Diapositiva 1

Diseo de instrumentos de costeo de actividades y programas de gasto para la toma de decisiones en la asignacin presupuestaria

Diapositiva 2

Contenido I. I.El proceso presupuestario en el Per. II. II.Metodologas para la determinacin de costos en programas de gasto pblico. III. III.Fortalezas y debilidades para la aplicacin de instrumentos de costeo. IV. IV.Mtodos de costeo en el sector pblico: El caso del ABC. V. V.Las experiencias internacionales: Presupuesto por Resultados y Costeo de programas de gasto pblico. VI. VI.Lineamientos para la aplicacin de metodologa de costeo en el Per. VII. VII.Conclusiones y recomendaciones.

Diapositiva 3

I.El Proceso Presupuestario en el Per

Diapositiva 4

1.1. Entorno institucional y legal La autoridad central de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico (AF- SP) es el MEF. La DNPP es el rgano rector en materia de presupuesto. El entorno legal est basado en los principios rectores establecidos en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto (Ley N 28411), y en un conjunto de Directivas que emite la DNPP.

Diapositiva 5

1.2. Sistemas integrantes de la AF-SP Sistemargano Rector Sistema Nacional de Presupuesto Direccin Nacional del Presupuesto Pblico Sistema Nacional de Tesorera Direccin Nacional del Tesoro Pblico Sistema Nacional de Endeudamiento Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico Sistema Nacional de Contabilidad Direccin Nacional de Contabilidad Pblica

Diapositiva 6

1.3. Estructura Institucional y Estructura Funcional del Presupuesto Pblico

Diapositiva 7

Ejemplo de una Cadena Funcional Programtica FuncinProgramaSubprogramaActividadComponente Meta Presupuestaria 16 Transporte 062 Transporte Terrestre 0146 Caminos Rurales 1.00654 Mantenimiento Vial Local 3.01843 Mantenimiento Vial Local 19198 Mantenimiento de Caminos Rurales -IVP

Diapositiva 8

1.4. Los Procesos de Programacin y Formulacin Presupuestaria A efectos del diseo de instrumentos de costeo, es indispensable la descripcin y anlisis de las fases de programacin y formulacin. En la programacin se determinan: los objetivos institucionales de corto plazo, la demanda global de gastos, y la metodologa a emplear para la estimacin de los fondos pblicos. En la formulacin se determinan: la estructura funcional-programtica del pliego, y las metas en funcin de la escala de prioridades.

Diapositiva 9

1.5. La Programacin Presupuestaria Multianual La literatura econmica resalta la importancia de contar con instrumentos de gestin que reconozcan la intertemporalidad de las decisiones del sector pblico. Los planes estratgicos multianuales son instrumentos orientadores del quehacer estatal y permiten mejorar la calidad del gasto pblico. La DGPM del MEF se encuentra desarrollando una propuesta (Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Gasto Pblico) cuyo objetivo es lograr una asignacin presupuestal transparente y orientada por resultados en las acciones vinculadas a los resultados prioritarios.

Diapositiva 10

Propuesta de la DGPM P.O.R.: Presupuesto Orientado a Resultados Productos del Sistema de difusin interna Productos del Sistema de difusin externa

Diapositiva 11

1.6. Sistemas de Informacin existentes que se vinculan al Presupuesto SIAF-SPSIGA El SIAF-SP permite el registro de informacin de las fases de programacin y formulacin del presupuesto pblico. Su uso es obligatorio para todas las entidades y organismos del sector pblico. El SIGA ha sido concebido como un supersistema que implica un nivel mximo de integracin entre sistemas orientados hacia mejorar la gestin de las finanzas pblicas. El SIGA ha buscado ayudar a los sectores en el control de su proceso de abastecimiento.

Diapositiva 12

II.Metodologas para la determinacin de costos en programas de gasto pblico

Diapositiva 13

Gestin por Resultados y costeo de programas de gasto en el Per En la actualidad, se ha podido identificar algunos esfuerzos de Unidades Ejecutoras que han logrado importantes avances hacia una gestin por resultados. Estos avances ha significado el acercamiento hacia un esquema de costeo de programas de gasto pblico.

