Documenetele de evidenta

41
1 Liceul .................Ploiesti Documentele – baza inregistrarilor in contabilitate si justificare a operatiilor efectuate de o intreprindere Lucrarea de absolvire a liceului Profesor coordonator, Profesor Elev, -2015-

description

Documentele – baza inregistrarilor in contabilitate si justificare a operatiilor efectuate de o intreprindere

Transcript of Documenetele de evidenta

  • 1

    Liceul .................Ploiesti

    Documentele baza inregistrarilor in

    contabilitate si justificare a

    operatiilor efectuate de o

    intreprindere

    Lucrarea de absolvire a liceului

    Profesor coordonator,

    Profesor

    Elev,

    -2015-

  • 2

    Cuprins:

    1. Documentele de evidenta contabila

    1.1. Definitie, importanta si structura documentelor

    1.2. Clasificarea documentelor de evidenta

    2. Documentele de evidenta intocmire, verificare, corectare, circuit, pastrare si

    arhivare

    2.1. Intocmirea

    2.2. Verificarea

    2.3.Corectarea

    2.4.Circuitul documentelor de evidenta

    2.5. Clasarea si pastrarea documentelor de evidenta

    2.6. Arhivarea documentelor de evidenta

    2.7. Completarea documentelor pentru principalele evenimente si tranzactii financiare si pe

    tipuri de intreprinderi

    3. Principalele documente privind activitatea contabila

    3.1. DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL

    3.2. DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL, vor fi reprezentate astfel:

    3.2.1. Documentele de evidenta a imobilizarilor

    3.2.2. Documentele de evidenta a stocurilor

    3.2.3. Documentele de evidenta a salariilor

    3.2.4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti (decontarile cu numerar)

    3.2.5. Documente privind decontarile fara numerar

    3.3. DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA

    3.4. BIBLIOGRAFIE

  • 3

    Capitolul 1

    Documentele de evidenta contabila

    Una din conditiile fundamentale pentru tinerea unei contabilitati corecte

    este documentarea operatiunilor, adica efectuarea inregistrarilor in contabilitate numai pe

    baza unor documente justificative. In acest fel, contabilitatea consemneaza o informatie pe

    care o putem considera ca fiind obiectiva, prin faptul ca este reflectata intr-un inscris

    verificabil si care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului

    contabil, creandu-se astfel si posibilitatea unui control suplimentar. Contabilul constata

    realitatea perimetrului contabil prin mijlocirea acestor documente, in lumina regulilor

    proprii, mai mult sau mai putin rigide si uneori contestabile, si dupa trecerea prin filtrul

    judecatii sale. Obligativitatea justificarii fiecarei inregistrari contabile cu documente este

    prevazuta in legea contabilitatii.

    Documentatia consta in faptul ca orice operatie economica sau financiara cu privire la

    existenta si miscarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi inregistrata in conturi trebuie

    consemnata intr-un document care atesta infaptuirea ei.

    2.1. Definitie, importanta si structura documentelor

    Documentele sunt acte scrise, intocmite pentru operatiile economice sau financiare, la

    locul si in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii, precum si

    pentru evenimente izvorate din necesitati organizatorice si administrative ale entitatii

  • 4

    economice (exemplu: acte necesare pentru angajarea si incadrarea personalului, contractile

    economice etc.).

    Documentele de evidenta sau documentele primare sunt numai acele documente care

    care au legatura directa sau indirecta cu inregistrarile contabile.

    Documentele de evidenta reflecta toate operatiile legate de existent si miscarea

    elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor si surselor economice antrenate in

    desfasurarea ciclului de exploatare din intreprinderi), relatiilor de drepturi si obligatii generate

    de aceste operatii, precum si rezultatele obtinute din activitatea desfasurata.

    Documentele de evidenta importanta

    In documentele de evidenta sunt consemnate datele si informatiile proprii circuitului

    economic al patrimoniului intreprinderii, servind:

    1. Ca baza pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

    Prin datele pe care le contin, ele fac dovada infaptuirii operatiilor economice si financiare.

    2. La intocmirea unor documente ce se inregistreaza in contabilitate (si documentele

    cumulative).

    Astfel, documentele de evidenta, contribuind la stabilirea unei legaturi organice intre

    ele si la evitarea de paralelism.

    3. La efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului,

    constituind mijlocul folosit in descoperirea unor nereguli in gestiunea acesteia (exemplu:

    lipsuri si retrageri de bunuri, efectuare de cheltuieli si plati fara baza legala etc).

    Totodata, prin intermediul lor se asigura respectarea disciplinei financiare si

    contractuale .

    4. Ca mijloc de proba in justitie pentru descoperirea adevarului.

  • 5

    Astfel, documentele de evidenta au si o importanta juridical prin caracterul lor de acte

    justificative.

    5. Nevoilor organizatorice si administrative care nu au nicio legatura cu inregistrarea

    in contabilitate .

    Structura documentelor

    - Comune

    - Specifice

    Elementele comune Elementele specifice

    - Denumirea documentului

    - Antetul

    - Data intocmirii documentului si efectuarea

    operatiilor economice respective

    - Continutul operatiei

    - Baza legala, daca este cazul

    - Unitatea de masura sau elementul in care se

    exprima operatia economica respectiva

    - Semnaturile persoanelor responsabile de

    intocmirea documentului

    - Stampila

    - Difera si se completeaza in

    functie de natura operatiei

    economice sau financiare

    Acestea au un character repetitive si general,

    fiind de regula tiparite (tipizate )

    Acestea sunt specific

    conditiilor concrete in care se

    produc operatii economice si

    financiare (in general

    netipizate)

  • 6

    2.2. Clasificarea documentelor de evidenta

    In activitatea unitatii patrimoniale sunt utilizate numeroase si variate documente de

    evidenta in raport cu operatiunile economice si/sau financiare pe care le consemneaza. In

    functie de trasaturile caracteristice ale operatiilor economice si financiare, documentele de

    evidenta se clasifica dupa mai multe criterii:

    1. Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in

    documente privind:

    a) Imobilizarile:

    - Corporale: proces verbal de predare-preluare;

    - Necorporale: proces verbal de receptie si punere in functiune;

    - Financiare: proces verbal de scoatere din functiune etc.

    b) Active circulante:

    - Materiale nota de receptie conetatore de diferente (bonul de consum, fisa limita de

    consum).

    c) Disponibilitati banesti: chitante, dispozitia de plata, incasare, proces verbal de plati

    d) Salariile si alte drepturi cuvenite angajatiilor: statul de salarii, Ordinul de deplasare,

    decontul de cheltuieli etc.

    e) Vanzarile: factura sau factura fiscala, dispozitia de livrare, aviz de insotire a marfii

    f) Corespondenta

    g) Arhiva

    2. Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc:

  • 7

    a) Documentele de dispozitie sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a

    efectua o operatie economica sau financiara, precum si indicatiile necesare executarii

    ei (exemplu: ordinul de plata, dispozitii de incasare sau dispozitii de plata);

    b) Documentele justificative sau de excutie sunt acele documente care cuprind date cu

    privire la executarea unei operatii economice. Spre deosebire de documentele de

    dispozitie, acestea stau la baza inregistrarii operatiilor in conturi (exemplu: factura,

    factura fiscala, chitanta, bonul de consum);

    c) Documentele mixte sunt acelea care cuprind atat insusirile documentelor de

    dispozitie, cat si a celor de executie (exemplu: dispozitii de livrare, aviz de insotire a

    marfii, fisa limita de consum).

