Digitalizzazione dei processi documentali : Perché è più ... · Che è una bella cosa, per...

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Digitalizzazione dei processi documentali : Perché è più importante dematerializzare un processo che un documento.

E’ più importante dematerializzare un processo che un documento.

Cosa voglio dire ?

Quello che voglio dirti ora è cosa dovresti fare, per non fare più una serie di errori che solitamente commetti anche se hai già un fornitore che credi ti stia digitalizzando e dematerializzando, ma che in realtà ti sta solo aiutando a smaltire la carta.

Oppure quando non hai ancora nessuno che ti segue e non sai da dove partire e pensi che il punto cruciale sia buttare via la carta o non produrre più carta.

Che è una bella cosa, per carità, lo abbiamo detto prima.

Ma non è la sola.

Anzi, è il vantaggio più stupido offerto dai processi di Dematerializzazione e Digitalizzazione.

Quello infatti che dovresti fare è Digitalizzare i tuoi processi di Business. E per farlo dovresti reingegnerizzarli.

Dovresti in pratica fare in modo che il lavoro realizzato prima con la carta, sia assolutamente migliore, più efficiente e più efficace ora che hai un documento informatico nel mezzo del tuo processo.

E per farlo non basta sostituire la carta con un PDF.

No! Assolutamente no!

Dovresti invece digitalizzare il tuo processo e reingegnerizzarlo, facendo in modo che se prima facevi le attività A. B. C e D, ora grazie al documento informatico fai A.B e C.

Altrimenti non serve a nulla Digitalizzarti.

Non serve buttare la carta.

È meglio continuare a scansionare come stai facendo ora, credimi.

Il vero senso della Digitalizzazione, della Gestione Elettronica Documentale e della Conservazione Digitale, è appunto quello di garantirti una serie di vantaggi in termini di processo, farti risparmiare più soldi, farti sentire più sicuro, avere un migliore controllo.

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Devi imparare a non produrre più carta.

Devi gestire i tuoi processi, i tuoi dati, le tue informazioni e i tuoi documenti, direttamente ed originariamente in digitale. Perché se continui a produrre carta e a scansionare, allora abbiamo un grande problema.

Il problema è che stai dematerializzando carta, ma non i processi della tua azienda.

Devi in pratica avere processi più Agili e Veloci.

E per farlo, non solo devi eliminare la carta, ma devi anche reingegnerizzare i tuoi processi e fare in modo che tutte le informazioni, tutti i dati e tutti i documenti di quel processo siano facilmente ricercabili, condivisibili, gestibili appunto in modo facile e veloce.

Ora. Per carità, sei libero di fare quello che vuoi nella tua azienda.

Se ti va di sprecare soldi, carta, toner, stampanti, avere processi digitali monchi dove il tempo ti brucia denaro o anche ritrovarti un’azienda che lavora ancora come 100 anni fa e che non ha nulla di digitalizzato, allora continua su questa strada.

Poi però non lamentarti se i tuoi processi aziendali sono fuori controllo, sprechi denaro, non hai processi efficaci e non sei proiettato verso il futuro.

Ora starai pensando che raggiungere questi vantaggi e questi obiettivi, non è né semplice né veloce.

Non è proprio così.

Non ti dico che sia facile, per carità, ma ho inventato un Metodo, testato ormai da anni. L’ho anche registrato: il Metodo Savino, che ti aiuta in modo facile, veloce e sicuro a Digitalizzarti a Norma grazie a 7 regole precise che ho testato come ti dicevo sul campo e che ti permettono di raggiungere i vantaggi reali della Digitalizzazione. I vantaggi che hai visto prima e che ti stanno aspettando a braccia aperte.

Ma che tu fatichi a vedere.

Ma la colpa non è tua.

Semplicemente, nessuno ti ha detto cosa devi fare per raggiungerli.

E quando hai trovato qualcuno che credevi lo facesse per te, in realtà ti sta solo aiutando a non stampare più carta.






Il mio Metodo, che vedi nell’immagine, ti permetterà di dematerializzare processi e non solo documenti. Ti faccio un esempio pratico e di semplice comprensione, evitando di parlarti di cartella clinica elettronica, di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, o di cose più complesse.

