DocSys: Slimmer documenten maken · Van Marketing en Communicatie tot HR, IT en Sales. ... Office...

DocSys: Slimmer documenten maken www.docsys.nl

www.docsys.nl

Inhoudsopgave

Slimmer documenten maken

1

Toepassingen

3

Gebruiksvriendelijk

4

Integratiemogelijkheden

7

Workflow optimalisatie

9

Output vertrouwde kanalen

10

Opslag

11

Corporate Compliance

12

Over B-ware

14

1

Slimmer documenten

maken Toepassingen

Gebruiks-vriendelijk

Integratie-mogelijkheden


Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Slimmer documenten maken

DocSys genereert snel en gemakkelijk perfecte

documenten, die de juiste boodschap bevatten en op de

juiste manier zijn verpakt. Zo kan iedere medewerker

slimmer professionele documenten maken in de juiste

huisstijl. DocSys zorgt bovendien dat documenten

efficiënter gemaakt en beheerd kunnen worden, met

een betere inhoud in huisstijl.

Wat is DocSys? DocSys is een documentgenerator. Het is een pakket

slimme, flexibele modules die organisaties kunnen benutten,

afgestemd op hun eigen wensen. De documentgenerator is

ontwikkeld door B-ware Business Software en kan volledig

worden geïntegreerd in Office of gebruikt worden in een

webbrowser. Hiermee kunnen gebruikers documenten

maken op elke plek op alle devices.

DocSys helpt organisaties om sneller betere

documenten te maken.

2

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Waarom DocSys Herkenbare huisstijl

DocSys helpt organisaties hun identiteit en

naamsbekendheid te versterken doordat de huisstijl in

documenten altijd correct en automatisch wordt toegepast.

Het gebruik van een uniforme huisstijl zorgt voor een

professionele uitstraling en een sterke, herkenbare

identiteit. Dit versterkt ook de band van medewerkers met

de organisatie.

Efficiënter en slimmer werken

DocSys helpt om efficiënter documenten te maken en te

beheren, met minder fouten en zonder onnodig overtypen

of herhalen van taken. Vaak gaat veel tijd verloren door

herzieningen en checks, zeker als meerdere medewerkers

aan een document werken. Medewerkers verliezen dan snel

hun focus. Het centrale beheer in DocSys voorkomt dit en

maakt het bovendien gemakkelijker om aanpassingen –

zoals wettelijke veranderingen in contracten – centraal door

te voeren.

Zo zorgt DocSys onder andere voor:

• Een herkenbare huisstijl

• Professionele presentatie

• Efficiënte workflow

• Tijdbesparing

• Minder fouten

• Lagere werkdruk

• Centraal documentbeheer

3

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Toepassingen

DocSys is breed inzetbaar en wordt in zeer verschillende

sectoren en organisaties gebruikt door uiteenlopende

afdelingen. Van Marketing en Communicatie tot HR, IT

en Sales.

Documentautomatisering kan iedere organisatie en afdeling

helpen om beter, efficiënter en slimmer te werken.

Zo wordt DocSys veel gebruikt voor het maken en beheren

van bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, offertes en

rapporten. In bijna ieder document wordt gewerkt met

herbruikbare informatie, zoals disclaimers, contactgegevens

of productbeschrijvingen. DocSys zorgt dat die informatie

handig en snel opnieuw gebruikt kan worden.

Internationale bedrijven zoals HEINEKEN gebruiken DocSys

bovendien om organisatie- en locatiespecifieke inhoud

(zoals wettelijke bepalingen) per land te beheren en actueel

te houden. Tegelijkertijd behouden alle documenten

wereldwijd de gewenste huisstijl of corporate identity.

DocSys is inmiddels beschikbaar in 13 verschillende talen.

SECTOREN

Overheid, Verzekeringen, Banken, Gezondheidszorg,

FMCG, Onderwijs, Energie en meer.

AFDELINGEN

HRM, Sales, Marketing, Communicatie, Legal en

Inkoop.

TOEPASSINGEN

Juridische documenten, Contracten,

Arbeidsovereenkomsten, Offertes/RFQ's, Rapporten,

Brieven, CV’s, Beleidsstukken, Complexe

documenten en Mailings.

4

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Gebruiksvriendelijk

DocSys werkt zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk en is

eenvoudig te onderhouden en beheren. Medewerkers

kunnen vanaf iedere locatie en met elk apparaat

werken in de centraal opgeslagen documenten. Zo

wordt mobiel werken, Het Nieuwe Werken en gebruik

van verschillende devices (Bring Your Own Device)

ondersteund. En vanzelfsprekend blijft daarbij de

gewenste vorm en inhoud van documenten

gewaarborgd.