Diapositiva 14

Caso 1: SENASA DescripcinLecciones aprendidas Desde 1992 el SENASA cumple con su objetivo de proteger y mejorar el patrimonio agrosanitario del Per. En 1999 inici el diseo y desarrollo de su actual sistema de planificacin. Ha mostrado avances importantes en materia de gestin por resultados. La unidad bsica de planificacin es el proyecto o servicio. Cada proyecto o servicio tiene un marco lgico, y un cronograma de ejecucin. La vinculacin del proyecto o servicio con las actividades permite calcular costos unitarios. La traduccin de la informacin a la cadena funcional programtica del MEF no permite vincular los costos con la elaboracin del presupuesto

Diapositiva 15

Caso 2: PARSalud DescripcinLecciones aprendidas El PARSalud tiene como objetivo apoyar el proceso de modernizacin y reforma del sistema de salud. El programa cuenta con un sistema de monitoreo a nivel de productos (output) y otro a nivel de resultados (outcomes). El uso del marco lgico es una herramienta fundamental. La informacin de detalle permite obtener clculos de costos unitarios. Al igual que el SENASA, debe convertir su informacin de metas y presupuestos a la estructura funcional programtica del MEF.

Diapositiva 16

Caso 3: Hospital San Bartolom DescripcinLecciones aprendidas El Hospital San Bartolom es un establecimiento de atencin especializada en la salud reproductiva de la mujer e integral del nio y el adolescente. Cuenta con el SIGA implantado al 100%. Realiza un trabajo de planeamiento estratgico y de evaluacin de cumplimiento de metas. El enfoque del planeamiento estratgico es pieza fundamental para un esquema de gestin orientada a los resultados. La utilizacin del SIGA permite ordenar los procesos de adquisiciones. La principal limitacin actual del SIGA es la ausencia de una interfase con el SIAF-AP.

Diapositiva 17

III.Fortalezas y debilidades para la aplicacin de instrumentos de costeo en el Per

Diapositiva 18

3.1. Fortalezas y Debilidades en la Programacin y Formulacin Presupuestaria FORTALEZAS La filosofa de la EFP es consistente con una gestin por resultados. La normatividad orienta hacia la definicin de metas. DEBILIDADES El clasificador de gastos solo permite costear insumos. La programacin y formulacin satisfacen un objetivo preciso de costeo por insumos. Las herramientas de gestin desarrolladas por algunas UEs son incompatibles con la estructura exigida por la normatividad presupuestaria.

Diapositiva 19

3.2. Fortalezas y Debilidades en los Presupuestos Multianuales FORTALEZAS La propuesta de la DGPM esta orientada hacia una gestin por resultados, requiriendo un mtodo de costeo de actividades DEBILIDADES. Los esfuerzos de la DGPM y de otras direcciones de lnea como la DNPP, se conducen de forma paralela.

Diapositiva 20

3.3. Fortalezas y debilidades en el SIAF-SP FORTALEZAS Es un nico sistema de registro, procesamiento y generacin de informacin. Facilidad para cumplir con las directivas de la DNPP Base de datos confiable, oportuna y de cobertura adecuada. Monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecucin del Presupuesto. Se cuenta con el concepto de Finalidad (asociada a la Meta). DEBILIDADES Agregacin de la informacin registrada en el Ciclo del Gasto. No existe una descripcin especfica de los conceptos registrados por el lado de los Gastos.

Diapositiva 21

3.4. Fortalezas y debilidades en el SIGA FORTALEZAS Facilita la labor de preparacin de la informacin en las UE. Contempla el concepto de Centro de Costos y lo vincula con el concepto de Meta. Permite realizar un anlisis de costos asociados al cumplimiento de las metas de la UE. Exige el ingreso de informacin de detalle de las operaciones de adquisiciones de las UEs.

Diapositiva 22

3.4. Fortalezas y debilidades en el SIGA DEBILIDADES La informacin de gastos programados no alimenta el ciclo de gasto del SIAF-SP. Su empleo aun no es obligatorio en las UEs. No existe un rgano Rector del proceso de Abastecimiento en el Sector Pblico

Diapositiva 23

IV.Mtodos de Costeo en el Sector Pblico: El caso del mtodo ABC

Diapositiva 24

4.1. Antecedentes del mtodo ABC La bsqueda de nuevos mtodos para lograr eficiencia en la gestin pblica se ha originado por el objetivo permanente de hacer ms con menos. La mayor eficiencia en el sector pblico se asegurara al vincularse estrechamente eficiencia con desempeo. El costeo basado en actividades (ABC, por sus siglas en ingls) es un instrumento que provee informacin para una toma de decisiones orientada hacia la eficiencia.

