Document de travail Dossier dinformation sur le projet dévolution de lapplication OCEAN-LISA 30 mai...
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Document de travailDocument de travail
Dossier d’information sur le projet d’évolution de l’application OCEAN-LISA
30 mai 2012
Lisa - Présentation CCE2 Document de travail
Sommaire du document
1. Périmètre du projet
2. Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA
3. Présentation des incidences pour les agents
4. Déploiement et accompagnement
Lisa - Présentation CCE3 Document de travail
Les obligations de Pôle emploien matière de gestion de risques et de sécurité
au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité :
• Le code du travail prévoit à l’article R5312-20 que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place d’un dispositif de contrôle interne soumis à l’appréciation des commissaires aux comptes,
• Les conventions avec l’Unédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à l’Unédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans d’actions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif d’auto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne »,
• La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de l’Etat et de l’Unédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux d’organisation de contrôle interne, prenant en compte l’analyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, l’environnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à l’efficacité du dispositif de contrôle interne »,
• Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il s’est doté d’un dispositif de sécurité des personnes et des biens, d’une part en sa qualité d’Etablissement Recevant du Public (ERP), d’autre part dans le cadre de l’obligation de tenir un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).
au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité :
• Le code du travail prévoit à l’article R5312-20 que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place d’un dispositif de contrôle interne soumis à l’appréciation des commissaires aux comptes,
• Les conventions avec l’Unédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à l’Unédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans d’actions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif d’auto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne »,
• La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de l’Etat et de l’Unédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux d’organisation de contrôle interne, prenant en compte l’analyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, l’environnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à l’efficacité du dispositif de contrôle interne »,
• Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il s’est doté d’un dispositif de sécurité des personnes et des biens, d’une part en sa qualité d’Etablissement Recevant du Public (ERP), d’autre part dans le cadre de l’obligation de tenir un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).
Rappel des obligations
Et au-delà … Par ailleurs, Pôle emploi soucieux d’améliorer la qualité des services rendus aux demandeurs d’emploi et aux employeurs, s’assure que les dysfonctionnements constatés font l’objet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées d’améliorations.
Par ailleurs, Pôle emploi soucieux d’améliorer la qualité des services rendus aux demandeurs d’emploi et aux employeurs, s’assure que les dysfonctionnements constatés font l’objet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées d’améliorations.
Lisa - Présentation CCE4 Document de travail
Les outils mis en œuvre à Pôle emploipour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration
Gestion des risques
Evaluation des moyens de maîtrise
Gestion des contrôles
Aujourd’hui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE).
La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires.
Un certain nombre d’activités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques.
L’exploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting.
L’application OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système d’information Océan, ce qui permettra :
pour les utilisateurs, d’améliorer l’ergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes,
pour les managers, de faciliter la consolidation et l’exploitation des résultats,
pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils.
Gestion des risques
Evaluation des moyens de maîtrise
Gestion des contrôles
Aujourd’hui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE).
La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires.
Un certain nombre d’activités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques.
L’exploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting.
L’application OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système d’information Océan, ce qui permettra :
pour les utilisateurs, d’améliorer l’ergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes,
pour les managers, de faciliter la consolidation et l’exploitation des résultats,
pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils.
Les outils de gestion
Les activités QMR Gestion de la qualité
Gestion de la sécurité des personnes et des biens
Gestion des plans d’amélioration / action
Gestion de la qualité
Gestion de la sécurité des personnes et des biens
Gestion des plans d’amélioration / action
Lisa - Présentation CCE5 Document de travail
Loi Informatique et LibertéDonnées à caractère personnel
• Conformément à la loi Informatique et Liberté et aux obligations qui en découlent concernant les données à caractère personnel, la déclaration concernant OCEAN et enregistrée auprès du Correspondant Informatique et Liberté de Pôle emploi, a fait l’objet d’une mise à jour.
• La nature des données enregistrées et les délais de conservation dans l’application OCEAN-LISA demeurent inchangés par rapport à la version actuelle d’OCEAN.
Lisa - Présentation CCE6 Document de travail
Sommaire du document
1. Périmètre du projet
2. Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA
3. Présentation des incidences pour les agents
4. Déploiement et accompagnement
Lisa - Présentation CCE7 Document de travail
Les objectifs de l’application OCEAN-LISA
L’application OCEAN-LISA, Logiciel Intégré de Suivi et d’Amélioration permettra :
l’enregistrement,
l’évaluation,
la consolidation,
l’exploitation :
• des risques,
• des contrôles a postériori,
• des informations liés à la gestion de la qualité,
• des signalements, incidents,
• des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens,
• des améliorations / actions.
L’application OCEAN-LISA, Logiciel Intégré de Suivi et d’Amélioration permettra :
l’enregistrement,
l’évaluation,
la consolidation,
l’exploitation :
• des risques,
• des contrôles a postériori,
• des informations liés à la gestion de la qualité,
• des signalements, incidents,
• des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens,
• des améliorations / actions.
