Documenetele de evidenta
-
Upload
valentin-trupoiu -
Category
Documents
-
view
245 -
download
9
description
Transcript of Documenetele de evidenta
-
1
Liceul .................Ploiesti
Documentele baza inregistrarilor in
contabilitate si justificare a
operatiilor efectuate de o
intreprindere
Lucrarea de absolvire a liceului
Profesor coordonator,
Profesor
Elev,
-2015-
-
2
Cuprins:
1. Documentele de evidenta contabila
1.1. Definitie, importanta si structura documentelor
1.2. Clasificarea documentelor de evidenta
2. Documentele de evidenta intocmire, verificare, corectare, circuit, pastrare si
arhivare
2.1. Intocmirea
2.2. Verificarea
2.3.Corectarea
2.4.Circuitul documentelor de evidenta
2.5. Clasarea si pastrarea documentelor de evidenta
2.6. Arhivarea documentelor de evidenta
2.7. Completarea documentelor pentru principalele evenimente si tranzactii financiare si pe
tipuri de intreprinderi
3. Principalele documente privind activitatea contabila
3.1. DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL
3.2. DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL, vor fi reprezentate astfel:
3.2.1. Documentele de evidenta a imobilizarilor
3.2.2. Documentele de evidenta a stocurilor
3.2.3. Documentele de evidenta a salariilor
3.2.4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti (decontarile cu numerar)
3.2.5. Documente privind decontarile fara numerar
3.3. DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA
3.4. BIBLIOGRAFIE
-
3
Capitolul 1
Documentele de evidenta contabila
Una din conditiile fundamentale pentru tinerea unei contabilitati corecte
este documentarea operatiunilor, adica efectuarea inregistrarilor in contabilitate numai pe
baza unor documente justificative. In acest fel, contabilitatea consemneaza o informatie pe
care o putem considera ca fiind obiectiva, prin faptul ca este reflectata intr-un inscris
verificabil si care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului
contabil, creandu-se astfel si posibilitatea unui control suplimentar. Contabilul constata
realitatea perimetrului contabil prin mijlocirea acestor documente, in lumina regulilor
proprii, mai mult sau mai putin rigide si uneori contestabile, si dupa trecerea prin filtrul
judecatii sale. Obligativitatea justificarii fiecarei inregistrari contabile cu documente este
prevazuta in legea contabilitatii.
Documentatia consta in faptul ca orice operatie economica sau financiara cu privire la
existenta si miscarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi inregistrata in conturi trebuie
consemnata intr-un document care atesta infaptuirea ei.
2.1. Definitie, importanta si structura documentelor
Documentele sunt acte scrise, intocmite pentru operatiile economice sau financiare, la
locul si in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii, precum si
pentru evenimente izvorate din necesitati organizatorice si administrative ale entitatii
-
4
economice (exemplu: acte necesare pentru angajarea si incadrarea personalului, contractile
economice etc.).
Documentele de evidenta sau documentele primare sunt numai acele documente care
care au legatura directa sau indirecta cu inregistrarile contabile.
Documentele de evidenta reflecta toate operatiile legate de existent si miscarea
elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor si surselor economice antrenate in
desfasurarea ciclului de exploatare din intreprinderi), relatiilor de drepturi si obligatii generate
de aceste operatii, precum si rezultatele obtinute din activitatea desfasurata.
Documentele de evidenta importanta
In documentele de evidenta sunt consemnate datele si informatiile proprii circuitului
economic al patrimoniului intreprinderii, servind:
1. Ca baza pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Prin datele pe care le contin, ele fac dovada infaptuirii operatiilor economice si financiare.
2. La intocmirea unor documente ce se inregistreaza in contabilitate (si documentele
cumulative).
Astfel, documentele de evidenta, contribuind la stabilirea unei legaturi organice intre
ele si la evitarea de paralelism.
3. La efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului,
constituind mijlocul folosit in descoperirea unor nereguli in gestiunea acesteia (exemplu:
lipsuri si retrageri de bunuri, efectuare de cheltuieli si plati fara baza legala etc).
Totodata, prin intermediul lor se asigura respectarea disciplinei financiare si
contractuale .
4. Ca mijloc de proba in justitie pentru descoperirea adevarului.
-
5
Astfel, documentele de evidenta au si o importanta juridical prin caracterul lor de acte
justificative.
5. Nevoilor organizatorice si administrative care nu au nicio legatura cu inregistrarea
in contabilitate .
Structura documentelor
- Comune
- Specifice
Elementele comune Elementele specifice
- Denumirea documentului
- Antetul
- Data intocmirii documentului si efectuarea
operatiilor economice respective
- Continutul operatiei
- Baza legala, daca este cazul
- Unitatea de masura sau elementul in care se
exprima operatia economica respectiva
- Semnaturile persoanelor responsabile de
intocmirea documentului
- Stampila
- Difera si se completeaza in
functie de natura operatiei
economice sau financiare
Acestea au un character repetitive si general,
fiind de regula tiparite (tipizate )
Acestea sunt specific
conditiilor concrete in care se
produc operatii economice si
financiare (in general
netipizate)
-
6
2.2. Clasificarea documentelor de evidenta
In activitatea unitatii patrimoniale sunt utilizate numeroase si variate documente de
evidenta in raport cu operatiunile economice si/sau financiare pe care le consemneaza. In
functie de trasaturile caracteristice ale operatiilor economice si financiare, documentele de
evidenta se clasifica dupa mai multe criterii:
1. Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in
documente privind:
a) Imobilizarile:
- Corporale: proces verbal de predare-preluare;
- Necorporale: proces verbal de receptie si punere in functiune;
- Financiare: proces verbal de scoatere din functiune etc.
b) Active circulante:
- Materiale nota de receptie conetatore de diferente (bonul de consum, fisa limita de
consum).
c) Disponibilitati banesti: chitante, dispozitia de plata, incasare, proces verbal de plati
d) Salariile si alte drepturi cuvenite angajatiilor: statul de salarii, Ordinul de deplasare,
decontul de cheltuieli etc.
e) Vanzarile: factura sau factura fiscala, dispozitia de livrare, aviz de insotire a marfii
f) Corespondenta
g) Arhiva
2. Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc:
-
7
a) Documentele de dispozitie sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a
efectua o operatie economica sau financiara, precum si indicatiile necesare executarii
ei (exemplu: ordinul de plata, dispozitii de incasare sau dispozitii de plata);
b) Documentele justificative sau de excutie sunt acele documente care cuprind date cu
privire la executarea unei operatii economice. Spre deosebire de documentele de
dispozitie, acestea stau la baza inregistrarii operatiilor in conturi (exemplu: factura,
factura fiscala, chitanta, bonul de consum);
c) Documentele mixte sunt acelea care cuprind atat insusirile documentelor de
dispozitie, cat si a celor de executie (exemplu: dispozitii de livrare, aviz de insotire a
marfii, fisa limita de consum).