Diapositiva 25

4.2. Justificacin del mtodo ABC El ABC permite cuantificar los costos en los que se incurre para producir un bien o servicio. El costeo de productos se logra, nicamente, a travs de costear las actividades involucradas. El ABC reorienta el inters desde la estructura funcional de una organizacin hacia la satisfaccin eficiente y eficaz de la demanda de los servicios que se deben proveer.

Diapositiva 26

4.3. El enfoque de administracin del ABC Recursos Asignacin del Costo de los Recursos Inductores de Costos Actividades Administrar Actividades Asignacin del Costo de las Actividades Objetos del Costo (Producto) Inductores de Recursos Inductores de Actividades Visin de Asignacin de Costos (ABC) Lo que las cosas han costado Visin de Proceso Lo que cuestan las cosas Mejor toma de decisiones

Diapositiva 27

4.4. Mtodos de costeo tradicionales vs. Mtodo ABC Mtodos tradicionalesMtodo del ABC Se enfocan en los gastos de mano de obra, bienes, servicios, etc. (insumos). Se enfoca en el trabajo desarrollado (actividades) y en los productos obtenidos (outputs). Proporcionan un punto de vista financiero que se enfoca nicamente en el gasto de recursos (insumos). Proporciona un punto de vista financiero que se enfoca en los productos (outputs).

Diapositiva 28

4.5. El ABC permite Ofrecer mejores servicios dentro de un contexto de restriccin presupuestaria. Determinar los costos verdaderos o reales de los bienes o servicios pblicos. Implementar mejoras de procesos. Evaluar la posibilidad de tercerizar algunas funciones del Estado. Alinear actividades de una organizacin dentro del mbito de su plan estratgico.

Diapositiva 29

4.6. Condiciones necesarias para la aplicacin del mtodo ABC en un Sector Pblico Las condiciones necesarias son que Su implementacin puede ser resultado de una introduccin progresiva. Es importante el apoyo y decisin de las instancias superiores de decisin. Es indispensable demostrar resultados rpidos de la aplicacin del mtodo. Es necesario anticipar la posible resistencia organizacional.

Diapositiva 30

V. Las experiencias internacionales: Gestin por Resultados y Costeo de programas de gasto pblico

Diapositiva 31

5.1. Antecedentes Las teoras contemporneas de la administracin pblica enfatizan las ventajas de promover una gestin pblica orientada a resultados. La creacin de sistemas de evaluacin de la gestin publica es un componente critico dentro de las propuestas de reforma del sector pblico. En Chile, Colombia, Costa Rica y Uruguay existen avances en el campo de la evaluacin de la gestin en varios pases de la regin.

Diapositiva 32

5.2. Las experiencias internacionales en gestin por resultados ChileColombia DIPRESSINERGIA El objetivo es proporcionar informacin sobre el desempeo de las entidades pblicas a los efectos de la formulacin del Presupuesto Nacional, y para la toma de decisiones dentro de las propias organizaciones pblicas. Los Ministerios y los departamentos administrativos de la administracin pblica nacional tienen la responsabilidad de vincular los resultados del seguimiento y las evaluaciones con los procesos de planeacin, presupuestacin y gestin interna.

Diapositiva 33

5.2. Las experiencias internacionales en gestin por resultados Costa RicaUruguay SINESEV El SINE realiza el seguimiento de los resultados de la gestin de la casi totalidad de las entidades que integran la administracin pblica nacional. El objetivo del SEV es proporcionar una herramienta para la toma de decisiones, que permita mejorar la asignacin del gasto pblico y focalizar la accin en la ciudadana.

Diapositiva 34

5.3. Experiencias internacionales en ABC InstitucinMisinProblema a resolverResultados Internal Revenue Services. Administracin de tributos del gobierno de EUA. Conocer el costo de implementar un sistema de llenado electrnico de declaraciones de pago del impuesto a la renta frente al llenado en papel. Se calcularon los costos totales y unitarios para cada tipo de declaracin de pago. Se identificaron los costos de productos intermedios que antes pasaban desapercibidos. Estimaron el cambio esperado en costos ante el nuevo proyecto. Immigration & Naturalizatio n Service. Oficina de Presupuesto. Agencia que administra el flujo de inmigrantes hacia los EUA. Determinar el costo de proveer sus servicios. Mejorar la determinacin de las tasas cobradas por sus servicios. Se comprendi mejor el impacto de los distintos tipos de solicitudes sobre la estructura de costos de la institucin. U.S. Postal Service. Agencia Postal de los EUA. Comparar el desempeo entre las diferentes oficinas postales a nivel nacional. Identificar mejores prcticas va un benchmark. En la etapa piloto hubo una reduccin de costos de 13% al pasar de mtodos manuales a automatizados. Se reubicaron algunos equipos hacia donde seran ms costo - eficientemente utilizados.

