Diktat MSDML Bab1 Uraian Jabatan
-
Upload
heni-wulandari -
Category
Documents
-
view
71 -
download
6
Transcript of Diktat MSDML Bab1 Uraian Jabatan
BBAABB II
MMEENNUULLIISSKKAANN UURRAAIIAANN DDAANN PPEERRSSYYAARRAATTAANN JJAABBAATTAANN
Analisis Jabatan adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk mengumpulkan
informasi jabatan berupa tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang yang
dikandung suatu jabatan serta kualifikasi orang yang bisa memangku jabatan
tersebut. Hasil dari analisis jabatan adalah uraian jabatan (job description) dan
persyaratan jabatan (job spesification). Berikut ini beberapa istilah yang berkaitan
dengan analisis jabatan.
Gambar 1.1
Istilah-istilah terkait dengan Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah salah satu alat penting dalam manajemen sumber daya
manusia, karena menjadi alat bantu bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya. Hubungan
antara analisis jabatan dengan fungsi-fungsi MSDM lainnya, dapat dilihat pada
gambar berikut ini.
Gambar 1.2
Hubungan antara Analisis Jabatan dengan Fungsi-Fungsi MSDM yang lain
Analisis Jabatan
Deskripsi Jabatan
Standard Prestasi
Nilai Jabatan Persyaratan Jabatan
Perencanaan
Penarikan
Seleksi
Pembekalan
Penempatan
Penilaian Prestasi Kerja
Pengembangan Karir
Pelatihan Pengembangan
Prestasi
Kompensasi
Kesejahteraan Pelayanan
Upah /Gaji
Lingkup Pemeliharaan
Lingkup Pengembangan
Lingkup Pengadaan
Insentif
Evaluasi Jabatan
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Mutasi
Dalam praktek dan literature yang ada, terdapat berbagai macam format uraian
pekerjaan. Tidak ada yang seragam persis. Berbagai lembaga konsultan besar
menawarkan format yang berbeda-beda. Meskipun demikian, informasi yang
dibutuhkan untuk tiap uraian jabatan boleh dikatakan hampir sama. Dalam
pengantar modul ini hanya akan dibahas beberapa bagian yang hampir selalu ada
dalam setiap format uraian jabatan dan biasanya berlaku umum di perusahaan-
perusahaan. Tidak menutup kemungkinan anda akan menemukan format yang
sedikit berbeda, baik dari sistematikanya atau dari pilihan istilah yang digunakan.
Pertanyaan yang selalu muncul adalah berapa lembar sebaiknya jumlah halaman
uraian jabatan? Prinsip utama dari penulisan uraian jabatan adalah harus fokus dan
langsung, tidak bertele-tele. Jumlah halaman ideal adalah 3-4 halaman (uraian
jabatan termasuk spesifikasi jabatan dan informasi lain seperti standar kinerja,
struktur organisasi, dll). Bila jumlah halaman kurang dari 3 ada kemungkinan
informasi masih kurang lengkap atau ketika penulisan berbagai prinsip rumusan
penulisan ditiadakan. Apabila hal ini yang terjadi, tentu akan sangat mengurangi
kualitas uraian jabatan itu sendiri. Namun, bila jumlah halaman lebih dari 4, ada
kemungkinan penulisan terlalu detail. Masalah potensial dari situasi ini adalah
kemungkinan karyawan akan malas membacanya.
Berikut adalah beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dalam menulis
uraian jabatan:
– Singkat dan Fokus
Sebaiknya dalam menulis uraian jabatan diusahakan singkat dan fokus atau
biasa juga disebut dengan istilah „ hemat kata, padat isi‟, atau dalam bahasa
inggris dikenal ungkapan „keep it simple‟.
– Seragam
Maksudnya adalah seragam dalam format serta penggunaan jenis dan
ukuran huruf. Harus dihindari juga penggunaan huruf-huruf yang aneh.
– Hindari penggunaan bahasa asing (tercampur)
Selama masih memungkinkan menggunakan bahasa Indonesia, sebaiknya
hindari penggunaan bahasa asing.
