DOCUMENT SOLUTIONS MANAGEMENT “DSM

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Manual del Usuario Versión 2.0

DOCUMENT SOLUTIONS MANAGEMENT “DSM®”

Manual del Usuario.doc

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INTRODUCCIÓN:

Simbología Marcas Entorno del DSM

Hoja de Trabajo Visor de Datos Visor de Imágenes Definiciones y conceptos que se utilizan en el sistema Descripción Funcional del “DSM®”

Ingreso al Sistema (Logon de Acceso) MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Capítulo 1 Consulta: Acceso al Panel de Búsqueda Búsqueda sencilla Búsqueda por Librerías y Gabinetes Búsqueda por campos Búsqueda por comodines Ordenando campos Búsqueda Estructurada: Consultas directas creando vistas Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales Búsqueda por tipo de registros Capítulo 2 Consulta: Acceso al Administrador de Vistas Capítulo 3 Registros Nuevo registro Eliminar registro Marcar registro Quitar marcación de registro (Desmarcar) Marcar todos los registros Quitar todas las marcas (Desmarcar todos) Eliminar registros marcados Seleccionar rango de registros. Capítulo 4 Modos de Indexación Indexado manual Indexar manualmente desde la vista de datos

CONTENIDO


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Indexar manualmente visualizando el documento Indexar durante la captura de documentos Indexar masivamente desde visor de datos Capítulo 5 Índices o Separadores Virtuales Generación de Índices o Separadores Virtuales Generar Índices o Separadores Virtuales Eliminar Índices o separadores Virtuales Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales

desde la Vista de Datos Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales

desde el Visor de Imágenes Capítulo 6 Captura de Documentos Selección y Configuración del Escáner Selección de escáner Configuración de escáner Modo de captura Captura de Documentos desde el Visor de Datos Captura en un registro nuevo Captura en un registro que contiene imágenes

(reemplazo) Captura de Documentos desde el Visor de Imágenes Insertar páginas Añadir páginas Reemplazar página Captura de Documentos usando controladores Twain Capítulo 7 Importación de Archivos Importación en el Visor de Datos Importación en el Visor de Imágenes Insertar páginas Añadir páginas Reemplazar página Capítulo 8 Visualizando Imágenes Desplazamiento entre páginas y registros Desplazamiento entre páginas Desplazamiento entre registros Escala Orientación Visualización en negativo Deshacer Guardando información Propiedades del registro Capítulo 9 Tratamiento de Imágenes Tratamiento de Imagen – Una página Tratamiento de Imagen – Múltiples páginas. Capítulo 10 Modos de Edición Borrador de Imágenes Cortar


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Reducción de contraste Aumento de contraste Capítulo 11 Eliminación Eliminación desde el Visor de Datos Eliminando el registro seleccionado Eliminando registros marcados Eliminación desde Visor de Imágenes Eliminando página actual Capítulo 12 Plantillas de Procesos OCR Capítulo 13 Impresión Imprimir registro Imprimir página actual Imprimir rango de páginas Capítulo 14 Exportación de Archivos Exportando archivos multipáginas desde el Visor de Imágenes Exportando en múltiples archivos desde el Visor de Imágenes Exportando registros marcados desde el Visor de Datos Capítulo 15 Envío por e-mail Capítulo 16 Tratamiento de Imágenes en Batch Capítulo 17 Mover registros Capítulo 18 Proceso de Reconocimiento Full OCR Reconocimiento Full OCR al registro actual Reconocimiento OCR parcial usando Plantillas


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El sistema ha sido desarrollado en base a módulos específicos y dinámicos, que

permiten y facilitan la escalabilidad y crecimiento, todo enmarcado bajo un mismo

esquema de funcionalidad y operación que facilita la administración, seguridad y

auditoria de cada uno de los mismos.

“DSM” DOCUMENT SOLUTIONS MANAGEMENT

DSM® es una solución corporativa de digitalización orientada a la gestión electrónica

segura de documentos, con funcionamiento integral y transparente con los sistemas

transaccionales y demás aplicativos visuales del cliente o desde un ambiente Web.

Es una herramienta desarrollada con combinación de varias tecnologías como la

administración documental, flujos de trabajo, imágenes y cualquier tipo de

documento electrónico o medio en una sola aplicación.

DSM®, ha sido desarrollado bajo Visual Basic, PHP y Java, lo que le permite

generar fuera de la aplicación componentes dll, disponibles para realizar la

integración transparente y sin necesidad de modificación ni reprogramación del

mismo, permitiéndole integrar y administrar los documentos gestionados

electrónicamente.

Simbología………….…………………………………………….…………… 6 Marcas……………..……………………………………………………..…….. 6 Entorno del DSM ……………………………………………………………… 7 Ingreso al Sistema…………………………………………………………….. 21

INTRODUCCIÓN


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Simbología

Símbolos son utilizados en este manual con el fin de dar a conocer las diferentes advertencias, restricciones y anotaciones que el usuario debe tener en cuenta por el usuario.

Marcas

Cuando este manual especifique diferentes acciones a realizar como presionar o hacer un clic en un botón de algún panel o digitar en cierta ventana, lo resaltará utilizando marcas:

Esta marca indica que debe ingresar información desde el teclado.

Advertencias o precauciones.

Anotaciones.

Consultas a su proveedor.

Opciones a seleccionar.

Esta marca indica que deberá presionar el botón seleccionado en determinado panel.


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Entorno del DSM®

DSM® ha sido desarrollado en un entorno cien por ciento gráfico, amigable y de fácil utilización; se recomienda manejarlo bajo una resolución de 1024 x 768, de preferencia en monitores superiores a 15”. El sistema necesita la utilización de un Mouse de preferencia óptico.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA PRINCIPAL (LOGON DE ACCESO)

Botones funcionales

Botones de acceso

Información del Usuario


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HOJA DE TRABAJO

Permite crear y definir conceptos de transaccionalidad, tareas y funciones. Es el administrador de los procesos a realizarse con los documentos o imágenes digitalizadas. La Hoja de trabajo almacena toda la lógica de los procesos a ser realizados. Permite definir quién y qué proceso realizarán los usuarios.

Inicio Administración

Seguridades y bitácora Gestión Documental Ayuda

Barra de Menús:


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VISOR DE DATOS El visor de datos permite consultar, modificar, adicionar registros y documentos al gabinete seleccionado.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DEL VISOR DE DATOS.

Barra de Información: Peso Registro Registros Marcados Total Páginas Nombre Librería

Nombre Gabinete

Barra de Menús: Archivo Búsqueda Registros

Ver Marcación

Barra de Herramientas Botón Cerrar

Nombres de los Campos: Campos del Usuario

Campos del Sistema

Registros contenidos en la

Vista de Datos

Barras de Desplazamiento


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Descripción general de los botones de opciones del Visor de Datos.

Botón Descripción Teclas

Funcionales

Propiedades del Gabinete Ctrl+G

Mover Datos Ctrl+M

Buscar Ctrl+B

Separadores Virtuales Ctrl+S

Panel de Búsqueda Alt+B

Administración de Vistas Alt+V

Nuevo Registro Alt+N

Eliminar Registro Alt+E

Importar desde Archivo Ctrl+I

Captura desde Escáner Ctrl+C

Asociación con Datos

Codificación de documentos


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Funcionales

Visor de imágenes Alt+I

Mostrar/Ocultar Columnas Ctrl+X

Marcar Registro Alt+M

Quitar marcación de Registro

Alt+Q

Marcar Todos los Registros

Alt+T

Seleccionar rango – Indexación Masiva

Ctrl+R

Indexar Marcados

Quitar todas las Marcas Alt+K

Eliminar Registros Marcados

Alt+T

Exportar Marcados

Mover a Pasivo

Ver Pasivo

Configuración de Herramientas

Salir Ctrl+Q


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VISOR DE IMÁGENES

El visor de imágenes permite consultar, administrar, actualizar documentos dentro de un registro. Éste posee una lista extensa de componentes para visualización, arreglo y consulta de las imágenes. Para visualizar documentos importados con otros formatos, como Word, Excel, Adobe, Power Point, etc., DSM® utiliza los componentes instalados en el computador. A través del Visor de Imágenes, podemos ejecutar los siguientes grupos de funcionalidades:

⋙ Herramientas básicas de visualización: avanzar y retroceder entre

páginas y registros, escala, orientación, propiedades, configuración de herramientas

⋙ Modos de Edición: tratamiento de imagen, anotaciones, editor de

imágenes.

⋙ Actualización del registro: importar desde archivo, captura desde scanner,

eliminación, separadores virtuales, indexación.

⋙ Funciones de Archivo: guardar, imprimir, envío vía e-mail, exportación.


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DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DEL VISOR DE IMÁGENES.

Barra de Herramientas

Barra de Información: Peso del registro Página Visor de Imágenes


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Descripción general de los botones de opciones del Visor de Imágenes.


Funcionales

Primera Página Inicio

Página Anterior Re Pág

Ir a Página Alt+P

Página Siguiente Av Pág

Última Página Fin

Páginas del Documento

Ajustar a lo ancho Alt+W

Ajustar a lo alto Alt+H

Ajustar toda la Imagen Alt+J

Visualización en negativo

Aumentar escala NumPad +

Disminuir escala NumPad -

Rotar +90 Alt+Z

Rotar + 180 Alt+X

Rotar – 90 Alt+C


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Funcionales

Rotar en pasos + 90 Alt+R

Enderezar Página Alt+1

Remover Bordes Alt+2

Quitar Impurezas Alt+3

Tratamiento de imagen en Batch

Ctrl+T

Borrador de imágenes

Cortar

Reduce contraste

Aumenta contraste

Deshacer Ctrl+Z

Primer registro Alt+Inicio

Registro anterior Alt+Re Pág

Ir a registro Alt+U

Registro siguiente Alt+Av Pág

Último registro Alt+Fin

Insertar Páginas desde archivo

Ctrl+1


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Funcionales

Añadir Páginas desde archivo

Ctrl+2

Reemplazar página desde archivo

Ctrl+3

Insertar Páginas desde Escáner

Ctrl+4

Añadir Páginas desde Escáner

Ctrl+5

Reemplazar página desde Escáner

Ctrl+6

Eliminar Alt+E

Guardar Alt+G

Separadores Virtuales Ctrl+S

Indexación Ctrl+D

Imprimir Ctrl+P

Envío por e-mail Ctrl+E

Exportar Ctrl+Z

Referencias Cruzadas Ctrl+R

Propiedades del Registro Ctrl+A


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Funcionales

Selección de Área (OCR)

Visualización y Edición con Imaging.

Ver Reconocimiento OCR Ctrl+F

Reconocimiento OCR Ctrl+O

Plantillas de Proceso OCR Ctrl+L

Salir ESC


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DEFINICIONES Y CONCEPTOS QUE SE UTILIZAN EN EL SISTEMA. Antes de comenzar a utilizar el DSM®, es importante definir los siguientes conceptos que serán utilizados más adelante como terminología básica: LOTES/TAREAS. Es un conjunto de imágenes, archivos o documentos agrupados y organizados, a los cuales se les ejecutará procesos y funcionalidades varias, definidas en las opciones del sistema. Un lote puede incluir gabinetes y carpetas, según como desee estructurar la información el usuario o administrador del sistema. La administración de lotes/tareas es una función opcional del DSM, que se la recomienda para procesos masivos o de alto volumen. LIBRERIAS. Es el nombre lógico que posee una estructura o grupo documental, aplicándose generalmente para definir los distintos tipos de archivos o documentos. GABINETES. Son sub-niveles de clasificación de información, varios gabinetes pertenecen a una librería. Un gabinete puede contener “n” número de registros con “n” número de páginas. Hay dos tipos de gabinetes:

1. Gabinetes que heredan campos: Permiten la incorporación de registros o documentos dentro del mismo, indistintamente a los sub-niveles que éste pueda tener.

2. Gabinetes que no heredan campos: Permiten asociar o agrupar a todos los sub-niveles (sub-gabinetes creados) para efectos de consultas o accesos.

SUB-GABINETES.- DSM® permite crear y estructurar cantidades ilimitadas de niveles inferiores, bajo el mismo esquema estructural y organizacional de los Gabinetes.

REGISTROS (file, trámite o transacción): Grupo de imágenes relacionadas (una o varias) a una misma estructura de campos o índices que la identifican. Existen registros de una página o multipáginas. IMAGEN: Unidad real de almacenamiento, en la que se caracteriza tamaño, formato (binario, tif, jpeg, bmp, etc.), fecha de creación, fecha de actualización, peso, etc. PAGINA: Entendiéndose a la unidad mínima de almacenamiento físico (papel). Una página puede contener dos imágenes (anverso y reverso). PLANTILLAS. Las plantillas permiten definir segmentos o zonas del documento. Estos segmentos o zonas serán utilizados para generar procesos de reconocimiento, indexación, extracción, etc. Se pueden generar “n” números de plantillas.

VISTAS. Las vistas son las diferentes formas de visualizar la información, las mismas que pueden ser creadas por el usuario. Facilitan la búsqueda y consulta personalizada de datos e imágenes relacionadas.