Partiamo dal processo della Fatturazione.

E non parlo di Fatturazione Elettronica, che pure hai sentito, ma semplicemente di Fatturazione.

Quello che dovresti fare è applicare il mio Metodo per reingegnerizzare i tuoi processi e digitalizzarli, evitando non solo di non stampare più la fattura, ma anche e soprattutto di rendere quel processo più agile, veloce, efficiente ed efficace.

Quindi, per farlo, bisogna dematerializzare il processo che governa la tua fatturazione. È quello che io faccio nelle aziende, negli Enti o nelle Software House, grazie al mio Metodo Savino®, applicabile in qualunque settore e in qualunque contesto.

Il Metodo Savino non lo trovi da altre parti. Non si può copiare. Sarebbe impossibile.

Perché il Metodo consiste nel darti una metodologia che grazie a 7 regole ben precise, ti permette non solo di risolvere il problema della carta, ma anche di avere un processo completamente digitalizzato.






Ad esempio, se pensiamo alla parte di fatturazione, potremmo ipotizzare di reingegnerizzare il processo della gestione delle tue fatture passive, per permetterti di non perdere tempo nel registrare ancora a mano o con un timbro le fatture dei tuoi fornitori, ma avere un processo che permetta di gestire anche quei documenti completamente in digitale, compresa la prima nota.

O ancora, fare in modo che il tuo ERP produca documenti informatici nativi e che anche se privi di firma digitale, hanno le caratteristiche richiesta dall’Agenzia delle Entrate e dalla normativa.

O ancora capire se nel tuo caso è utile avviare un processo di fatturazione elettronica tramite un HSM che ti firma massivamente tutte le tue fatture in automatico, mentre sei in spiaggia a farti il bagno. Cosa è un HSM? Non voglio annoiarti, è una tecnica che deve essere per forza approfondita con più calma, ma credimi se ti dico che permette di apporre una firma digitale in maniera automatica a più documenti o dati o flussi di informazioni senza che tu impazzisca dietro a chiavette usb o pin.

O ancora come, grazie alla digitalizzazione, puoi migliorare in modo radicale il lavoro del tuo CFO o del tuo responsabile amministrativo.

E potrei continuare all’infinito.

Ora so che stai pensando: “Ma se compro un software, ho risolto”

Eh no. Magari fosse così semplice.

Prendo un software o qualche tecnologia o qualche strumento, e puff. Sono Digitalizzato.

Non è così perché come puoi immaginare, non esiste un Software al mondo che sia capace di leggere i tuoi processi aziendali, interpretarli, reingegnerizzarli e digitalizzarli.

Puoi comprare un software per l’archiviazione documentale o puoi affidarti ad un’azienda che ti conserva i documenti a norma, ma poi chi è che ti dice come dovresti a monte produrre e gestire quei documenti? E soprattutto chi ti dice se il processo che produce quel documento è il migliore possibile?

Certo che puoi archiviare documenti e buttarli nella scatola, ma tutto quello che ruota intorno a quel documento, come viene gestito?

Viene gestito a norma di legge?

Viene gestito secondo delle regole, le tue regole o quelle che vorresti?

Viene gestito al meglio ed in modo Agile e Facile?






Viene gestito nel minor tempo possibile?

Viene gestito tramite dei Workflow (stati) per ogni singolo dato?

Viene gestito tramite automatismi?

Insomma, il “Prima”, come lo stai Digitalizzando?

Questo è quello che fa il mio Metodo abbinato alle nostre soluzioni web oriented personalizzate e verticalizzate sul cliente.

Per una azienda conoscere ed ottimizzare il funzionamento dei propri processi documentali è l'unico modo per monitorare l'avanzamento, misurare le performance e migliorare le prestazioni dei propri processi produttivi a qualunque livello, semplificando i flussi di dati.

I dati sono la vera ricchezza delle nuove tecnologie e la loro gestione ha fatto la fortuna di grossissime realtà emerse nell'ultimo decennio che hanno trovato nella gestione dei dati il loro punto di forza.