    3. Dupa numarul operatiilor economice pe cere le le cuprind:

    a) Documentele singulare sunt acelea care consemneaza o singura operatie economica:

    chitanta, factura;

    b) Documentele cumulative sunt acele documente care acumuleaza si genereaza

    dateledin documentele singulare, consemneaza mai multe operatii economice, la

    acelasi fel: jurnalul de cumparaturi, jurnalul de vanzari etc.

    4. Dupa momentul intocmirii si rolul lor:

    a) Documentele primare sunt documentele in care se consemneaza pentru prima data

    operatiile economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii

    acestor operatii economice sau financiare (exemplu: chitanta, factura etc.);

    b) Documentele secundare sunt acele documente care se indeplinesc pe baza

    documentelor primare.

    5. Dupa locul de unde se intocmesc si circula:

    a) Documentele interne sunt acelea care se intocmesc in cadrul unitatii patrimoniale

    pentru operatiile economice si financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre

  • 8

    aceste documente raman in interiorul intreprinderii, ca de exemplu: bonul de consum.

    Alte documente interne circula in exteriorul intreprinderii , ca de exemplu: facturile

    intocmite pentru produsele livrate, lucrarile executate si serviciile prestate, ordinul de

    plata, cecul;

    b) Documentele externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar

    care circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii

    patrimoniale cu terte persoane fizice sau juridice (exemplu: factura primita de la

    furnizorextrasul de cont primit de la banca).

    6. Dupa sfera de aplicare:

    a) Documentele de uz general (documentele generale) sunt acele documente care se

    folosesc in toate unitatiile patrimoniale, din toate ramurile de activitate: nota de intrare

    receptie, factura, chitanta, bonul de consum;

    b) Documentele specifice sunt acele documente care se utilizeaza numai in anumite

    ramuri de activitate, unitati patrimoniale, cum ar fi: actul de fatare folosit in zootehnie,

    devizul, contractul de antrepriza sau in constructii.

    7. Dupa forma de prezentare:

    a) Documentele tipizate sunt acele documente care se intocmesc pe formulare-tip si a

    caror folosire este obligatorie;

    b) Documentele netipizate sunt acele documente care se intocmesc pe formulare

    specifice fiecarei ramuri de activitate, unitatii patrimoniale in parte.

    8. Dupa regimul de tiparire si utilizare

    a) Documente cu regim special sunt acele documente pentru care exista dispozitii

    legale cu precizari exprese privind modul de intocmire, circulatie si pastrare. Pentru

    aceste documente exista reguli privind evidenta si utilizarea lor. Astfel, pentru

    documentele care se prezinta sub forma de carnete, se impune si urmarirea, sigilarea si

  • 9

    certificarea numerelor de exemplare, iar pentru cele sub forma de foi volante se

    impune numerotarea si parafarea lor. Pentru aceste documente cu regim special, in

    cadrul unitatiilor economice, se tine o evidenta operativa speciala (exemplu: factura,

    factura fiscala, cecurile de numerar, chitanta);

    b) Documentele fara regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se

    folosesc cu respectarea normelor generate de intocmire, circulatie si pastrare

    (exemplu: nota de contabilitate, ordinul de plata);

    c) Documentele cu reglementari exprese sunt documentele care se folosesc numai

    pentru anumite operatii ecconomice, si anume: marci postale, marci fiscale, certificate

    medicale, carnete de munca.

    9. Dupa modul de intocmire si rolul pe care il indeplinesc in cadrul sistemului

    informational, contabil

    a) Documente justificative sunt acele documente care se intocmesc la locul si in urma

    executarii operatiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de catre persoanele

    care le-au intocmit, verificat si inregistrat. Ele asigura certitudinea si realitatea

    efectuarii operatiilor respective. Aceste documente perced si fundamenteaza datele

    cuprinse in ele, dovada efectuarii operatiilor si angajeaza raspunderi, drepturi si

    obligatii cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale: orice

    operatiune patrimoniala se insemneaza in urma efectuarii ei intr-un inscris care sta la

    baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel --- de documente justificative.

    Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat ori aprobat, ori

    inregistrat in contabilitate conform Legii Contabilitatii nr. 82/1991 art. 6;

    b) Documente de evidenta contabila sunt registrele contabile in care consemneaza si

    pastreaza informatiile in structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile

    propriu-zise intra: Registrul Jurnal, Registrul Cartea Mare, Registrul Inventar. De

  • 10

    asemenea, registrele contabile pot fi insotite si de registre de evidenta operativa care se

    intocmesc pentru stocarea informatiilor de un anumit fel, pe locuri de gestiune si

    anume: registrul cheltuielilor, registrul stocurilor, registrul stocurilor, jurnalul de

    vanzari, jurnalul de cumparaturi etc.;

    c) Documente de sinteza si raportare contabila sunt acele documente prin care se

    acumuleaza si se transmit informatiile in exteriorul unitatii patrimoniale si din care

    amintim: bilantul contabil semestrial si anual si notele explicative, balanta de

    verificare sintetica la sfarsitul lunii, bugetul de venituri si cheltuieli, declaratia privind

    impozitul de profit la sfarsitul trimestrului (anului) etc.

    Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor

    economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie

    clare, sa redea in forma simpla activitatiile desfasurate de catre un patrimoniu cu

    cheltuieli materiale si umane minime.

    In tara noastra s-a elaborat un sistem rational de organizare a documentelor in

    conformitate cu noul sistem contabil al agentilor economici, care cuprind:

    nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor tipizate anume pentru

    activitatea financiara si contabila. Acest nomenclator cuprinde instructiuni precise cu

    privire la forma, continutul, structura, intocmirea si folosirea obligatorie a acestor

    documente.

  • 11

    Capitolul 2

    Documentele de evidenta intocmire, verificare, corectare,

    circuit, pastrare si arhivare

    2.1. Intocmirea

    In orice unitate patrimoniala intocmirea documentelor pentru fiecare operatie

    economica si financiara reprezinta o cerinta majora pentru cunoasterea si managementul

    activitatii, intrucat aceasta reclama un control viguros, atat asupra integritatii si modului de

    gestionare a patrimoniului in totalitate sau a partilor componente, cat si a fiecarei operatii in

    parte.

    Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare

    automata, astfel incat acestea sa fie lizibile, nefiind admise stersaturile, rozaturi, modificari

    sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatiu liber intre operatiile consemnate in

    acestea.

    Intocmirea documentelor are loc de regula la locul unde se produce operatia

    economica sau financiara.

    Un rol important in intocmirea documentului il constituie rationalitatea si tipizarea

    acestora prin care se urmareste stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate

  • 12

    intreprinderile de acelasi tip. Prin aceasta actiune se reduc cheltuielile de imprimare si volum

    de munca pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor in intocmire si circulatie,

    proiectarea unor documente care sa corespunda necesitatilor de prelucrare automata,

    satisfacerea cerintelor de informare a tuturor formelor de evidenta.

    Intocmirea manuala se poate face prin folosirea cernelii, a pastei sau a creionului

    chimic.

    Intocmirea automata cu mijloace tehnice se poate efectua cu masina de scris sau

    calculatorul.

    Intocmirea documentelor si prelucrarea automata a datelor prezinta avantaje fata de

    prelucrarea manuala in ceea ce priveste exactitatea si operativitatea datelor, precum si

    reducerea contabila a volumului de munca si rutina. Dupa intocmire, documentele se supun

    verificarii si prelucrarii.

    2.5. Verificarea

    Verificarea documentelor de evidenta este operatia premergatoare inregistrarii

    operatiilor economice si financiare in conturi si consta in controlul conditiilor de forma si de

    fond pe care acestea trebuie sa le indeplineasca. Verificarea cere ca scop evidentierea

    greselilor, neregulilor si abuzurilor, precum si reflectarea realitatii in contabilitate.

    Verificarea documentelor de evidenta este de 3 feluri:

    1) Verificarea din punct de vedere al formei

    2) Verificarea din punct de vedere aritmetica

    3) Verificarea din punct de vedere de fond

    1) Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:

    a. Corespondenta modelului de documente cu natura operatiei consemnate;

  • 13

    b. Completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;

    c. Corespondenta cu cele din anexe;

    d. Existenta semnaturilor personale responsabile de intocmire a documentelor si

    efectuarea calculelor;

    e. Intocmirea in numar de exemplare prevazute si existenta aceluiasi numar de

    ordine dintre exemplare.

    2) Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin care se

    urmareste:

    a. Exactitatea datelor cifrice inscrise;

    b. Preluarea exacta a cantitatiilor si preturilor;

    c. Corectitudinea calculelor aritmetice.

    3) Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii, necesitatii,

    realitatii, oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si financiare pentru

    care acestea s-au intocmit

    Legalitatea operatiilor consemnate se apreciaza prin raportarea acesteia la actele

    normative ce reglementeaza operatiile respective (legi, ordonante, ordine, instructiuni etc).

    Necesitatea operatiilor consemnate se apreciaza prin raportarea acestuia la cerintele

    activitatii unitatii patrimoniale deoarece nu orice operatie economica sau financiara care este

    legala este si necesara intreprinderii.

    Realitatea datelor inregistrate se apreciaza prin controlul reciproc al acestora pentru a

    se confirma executarea operatiei (exemplu: bonul de predare, produsele se compara cu

    bonurile de lucru pentru cantitatile de produse obtinute).

    Oportunitatea si economicitatea operatiei au in vedere faptul ca ea trebuie sa se

    realizeze cu cheltuieliile minime si la momentul oportun (exemple: efectuarea unei reparatii la

  • 14

    exteriorul unei cladiri presupune efectuarea acestora in sezonul cald, care influenteaza atat

    costul lucrariilor, cat si calitatea acestora).

    Verificarea documentelor de evidenta se efectueaza in general de catre alte persoane

    care le-au intocmit si prelucrat. Dupa verificarea documentelor corect intocmite sunt supuse

    analizei contabile si contarii, adica inscrierii pe ele a conturilor sintetice si analitice debitoare

    si creditoare in care urmeaza a se inregistra operatiile economice sau financiare. Contarea si

    inregistrarea in contabilitate se fac document cu document sau dupa o centralizare a

    documentelor care se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

    Din punct de vedere metodologic, inregistrarea in contabilitate cu operatii economice

    si financiare se face cronologic prin respectarea succesiuni documentelor individuale sau

    centralizatoare in functie de data intocmirii sau intrarii in unitate si sistematic in conturi

    sintetice si analitice.

    In urma verificarii documentelor din care reiese ca nu indeplinesc conditiile si

    cerintele, se inapoiaza compartimentelor sau unitatilor de unde provin pentru a fi corectate sau

    completate corespunzator.

    2.6. Corectarea

    Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:

    a) Sa se permita recunoasterea momentului cand s-a produs greseala (la intocmire sau

    la prelucrare);

    b) Sa se aduca la cunostiinta celor care au intocmit documentul;

    c) Sa se efectuaeze corectarea prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite in

    asa fel incat sa se poata citi ce s-a gresit. Apoi sa se scrie deasupra textului suma

    corecta facandu-se mentionarea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;

  • 15

    d) Datele corecte sa fie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial

    documentul sau a corectorului cand eroarea s-a constatat la prelucrare.

    In documentele referitoare la mijloacele banesti (registru de casa, chitanta ,cec etc.)

    daca se fac greseli nu se admit corecturi. Ele se anuleaza si se pastreaza in carnetele respective

    fara a fi detasate cu mentionarea anularii.

    2.7. Circuitul documentelor de evidenta

    Pentru a-si indeplini menirea lor, documentelor de evidenta din momentul

    intocmirii/primirii si pana in momentul arhivarii, trebuie sa parcurgi un circuit.

    Prin circuitul documentului se intelege miscarea succesiva a acestuia prin diferite

    verigi a unitatii patrimoniale din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la

    predarea acestora in arhiva.

    Conditii de circulatie a documentelor

    1) Sa se faca pe caile cele mai scurte parcurgand un traseu bine stabilit, intr-o

    anumita ordine de succesiuni cu retineri si opriri minime la un numar redus de

    verigi si numai acolo unde este necasara completarea, sesizarea, verificarea,

    corectarea si inregistrarea lor;

    2) Miscarea documentelor de evidenta sa fie continua, studiata si formalizata pentru a

    nu genera cheltuieli inutuile sau ingreunarea procesului de prelucrare si utilizare a

    lor;

    3) Sa ofere probabilitatea prelucrarii datelor din documente.

    Organizarea circulatiei documentelor se face prin intermediul graficului de circulatie

    care cuprinde:

  • 16

    1) Document care trebuie intocmit in cadrul fiecarui component;

    2) Persoanele ce le intocmesc;

    3) Termenul de executare;

    4) Compartimentul caruia ii sunt destinate.