3. Dupa numarul operatiilor economice pe cere le le cuprind:
a) Documentele singulare sunt acelea care consemneaza o singura operatie economica:
chitanta, factura;
b) Documentele cumulative sunt acele documente care acumuleaza si genereaza
dateledin documentele singulare, consemneaza mai multe operatii economice, la
acelasi fel: jurnalul de cumparaturi, jurnalul de vanzari etc.
4. Dupa momentul intocmirii si rolul lor:
a) Documentele primare sunt documentele in care se consemneaza pentru prima data
operatiile economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii
acestor operatii economice sau financiare (exemplu: chitanta, factura etc.);
b) Documentele secundare sunt acele documente care se indeplinesc pe baza
documentelor primare.
5. Dupa locul de unde se intocmesc si circula:
a) Documentele interne sunt acelea care se intocmesc in cadrul unitatii patrimoniale
pentru operatiile economice si financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre
-
8
aceste documente raman in interiorul intreprinderii, ca de exemplu: bonul de consum.
Alte documente interne circula in exteriorul intreprinderii , ca de exemplu: facturile
intocmite pentru produsele livrate, lucrarile executate si serviciile prestate, ordinul de
plata, cecul;
b) Documentele externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar
care circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii
patrimoniale cu terte persoane fizice sau juridice (exemplu: factura primita de la
furnizorextrasul de cont primit de la banca).
6. Dupa sfera de aplicare:
a) Documentele de uz general (documentele generale) sunt acele documente care se
folosesc in toate unitatiile patrimoniale, din toate ramurile de activitate: nota de intrare
receptie, factura, chitanta, bonul de consum;
b) Documentele specifice sunt acele documente care se utilizeaza numai in anumite
ramuri de activitate, unitati patrimoniale, cum ar fi: actul de fatare folosit in zootehnie,
devizul, contractul de antrepriza sau in constructii.
7. Dupa forma de prezentare:
a) Documentele tipizate sunt acele documente care se intocmesc pe formulare-tip si a
caror folosire este obligatorie;
b) Documentele netipizate sunt acele documente care se intocmesc pe formulare
specifice fiecarei ramuri de activitate, unitatii patrimoniale in parte.
8. Dupa regimul de tiparire si utilizare
a) Documente cu regim special sunt acele documente pentru care exista dispozitii
legale cu precizari exprese privind modul de intocmire, circulatie si pastrare. Pentru
aceste documente exista reguli privind evidenta si utilizarea lor. Astfel, pentru
documentele care se prezinta sub forma de carnete, se impune si urmarirea, sigilarea si
-
9
certificarea numerelor de exemplare, iar pentru cele sub forma de foi volante se
impune numerotarea si parafarea lor. Pentru aceste documente cu regim special, in
cadrul unitatiilor economice, se tine o evidenta operativa speciala (exemplu: factura,
factura fiscala, cecurile de numerar, chitanta);
b) Documentele fara regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se
folosesc cu respectarea normelor generate de intocmire, circulatie si pastrare
(exemplu: nota de contabilitate, ordinul de plata);
c) Documentele cu reglementari exprese sunt documentele care se folosesc numai
pentru anumite operatii ecconomice, si anume: marci postale, marci fiscale, certificate
medicale, carnete de munca.
9. Dupa modul de intocmire si rolul pe care il indeplinesc in cadrul sistemului
informational, contabil
a) Documente justificative sunt acele documente care se intocmesc la locul si in urma
executarii operatiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de catre persoanele
care le-au intocmit, verificat si inregistrat. Ele asigura certitudinea si realitatea
efectuarii operatiilor respective. Aceste documente perced si fundamenteaza datele
cuprinse in ele, dovada efectuarii operatiilor si angajeaza raspunderi, drepturi si
obligatii cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale: orice
operatiune patrimoniala se insemneaza in urma efectuarii ei intr-un inscris care sta la
baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel --- de documente justificative.
Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat ori aprobat, ori
inregistrat in contabilitate conform Legii Contabilitatii nr. 82/1991 art. 6;
b) Documente de evidenta contabila sunt registrele contabile in care consemneaza si
pastreaza informatiile in structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile
propriu-zise intra: Registrul Jurnal, Registrul Cartea Mare, Registrul Inventar. De
-
10
asemenea, registrele contabile pot fi insotite si de registre de evidenta operativa care se
intocmesc pentru stocarea informatiilor de un anumit fel, pe locuri de gestiune si
anume: registrul cheltuielilor, registrul stocurilor, registrul stocurilor, jurnalul de
vanzari, jurnalul de cumparaturi etc.;
c) Documente de sinteza si raportare contabila sunt acele documente prin care se
acumuleaza si se transmit informatiile in exteriorul unitatii patrimoniale si din care
amintim: bilantul contabil semestrial si anual si notele explicative, balanta de
verificare sintetica la sfarsitul lunii, bugetul de venituri si cheltuieli, declaratia privind
impozitul de profit la sfarsitul trimestrului (anului) etc.
Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor
economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie
clare, sa redea in forma simpla activitatiile desfasurate de catre un patrimoniu cu
cheltuieli materiale si umane minime.
In tara noastra s-a elaborat un sistem rational de organizare a documentelor in
conformitate cu noul sistem contabil al agentilor economici, care cuprind:
nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor tipizate anume pentru
activitatea financiara si contabila. Acest nomenclator cuprinde instructiuni precise cu
privire la forma, continutul, structura, intocmirea si folosirea obligatorie a acestor
documente.
-
11
Capitolul 2
Documentele de evidenta intocmire, verificare, corectare,
circuit, pastrare si arhivare
2.1. Intocmirea
In orice unitate patrimoniala intocmirea documentelor pentru fiecare operatie
economica si financiara reprezinta o cerinta majora pentru cunoasterea si managementul
activitatii, intrucat aceasta reclama un control viguros, atat asupra integritatii si modului de
gestionare a patrimoniului in totalitate sau a partilor componente, cat si a fiecarei operatii in
parte.
Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare
automata, astfel incat acestea sa fie lizibile, nefiind admise stersaturile, rozaturi, modificari
sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatiu liber intre operatiile consemnate in
acestea.
