docufied smartINVOICE (Anwenderhandbuch; Auszug)

docufied smartINVOICE

Anwenderhandbuch 1.00

WIR LIEBEN RECHNUNGEN,

weil es docufied smartINVOICE

für schnelle, effiziente und korrekte

Rechnungsverarbeitung gibt.

Stand: 01/2013

docufied smartINVOICE Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 2 von 63

Titel: Anwenderhandbuch - docufied smartINVOICE Kategorie: Anwenderhandbuch Aktuelle Version: Version 1.00 Bezug – Softwareversion: 4.19.0.0 Speicherort: ELO-Archiv (id-netsolutions GmbH)

1. Dokumenthistorie

Datum Version Änderungsgrund Wer geprüft

durch (Dat. / Name)

freigegeben durch (Dat. / Name)

14.01.2013 Version 0.87 Entwurf U. Schmidt -/- -/- 15.01.2013 Version 1.00 Erstfassung U. Schmidt Fabian Reichardt Adrian Ave

2. Allgemeines

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3. Vertraulichkeit

Das Dokument, einschließlich aller damit verbundenen Unterlagen, ist ausschließlich für Kunden und Partner von id-netsolutions bestimmt. Es darf ohne schriftliche Zustimmung seitens id-netsolutions nicht an Personen außerhalb der genannten Unternehmen weitergegeben und in keiner Form, außer um eine unternehmensinterne Einweisung in das behandelte Thema zu ermöglichen, kopiert oder reproduziert werden. Dieses Dokument kann Teil eines Angebots sein. Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt erst durch die gemeinsame Unterzeichnung einer Vertragsurkunde, durch die schriftliche Bestätigung eines Kundenauftrags durch id-netsolutions oder durch die Erbringung einer beauftragten (Teil-)Leistung zustande. Alle Rechte vorbehalten. © id-netsolutions GmbH 2013


4. Inhaltsverzeichnis

1. Dokumenthistorie .............................................................................................................. 2 2. Allgemeines ....................................................................................................................... 2 3. Vertraulichkeit ................................................................................................................... 2 4. Inhaltsverzeichnis .............................................................................................................. 3 5. Einleitung .......................................................................................................................... 6

5.1. Aufgabenstellung & Abgrenzung ............................................................................... 6 5.1.1. Wozu dieses Programm? ................................................................................... 6 5.1.2. Ein einfaches Prinzip .......................................................................................... 6 5.1.3. Neue "Aufgaben" (ELO-Workflow) ...................................................................... 7

5.2. Hinweise zur Handbuchnutzung ................................................................................ 8 6. Programmstart ................................................................................................................ 10

6.1. Voraussetzungen ..................................................................................................... 10 6.2. Anmeldung am Programm ....................................................................................... 10 6.3. Lade- und Versionsanzeige ..................................................................................... 11

7. Grundfunktionen .............................................................................................................. 11 7.1. Einstellungen ........................................................................................................... 11 7.2. Bildschirmfunktionen ................................................................................................ 11

7.2.1. Programmfenster .............................................................................................. 11 7.2.2. Layout-Anpassungsmöglichkeiten .................................................................... 12 7.2.3. Dargestellte Elemente ...................................................................................... 13 7.2.4. Viewer-Leiste .................................................................................................... 16 7.2.5. Druckvorschaufenster ....................................................................................... 16

7.3. Notifier-Funktion ....................................................................................................... 17 7.4. Auswahlmenü (Multifunktionsleiste) ......................................................................... 18 7.5. Short-Cuts ................................................................................................................ 19 7.6. Listen (Spaltenauswahl, Selektion, Filter, …) .......................................................... 19 7.7. Belegimport .............................................................................................................. 21

8. Programmbereiche .......................................................................................................... 22 8.1. Basisfunktion (MFL - Reiter: Einstellungen) ............................................................. 22