    Graficul de circulatie a documentelor de evidenta difera de la o intreprindere la alta, in

    functie de dimensiunea si structura organizatorica a unitatii patrimoniale, de natura operatiunii

    consemnate, de mijloacele folosite pentru efectuarea inregistrariilor in contabilitate.

    Dupa intocmire, verificarea si inregistrarea lor in conturi documentele

    de evidenta ajung la punctul final al circuitului si anume clasarea si arhivarea.

    2.5. Clasarea si pastrarea documentelor de evidenta

    Clasarea este operatia de asezare a documentelor intr-o anumita ordine strict

    determinata in scopul pastrarii si al gasirii lor cu usurinta, atunci cand sunt cautate pentru

    furnizarea informatiilor necesare, conducerea si controlul.

    In activitatea unitatii patrimoniale, clasarea documentelor presupune anumite criterii,

    cum ar fi:

    1) Criteriul cronoligic, care consta in gruparea documentelor in ordinea datei,

    intocmirii si a inregistrarii lor;

    2) Criteriul alfabetic, care consta in asezarea documentelor dupa denumirea unitatii la

    care se afla;

    3) Criteriul privind natura operatiei economice, conform careia documentele se

    grupeaza in dosare separate pentru active imobilizate, circulante, materiale, active

    circulante banesti;

  • 17

    4) Criteriul geografic, conform caruia documentele sunt aranjate dupa localitatea in

    care se afla corespondentii.

    Clasarea poate fi definitiva sau provizorie, in functie de durata de timp.

    2.6. Arhivarea documentelor de evidenta

    Documentele de evidenta de orice natura trebuiesc pastrate in conditii in care se

    asigura integritatea deplina a lor pentru o anumita perioada de timp.

    De aceea se constituie un component special de arhivare in care se pastreaza

    documentele originale, copii, foto-copii, corespondente, planuri, schite etc.

    Pastrarea documentelor se realizeaza prin arhivarea lor, care pot fi de doua feluri:

    1) Arhivarea curenta este organizata in cadrul fiecarui sector si serviciu din

    intreprindere si permite consultarea documentelor in cadrul exercitiului financiar;

    2) Arhivarea generala este organizata la nivel de unitate patrimoniala si la care se

    predau documente dupa expirarea exercitiului financiar.

    Arhivarea documentelor de evidenta se face in conformitate cu prevederile legale si cu

    respectarea urmatoarelor reguli:

    1) Documentele se grupeaza in dosare numerotate, numite si parapeti;

    2) Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic in cadrul fiecarui

    cod financiar la cre se refera acesta. In cadrul fuziunii sau al lichidarii unitatii,

    documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

    3) Evidenta documentelor de analiza se tine cu ajutorul registrului de evidenta, in care

    sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor intrate in arhiva, precum si

    miscarea acestuia in decursul timpului.

  • 18

    Documentele de casa si unele documente contabile, cum sunt: bilantul, balanta de

    verificare, fisele de cont se pastreaza in casa de fier sau in spatii special amenajate pe

    raspunderea contabilului sef sau a persoanei competente in acest sens, asigurate impotriva

    degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

    In cazul utilizarii tehnicii de calcul, indosarierea si pastrarea informatiilor se realizeaza

    cu ajutorul CD-urilor, dischetelor si poarta denumirea de arhiva electronica.

    Dupa expirarea exercitiilor financiare si aprobarea bilanturilor financiare anuale

    (bilant contabil) documentele se predau la arhivarea generala a unitatiilor. Din arhiva generala

    documentele nu se scot decat cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instantelor

    judecatoresti si a organelor de control.

    In vederea scoaterii din arhiva a documentelor se intocmeste un proces verbal in care

    se arata:

    a. Cine a cerut documentul respectiv;

    b. Cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;

    c. Scopul eliberarii documentului respectiv.

    In locul documentuluio solicitat se duce copia certificata a documentului, procesul

    verbal incheiat, aprobarea de eliberare a documentului si dovada semnata de persoana care a

    ridicat originalul.

    Termenele de pastrare a documentelor in arhiva intreprinderii sunt stabilite prin

    dispozitii legale si sunt diferite, in functie de natura, destinatia si categoria din care acestea fac

    parte. Aceste documente specifice unor ramuri cu termeni de pastrare stabiliti prin instructiuni

    departamentiale, de ramura, iar cele comune pe economia nationala cu termene stabilite de

    directia generala a arhivelor statului. (exemple: documente justificative si registre de

    contabilitate se pastreaza in arhiva unitatii patrimoniale timp de 10 ani de la data incheierii

  • 19

    exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia situatilor financiare anuale

    ale agentului economic si a statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani)

    Documente de valoare istorica, stiintifica si politica se dau spre pastrare in arhivele

    statului.

    Restul documentelor se predau in arhiva intreprinderii, pentru topire, la expirarea

    termenului de pastrare intrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului sau

    coordonatorului de credite dupa caz. Cu acest prilej, se intocmeste un proces verbal si se

    opereaza scaderea documentelor eliminate din registrele de evidenta a arhivei.

    In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se iau masuri

    de reconstituire a acestora in termen de maxim 3 zile de la constatare si aceste documente

    poarta in mod obligatoriu si vizibil pe ele optiunea RECONSTITUIT, cu specificarea

    numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea

    2.7. Completarea documentelor pentru principalele evenimente si tranzactii

    financiare si pe tipuri de intreprinderi

    Privind prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1981 unitatea patrimoniala consemneaza

    operatiile economice si financiare in urma efectuarii lor, in documente justificative, pe baza

    carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz:

    - Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobandi calitatea de

    documente justificative numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute

    in legislatia in vigoare;

    - Inscrisurile provenite din relatii;e de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice

    pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in

  • 20

    gestiune a bunurilor respective. Daca documentul respectiv se refera la cheltuielile sau

    prestarile de servicii efectuate de persoane fizice, pentru a fi inregistrate in

    contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza convectii sau contracte, intocmite in acest

    scop in conformitate cu legistlatia in vigoare.

    Capitolul 3

    Principalele documente privind activitatea contabila

    A. Documente cu regim special (documente justificative).

    1. Aviz de insotire a marfii;

    2. Factura si factura fiscala;

    3. Chitanta;

    4. Bonul de comanda chitanta;

    5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special.