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TIPOS DE USUARIOS: Administrador: Usuario que define estructuras de almacenamiento y base de datos, roles, atributos y accesos de usuarios (niveles inferiores), administra seguridades, y controla como ultima instancia ciertos procesos críticos. Supervisor: Enfocado a supervisión y control de procesos administrativos y operativos. Encargado de asignar tareas a usuarios, controlar logs transaccionales, configurar dispositivos, cerrar o supervisar procesos o tareas intermedias y manejar ciertos niveles de seguridades. Usuarios (licenciamiento): Los que requieren de información para: consulta y gestión (búsqueda y visualización de registros e imágenes relacionadas, impresión, envío, etc.), y, para ejecutar procesos o tareas de creación o actualización de la base de datos (captura, indexación, control de calidad, revisión, etc.). Maneja dos niveles de usuarios:

1. Usuarios nombrados: Son aquellos usuarios designados o creados por el Administrador de la aplicación que tienen acceso al programa. DSM maneja la política de licenciamiento abierto para usuarios nombrados. (se reserva el derecho de incluir licenciamientos o candados)

2. Usuarios concurrentes: Son aquellos que accedan a la base de datos y/o file Server a través de la aplicación. DSM controla y administra la cantidad de usuarios concurrentes a través de la venta del licenciamiento respectivo.

Usuarios temporales: Aquellos que pueden únicamente realizar funciones de consulta fuera de la aplicación, utilizando componentes para desempaquetamiento y visualización de imágenes. ROLES, PERFILES Y GRUPOS DE TRABAJO: El sistema permite crear perfiles agrupando funciones y actividades específicas, con el fin de establecer estándares que identifiquen a los distintos tipos de usuarios del sistema.


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DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SOFTWARE DSM® - DOCUMENT SOLUTIONS MANAGEMENT

DSM® está desarrollado y estructurado por módulos funcionales que permiten a los usuarios de consulta, gestión, producción, supervisión y administración operar fácilmente la herramienta condicionada a los roles definidos previamente para cada uno de ellos. Los módulos que se encuentran disponibles son:

Módulo de Administración de la Aplicación.

Módulo de Administración de Seguridades y Bitácoras.

Módulo de Gestión Documental.


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INGRESO AL SISTEMA (LOGON DE ACCESO)

1 Seleccionar el icono del programa DSM®, donde previamente haya sido el

instalada la aplicación

.

2 Hacer doble clic o presionar Enter para ingresar al programa.

3 Aparecerá el siguiente panel:

4 Digitar el Usuario y presionar Enter.

El sistema mostrará en la parte inferior el Nombre del Usuario

.

El sistema permitirá digitar hasta 10 dígitos alfanuméricos.

Una vez que ha presionado Enter, el cursor se desplaza para digitar el

password. Si desea volver a digitar el Usuario (en caso de error), hacer clic izquierdo del mouse apuntando el casillero de Usuario y volver a digitar.

5 Digitar el Password (Clave) y presionar Enter.

El sistema permitirá digitar hasta 10 dígitos.

Durante este proceso, se tiene la opción de “Cancelar”. Esta opción

cierra automáticamente la pantalla de acceso o logon del programa.

6 Aparecerá de inmediato la Hoja de Trabajo, una vez que haya ejecutado el paso 5.

Consulte el Manual de Instalación del DSM.

Consulte el capítulo “Administración de Usuarios y Grupos de Usuarios” para configurar los

usuarios.


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Este módulo permite:

⋙ Buscar la información digital en base a criterios o procedimientos de

búsqueda, utilizando campos definidos por el usuario, campos del sistema, comodines, índices o separadores virtuales, por reconocimiento de caracteres, etc.

⋙ Consultar y administrar registros dentro de un gabinete.

⋙ Visualizar y administrar imágenes contenidas en un registro.

111 Consulta: Acceso Panel de Búsqueda.………………….…..…...…….. 23

222 Consulta: Acceso al Administrador de Vistas …………….………...... 47

333 Registros.……………………………………………………….……...…….. 54

444 Modos de Indexación ……………………………………….………...…… 63

555 Índices o Separadores Virtuales ………………………….………...…… 72

666 Captura de Documentos ………………………………….………...…….. 79

777 Importación de Archivos ………………………………..………..………. 98

888 Visualizando imágenes …………………………………………….…….107

999 Tratamiento de imágenes ………………………………………….…….116

111000 Modos de Edición...………………………………………..………………122

111111 Eliminación.…………………………………………………………………127

111222 Plantillas……………………..………………………………………………131

111333 Impresión ……………………………………………………………………132

111444 Exportación de Archivos ……………………………..…………………..136

111555 Envío por e-mail ……………………………………...……………...……..144

111666 Tratamiento de imágenes Batch……………………….………..………..147

111777 Mover Registros ……………………….………………….......…..………...151

111888 Proceso de Reconocimiento Full OCR ……………...……………….…..155

MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL


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El DSM® utiliza varios criterios o procedimientos de búsqueda de la información digital, sin importar el medio o dispositivo final de almacenamiento (Data Base o File Server), los mismos que se detallan a continuación:

a. Búsqueda sencilla Permite definir las condiciones de búsqueda a través de los campos definidos para cada gabinete. Los resultados de búsqueda obtenidos se mostrarán en el Visor de Datos. Búsqueda por Librerías y Gabinetes. Mostrará todos los registros contenidos en el gabinete a consultar. Se aplica también cuando no se conocen los campos, cuando por cualquier motivo el sistema no haya podido encontrar campos coincidentes utilizando otros métodos de búsqueda o cuando existen errores o inconsistencias entre los datos ingresados y las imágenes relacionadas por lo que se requiere una búsqueda manual. Búsqueda por campos. Se selecciona dentro de una Librería el Gabinete respectivo a consultar, el sistema muestra un Panel de Búsqueda con todos los campos relacionados al mismo y el usuario ingresará en uno o más campos la información (datos) que requiere consultar. Búsqueda por comodines. Cuando no se conoce a ciencia cierta el texto completo del campo a buscar, se utiliza los comodines dentro del Panel de Búsqueda. El sistema buscará los campos en la base de datos utilizando comodines que se ingresan en el contenido de cada campo. Ordenando Campos. Esta función permite ordenar hasta 3 campos de una vista de datos en forma ascendente o descendente y en combinación o no con cualquiera de las formas de búsqueda.

b. Búsqueda estructurada: consultas directas creando vistas Todos los métodos o procedimientos de búsqueda de información descritos anteriormente, interactúan con la base de datos del sistema sin considerar que el usuario requiere consultar con procedimientos repetitivos: selección de librería y gabinete, configuración del Panel de Búsqueda, etc. El DSM® permite crear y administrar Vistas de Datos, es decir, arreglos de información que administra el tiempo eliminando operaciones repetitivas.

c. Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales El DSM® permite relacionar individualmente cada imagen de un registro con una característica que la identifique y que permita buscar rápidamente esa imagen dentro del mismo. Para mayor información sobre esta función consulte el capítulo “Índices o Separadores Virtuales”.

Consulta: Acceso desde el

Panel de Búsqueda 1


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Esta opción permite consultar con una identificación, determinada imagen relacionada con el número de página en la que se encuentra. Al seleccionar un índice o separador virtual en la ventana de Índices del Documento, el sistema se posiciona automáticamente en la imagen relacionada.

d. Búsqueda por tipo de registros El Panel de Búsqueda permite adicionalmente buscar registros dentro del gabinete seleccionado, por el formato o tipo de archivo con que están almacenados en la base de datos, es decir, por: tif, xls, doc, wav, bmp, html, pdf, etc.. El resultado de la búsqueda se mostrará en el Visor de Datos.


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a. Búsqueda sencilla. a.1 Búsqueda por Librerías y Gabinetes. Los pasos a seguir para realizar una búsqueda por librerías y gabinetes, son los siguientes:

1 Seleccionar desde el panel de Gestión Documental, la función “Selección de Librerías y Gabinetes”.

2 Seleccionar el gabinete o sub-gabinete que se desea visualizar.

3 Aparecerá el Panel de Búsqueda, siempre que el gabinete no contenga vistas de datos relacionadas al mismo.

Este método de búsqueda se aplica cuando se desea consultar todo el

contenido de registros de un gabinete.

Si el gabinete contiene vistas de datos relacionadas, pero desea

consultar el contenido de todo el gabinete, deberá presionar el botón “Cancelar” cuando aparezca el panel “Administrador de Vistas”.


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4 Presionar el botón “Ejecutar” Presionar “Cancelar” para no guardar los criterios de búsqueda.

5 Aparecerá una vista de datos con todos los registros que contiene el gabinete seleccionado.

6 Seleccionar el registro a consultar y presionar el icono “Visor de Imágenes” o seleccionar esta misma función en la barra de menú “Ver”.

a.2 Búsqueda por Campos. Los pasos a seguir para realizar una búsqueda por campos, son los siguientes:


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consultar bajo diferentes criterios de búsqueda a los pre-establecidos, deberá presionar el botón “Cancelar” cuando aparezca el panel “Administrador de Vistas”.


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4 Seleccionar el campo que desea buscar, presionar F2 para digitar el dato del campo y presionar la tecla ENTER.

Dispondrá de diferentes opciones de búsqueda: Búsqueda específica. Dispone de la columna “Desde” para búsqueda.

Digitar el nombre completo del campo en la misma y presionar la tecla ENTER.


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Búsqueda por Rango. Para tener disponible esta opción deberá hacer clic en la opción “Buscar por Rango”.

Aparecerá la columna adicional “Hasta” con el objetivo de establecer un rango de búsqueda. Digitar los datos completos del campo presionando la tecla ENTER en cada columna.

Cuando digite un campo fecha, aparecerá el siguiente formato:

dd/mm/aaaa

Cuando se busca un rango de campos numéricos, de fecha o

alfanuméricos, si digita únicamente la columna “Desde” sin definir el “Hasta”, la búsqueda asume la condición “Desde” es “Igual a”.

A continuación de los campos definidos por el usuario, aparecerán en

el panel de búsqueda, campos propios del sistema, bajo lo cuales también puede establecer criterios de búsqueda. Estos campos son: Fecha Creación, Fecha Modificación, Fecha Consulta, Usuario, Páginas, Peso, Tipo.

Cuando se busca por el campo del sistema “Tipo”, permite seleccionar

y ordenar registros del Visor de Datos, por el tipo o extensión de los mismos. Esta función permite administrar con mayor facilidad archivos con formatos diferentes.


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5 Podrá desmarcar un campo si no desea visualizarlo en la vista de datos.

Por default, todos los campos aparecen marcados. Cuando marca o

desmarca un campo, automáticamente lo refresca en el visor de datos.

6 Presionar el botón “Ejecutar”. Si no desea guardar los criterios de búsqueda, presionar luego “Cancelar” y saltar al paso 8.

7 Si desea guardar los criterios anteriormente definidos, consultar el punto b de este mismo capítulo.

8 Aparecerá la Vista de Datos con los criterios establecidos.

9 Presionar el icono “Crear Vista de Datos” o seleccionarlo desde la barra de menú “Edición” si desea consultar con diferentes criterios de búsqueda.


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a.3 Búsqueda por Comodines. Los pasos a seguir para realizar una búsqueda usando comodines, son los siguientes:



3 Aparecerá el Panel de Búsqueda siempre que el gabinete no contenga vistas de datos relacionadas al mismo.




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4 Seleccionar el campo tipo texto que desea buscar usando comodines, presionar F2 para digitar el dato en combinación con el comodín porcentaje”(%) y presionar la tecla ENTER.

El uso de comodines se aplica únicamente para campos tipo texto. No

se aplica a campos numéricos ni tipo fecha. Si la búsqueda no se determina por rangos: El comodín “porcentaje” (%) podrá ser utilizado al principio, entre o al final de lo digitado. Dependiendo de la ubicación se obtendrán diferentes resultados, por ejemplo:


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%H Todos los campos que terminen en “H”.

H% Todos los campos que empiecen con “H”.

%H% Todos los campos que contengan “H” en cualquier ubicación.

Si la búsqueda se determina por rangos: El comodín “porcentaje” (%) se utilizará de la siguiente manera: Columna “Desde” Al final de lo digitado. Columna “Hasta” Al final, considerando que buscará hasta antes de

lo digitado. Por ejemplo: Desde: H% Todos los campos que empiecen con “H”. Hasta: TRABA% Todos los campos que comprendan hasta antes de

“TRABA”, excluyendo a éste.


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5 Podrá desmarcar un campo si no desea visualizarlo en la vista de datos. Cuando marca o desmarca un campo, automáticamente lo refresca en el visor de datos.

Por default, todos los campos aparecen marcados. Cuando marca o

desmarca un campo, automáticamente lo refresca en el visor de datos.


7 Si desea guardar los criterios anteriormente definidos, consultar el punto b) de este mismo capítulo.


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8 Aparecerá la Vista de Datos con los criterios establecidos y de acuerdo al uso de comodines.

a.4 Ordenando Campos. Los pasos a seguir para ordenar campos, son los siguientes:




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4 Seleccionar el primer campo que desea ordenar desde la lista de valores (list box).


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Por default, el panel de búsqueda no ordena por ninguno de los

campos. Aparece definido como “Ninguno”.

Se puede realizar un ordenamiento de hasta 3 campos combinados, en

el orden que se encuentra en el panel.

