D.K. & A.V. HERCULES A.V. PARTHENON INTENTIEVERKLARING … › images › divers... ·...

Intentieverklaring fusie – versie 8 februari 2016 pagina 1 van 12

1

2

D.K. & A.V. HERCULES 3

A.V. PARTHENON 4

5

6

7

8

9

INTENTIEVERKLARING 10

FUSIE 11

(Herziene versie 8 februari 2016) 12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37


38

39

40

41

42

Inhoudsopgave intentieverklaring 43

44

45

Toelichting op intentieverklaring 46

A. Overwegingen van de partijen 47

B. Ontbinding van het proces 48

C. Algemeen: voorwaarden en kader voor de fusie 49

D. Hoofdlijnen en uitgangspunten verenigings- en 50

besturingsmodel 51

52

Bijlage(n) 53

1) Plan van aanpak ontwerpfase fusie 2016 en raming 54

kosten. 55

56

57

58

59

60

61

62

63 64 65 66 67


Toelichting op intentieverklaring 68

Bijgevoegde intentieverklaring heeft als doel ‘zakelijk’ te 69

verwoorden hoe beide verenigingen op basis van volledige 70

gelijkwaardigheid besloten hebben zich voor te bereiden op de 71

voorgenomen fusie. Het doel van de beide verenigingen, 72

vertegenwoordigd door haar besturen is, zo veel als mogelijk en 73

wenselijk, een gefuseerde vereniging tot stand te brengen die het 74

beste van beide verenigingen samenbrengt en nieuw elan en 75

ambitie uitstraalt. Het nieuwe van de gefuseerde vereniging komt 76

tot uiting in: 77

- Nieuwe statuten met basis de DK&AV Hercules statuten 78

(meest brede statuten en advies van juridische specialisten), 79

waarmee ook een aanvraag tot het verkrijgen van een 80

erepenning of predicaat Koninklijk behouden blijft; 81

- Nieuwe naamgeving door de leden gekozen waarbij als 82

(voorlopige) werktitel ‘Hercules-Parthenon Combinatie’ wordt 83

gevoerd. Afdelingen krijgen de mogelijkheid een naam te 84

voeren die herkenbaarheid heeft met de betreffende sporttak; 85

- Nieuw Strategisch plan 2017-2020; 86

- Nieuw Logo en clubkleuren; 87

- Nieuwe Inrichting club-/kantineruimte met galerij/ruimte 88

voor samensmelting oud naar nieuw, naam op gevel, website 89

etc. en alle andere samen te bepalen uitingen; 90

- Nieuw Bestuur en besturingsmodel (meer op hoofdlijnen) 91

met uitvoering onder regie van de verenigingsmanager i.c.m. 92

diverse commissies/werkgroepen; 93

- Nieuw vrijwilligersbeleid met benoeming 2-3 vrijwilligers 94

coördinatoren; 95

- Nieuw: alle sporten (bij voorkeur) onder 1 dak, in gesprek 96

met de worsteltak om op termijn weer in de Reeweghal 97

gehuisvest te zijn (geen must, wel sterke wens bestuur); 98

- Nieuw: Top-5 atletieksportvereniging in NL en grootste in 99

Dordrecht e.o., met een top(sport)accommodatie voor top-, 100

breedte- en recreatiesport. 101

102 103 104


A – Overwegingen van de partijen 105

1) De besturen van D.K. & A.V. "Hercules" (hierna: Hercules) en 106

A.V. Parthenon (hierna: Parthenon), hierna allen gezamenlijk 107

te noemen: partijen, erkennen en beschouwen elkaar als 108

volledige en gelijkwaardige organisaties, ongeacht datum van 109

statutaire oprichting, omvang uitgedrukt in ledentallen, 110

diversiteit sportaanbod, eigen vermogen of bestuursgrootte. 111

2) Hercules en Parthenon hebben unaniem en voltallig besloten 112

naast de huidige intensieve samenwerking, wegende de juridische 113

adviezen en de overwegingen van de leden van partijen, over te 114

gaan tot een fusie waarbij de rechtsvorm/persoon thans genoemd 115

Hercules behouden blijft. 116

3) Vanwege de transitie naar een nieuwe herkenbaarheid en 117

organisatie wordt in alle communicatie-uitingen een (nieuwe) 118

naam gevoerd die recht doet aan de vereniging die door het 119

samengaan ontstaat. De Partijen laten zich wat betreft de te 120

voeren naam ondersteunen door de voordracht(en) van een 121

werkgroep bestaande uit leden van beide verenigingen. Het 122

bestuur zal uit de voordrachten enkele namen kiezen die in een 123

ledenraadpleging ter keuze worden voorgelegd. In het ‘Plan van 124

aanpak ontwerpfase fusie’ wordt een duidelijke en transparante 125

opdracht opgenomen. Als (voorlopige) werktitel wordt 126