    B. Documente fara regim special

    1. Documente de evidenta a imobilizarilor

    a. Registrul numarului de inventar

    b. Fisa mijlocului fix

    c. Proces-verbal de receptie

    2. Documente de evidenta a stocurlior

    a. Nota de receptie si constatare de diferenta

  • 21

    b. Bon de consum

    c. Bon de predare-transfer-restituire

    d. Fisa de magazie

    e. Raportul de gestiune

    f. Registrul stocurilor

    3. Documente de evidenta a salariilor

    a. Statul de salarii

    b. Lista de avans chenvinal

    c. Ordin de deplasare

    4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti:

    I. Documente privind decontarile numerar

    a. Dispozitia de incasare-plata catre casierie

    b. Bonul de vanzare si monetarul

    c. Registru de casa

    II. Documentele de evidenta contabila

    a. CEC

    b. Ordin de plata

    c. Bilet la ordin

    C. Documente de evidenta contabila

    1. Registrul-jurnal

    2. Registrul-jurnal de incasari si plati

    3. Registrul inventar

    4. Cartea mare

    D. Documente de sinteza si raportare contabila

    1. Balanta de verificare

  • 22

    2. Situatii financiare anuale

    I. Bilantul

    II. Contul de profit si pierdere

    III. Note explicative

    3.1. DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL

    Indiferent de sfera de activitate in care se incadreaza unitatile patrimoniale, fie de

    producere de bunuri, de consum sau dmijoace de productie, fie de prestari de servicii, acesta

    utilizeaza documente cu regim special.

    Principalele formulare privind activitatea contabila sunt:

    1. Aziv de insotire a marfii

    2. Factura si factura fiscala

    3. Chitanta

    4. Bonul de comanda-chitanta

    5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special

    1. Avizul de insotire a marfii

    Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exmplare, la livrarea

    produselor, de catre compartimentul de desfacere, atunci cand din motive obiective nu se

    poate intocmi factura cum mentionarea Urmeaza factura.

    In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial,

    avizul de insotire a marfii va purta mentionarea nu se factureaza.

    Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la

    terti sau pentru vanzare in regim de consignatie se face mentionarea pentru prelucrare terti,

    respectiv pentru vanzare in regim de consignatie.

  • 23

    In alte situatii decat cele prezentate mai sus, se face mentionarea cauzei pentru care s-a

    intocmit avizul.

    Serveste ca:

    - Document de insotire a marfii in timpul transportului;

    - Document care sta la baza intocmirii facturii;

    - Document de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta, in cadrul acelei

    unitati

    2. Factura si factura fiscala

    Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea

    produselor, prestarii lucrarilor sau serviciilor de catre compartimentul de desfacere, pe baza

    dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente similare.factura

    fiscala se intocmeste de catre unitatile platitoare de TVA, iar factura, de catre unitatile

    neplatitoare de TVA.

    Factura fiscala/factura servesc ca:

    - Documente pe baza caruia se deconteaza produsele, lucrarile si servicile prestate;

    - Documentele de insotire a marfii in timpul transportului;

    - Documentele de incarcare in gestiunea beneficiarului;

    - Documentele justificative de contabilitate.

    3. Chitanta

    Se intocmeste in 2 exemplare de casier, care semneaza primirea sumei respective.

    Serveste ca:

    - Document justificativ privind incasarea ueni sume in numerar de catre caseria uniatii;

    - Chiatanta se inregistreaza in registru de casa in contabilitate;

    - Circula la platitor (exemplarul 1 cu stampila uniatii, iar exemplarul 2 ramane in carnet,

    drept document de verificare a operatiilor efectuate in registrul de casa);

  • 24

    - Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

    4. Bonul de comanda-chitanta si bonul de comanda-chitanta cu TVA

    Se intocmeste in 3 exemplare de catre unitatiile care presteaza lucrari si servicii. Bonul

    de comanda-chitanta se intocmeste de catre un neplatitor de TVA, iar bonul de comanda-

    chitanta (TVA) se intocmeste de catre platitorii de TVA.

    Serveste ca:

    - Document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de

    reparat;

    - Document justificativ privind incasarea sumei de la client;

    - Document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor

    consumate.

    5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special

    - Se utilizeaza in evidenta operativa a documentelor cu regim special;

    - Se intocmeste de catre persoana desemnata, intr-un exemplar, separat pentru fiecare

    fel de formular cu regim special;

    - Se pastreaza la locul de depozitare a formularelor;

    - Serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de formulare cu

    regim special si ca document de evidenta a formularelor cu regim special anulate;

    - Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.

    3.2. DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL, vor fi reprezentate astfel:

    1. Documentele de evidenta a imobilizarilor;

    2. Documentele de evidenta a stocurilor;

    3. Documentele de evidenta a salariilor;

    4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar;

  • 25

    5. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti fara numerar.

    3.2.1. Documentele de evidenta a imobilizarilor

    I. Registrul numerelor de inventar

    Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar-contabil

    pentru atribuirea de numere de inventar, imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin

    achizitionare, realizate in regie proprie, transfer, donatie (cu exceptia celor inchiriate);

    In registru, numerotarea imobilizarilor se face pe grupe de mijloace fixe, in ordinea

    succesiva a numerelor. In acest scop, fiecarei grupe i se rezerva o anumita serie de numere,

    astfel incat prima cifra din serie sa reprezinte grupa din care face parte mijlocul fix respectiv.

    Serveste ca documentele de atribuire a numerelor de inventar a mijloacelor fixe existente in

    unitate, in vederea identificarii acestora.

    II. Fisa mijlocului fix

    Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru

    fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, fiind

    puse in functiune in aceeasi luna, si care au aceleasi cote de amortizare;

    Se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau

    reevaluarea mijloacelor fixe, precum: proces-verbal de receptie, bon de miscare, proces-verbal

    de scoatere din functiune;

    Cand formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in tabelul de

    pe verso, fiecare pe cate un rand, nefiind sortati pe locuri de folosinta. In coloana bucati,

    intrarile se inscriu in negru, iar iesirile in rosu.

    III. Procesul verbal de receptie

    Se intocmeste in 3 exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitate a intrarilor de

    imobilizari corporale (mijloace fixe).

  • 26

    Procesul verbal de receptie este folosit in 4 variante:

    - Procesul verbal de receptie se intocmeste pentru mijloacele fixe independente, care nu

    necesita montaj si nici probe tehnologice, care se considera puse in functiune la data

    achizitionarii lor (exemple: utilaje pentru investitii, unelte, mijloace de transport);

    - Procesul verbal de receptie provizorie se intocmeste pentru utilaje care necesita

    montaj, dar nu si probe tehnologice, precum si pentru constructii la care nu deservesc procese

    tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii

    montajului, respectiv la data terminarii constructiei;

    - Procesul verbal de punere in functiune se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care

    necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care deservesc procese

    tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii

    probelor tehnologice, respectiv la data terminarii constructiei;

    - Procesul verbal de receptie finala se intocmeste pentru sondele folosite la extractia

    titeilor si a gazelor, precum si pentru sondele provenite din lucrarile geologice care au dat

    rezultate. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la intrarea lor in

    productie.

    3.2.2. Documentele de evidenta a stocurilor

    I. Nota de receptie si constatare de diferente

    Se intocmeste in 2 exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe

    masura efectuarii receptiei.

    Daca la receptie se constata diferente, nota de receptie se intocmeste in 3 exemplare de

    catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe versoul formularului nu se

    completeaza decat atunci cand se constata diferente de receptie.

