus familiares más próximos y existirá un
parque especialmente diseñado para que los niños puedan disfrutarlo durante el transcurso de toda
la exposición.
Sin otro particular
Atentamente:
Mauricio Nicolás del Moral
Gerente General
Asunto: Invitación a presentación de materiales.