‘Hercules-Parthenon Combinatie’ aangehouden. 127

4) Hercules en Parthenon dragen als zodanig gelijk bij in de kosten 128

van het fusieproces, tenzij samen anders is overeengekomen. 129

5) Doorslaggevend in de keuze voor deze fusievorm zijn de 130

onderstaande afwegingen: 131

a. Via deze fusievorm wordt optimaal rekening gehouden met 132

de wensen van partijen en hun achterbannen. 133

b. De partijen kennen, c.q. streven vrijwel gelijke statutaire 134

doelstellingen na. 135

c. Via deze fusievorm zijn er minder administratieve en 136

juridische consequenties dan bij andere vormen van 137

fuseren. 138

d. Via deze fusievorm worden alle sporters (atleet, 139

worstelaar, vechtsporter, fitnesser, nordic-walker, etc., 140

etc..) en alle sportafdelingen van beide partijen nu en in de 141

toekomst optimaal bediend. 142

e. Via deze fusievorm blijft de mogelijke aanvraag voor het 143

verkrijgen van een erepenning en/of het verkrijgen van het 144

predicaat ‘Koninklijk’ behouden. 145


6) Op basis van gelijkwaardigheid en samenwerking, zijn de 146

optimale voorwaarden gecreëerd voor het fusieresultaat en de 147

onderlinge relatie, en is optimaal rekening gehouden met 148

elkaars wensen en die van hun achterbannen. 149

7) Alle sporten, zoveel als mogelijk en wenselijk is, zullen 150

onderdak hebben of krijgen op het sportcomplex aan de 151

Reeweg, waarmee de binding/sfeer binnen de vereniging 152

optimaal wordt ge(waar)borgd. 153

8) Partijen realiseren zich dat de bundeling van krachten een 154

koppositie op de lokale/regionale markt van de stad Dordrecht 155

en regio (Drechtsteden) mogelijk maakt, als DÉ aanbieder van 156

alles wat met deze sporten (diversiteit) te maken heeft. 157

9) Partijen spannen zich maximaal in en streven het doel na om de 158

fusie te doen slagen en zo een krachtige omnisportvereniging te 159

realiseren. 160

10) De individuele bestuurders handelen in het proces van 161

samenwerking enkel in het collectieve en/of verenigingsbelang 162

en niet het individuele eigen (bestuurders en/of privé) belang. 163

Verdere overwegingen 164

1) Het proces van fusie bestaat uit drie fasen: 165

a. een voorbereidingsfase, waarbij een intentieverklaring, 166

plan van aanpak en raming kosten ontwerpfase worden 167

opgesteld; 168

b. een ontwerpfase, waarbij het plan van aanpak wordt 169

uitgewerkt en de fusie wordt voorbereid; 170

c. een invoeringsfase, als start van de gefuseerde vereniging 171

per datum X. 172

2) De partijen maken samen gebruik van dezelfde buitensport-173

accommodatie en door deze fusie kunnen zij de 174

buitensportaccommodatie efficiënter en effectiever benutten. 175

3) De partijen zijn in het gedeelde eigenaarschap van de 176

binnensportaccommodatie Reeweghal via de Stichting 177

Overdekte Accommodatie Reeweghal Dordrecht (afgekort 178

SOAR) met deze fusie in staat deze accommodatie efficiënter en 179

effectiever te beheren en te benutten. 180

4) De fusie (waar)borgt de sterke punten van beide verenigingen 181

waardoor ‘best of both worlds’ bij elkaar worden gebracht. 182

5) De partijen: 183


a. Zijn op atletiekgebied (atletiek en wandelen) actief in 184

dezelfde sportmarkt en bieden grotendeels vergelijkbare 185

producten en diensten aan. 186

b. Werken op een (groot) aantal terreinen al feitelijk 187

succesvol, constructief en naar tevredenheid samen en 188

willen deze samenwerking ongeacht een niet slagen van de 189

fusie verder intensiveren. 190

c. Vertonen een grote mate van overeenkomst van 191

achterliggende processen (financiële en ledenadministratie, 192

websites, nieuwsbrieven, e.d.). 193

6) De bundeling van krachten biedt tevens optimale mogelijkheden 194

voor: 195

a. Versterking van de positionering van marketingkracht, 196

automatiseringsgraad en slagkracht van de vereniging; 197

b. Meer ondernemingskracht van de vereniging op 198

lokaal/regionaal niveau, waardoor nu en in de toekomst 199

snel(ler) en adequaat(er) ingespeeld kan worden op 200