  • 27

    In cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru

    fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

    Serveste ca:

    - Documente pentru receptia bunurilor aprovizionate;

    - Documente justificative pentru intrare in gestiune si inregistrare in contabilitate;

    - Act de peoba in litigiile cu furnizori pentru diferentele constatate la receptie.

    II. Bonul de consum

    Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru

    consum, pe baza programului de productie si a consumurilor normale, sau de alte

    compartimente ale unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate. In conditiile utilizarii

    tehnicii de calcul, bonul de consum se poate intocmi intr-un singur exemplar. Bonul de

    consum colectiv se intocmeste, in principiu, pe formulare separate pentru materialele din

    cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de munca.

    Serveste ca:

    - Document de eliberare din magazie pentru consumul a unui singur material, respectiv

    a mai multor materiale colective;

    - Document de scadere din gestiune;

    - Document justificativ de inregistrare in evidentamagaziei si in contabilitate.

    III. Bonul de predare, transfer, restituire

    a. In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor de depozit

    Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor de catre

    sectie, atelier etc.

    Serveste ca:

    - Document de predare la magazie a produselor;

  • 28

    - Document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei in contabilitate;

    - Sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;

    - Sursa de date pentru stabilirea salariilor.

    b. In cazul utilizarii ca bon de transferintre 2 gestiuni aflate in incinta aceleiasi unitati

    Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul dintre gestiunile

    din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate tritorial, se intocmeste aviz de

    insotire a marfii.

    Serveste ca:

    - Dispozitie de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;

    - Document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in

    gestiunea primitorului.

    c. In cazul utilizarii ca bon de restituire

    Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura restituirii bunurilor materiale, de catre

    organizatia care efectueaza restituirea (sectie, atelier etc.) si care semneaza la rubrica

    corespunzatoare,. Nu se completeaza rubrica unitatea.

    Serveste ca:

    - Dispozitie de restituire a bunurilor materiale nefolosite;

    - Document justificativ de inregistrare in evidenta a magaziei si in contabilitate

    IV. Fisa de magazie

    Se intocmeste separat pentru fiecare fel de material, intr-un exemplar catre:

    - Compartimetul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele de antet) si la verificarea

    inregistrarilor (data si semnatura de control), coloana in care semneaza si organul de control

    financiar, cu ocazia controlului gestiunii;

    - Persoana desemnata, care completeaza coloanele privind intrari, iesiri si stoc.

  • 29

    Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri de

    materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in alta ordine alfabetica.

    Inregistrarile in fise se fac documentelor. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie

    inregistrata si obligatoriu zilnic. Pentru bunurile materiale primite spre prelucrare de la terte

    sau in custodie, se intocmesc fise distincte. Persoanele desemnate de la compartimentul

    financiar-contabil verifica inopinant, cel putin o data pe luna, modul in care se fac

    inregistrariile in fisele de magazie.

    Serveste ca:

    - Document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor din cadrul depozitului;

    - Document de inregistrare in contabilitatea analitica in cazul metodei operativ-

    contabile (pe solduri);

    - Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor.

    V. Raportul de gestiune

    Evidenta operativa a marfurilor din cadrul unitatiilor de desfacere cu amanuntul, se

    tine cu ajutorul raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic.

    Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre gestionar pentru

    fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta, incoloanele de

    marfuri se inscriu, in ordinea intocmirii lor, documentelor de intrari din ziua respectiva. La

    sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa care se inscriu datele privind

    vanzarile si alte iesiri de marfuri, si se totalizeaza. La sfarsitul zilei se determina soldul

    scriptic de marfuri.

    In raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de

    vanzare cu amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri care au ca efect modificarea in

    plus sau in minus a soldului de marfuri, cum ar fi: modificarile de preturi, transferul intre

    gestiuni, distrugerea marfurilor degradate etc. Documentele care stau la baza intocmirii

  • 30

    Raportului de gestiune pot fii: Nota de receptie si de constatare de diferente, Monetarul,

    Inventarul privind modul de pret, Procesul verbal de scadere din gestiune etc.

    Exemplarul 2 al Raportului de gestiune ramane in carnet, iar Exemplarul 1 se trimite la

    compartimentul financiar-contabil unde se verifica si se confrunta cu datele din evidenta

    analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le corecta si a pune de acord

    soldul scriptic din evidenta operativa, cu cel din evidenta contabila.

    Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si Raportul zilnic, cu

    deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face la anumite perioade de timp (15 zile),

    soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade. Raportul se completeaza in 2 exemplare,

    documentele de intrare si iesire completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare

    a lor pe intrari si iesir.

    VI. Registrul stocurilor

    Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul ale compartimentului

    financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si

    produse grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, sau in ordine alfabetica, prin inscrierea

    stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor cu cele din contabilitate.

    Nu circula, fiind documente de inregistrare contabila.

    Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

    3.2.3. Documentele de evidenta a salariilor

    I. Statul de salarii

    Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe unitate, sectie, servicii etc., de compartimentul

    care are aceasta atributie, pe baza urmatoarelor documente de evidenta a muncii: Foaia de

    prezenta, privind retinerile legale a fiselor de avans chenzinal, Certificate medicale etc. Platile

    facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, idemnizatiile de concediu etc.,

    se includ in Statele de salarii pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate, si

  • 31

    toate retinerile legale in perioada de decontare respectiva. In functie de necesitati, unitatile pot

    sa-si stabileasca alta macheta a formularului, cu conditia sa contina toate informatiile necesare

    unui eventual control.

    Serveste ca:

    - Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor precum si a

    contributiilor privind protectia sociala, si a altor datorii;

    - Document justificativ de inregistrare in contabilitate;

    - Document juridic se pastreaza timp de 50 ani.

    Circula:

    - La persoane autorizate sa exercite control financiar si sa aprobe plata (exemplarul 1);

    - La caseria unitatii pentru plata sumelor cuvenite (exemplarul 1);

    - La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al Registrului de

    control pentru inregistrarea in contabilitate (exempalrul 1 impreuna cu exempalrul 2 al

    borderoului de salarii neridicate);

    - La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

    Se arhiveaza:

    - La compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative;

    - La compartimentul care a intocmit Statele de salarii (exemplarul 2);

    - Se pastreaza de unitatea patrimoniala timp de 50 ani.

    II. Ordin de plata

    Se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare deplasare de catre persoana

    care urmeaza a urma o deplasare, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in

    vederea procurarii de valori materiale numerar.