5 Marcar si el ordenamiento lo desea en forma “Ascendente” o “Descendente”.

6 Si desea ordenar campos con más de un nivel, deberá repetir los pasos 4 y 5, caso contrario continuar con el siguiente paso.

7 Presionar el botón “Ejecutar”.

Primer nivel de

ordenamiento

Segundo nivel de

ordenamiento

Tercer nivel de

ordenamiento


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Esta forma de búsqueda puede combinarla o no con cualquiera de

las opciones descritas en los puntos a.1, a.2 o a.3 de este mismo capítulo.

8 Aparecerá la Vista de Datos de acuerdo al ordenamiento y criterios establecidos.


b. Búsqueda estructurada: creando vistas para consultas directas. Los pasos a seguir para crear una Vista de Datos, son los siguientes:




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Si el gabinete contiene vistas de datos relacionadas, pero desea crear

una nueva vista de datos, deberá presionar el botón “Cancelar” cuando aparezca el panel “Administrador de Vistas”.

4 Realizar cualquiera de las opciones de búsqueda posibles descritas en los pasos 4 y 5 de los puntos a.2 y a.3, y los pasos 4 al 6 del punto 1.4.


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5 Presionar el botón “Ejecutar”.

6 Se activará la opción “Guardar Consulta Como:” y deberá digitar el nombre de la Vista de Datos que se creará y guardará para próximas consultas que utilicen los mismos criterios de búsqueda.

Podrá cancelar la opción de guardar la vista de datos, presionando el botón

“Cancelar”. Sólo cancelará la función de Guardar, pero no la consulta.

7 Presionar el botón “Guardar”.

8 Aparecerá un mensaje de información confirmando la acción.



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10 Presionar el icono “Crear Vista de Datos” o seleccionarlo desde la barra de menú “Edición”, si desea consultar una vista creada o una nueva consulta.

c. Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales. c.1 Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales desde el Visor de

Datos. Los pasos a seguir para una búsqueda utilizando Índices o Separadores Virtuales desde la Vista de Datos, son los siguientes:




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3 Aparecerá el Panel de Administración de Vistas: Si selecciona y abre una Vista creada, saltar al paso 5. Si “Cancela”, abrirá el Panel de búsqueda. Continúe con el siguiente paso.

4 Aparecerá el Panel de Búsqueda y podrá ejecutar cualquiera de las opciones descritas en los puntos a y b de este capítulo y aparecerá una Vista de Datos.

5 Seleccionar el registro que desea consultar usando separadores virtuales

.

6 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Edición” del Visor de Datos, o presionar el icono respectivo.

7 Aparecerá el panel de “Separadores Virtuales”.

8 Hacer un doble clic izquierdo del Mouse o presionar la tecla Enter sobre el índice que desea consultar.

Consulte el punto a) “Generación de Índices o Separadores Virtuales” del Capítulo 5.


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Podrá marcar o desmarcar la opción “Mostrar Referencias”. Si marca

esta opción mostrará en el panel la columna “Referencia”.

9 Automáticamente el sistema abrirá el registro en el Visor de Imágenes, exactamente en la página que se encuentra relacionada al índice seleccionado.

10 Podrá seguir consultando índices dentro del Visor de Imágenes

. Caso

contrario, podrá hacerlo desde la Vista de Datos, para lo cual deberá “Salir” o presionar ESC para regresar al Visor de Datos mostrando en pantalla el panel de Separadores Virtuales del registro actual.

c.2 Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales desde el Visor de

Imágenes. Los pasos a seguir para una búsqueda utilizando Índices o Separadores Virtuales desde el Visor de Imágenes, son los siguientes:

Consulte el punto c.2 de este capítulo para consultar registros usando Separadores Virtuales

desde el Visor de Imágenes.


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1 Seleccionar y consultar un registro específico en el Visor de Imágenes, de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.

2 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes o presionar el icono respectivo.

3 Aparecerá el panel de “Ingreso de Separadores”

.

4 Hacer un clic izquierdo con el Mouse sobre el índice o referencia asociada que desea consultar.

5 Automáticamente aparecerá en pantalla la imagen relacionada al índice que fue seleccionado.

6 Para más consultas podrá repetir el paso 4 las veces que sean necesarias para obtener la consulta deseada. Caso contrario podrá presionar el botón “Cerrar” para salir del panel.

d. Búsqueda por Tipo de Registros. Los pasos a seguir para realizar una búsqueda por tipo de registros, son los siguientes:

Consulte el punto a) “Generación de Índices o Separadores Virtuales” del Capítulo 5, para mayor

información sobre creación de los mismos.


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4 Seleccionar el campo del sistema al final de la lista, llamado “TIPO”.

5 Presionar F2 para digitar la extensión que se desea consultar. Esta función permite administrar con mayor facilidad archivos con formatos diferentes.

El uso de esta función, permite seleccionar y ordenar registros del

Visor de Datos, por el tipo o extensión de los mismos.

6 Presionar la tecla ENTER.


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7 Podrá combinar este tipo de búsqueda con cualquiera de las anteriores descritas en este capítulo.


9 Si desea guardar los criterios anteriormente definidos, consultar el punto b de este mismo capítulo.




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Este capítulo explica como acceder a las Vistas de Datos que son creadas y almacenadas en el sistema, permitiendo consultar en base a configuraciones preestablecidas en ella. Adicionalmente ofrece la opción de eliminar una Vista de Datos.

a. Abrir una Vista de Datos Esta opción permite seleccionar y abrir una Vista de Datos almacenada en el sistema, con las configuraciones preestablecidas en ella, es decir, librería, gabinete, campos seleccionados, así como el criterio de búsqueda establecido. Al seleccionar una Vista Guardada, el sistema automáticamente mostrará los datos o registros que cumplen dichos criterios.

b. Eliminar una Vista de Datos Esta opción permite eliminar una Vista de Datos almacenada en el sistema.

Consulta: Acceso al

Administrador de Vistas 2


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a. Abrir una Vista de Datos. Los pasos a seguir para abrir una vista de datos creada en el sistema, son los siguientes:



3 Si el gabinete contiene al menos una Vista de Datos relacionada, automáticamente aparecerá el panel “Administración de Vistas”.

Si desea cancelar la opción de abrir una vista de datos, presionar el

botón “Cancelar”. Inmediatamente aparecerá el panel de búsqueda

.

Consulte el Capítulo 1 para mayor información.


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4 Seleccionar la Vista de Datos que desea consultar de la lista de vistas mostradas en el panel.

5 Presionar el botón “Ejecutar” o la tecla Enter.

6 Aparecerá el resultado de dicha búsqueda en una Vista de Datos que contiene los registros que cumplen las condiciones preestablecidas en la misma.


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7 Podrá consultar un registro salir de la Vista de Datos o abrir el Visor de Imágenes, caso contrario continúe al siguiente paso.

8 Si desea consultar otra vista creada, seleccionar la función “Abrir Vista de Datos” en el menú “Edición” o presionar el icono respectivo.

9 Aparecerá nuevamente el panel “Administración de Vistas”. Repetir los pasos 4 al 7.


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b. Eliminar una Vista de Datos. Los pasos a seguir para eliminar una vista de datos almacenada en el sistema, son los siguientes:



3 Aparecerá el panel “Administración de Vistas”, siempre y cuando el gabinete o sub-gabinete contenga al menos una Vista de Datos relacionada.

Si el gabinete no contiene al menos una Vista de Datos o si desea

cancelar la opción de abrir una vista de datos, presionar el botón

“Cancelar”. Inmediatamente aparecerá el panel de búsqueda

.



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4 Seleccionar la Vista de Datos que desea eliminar de la lista de vistas mostradas en el panel.

5 Presionar el botón “Eliminar”.

6 Aparecerá un mensaje de confirmación:


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Para continuar la operación, presionar “SI”.

Si desea cancelar la operación, presionar “NO”.

Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar la vista de datos

eliminada.

7 Presionar “Cancelar” o la tecla ESC si desea salir del panel de administración de vistas o si desea eliminar otra vista, repita los pasos 4 al 6.

El panel de Administración de Vistas se abrirá luego de eliminar una

vista de datos, siempre y cuando exista aún por lo menos una vista relacionada. Caso contrario regresará a la anterior función ejecutada.


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Este capítulo permite realizar varias funciones con cada uno de los registros visualizados en el Visor de Datos. La lógica del DSM, es que permite realizar varias funcionalidades con registros del Visor de Datos o registros específicos (marcados), lo que hace de este aplicativo una herramienta versátil para el tratamiento personalizado de manejo de la información digital.

a. Nuevo Registro Permite crear un nuevo registro en la base de datos (gabinete). El contenido de los campos estará en blanco. Por default asume que es un registro con formato Tif.

b. Eliminar registro Elimina registro resaltado (siempre y cuando tenga el respectivo permiso).

c. Marcar registro

Marca registro actual

d. Quitar Marcación de Registro (desmarcar) Desmarca o quita la marca del registro actual.

e. Marcar Todos los Registros

Marca todos los registros que se visualizan en la Vista de Datos

f. Quitar Todas las Marcas (desmarcar todos) Desmarca todos los registros que se visualizan en la Vista de Datos.

g. Eliminar Registros Marcados

Elimina el o los registros marcados

h. Marcar Rango de Registros Marca rango de registros previamente seleccionados en la Vista de Datos

Registros 3


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a. Nuevo Registro. Los pasos a seguir para crear un nuevo registro dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar desde la Vista de Datos, la función “Nuevo Registro” en el menú “Registros”, o presionar el icono “Nuevo Registro”.

2 Automáticamente el sistema crea un registro con “campos en blanco” al final de la lista de la Vista de Datos.


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b. Eliminar Registro. Los pasos a seguir para eliminar un registro dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar desde la Vista de Datos, el registro que desea eliminar.

2 Seleccionar la función “Eliminar Registro” desde el Menú “Registros”, o presionar el icono “Eliminar registro”.



Si desea cancelar la operación, presionar “NO”, luego “Aceptar o Cerrar”.

Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar el registro y su

contenido.


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c. Marcar Registro. Los pasos a seguir para marcar un registro dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar desde la Vista de Datos, el registro que desea marcar.

2 Seleccionar la función “Marcar Registro” dentro de “Marcaciones” desde el menú “Ver”, o presionar el icono “Marcar Registro”.

3 Automáticamente el sistema coloca una marcación en la primera columna

denominada “C” del registro seleccionado de la vista de datos.

Esta misma función la puede realizar simplemente haciendo un doble

clic con el botón izquierdo del Mouse en la columna “C” del registro a marcar.

La función “Marcar Registro” puede ser utilizada en combinación con

otras funciones como “Eliminar Registros marcados” descrita en este

mismo capítulo, o “Mover Registros”

.



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d. Quitar marcación de registro (desmarcar). Los pasos a seguir para desmarcar un registro marcado dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar desde la Vista de Datos, el registro que desea desmarcar.

2 Seleccionar la función “Quitar Marcación de Registro” dentro de “Marcaciones” desde el menú “Ver”, o presionar el icono “Quitar marcación de Registro”.

3 Automáticamente el sistema quita la marcación del registro de la vista de datos.


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Esta misma función la puede realizar simplemente haciendo un doble

clic con el botón izquierdo del Mouse en la columna “C” del registro a desmarcar.

e. Marcar todos los Registros. Los pasos a seguir para marcar todos los registros dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Marcar Todos los Registros” dentro de “Marcaciones” desde el menú “Ver”, o presionar el icono “Marcar todos los Registros”.

2 Automáticamente el sistema coloca una marcación en la primera columna

“C” en todos los registros de la vista de datos.

La función “Marcar todos los Registros” puede ser utilizada en

combinación con otras funciones como “Eliminar Registros marcados”

descrita en este mismo capítulo, o “Mover Registros”

.



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f. Quitar todas las marcas (desmarcar todos). Los pasos a seguir para desmarcar todos los registros marcados dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Quitar todas las Marcas” dentro de “Marcaciones” desde el menú “Ver”, o presionar el icono “Quitar todas las Marcas”.

2 Automáticamente el sistema quita la marcación de todos los registros marcados de la vista de datos.


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g. Eliminar Registros Marcados. Los pasos a seguir para eliminar todos los registros marcados dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Eliminar Registros Marcados” dentro de “Marcaciones” desde el menú “Ver”, o presionar el icono “Eliminar Registros Marcados”.



Si desea cancelar la operación, presionar “NO”, luego “Aceptar”.

Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar los registros y su

contenido.


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h. Marcar Rango de Registros Los pasos a seguir para eliminar todos los registros marcados dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Seleccionar Rango” (Control + R). Se me despliega formulario respectivo.

2 Ingresar número o posición del primer registro a marcar (Desde)

3 Ingresar número o posición del último registro a marcar (Hasta)

4 Presionar botón “Marcar”. Los registros se marcan automáticamente.

El sistema despliega mensajes de advertencia cuando se pretende

seleccionar registros fuera de rango.