Finalités
L’évolution d’OCEAN répond à l’objectif de mettre en œuvre un système de management intégré visant la maîtrise globale des risques liés à l’activité et partagé par les différents métiers de la DGA QMR et l’ensemble du réseau Pôle emploi
Lisa - Présentation CCE8 Document de travail
Fonctionnalités OCEAN / LISA
L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration
Outils métiers
Evaluation des moyens de maîtrise
Gestion de la sécuritéPersonnes & Biens
Gestion des sitestémoins
Gestion desrisques
Gestion de laqualité
Gestion des référentiels
Sites géographiquesProcessus et activités
Entités organisationnelles
Gestion descontrôles
Outils de pilotage
Autres axes d’analyse(DDP, projet stratégique, …)
Gestion des plans d’amélioration / action
Reporting
Administration
Portail
Edition des référentiels
Edition des tableauxde bord et rapports
Requêteur(Web Report Studio)
AccèsLisa
AccèsLisa
Accès Portail
Lisa
Accès Portail
Lisa
Lisa - Présentation CCE9 Document de travail
Ergonomie générale
L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration
Un accès à deux niveaux
Pour tous, un portail web avec :
• des informations métiers et référentiels
• des accès aux rapports
• des tableaux de bord
Pour les utilisateurs habilités, une page d’accueil permettant :
• de prendre connaissance des tâches à réaliser
• d’accéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan d’améliorations, plan de contrôle, etc...)
Pour tous, un portail web avec :
• des informations métiers et référentiels
• des accès aux rapports
• des tableaux de bord
Pour les utilisateurs habilités, une page d’accueil permettant :
• de prendre connaissance des tâches à réaliser
• d’accéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan d’améliorations, plan de contrôle, etc...)
Lisa - Présentation CCE10 Document de travail
Les utilisateurs OCEAN-LISA
L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration
équipes QMRéquipes QMR
contrôleurscontrôleurs
auditeurs et correspondants qualité
auditeurs et correspondants qualité
correspondants sécuritécorrespondants sécurité
Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting
Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting
Module de gestion des contrôles (ex Océan) Module de gestion des contrôles (ex Océan)
Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR)
Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR)
Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions
Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions
Lisa - Présentation CCE11 Document de travail
Sommaire du document
1. Périmètre du projet
2. Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA
3. Présentation des incidences pour les agents
4. Déploiement et accompagnement
Lisa - Présentation CCE12 Document de travail
L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs
• le déploiement d’OCEAN-LISA concerne environ 5 000 agents :– les équipes QMR– les contrôleurs– les responsables régionaux de sécurité– les correspondants locaux de sécurité– les relais qualité
Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification
des actes métier
Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification
des actes métier
Un allègement des charges de reporting, l’outil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes,
Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition d’outils d’aide à l’analyse, de restitutions automatisées, de bases communes,
Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions
Un allègement des charges de reporting, l’outil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes,
Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition d’outils d’aide à l’analyse, de restitutions automatisées, de bases communes,
Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions
Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies
Une facilitation de l’utilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de l’ancienne version d’OCEAN
Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables
Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies
Une facilitation de l’utilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de l’ancienne version d’OCEAN
Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables
Pour les contrôleurs, une utilisation facilitéePour les contrôleurs, une utilisation facilitée
Lisa - Présentation CCE13 Document de travail
L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs
Pour les correspondants
locaux de sécurité
Pour les correspondants
locaux de sécurité
Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité)
Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité)
Pour les responsables régionaux de sécuritéPour les responsables régionaux de sécurité
Fiabilisation et sécurisation des démarches d’élaboration des documents uniques et de suivi des incidents
Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité
Fiabilisation et sécurisation des démarches d’élaboration des documents uniques et de suivi des incidents
Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité
Pour lesrelais qualité
Pour lesrelais qualité
Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans d’amélioration)
Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans d’amélioration)
Lisa - Présentation CCE14 Document de travail
Sommaire du document
1. Périmètre du projet
2. Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA
3. Présentation des incidences pour les agents
4. Déploiement et accompagnement
Lisa - Présentation CCE15 Document de travail
Base d’entrainement
Guides de prise en main rapide (plaquette A4)
Manuel expert
Base d’entrainement
Guides de prise en main rapide (plaquette A4)
Manuel expert
Support de démultiplication
L’application OCEAN-LISA Démultiplication auprès des utilisateurs
équipes QMRéquipes QMR
contrôleurscontrôleurs
correspondants qualitécorrespondants qualité
correspondants sécuritécorrespondants sécurité
Didacticiel
Base d’entrainement
Guide de prise en main rapide (plaquette A4)
Didacticiel
Base d’entrainement
Guide de prise en main rapide (plaquette A4)
Didacticiel
Base d’entrainement
Guide de prise en main rapide (plaquette A4)
Didacticiel
Base d’entrainement
Guide de prise en main rapide (plaquette A4)
Base d’entrainement
Guides de prise en main rapide
Base d’entrainement
Guides de prise en main rapide
Pour chaque public, des supports d’appropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre d’animer des séances d’information auprès des utilisateurs.
Pour chaque public, des supports d’appropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre d’animer des séances d’information auprès des utilisateurs.
Lisa - Présentation CCE16 Document de travail
Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Dec Jan Fev Mars Avril Mai Avril
2012 2013
Le nouveau système d’information OCEAN / LISA Calendrier
• Maîtrise des risques et Contrôle interne
• Qualité
• Maîtrise des risques et Contrôle interne
• Qualité
Utilisation par les DR pilotesDémultiplication
DR pilotes
Appropriation autres DR
Démultiplication autres DR
Appropriation DGA QMR
et DR pilotesUtilisation par toutes les DR
Généralisation
Sécurité PB• Gestion des
Incidents• Document
unique
Sécurité PB• Gestion des
Incidents• Document
unique
Utilisation par
toutes les DRDémultiplication autres DR
Utilisation par les DR pilotesAppropriation DR pilotes
AppropriationDGA QMR
Généralisation
Appropriationautres DR
REX +GONOGO
DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin
Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine
DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin
Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine
Présentation CCE