ontwikkelingen in behoeften van de verschillende sporters 201

en de veranderende vrijetijdsbestedingen van (potentiële) 202

leden, waar een passend aanbod voor kan worden geboden 203

en de concurrentie kan worden opgepakt met andere 204

aanbieders; 205

c. Nu en in de toekomst relatief eenvoudiger (door het op 206

onderdelen ontdubbelen) werven, binden en mobiliseren 207

van vrijwilligers en betaalde krachten; 208

d. Een vermindering van administratieve lasten en het 209

vrijwillig kapitaal maximaal/beter ontzorgen, waardoor 210

deze zich nog beter kan richten op haar primaire taak; 211

e. Verdere professionalisering zodat er meer synergie 212

ontstaat, als het gaat om financiële draagkracht en 213

sponsoring; 214

f. Een sterke, stevige belangenbehartiging vanuit het groter 215

collectief, waardoor een sterkere gesprekspartner ontstaat 216

naar bijvoorbeeld de overkoepelende nationale 217

sportbond(en), lokale en regionale overheden, (lokale) 218

sportraden e.d. 219

220


B – Ontbinding van het fusieproces 221

222

1) Indien sprake dreigt van onoverkomelijke bezwaren maken de 223

besturen van de beide verenigingen gebruik van de 224

mogelijkheid van conflictbemiddeling. 225

2) Wanneer zich in de vervolgfase(n) onoverkomelijke bezwaren 226

voordoen, die een samengaan absoluut onwenselijk maken, dit 227

ter besluitvorming van de besturen van beide verenigingen, na 228

voorafgaande onderzoek/standpuntbepaling door de stuurgroep, 229

leidt dit tot het besluit niet langer met het proces door te gaan. 230

Het formele besluit tot ontbinding van het fusieproces wordt 231

bekrachtigd door de ALV. 232

3) Bij ontbinding van het fusieproces blijft een intensieve 233

samenwerking, zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, 234

gehandhaafd. 235

4) Vindt het fusieproces geen doorgang, dan vindt ontvlechting 236

plaats, waarbij als uitgangspunt geldt dat het ingebrachte (deel) 237

in beginsel terugvloeit naar de inbrengende partij. 238

5) Partijen wijzen gezamenlijk één of meer onafhankelijke derden 239

aan om het proces te begeleiden, om te komen tot een redelijke 240

ontvlechting en tot afspraken over (een) evt. gezamenlijk(e) 241

product(en)/dienst(en). 242

243

244

C – Algemeen: voorwaarden en kader 245

voor de fusie 246

247

Naamvoering 248

1) De statuten van Hercules worden vernieuwd en aangepast naar 249

de nieuwe situatie en naam die in de ontwerpfase door de leden 250

op voordracht van de besturen van partijen wordt gekozen. De 251

(voorlopige) werktitel van de nieuwe vereniging is Hercules-252

Parthenon Combinatie. 253

2) Afdelingen kunnen een naam voeren die recht doet aan de 254

betreffende sporttak en/of historie. Deze naam of namen 255

worden statutair vastgelegd.. Een voorbeeld van statutaire 256

namenvastlegging is in bijlage 2 toegevoegd. 257

3) In alle communicatie-uitingen wordt de naamvoering gevoerd 258

zoals bij rubriek A, lid 3 is omschreven. 259


Te denken valt aan de volgende uitingen: logo, clubkleuren, 260

kleding, briefpapier, domeinnaam website, mailadressen en die 261

uitingen die in onderling overleg samen worden bepaald. 262

Sportonderdelen 263

1) Alle sporters en sportafdelingen, nu en in de toekomst, 264

gedefinieerd onder rubriek A, lid 4e staan centraal. 265

2) Zowel de sporter, als evt. onderdelen van de organisatie 266

ondervinden geen, of zo min mogelijk hinder van de fusie. 267

3) Partijen gaan geen verbindingen of verplichtingen aan, die 268

redelijkerwijs gevolgen kunnen hebben naar aard en duur, voor 269

de fusieorganisatie, tenzij partijen gezamenlijk hebben overlegd 270

en tot een gezamenlijk oordeel c.q. overeenstemming zijn 271

gekomen. 272

273

Ambities 274

1. Partijen spreken de ambitie uit DÉ omnisportvereniging in 275

Dordrecht en omgeving te worden voor (tenminste) de huidige 276

sporten van de partijen, waar top-, breedte- en recreatiesport 277

samen komen. De ambities worden vastgelegd in het 278

“Strategisch plan 2017-2020”. In het ‘Plan van aanpak 279