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Esta opción activa la edición de los registros, es decir modifica su contenido (base de datos). Si la opción de edición está deshabilitada (control de accesos y roles), no se podrán realizar cambios a los registros del Visor de Datos. Las funcionalidades existentes son:

a. Indexado manual Indexado manual en la Vista de Datos. Procedimiento utilizado cuando no se requiere abrir el registro para consultar. El indexado puede ser introducido directamente en vista de datos antes (pre) o después (post) de importar o capturar un documento. Indexado manual visualizando el documento. Procedimiento tradicional realizado. Indexado durante la captura de documentos. El indexado puede hacerse en el momento en que se captura (escanea) un documento. Indexado masivo desde el visor de datos. Procedimiento utilizado para ingresar datos en varios registros de forma masiva.

Modos de Indexación

4


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a. Indexado manual. a.1.1 Indexar manualmente en la Vista de Datos. Los pasos a seguir para indexar manualmente dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:

1 Seleccionar una Vista de Datos bajo cualquiera de las opciones presentadas en el Capítulo 9 de este Manual.

2 Seleccionar el campo en el registro que se indexará.

3 Presionar F2 y abrirá el editor del campo seleccionado.

4 Digitar la información y presionar Enter.

5 Automáticamente guardará y se desplazará el editor al campo siguiente del registro actual de la vista de datos.

Si el campo a indexar es del tipo “fecha”, simplemente necesitará

digitar los datos sin necesidad del uso de la tecla slash (/) o de las teclas cursores; posteriormente presionar Enter.


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Si desea cancelar la operación de edición, presionar simplemente la

tecla ESC. a.1.2 Borrar indexación de registros en la Vista de Datos

Debe tomarse en cuenta que este proceso no elimina el registro, sino

la información o data de un campo seleccionado. Los pasos a seguir para borrar los datos (información) de un campo de un registro dentro de una Vista de Datos, son los siguientes:


2 Seleccionar el campo en el registro cuya información se borrará.

3 Presionar la tecla “Delete” o “Suprimir”. Aparecerá un mensaje de confirmación:



Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar los datos del

campo y el campo del registro se visualizará “en blanco”.


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a.2 Indexar manualmente visualizando el documento (Post-Indexación). Los pasos a seguir para el indexado manual dentro del Visor de Imágenes, son los siguientes:

1 Seleccionar o consultar una Vista de Datos bajo cualquiera de las opciones presentadas en el Capítulo 9 de este Manual.

2 Seleccionar el registro que se consultará para posterior indexación.

3 Seleccionar la función “Visor de Imágenes” dentro del menú “Ver” de la vista de datos o presionar el icono respectivo.

4 Automáticamente se visualizará la primera página del registro seleccionado.

Podrá desplazarse entre páginas o entre registros

para visualizar el o los

registros que se desea indexar.

Consulte el Capítulo 8 “Visualizando imágenes”.


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5 Seleccionar la función “Indexación” en el menú “Actualizar” o presionar el icono respectivo.

6 Aparecerá el panel de Indexación, el cual podrá ser desplazado a través de la pantalla utilizando el cursor izquierdo del Mouse. Dicho panel mostrará los campos que posee el registro, los cuales fueron

previamente definidos durante la creación de la librería

a la que corresponde.

Consulte el Capítulo 4 “Administración de Librerías” del Manual Administración y Seguridades.


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7 Seleccionar el campo a indexar.

8 Presionar F2. Abrirá el editor del campo seleccionado.

9 Digitar la información y presionar Enter.

Si en la ventana de edición desea cancelar la indexación del campo,

presionar ESC.

10 Automáticamente guardará y se desplazará al campo siguiente del panel de indexación. Si desea continuar digitando los siguientes campos del registro, repetir los pasos 9 al 10.

11 Presionar Cerrar o ESC para salir del panel de Indexación.


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a.3 Indexar durante el proceso de captura de documentos. Los pasos a seguir para el indexado manual durante el proceso de captura de documentos en el Visor de Datos, son los siguientes:


2 Seleccionar un registro “en blanco”, es decir que no contenga páginas.

3 Seleccionar la función “Captura desde Scanner” dentro del menú “Registros” de la vista de datos o presionar el icono respectivo.

4 Aparecerá el Panel de Captura.

5 Marcar la opción “Nuevo Registro”. Aparecerá en la parte inferior del panel, una ventana que mostrará los campos que contiene el registro.


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6 Seleccionar el campo a indexar.

7 Presionar F2. Abrirá el editor del campo seleccionado.

8 Digitar la información y presionar Enter. Automáticamente guardará el campo.


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9 Si desea continuar digitando los siguientes campos del registro, repetir los pasos 7 al 9. Caso contrario, si aún mantiene el editor abierto, deberá presionar la tecla ESC para salir del estado de edición de campos.

10 Proceder con la captura de documentos de acuerdo a los procedimientos explicados en el Capítulo 6 “Captura de Documentos”.

11 Presionar Cerrar o ESC para salir del Panel de Captura.

12 Regresará al Visor de Datos con los datos actualizados.

a.3 Indexado masivo desde el visor de datos.

1. Marcar los registros donde se ingresaran los datos.

2. Presionar el botón “Indexar Marcados”.

3. Se visualizara una pantalla “indexación batch”, donde debe selecciona en “Campo”, el campo donde va ingresar datos y en “valor”, debe ingresar los datos que desee que se visualicen en todos los registros marcados.


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El uso de Índices o Separadores Virtuales permite relacionar individualmente cada imagen de un Registro con una característica que la identifique y que permita buscar rápidamente esa imagen dentro del mismo. Esta característica se fortalece cuando el Registro contiene una gran cantidad de imágenes y varios tipos de documentos dentro de él. Para relacionar los índices con la imagen respectiva dentro del registro, se posiciona en la imagen a identificar, selecciona dentro del list box el nombre o tipo de documento relacionado. El sistema guarda el nombre con la ubicación relativa de la imagen (número de página) dentro del registro.

a. Generación de Índices o Separadores Virtuales Para crear los índices de las imágenes dentro del registro seleccionado, se procederá a relacionar la imagen que se esta visualizando con la información que se ingrese en la ventana “Ingresos de Separadores”. El sistema automáticamente asignará la posición relativa (Número de página) para cada una de ellas. El sistema administra una tabla con índices (List Box)) creada previamente (en la creación de la Librería).

b. Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales Cuando se busca a través de Índices o Separadores Virtuales, el sistema muestra el panel “Separadores Virtuales” en el que se identifica a cada imagen o documento por su nombre y la posición relativa dentro del registro (en qué página se encuentra). Al hacer un doble clic sobre cualquiera de las líneas de datos (ventana Índices del Documento), el sistema se posiciona automáticamente en la imagen relacionada.

Índices o Separadores Virtuales 5


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a. Generación de Índices o Separadores Virtuales. a.1 Generar índices o Separadores Virtuales: Los pasos a seguir para la generación de índices o separadores virtuales dentro del

Visor de Imágenes

, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes o presionar el icono respectivo. Inmediatamente aparecerá el panel de “Ingreso de Separadores”.

2 Avanzar o retroceder las páginas del registro

hasta visualizar aquella a la

cual desea añadir un separador.

3 Una vez que la imagen seleccionada se encuentre en pantalla, presionar “Nuevo” en el formulario de Ingreso de Índices.

El formulario puede ser movido arrastrando con el clic izquierdo del

Mouse, con el fin de ubicar el mismo de la manera más conveniente que permita identificar de mejor manera la página que se indexará.

4 Seleccionar del listado de Índices, de acuerdo al tipo de documento a indexar. Luego presionar Enter.

Previamente seleccionar y visualizar el registro que contiene las imágenes a las cuales serán

añadidos los separadores virtuales. Consulte el Capítulo 8 “Visualizando Imágenes”.

Consulte el Capítulo 8 “Visualizando Imágenes” para conocer las diferentes maneras de avanzar

o retroceder entre páginas.


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5 Digitar la referencia de búsqueda para ese tipo de documento (opcional) y presionar Enter.

6 Automáticamente aparece el número de página con la cual ha relacionado el índice.

7 Si desea continuar añadiendo índices, repita los pasos 2 al 6, caso contrario presionar “Cerrar”.


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Una página no puede contener más de un índice, si lo intenta

saldrá un mensaje de error. a.2 Eliminar Índices o Separadores Virtuales. Los pasos a seguir para la eliminación de índices o separadores virtuales dentro del

Visor de Imágenes


1 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes o presionar el icono “Separadores Virtuales”. Inmediatamente aparecerá un formulario de “Ingreso de Separadores”.

2 Seleccionar del formulario el índice a eliminar.

3 Presionar el botón “Eliminar”

4 El sistema elimina inmediatamente el índice seleccionado sin opción a recuperación. En pantalla seguirá visualizando el formulario de Ingreso de Índices. Continúe si desea realizar otra operación, caso contrario presionar “Cerrar”.

b. Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales.

Previamente seleccionar y visualizar el registro que contiene las imágenes a las cuales serán

añadidos los separadores virtuales. Consulte el Capítulo 8 “Visualizando imágenes”.


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Esta función se encuentra igualmente explicada en el punto c) del Capítulo 1. b.1 Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales desde la Vista de

Datos. Los pasos a seguir para la búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales a partir de la Vista de Datos, son los siguientes:



3 Aparecerá el Panel de Administración de Vistas, siempre que contenga por lo menos una vista de datos guardada: Si selecciona y abre una Vista creada, saltar al paso 5. Si “Cancela”, abrirá el Panel de búsqueda. Continúe con el siguiente paso.

4 Aparecerá el Panel de Búsqueda y podrá ejecutar cualquiera de las opciones descritas en los puntos a) y b) de este capítulo y aparecerá una Vista de Datos.

5 Seleccionar el registro que desea consultar a través de separadores virtuales.


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6 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Edición” del Visor de Datos o presionar el icono respectivo.

7 Inmediatamente aparecerá el panel “Separadores Virtuales”.

8 Seleccionar el índice que desea consultar y hacer un doble clic izquierdo del Mouse o presionar la tecla Enter.

Podrá marcar o desmarcar la opción “Mostrar Referencias”. Si marca

esta opción mostrará en el panel la columna “Referencia”.

9 Automáticamente el sistema abrirá el registro en el Visor de Imágenes, exactamente en la página que se encuentra relacionada con el índice seleccionado.


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10 Podrá seguir consultando índices dentro del Visor imágenes, descrito en el punto c.2. Caso contrario, podrá hacerlo también desde la Vista de Datos, para lo cual deberá “Salir” para regresar al Visor de Datos, mostrando en pantalla el panel de Separadores Virtuales del registro actual.

b.2 Búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales desde el Visor de

Imágenes. Los pasos a seguir para la búsqueda a través de Índices o Separadores Virtuales desde el Visor de Imágenes, son los siguientes:

1 Seleccionar y consultar un registro específico en el Visor de Imágenes, de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.

2 Seleccionar la función “Separadores Virtuales” desde el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes o presionar el icono respectivo.

3 Aparecerá el panel “Ingreso de Separadores”

el cual puede ser desplazado

en pantalla, simplemente con arrastrarlo mientras presiona el clic izquierdo del Mouse.

Consulte el punto a) “Generación de Índices o Separadores Virtuales” de este capítulo.


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4 Hacer un clic izquierdo con el Mouse sobre el índice o referencia asociada que desea consultar sobre la lista de Índices.

5 Aparecerá en pantalla la imagen (página) relacionada al índice seleccionado.

7 Para más consultas podrá repetir el paso 4 las veces que sean necesarias para obtener la consulta deseada. Caso contrario podrá presionar el botón “Cerrar” para salir del panel.

Esta función permite capturar documentos físicos (papel) desde un escáner previamente seleccionado e instalado. Una vez que el usuario ha seleccionado el escáner con que desea trabajar, el sistema despliega un Panel de Captura en donde se refleja todas las funcionalidades propias (driver) del escáner seleccionado, así como, funciones propias del DSM, garantizando un proceso de captura de documentos con los más altos estándares de calidad y rendimiento. Este panel ha sido desarrollado en forma totalmente gráfica, que permite al usuario de producción, identificar funcionalidades y reducir tiempos y riesgos en el procesamiento de información digital.

a. Selección y Configuración del Escáner. Selección de Escáner. Seleccionar el escáner que se utilizará en el proceso de digitalización o captura. Configuración de Escáner. Configurar el escáner con el que se realizará la captura digital. La ventana de configuración del escáner dependerá del modelo de escáner y de los drivers o controladores del mismo, el cual permitirá realizar funciones como mejoramiento de imágenes, escaneo simple o en batch, escaneo simple o doble cara, brillo, intensidad, resolución, etc. dependiendo de las características propias del escáner.

b. Modo de Captura. Es el procedimiento mediante el cual se capturan los documentos a través del escáner seleccionado.

c. Captura de Documentos desde Visor de Datos. Esta función permite escanear documentos en un registro “en blanco” o en un registro que contiene imágenes. Cuando se realiza la captura de documentos

Captura de Documentos 6


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en un registro que contiene imágenes, éstas serán reemplazadas por las nuevas imágenes escaneadas.

d. Captura de Documentos desde Visor de Imágenes. Permite actualizar con documentos digitalizados el registro actual, es decir, inserta, añade o reemplaza páginas de un registro utilizando un scanner.

Insertar Páginas. El sistema insertará una o varias páginas a continuación de la página actual (que se visualiza en pantalla).

Añadir Páginas. El sistema agregará una o varias páginas al final del registro, es decir, a continuación de la última página del mismo.