Intocmirea documentelor are loc de regula la locul unde se produce operatia
economica sau financiara.
Un rol important in intocmirea documentului il constituie rationalitatea si tipizarea
acestora prin care se urmareste stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate
-
12
intreprinderile de acelasi tip. Prin aceasta actiune se reduc cheltuielile de imprimare si volum
de munca pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor in intocmire si circulatie,
proiectarea unor documente care sa corespunda necesitatilor de prelucrare automata,
satisfacerea cerintelor de informare a tuturor formelor de evidenta.
Intocmirea manuala se poate face prin folosirea cernelii, a pastei sau a creionului
chimic.
Intocmirea automata cu mijloace tehnice se poate efectua cu masina de scris sau
calculatorul.
Intocmirea documentelor si prelucrarea automata a datelor prezinta avantaje fata de
prelucrarea manuala in ceea ce priveste exactitatea si operativitatea datelor, precum si
reducerea contabila a volumului de munca si rutina. Dupa intocmire, documentele se supun
verificarii si prelucrarii.
2.5. Verificarea
Verificarea documentelor de evidenta este operatia premergatoare inregistrarii
operatiilor economice si financiare in conturi si consta in controlul conditiilor de forma si de
fond pe care acestea trebuie sa le indeplineasca. Verificarea cere ca scop evidentierea
greselilor, neregulilor si abuzurilor, precum si reflectarea realitatii in contabilitate.
Verificarea documentelor de evidenta este de 3 feluri:
1) Verificarea din punct de vedere al formei
2) Verificarea din punct de vedere aritmetica
3) Verificarea din punct de vedere de fond
1) Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:
a. Corespondenta modelului de documente cu natura operatiei consemnate;
-
13
b. Completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;
c. Corespondenta cu cele din anexe;
d. Existenta semnaturilor personale responsabile de intocmire a documentelor si
efectuarea calculelor;
e. Intocmirea in numar de exemplare prevazute si existenta aceluiasi numar de
ordine dintre exemplare.
2) Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin care se
urmareste:
a. Exactitatea datelor cifrice inscrise;
b. Preluarea exacta a cantitatiilor si preturilor;
c. Corectitudinea calculelor aritmetice.
3) Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii, necesitatii,
realitatii, oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si financiare pentru
care acestea s-au intocmit
Legalitatea operatiilor consemnate se apreciaza prin raportarea acesteia la actele
normative ce reglementeaza operatiile respective (legi, ordonante, ordine, instructiuni etc).
Necesitatea operatiilor consemnate se apreciaza prin raportarea acestuia la cerintele
activitatii unitatii patrimoniale deoarece nu orice operatie economica sau financiara care este
legala este si necesara intreprinderii.
Realitatea datelor inregistrate se apreciaza prin controlul reciproc al acestora pentru a
se confirma executarea operatiei (exemplu: bonul de predare, produsele se compara cu
bonurile de lucru pentru cantitatile de produse obtinute).
Oportunitatea si economicitatea operatiei au in vedere faptul ca ea trebuie sa se
realizeze cu cheltuieliile minime si la momentul oportun (exemple: efectuarea unei reparatii la
-
14
exteriorul unei cladiri presupune efectuarea acestora in sezonul cald, care influenteaza atat
costul lucrariilor, cat si calitatea acestora).
Verificarea documentelor de evidenta se efectueaza in general de catre alte persoane
care le-au intocmit si prelucrat. Dupa verificarea documentelor corect intocmite sunt supuse
analizei contabile si contarii, adica inscrierii pe ele a conturilor sintetice si analitice debitoare
si creditoare in care urmeaza a se inregistra operatiile economice sau financiare. Contarea si
inregistrarea in contabilitate se fac document cu document sau dupa o centralizare a
documentelor care se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.
Din punct de vedere metodologic, inregistrarea in contabilitate cu operatii economice
si financiare se face cronologic prin respectarea succesiuni documentelor individuale sau
centralizatoare in functie de data intocmirii sau intrarii in unitate si sistematic in conturi
sintetice si analitice.
In urma verificarii documentelor din care reiese ca nu indeplinesc conditiile si
cerintele, se inapoiaza compartimentelor sau unitatilor de unde provin pentru a fi corectate sau
completate corespunzator.
2.6. Corectarea
Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:
a) Sa se permita recunoasterea momentului cand s-a produs greseala (la intocmire sau
la prelucrare);
b) Sa se aduca la cunostiinta celor care au intocmit documentul;
c) Sa se efectuaeze corectarea prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite in
asa fel incat sa se poata citi ce s-a gresit. Apoi sa se scrie deasupra textului suma
corecta facandu-se mentionarea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;
-
15
d) Datele corecte sa fie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial
documentul sau a corectorului cand eroarea s-a constatat la prelucrare.
In documentele referitoare la mijloacele banesti (registru de casa, chitanta ,cec etc.)
daca se fac greseli nu se admit corecturi. Ele se anuleaza si se pastreaza in carnetele respective
fara a fi detasate cu mentionarea anularii.
2.7. Circuitul documentelor de evidenta
Pentru a-si indeplini menirea lor, documentelor de evidenta din momentul
intocmirii/primirii si pana in momentul arhivarii, trebuie sa parcurgi un circuit.
Prin circuitul documentului se intelege miscarea succesiva a acestuia prin diferite
verigi a unitatii patrimoniale din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la
predarea acestora in arhiva.
Conditii de circulatie a documentelor
1) Sa se faca pe caile cele mai scurte parcurgand un traseu bine stabilit, intr-o
anumita ordine de succesiuni cu retineri si opriri minime la un numar redus de
verigi si numai acolo unde este necasara completarea, sesizarea, verificarea,
corectarea si inregistrarea lor;
2) Miscarea documentelor de evidenta sa fie continua, studiata si formalizata pentru a
nu genera cheltuieli inutuile sau ingreunarea procesului de prelucrare si utilizare a
lor;
3) Sa ofere probabilitatea prelucrarii datelor din documente.
Organizarea circulatiei documentelor se face prin intermediul graficului de circulatie
care cuprinde:
-
16
1) Document care trebuie intocmit in cadrul fiecarui component;
2) Persoanele ce le intocmesc;
3) Termenul de executare;
4) Compartimentul caruia ii sunt destinate.
Graficul de circulatie a documentelor de evidenta difera de la o intreprindere la alta, in
functie de dimensiunea si structura organizatorica a unitatii patrimoniale, de natura operatiunii
consemnate, de mijloacele folosite pentru efectuarea inregistrariilor in contabilitate.