8.1.1. Menüeinträge .................................................................................................... 22 8.1.1.1. Einstellungen (Aussehen "Themen"; Grundeinstellungen) ........................ 23 8.1.1.2. Über das Programm .................................................................................. 25 8.1.1.3. Versionshistorie ......................................................................................... 25 8.1.1.4. Fenster schließen (minimiert in die Taskleiste) ......................................... 26 8.1.1.5. Programm beenden (beendet das Programm) .......................................... 26

8.2. Aufgabencockpit (MFL - Reiter: smartINVOICE) ..................................................... 27 8.2.1. Menüleiste ........................................................................................................ 27


8.2.1.1. smartINVOICE (Button: Fenster) ............................................................... 27 8.2.1.2. Aufgaben (Button: Aktualisieren) ............................................................... 27 8.2.1.3. Aufgaben (Button: Sammelfreigabe) ......................................................... 27

8.2.2. Bildschirmaufbau 'Aufgaben' ............................................................................ 28 8.2.2.1. Alle Aufgaben (Persönliche und Gruppenaufgaben) ................................. 28 8.2.2.2. Aufgaben mit Eskalations-Status ............................................................... 29 8.2.2.3. Geparkte Belege ........................................................................................ 30

8.2.3. Belegauswahl ................................................................................................... 31 8.2.3.1. Beleg anzeigen .......................................................................................... 31 8.2.3.2. Workflow annehmen – Bearbeitungsfenster .............................................. 31 8.2.3.3. MFL des Bearbeitungsfensters .................................................................. 33 8.2.3.4. Bearbeitungsfenster: Zusatzmenü 'Stempel' ............................................. 35

8.2.4. Bildschirmaufbau 'Sammelfreigabe' .................................................................. 39 8.2.4.1. Listendarstellung (Sortierung; Filterkriterien, Gruppierung) ....................... 39 8.2.4.2. Ansicht – Belegvorschau (Viewer-Leiste) .................................................. 40 8.2.4.3. Ansicht – Beleginformation (Layout-Anpassung) ...................................... 40

8.3. Suche (MFL - Reiter: Suche) ................................................................................... 41 8.3.1. Menüleiste ........................................................................................................ 41

8.3.1.1. Dokumente (Button: Dokumentensuche) .................................................. 42 8.3.1.2. Dokumente (Button: Anzeige) ................................................................... 42

8.4. Anzeige (MFL - Reiter: Anzeige) .............................................................................. 43 8.4.1. Menüleiste (Zoom, Seiten, Fenster) ................................................................. 43

8.4.1.1. Zoom ......................................................................................................... 43 8.4.1.2. Seiten ........................................................................................................ 43 8.4.1.3. Angezeigte Fenster ................................................................................... 43

8.5. Auswertungen & Buchhaltung (MFL - Reiter: Auswertungen & Buchhaltung) ......... 43 8.5.1. Menüleiste (Auswertungen, Buchhaltung) ........................................................ 43

8.5.1.1. Auswertungen (Button: Workflowübersicht) .............................................. 43 8.5.1.2. Auswertungen (Button: Rechnungseingangsbuch) ................................... 45 8.5.1.3. Buchhaltung (Button: Buchungsexport) ..................................................... 45 8.5.1.4. Reports ...................................................................................................... 46

8.5.2. Buchhaltung, angeschlossene Systeme ........................................................... 47 9. Fallbeispiel ...................................................................................................................... 48

9.1. Belegeingang (Lieferschein, Rechnung) .................................................................. 48 9.2. Vorprüfung (Erfassung, Verteilung) ......................................................................... 51 9.3. Sachprüfung ............................................................................................................. 52 9.4. Rückfrage (per E-Mail) ............................................................................................. 53 9.5. Kontierung (inkl. Datenbankzugriff) .......................................................................... 54


9.6. Buchungsfreigabe (Datenexport) ............................................................................. 55 10. Glossar ........................................................................................................................ 57 11. Abbildungsverzeichnis ................................................................................................. 61 12. Stichwortverzeichnis .................................................................................................... 63 In der vorliegenden PDF-Version sind die Sprungmarken gelb umrahmt. Damit können Sie zu den entsprechenden Verweisen (Querverweise und Abbildungen) im Dokument springen. Über die PDF-Lesezeichen (ggf. im PDF-Reader aktivieren) können Sie ebenfalls komfortabel im Dokument navigieren. Alle Stichworte finden Sie am Ende des PDF-Dokumentes ebenfalls als Lesezeichen (somit als Sprungmarken) vor.