Format Uraian Jabatan yang biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan,
biasanya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
Identifikasi Jabatan
Tujuan Jabatan
Tanggung Jawab Utama
Dimensi
Hubungan Kerja
Kewenangan
Spesifikasi Jabatan
Struktur Organisasi
Gambar 1.3
Bagian-bagian dalam Identifikasi Jabatan
IDENTIFIKASI JABATAN
Nama Jabatan
Departemen
Nama Pemangku Jabatan
Melapor Kepada
Tanggal
Lokasi
Mery-LMFE UNPAD 2009
Berikut ini ketentuan menuliskan beberapa bagian dari format umum uraian
jabatan.
1. Menuliskan nama jabatan:
– Akurat
Ini berarti bahwa penulisannya harus mengikuti struktur organisasi
menyeluruh. Jadi, sebelum melakukan analisis pekerjaan, sebaiknya analis
sudah siap dengan struktur organisasi terbaru yang sudah disetujui oleh
pimpinan perusahaan.
– Konsisten
Istilah yang digunakan harus konsisten untuk seluruh uraian jabatan yang
dibuat. Misalnya, ketika istilah kepala bagian disingkat menjadi ka.bag, maka
berlaku untuk semua uraian jabatan yang mengandung kata tersebut seperti
ka.bag keuangan, ka.bag kepegawaian, dst.
Ketentuan di atas berlaku pula dalam menuliskan jabatan atasan (melapor pada),
bawahan (membawahi), jabatan lain yang setingkat (berkoordinasi dengan), unit
/seksi /bagian/ departemen/ divisi.
2. Menuliskan Tujuan Utama Jabatan
Tujuan utama jabatan (job objective) menunjukkan ringkasan umum apa yang
menjadi kontribusi utama jabatan kepada organisasi, oleh karena itu dalam
beberapa format lain disebut dengan istilah ringkasan jabatan (job summary).
• Pernyataan singkat dan jelas MENGAPA jabatan tersebut ada di organisasi
• Apa Kontribusi jabatan tersebut kepada organisasi
• Apa yang terjadi jika jabatan ini tidak ada / ditiadakan
• Pada umumnya terdiri dari 1,2 sampai 3 kalimat
Prinsip utama penulisan tujuan utama jabatan adalah sebagai berikut :
– Bentuknya harus pencapaian atau output
Alasan adanya suatu jabatan dalam organisasi adalah karena ada sesuatu
sumbangan yang diberikan oleh jabatan tersebut bagi organisasi. Oleh karena
itu, untuk menuliskan tujuan jabatan harus mengikuti format yang benar.
Ada 2 format penulisan tujuan utama jabatan :
1. Kata kerja + objek + hasil akhir
2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir
– Sebaiknya ditulis dalam kalimat tunggal
Penulisan tujuan jabatan juga harus diusahakan pendek, fokus dan sebaiknya
satu kalimat. Tuntutan demikian mengharuskan pemikiran pemilihan kata
yang baik dan berbobot.
Hal yang perlu dihindari dalam menuliskan tujuan utama jabatan:
– Menulis detail bagaimana tujuan jabatan itu dicapai
– Menulis beberapa tujuan utama jabatan
Gambar 1.4
Contoh Penulisan Tujuan Jabatan
Contoh
TUJUAN JABATAN
Memastikan tersedianya dukungan kesekretariatan danadministratif bagi direktur utama.