Dupa intocmire, verificarea si inregistrarea lor in conturi documentele
de evidenta ajung la punctul final al circuitului si anume clasarea si arhivarea.
2.5. Clasarea si pastrarea documentelor de evidenta
Clasarea este operatia de asezare a documentelor intr-o anumita ordine strict
determinata in scopul pastrarii si al gasirii lor cu usurinta, atunci cand sunt cautate pentru
furnizarea informatiilor necesare, conducerea si controlul.
In activitatea unitatii patrimoniale, clasarea documentelor presupune anumite criterii,
cum ar fi:
1) Criteriul cronoligic, care consta in gruparea documentelor in ordinea datei,
intocmirii si a inregistrarii lor;
2) Criteriul alfabetic, care consta in asezarea documentelor dupa denumirea unitatii la
care se afla;
3) Criteriul privind natura operatiei economice, conform careia documentele se
grupeaza in dosare separate pentru active imobilizate, circulante, materiale, active
circulante banesti;
-
17
4) Criteriul geografic, conform caruia documentele sunt aranjate dupa localitatea in
care se afla corespondentii.
Clasarea poate fi definitiva sau provizorie, in functie de durata de timp.
2.6. Arhivarea documentelor de evidenta
Documentele de evidenta de orice natura trebuiesc pastrate in conditii in care se
asigura integritatea deplina a lor pentru o anumita perioada de timp.
De aceea se constituie un component special de arhivare in care se pastreaza
documentele originale, copii, foto-copii, corespondente, planuri, schite etc.
Pastrarea documentelor se realizeaza prin arhivarea lor, care pot fi de doua feluri:
1) Arhivarea curenta este organizata in cadrul fiecarui sector si serviciu din
intreprindere si permite consultarea documentelor in cadrul exercitiului financiar;
2) Arhivarea generala este organizata la nivel de unitate patrimoniala si la care se
predau documente dupa expirarea exercitiului financiar.
Arhivarea documentelor de evidenta se face in conformitate cu prevederile legale si cu
respectarea urmatoarelor reguli:
1) Documentele se grupeaza in dosare numerotate, numite si parapeti;
2) Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic in cadrul fiecarui
cod financiar la cre se refera acesta. In cadrul fuziunii sau al lichidarii unitatii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
3) Evidenta documentelor de analiza se tine cu ajutorul registrului de evidenta, in care
sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor intrate in arhiva, precum si
miscarea acestuia in decursul timpului.
-
18
Documentele de casa si unele documente contabile, cum sunt: bilantul, balanta de
verificare, fisele de cont se pastreaza in casa de fier sau in spatii special amenajate pe
raspunderea contabilului sef sau a persoanei competente in acest sens, asigurate impotriva
degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
In cazul utilizarii tehnicii de calcul, indosarierea si pastrarea informatiilor se realizeaza
cu ajutorul CD-urilor, dischetelor si poarta denumirea de arhiva electronica.
Dupa expirarea exercitiilor financiare si aprobarea bilanturilor financiare anuale
(bilant contabil) documentele se predau la arhivarea generala a unitatiilor. Din arhiva generala
documentele nu se scot decat cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instantelor
judecatoresti si a organelor de control.
In vederea scoaterii din arhiva a documentelor se intocmeste un proces verbal in care
se arata:
a. Cine a cerut documentul respectiv;
b. Cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;
c. Scopul eliberarii documentului respectiv.
In locul documentuluio solicitat se duce copia certificata a documentului, procesul
verbal incheiat, aprobarea de eliberare a documentului si dovada semnata de persoana care a
ridicat originalul.
Termenele de pastrare a documentelor in arhiva intreprinderii sunt stabilite prin
dispozitii legale si sunt diferite, in functie de natura, destinatia si categoria din care acestea fac
parte. Aceste documente specifice unor ramuri cu termeni de pastrare stabiliti prin instructiuni
departamentiale, de ramura, iar cele comune pe economia nationala cu termene stabilite de
directia generala a arhivelor statului. (exemple: documente justificative si registre de
contabilitate se pastreaza in arhiva unitatii patrimoniale timp de 10 ani de la data incheierii
-
19
exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia situatilor financiare anuale
ale agentului economic si a statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani)
Documente de valoare istorica, stiintifica si politica se dau spre pastrare in arhivele
statului.
Restul documentelor se predau in arhiva intreprinderii, pentru topire, la expirarea
termenului de pastrare intrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului sau
coordonatorului de credite dupa caz. Cu acest prilej, se intocmeste un proces verbal si se
opereaza scaderea documentelor eliminate din registrele de evidenta a arhivei.
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se iau masuri
de reconstituire a acestora in termen de maxim 3 zile de la constatare si aceste documente
poarta in mod obligatoriu si vizibil pe ele optiunea RECONSTITUIT, cu specificarea
numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea
2.7. Completarea documentelor pentru principalele evenimente si tranzactii
financiare si pe tipuri de intreprinderi
Privind prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1981 unitatea patrimoniala consemneaza
operatiile economice si financiare in urma efectuarii lor, in documente justificative, pe baza
carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz:
- Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobandi calitatea de
documente justificative numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute
in legislatia in vigoare;
- Inscrisurile provenite din relatii;e de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice
pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in
-
20
gestiune a bunurilor respective. Daca documentul respectiv se refera la cheltuielile sau
prestarile de servicii efectuate de persoane fizice, pentru a fi inregistrate in
contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza convectii sau contracte, intocmite in acest
scop in conformitate cu legistlatia in vigoare.
Capitolul 3
Principalele documente privind activitatea contabila
A. Documente cu regim special (documente justificative).
1. Aviz de insotire a marfii;
2. Factura si factura fiscala;
3. Chitanta;
4. Bonul de comanda chitanta;
5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special.