    Serveste ca:

    - Dispozitie catre persoana delecata sa efectueze deplasarea;

  • 32

    - Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltruielilor efectuate;

    - Document pentru stabilirea diferentei de primit sau de restituit de titularul de avans;

    - Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

    Circula:

    - La persoana imputernicita sa dispuna deplasarea pentru semnare;

    - La persoana care efectueaza deplasarea;

    - La persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea, sa confirme

    sosirea si plecarea persoanelor delegate;

    - La compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor

    justificative anexate la acesta, de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia

    procurarii materialelor, stabilind diferente de primit sau de restituit, avandu-se in vedere

    eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

    In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare

    decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans, se depune la

    casierie pentru care se emite Chitanta:

    - La persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;

    - La conducatorul unitatii, pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

    Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

    3.2.4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti (decontarile cu

    numerar)

    IV. Document de plata incasare catre casierie

    Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, in cazul:

    - Utilizarii cu dispozitie de plata, cand nu exista alte documente primare ce dispune

    plata (Statul de plata, Lista de avans chenzina etc.);

  • 33

    - Utilizarii cu dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, procurare

    de materiale;

    - Utilizarii cu dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune

    incasarea (Avize de plata, somatii de plata etc) si in acest caz, pentru sumele incasate

    casierul trebuie sa emita Chitanta.

    Serveste ca:

    - Dispozitie pentru casierie, in cederea achitarii unor sume. Precum avansurile de

    cheltuieli si deplasare, pentru procurare de materiale, pentru diferentele de cheltuieli

    ale titularului de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul;

    - Dispozitie catre casierie in vederea incasarii in numerar a unor sume;

    - Document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate a platilor in

    numerar efectuate fara alt document justificativ.

    V. Bonul de vanzare si monetarul

    Bonul de vanzare se intocmeste in 3 exemplaree catre vanzator.

    Casierul primeste bonul de vanzare si inscrie in borderoul bonurilor de vanzare

    numarul si valoare bonului, numara in prezenta cumparatorului suma primita de la acesta,

    aplica pe verso stampila Achitat. Pe baza bonului de casier, se elibereaza cumparatorului

    marfa, impreuna cu exemplarul 1 al bonului de vanzare. La sfarsitul zilei, fiecare vanzator isi

    centralizeaza bonurile emise si achitate, primite de la cumparatori, completand borderoul

    bonurilor de vanzare, dupa care se confrunta si se confirma exactitatea cu borderoul intocmit

    de catre casier. In situatia in care au fost emise bonuri, dar nu au fost achitate, pe exemplarul

    ramas in carnet se va scrie Anulat. Casierul totalizeaza borderourile bonurilor de vanzare si

    intocmeste Monetarul, in 2 exemplare, predand numeralul si Monetarul casierului central.

    Acesta semneaza de primire pe cele 2 exemplare ale exemplarului, aplica stampila Incasat

    pe exemplarul 1, pe care il restituie gestionarului, si emite o Chitanta pentru suma inscrisa in

  • 34

    Monetar, care se inregistreaza in Registrul de casa. Exemplarul 1 al monetarului constituie

    document justificativ pentru descarcarea gestiunii de marfuri vandute.

    Monetarul este un document cu regim special.

    Bonul de vanzare serveste ca:

    - Document pentru incasarea numerarului;

    - Document pe baza careia se elibereaza marfa clientului, dupa ce acesta a achitat-o la

    casa;

    - Document care sta la baza completarii borderoului bonurilor de vanzare.

    VI. Registrul de casa

    Se intocmeste zilnic, in 2 exepmplare, de casierul unitatii sau de o alta persoana

    autorizata pe baza artelor justificative de incasari si plati. In cazul in care o suma platita se

    refera la 2 sau 3 conturi corespondente in Registrul de Casa, se trece distinct fiecare operatie

    in parte. Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si

    de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea

    exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

    Se completeaza zilnic, in ordinea efectuarii operatilor, fara a lasa spatii libere. Soldul

    de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa, pentru ziua in

    curs.

    Se inregistreaza toate incasarile, dupa care acestea se totalizeaza (inclusiv soldul de

    casa reportat, al zilei precedente), apoi se inregistreaza toate platile, iar totalul acestora se

    scade din sumele rezultate din insumarea incasarilor, pentru a se stabili soldul de casa, al zilei

    respective.

    Serveste ca:

    - Document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin

    caseria unitatii, pe baza actelor justificative;

  • 35

    - Document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;

    - Document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiunilor de casa.

    3.2.5. Documente privind decontarile fara numerar

    Numerarul este modul cel mai utilizat de achitare a diverselor obligatii banesti. Atunci

    cand folosim numerarul, plata se face individual, imediat si fara intermediere. Daca sumele

    mari in numerar necesita spatii mari de depozitare si prezinta riscuri in manevrarea (distrugere

    fizica, pierdere, furt etc.), de aceea, ar fi normal ca si in tara noastra numerarul sa-si piarda

    treptat din utilizare, si sa fie inlocuit cu alte mijloace de plata cuprinse sub denumirea

    generala de instrumente de plata fara numerar.

    Platile fara numerar utilizeaza instrumente si mijloace de plata emi9se pe suport de

    hartie, magneti sau electronic.

    Platile fara numerar prezinta unele caracteristici, cum sunt:

    - Nat. En dubla, determinata de un transfer de fonduri propriu-zis si de un flux de

    mesaje intre parti, continand instructiunile de plata;

    - Diferenta de timp intre momentul initierii si cel al finalizarii platii;

    - Existenta unuia sau mai multor intermediari (banci), in executarea acestui tip de plati.

    Incasarile si platile fara numerar se inregistreaza in Extrasul de cont, pe baza

    documentelor care reflecta operatiunile efectuate prin conturile bancare. Este emis de banca si

    cuprinde: data emiterii, numarul documentului justificativ, soldul precedent, incasarile,

    platile, soldul final.

    Principalele instrumente de plata fara numerar sunt: Cecul, Ordinul de Plata, Biletul la

    Ordin.

    a. Cecul

  • 36

    Cecul este un instrument prin care se poate plati fara numerar, o suma de bani din

    contul debitorului catre o alta persoana fizica sau juridica. Persoana care ordona plata

    (titularul cecului) se numeste tragator, persoana care trebuie sa incaseze suma se numeste

    beneficiar, iar societatea care trebuie sa efectueze plata se numeste tras. Cecurile pot fi de mai

    multe tipuri: Cecul la purtator, Cecul certificat, Cecul de calatorie, Cecul barat, Cecul de

    numerar.

    Posibilitatiile de transmitere a unui cec sunt:

    - Simpla remitere cazul Cecului la purtator, care in momentul emiterii nu indica

    expres beneficiarul sau poarta mentiunea la purtator, acest cec va fi dat fie persoanei

    desemnate ca beneficiar, fie destinatarului cecului;

    - Cesiunea de creanta ordinara atunci cand este emis pe numele unei anumite

    perswoane si contine mentiunea nu la ordin, in acest caz numai persoana

    nominalizata poate sa-l incaseze;

    - Girarea operatiune prin care se transmit odata cu remiterea si toate drepturile

    rezultate din cec, ea este o mentiune speciala pe verso, in favoare unei anumite

    persoane, inclusiv a tragatorului, noului beneficiar, poate la randul lui sa gireze cecul;

    - Cecul este platibil numai in vedere (la prezentare).