De interface van DocSys wordt aangepast op de wensen van

eindgebruikers. Gegevens kunnen worden ingevuld via

duidelijke invulschermen en beslisbomen. De single sign-on

functie maakt het werken voor de eindgebruiker bovendien

zo plezierig mogelijk.

Een lint in huisstijl kan worden geïntegreerd in Office 2013 of

Office 365 (2016 en Online).

Gebruiksgemak staat centraal: nooit meer

onnodig overtypen of lang zoeken naar

informatie.

5

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Zo werkt DocSys DocSys geeft totale controle over templates, sjablonen,

modellen en tekstblokken. Deze componenten kunnen aan

elkaar gekoppeld worden en kunnen eenvoudig gemaakt en

beheerd worden.

Volgens de filosofie van B-ware moet de huisstijl en inhoud

van documenten gescheiden beheerd worden. Daarom slaat

DocSys deze onafhankelijk van elkaar op.

De lay-out is een huisstijlmodel en bepaalt de plaats waar

informatie wordt weergegeven, het lettertype en

bijvoorbeeld kleurgebruik. De inhoud wordt centraal

beheerd in tekstblokken. Regels en specifieke bedrijfslogica

bepalen hoe informatie wordt toegevoegd aan uw

documenten.

Complexe documenten kunnen verder geautomatiseerd

worden en DocSys maakt inzichtelijk hoe regels en

businesslogica in documenten gekoppeld zijn. Koppelingen

met andere systemen maken het mogelijk om automatisch

gegevens te benutten uit externe bronnen (zoals een ERP-

systeem).

Eenvoudig beheer door minimaal aantal

huisstijltemplates.

Duidelijke scheiding tussen huisstijl en inhoud.

Hiërarchie in tekstblokken voor hergebruik en

beheer.

Koppeling aan externe bronnen voorkomt

overtypen en fouten.

6

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Huisstijltemplates DocSys werkt met een beperkte set huisstijltemplates,

waarin de huisstijl voor bijvoorbeeld een brief, rapport of

contract is vastgelegd. Een huisstijlmodel is beschikbaar in

meerdere talen en hoeft dus niet vaker ontwikkeld te

worden.

Logo’s en bedrijfsonderdelen Logo’s en namen van bedrijfsonderdelen worden

afzonderlijk beheerd: logo’s in het logoboek en gegevens

voor ondertekening van documenten in het

bedrijfsonderdelenboek. Zo kunnen handelsnamen aan een

juridische entiteit gekoppeld worden met daaraan

bijvoorbeeld een legal disclaimer. Als bij het maken van

documenten een bedrijfsonderdeel wordt gekozen, worden

automatisch de juiste gegevens en het logo toegevoegd.

Beheerders en medewerkers met de juiste rechten kunnen

deze gegevens eenvoudig beheren.

Tekstblokken Sjablonen of modellen bestaan uit een huisstijltemplate en

één of meerdere standaard tekstblokken. Tekstblokken zijn

huisstijlonafhankelijk, ze kunnen dus in combinatie met

meerdere huisstijlen worden gebruikt. Deze tekstblokken

zijn hiërarchisch, waardoor het hergebruik en beheer zeer

eenvoudig is.

7

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Integratiemogelijkheden

DocSys is een open systeem en kan daardoor eenvoudig

koppelen met andere systemen, applicaties en

databases voor ERP, CRM, HRM of DMS. DocSys kan

daarbij worden ingezet als documentgenerator voor het

maken van documenten in een workflow. Documenten

worden (deels) handmatig of volledig automatisch

gegenereerd.

User driven documentcreatie Een handmatig of user driven document combineert input

van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere

applicaties of databases. Zo kunnen bij het maken van een

contract bijvoorbeeld gegevens van een werknemer,

leverancier of klant automatisch uit een HRM, ERP of CRM-

database worden gehaald.

Automatische documentcreatie Documenten kunnen ook automatisch gemaakt worden,

zonder interactie van de gebruiker. DocSys kan hiervoor

extern worden aangestuurd via een API.

DocSys is koppelbaar met bijna ieder ERP, HRM, CRM en

DMS-systeem.

ERP

DocSys kan gekoppeld worden aan veel Enterprise

Resource Planning Systemen (ERP), zoals SAP. Als

DocSys bedrijfsbreed wordt ingezet kan dit op veel

afdelingen tijd besparen.

DMS

DocSys kan gekoppeld worden aan veel Document

Management Systemen (DMS), zoals SharePoint. Bij

het invullen van een document kunnen gegevens

automatisch worden opgeslagen, met de juiste

metadata. Zo zijn documenten later ook eenvoudig

terug te vinden.

