De oplossing eFacturering van Document Dialog kent twee vertrekpunten, namelijk digitale factuurverwerking en elektronische factuurverwerking.

Digitale factuurverwerkingDigitale factuurverwerking bestaat uit het ontvangen van facturen, openen, scannen, herkennen, valideren, aanleveren,

goedkeuren en archiveren. Eventueel in combinatie met inkooporders. Deze kunnen op eenvoudige wijze gecombineerd

worden met alle efficiëntie- en kwaliteitscontroles van dien. Voor klanten met meerdere locaties kan gedacht worden aan

een gecentraliseerde verwerking. De kracht van de oplossing voor digitale factuurverwerking van Document Dialog zit

naast de procesgedreven visie van Document Dialog vooral in de beheeraspecten van deze oplossing en het streven naar

een continu verbeterproces. Digitale factuurverwerking kan in een fasering uiteindelijk ook evolueren naar elektronische

factuurverwerking. Document Dialog helpt u bij het maken van de juiste keuzes en het bepalen van een realistisch tijdspad.

Elektronische factuurverwerkingDe gehele factuurverwerking wordt gefaseerd omgezet naar een elektronische verwerking van zowel de inkomende

factuurstroom als de uitgaande factuurstroom waarbij de wensen van de opdrachtgever en een sterke betrokkenheid van de

medewerkers van de opdrachtgever met de nieuwe werkprocessen centraal staan. Document Dialog helpt u bij het definiëren

van de uiteindelijke oplossing, de implementatie en het beheer.

De oplossing eFacturering wordt gebruikt voor de verwerking van facturen, zowel inkomend als uitgaand en digitaal als

elektronisch. Het doel is om een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem op te leveren dat effectief communiceert

met zowel interne budgethouders als externe klanten en business partners. De uitgangspunten zijn het besparen op

het aantal handelingen, het vergroten van het inzicht en het verkrijgen van duidelijkheid over de status van facturen.

Uiteindelijk zal het proces sneller uitgevoerd moeten worden waarbij de informatie direct na ontvangst gewaarborgd

wordt voor de organisatie en de verwerkingskosten (en eventueel portokosten) sterk teruggebracht kunnen worden.

Voordelen van eFacturering:n Minder foutgevoelige verwerkingn Snellere procesafhandelingn Snellere afhandeling van vragenn Snellere interne accordering van facturenn Groeiscenario mogelijk: van digitaal naar elektronisch facturerenn Profiteren van betalingskortingenn Voldoen aan internationale wet- en regelgevingn Besparing van het milieu

eFactureringeFacturering

Fase 1: ‘Analyze’Document Dialog start met een analyse van de huidige factuurstromen bij de opdrachtgever.

Zowel de inkomende als de uitgaande facturen worden geïnventariseerd maar ook bijvoorbeeld

het aantal leveranciers of klanten. Document Dialog levert informatie voor interne

terugverdienberekeningen maar kan dit ook zelf voor haar opdrachtgevers verzorgen. Tijdens

de analyse wordt onderzocht welke fase van optimalisatie de opdrachtgever zelf al heeft bereikt.

Scant deze de facturen aan de inkomende kant zelf al? Wordt voor de verwerking van data gebruik gemaakt van goedkope

maar foutgevoelige offshore-oplossingen? Zijn er al softwaretools in gebruik voor een automatische herkenning van de

facturen die niet goed of niet volledig ingezet worden? Gebruikt de opdrachtgever al oplossingen of third parties voor het

verzenden van uitgaande facturen? Allemaal vragen die uiteindelijk voor Document Dialog belangrijke informatie vormen om

tot een goed voorstel te komen voor een procesgedreven, kostenbesparende en kwaliteitsverhogende oplossing. Belangrijke

succesfactor hierbij is dat Document Dialog en de opdrachtgever samen een uitgebreide analyse van de behoeften doen.

Qua proces maar zeker ook qua infrastructuur en capaciteit van medewerkers. In deze fase kan gebruik gemaakt worden van

reeds beschikbare informatie bij de opdrachtgever maar kan ook een beroep gedaan worden op Document Dialog voor een

‘quick scan’ of vooronderzoek.

