Document and Filling System (eDAFS)

Document and Filling System( eDAFS) User Manual

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT NEGERI, 2012

Document and Filling System

(eDAFS)

USER MANUAL



User Manual Sistem eDAFS

Terdapat 3 user iaitu

1. Admin

2. Pengguna Biasa (Pegawai)

3. Pendaftar (Pentadbir Surat)



User Manual Penggunaan Sistem eDAFS

1. Pendaftar (Pentadbir Surat)

Login

Login id :

Password id :

Rajah 1

Paparan pertama setelah login berjaya

Rajah 2



TAMBAH KATEGORI

Sebelum menambah fail baru, pengguna dikehendaki menambah kategori dan subkategori

terlebih dahulu bagi memastikan fail yang akan ditambah berada dibawah kategori masing-

masing.

Contoh fail yang akan ditambah :-

o UPMN.TR 02/03/13

o 02 = KOD KATEGORI (PEMBANGUNAN)

o 03 = KOD SUBKATEGORI (SISTEM)

o 13 = NO FAIL

Untuk Tambah Kategori, klik pada menu Tambah Baru , pengguna dapat melihat 3 sub menu

iaitu :-

o Senarai Kategori/Sub,

o Tambah Kategori/Sub, dan

o Tambah Fail

Klik pada sub menu Tambah Kategori/Sub untuk proses tambah kategori.

Rajah 3



Setelah klik, pengguna akan melihat paparan seperti Rajah 4 dibawah

Rajah 4

Pilih Jenis : Kategori

Rajah 5

Setelah pilih kategori, paparan seperti rajah 6 akan terpapar

Rajah 6



Masukkan nama ketegori fail pada ruang Kategori dan kod kategori pada ruang Kod Kategori

o Contoh no fail adalah UPMN.TR 02/03/13

o 02 = KOD KATEGORI (PEMBANGUNAN)

o 03 = subkategori (sistem)

o 13 = no fail

02 adalah kod bagi kategori pembangunan, pengguna mestilah memasukan kod tersebut .

Rajah 7

o Klik butang simpan data. Kategori yang berjaya ditambah akan menerima mesej seperti

Rajah 8

Rajah 8



TAMBAH SUBKATEGORI

Tambah Subkategori :- klik pada menu Tambah Baru , pengguna dapat melihat 3 sub menu

iaitu

o Senarai Kategori/Sub,

o Tambah Kategori/Sub, dan

o Tambah Fail

Klik pada sub menu Tambah Kategori/Sub, untuk proses tambah subkategori

Rajah 9

Setelah klik, pengguna akan melihat paparan seperti Rajah 10 dibawah

Rajah10

Pilih Jenis : Subategori

Setelah pilih Subategori, paparan seperti rajah 10 akan terpapar



Rajah 11

Pilih Kategori Utama iaitu kategori yang telah pengguna masukkan pada proses tambah

kategori. Setelah memilih kategori, masukkan Nama Subkategori dan Kod Subkategori .

Masukkan nama subkategori fail pada ruang subkategori dan kod subkategori pada ruang Kod

Kategori

o Contoh no fail adalah UPMN.TR 02/03/13

o 02 = kod kategori (pembangunan)

o 03 = KOD SUBKATEGORI (SISTEM)

o 13 = no fail

03 adalah kod bagi subkategori yang mewakili fail sistem, jadi pengguna mestilah memasukan

kod tersebut .