8

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Koppelen biedt grote voordelen

Data-integratie door te koppelen met verschillende

systemen biedt grote voordelen, zoals:

• Informatie wordt centraal beheerd en hoeft daardoor

slechts op één plaats actueel gehouden te worden.

• Niet meer zoeken naar correcte/actuele informatie:

DocSys slaat dit automatisch op de juiste plek op

voorzien van de juiste meta-data.

• Nooit meer onnodig overtypen: knippen en plakken

behoort tot het verleden. Informatie die niet automatisch

uit een ander systeem komt, kan met een invulscherm

worden toegevoegd.

HRM

DocSys kan gegevens van medewerkers rechtstreeks

uit een HRM-systeem halen. Zo zijn minder

menselijke handelingen nodig. Dat bespaart tijd en

zo worden fouten voorkomen. B-ware heeft veel

ervaring met het koppelen aan bijvoorbeeld het

HRM-systeem SAP SuccessFactors.

CRM

DocSys kan gekoppeld worden aan veel Customer

Relation Managementsystemen (CRM), zoals AFAS

en Microsoft Dynamics. Offertes, contracten,

facturen worden eenvoudig gemaakt zonder dat

gegevens uit het CRM systeem over getypt hoeven

te worden.

9

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl


Het creëren van een document is vaak slechts een

onderdeel van de levenscyclus van dat document. Vaak

zijn documenten onderdeel van een breder

bedrijfsproces en worden ze meerdere keren aangepast,

opgeslagen, goedgekeurd en ondertekend.

DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt

documenten te maken, maar geeft ook inzicht in de

workflow van herziening, goedkeuring en ondertekening.

Medewerkers kunnen zien in welk stadium een document

verkeert en wie op dat moment verantwoordelijk is. Ook

kunnen verantwoordelijken automatisch herinneringen

ontvangen als er een taak uitgevoerd dient te worden.

Met de Workflow Manager van DocSys kan een workflow

gemaakt worden om documenten te maken en te laten

goedkeuren. Met herinneringen kan de beoogde

doorloopsnelheid gewaarborgd blijven of verhoogd worden.

Maak samen met collega’s foutloze

documenten en houd zicht op de voortgang.

10

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Output vertrouwde kanalen

OFFICE: WORD, EXCEL, POWERPOINT

DocSys wordt standaard geleverd met

outputmogelijkheden in Office-modules, zoals Word,

Excel en PowerPoint.

PDF

DocSys wordt standaard geleverd met

outputmogelijkheid in PDF-formaat.

E-MAIL

Documenten kunnen direct nadat ze gegenereerd

zijn, verstuurd worden via e-mail.

WEBSERVICES

Met behulp van webservices kan informatie uit

andere applicaties gehaald worden om te gebruiken

in documenten. Andersom kan een document via

een webservice worden opgeslagen in bijvoorbeeld

een DMS (Document Management Systeem).

DocSys integreert met uw bestaande communicatiemiddelen en infrastructuur. Documenten kunnen in het juiste formaat naar het

gewenste kanaal worden gestuurd.

11

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Opslag

DocSys kan documenten opslaan naar verschillende

output kanalen, zoals:

▪ Bestandssysteem van de gebruiker.

▪ SAP.

▪ SharePoint of OneDrive.

▪ Andere webservices (bijvoorbeeld een servicebus).

BESTANDSSYSTEEM

Gebruikers kunnen afgeronde documenten opslaan

op hun eigen bestandssysteem of op een gedeelde

schijf.

MICROSOFT SHAREPOINT

Alle SharePoint of OneDrive bibliotheken waar een

gebruiker bij kan, zijn geschikt om meteen in op te

slaan. Hierbij kan alle benodigde informatie voor de

betreffende bibliotheek automatisch ingevuld

worden. Dit voorkomt dat gebruikers meerdere

keren dezelfde informatie moeten invullen.

WEBSERVICES

DocSys kan elke webservice gebruiken als

outputkanaal van documenten. Zo kan eenvoudig

een koppeling gemaakt worden met een DMS

(Document Management Systeem) of servicebus.

Beschikbare informatie kan gebruikt worden om

documenten meteen op de goede locatie op te

slaan.

12

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl


Bedrijfsbeleid moet versterkt worden door solide

compliance management. Het is immers belangrijk dat

een organisatie voldoet aan alle actuele wet- en

regelgeving. DocSys ondersteunt compliance

management doordat informatie centraal beheerd

wordt en de kans op fouten zo afneemt.

Autorisatie DocSys kan zorgen dat de juiste gebruikers toegang hebben

tot informatie waar zij recht op hebben. Zo kunnen

bijvoorbeeld arbeidscontracten of offertes alleen gemaakt

worden door gebruikers die daar rechten voor hebben.