Jabatan: Sekretaris
Mery-LMFE UNPAD 2009
Disamping itu, pemegang jabatan juga memastikan tersedianyakebutuhan ATK sesuai dengan kebutuhan tiap unit di perusahaan
Jika ada tugas tambahan yang sifatnya sementara (sebelum ada jabatan lain, namun dilaksanakan dalam wktu yang cukup lama, ditambahkan menggunakan kata : “disamping itu”
Tabel 1.1
Pilihan Kata Kerja Aktif Untuk Menuliskan Tujuan Jabatan
Top Management
Menyetujui Memutuskan Menetapkan Mengarahkan Mengembangkan Membangun
Manajerial
Mengintegrasikan Mensinergikan Mengatur strategi Merencanakan Mengorganisir Mengontrol Mengevaluasi Mencapai
Mengkoordinasikan
Specialist
Menganalisa Memprediksi Mengusulkan Merekomendasikan Mendukung
Asisten Specialist
Menguji Menafsirkan Membuktikan Menyiapkan
Penyelia
Mengimplementasikan Memeriksa Memonitor Mengidentifikasi Memperbaiki Mempertahankan Meningkatkan
Pelaksana
Mendistribusikan Mengumpulkan Memproses Membuat Menyediakan Menyampaikan Memperoleh Mengoperasikan Melakukan
Hindari Kata-Kata ini
Membantu Mengamati Mendelegasikan
3. Menuliskan tanggung jawab utama
Bila tujuan utama jabatan menyatakan kontribusi umum dari pemegang jabatan,
maka tanggung jawab utama adalah rincian dari kontribusi umum tersebut. Seperti
halnya tujuan umum jabatan, prinsip penulisan tanggung jawab utama jabatan juga
sama. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menuliskan tanggung
jawab utama:
Fokus pada HASIL AKHIR yang akan dicapai oleh suatu jabatan
Isi dari Tanggung Jawab Utama menjawab “Kegiatan Utama apakah yang
harus dilakukan oleh jabatan ini untuk dapat mencapai hasil akhir sesuai
tujuan dari jabatan tersebut”
Tidak terpaku pada waktu / waktu tidak dibatasi
Memiliki perbedaan antar setiap uraian di tanggung jawab utama (spesifik)
Dapat diturunkan menjadi kriteria penilaian
Terdapat beberapa prinsip dalam menuliskan tanggung jawab utama sebagai
berikut:
I. Bentuknya harus pencapaian hasil (output) tidak hanya aktivitas (proses)
Contoh
• Jabatan: Supervisor Pengendali Mutu
II. Tanggung Jawab Utama harus bersifat unik, yaitu pekerjaan tersebut tidak
dilakukan oleh orang lain. Jadi, hindari menuliskan pekerjaan yang juga dilakukan
oleh semua pemegang jabatan lainnya.
III. Sesuaikan jabatan dengan hasil akhir
IV. Gabungkan beberapa kegiatan yang berurutan menjadi satu kegiatan.
Tanggung jawab utama adalah daftar hasil kerja akhir yang harus diberikan oleh
pemangku jabatan. Oleh karena itu format yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Kata kerja + Objek + hasil akhir
2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir
Untuk penulisan tanggung jawab utama, hasil akhir dapat dilengkapi dengan tujuan
dari hasil itu (untuk apa, akan dikemanakan, dsb)
DIMENSI JABATAN
Dimensi Jabatan menerangkan seberapa besar dampak/tanggung jawab yang
dinyatakan dalam bentuk angka. Dimensi jabatan mencakup hal-hal yang bersifat
kuantitatif dalam sebuah jabatan, bisa bersifat keuangan maupun non-keuangan.
Yang perlu diingat adalah ketepatan dalam menentukan dimensi lebih penting
daripada jumlah angka/kuantitasnya
DIMENSI KEUANGAN
• Penghasilan Bersih Tahunan
• Laba Tahunan
• Pendapatan Tahunan
• Anggaran Tahunan
• Biaya Tahunan
DIMENSI NON KEUANGAN
• Jumlah anak buah (langsung & tidak langsung)
• Jumlah Kantor Cabang
• Jumlah project
• Jumlah item yang berbeda yang ada di gudang.
• Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh seorang area sales
manager
• Jumlah serikat pekerja dimana seorang manajer personalia
melakukan negosiasi
HUBUNGAN KERJA
Mengindikasikan hubungan kerja yang penting dan sering dilakukan di
dalam maupun di luar perusahaan, yang terkait langsung dengan jabatan
tersebut (di luar hubungan antara atasan dan bawahan)
Mengindikasikan bagaimana suatu jabatan dapat mendukung jabatan lain
yang berada di dalam organisasi dan bagaimana jabatan-jabatan lainnya ada
di dalam organisasi mendukung jabatan tersebut
KEWENANGAN
Kewenangan berhubungan dengan kekuasaan untuk mengambil keputusan /
bertindak tanpa harus mengkonsultasikan dengan atasan
Gambar 1.5
Kewenangan
Spesifikasi Jabatan
Kualifikasi yang dibutuhkan agar seseorang mampu mengerjakan
tugas/pekerjaannya dalam jabatan.
Kualifikasi adalah syarat minimal yang diperlukan oleh seorang pemangku
jabatan.
Bukan kualifikasi diri sendiri/ pemegang jabatan
Biasanya meliputi :
◦ Tingkat pendidikan
◦ Pengalaman kerja
◦ Kompetensi berkaitan dengan jabatan (teknis)
◦ Kompetensi perilaku
Gambar 1.6
Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI (Bagaimana keterkaitan jabatan dengan atasan, bawahan
dan rekan kerja)
B C
Jabatan Ini
A
Atasan Jabatan ini
D
Jabatan di bawah jabatan ini
Jabatan lain yang berada satu level denganjabatn ini di departemen yang sama
Mery-LMFE UNPAD 2009
Tips penulisan uraian jabatan
Bukan daftar belanja, fokus pada tanggung jawab utama yang relevan
Kalimat jelas dan to the point
Tidak menggunakan istilah yang jarang digunakan atau tidak dimengerti
umum
Untuk mempermudah penulisan tujuan jabatan, analisis dan tuliskan dahulu
tanggung jawab utama, kemudian dirangkum menjadi 1-2 kalimat yang
menjelaskan tujuan jabatan tersebut
Setelah selesai menuliskan uraian jabatan, ada baiknya kita memastikan :
Apakah saya mengerti isi jabatan ini?
Apakah uraian jabatan ini dapat mengkomunikasikan tujuan dan
tanggung jawab jabatan tersebut dengan efektif kepada pemangku
jabatan maupun kepada siapapun yang membacanya?
Dapatkah saya melihat perbedaan antara jabatan ini dengan jabatan
lainnya?
Apakah semua aspek sudah tercakup di dalam uraian jabatan
tersebut?
Contoh Uraian dan spesifikasi Jabatan
URAIAN JABATAN Identifikasi Jabatan
Nama Jabatan : Detailer Kode Jabatan :
Bagian/Dept : Service/Project Tanggal pembuatan : 20 Agustus 2010
Unit Manajemen : Client
Division : Catering &Wedding
Service
Nama Pemangku Jabatan :
Ronaldo
Melapor Pada : Service Supervisor Membawahi : ---
Tujuan Jabatan
Memastikan penampilan penyajian makanan, peralatan dan dekorasi sesuai dengan standar
pelayanan minimum dan/atau permintaan client
Tanggung Jawab Utama
1.Memasang peralatan detail pada tempatnya masing-masing sesuai standar pelayanan
minimum agar tidak ada peralatan yang terlewat
2. Merapikan area meja dan stand agar siap ketika acara dimulai
3. Mengecek penampilan dekorasi minor (detail) dan melakukan adjustment jika diperlukan
atau menghubungi bagian dekorasi jika penyesuaian yang diperlukan cukup besar
Dimensi
---
Hubungan Kerja
Internal :
Bagian dekorasi : meminta perbaikan dekorasi
Equipment provider : meminta peralatan yang kurang dalam penataan
Eksternal :
----
Kewenangan
1. Memutuskan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan dalam rencana pelayanan
2. Memodifikasi penataan selama tidak bertentangan dengan rencana pelayanan
3. Meminta bagian dekorasi melakukan perbaikan sesuai yang diinginkan
Spesifikasi Jabatan
1. Pendidikan mimimal SMU atau sederajat
2. Memiliki kemampuan dalam melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan sederhana
3. Teliti
4. Memiliki jiwa artistik
5. Memiliki orientasi terhadap pelanggan
6. Dapat bekerja secara efektif dan efisien