Rajah 12

Klik butang simpan data. Subkategori yang berjaya ditambah akan menerima mesej seperti

Rajah 13

Rajah 13

Setelah berjaya menambah kategori dan subkategori, pengguna dapat melihat folder kategori

dan subkategori tersebut pada sebelah kiri paparan sistem edafs dibawah menu efilling seperti

rajah 14



Rajah 14



TAMBAH FAIL

Untuk menambah fail baru, klik pada menu Tambah Baru dan pilih Tambah Fail pada sebelah

kiri sistem edafs seperti Rajah 15

Rajah 15. Tambah Fail Baru

Setelah klik pada sub menu Tambah Fail, paparan seperti rajah 16 akan terpapar

Rajah 16



Pilih kategori dan subkategori bagi fail yang ingin di tambah

Rajah 17

Klik butang seterusnya

Pada rajah 18 , pengguna dapat melihat

kategori dan subkategori yang telah dipillih,

jabatan pengguna,

no fail yang bakal di generate merangkumi kod jabatan dan kod kategori yang

automatik tertera mengikut kategori yang sudah dimasukkan tadi.

no fail

jilid

sub jillid

tajuk

catatan

peringkat pengguna

status

tarikh fail wujud

Butang Seterusnya

Pilih Kategori dan

Subkategori



Paparan selepas pengguna tekan butan seterusnya adalah seperti Rajah 18.

Rajah 18

Rajah 19

Kategori dan

subkategori yang

dipilih

dipilih

Kod UPMN.TR, kod kategori

dan subkategori yang dipilih akan

terpapar secara automatik

Sila masukkan no

fail yang berkaitan,

jika tiada, biarkan

nilai ‘0’

Sila pilih mengikut

kesusaian jabatan.



o Sila pastikan semua ruangan diisi

o Jika fail tiada jilid, di ruangan JLD tidak perlu di isi (biarkan kosong)

o Rajah 20 adalah contoh butiran fail yang dimasukkan

Rajah 20

o Setelah selesai, klik pada butang simpan dan fail yang berjaya ditambah akan menerima

mesej seperti pada Rajah 21

Rajah 21

o Rajah 22 akan terpapar secara automatik



Rajah 22



CARIAN FAIL

Fail yang terdapat dalam sistem eDAFS boleh di cari melalui Menu Fail dan submenu Carian Fail

Klik pada sub menu carian dan pengguna dapat melihat paparan seperi Rajah 23

Rajah 23

Fail yang ingin dicari boleh dicari menggunakan no fail atau tajuk fail. Contoh

o No fail : UPMN.TR 02/03/13

o Tajuk : Sistem UPEN

Masukan kata kunci untuk proses carian seperti Rajah 24. Rajah 25 adalah senarai fail yang

berjaya dicari



Rajah 24

Rajah 25



LIHAT FAIL

Setelah membuat carian, paparan seperti Rajah 26 akan terpapar dan pengguna boleh melihat

butiran fail.

Rajah 26

Rajah 27

Setelah klik pada icon kanta, paparan seperti Rajah 28 akan terpapar.

Klik icon kanta untuk melihat

butiran fail



Rajah 28

KEMASKINI FAIL

Rajah 29

Setelah membuat carian fail, klik icon

kemaskini untuk melihat dan

seterusnya mengemaskini butiran fail



Rajah 30

HAPUS FAIL

Rajah 31

Setelah membuat carian fail, klik icon

untuk proses hapuskan rekod fail

daripada sistem



Rajah 32

SENARAI FAIL

o Pengguna juga boleh melihat keseluruhan fail pada sub menu Senarai Fail

Rajah 33

Klik pada Senarai Fail, dan keseluruhan

fail yang berdaftar akan terpapar



SURAT MASUK

Untuk proses surat masuk, pengguna dikehendaki mencari fail terlibat terlebih dahulu.

Rajah 34 Proses Carian Fail

Rajah 35 Carian Fail Berjaya

Klik icon kanta untuk melihat

butiran fail



Setelah ikon kanta diklik, pengguna dapat melihat 5 tab seperti di Rajah 36 yang terdiri daripada

Butiran Fail, Surat Masuk, Surat Keluar, Laporan dan Minit Fail

Rajah 36

Klik tab Surat Masuk untuk memulakan proses mendaftar surat baru masuk.

Rajah 37

Klik pada tab Surat Masuk

Ikon Tambah Surat Baru



Pada paparan surat masuk, terdapat icon Tambah Surat Masuk. Klik pada ikon tersebut untuk

mendaftar surat

Pengguna akan melihat paparan seperti Rajah 38

Rajah 38

Ruangan Perkara adalah wajib diisi.