Reemplazar Página. El sistema reemplazará la página actual por la nueva página digitalizada.

e. Captura de Documentos usando controladores Twain Esta función permite escanear documentos como archivos multipáginas, aún cuando los escáneres a utilizar para tal efecto, disponen únicamente de controladores tipo TWAIN y no disponen de controladores tipo ISIS.

a. Selección y Configuración del Escáner.

Para realizar estas funciones deberá previamente haber instalado y

encendido el escáner que se utilizará para la captura de documentos. a.1 Selección de Escáner:

1 La selección de escáner podrá realizarla durante dos diferentes visores, dependiendo de la función que desee realizar: Desde el Visor de Datos deberá seleccionar el registro nuevo o “en blanco” en el cual serán escaneados los documentos. Desde el Visor de Imágenes deberá consultar y visualizar el registro en el cual desea escanear documentos.

2 Seleccionar la función o el icono respectivo “Captura desde Scanner”, sea: Desde el Visor de Datos en el menú “Registros”. Desde el Visor de Imágenes en el menú “Actualizar”. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.


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3 Presionar el botón “Selección Escáner”. Aparecerá el siguiente panel:

4 Seleccionar el escáner. Si desea configurar o agregar dispositivos, consulte el Manual de Instalación y Operación del dispositivo de escáner.

5 Presionar OK. Regresará al “Panel de Captura” guardando todas las configuraciones.

a.2 Configuración del Escáner:

1 La configuración de escáner podrá realizarla durante dos diferentes visores, dependiendo de la función que desee realizar: Desde el Visor de Datos deberá seleccionar el registro “en blanco” en el cual serán escaneados los documentos. Desde el Visor de Imágenes deberá consultar y visualizar el registro en el cual desea escanear documentos.

2 Seleccionar la función o el icono respectivo “Captura desde Scanner”, sea en: Desde el Visor de Datos en el menú “Registros”. Desde el Visor de Imágenes en el menú “Actualizar”. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.


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3 Presionar el botón “Configuración Escáner”. Aparecerá inmediatamente el panel de configuración propio del escáner, es decir que dependerá de los drivers o controladores propios del dispositivo que se utilizará para el escaneo. Consulte el manual del dispositivo de escáner.

4 Regresar al “Panel de Captura”. Si sale de éste, guardará todas las configuraciones.

b. Modo de Captura.

1 La configuración del modo de captura podrá realizarla durante dos diferentes visores, dependiendo de la función que desee realizar: Desde el Visor de Datos deberá seleccionar el registro “en blanco” en el cual serán escaneados los documentos. Desde el Visor de Imágenes deberá consultar y visualizar el registro en el cual desea escanear documentos.

2 Seleccionar la función o el icono respectivo “Captura desde Scanner”, sea: Desde el Visor de Datos en el menú “Registros”. Desde el Visor de Imágenes en el menú “Actualizar”. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.

3 Podrá marcar o no los modos de captura o escaneo que a continuación se explican:


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Mostrar Imagen. Si marca esta opción, mostrará las imágenes mientras se realiza el proceso de escaneo en una ventana adicional que aparecerá a un costado del panel de configuración de escáner. Por default, esta opción aparece marcada, pero puede cambiar su estado.

Multipágina. Si marca esta opción, creará un registro de más de una página. Si lo desmarca, cada página escaneada se creará como un registro de una sola página. Por default, esta opción aparece marcada, pero puede cambiar su estado.

Nuevo registro. Si marca esta opción, los documentos a escanear serán guardados en un nuevo registro que se creará y posicionará al final de la vista de datos. Adicionalmente, en la parte inferior del panel aparecerá un sub-panel que servirá para pre-indexar el registro nuevo que se creará.

Marcando la opción “Nuevo Registro”, el sistema permitirá la captura

masiva de documentos estándar que tengan una misma configuración, almacenando en varios registros.

Cuando la opción “Nuevo Registro” se encuentre desactivada, cada

vez que termine con el escaneo, automáticamente el sistema saldrá del panel de captura para regresar a la vista de datos, para que seleccione el registro nuevo en el cual desearía continuar escaneando.

4 Colocar los documentos en el explorador o bandeja del dispositivo.


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5 Presionar el botón “Escanear”. Si marcó la opción “Mostrar Imagen”, aparecerá la ventana “Visor de Escaneo”. El escáner realizará el proceso de captura de acuerdo a la configuración definida por el usuario y en base a las características propias del escáner.

Por default, cuando se abre el panel de captura, aparecen marcadas

las opciones Mostrar Imagen y Multipágina, y desmarcada la opción Nuevo Registro.

6 Una vez terminado de escanear los documentos colocados en la bandeja o explorador del escáner, aparecerá un mensaje de confirmación.


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Para continuar la operación de escaneo, presionar “SI”. Continuar con el

siguiente paso.

Si desea terminar la operación, presionar “NO”.

Una vez que presiona NO, la acción próxima a realizar dependerá de que haya marcado o no la opción “Nuevo Registro”:

Si no marcó la opción “Nuevo Registro” sobre el Panel de Captura: Saldrá del Panel de Captura para regresar a la Vista de Datos para que seleccione el registro nuevo en el cual desearía continuar escaneando. Si marcó la opción “Nuevo Registro” sobre el Panel de Captura: Regresará al Panel de Captura para continuar escaneando en un nuevo registro, siguiendo los pasos 4 al 6.


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7 Presionando Sí en el Mensaje del Sistema, podrá seguir escaneando en el mismo registro, con tan solo volver a presionar “Escanear”, sea con la misma configuración o podrá adicionalmente modificar la configuración del escáner presionando “Configuración Escáner” y luego continuar con la captura.

Una vez que presiona SI, el escáner alimentará el o los documentos. Sobre procedimientos para captura utilizando el escáner, consulte el Manual de Operación del dispositivo de Escáner.

Observará que mientras seleccione continuar escaneando, no podrá

modificar el estado de “Nuevo Registro”.

8 Para salir del proceso de captura masiva de documentos, deberá presionar “Cerrar” para salir del panel respectivo y regresar a la vista de datos. Todos los cambios realizados, serán guardados automáticamente.

Durante el proceso de captura podrá visualizar las páginas del último

registro o registro actual en el Visor de Escaneo, utilizando los botones de Avanzar o Retroceder páginas.

c. Captura de Documentos desde el Visor de Datos.

Para realizar estas funciones deberá previamente haber instalado,

encendido, seleccionado y configurado el escáner que se utilizará para la captura de documentos.

c.1 Captura en un registro nuevo o “en blanco”. Los pasos a seguir para capturar documentos en un registro nuevo o “en blanco” desde el visor de datos, son los siguientes:

1 Seleccionar el registro “en blanco” en el cual serán escaneados los documentos.

2 Seleccionar la función “Captura desde Scanner” en el menú “Registros” desde el Visor de Datos, o presionar el icono respectivo. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.


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3 Continuará con el proceso de captura de acuerdo a los pasos 3 al 8 del punto b) de este mismo capítulo.

c.2 Captura en un registro que contiene imágenes (reemplazo). Los pasos a seguir para capturar documentos en un registro que contiene imágenes desde el visor de datos, son los siguientes:

1 Seleccionar el registro cuyas imágenes serán reemplazadas por las nuevas imágenes escaneadas.

2 Seleccionar la función “Captura desde Scanner” en el menú “Registros” desde el Visor de Datos o presionar el icono respectivo.



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Una vez que presiona SI, la acción próxima a realizar después de la captura de documentos será el reemplazo de todas las imágenes contenidas en el registro, por las nuevas imágenes escaneadas, sin opción a recuperación.

4 Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.


d. Captura de Documentos (Actualización) desde el Visor de Imágenes.

Para realizar estas funciones deberá previamente haber instalado,

encendido, seleccionado y configurado el escáner que se utilizará para la captura de documentos.

d.1 Insertar páginas. Los pasos a seguir para insertar páginas en un registro desde el visor de imágenes, son los siguientes:

1 Seleccionar el registro que se desea actualizar.


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2 Seleccionar la función “Visor de Imágenes” desde el menú “Ver” o presionar el icono respectivo. Puede también presionar Enter o con doble clic en el registro. Inmediatamente aparecerá el Visor de Imágenes.

3 Seleccionar la función “Insertar Páginas” en la función “Captura desde Scanner” en el menú “Actualizar” o presionar el icono respectivo. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.

Durante la función “Insertar Páginas”, la opción “Nuevo Registro” no

aparece dentro del Panel de Captura.


Los documentos escaneados serán insertados justamente a partir de la

página actual, por tal motivo deberá asegurarse de la ubicación correcta. Luego de terminar con el proceso de captura, se posicionará el visor en la primera imagen del grupo de documentos insertados.

5 Una vez que termine y salga del panel de captura, podrá guardar los cambios presionando el icono respectivo o seleccionarlo del menú. Si no guarda los cambios, el sistema pedirá una confirmación para guardarlos al cerrar el visor de imágenes para luego regresar al registro en el visor de datos.

d.2 Añadir páginas. Los pasos a seguir para añadir páginas en un registro desde el visor de imágenes, son los siguientes:



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3 Seleccionar la función “Añadir Páginas” en la función “Captura desde Scanner” en el menú “Actualizar” o presionar el icono respectivo. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.

Durante la función “Añadir Páginas”, la opción “Nuevo Registro” no



Los documentos escaneados siempre serán agregados al final del

registro actual (en pantalla), independientemente de la ubicación que se encuentre en el visor de imágenes.

5 Una vez que presiona No en el mensaje de confirmación para continuar escaneando, cierra automáticamente el panel de captura, el sistema guarda los cambios, sale del visor de imágenes, aparece el visor de datos y se posicionará en el mismo registro de la vista de datos.

d.3 Reemplazar página. Los pasos a seguir para reemplazar una página en un registro desde el visor de imágenes, son los siguientes:


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3 Seleccionar la función “Reemplazar Página” en la función “Captura desde Scanner” en el menú “Actualizar” o presionar el icono respectivo. Inmediatamente aparecerá el “Panel de Captura”.

Durante la función “Reemplazar Página”, la opción “Nuevo Registro” no



5 Al final del proceso de captura, si escaneó una sola imagen, el sistema la reemplazará automáticamente por la imagen actual. Pero si escaneó más de una imagen, aparecerá un mensaje de confirmación:



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Si desea cancelar la operación, presionar “NO”. Saldrá del panel de

captura.

Una vez que presiona SI, el sistema reemplazará la página actual por la página escaneada. La página que fue reemplazada se perderá sin opción a recuperarla.

Si alimentó en el escáner varios documentos, el sistema solo

reemplazará tomando la primera página del grupo de documentos.

6 Una vez que termine y salga del panel de captura, podrá guardar los cambios presionando el icono respectivo o seleccionarlo del menú. Si no guarda los cambios, el sistema pedirá una confirmación para guardarlos al cerrar el visor de imágenes para luego regresar al registro en el visor de datos.

e. Captura de Documentos usando controladores Twain


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Los pasos a seguir para capturar documentos como archivos multipáginas usando los controladores Twain, son los siguientes:

1 Seleccionar el registro “en blanco” o el registro que se actualizará

en el cual

serán escaneados los documentos.

2 Seleccionar la función “Captura desde Scanner” en el Visor de Datos, o cualquiera de las funciones “Insertar/Añadir/Reemplazar páginas” en el Visor de Imágenes.

3 Aparecerá el “Panel de Captura” y presionar el botón “Twain” Desde el Visor de Datos, descrito en el punto c) de este mismo capítulo: Desde el Visor de Imágenes, descrito en el punto d) de este mismo capítulo:

Se refiere a que selecciona el registro “en blanco” en la vista de datos, o actualiza un registro en

el visor de imágenes para insertar, añadir o reemplazar páginas.


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4 Aparecerá el Panel “Digitalización -Twain Driver-“.

5 Presionar el icono “Driver” para seleccionar el escáner con driver tipo Twain. Posterior a la selección, aparecerá debajo del icono, mensaje “Selección OK”.


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6 Presionar el icono “Muestra Interfase” para mostrar la configuración del escáner, previo al proceso de captura.

El icono “Muestra Interfase” se mostrará sombreado en color naranja.

7 Presionar el icono “Digitaliza”.

8 Aparecerá el panel de configuración del escáner para configurar conforme a las capacidades y características propias del escáner seleccionado, como por ejemplo: blanco y negro, color, resolución, densidad, etc.

9 Colocar el documento en la bandeja o cama plana del escáner.

10 Presionar el botón “Digitalizar” en el panel de configuración. Automáticamente empieza la digitalización del documento. Al terminar regresa al panel de “Digitalización”.

11 Si desea continuar escaneando documentos en el mismo registro, deberá repetir los pasos 7 al 10. Caso contrario, continuar al siguiente paso.

12 Si desea visualizar todas las páginas que va a incorporar al registro, podrá presionar los iconos “Atrás” o “Siguiente”. Caso contrario, continuar al siguiente paso.

En la barra inferior del panel, muestra información relevante como el

número de páginas escaneadas y la ruta de almacenamiento.


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13 Si desea eliminar una o todas las páginas del documento en proceso, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

Eliminar Página Actual: Seleccionar el icono “Página”


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Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:



Una vez que presiona SI, perderá la imagen seleccionada sin opción a recuperación.