9. Fallbeispiel

9.1. Belegeingang (Lieferschein, Rechnung)

Lieferschein Im Fallbeispiel wird statt eines "Lieferscheines" die "Registrierungsbestätigung" des Rechnungsausstellers verwendet. Der Gesetzgeber sieht im Rahmen der Vereinfachung zur Steuergesetzgebung (seit Ende 2012 inkl. Anpassung der GDPdU; vgl. Glossar) vor, dass ein "verlässlicher Prüfpfad" (vgl. Glossar) für Eingangsrechnungen dargestellt werden muss. Mit der "Registrierungsbestätigung" (hier gilt das "Ticket" als Ersatz für einen Lieferschein bzw. Leistungsnachweis) kann später als 'verknüpftes Dokument' nachgewiesen werden, warum die Eingangsrechnung letztlich bezahlt wurde. Der Import erfolgt mittels 'drag 'n drop' vom Desktop in das 'Aufgaben-Cockpit'. Es erscheint ein Fenster mit beschrifteten 'Kacheln', welche die Dokumentenklassifizierung (vgl. Glossar) ermöglichen (siehe auch Abbildung 82). Selbstverständlich wären auch hier alle anderen Möglichkeiten gegeben, wie z.B. die Lieferscheinverarbeitung mit dem ELO DocXtractor II und der anschließenden Übergabe in den Bearbeitungsworkflow.

Abbildung 78 – Aufgabe Lieferschein Erfassung In den Gruppenaufgaben der Buchhaltung (Grp Buchhaltung) erscheint der Lieferschein mit der Aufgabenstellung "Erfassung". Im Fallbeispiel werden die Daten nun manuell erfasst – die Anbindung an eine Warenwirtschaft würde die Arbeit bei Lieferscheinen zum Wareneingang hier sicherlich erleichtern. Mausklick-links auf die Aufgabe öffnet das Erfassungsfenster:

Abbildung 79 – Leistungsnachweis Datenerfassung


Bei der Erfassung ist die 'Belegart' 'Lieferschein' bereits voreingestellt. Die 'Belegnummer' und das 'Belegdatum' (bei Bedarf das Kalender-Icon benutzen, oder [h] für heute, [g] für gestern, [v] für vorgestern, [m] für morgen) müssen hier manuell erfasst werden. Bei der Erfassung der 'Kreditorennummer' (Lieferantennummer) bzw. des Lieferantennamens unterstützt das Programm mit der automatischen Ergänzung bzw. einer intelligenten Filterung bei der Eingabe (Zugriff auf vorhandene Stammdaten), wie in Abbildung 80 dargestellt:

Abbildung 80 – Stammdatenzugriff und Filterung

Abbildung 81 – Aufgabe 'Erledigt' Sind die Daten vollständig erfasst ist diese Aufgabe 'Erledigt' (Schaltfläche).


Eingangsrechnung Die Rechnung wurde bereitgestellt und der Import erfolgt auch hier mittels 'drag 'n drop' vom Desktop direkt in das 'Aufgaben-Cockpit'. Im Hintergrund wird damit der entsprechende Bearbeitungsworkflow gestartet und eine neue Aufgabe erscheint in Kürze in der Übersicht 'Alle Aufgaben'.

Abbildung 82 – Belegimport Rechnung Damit ist der Belegeingang (für das Fallbeispiel) abgeschlossen .


