PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Docente: Jairo Hernán Díaz

Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

Abril 2015

Integrantes Denis María Arrieta.María de los Ángeles Reátiga Martínez

PRODUCCIÓN DE DOCUMETOS

Es la fabricación de documentos de las empresas durante el desarrollo de sus funciones. La producción documental comprende: origen, creación, diseño de formatos y documentos, de acuerdo al desarrollo de las funciones de la entidad.

LEY 43 DE 1913Aquí se establece el uso de tinta

indeleble para documentos oficiales. Un documento oficial que se

encuentre en los archivos públicos, se hará a mano y con tinta indeleble, para resistir el paso del tiempo.

Aquellos documentos como: actas de registro del estado civil, todas las diligencias del estado civil y las notas correspondientes deben garantizar que resisten el paso del tiempo.

LEY 527 DE 1999 ARTICULO 7: FIRMA. Cuando una norma exija

que un documento vaya con la firma o establezca consecuencias con la ausencia de esta, en relación con un mensaje de datos, se realizara dicho requerimiento si:

Se ha utilizado un método que identifique el iniciador de un mensaje de datos e indicar que el contenido cuenta con su aprobación.

Que el método sea tanto confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue comunicado o generado.

CÓDIGO PENALRESPECTO A LA FALSIFICACIÓN DE

DOCUMENTO PÚBLICOARTICULO 218: Falsedad material de empleado oficial en

documento público. Cuando un empleado oficial que se encuentre desarrollando sus funciones falsifique documentos públicos que puedan servir de prueba.

ARTICULO 219: Falsedad ideológica en documento público. Cuando un empleado oficial que se encuentre desarrollando sus funciones, al desarrollar un documento que sirva de prueba, entregue una falsedad o calle la verdad.

ARTICULO 220: Falsedad material de particular en documento público. Quien falsifique cualquier documento público que pueda servir como prueba.

ARTICULO 221: Falsedad de documento privado. Quien falsifique cualquier documento privado que pueda servir como prueba.

ARTICULO 222: Uso de documento público falso. Aquel que no haya falsificado pero si usado documento público falso, incurrirá en prisión; pero la pena aumentara hasta en la mitad, si quien lo usa es el mismo que lo falsifico.

ARTICULO 223: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Aquella persona que incurra en destrucción, supresión u oculte documento público, incurrirá en prisión, pero si es realizado por empleado público, en ejercicio de sus funciones, tendrá una pena mas alta.

ARTICULO 224: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. Aquella persona que incurra en destrucción, supresión u oculte documento privado incurrirá en prisión.

ARTICULO 225: Otros documentos. Se entiende por documento, todo aquel que puede servir de prueba, las expresiones de persona conocida recogidas por medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, archivos electromagnéticos y otros.

ARTICULO 226: Falsedad personal para obtención de documento público. Aquella persona que suplante a otro u de condiciones falsas para obtener documento público.

ARTICULO 227: Falsedad personal. Aquella persona que suplante a otro u de condiciones falsas para obtener un beneficio u dañar a otro, tendrá efecto jurídico.

ARTICULO 228: Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. Aquel que realice cualquier acción de los anteriores artículos, para obtener para el o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto.

CÓDIGO DE PROCESAMIENTO PENAL

ARTICULO 261: Sobre el valor probatorio de documento público. Responsabilidad de cada custodio. Cada servidor público es responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el tiempo que este en su poder, de tal manera que no puede ser destruido, alterado o deteriorado.

CIRCULAR INTERNA AGN NO. 13 DE 1999

No se deben utilizar esferos o micropuntas de tinta húmeda para garantizar la conversación de los documentos. Este tipo de esferos se corren con el agua, pierden su coloración con el paso del tiempo, aunque estén en condiciones favorables para su conservación se pierde la legibilidad de los documentos.

ACTASEl acta es un documento que

recoge los puntos hablados en una reunión y los acuerdos a los que se llegan. Se registran para que estos sean cumplidos.

En algunos casos las actas deben ser presentadas en entidades públicas, las cuales deben ir en papel con membrete.

Las actas deben ir con los nombres de las personas que se encuentran en la reunión.

LAS ACTAS

Hay actas: De asambleas.De consejo.De entrega.De sociedades.Eliminación de documentos.Entrega.Reuniones administrativas.

INFORMESEl informe muestra los

resultados de un estudio o asunto especifico. Con el informe se pretenda dar cuenta de algo que sucedió, esos datos pueden ser pasados y presentes ya comprobados.

El informe también da una solución sobre una situación especifica tratada en el informe.

Los informes deben ir con logo y símbolo.

INFORMESEn el momento que se

hace un informe este debe ser claro y concreto.

Solo hablar de un tema por informe.

Debe ser presentado bajo toda la normatividad que se requiere.

El lenguaje debe ser técnico.

CONSTANCIASDocumento que hace constar algun hecho. Pueden haber constancias de: pago, estudiante regular, de empleo, de servicio. En el momento de redactar una constancia esta debe ser clara, se deben usar los formatos establecidos, siempre debe ser expedido en forma original.

TARJETA PROTOCOLARIASon las comunicaciones que se usan en las empresas para el manejo de relaciones públicas y opción de negocio. Esto ayuda con la imagen de los ejecutivos y de la empresa.

TARJETA PROTOCOLARIADebe tener:LogotipoRazón socialNombres y apellidos.Cargo que desempeñaDirección, teléfonos fijos y móviles, correo,

ciudad, municipio y país.