Eliminar Documento Digitalizado: Seleccionar el icono “Documento”

Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:



Una vez que presiona SI, perderá todas las imágenes escaneadas sin opción a recuperación.


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14 Presionar el icono “Guarda y Cierra”.

15 Aparecerá el mensaje de confirmación:



Una vez que presiona NO, saldrá del panel sin guardar los documentos escaneados, sin opción a recuperación.


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Esta opción permite la importación de archivos o medios electrónicos y digitales tales como Tif, Pdf, Gif, Xls, Doc, Ppt, Wma, Dat, Mp3, etc, desde un medio externo hasta el registro seleccionado. El sistema reconoce, actualiza y conserva automáticamente en la base de datos o file server, el formato o tipo de documento importado.

a. Importación en el Visor de Datos Esta opción permite únicamente importar imágenes de un archivo a un registro seleccionado desde el Visor de Datos.

b. Importación en el Visor de Imágenes Esta opción permite actualizar un registro por medio de la importación de imágenes de un archivo, en la pantalla del Visor de Imágenes. La importación se la puede realizar bajo tres diferentes alternativas: Insertar páginas. Permite insertar una o varias páginas dentro de un registro permitiendo intercalarlas antes de la página que se visualiza en pantalla. Añadir páginas. Permite agregar nuevas páginas al final del registro, es decir, a continuación de la última página del mismo. Reemplazar página. Permite reemplazar la página actual (visualizada en pantalla) por la nueva página a importar.

Importación de Archivos 7


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a. Importación en el Visor de Datos.

1 Seleccionar el registro en el Visor de Datos donde se realizará la importación.

2 Seleccionar la función “Importar desde Archivo” en el menú “Registros” del Visor de Datos, o presionar el icono respectivo.

3 Si el registro seleccionado es un registro nuevo o en blanco, saltar al paso 5.

4 Si el registro seleccionado es un registro que contiene imágenes, aparecerá un mensaje de confirmación:



Una vez que presiona SI, después de la importación de documentos será el reemplazo de todas las imágenes contenidas en el registro por las nuevas imágenes importadas, sin opción a recuperación.

5 Inmediatamente aparecerá el panel “Abrir”.


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6 Seleccionar el Tipo de Archivo que será importado.

Podrá seleccionar cualquiera de los tipos de archivos,

sean .doc, .xls, .tif, .pdf, .bmp, .jpeg, .ppt, .txt, etc., que previamente


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deben haber sido configurados en el menú Medios de la Hoja de Trabajo.

7 Seleccionar el archivo que se importará y presionar “Abrir”.

8 Inmediatamente realizará la importación en el registro seleccionado.


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b. Importación en el Visor de Imágenes.

Todos los cambios efectuados durante la actualización de un registro,

deberán ser guardados usando el icono correspondiente, o confirmará los cambios al salir del Visor de Imágenes.

b.1 Insertar páginas. Los pasos a seguir para insertar páginas desde archivo en el Visor de Imágenes, son los siguientes:

1 Visualizar en pantalla la página del registro sobre la cual se insertarán una o varias páginas.

2 Seleccionar la función “Insertar páginas” dentro de “Importar desde Archivo” en el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes, o presionar el icono “Insertar páginas”.

Inmediatamente aparecerá el panel “Configurar Importación”.


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3 Presionar el botón explorador para seleccionar el “Archivo Fuente”. En el panel de Selección del archivo fuente, seleccionar el archivo desde el cual se importarán una o varias páginas.

4 Presionar “Abrir”.

A pesar de que se puede avanzar o retroceder

las páginas del

registro en pantalla, la inserción de páginas empezará en el número de página indicado en la ventana “Insertar antes de la Página”. La opción de avanzar/retroceder páginas durante este proceso, permitirá verificar que la ubicación seleccionada para insertar páginas, es la correcta.

5 Seleccionar el rango de páginas a insertar.

Previamente seleccionar y visualizar el registro que procederá a actualizar. Consulte el Capítulo 8

“Visualizando imágenes” para mayor información sobre avanzar o retroceder entre páginas.


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6 Presionar “Insertar”. Automáticamente el sistema insertará una o varias páginas antes de la página visualizada en pantalla.

7 Una vez que termine y salga del panel de captura, podrá guardar los cambios presionando el icono respectivo o seleccionarlo del menú. Si no guarda los cambios, el sistema pedirá una confirmación al cerrar el registro.

b.2 Añadir páginas: Los pasos a seguir para añadir o agregar páginas desde archivo en el Visor de

Imágenes


1 Seleccionar la función “Añadir páginas” dentro de “Importar desde Archivo” en el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes, o presionar el icono “Añadir páginas”. Inmediatamente aparecerá el panel “Configurar Importación”.

Consulte el Capítulo 8 “Visualizando imágenes”: Seleccionar y visualizar registros, Avanzar o

retroceder entre páginas.


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2 Presionar el botón explorador para seleccionar el “Archivo Fuente”.

En el panel de Selección del archivo fuente, seleccionar el archivo desde el cual se importarán una o varias páginas al final del registro.

3 Presionar el explorador “Abrir”.

A pesar de que se puede avanzar o retroceder las páginas del registro

en pantalla, la inserción de páginas empezará al final del registro, es decir, a continuación de la última página del mismo, el cual es indicado en la ventana “Añadir desde Página …… ”

4 Seleccionar el rango de páginas a insertar.


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5 Presionar “Añadir”. Automáticamente el sistema insertará una o varias páginas al final del registro.


b.3 Reemplazar página: Los pasos a seguir para reemplazar una página desde archivo en el Visor de

Imágenes


1 Seleccionar la función “Reemplazar página” dentro de “Importar desde Archivo” en el menú “Actualizar” del Visor de Imágenes, o presionar el icono “Reemplazar página”. Inmediatamente aparecerá el panel de Selección del “Archivo Fuente”.

Previamente seleccionar y visualizar el registro que procederá a actualizar. Consulte el Capítulo 8

“Visualizando imágenes”.


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2 Seleccionar el archivo desde el cual se importarán una o varias páginas al final del registro.

3 Presionar “Abrir”.

Si el archivo fuente es un archivo multipágina, es decir

de más de una página, el sistema reemplazará la página en pantalla por la primera página del archivo multipágina.





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Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar la página o imagen

que fue reemplazada.


El Visor de Imágenes posee una lista extensa de componentes para visualización, arreglo y consulta de las imágenes. Todos los componentes podrán ejecutarse desde el panel de selección de funciones o a través de los iconos respectivos (barra de herramientas).

a. Desplazamiento entre páginas y registros Esta opción permite desplazarse dentro de un mismo registro o desplazarse entre los registros que contiene un gabinete. Desplazamiento entre páginas. Primera página, Página anterior, Ir a Página, Página siguiente, Última página, Ver páginas del registro.

Visualizando imágenes 8


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Desplazamiento entre registros. Primer registro, Registro anterior, Ir a registro, Registro siguiente, Último registro.

b. Escala Esta opción permite ajustar la imagen en pantalla y hacer zoom. Ajustar toda la imagen. Ajusta la imagen al tamaño del visor de imágenes (al ancho y alto). Ajustar a lo Ancho. Ajusta la imagen sólo al ancho del visor de imágenes Ajustar a lo Alto. Ajusta la imagen sólo al alto del visor de imágenes. Aumentar Escala. Aumenta parcialmente el tamaño de la imagen. Disminuir Escala. Disminuye parcialmente el tamaño de la imagen.

c. Orientación Esta opción permite rotar la imagen en cualquiera de la siguientes posiciones: 90º, 180º, -90º, Rotar en pasos de 90º.

d. Deshacer Esta opción permite deshacer la última edición o cambio en el registro.

Se aplica únicamente a funciones de rotación y editor de imágenes.

e. Guardando información Esta opción permite guardar la información en la base de datos.

f. Propiedades del registro Esta opción permite conocer toda la información referente al registro que se visualiza en el visor de imágenes: nombre de la librería y gabinete consultado, peso, resolución de la imagen, tamaño.

g. Configuración de la Barra de Herramientas Esta opción permite configurar las opciones de la barra de herramientas del visor de imágenes. Permite visualizar o no las funcionalidades representadas por iconos en la barra de herramientas.

h. Visualización desde el Imaging de Windows. Esta opción permite abrir registros con la herramienta Imaging de Windows para poder realizar ediciones de imágenes.

a. Desplazamiento entre páginas y registros. a.1 Desplazamiento entre páginas: Los pasos a seguir para desplazarse entre páginas de un registro en el Visor de

Imágenes


1 Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones para avanzar o retroceder entre páginas descritas en la función “Página” del menú “Ver” del visor de

imágenes, o presionar el icono correspondiente

.

Primera Página Visualiza la primera página del registro.

Consulte a su proveedor para adquirir la función “Editor de imágenes” (opcional). Previamente seleccionar y visualizar el registro que procederá a consultar.

Consulte la Introducción del manual acerca de la descripción de los iconos del visor de imágenes.


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Página Anterior Visualiza la página anterior a la página actual (en pantalla).

Página Siguiente Visualiza la siguiente página a la página actual (en pantalla).

Última Página Visualiza la última página del registro.

2 Si desea desplazarse a una página específica dentro del registro, seleccionar la opción “Ir a Página” de la función “Página” en el menú “Ver” o presionar el icono respectivo. Aparecerá el panel “Visualizar Página”.

Digitar el número de página a la cual desea desplazarse y presionar el botón “Aceptar” o la tecla Enter.

Para avanzar o retroceder una página dentro del registro, es decir, las

funciones página siguiente y página anterior, puede utilizar las teclas PageDown y PageUp, respectivamente. La función “Ir a Página” puede ejecutarse con las teclas ALT+P

3 Si desea visualizar el registro en grupos de 4 páginas, seleccionar la opción “Ver páginas del registro” de la función “Página” en el menú “Ver”, o presionar el icono correspondiente.

4 Aparecerá el panel “Páginas de Documento Seleccionado”.

5 Presionar los botones de avance y retroceso de grupos de páginas para visualizarlas.


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6 Presionar “Cerrar” si concluyó la operación.


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a.2 Desplazamiento entre registros:

Los pasos a seguir para desplazarse entre registros dentro del Visor de Imágenes

,

son los siguientes:

1 Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones para avanzar o retroceder entre registros descritos en la función “Registro“ en el menú “Ver” del visor de


.

Primer Registro Visualiza el primer registro dentro de una vista de

datos. Registro Anterior Visualiza el registro anterior al registro actual (en

pantalla) Registro Siguiente Visualiza el siguiente registro al registro actual (en

pantalla). Último registro Visualiza el último registro dentro de una vista de

datos.

2 Si desea desplazarse a un registro específico dentro de una vista de datos, seleccionar la opción “Visualizar Registro” de la función “Registro” en el menú “Ver”, o presionar el icono respectivo. Aparecerá el panel “Registros”.

3 Digitar el número de registro al cual desea desplazarse

4 Presionar el botón “Aceptar” o la tecla Enter.

5 Inmediatamente mostrará en pantalla la primera página del registro seleccionado.

Previamente ingresar al Visor de Imágenes.



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b. Escala. Los pasos a seguir para ajustar, ampliar o reducir la imagen en pantalla en el Visor

de Imágenes


1 Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones descritas en la función “Escala” del menú “Ver” del visor de imágenes, o presionar el icono

correspondiente

.

Ajustar toda la imagen. Ajusta la imagen al tamaño del visor de imágenes

(al ancho y alto). Ajustar a lo Ancho. Ajusta la imagen sólo al ancho del visor de

imágenes Ajustar a lo Alto. Ajusta la imagen sólo al alto del visor de imágenes. Aumentar Escala. Aumenta parcialmente el tamaño de la imagen. Disminuir Escala. Disminuye parcialmente el tamaño de la imagen.

Cuando la imagen que se visualiza en la ventana del visor de imágenes, es mayor que el tamaño de ésta, se puede desplazar en la imagen arrastrando el clic derecho del Mouse en cualquier dirección, de tal manera que permita visualizar en forma “ampliada” la imagen en consulta.

Para aumentar o disminuir escala en una página dentro de un registro,

puede utilizar las teclas NumPad+ y NumPad-, respectivamente.

Previamente seleccionar y visualizar el registro que procederá a consultar.



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c. Orientación.

Los pasos a seguir para rotar imágenes en la pantalla en el Visor de Imágenes

,

son los siguientes:

1 Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones descritas en la función “Orientación” del menú “Ver” del visor de imágenes, o presionar el icono

correspondiente

.

Rotar 90 grados. Rota la imagen 90 grados en sentido de las

manecillas del reloj (hacia la derecha). Rotar 180 grados. Rota la imagen 180 grados. Rotar -90 grados. Rota la imagen 90 grados en contra del

sentido de las manecillas del reloj (hacia la izquierda).

Rotar en pasos de 90 grados. Rota la imagen en pasos de 90 grados en sentido de las manecillas del reloj, cada vez que se presiona el icono o función correspondiente.

Cuando se rota la imagen que se visualiza en la ventana del visor de imágenes, lo hace tomando como referencia la última orientación que se visualiza en el visor de imágenes. Tomar en cuenta que NO rotas en relación a la orientación original de la imagen.