Naast documenten kan dit ook gelden voor data. Het is

bijvoorbeeld mogelijk gebruikers in een groep te zetten,

zodat alleen zij bepaalde informatie kunnen gebruiken. Dit

zorgt voor gebruiksgemak en veiligheid van informatie. Een

beheerder kan bepaalde rechten aan personen of

afdelingen toekennen.

DocSys ondersteunt het bedrijfsbeleid

13

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Digitaal ondertekenen DocSys heeft een optionele koppeling met meerdere

applicaties voor digitaal ondertekenen. Als hier gebruik van

wordt gemaakt, is er een audit trail beschikbaar die voldoet

aan de eIDAS-standaarden.

Heldere business rules DocSys vereenvoudigt en automatiseert het maken van

documenten door het standaardiseren met behulp van

business rules, zoals:

• Juridische disclaimers koppelen aan specifieke business

units.

• Strikte validatie.

• Printer tray controle.

• Duidelijke verantwoordelijkheden voor goedkeuring

documenten in de workflow.

• Automatisch berekenen van offertes of salarissen van

werknemers (contracten).

Verminder menselijke fouten Standaardiseren van documenten met DocSys en

automatisering van de workflow vermindert het aantal

menselijke fouten aanzienlijk. Standaard documenten met

de juiste tekstblokken en business rules maken organisaties

en collega’s onderling bovendien minder afhankelijk van

individuele kennis.

Gebruiksstatistieken en audit trails DocSys presenteert statistieken die inzicht geven in het

gebruik van de applicatie. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht in

welke afdeling (of wie) de applicatie het meest gebruikt en

welke documenten het vaakst gemaakt worden. In de log

wordt ook bijgehouden wie wanneer welke documenten

aanpast. Deze gegevens kunnen worden gebruikt als audit

trail. Deze informatie is tevens waardevol om het gebruik en

de workflow van documenten verder te verbeteren.

14

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

Over B-ware

B-ware Business Software is expert in het automatiseren

van documentcreatie. Hiervoor hebben wij DocSys

ontwikkeld dat vooral middelgrote en grote organisaties

helpt met het standaardiseren en automatiseren van

documentcreatie. Hierdoor kunnen organisaties tijd en

kosten besparen, risico’s verminderen, compliance

verbeteren en hun uitstraling van documenten flink

verbeteren.

B-ware Business Software bestaat sinds 1990 en is

gespecialiseerd in documentcreatie. Klanten zijn onder

andere: Heineken, het Ministerie van Veiligheid en Justitie,

Menzis, Strukton, NS (Nederlandse Spoorwegen), Holmatro,

Ecorys en Nuon.

B-ware Business Software gelooft in specialisatie en streeft

ernaar best in class te zijn. Als Microsoft Gold Partner

hechten wij veel waarde aan innovatie en daardoor blijven

wij DocSys continu ontwikkelen.

Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren.

Onze missie? Documentcreatie en Output

Management vereenvoudigen.

15

Slimmer documenten

maken Toepassingen




Output vertrouwde

kanalen Opslag


Over B-ware

www.docsys.nl

DocSys DocSys is een documentgenerator en vereenvoudigt

documentcreatie. Het is een pakket slimme, flexibele

modules die organisaties kunnen benutten, afgestemd op

hun eigen wensen. DocSys biedt ondersteuning bij het

maken van documenten met de juiste huisstijl,

e-mailondertekening en voor presentaties in PowerPoint.

DocSys ondersteunt het gebruik van verschillende huisstijlen

en logo’s.

Doordat DocSys een open systeem is, zijn koppelingen met

andere applicaties en databases (zoals ERP, DMS, HRM of

CRM) eenvoudig te realiseren. Er zijn koppelingen met

diverse Document Management Systemen beschikbaar.

B-ware heeft hierin veel ervaring. DocSys kan hierbij als

documentgenerator worden ingezet, als onderdeel van de

documentflow. Daarvoor is DocSys onder andere te

integreren met SharePoint.

DocSys betekent:

• Altijd en overal eenvoudig foutloze documenten maken.

• Eenvoudiger beheer, door minder huisstijlmodellen.

• Duidelijke scheiding in beheer tussen huisstijl en inhoud.

• Hiërarchie in tekstblokken, met eenvoudig hergebruik

van tekstblokken.

• Links naar externe gegevensbronnen (zoals ERP)

voorkomen fouten en overtypen.

DocSys: Slimmer documenten maken www.docsys.nl

DocSys: Slimmer documenten maken · Van Marketing en Communicatie tot HR, IT en Sales. ... Office...

Documents

Transcript of DocSys: Slimmer documenten maken · Van Marketing en Communicatie tot HR, IT en Sales. ... Office...