Diapositiva 35

5.3. Experiencias internacionales en ABC InstitucinMisinProblema a resolverResultados U.S. National Institute of Health (NIH). Oficina de Servicios de Investigacin Es la agencia lder en investigacin biomdica en los EUA. La oficina de presupuesto es la funcin de apoyo fundamental Identificar los costos de proveer servicios por parte de la Oficina de Presupuesto hacia el resto del NIH Se derivaron costos confiables para todos sus servicios. Se compararon estos costos contra los costos de proveedores comerciales en el mercado y se cerraron dichas brecha U.S. Patent & Trademark Office (PTO). Departament o de Comercio Evala y aprueba las patentes de alta calidad as como las marcas registradas La capacidad para atender la carga de trabajo nueva se vio disminuida. Comprender mejor la determinacin de tasas por servicios prestados Se obtuvo informacin de costos respecto a los distintos servicios provistos por la PTO, as como para medir desempeo dentro de un mtodo de Balanced Scorecard

Diapositiva 36

5.4. Gestin por resultados: Lecciones aprendidas La definicin inicial del marco lgico de todo programa o proyecto analizado es condicin indispensable. La implantacin de un sistema de gestin por resultados a travs de la Ley Anual de Presupuesto asegura una fuerte articulacin con el sistema de administracin financiera. La utilizacin de mtodos de costeo como el ABC asegura la consistencia entre el anlisis del marco lgico y del plan estratgico.

Diapositiva 37

5.4. Mtodo de costeo ABC : Lecciones aprendidas Es importante el apoyo y decisin de las instancias superiores de decisin (arriba hacia abajo) as como de la participacin de responsables en las organizaciones (abajo hacia arriba). Es indispensable demostrar resultados rpidos de la aplicacin del mtodo a fin de generar una menor resistencia por efecto demostracin. Los requerimientos y exigencias de mayor presupuesto por parte de algunas entidades pudieron ser validadas y respaldadas con la informacin de costos y de sus inductores.

Diapositiva 38

VI. Lineamientos para la aplicacin de metodologa de costeo en el Per

Diapositiva 39

6.1. Diseo de la prueba piloto La prueba piloto ha sido diseada para ser aplicada en el SENASA debido a sus importantes avances en materia de gestin por resultados. La utilizacin de mtodos de costeo como el ABC asegura la consistencia en el anlisis del marco lgico y del plan estratgico. La implementacin de la prueba piloto de la metodologa de costeo propuesta debe ser preparada y aplicada de forma conjunta.

Diapositiva 40

6.2. Participantes en la implementacin Entidad/Proyecto/DireccinPapel en la Prueba Piloto Servicio Nacional de Sanidad Agraria (SENASA) Entidad en la que se aplicara la prueba piloto. Proyecto PARSalud (Programa de Apoyo a la Reforma del Sector Salud) Entidad que viene trabajando con la DGPM en la redefinicin de su EFP. Direccin Nacional del Presupuesto Pblico (DNPP) Direccin del MEF con inters en desarrollar en el mediano plazo un presupuesto por resultados. Direccin General de Programacin Multianual (DGPM) Direccin del MEF que se encuentra interesada en vincular, ms cercanamente, productos con resultados en algunas Sectores especficos.

Diapositiva 41

6.3. Propuesta de cronograma Tipo de entidad Fecha de inicio Detalle Entidad con avance demostrado Enero 2006 El inicio de la prueba piloto se enlazara con los plazos de los procesos de programacin y formulacin presupuestal para el presupuesto del 2007 que se inician hacia Mayo 2006. De esta forma, la prueba piloto sera integral al incluir aspectos de un presupuesto por productos. Entidades con avance reducido Agosto 2006 En primer lugar, se llevara a cabo las acciones que permitan ubicarlas en la posicin idnea para la implementacin de la metodologa hacia inicios del 2007. Esto se reflejara en el presupuesto del 2008.