Puede guardar el último cambio de orientación realizado durante la consulta; si no lo hace, DSM® confirmará la acción al “Salir” o “Cerrar” de la ventana del Visor de Imágenes.

Para rotar 90 grados una página dentro de un registro, puede utilizar

las teclas ALT+Z




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d. Deshacer.

Para deshacer la última acción ejecutada en el Visor de Imágenes

:

1 Esta función se activa únicamente cuando ha realizado las siguientes operaciones: Rotación, Editor de imágenes.

2 Seleccionar la función “Deshacer” del menú “Edición” del visor de imágenes, o

presionar el icono correspondiente

.

Para deshacer una operación, puede utilizar las teclas CTRL+Z




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e. Guardando información.

Para guardar una operación en la pantalla del Visor de Imágenes

:

1 Esta función se aplica únicamente cuando ha realizado las siguientes operaciones: Rotación, Tratamiento de la imagen (enderezar, remover, quitar impurezas), Importación desde Archivo, Captura desde Scanner, Editor de imágenes.

2 Seleccionar la función “Guardar” del menú “Archivo” del visor de imágenes, o

presionar el icono correspondiente

.

El sistema automáticamente guarda toda la información en la base de datos.

3 Si no guarda los cambios de acuerdo al procedimiento anterior, el sistema confirmará si desea guardar los cambios al salir del visor de imágenes.

4 Aparecerá un mensaje de confirmación.



Una vez que presiona SI, el sistema guarda todos los cambios en la

base de datos y sale del visor de imágenes. Si presiona NO, no tiene opción a recuperar los cambios efectuados en el registro o documento y sale del visor de imágenes.

Para guardar los cambios realizados en un registro, puede utilizar las

teclas ALT+G.




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f. Propiedades del Registro.

Para consultar las propiedades de un registro en el Visor de Imágenes

:

1 Seleccionar la función “Propiedades del Registro” del menú “Ver” del visor de


.

Aparecerá el panel de “Propiedades del Registro”.

Librería Visualiza el nombre de la librería actual. Gabinete Visualiza el nombre del gabinete actual. Peso Indica el peso del registro completo en Kbytes. Resolución Indica la resolución de la imagen en pantalla en dpi

(puntos por pulgada). Tamaño Indica el tamaño de la imagen.

2 Presionar “Cerrar” si desea salir de la consulta.




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Durante la captura o importación de documentos, el usuario ya sea por operación no eficiente de los dispositivos (escáneres) o porque las imágenes originalmente poseen defectos gráficos, se requiere correr procesos que permiten mejorar la calidad, claridad y posicionamiento de los mismos. Esta opción permite mejorar la posición y calidad de la imagen, sin modificar el contenido original de la misma.

a. Tratamiento de Imagen – Una página Se podrá realizar funciones de Enderezar Página, Remover Bordes, Quitar Impurezas, por cada página que se visualiza en pantalla.

b. Tratamiento de imágenes – Múltiples páginas Esta opción permite realizar los procesos de Enderezar Página, Remover Bordes, Quitar Impurezas y Rotación en todas las páginas de un registro.

Tratamiento de imágenes 9


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a. Tratamiento de Imagen – Una Página. Para realizar cualquiera de las funciones de tratamiento de imagen en una página en

el Visor de Imágenes

:

1 Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones en la función “Tratamiento de la Imagen” del menú “Edición” del visor de imágenes, o presionar el icono

correspondiente

.

Enderezar Página. Esta opción permite enderezar una página. Remover Bordes. Esta opción permite eliminar los bordes negros a los

lados de la imagen. Quitar Impurezas. Esta opción permite eliminar las impurezas y/o

manchas dentro de la imagen.

2 Para guardar los cambios deberá presionar el icono “Guardar”, caso contrario perderá los cambios al salir del visor de imágenes.




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b. Tratamiento de Imágenes – Múltiples Páginas. Para realizar cualquiera de las funciones de tratamiento de imagen en todas las

páginas de un registro desde el Visor de Imágenes

:

1 Seleccionar la función “Tratamiento de Imagen en Batch” del menú “Edición”

del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente

.

Aparecerá el panel “Configuración Proceso Batch”.

Registros Seleccionados. Esta opción se detalla en el punto b) del Capítulo 24 de la Sección 4 Módulo para Procesos Automáticos o Batch de este manual.

Rotar. Esta opción permite rotar ángulos de +90º, 180º, -90º. Enderezar Página. Esta opción permite enderezar una página. Remover Bordes. Esta opción permite eliminar los bordes negros a los

lados de la imagen. Quitar Impurezas. Esta opción permite eliminar las impurezas y/o

manchas dentro de la imagen. Registro Actual. Esta opción permite dar un tratamiento a la imagen

del registro actual.




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Registro Marcados. Esta opción permite dar un Tratamiento a la imagen del registro marcado.

2 Para realizar un proceso de rotación, deberá seleccionar la opción “Rotar” del panel de configuración. Marcando esta opción, habilitará las tres opciones de rotación.

3 Seleccionar una de las tres opciones de rotación.

4 Si desea realizar procesos de Tratamiento de Imagen, seleccionar una o más opciones.


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5 Para realizar un proceso Tratamiento, deberá seleccionar las opciones “Registro Actual”, “Registros Marcados” del panel de configuración.

6 Una vez seleccionadas todas las opciones que se desea ejecutar, presionar el botón “Procesar”.


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7 Aparecerá una barra de estado que indicará el avance del proceso batch en ejecución.

8 Una vez terminado el proceso, aparecerá un mensaje de información del sistema.

9 Para guardar los cambios deberá presionar el icono “Guardar”, caso contrario perderá los cambios al salir del visor de imágenes.

Durante la configuración del proceso batch se puede seleccionar una o

más opciones.


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DSM® posee una herramienta de edición virtual de las imágenes visualizadas. Para el efecto, genera una plantilla sobre la cual se ejecutarán todas las actividades, de tal forma que, cuando se visualice una imagen, la plantilla se presentará sobrepuesta a la misma.

Una vez que realiza la función de “Guardar”, no tiene opción a recuperar

la imagen original. Las funciones que a continuación se describen son adicionales y opcionales. No constituyen de ninguna manera una deficiencia de la herramienta para garantizar la inviolabilidad e integridad de la información digital. Estas funciones fueron desarrolladas para clientes o aplicaciones que así específicamente lo requieran. El DSM® no incluye en ningún caso estas funciones, sino a pedido expreso del Cliente.

a. Borrador de Imágenes. Se utiliza para edición de imágenes, principalmente para la eliminación de manchas, bordes, orificios negros, cuyos documentos originales se encontraban en malas condiciones, orificios de encuadernado, etc., al momento de digitalizarlos. Esta opción permite disminuir el peso de las imágenes y contribuir a una mayor capacidad de almacenamiento.

b. Cortar. Esta opción permite seleccionar una sección de la imagen y reemplazarla por la imagen original.

c. Reducción de Contraste

Modos de Edición 10


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Esta funcionalidad permite reducir las impurezas del documento y limpiar el entorno de cada carácter (adelgazamiento). Analizar detenidamente la calidad del documento antes de utilizar este procedimiento, ya que podría eliminar los rasgos y claridad del mismo.

d. Aumento del Contraste Esta funcionalidad permite resaltar el contenido del documento. Mejorando los rasgos naturales de cada carácter. Se recomienda no aplicarlo cuando el documento contiene muchas manchas o tramas.

a. Borrador de Imágenes. Para realizar esta función debe previamente seleccionar y visualizar un registro

específico

:

1 Seleccionar la opción “Borrador de Imágenes” de la función “Editor de Imágenes” en el menú “Edición” del visor de imágenes o presionar el icono

correspondiente

.

2 Con el botón izquierdo del Mouse seleccionar el área a “borrar” dentro de la imagen que se visualiza en pantalla.

Consulte el Capítulo 8 “Visualizando Imágenes”.



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3 Inmediatamente se borrará de la imagen el área marcada.


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Podrá “Deshacer” únicamente la última acción realizada presionando el

icono correspondiente.

Si ha realizado varios cambios y desea cancelarlos, deberá salir del

registro sin guardar los cambios al momento de que el sistema solicite una confirmación.

4 Presionar el icono “Guardar” o seleccionar la función “Guardar” en el menú “Archivo”.

Una vez que guarda los cambios, no tiene opción a recuperar la imagen

original.

b. Cortar y Pegar. Para realizar esta función debe previamente seleccionar y visualizar un registro

específico

:

1 Seleccionar la opción “Cortar” de la función “Editor de Imágenes” en el menú

“Edición” del visor de imágenes o presionar el icono correspondiente

.

Consulte el Capítulo 8 “Visualizando Imágenes”.



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2 Con el botón izquierdo del Mouse seleccionar el área a “cortar” dentro de la imagen que se visualiza en pantalla.

3 Al soltar el botón izquierdo del Mouse, automáticamente “pegará” únicamente el área seleccionada.

Si desea cancelar la acción, deberá salir del registro sin guardar los

cambios al momento de que el sistema solicite una confirmación.

No dispone de la opción “deshacer” para esta función.


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4 Presionar el icono “Guardar” o seleccionar la función “Guardar” en el menú “Archivo”.

Una vez que guarda los cambios, no tiene opción a recuperar la imagen

original.


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Este capítulo describirá las diferentes opciones que permiten eliminar páginas o registros de un gabinete, siempre y cuando tenga permiso para hacerlo.

a. Eliminación desde el Visor de Datos Se podrá eliminar registros seleccionados o marcados.

b. Eliminación desde el Visor de Imágenes Esta opción permite eliminar una o varias páginas del registro actual o que se visualiza en pantalla.

Eliminación 11


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a. Eliminación desde Visor de Datos. a.1 Eliminando el registro seleccionado:

Los pasos a seguir para eliminar un registro en el Visor de Datos

, son los

siguientes:

1 Seleccionar de la vista de datos, el registro que desea eliminar.

2 Seleccionar la función “Eliminar registro” del menú “Registros” del visor de

datos, o presionar el icono correspondiente

.




Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar el registro

eliminado y todo su contenido.

Para eliminar un registro seleccionado, puede utilizar las teclas ALT+E.

Previamente mostrar una vista de datos que contengan los registros a consultar.

Consulte la Introducción del manual acerca de la descripción de los iconos del visor de datos.


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a.2 Eliminar todo los registros marcados:

Los pasos a seguir para eliminar registros marcados () dentro de una Vista de

Datos


1 Si se tienen uno o más registros marcados en una Vista de Datos, seleccionar la opción “Eliminar Registros Marcados” en la función “Marcaciones” del menú

“Ver” del visor de datos, o presionar el icono correspondiente

.




Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar los registros

eliminados y todo su contenido.

Para eliminar registros marcados (), puede utilizar las teclas ALT+Y.

b. Eliminación desde Visor de Imágenes. b.1 Eliminando página actual: Los pasos a seguir para eliminar una página actual de un registro desde el Visor de

Imágenes


1 Visualizar en la ventana del Visor de Imágenes, la página que desea eliminar.

2 Seleccionar la función “Eliminar” en el menú del Visor de Imágenes.


Previamente mostrar una vista de datos que contengan los registros marcados. Consulte los

puntos c) a f) del Capítulo 3 para marcar/desmarcar registros.

Consulte la Introducción del manual acerca de la descripción de los iconos del visor de datos.

Previamente seleccionar y visualizar un registro del visor de datos.


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Una vez que presiona SI, no tiene opción a recuperar la página

eliminada y todo su contenido.

El sistema eliminará la página y visualizará de inmediato en pantalla la

inmediata anterior a la página eliminada.

Para eliminar la página actual, debe haber visualizado previamente en pantalla la página a ser eliminada. Sin embargo puede desplazarse en el registro página por página hasta visualizar en pantalla aquella que se desea eliminar, usando las teclas PageDown o PageUp o con los iconos correspondientes para avanzar y retroceder entre páginas de un registro.

Del mismo modo, puede avanzar o retroceder entre registros usando los iconos correspondientes y combinarlo con el desplazamiento entre páginas, hasta visualizar la página que se desea eliminar.


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Esta función permite la selección de las plantillas (creadas con anterioridad), de tal forma que al activarla, se pueda seleccionar procesos de reconocimiento de caracteres OCR. Los pasos a seguir para imprimir un registro desde el Visor de Imágenes, son los siguientes:

1 Seleccionar la función “Plantillas de Procesos OCR” del menú “Indexación” del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente.

2 Aparecerá el Formulario “Plantillas”.

3 Seleccionamos la plantilla a cargar y presionamos el botón “Cargar plantilla”

4 Presionamos el botón “Copiar campos” y se van copiando los campos de la plantilla.

5 Salimos con la tecla funcional “ESC”.

Plantillas para Procesos OCR

12


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Esta opción permite imprimir en papel la imagen o las imágenes seleccionadas. Existen tres opciones de impresión:

a. Imprimir registro. El sistema imprimirá todas las páginas del registro seleccionado.

b. Imprimir Página Actual. El sistema imprimirá sólo la página actual.

c. Imprimir rango de páginas El sistema imprimirá el rango de páginas seleccionado.

Impresión 13


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a. Imprimir registro.