    Modelul Cecului de numerar difera in functie de banca.

    b. Ordinul de plata

    Ordinul de plata este un instrument emis de platitor pentru a-si achita o datorie fata de

    alta persoana (beneficiar), dand dispozitie unei banci sa plateasca beneficiarului suma inscrisa

    pe formularul intocmit in 3 exemplare. Ordinul de plata va ajunge, ulterior la banca

    beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia clientului sau.

  • 37

    Pe circuitul parcurs de Ordinul de plata, de la platitor la beneficiar, se pot interpune

    mai multe societati bancare, acestea efectuand succesiv operatile de receptie, autentificare,

    acceptare si executarea Ordinuli de plata.

    c. Biletul la ordin

    Biletul la ordin este o permisiune scrisa prin care o persoana fizica sau juridica, in

    calitate de debitor (sau subscriptor), se obliga fata de alta persoana (beneficiar) sa plateasca la

    un anumit termen o suma de bani.

    Utilizarea unui bilet la ordin implica efectuarea urmatoarelor operatii:

    - Subscriptorul emite biletul la ordin pe care il remite beneficiarului;

    - Beneficiarul are urmatoarele posibilitati de a utiliza biletul primit:

    Sa il prezinte bancii (trasului) la scadenta, pentru incasarea sumei;

    Sa il gireze in favoarea altei persoane;

    Sa il remita bancii, pentru incasarea sumei inainte de scadenta

    .

    3.3. DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA

    Documentele de evidenta contabila (registrele contabile) au caracter obligatoriu

    pentru toate unitatile patrimoniale, asigurand inregistrarea cronologica si sistematica a

    operatilor consemnate in documentele primare.

    Acestea se prezinta sub forma de :

    - Foi volante;

    - Registre;

    - Fise sau documente informatice, avand continutul si structura adecvate scopului pentru

    care au fost concepute.

  • 38

    Dupa modul de inregistrare a operatilor patrimoniale, distingem:

    a. Registre pentru evidenta cronologica;

    b. Registre pentru evidenta sistematica;

    c. Registre combinate

    a. Registrele pentru evidenta cronologica asigura inregistrarea operatilor

    patrimoniale in ordinea in care acestea au fost efectuate in timp. Din aceasta

    categorie fac parte:

    - Registrul Jurnal;

    - Registrul Jurnal de incasari si plati etc.

    Vom prezenta modelul Registrului Jurnal de incasari si plati. Persoane fizice

    autorizate sa desfasoare activitati independente (meseriasii, liber-profesionisti, asociatile

    familiare) folosesc Registrul Jurnal de incasari si plati, care este utilizat pentru inregistrarea

    operativa a incasarilor si platilor pe baza actelor justificative, precum si ca document de

    stabilire a situatiei financiare a agentului economic.

    In cadrul acestui registru se consemneaza atat operatile in numerar, precum si cele

    efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc incasarea sau plata

    efectiva).

    b. Registrele pentru evidenta sistematica

    Registrele pentru evidenta sistematica prezinta avantajul gruparii si

    inregistrarii operatilor patrimoniale, atat in functie de natura lor, cat si in functie de

    data efectuarii acestora. Din aceasta categorie fac parte:

    - Registrul Inventar;

    - Registrul Cartea Mare:

  • 39

    Registrul Cartea Mare;

    Registrul Cartea Mare Sah

    Registrul Inventar reprezinta pentru toate unitatile patrimoniale un document contabil

    obligatoriu, care serveste la inregistrarea anuala si gruparea rezultatelor inventarierii

    patrimoniului, precum si ca proba in cazul litigilor. Acest registru trebuie mai intai numerotat,

    snuruit si perforat de catre organul fiscal, teritorial, dupa care se fac inregistrarile fara spatii

    libere si fara stersaturi, intr-un singur exemplar, pe baza Listelor de inventariere si a

    Proceselor verbale de inventariere, care justifica continutul fiecarui post (element) din

    Bilantul contabil.

    In cazul inventarierii, Registrul Inventar se completeaza cu valorile unitatii

    patrimoniale, inventariate faptic.

    Acest registru nu circula, intrucat este un document de inregistrare contabila. In cursul

    anului, se pastreaza in compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele

    justificative, care au stat la baza intocmirii lui, urmand a fi predat la arhiva generala a unitatii

    la inceputul anului urmator.

    Mentionam ca formularele tipizate comune pentru toate tipurile de intreprinderi cu

    privire la activitatea financiara si contabila, pot fi adaptate in functie de specificul si

    necesitatile persoanelor fizice si juridice respective, cu conditia respectarii continutului de

    informatii cuprinse in modele, precum si a normelor de intocmire si utilizare.

    Prin aceste norme de intocmire si utilizare se urmareste ca documentele justificative si

    contabile sa furnizeze informatiile obligatorii si necesare, privind operatiile patrimoniale

    derulate de fiecare inregistrare si, totodata, sa permita identificarea si controlul acestor

    operatii.

    Reamintim ca:

  • 40

    - Orice operatie patrimoniala consemneaza momentul efectuarii ei intr-un inscris care

    sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document

    justificativ;

    - Inscrierea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se face manual

    sau cu mijloace tehnice de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie lizibile,

    nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si

    lasarea de spatii libere intre operatiile patrimoniale consemnate in acestea;

    - Documentele justificative si registrele contabile se pastreaza in arhiva, de regula in

    forma originala, grupate in functie de natura operatiei si in ordine cronologica, in

    cadrul exercitiului financiar la care acestea se refera;

    - Documentele de evidenta, din momentul in tocmirii/primirii si pana in momentul

    arhivarii, parcurg un circuit ce difera de la o intreprindere la alta, in functie de

    dimensiunea si structura organizatorica a acesteia, de natura operatiei consemnate si

    de mijloacele folosite pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate;

    - Arhivarea documentelor trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termene

    legale;

    - Reconstituirea documentelor se face in termen de maxim 30 de zile, de la constatare in

    caz de pierdere, sustragere sau distrugere, de catre persoane autorizate, si vor purta

    mentiune Reconstituit.

    Indiferent de marime, statut, obiectul de activitate sau scopul urmarit, unitatea

    patrimoniala foloseste pentru inregistrarea operatilor economice si financiare, documente cu

    regim special, cat si documente de uz general (cu sau fara regim special). Documentele de uz

    general se utilizeaza in functie de specificul activitatii.

  • 41

    Registrele de evidenta contabila se utilizeaza in stransa concordanta cu destinatia

    acestora; se prezinta in mod ordonat; sunt completate astfel incat, in orice moment, sa fie

    permisa identificarea si controlul operatilor patrimoniale efectuate.