B. Documente fara regim special
1. Documente de evidenta a imobilizarilor
a. Registrul numarului de inventar
b. Fisa mijlocului fix
c. Proces-verbal de receptie
2. Documente de evidenta a stocurlior
a. Nota de receptie si constatare de diferenta
-
21
b. Bon de consum
c. Bon de predare-transfer-restituire
d. Fisa de magazie
e. Raportul de gestiune
f. Registrul stocurilor
3. Documente de evidenta a salariilor
a. Statul de salarii
b. Lista de avans chenvinal
c. Ordin de deplasare
4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti:
I. Documente privind decontarile numerar
a. Dispozitia de incasare-plata catre casierie
b. Bonul de vanzare si monetarul
c. Registru de casa
II. Documentele de evidenta contabila
a. CEC
b. Ordin de plata
c. Bilet la ordin
C. Documente de evidenta contabila
1. Registrul-jurnal
2. Registrul-jurnal de incasari si plati
3. Registrul inventar
4. Cartea mare
D. Documente de sinteza si raportare contabila
1. Balanta de verificare
-
22
2. Situatii financiare anuale
I. Bilantul
II. Contul de profit si pierdere
III. Note explicative
3.1. DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL
Indiferent de sfera de activitate in care se incadreaza unitatile patrimoniale, fie de
producere de bunuri, de consum sau dmijoace de productie, fie de prestari de servicii, acesta
utilizeaza documente cu regim special.
Principalele formulare privind activitatea contabila sunt:
1. Aziv de insotire a marfii
2. Factura si factura fiscala
3. Chitanta
4. Bonul de comanda-chitanta
5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special
1. Avizul de insotire a marfii
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exmplare, la livrarea
produselor, de catre compartimentul de desfacere, atunci cand din motive obiective nu se
poate intocmi factura cum mentionarea Urmeaza factura.
In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial,
avizul de insotire a marfii va purta mentionarea nu se factureaza.
Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la
terti sau pentru vanzare in regim de consignatie se face mentionarea pentru prelucrare terti,
respectiv pentru vanzare in regim de consignatie.
-
23
In alte situatii decat cele prezentate mai sus, se face mentionarea cauzei pentru care s-a
intocmit avizul.
Serveste ca:
- Document de insotire a marfii in timpul transportului;
- Document care sta la baza intocmirii facturii;
- Document de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta, in cadrul acelei
unitati
2. Factura si factura fiscala
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea
produselor, prestarii lucrarilor sau serviciilor de catre compartimentul de desfacere, pe baza
dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente similare.factura
fiscala se intocmeste de catre unitatile platitoare de TVA, iar factura, de catre unitatile
neplatitoare de TVA.
Factura fiscala/factura servesc ca:
- Documente pe baza caruia se deconteaza produsele, lucrarile si servicile prestate;
- Documentele de insotire a marfii in timpul transportului;
- Documentele de incarcare in gestiunea beneficiarului;
- Documentele justificative de contabilitate.
3. Chitanta
Se intocmeste in 2 exemplare de casier, care semneaza primirea sumei respective.
Serveste ca:
- Document justificativ privind incasarea ueni sume in numerar de catre caseria uniatii;
- Chiatanta se inregistreaza in registru de casa in contabilitate;
- Circula la platitor (exemplarul 1 cu stampila uniatii, iar exemplarul 2 ramane in carnet,
drept document de verificare a operatiilor efectuate in registrul de casa);
-
24
- Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
4. Bonul de comanda-chitanta si bonul de comanda-chitanta cu TVA
Se intocmeste in 3 exemplare de catre unitatiile care presteaza lucrari si servicii. Bonul
de comanda-chitanta se intocmeste de catre un neplatitor de TVA, iar bonul de comanda-
chitanta (TVA) se intocmeste de catre platitorii de TVA.
Serveste ca:
- Document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de
reparat;
- Document justificativ privind incasarea sumei de la client;
- Document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor
consumate.
5. Fisa de magazie a formularelor cu regim special
- Se utilizeaza in evidenta operativa a documentelor cu regim special;
- Se intocmeste de catre persoana desemnata, intr-un exemplar, separat pentru fiecare
fel de formular cu regim special;
- Se pastreaza la locul de depozitare a formularelor;
- Serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de formulare cu
regim special si ca document de evidenta a formularelor cu regim special anulate;
- Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
3.2. DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL, vor fi reprezentate astfel:
1. Documentele de evidenta a imobilizarilor;
2. Documentele de evidenta a stocurilor;
3. Documentele de evidenta a salariilor;
4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar;
-
25
5. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti fara numerar.
3.2.1. Documentele de evidenta a imobilizarilor
I. Registrul numerelor de inventar
Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar-contabil
pentru atribuirea de numere de inventar, imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin
achizitionare, realizate in regie proprie, transfer, donatie (cu exceptia celor inchiriate);
In registru, numerotarea imobilizarilor se face pe grupe de mijloace fixe, in ordinea
succesiva a numerelor. In acest scop, fiecarei grupe i se rezerva o anumita serie de numere,
astfel incat prima cifra din serie sa reprezinte grupa din care face parte mijlocul fix respectiv.
Serveste ca documentele de atribuire a numerelor de inventar a mijloacelor fixe existente in
unitate, in vederea identificarii acestora.
II. Fisa mijlocului fix
Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru
fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, fiind
puse in functiune in aceeasi luna, si care au aceleasi cote de amortizare;
Se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau
reevaluarea mijloacelor fixe, precum: proces-verbal de receptie, bon de miscare, proces-verbal
de scoatere din functiune;
Cand formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in tabelul de
pe verso, fiecare pe cate un rand, nefiind sortati pe locuri de folosinta. In coloana bucati,
intrarile se inscriu in negru, iar iesirile in rosu.
III. Procesul verbal de receptie
Se intocmeste in 3 exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitate a intrarilor de
imobilizari corporale (mijloace fixe).
-
26
Procesul verbal de receptie este folosit in 4 variante:
- Procesul verbal de receptie se intocmeste pentru mijloacele fixe independente, care nu
necesita montaj si nici probe tehnologice, care se considera puse in functiune la data
achizitionarii lor (exemple: utilaje pentru investitii, unelte, mijloace de transport);
- Procesul verbal de receptie provizorie se intocmeste pentru utilaje care necesita
montaj, dar nu si probe tehnologice, precum si pentru constructii la care nu deservesc procese
tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii
montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
- Procesul verbal de punere in functiune se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care
necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care deservesc procese
tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii
probelor tehnologice, respectiv la data terminarii constructiei;
- Procesul verbal de receptie finala se intocmeste pentru sondele folosite la extractia
titeilor si a gazelor, precum si pentru sondele provenite din lucrarile geologice care au dat
rezultate. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la intrarea lor in
productie.
3.2.2. Documentele de evidenta a stocurilor
I. Nota de receptie si constatare de diferente
Se intocmeste in 2 exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe
masura efectuarii receptiei.
Daca la receptie se constata diferente, nota de receptie se intocmeste in 3 exemplare de
catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe versoul formularului nu se
completeaza decat atunci cand se constata diferente de receptie.