“Document Dialog adviseert om zoveel mogelijk uit te gaan van haar gefaseerde aanpak”

Fase 2: ‘Design’Na de analyse stelt Document Dialog een Solutions Team samen om tot een specifieke oplossing

te komen. Deze specifieke oplossing wordt voorgelegd aan de opdrachtgever en wordt in overleg

met de opdrachtgever goedgekeurd of bijgesteld. Vaak wordt hierbij een afbakening van de omvang

afgesproken. Zo kan gestart worden met een verdere optimalisatie van de huidige, inkomende

factuurstroom waarbij in eerste instantie een nagenoeg volautomatische verwerking wordt ingericht

waarbij uiteindelijk de financiële data separaat van het digitale beeld van de factuur aangeleverd

wordt. Uitgangspunt en uiteindelijke doelstelling is dat de opdrachtgever de factuurinformatie niet meer handmatig

hoeft te verwerken. Hier gaat Document Dialog uit van het digitaliseren van de facturen (papier, fax, e-mail) en van een

directe koppeling met een goedkeuringsproces. De data wordt zoveel mogelijk automatisch verwerkt en kan rechtstreeks

geïmporteerd worden in het ERP-systeem waar de opdrachtgever gebruik van maakt. Tenslotte wordt gekeken naar het

oplossingsmodel. Heeft de opdrachtgever voldoende kennis en capaciteit om deze oplossing in de eigen organisatie in te

richten of is uitbesteding aan een door Document Dialog geselecteerde partner toch effectiever?

Onderscheidend vermogen van Document Dialog komt met name naar voren in haar focus op het beheeraspect.

Niet het implementeren van de oplossing en het trainen van medewerkers zorgen voor een optimaal resultaat maar het

continu analyseren en optimaliseren van de verwerking leidt uiteindelijk tot een maximaal rendement.

Fase 3: ‘Agree’Tijdens de fase ‘Agree’ wordt met name afgestemd of de oplossing van Document Dialog voldoet

aan de eisen en wensen die de opdrachtgever heeft geschetst en zijn er diverse mogelijkheden om

de eigen, interne organisatie van de opdrachtgever voor te bereiden op een veranderingstraject.

Door middel van een Proof of Concept of diverse ‘use cases’ wordt samen toegewerkt naar

acceptatie van de uiteindelijke oplossing van Document Dialog. Vervolgens wordt dit vastgelegd

in een commercieel voorstel richting de opdrachtgever en wordt dit aan de opdrachtgever gepresenteerd. In deze fase wordt

uiteindelijk overeenstemming bereikt op zowel technisch, functioneel als op commercieel vlak en worden de voorbereidingen

voor de implementatie besproken. Er wordt een projectverantwoordelijke benoemd die het centrale aanspreekpunt is tijdens

de implementatie van de oplossing. Ook worden in deze fase contracten en servicelevelafspraken opgesteld en wordt het

voorlopige tijdspad omgezet in een definitieve planning. Uiteindelijk wordt een start gemaakt met de implementatie.

Fase 4: ‘Execute’Na het bereiken van overeenstemming start de implementatie. De projectverantwoordelijke is in deze

fase belangrijk als bruggenbouwer tussen de betrokken medewerkers van de opdrachtgever en de

medewerkers van Document Dialog. In deze fase wordt de uiteindelijke oplossing geïmplementeerd,

worden medewerkers getraind, worden servicelevels definitief opgesteld en wordt tenslotte de

oplossing opgeleverd. Vervolgens vindt er nog aftersales plaats door (vooraf bepaalde) frequente

voortgangsgesprekken en wordt de afdeling Support het eerste aanspreekpunt voor alle technische

vragen. De projectverantwoordelijke sluit het project af en draagt de verantwoordelijkheid als primair aanspreekpunt weer

over aan de accountverantwoordelijke binnen Document Dialog.

Document Dialog is aangesloten bij Platform ELFA, het platform voor promotie van elektronisch factureren binnen Nederland.

E L E K T R O N I S C H F A C T U R E R E N

Document Dialog B.V.Kosterijland 14c | 3981 AJ BunnikThe Netherlands

T +31 30 656 61 40 | F +31 30 656 61 41www.documentdialog.com

Document Dialog N.V./S.A.Ambachtenlaan 21/10 | B-3001 HeverleeBelgium

T +32 16 38 69 10 | F +32 16 40 14 82www.documentdialog.com

Document Dialog GmbHSunderweg 3 | 33649 BielefeldGermany

T +49 521 41777-0 | F +49 521 41777-29www.documentdialog.com

Customer Experience en Document Dialog

In een wereld waar merkentrouw steeds minder voorkomt, wordt Customer Experience steeds

belangrijker. Niet het product of dienst zelf bepaalt of klanten loyaal blijven aan uw organisatie.

Steeds vaker wordt deze klantloyaliteit in sterke mate beïnvloed door de wijze waarop de klant

naast uw product of dienst ook uw organisatie beoordeelt op zaken als responsesnelheid en de

wijze waarop uw organisatie met haar klanten communiceert. Snelheid, flexibiliteit en keuzevrijheid

zijn belangrijke drijfveren geworden. Document Dialog helpt organisaties hun Customer Experience

te verbeteren door maximaal rendement te halen uit inputmanagement, documentmanagement en

outputmanagement.

Onderneming

Klant | Partner