Diapositiva 42

6.4. Procesos y pasos secuenciales de la prueba piloto Procesos A Adecuacin institucional B El costeo propiamente dicho C Adecuacin de los sistemas nacionales Pasos 1. Diagnostico institucional 2. Diagnstico y diseo de plan estratgico. 3. Identificacin de productos 4. Elaboracin de marco lgico de cada uno de los productos 5. Determinacin de reglas de costeo 6. Costeo de actividades y productos El resultado de este proceso es contar con un nico sistema integrado de AF-SP que se encuentre adaptado a la lgica de productos/actividades /resultados.

Diapositiva 43

Proceso B Etapa 3: Identificacin de productos PreguntaSe obtiene... Cul es mi razn de ser como entidad pblica? Misin Qu deseo alcanzar en el corto, mediano y largo plazo? Objetivos Estratgicos Qu cambios concretos y medible quiero lograr como institucin en la colectividad como reflejo del logro de mis Objetivos? Resultado Qu tipo de productos debo proveer a fin de alcanzar los resultados deseados? Producto (Bienes o Servicios) Cmo puedo desarrollar los mencionados productos? Actividades

Diapositiva 44

Proceso B Etapa 4: Elaboracin de marco lgico de cada uno de los productos Debe elaborarse el marco lgico, es decir, la descripcin de proceso llevado a cabo para obtener el producto. La descripcin del proceso debe contener al menos: Sub-productos Actividades Insumos Indicadores[1 ][1 ]

Diapositiva 45

6.5. Etapas del Proceso de Costeo Etapa 2: Diagnstico y Diseo del Plan Estratgico Etapa 3: Identificacin de Productos Etapa 4: Elaboracin de marco lgico de cada producto Etapa 5: Costeo de Actividades Etapa 6: Determinacin de Reglas de Costeo

Diapositiva 46

VII.Conclusiones y Recomendaciones

Diapositiva 47

Conclusiones (1) En relacin al Proceso Presupuestario en el Per Es posible identificar cunto gasta cada Sector/Pliego/UE a fin de lograr alcanzar una Meta Presupuestaria especfica. La mayor debilidad de la CFP es la falta de consistencia de las Metas Presupuestarias con el logro de objetivos estratgicos. El actual Clasificador del Gasto (asociado a una EFP) solo permite costear insumos mas no as las actividades llevadas a cabo empleando dichos insumos.

Diapositiva 48

Conclusiones (2) En relacin al costeo ABC en el sector pblico El ABC permite cuantificar los costos en los que se incurre para producir un cierto bien y/o servicio. Los sistema de administracin financiera tradicionales se enfocan en los gastos de mano de obra, bienes y servicios, etc., en vez de centrarse en el trabajo desarrollado y en los productos obtenidos de usar dichos recursos. La aplicacin del ABC implica reconocer que el costo de un programa de gasto pblico equivale a la re-expresin de su presupuesto en trminos de procesos. Es sustento fundamental de la aplicacin del ABC, la existencia de un planeamiento estratgico.

Diapositiva 49

Recomendaciones (1) En relacin al Proceso Presupuestario en el Per La Programacin y Formulacin Presupuestarias deben permitir que las Metas Presupuestarias sean consistentes con el Planeamiento Estratgico. La redefinicin del contenido de la EFP debera orientarse hacia identificar resultados (outcomes) que se buscan alcanzar a travs de la provisin de productos (outputs) para los cuales se desarrollan una serie de actividades en la cual se requieren insumos (inputs).

Diapositiva 50

Recomendaciones (2) Prueba piloto aplicacin de la metodologa propuesta La prueba piloto de aplicacin, que se propone aplicar en el SENASA, deber seguir, secuencialmente, los procesos y pasos propuestos. Se sugiere, a fin de llevar adelante pruebas piloto adicionales para la aplicacin de la metodologa de costeo propuesta, se promueva la participacin de entidades a travs del otorgamiento de algn bono o incentivo. El Plan Estratgico (basado en resultados de productos) debe vincularse con los presupuestos (basado en costos de las actividades) de los programas de gasto pblico.

Diapositiva 51

Diseo de instrumentos de costeo de actividades y programas de gasto para la toma de decisiones en la asignacin presupuestaria