-
27
In cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru
fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Serveste ca:
- Documente pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- Documente justificative pentru intrare in gestiune si inregistrare in contabilitate;
- Act de peoba in litigiile cu furnizori pentru diferentele constatate la receptie.
II. Bonul de consum
Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru
consum, pe baza programului de productie si a consumurilor normale, sau de alte
compartimente ale unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate. In conditiile utilizarii
tehnicii de calcul, bonul de consum se poate intocmi intr-un singur exemplar. Bonul de
consum colectiv se intocmeste, in principiu, pe formulare separate pentru materialele din
cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de munca.
Serveste ca:
- Document de eliberare din magazie pentru consumul a unui singur material, respectiv
a mai multor materiale colective;
- Document de scadere din gestiune;
- Document justificativ de inregistrare in evidentamagaziei si in contabilitate.
III. Bonul de predare, transfer, restituire
a. In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor de depozit
Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor de catre
sectie, atelier etc.
Serveste ca:
- Document de predare la magazie a produselor;
-
28
- Document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei in contabilitate;
- Sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- Sursa de date pentru stabilirea salariilor.
b. In cazul utilizarii ca bon de transferintre 2 gestiuni aflate in incinta aceleiasi unitati
Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul dintre gestiunile
din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate tritorial, se intocmeste aviz de
insotire a marfii.
Serveste ca:
- Dispozitie de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;
- Document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in
gestiunea primitorului.
c. In cazul utilizarii ca bon de restituire
Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura restituirii bunurilor materiale, de catre
organizatia care efectueaza restituirea (sectie, atelier etc.) si care semneaza la rubrica
corespunzatoare,. Nu se completeaza rubrica unitatea.
Serveste ca:
- Dispozitie de restituire a bunurilor materiale nefolosite;
- Document justificativ de inregistrare in evidenta a magaziei si in contabilitate
IV. Fisa de magazie
Se intocmeste separat pentru fiecare fel de material, intr-un exemplar catre:
- Compartimetul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele de antet) si la verificarea
inregistrarilor (data si semnatura de control), coloana in care semneaza si organul de control
financiar, cu ocazia controlului gestiunii;
- Persoana desemnata, care completeaza coloanele privind intrari, iesiri si stoc.
-
29
Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri de
materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in alta ordine alfabetica.
Inregistrarile in fise se fac documentelor. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie
inregistrata si obligatoriu zilnic. Pentru bunurile materiale primite spre prelucrare de la terte
sau in custodie, se intocmesc fise distincte. Persoanele desemnate de la compartimentul
financiar-contabil verifica inopinant, cel putin o data pe luna, modul in care se fac
inregistrariile in fisele de magazie.
Serveste ca:
- Document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor din cadrul depozitului;
- Document de inregistrare in contabilitatea analitica in cazul metodei operativ-
contabile (pe solduri);
- Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor.
V. Raportul de gestiune
Evidenta operativa a marfurilor din cadrul unitatiilor de desfacere cu amanuntul, se
tine cu ajutorul raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic.
Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre gestionar pentru
fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta, incoloanele de
marfuri se inscriu, in ordinea intocmirii lor, documentelor de intrari din ziua respectiva. La
sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa care se inscriu datele privind
vanzarile si alte iesiri de marfuri, si se totalizeaza. La sfarsitul zilei se determina soldul
scriptic de marfuri.
In raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de
vanzare cu amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri care au ca efect modificarea in
plus sau in minus a soldului de marfuri, cum ar fi: modificarile de preturi, transferul intre
gestiuni, distrugerea marfurilor degradate etc. Documentele care stau la baza intocmirii
-
30
Raportului de gestiune pot fii: Nota de receptie si de constatare de diferente, Monetarul,
Inventarul privind modul de pret, Procesul verbal de scadere din gestiune etc.
Exemplarul 2 al Raportului de gestiune ramane in carnet, iar Exemplarul 1 se trimite la
compartimentul financiar-contabil unde se verifica si se confrunta cu datele din evidenta
analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le corecta si a pune de acord
soldul scriptic din evidenta operativa, cu cel din evidenta contabila.
Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si Raportul zilnic, cu
deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face la anumite perioade de timp (15 zile),
soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade. Raportul se completeaza in 2 exemplare,
documentele de intrare si iesire completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare
a lor pe intrari si iesir.
VI. Registrul stocurilor
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul ale compartimentului
financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si
produse grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, sau in ordine alfabetica, prin inscrierea
stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor cu cele din contabilitate.
Nu circula, fiind documente de inregistrare contabila.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
3.2.3. Documentele de evidenta a salariilor
I. Statul de salarii
Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe unitate, sectie, servicii etc., de compartimentul
care are aceasta atributie, pe baza urmatoarelor documente de evidenta a muncii: Foaia de
prezenta, privind retinerile legale a fiselor de avans chenzinal, Certificate medicale etc. Platile
facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, idemnizatiile de concediu etc.,
se includ in Statele de salarii pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate, si
-
31
toate retinerile legale in perioada de decontare respectiva. In functie de necesitati, unitatile pot
sa-si stabileasca alta macheta a formularului, cu conditia sa contina toate informatiile necesare
unui eventual control.
Serveste ca:
- Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor precum si a
contributiilor privind protectia sociala, si a altor datorii;
- Document justificativ de inregistrare in contabilitate;
- Document juridic se pastreaza timp de 50 ani.
Circula:
- La persoane autorizate sa exercite control financiar si sa aprobe plata (exemplarul 1);
- La caseria unitatii pentru plata sumelor cuvenite (exemplarul 1);
- La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al Registrului de
control pentru inregistrarea in contabilitate (exempalrul 1 impreuna cu exempalrul 2 al
borderoului de salarii neridicate);
- La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).
Se arhiveaza:
- La compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative;
- La compartimentul care a intocmit Statele de salarii (exemplarul 2);
- Se pastreaza de unitatea patrimoniala timp de 50 ani.
II. Ordin de plata
Se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare deplasare de catre persoana
care urmeaza a urma o deplasare, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale numerar.