ontwerpfase fusie’ is een duidelijke opdrachtformulering 280

opgenomen. Het strategisch plan wordt onder deskundige 281

begeleiding met een vertegenwoordiging van leden van beide 282

Partijen opgesteld. 283

284

285

Statuten, Reglementen, Protocollen 286

1) De statuten van Hercules worden, daar waar nodig en wenselijk, 287

aangepast om de fusie te doen slagen. 288

2) Wat betreft de bestaande reglementen en protocollen wordt de 289

Code Goed Sportbestuur aangehouden als uitgangspunt, 290

alsmede de door NOC*NSF/EY aangereikte documenten als het 291

gaat om het goed besturen van verenigingen, waaronder 292

beschreven, maar niet uitsluitend de onverenigbaarheid van 293

functies, benoemingsperiode, schenkingsregeling. 294

3) Deze reglementen worden naar de actualiteit aangepast met 295

inbreng/aanvulling van de elementen van de diverse 296

reglementen van Hercules en Parthenon (‘best of both worlds’). 297


4) Van personen die cruciale en vertegenwoordigende functies 298

binnen de vereniging uitvoeren wordt een Verklaring Omtrent 299

Gedrag (VOG) vereist. 300

5) Vanuit de fusieorganisatie wordt gewerkt met een 301

besturingsmodel waar een duidelijke scheiding is aangebracht 302

tussen bestuurlijke (strategisch/beleidsmatig), 303

toezichthoudende en uitvoerende taken, waarbij het bestuur 304

bestuurt en de uitvoering bij voorkeur gedelegeerd is aan de 305

(verenigings-)manager en diverse afdelingen, commissies, 306

werkgroepen. 307

6) Het nieuwe bestuur bouwt een passend evaluatiemoment in 308

binnen de eerste zittingsperiode of het organisatiemodel en 309

besturingsmodel nog voldoen aan de doelstellingen en eisen van 310

de tijd en behoeften van de sporter. 311

312

Kennismaking 313

1) Het belangrijkste kapitaal in organisaties is het menselijk 314

kapitaal. Bij de verenigingen zijn dat haar leden en vele 315

vrijwilligers die de vereniging maken. 316

Om het fusieproces zo vlot en vloeiend mogelijk te laten 317

verlopen, worden in 2016 activiteiten georganiseerd tussen 318

leden, afdelingen, commissies, werkgroepen, waarbij 319

kennismaking met elkaar en de diversiteit aan sporten, evenals 320

plezier in sporten, centraal staan. 321

322

Overig 323

1) Over alle onvoorziene onderwerpen waarover een besluit moet 324

worden genomen, nemen de Partijen een gezamenlijke besluit 325

naar de letter en de geest van deze intentieverklaring. 326

327

328

D – Hoofdlijnen en uitgangspunten 329

verenigings- en besturingsmodel 330

331

1) De vereniging kent een overzichtelijke bestuurlijke en financiële 332

structuur. 333

2) De vereniging hanteert een modern, slagvaardig, efficiënt, 334

effectief en transparant verenigingsmodel, waar bovenstaande 335

kaders (wat de Code Goed Sportbestuur voorschrijft en door 336


NOC*NSF/EY in diverse documenten aanreikt) goed zijn te 337

regelen. 338

3) Het model kent korte lijnen en is slagvaardig. 339

4) De organisatie is toekomstbestendig en kan de ontwikkelingen 340

van nieuwe producten en diensten goed faciliteren. 341

5) Binnen het model is het goed mogelijk lokaal maatschappelijk 342

verantwoord ondernemerschap (verder) te stimuleren ten 343

behoeve van de (huidige/toekomstige) sporter en zijn/haar 344

(sport)behoeften. 345

6) Eenheid van beleid wordt nageleefd binnen de vereniging. 346

7) De organisatie kent binnen haar grenzen geen zelfstandige, 347

autonome geledingen, die eigen beleid voeren dat afwijkt van 348

het door de ALV vastgestelde beleid. 349

Binnen de diverse sportafdelingen of sportonderdelen is op basis 350

van het vastgesteld verenigingsbeleid (in afstemming met het 351

bestuur) wel de mogelijkheid voor ‘couleur locale’. 352

8) De organisatie dient zoveel mogelijk de vrijwilligers te 353

ontzorgen en de huidige evt. administratieve lasten te 354

verminderen. 355

9) De vereniging draait voor een belangrijk deel op vrijwilligers. 356

De organisatie geeft het vrijwilligersbeleid een centrale plek in 357