9.2. Vorprüfung (Erfassung, Verteilung)

'Rechnung' und 'Lieferschein' befinden sich im System, in den 'Aufgaben' erscheint nun die Aufforderung 'Eingangsrechnung' – 'Verteilen'. In unserem Fallbeispiel umfasst diese Aufgabenstellung auch die eigentliche Erfassungsarbeit (weder Warenwirtschaft, noch Eingangsrechnungsbuch, noch ELO DocXtractor II sind hier vorgeschaltet – zu den verschiedenen "Importmöglichkeiten" haben Sie oben unter 5.1.2 ja schon mehr erfahren). Bevor 'verteilt' werden kann, muss also erfasst werden, was da 'verteilt' wird. Selbstverständlich erfolgt auch zu diesem Zeitpunkt sinnvoller Weise auch die "Vorprüfung" – d.h. ist die Rechnung eine gültige Rechnung (§14c Prüfung), bevor in die Sachprüfung verteilt wird.

Abbildung 83 – Aufgabe 'Verteilen' Ein Mausklick-links auf die Aufgabe öffnet auch hier das Bearbeitungsfenster. Wie bei der Lieferscheinerfassung (oben) werden auch hier die Felder manuell erfasst. Ob bereits jetzt, oder erst im Rahmen der nächsten Aufgabe - eine 'Verknüpfung' mit dem Lieferschein/Leistungsnachweis ist möglich. Die 'Suche' [1].ermittelt "offene Lieferscheine" bei dem jeweiligen Lieferanten und zeigt diese in einer Liste an. Mausklick-rechts öffnet die Belegvorschau. Sie können den Lieferschein jetzt "partiell" (es folgt eine weitere Rechnung zu der Lieferung) oder "vollständig" (alle Positionen des Lieferscheines sind mit der Rechnung abgedeckt) verknüpfen.

Abbildung 84 – Erfassung/Verteilung ER In den Werte-Feldern steht Ihnen ein Taschenrechner (mit Speicher und %-Funktion) für einfache Rechenaufgaben zur Verfügung. Die Erfassung der Rechnungsbeleginformationen ist abgeschlossen. Durch den Button 'Erledigt' öffnet sich ein Dialogfenster mit der Auswahlmöglichkeit des 'Sachprüfers' (Person/Gruppe). Damit wird die Aufgabe über den Workflow weitergeleitet.

1

Abbildung 85 - Taschenrechner


9.3. Sachprüfung

Nach Abschluss der "Vorprüfung" (inkl. der Erfassung der Rechnungsbeleg-informationen) wurde die Aufgabe an die 'Sachprüfung' weitergeleitet. Die Aufgabenstellung erscheint beim Prüfer, hier als 'Persönliche Aufgabe':

Abbildung 86 – Persönliche Aufgabe 'Sachprüfen'

Abbildung 87 – Workflow "Fallbeispiel" Der Workflow im Hintergrund ist jetzt an der Stelle 'Sachprüfen' angekommen. Der Prüfer kann die Aufgabe an einen Kollegen 'Abgeben' oder den Beleg 'Freigeben'. Ggf. auch an den "Verteiler" 'Zurück'geben, z.B. zur Korrektur der erfassten Daten. Der 'Sachprüfer' öffnet durch Mausklick-links den Beleg. Er nimmt die Aufgabe an und der Leistungsnachweis (parallele Anzeige des Beleges) wird verknüpft und die Rechnungsinformation wird nochmals geprüft (Preis, Menge, Zahlungskonditionen, Fracht- oder Bearbeitungskosten, usw.). Ein Kommentar zum Vorgang kann erfasst werden.

Abbildung 88 – Sachprüfung inkl. Kommentar


Da alles soweit in Ordnung ist, kann auch der Sachprüfer seine Aufgabe als 'Erledigt' betrachten – er gibt den Beleg weiter und kann hier (vgl. Abbildung 89) entscheiden, ob eine 'Freigabe' erfolgen soll, oder gleich zur 'Kontierung' weitergeleitet werden kann. Hinweis: Selbstverständlich kann auch ein festes Regelwerk hinterlegt werden (z.B. alle Rechnungen mit Betrag > 2.500 EUR müssen über die GF freigegeben werden oder auch ein erzwungenes "4-Augen-Prinzip") – im Fallbeispiel wurde hier bewusst vereinfacht.