Los pasos a seguir para imprimir un registro desde el Visor de Imágenes

, son los

siguientes:

1 Seleccionar la función “Imprimir” del menú “Archivo” del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente.

2 Aparecerá el panel de impresión y deberá seleccionar la impresora.

3 Seleccionar “Todo” para imprimir todas las páginas del registro.

4 Podrá configurar la impresora y establecer el número de copias a obtener.

5 Presionar el botón “Imprimir”.

Previamente visualizar un registro en el Visor de Imágenes.


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b. Imprimir Página Actual. Los pasos a seguir para imprimir la página actual de un registro desde el Visor de

Imágenes




3 Seleccionar “Selección” para imprimir la página actual en pantalla.





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c. Imprimir rango de páginas. Los pasos a seguir para imprimir un rango de páginas de un registro desde el Visor

de Imágenes




3 Seleccionar “Páginas” y digitar el rango de páginas del registro actual que se imprimirá.



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Esta opción permite exportar las imágenes del archivo actual o en pantalla a una ruta de almacenamiento definida por el usuario. Se puede seleccionar el rango de imágenes a exportar.

Se podrá exportar en los siguientes formatos: tif, bmp, jpg, gif, pcx, pdf.

a. Exportando archivos multipáginas desde el Visor de Imágenes. El sistema exportará todas las páginas del registro actual o un rango de ellas, a un archivo de múltiples páginas.

b. Exportando en múltiplos archivos desde el Visor de Imágenes. El sistema exportará todas las páginas del registro actual o un rango de ellas, a múltiples archivos de una sola página.

c. Exportando varios registros marcados desde el Visor de Datos El sistema exportará todos los registros marcados en el Visor de Datos, en el mismo formato original.

Exportación de Archivos 14


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a. Exportando archivos multipáginas desde el Visor de Imágenes. Los pasos a seguir para exportar un archivo multipágina de un registro desde el

Visor de Imágenes


1 Seleccionar la función “Exportar” del menú “Archivo” del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente.

2 Aparecerá el panel “Panel de Exportación”.

3 Presionar el botón de exploración para seleccionar la ruta de almacenamiento donde exportará el archivo. Aparecerá el siguiente panel:



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4 Seleccionar la ruta de almacenamiento y presionar “Aceptar”.

5 Digitar el nombre del Archivo con el cual se exportará.

6 Seleccionar si exportará con formato de imagen “Tiff Multipágina” o formato de Acrobat “PDF Multipágina”.

7 Digitar “Desde” y “hasta” para determinar el rango de páginas a exportar. Si exportará todo el registro, no necesitará modificar el rango ya que el sistema, por default, visualizará el número total de páginas.


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8 Presionar el botón “Exportar”. Se exportará el archivo en la ruta seleccionada con el formato seleccionado. Para abrir dicho archivo deberá disponer de su respectiva aplicación.

b. Exportando múltiplos archivos desde el Visor de Imágenes. Los pasos a seguir para exportar en múltiples archivos de un registro desde el Visor

de Imágenes


1 Seleccionar la función “Exportar” del menú “Archivo” del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente.

2 Aparecerá el panel “Configurar Exportación”.



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3 Presionar el botón de exploración para seleccionar la ruta de almacenamiento donde exportará el archivo. Aparecerá el siguiente panel:

4 Seleccionar la ruta de almacenamiento y presionar “Aceptar”.

5 Digitar el nombre del Archivo con el cual se exportará.

6 Presionar la pestaña que indica “Múltiples Archivos”.


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7 Seleccionar el formato de imagen o de Acrobat a exportar.

8 Digite “Desde” y “hasta” para determinar el rango de páginas a exportar. Si exportará todo el registro, no necesitará modificar el rango ya que el sistema, por default, visualizará el número total de páginas.

9 Presionar el botón “Exportar”. Se exportará el archivo en la ruta seleccionada con el formato seleccionado. Para abrir dicho archivo deberá disponer de su respectiva aplicación.


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Se exportará cada página como un archivo. Si exporta varias páginas, el nombre de los archivos exportados será el mismo pero agregará “-page-x”, siendo “x” un número secuencial.

c. Exportando varios registros marcados desde el Visor de Datos

1.Marcar los registros que desea exportar

2.Seleccionar el icono de “exportar marcados” de la barra de herramientas del Visor de datos.


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3.Presione el botón “Examinar”, y seleccionar la ruta donde serán guardados los registros a exportar.

4.Para determinar el nombre de los registros que serán exportados existen dos opciones:

En el “Campo de exportación” se puede seleccionar cualquier campo de la tabla, donde los registros que vas a ser exportados tomaran el nombre de los datos ingresados en dicho campo. En el campo “Prefijo” se ingresa un numero o carácter con el cual empezara el nombre de los registros a exportar En el campo “numero secuencial desde” se ingresa el numero desde el cual iniciara la exportación de forma secuencial.

5.Presionar exportar.


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El DSM permite enviar los archivos activos por e-mail, siempre y cuando el sistema se encuentre configurado con el servidor de correo del Usuario. Se conecta directamente al Outlook Express adjuntando el archivo que se enviará por e-mail; el usuario seguirá los procedimientos propios para la transmisión y envío del mensaje con el archivo adjunto. Se puede seleccionar una o varias páginas y adjuntar al correo para su envío.

Envío por e-mail 15


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Envío por e-mail.

Los pasos a seguir para enviar por e-mail un registro desde el Visor de Imágenes

,

son los siguientes:

1 Seleccionar la función “E-mail” del menú “Archivo” del visor de imágenes, o presionar el icono correspondiente.

2 Aparecerá el panel “Envío de Imagen Adjunta”.



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3 Seleccionar un rango de páginas o todas ellas, de la siguiente manera:

Para exportar todas las páginas del registro, presionar “Todo”. Continuar

al paso 5.

Para exportar un rango de páginas, presionar “Selección”.

4 Si seleccionó un rango de páginas, deberá digitar “Desde” y “Hasta”.

5 Digitar un nombre para el archivo adjunto.


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6 Presionar el botón “Aceptar”.

7 Inmediatamente se abrirá el Servicio de Correo con el archivo adjunto. Podrá modificar el asunto, seleccionar o digitar el destinatario, etc. y continuar con los procedimientos propios de la aplicación.

El formato del archivo de imagen adjunto será .tif

El DSM permite realizar en forma masiva, procesos de Tratamiento de Imagen como Enderezar Páginas, Remover Bordes, Quitar Impurezas, y de Rotación en +90º, 180º y -90º, en varios o todos los registros contenidos dentro de un gabinete, para lo cual se requiere previamente seleccionarlos o marcarlos antes de ejecutar el proceso.

Tratamiento de Imágenes en Batch 16


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Proceso de Tratamiento de Imágenes en Batch. Los pasos a seguir para realizar un proceso de Tratamiento de Imágenes en Batch, son los siguientes:

1 Seleccionar una Vista de Datos

.

2 Marcar los registros

en los cuales realizará el proceso en batch.

Realizar cualquiera de los tipos de tipos de consulta descritos en el Capítulo 9.


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Podrá marcar todos los registros:

Podrá marcar registros seleccionados:

3 Abrir el Visor de Imágenes desde cualquiera de los registros de la vista de datos, seleccionando la función “Visor de Imágenes” en el menú “Ver” o presionar el icono respectivo.

4 Seleccionar la función “Tratamiento de Imagen en Batch” del menú “Edición” y “Configurar Proceso” o presionar el icono correspondiente.

5 Aparecerá el panel “Configuración Proceso Batch””.

Consulte los puntos c) al f) del Capítulo 3 “Registros” para marcar/desmarcar registros.


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6 Marcar la opción “Registros Seleccionados”.

7 Marcar una o más de las opciones de Rotación, Tratamiento de Imagen y

Tratamiento

.

8 Presionar el botón “Procesar”.

9 Aparecerá una barra de estado que indica el avance de cada proceso para cada registro mientras realiza cada una de las opciones marcadas en el panel de configuración.

La descripción de estas opciones se encuentran detalladas en el punto del Capítulo 9.


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10 Una vez que culmina con todos y cada uno de los procesos, los cambios son guardados en cada registro.

Podrá cancelar la operación presionando el botón “Cancelar”.


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El DSM permite mover o trasladar registros desde un gabinete o sub-gabinete a otro gabinete o sub-gabinete dentro de la misma librería. Este proceso servirá de gran utilidad cuando se requiera mover registros entre gabinetes para una mejor administración.

Mover Registros.

Mover Registros 17


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Los pasos a seguir para mover registros de un gabinete a otro dentro de una misma librería, son los siguientes:

1 Seleccionar una Vista de Datos

.

2 Marcar los registros

que serán movidos a otro gabinete.

Podrá marcar todos los registros:

Podrá marcar registros seleccionados:

Realizar cualquiera de los tipos de tipos de consulta descritos en el Capítulo 1.

Consulte los puntos c) al f) del Capítulo 3 “Registros” para marcar/desmarcar registros.


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3 Seleccionar la función “Mover Registros Seleccionados” del menú “Archivo” del visor de datos o presionar el icono correspondiente.

4 Aparecerá el panel “Mover Registros Seleccionados”.

5 Seleccionar el gabinete o sub-gabinete al cual serán movidos (trasladados) los registros marcados o seleccionados.

Hasta este instante, podrá cancelar la operación presionando el botón

“Cancelar”.


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6 Presionar el botón “Mover”.

Una vez presionado el botón “Mover”, no hay opción a cancelar la

operación.

Si no ha seleccionado o marcado ningún registro, aparecerá el

mensaje de error:

7 Aparecerá Mensaje:


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Proceso automático de reconocimiento de caracteres en todo el contenido del documento (imagen). El sistema automáticamente correrá un full OCR de la primera página o imagen de cada registro o el registro completo. La información generada la almacenará en un archivo TXT.

a. Reconocimiento Full OCR al registro actual. Permite realizar un proceso de reconocimiento Full OCR a todas las páginas del registro actual (en pantalla) a un archivo en formato TXT.

b. Reconocimiento OCR parcial usando plantillas.

Permite realizar un proceso de reconocimiento OCR a la página o imagen en pantalla a un archivo en formato TXT.

Proceso de Reconocimiento Full OCR 18


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a. Reconocimiento Full OCR al registro actual. Los pasos a seguir para realizar un reconocimiento Full OCR, son los siguientes:

1 Seleccionar y visualizar el registro a consultar.

2 Presionar el icono “OCR” que se encuentra en la barra de herramientas del visor de imágenes.

3 Aparecerá el panel “Proceso OCR (Optical Carácter Recognized)”.


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4 Marcar la opción “Reconocimiento Total de un Registro”.

5 Presionar el botón “Aceptar”.

6 Aparecerá el panel “Full OCR” y presionar el botón “Procesar OCR”.

Durante el proceso no debe cancelar la operación o cerrar el panel.

7 Empezará a realizar el proceso de reconocimiento OCR.


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8 Terminado el proceso, mostrará un mensaje del sistema. Presionar “Aceptar”.

9 Aparecerá un nuevo mensaje de confirmación:

Para almacenar el proceso de reconocimiento, presionar “SI”.

Si no desea almacenar la información, presionar “NO”. Continuar al

siguiente paso 10.

Una vez que presiona SI, el sistema guarda automáticamente un archivo TXT en la base de datos en un campo “blob”. Aparece mensaje y presionar el botón “Aceptar”. Saltar al paso 12.


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10 Regresa al panel “Full OCR” y podrá realizar diferentes funciones como: desplazarse para leer el contenido usando los cursores del teclado, modificarlo o copiar una selección dentro de otra aplicación.

11 Podrá salir del panel presionando el botón “Cerrar”.

12 Regresará al Visor de Imágenes.

b. Reconocimiento OCR parcial usando plantillas. Los pasos a seguir para realizar un reconocimiento OCR parcial, son los siguientes:

1 Seleccionar y visualizar el registro a consultar.

2 Presionar el icono “OCR” que se encuentra en la barra de herramientas del visor de imágenes.


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3 Aparecerá el panel “Proceso OCR (Optical Carácter Recognized)”.

4 Marcar la opción “Reconocimiento Parcial” y presionar el botón “Aceptar”.

5 Aparecerá el panel “OCR”.

6 Seleccionar y arrastrar con el Mouse la zona que demarcará la Plantilla.


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7 Presionar el botón “Procesar”. Empezará a realizar el proceso de reconocimiento OCR.

Durante el proceso no debe cancelar la operación o cerrar el panel.

8 Aparecerá el texto procesado con OCR sobre el lado derecho del panel.


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9 Si desea podrá añadir más plantillas al proceso de reconocimiento desde cualquier página del registro, para lo cual podrá digitar una página específica o desplazarse entre páginas, utilizando los cursores junto a la barra de desplazamiento. Caso contrario saltar al paso 12.

10 Con la página seleccionada en pantalla, repetir nuevamente los pasos 6 al 8.

11 Los nuevos textos reconocidos serán añadidos a continuación sobre el lado derecho del panel.


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12 Podrá realizar diferentes funciones como: desplazarse para leer el contenido usando los cursores del teclado, modificarlo o copiar una selección dentro de otra aplicación.

13 Podrá salir del panel presionando el botón “Escape” o la “” que se

encuentra en el Formulario.

14 Regresará al Visor de Imágenes.

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