de organisatie. Een van de bestuursleden draagt zorg voor 358

specifiek dit aandachtsgebied. 359

10) De nieuw te vormen vereniging honoreert alle verkregen 360

eretitels en het aantal jaren lidmaatschap van leden van beide 361

Partijen. 362

Bestuur 363

1) Het nieuwe bestuur zal zich mede op basis van periodieke 364

bestuursevaluaties bewegen van beleidsvormend/uitvoerend 365

naar meer strategisch, beleidsvormend, toezichthoudend. 366

2) In de onderlinge taakverdeling tussen bestuur en 367

verenigingsmanager, afdelingen, commissies, werkgroepen zal 368

zo weinig mogelijk uitvoering door het bestuur plaatsvinden en 369

wordt zoveel mogelijk gedelegeerd aan de verenigingsmanager, 370

afdelingen, commissies en werkgroepen. 371

3) In het bestuur van de fusievereniging worden drie voormalige 372

(bestuurs-)leden van Parthenon opgenomen. 373

4) Het bestuur zal bestaan uit minimaal vijf bestuursleden. 374

5) De huidig zittende bestuursleden van Hercules en Parthenon 375

worden gevraagd na fusering voor een periode van minimaal 376


twee en maximaal drie jaar na fusiedatum zitting te nemen in 377

het bestuur. Doel is behoud van kennis, goede overdracht en 378

continuïteit van de taken. 379

Een rooster van aftreden wordt opgesteld. 380

6) De nieuwe organisatie gaat uit van een sterk en competent 381

bestuur, waarin de leden over gedegen kwaliteiten en 382

competenties beschikken, zowel bestuurlijk als inhoudelijk. 383

Naast bestuurlijke deskundigheid is ook expertise en 384

bestuurlijke netwerken aanwezig op gebieden als financiën, 385

juridisch, marketing, relatiemanagement, kennis van de sporten 386

die de vereniging vertegenwoordigt. 387

7) Nieuwe functionarissen binnen de vereniging, zowel bestuurlijk 388

als vrijwillig kader als ook personeel in loondienst, worden 389

geworven en geselecteerd op basis van vooraf opgestelde 390

competentieprofielen. 391

Deze functionarissen worden (voldoende) opgeleid en getraind 392

binnen het organisatiemodel, zodat helderheid ontstaat over 393

taken/bevoegdheden. De fusievereniging reserveert hiervoor op 394

haar begroting (2017 en volgend) voldoende scholingsbudget. 395

Verenigingsmanager, personeel 396

1) De vereniging kent een verenigingsmanager die opereert op 397

basis van een contract, waarin duidelijk de taken en 398

verantwoordelijkheden zijn opgenomen. 399

2) Het fusieproces is geen reorganisatie in de zin dat er sprake is 400

van gedwongen ontslagen. Er wordt zorgvuldig omgegaan met 401

lopende contracten en zittend personeel. Wel zal zittend 402

personeel, indien gewenst, "toekomstproof" worden geschoold. 403

3) De verenigingsmanager en het bestuur worden (bij voorkeur) 404

ondersteund door een verenigingsoffice(r). 405

Financieel 406

1) Bij zowel Hercules als Parthenon vindt een boekenonderzoek 407

plaats, waarin beide partijen onderzoeken of er juridische, 408

fiscale of andere belemmeringen zijn en waarin de vermogens 409

en hun bestemming worden geïnventariseerd. 410

Contributiestelsel 411

1. Uitgangspunt van het nieuwe contributiestelsel is dat kan 412

worden deelgenomen aan bij voorkeur meerdere 413

sportonderdelen. Uitwerking van het nieuwe contributiestelsel is 414


onderdeel van het ‘Plan van aanpak ontwerpfase fusie’, waarbij 415

onder voorzitterschap van beide penningmeesters advies wordt 416

uitgebracht aan de stuurgroep. 417

418

Stichting SOAR/gemeente 419

Dordrecht/overkoepelende sportbonden 420

1. Met de Stichting, gemeente Dordrecht en overkoepelende 421

sportbonden wordt nauw overlegd over de veranderde situatie 422

na de fusie. 423

424

Huisvesting 425

1. De beide verenigingen maken gebruik van diverse (aparte) 426

ruimten in/op het (binnen/buiten) complex aan de Reeweghal. 427

Voor de gefuseerde vereniging wordt een inrichtingsplan 428

opgesteld. 429

430

431

D.K. & A.V. HERCULES A.V. PARTHENON INTENTIEVERKLARING … › images › divers... ·...

Documents

Transcript of D.K. & A.V. HERCULES A.V. PARTHENON INTENTIEVERKLARING … › images › divers... ·...