Abbildung 89 – Dialogfenster 'Erledigt' Der Sachprüfer wählt 'Freigeben' aus und die Aufgabe wird damit weitergeleitet. Auch der Anwender mit dem Recht 'Freigeben' erhält jetzt eine 'Persönliche Aufgabe':

Abbildung 90 – Persönliche Aufgabe 'Freigeben'

9.4. Rückfrage (per E-Mail)

Statt den Beleg gleich freizugeben startet Herr Schmidt in unserem Beispiel eine Rückfrage (per E-Mail):

Abbildung 91 – Rückfrage per E-Mail

Abbildung 92 – E-Mail Editor für Rückfragen Die Aufgabe wird automatisch 'geparkt' und wieder 'aktiviert', wenn die Antwort-E-Mail eintrifft.

Abbildung 93 – Anzeige geparkte Belege


Letztlich erfolgt die Freigabe über 'Erledigt', so dass der Beleg zur Kontierung in den Aufgaben erscheint.

9.5. Kontierung (inkl. Datenbankzugriff)

In den 'Persönlichen Aufgaben' erscheint die Aufforderung zur 'Kontierung' des Beleges. Die Daten werden hier buchhalterisch erfasst. Dabei sind Splitbuchungen (Aufteilung der Buchung auf mehrere Kostenstellen, z.B. prozentual) möglich. Ein [ENTER] im letzten Erfassungsfeld öffnet die nächste Erfassungszeile. Bei Belegen mit vielen Positionen kann auch die 'Positionserfassung' (Fenster einblenden nicht vergessen) genutzt werden.

…

Abbildung 94 – Positionserfassung Im Rahmen der Positionserfassung zugeordnete 'Sachkonten' können für die Übernahme in die Kontierungszeile optional zusammengefasst werden. Eine Abstimmsumme wird stets mitgeführt, so dass eine Übersicht gewährleistet ist, ob alle Positionen bereits erfasst wurden. Auch in der Positionserfassung kann (z.B. nach Sachkonto) gruppiert werden. Der Zugriff auf die Stammdaten (Kontenplan, Kostenstellenplan) ist inkl. Suchfilter sehr einfach realisiert. Falls z.B. dem Erfasser die Kostenstelle 'Vertrieb' nicht bekannt ist, genügt die Eingabe 'Ver' und eine Vorschlagsliste wird vom Programm angeboten:

Abbildung 95 – Filterung 'Kostenstellen' Programmseitig wird geprüft, ob die Summen in der Kontierung mit den Angaben in der 'Beleginformation' übereinstimmen. Bei Übereinstimmung gilt die Kontierung als 'gültig'. Hinweis: Die Buchhaltungslogik (z.B. sinnvolle Zuordnung der Leistung zu einem Sachkonto wird nicht geprüft).


Abbildung 96 – Kontierung 'gültig' Mit 'Erledigt' wird die Aufgabe abgeschlossen – der Beleg steht mit einem gültigen Buchungsdatensatz für den Datenexport bereit. Sollten Sie die Arbeit unterbrechen, denken Sie daran über 'Speichern' den Beleg zu verlassen, damit die begonnene Arbeit nicht verloren geht. Falls geänderte Daten vorliegen, werden Sie bei 'Schließen' entsprechend gewarnt.

9.6. Buchungsfreigabe (Datenexport)

Abbildung 97 – Buchungsexport Beispiel Über die Anwahl 'Auswertungen & Buchhaltung' – 'Buchhaltung' – 'Buchungsexport' wird das Fenster mit den verfügbaren, exportierbaren Belegen angezeigt. Hier markiert ist der Beleg aus unserem Fallbeispiel. Letztlich können auch hier noch einmal alle Informationen zum Beleg abgerufen werden, bevor der Button 'Exportieren' den 'Buchungsdatensatz' im hinterlegten Format (administrative Konfiguration) ausgibt.