Serveste ca:
- Dispozitie catre persoana delecata sa efectueze deplasarea;
-
32
- Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltruielilor efectuate;
- Document pentru stabilirea diferentei de primit sau de restituit de titularul de avans;
- Document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- La persoana imputernicita sa dispuna deplasarea pentru semnare;
- La persoana care efectueaza deplasarea;
- La persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea, sa confirme
sosirea si plecarea persoanelor delegate;
- La compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta, de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurarii materialelor, stabilind diferente de primit sau de restituit, avandu-se in vedere
eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare
decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans, se depune la
casierie pentru care se emite Chitanta:
- La persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- La conducatorul unitatii, pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
3.2.4. Documentele de evidenta a mijloacelor banesti (decontarile cu
numerar)
IV. Document de plata incasare catre casierie
Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, in cazul:
- Utilizarii cu dispozitie de plata, cand nu exista alte documente primare ce dispune
plata (Statul de plata, Lista de avans chenzina etc.);
-
33
- Utilizarii cu dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, procurare
de materiale;
- Utilizarii cu dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune
incasarea (Avize de plata, somatii de plata etc) si in acest caz, pentru sumele incasate
casierul trebuie sa emita Chitanta.
Serveste ca:
- Dispozitie pentru casierie, in cederea achitarii unor sume. Precum avansurile de
cheltuieli si deplasare, pentru procurare de materiale, pentru diferentele de cheltuieli
ale titularului de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul;
- Dispozitie catre casierie in vederea incasarii in numerar a unor sume;
- Document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate a platilor in
numerar efectuate fara alt document justificativ.
V. Bonul de vanzare si monetarul
Bonul de vanzare se intocmeste in 3 exemplaree catre vanzator.
Casierul primeste bonul de vanzare si inscrie in borderoul bonurilor de vanzare
numarul si valoare bonului, numara in prezenta cumparatorului suma primita de la acesta,
aplica pe verso stampila Achitat. Pe baza bonului de casier, se elibereaza cumparatorului
marfa, impreuna cu exemplarul 1 al bonului de vanzare. La sfarsitul zilei, fiecare vanzator isi
centralizeaza bonurile emise si achitate, primite de la cumparatori, completand borderoul
bonurilor de vanzare, dupa care se confrunta si se confirma exactitatea cu borderoul intocmit
de catre casier. In situatia in care au fost emise bonuri, dar nu au fost achitate, pe exemplarul
ramas in carnet se va scrie Anulat. Casierul totalizeaza borderourile bonurilor de vanzare si
intocmeste Monetarul, in 2 exemplare, predand numeralul si Monetarul casierului central.
Acesta semneaza de primire pe cele 2 exemplare ale exemplarului, aplica stampila Incasat
pe exemplarul 1, pe care il restituie gestionarului, si emite o Chitanta pentru suma inscrisa in
-
34
Monetar, care se inregistreaza in Registrul de casa. Exemplarul 1 al monetarului constituie
document justificativ pentru descarcarea gestiunii de marfuri vandute.
Monetarul este un document cu regim special.
Bonul de vanzare serveste ca:
- Document pentru incasarea numerarului;
- Document pe baza careia se elibereaza marfa clientului, dupa ce acesta a achitat-o la
casa;
- Document care sta la baza completarii borderoului bonurilor de vanzare.
VI. Registrul de casa
Se intocmeste zilnic, in 2 exepmplare, de casierul unitatii sau de o alta persoana
autorizata pe baza artelor justificative de incasari si plati. In cazul in care o suma platita se
refera la 2 sau 3 conturi corespondente in Registrul de Casa, se trece distinct fiecare operatie
in parte. Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si
de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea
exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.
Se completeaza zilnic, in ordinea efectuarii operatilor, fara a lasa spatii libere. Soldul
de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa, pentru ziua in
curs.
Se inregistreaza toate incasarile, dupa care acestea se totalizeaza (inclusiv soldul de
casa reportat, al zilei precedente), apoi se inregistreaza toate platile, iar totalul acestora se
scade din sumele rezultate din insumarea incasarilor, pentru a se stabili soldul de casa, al zilei
respective.
Serveste ca:
- Document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin
caseria unitatii, pe baza actelor justificative;
-
35
- Document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;
- Document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiunilor de casa.
3.2.5. Documente privind decontarile fara numerar
Numerarul este modul cel mai utilizat de achitare a diverselor obligatii banesti. Atunci
cand folosim numerarul, plata se face individual, imediat si fara intermediere. Daca sumele
mari in numerar necesita spatii mari de depozitare si prezinta riscuri in manevrarea (distrugere
fizica, pierdere, furt etc.), de aceea, ar fi normal ca si in tara noastra numerarul sa-si piarda
treptat din utilizare, si sa fie inlocuit cu alte mijloace de plata cuprinse sub denumirea
generala de instrumente de plata fara numerar.
Platile fara numerar utilizeaza instrumente si mijloace de plata emi9se pe suport de
hartie, magneti sau electronic.
Platile fara numerar prezinta unele caracteristici, cum sunt:
- Nat. En dubla, determinata de un transfer de fonduri propriu-zis si de un flux de
mesaje intre parti, continand instructiunile de plata;
- Diferenta de timp intre momentul initierii si cel al finalizarii platii;
- Existenta unuia sau mai multor intermediari (banci), in executarea acestui tip de plati.
Incasarile si platile fara numerar se inregistreaza in Extrasul de cont, pe baza
documentelor care reflecta operatiunile efectuate prin conturile bancare. Este emis de banca si
cuprinde: data emiterii, numarul documentului justificativ, soldul precedent, incasarile,
platile, soldul final.
Principalele instrumente de plata fara numerar sunt: Cecul, Ordinul de Plata, Biletul la
Ordin.
a. Cecul
-
36
Cecul este un instrument prin care se poate plati fara numerar, o suma de bani din
contul debitorului catre o alta persoana fizica sau juridica. Persoana care ordona plata
(titularul cecului) se numeste tragator, persoana care trebuie sa incaseze suma se numeste
beneficiar, iar societatea care trebuie sa efectueze plata se numeste tras. Cecurile pot fi de mai
multe tipuri: Cecul la purtator, Cecul certificat, Cecul de calatorie, Cecul barat, Cecul de
numerar.
Posibilitatiile de transmitere a unui cec sunt:
- Simpla remitere cazul Cecului la purtator, care in momentul emiterii nu indica
expres beneficiarul sau poarta mentiunea la purtator, acest cec va fi dat fie persoanei
desemnate ca beneficiar, fie destinatarului cecului;
- Cesiunea de creanta ordinara atunci cand este emis pe numele unei anumite
perswoane si contine mentiunea nu la ordin, in acest caz numai persoana
nominalizata poate sa-l incaseze;
- Girarea operatiune prin care se transmit odata cu remiterea si toate drepturile
rezultate din cec, ea este o mentiune speciala pe verso, in favoare unei anumite
persoane, inclusiv a tragatorului, noului beneficiar, poate la randul lui sa gireze cecul;
- Cecul este platibil numai in vedere (la prezentare).