TARJETAS DE PRESENTACIÓN

Son una representación de los datos mas importantes de una persona, empresa o de un negocio. Con las tarjetas de presentación se pretende llamar la atención del cliente.

TARJETAS DE PRESENTACIÓNLas tarjetas deben tener: Nombre de la persona.Nombre de la empresa a la

que pertenece.Dirección de la empresa

donde labora.Números telefónicos.Dirección del correo

electrónico.Cargo de la persona.LogotipoImágenes para llamar la

atención del cliente.

CARTASLas cartas son documentos utilizados en su momento para diferentes tipos de funciones, 1- para expresarle a alguien un sentimiento2-para renunciar a un empleo3-pedir empleo4- para hacerle ver a alguien el sentimiento que tenemos hacia ellos

¿CÓMO REDACTAR UNA CARTA?Lo que no debe ocurrir al terminar una

carta o un escrito es que nos demos cuenta que nos hemos olvidado alguna cosa fundamental y trastoquemos el orden anterior. Para este tipo de cosas, podemos añadir una posdata o una nota al margen. Pero sin abusar, la posdata o la nota ha de ser breve.

En cuanto al contenido de las cartas, cabe destacar que existen cartas privadas, cartas de relación social y cartas comerciales. Siendo las privadas escritas a mano y las comerciales siempre mecanografiadas o por ordenador.

La despedida también debe guardar relación con el encabezamiento. No se debe mandar abrazos a quien hemos tratado de señor, con distanciamiento. Los abrazos serán enviados solo en cartas a familiares cercanos o amigos.

CARACTERISTICAS DE REDACCIONEmpieza la carta con empatía y

buscando captar el interés de quien la leerá. Indica de qué forma te enteraste que había un puesto vacante en esa empresa (una amiga(o), un anuncio en el diario, etc). Siempre debes buscar que el reclutador sienta que su empresa es importante y que por ello quieres trabajar ahí, nunca dejes que piense, que su empresa es una más en tu búsqueda.

OFICIOEl oficio de define en dos niveles: Nivel

Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

También podemos redactar un oficio invitando a una comunidad a escuchar propuestas

CARACTERISTICAS DE OFICIOS

Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

Membrete: Nombre de la institución. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo,

sencillo y se evitara el tuteo. Despedida Firma y cargo del que remite el oficio

NTC 1673 “ PAPEL Y CARTÓN: PAPEL PARA ESCRIBIR E IMPRIMIR”

Papel requerido para escribir e imprimir (papel bond), porque tiene resistencia en el momento de imprimir y tiene superficie libre de pelusas.

NTC 2223: 1986 “ Equipos y útiles de la oficina. Tinta liquida para escribir”

La tinta debe ser de un liquido uniforme libre de materiales extraños, la tinta debe fluir del esfero para que la escritura sea suave y se seque rápidamente. La tinta no debe atravesar el papel bond. En el momento de exponer la tinta al sol, rayos ultravioleta, sumergida en agua o alcohol tiene perdida de color.

NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales La norma se aplica a cartuchos de disco flexible de 90mm

(3.5 pulgadas). Importante tener claro estos conceptos.Disco registrador: disco flexible que acepta y retiene, en

una cara específica o en las dos, señales magnéticas para entrada/salida y propósitos de almacenamiento.

Protector: material adecuado entre la cubierta y el disco para proporcionar una acción limpiadora y protección contra la abrasión.

Cubierta: funda para guardar el disco.

NTC 3393: Elaboración de cartas comerciales.

La carta es una comunicación escrita utilizada en las comunicaciones comerciales entre empresas y personas naturales. La carta tendrá: acrónimo, anexo, apóstrofo, asunto, copia, datos del remitente, despedida, destinatario, encabezado, fecha, membrete.

Las márgenes de la carta deben ser de superior entre 3 a 4 cm, inferior entre 2 y 3 cm, lateral izquierdo entre 3 y 4 cm y lateral derecho entre 2 a 3 cm.

ARTÍCULO N° 48 CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS

COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, con el fin la historia clara y completa de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO N° 51. COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA

CONTABILIDAD

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

 

ARTÍCULO N° 54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA

COMERCIAL

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

DECRETO 2649 DE 1993

ARTICULO N° 123 SOPORTES

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación

 Decreto 1584 de 1994POR EL CUAL SE REGLAMENTA LA

CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO DE PROPONENTES Y SE DICTAN

OTRAS DISPOSICIONES

Derogado por del decreto nacionales:

• 92 de 1998 • 4881 de 2008

• 1464 de 2010 • 734 de 2012

• 1510 de 2013

DECRETO 2150 DE 1995 Artículo N° 11 SUPRESIÓN DE SELLOS

En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Artículo 13º PROHIBICIÓN DE EXIGIR COPIAS O FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS

QUE POSEEN

En todas las actuaciones públicas, quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder. 

Artículo 26º UTILIZACIÓN DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Y TRANSMISIÓN

DE DATOS

Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración, en ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares

ACUERDO No. 060 DE 2001

ARTÍCULO N°4 FIRMAS RESPONSABLES

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTÍCULO N°6 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

 

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

ARTÍCULO N°9 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

 

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes

ARTÍCULO N° 14 IMAGEN CORPORATIVA 

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

BIBLIOGRAFIA

Producción documental. YouTube (En línea)<https://www.youtube.com/watch?v=wNMF0fvtTHA>Archivo General de la Nación Colombia. Página

Normatividad. (En línea)< http://www.archivogeneral.gov.co/normativa>Icontec. Página Normativa. (En línea)<https://ssio.icontec.org.co/igsiofaseiii/Normalizacion/

default.aspx>