Abbildung 98 – Buchungsausgabe Bildschirmprotokoll


Die Verarbeitung im Hintergrund wird protokolliert und die Erfolgsmeldung wird am Bildschirm ausgegeben (Beispiel oben). Sollten hier Fehlerhinweise in der Verarbeitung auftreten, ist die Belegverarbeitung auch in der Buchhaltungssoftware zu überprüfen. Hinweis: Nach einem erfolgreichen Buchungsexport kann seit der Programmversion 4.18.6 ein zusätzlicher vorkonfigurierter Workflow, z.B. zur Überwachung der Zahlungsfrist in der Buchhaltung, gestartet werden. Vor dem Starten des Workflows kann eine Rückfrage erfolgen, ob dieser Workflow in diesem Fall gestartet werden soll.


12. Stichwortverzeichnis

A Abgeben ................................................. 33 Aktualisieren ........................................... 27 Anfasser ................................................. 12 Anmerkungen ......................................... 35 Annotationen .......................................... 35 Autofilter-Zeile ........................................ 44 Auto-Updater-Mechanismus ................... 25 B Basisfunktionen ...................................... 22 Bearbeitung, beginnen ........................... 31 Bearbeitungsfenster ............................... 31 Belegimport, manuell .............................. 21 Belegvorschau ........................................ 31 Bildschirmfunktionen .............................. 11 Blender ................................................... 12 Buchungsdaten ...................................... 46 Buchungsexport ..................................... 45 C Cockpit ................................................... 27 Cut & Paste ............................................ 24 D Dokumentansicht .................................... 28 Dokumentenansicht ................................ 31 Doubletten-Kontrolle ............................... 21 drag 'n drop ............................................ 21 Druckfunktion ......................................... 16 Druckvorschau ................................. 16, 34 Druckvorschaufenster ............................ 34 E Einstellungen .............................. 11, 22, 23 ELO-Link ................................................ 34 Erledigt ................................................... 33 EVA-Prinzip .............................................. 6 Export ............................................... 17, 24 F Filter ....................................................... 19 Filter bearbeiten ..................................... 44 Fiximport ................................................. 24 Formate für Export ................................. 17 Frühwarngrenze ..................................... 29 G Glossar ................................................... 57 Gruppierungsmerkmale .......................... 19 H Hervorhebungen ..................................... 35 I Import ..................................................... 24 K Kacheln .................................................. 21

Kalender-Icon ......................................... 49 Kontierung .............................................. 54 Korrektur ................................................. 33 L Lieferscheinverknüpfung ........................ 51 Listen ...................................................... 19 M Menüband .............................................. 59 Menüband-Steuerung ............................. 11 Miniaturansicht ................................. 24, 36 Multifunktionsleiste ........................... 18, 59 N Notifier-Funktion ..................................... 18 P Parken .................................................... 33 Positionierung ......................................... 15 Programm, starten .................................. 10 R Randnotiz ......................................... 35, 38 Rechnungseingangsbuch ....................... 45 Reports ................................................... 46 Rückfrage ............................................... 34 S Sammelfreigabe ............................... 27, 39 Schnellstartleiste .................................... 18 Selektionskriterien .................................. 19 Short-Cuts .............................................. 19 Spaltenüberschrift .................................. 19 Splitbuchungen ....................................... 54 Standardlayout ....................................... 25 Standardoptionen ................................... 25 Stempel .................................................. 35 Stempelhistory ........................................ 35 T Taschenrechner ..................................... 51 Tastenkombinationen ............................... 9 Teilbereichsanzeigen ............................. 33 V Versionshistorie ...................................... 26 Versionsnummer .................................... 25 Verweise ................................................... 9 Viewer-Leiste .......................................... 16 W Workflow starten, Fenster ...................... 21 Workflowübersicht .................................. 43 X XML-Datei .............................................. 41 Z Zahlungsinformationen ........................... 47

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