Bil Dokumen adalah bilangan surat

dalam fail. Secara automatic, bilangan

akan menjadi satu tetapi pengguna

boleh mengubah nilai tersebut.

Perkara adalah mewakili

tajuk surat dan ruangan ini

wajib disi.



Rajah 39

Jika alamat tidak wujud, pengguna boleh mendaftar alamat baru dengan klik pada ruangan

Tambah Alamat

Rajah 40

Paparan seperti Rajah akan terpapar. Isi ruangan maklumat dan tekan butan save

Rajah 41

Taip nama singkatan. Contoh kata kunci :-‘ unit’

Jika rekod berkaitan kata kunci ‘unit’ wujud,

sistem akan memaparkan nama penuh bagi kata

kunci tersebut tersebut



Rajah 42 memaparkan butiran maklumat surat masuk yang siap diisi

Rajah 42

Rajah 43

Tekan butang

simpan.

Tekan butang

seterunsya.



Setelah berjaya mendaftar surat, satu mesej berjaya akan terpapar

Rajah 44

Mesej pengguna boleh memuat naik surat juga akan terpapar

Rajah 45

Pengguna dapat melihat paparan seperti Rajah 46 setelah pendaftaran surat berjaya. Proses

seterusnya adalah memuat naik dokumen seperti pdf/doc/images

Rajah 46



Rajah 47

Rajah 48

Klik butang browse dan cari surat yang hendak dimuat naik

Klik ikon muat naik untuk proses muat

naik surat yang telah diimbas atau

dalam bentuk doc. / pdf.



Rajah 49

Setelah pilih, proses muat naik berlaku secara automatic seperti di Rajah 50 . Jika fail tidak naik di

ruangan sepatutnya, reload page/refresh

Rajah 50

Tutup page/window setelah fail berjaya di muat naik dengan klik tanda pangkah

Rajah 51



Rajah 52

Pengguna dapat melihat paparan seperti Rajah 53

Rajah 53

Klik kanta untuk melihat surat

yang telah dimuat naik.

Surat yang dimuat naik mengikut nama tajuk

surat yang didaftarkan



Klik pada pautan untuk melihat surat

Rajah 54



MINIT SURAT MASUK

Rajah 55

Pengguna dapat melihat paparan seperti Rajah 56

Rajah 56

Klik kanta untuk melihat surat

yang telah dimuat naik.

Klik pada pautan ‘Pilih Pegawai Untuk Diminit’

untuk memilih pegawai.



Rajah 57

Rajah 58

Tanda pada pegawai yang akan mengambil

tindakan terhadapt surat berkenaan.

Tekan butang ‘Pilih Pegawai’

Pegawai’



Rajah 59

Nama pegawai yang dipilih akan terpapar pada ruangan ‘Pegawai Untuk Tindakan’

Taip minit kepada pegawai diruang Minit

Status : Dalam Tindakan

Pilih Stamp yang bersesuaian. Jika tiada, tidak perlu pilih

Tekan butang ‘Daftar Tindakan’

Nama yang dipilih akan terpapar

diruang ‘Pegawai Untuk

Tindakan’

Pegawai’

Taip minit kepada pegawai



Tindakan yang berjaya diihantar akan terpapar d iruangan minit surat di sebelah kanan sistem

bersama-sama surat yang telah dimuat naik seperti Rajah 59

Rajah 60



SURAT MASUK : TINDAKAN SELESAI

Pengguna akan menerima emel daripada pegawai yang memilih stamp ‘selesai’

Tugas pengguna adalah minit kepada pegawai atasan yang tindakan terhadap surat telah selesai

dan menukar status daripada ‘dalam tindakan’ kepada selesai.

Rajah 61

Document and Filling System (eDAFS)

Documents

Transcript of Document and Filling System (eDAFS)