Modelul Cecului de numerar difera in functie de banca.
b. Ordinul de plata
Ordinul de plata este un instrument emis de platitor pentru a-si achita o datorie fata de
alta persoana (beneficiar), dand dispozitie unei banci sa plateasca beneficiarului suma inscrisa
pe formularul intocmit in 3 exemplare. Ordinul de plata va ajunge, ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia clientului sau.
-
37
Pe circuitul parcurs de Ordinul de plata, de la platitor la beneficiar, se pot interpune
mai multe societati bancare, acestea efectuand succesiv operatile de receptie, autentificare,
acceptare si executarea Ordinuli de plata.
c. Biletul la ordin
Biletul la ordin este o permisiune scrisa prin care o persoana fizica sau juridica, in
calitate de debitor (sau subscriptor), se obliga fata de alta persoana (beneficiar) sa plateasca la
un anumit termen o suma de bani.
Utilizarea unui bilet la ordin implica efectuarea urmatoarelor operatii:
- Subscriptorul emite biletul la ordin pe care il remite beneficiarului;
- Beneficiarul are urmatoarele posibilitati de a utiliza biletul primit:
Sa il prezinte bancii (trasului) la scadenta, pentru incasarea sumei;
Sa il gireze in favoarea altei persoane;
Sa il remita bancii, pentru incasarea sumei inainte de scadenta
.
3.3. DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA
Documentele de evidenta contabila (registrele contabile) au caracter obligatoriu
pentru toate unitatile patrimoniale, asigurand inregistrarea cronologica si sistematica a
operatilor consemnate in documentele primare.
Acestea se prezinta sub forma de :
- Foi volante;
- Registre;
- Fise sau documente informatice, avand continutul si structura adecvate scopului pentru
care au fost concepute.
-
38
Dupa modul de inregistrare a operatilor patrimoniale, distingem:
a. Registre pentru evidenta cronologica;
b. Registre pentru evidenta sistematica;
c. Registre combinate
a. Registrele pentru evidenta cronologica asigura inregistrarea operatilor
patrimoniale in ordinea in care acestea au fost efectuate in timp. Din aceasta
categorie fac parte:
- Registrul Jurnal;
- Registrul Jurnal de incasari si plati etc.
Vom prezenta modelul Registrului Jurnal de incasari si plati. Persoane fizice
autorizate sa desfasoare activitati independente (meseriasii, liber-profesionisti, asociatile
familiare) folosesc Registrul Jurnal de incasari si plati, care este utilizat pentru inregistrarea
operativa a incasarilor si platilor pe baza actelor justificative, precum si ca document de
stabilire a situatiei financiare a agentului economic.
In cadrul acestui registru se consemneaza atat operatile in numerar, precum si cele
efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc incasarea sau plata
efectiva).
b. Registrele pentru evidenta sistematica
Registrele pentru evidenta sistematica prezinta avantajul gruparii si
inregistrarii operatilor patrimoniale, atat in functie de natura lor, cat si in functie de
data efectuarii acestora. Din aceasta categorie fac parte:
- Registrul Inventar;
- Registrul Cartea Mare:
-
39
Registrul Cartea Mare;
Registrul Cartea Mare Sah
Registrul Inventar reprezinta pentru toate unitatile patrimoniale un document contabil
obligatoriu, care serveste la inregistrarea anuala si gruparea rezultatelor inventarierii
patrimoniului, precum si ca proba in cazul litigilor. Acest registru trebuie mai intai numerotat,
snuruit si perforat de catre organul fiscal, teritorial, dupa care se fac inregistrarile fara spatii
libere si fara stersaturi, intr-un singur exemplar, pe baza Listelor de inventariere si a
Proceselor verbale de inventariere, care justifica continutul fiecarui post (element) din
Bilantul contabil.
In cazul inventarierii, Registrul Inventar se completeaza cu valorile unitatii
patrimoniale, inventariate faptic.
Acest registru nu circula, intrucat este un document de inregistrare contabila. In cursul
anului, se pastreaza in compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele
justificative, care au stat la baza intocmirii lui, urmand a fi predat la arhiva generala a unitatii
la inceputul anului urmator.
Mentionam ca formularele tipizate comune pentru toate tipurile de intreprinderi cu
privire la activitatea financiara si contabila, pot fi adaptate in functie de specificul si
necesitatile persoanelor fizice si juridice respective, cu conditia respectarii continutului de
informatii cuprinse in modele, precum si a normelor de intocmire si utilizare.
Prin aceste norme de intocmire si utilizare se urmareste ca documentele justificative si
contabile sa furnizeze informatiile obligatorii si necesare, privind operatiile patrimoniale
derulate de fiecare inregistrare si, totodata, sa permita identificarea si controlul acestor
operatii.
Reamintim ca:
-
40
- Orice operatie patrimoniala consemneaza momentul efectuarii ei intr-un inscris care
sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document
justificativ;
- Inscrierea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se face manual
sau cu mijloace tehnice de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie lizibile,
nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si
lasarea de spatii libere intre operatiile patrimoniale consemnate in acestea;
- Documentele justificative si registrele contabile se pastreaza in arhiva, de regula in
forma originala, grupate in functie de natura operatiei si in ordine cronologica, in
cadrul exercitiului financiar la care acestea se refera;
- Documentele de evidenta, din momentul in tocmirii/primirii si pana in momentul
arhivarii, parcurg un circuit ce difera de la o intreprindere la alta, in functie de
dimensiunea si structura organizatorica a acesteia, de natura operatiei consemnate si
de mijloacele folosite pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate;
- Arhivarea documentelor trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termene
legale;
- Reconstituirea documentelor se face in termen de maxim 30 de zile, de la constatare in
caz de pierdere, sustragere sau distrugere, de catre persoane autorizate, si vor purta
mentiune Reconstituit.
Indiferent de marime, statut, obiectul de activitate sau scopul urmarit, unitatea
patrimoniala foloseste pentru inregistrarea operatilor economice si financiare, documente cu
regim special, cat si documente de uz general (cu sau fara regim special). Documentele de uz
general se utilizeaza in functie de specificul activitatii.
-
41
Registrele de evidenta contabila se utilizeaza in stransa concordanta cu destinatia
acestora; se prezinta in mod ordonat; sunt completate astfel incat, in orice moment, sa fie
permisa identificarea si controlul operatilor patrimoniale efectuate.