Senza entrare in dettaglio nei concetti dei big data, dell'information retrieval, e della business intelligence cerchiamo di capire un attimo come la gestione documentale da strumento di supporto assurge a punto nevralgico di un'azienda.

Diamo una definizione di processo, in modo da intenderci: è un sistema di attività che utilizza risorse per trasformare elementi in ingresso in elementi in uscita (con valore aggiunto).

I processi sono alla base del funzionamento di ogni organizzazione.

Anzitutto cominciamo col dire che in un'azienda ben strutturata i processi, nel senso più generico del termine, andrebbero sempre mappati e documentati. Ciò è vero, perchè tutto deve essere assimilabile ad un processo: dalle attività più ripetitive a quelle che richiedono più creatività (tipicamente attività strategiche o gestionali). In ciò aveva visto giusto Anthony con la sua piramide dei processi in cui aveva classificato i processi ed i corrispondenti obiettivi in base ad una struttura piramidale di seguito indicata:






I processi sono, tuttavia, sempre accompagnati dai dati sui quali agiscono e tramite i quali sono monitorati, per cui un vero process reingegneering in un'azienda implica:

1. La mappatura dei processi come correntemente implementati 2. Una corretta analisi degli attori coinvolti, dei punti di decisione e delle attività che sono

eseguite serialmente 3. Una proposta di nuovi flussi di azioni ottenuti con l'ottimizzazione dell'operato degli attori

coinvolti e con la parallelizzazione delle attività seriali.

Durante i passi sopra elencati ci potremmo stupire con il notare che, volta per volta, di saranno sempre dati elaborati dai processi e, dunque, il loro corretto trattamento, inteso come produzione, gestione, condivisione e protezione diventa cruciale per poter parlare di reingegnerizzazione dei processi.

DI questi dati fanno parte a tutti gli effetti i documenti che spesso rappresentano l’intero patrimonio informativo di un’azienda.

Conoscere i propri processi documentali ed averne una mappatura veritiera e per quanto possibile dettagliata è, dunque, un modo per poter procedere alla loro reingegnerizzazione in modo da poter passare da una situazione corrente (as is) alla situazione voluta (as to be).

Risulta quindi indispensabile prendere consapevolezza di cosa stiamo facendo e necessario avere un modello, una mappa, che descriva con accuratezza quello che accade realmente, quale è il flusso






dei dati e come lavorano le persone all'interno dell'organizzazione. A tale ultimo proposito ricordiamo che una reingegnerizzazione dei processi può portare dei cambiamenti anche sulla stessa struttura organizzativa della realtà in esame. Nell’era dell’Industria 4.0 l’analisi dei processi documentali e la loro digitalizzazione assume un ruolo fondamentale. Devi quindi digitalizzare i processi documentali !

La mappa non è il territorio, ma se fatta bene è una sua rappresentazione/descrizione che permette di non perderci, altrimenti perché esisterebbero le cartine?

E’ fondamentale che i dati ed i documenti trattati siano in formato digitale: se non sono digitali, la mia attività qualunque essa sia, è destinata a sparire. Ciò per un semplice motivo che non ha bisogno di ulteriori spiegazioni : non c’è innovazione nell’economia di oggi senza il digitale.

Con la digitalizzazione sono possibili la condivisione delle informazioni, il loro scambio in tempo reale, il tracciamento puntuale delle attività e, conseguentemente, la parallelizzazione di una serie di procedure ed attività altrimenti sequenziali o comunque fortemente interdipendenti.

Come detto in una azienda tutto è un processo. (ad esempio abbiamo: processi digitali, processi organizzativi, processi amministrativi, processi contabili, processi sui rischi, processi della conservazione, processi di supporto, etc. )

La potenzialità non è solo intervenire sui processi tipici, ma soprattutto su quelli che sembrano nascosti come digitalizzare i flussi o gestire i records e quindi digitalizzare le informazioni.

Quante volte negli uffici chiedendo perché una cosa si fa in un determinato modo ci sentiamo rispondere: "abbiamo sempre fatto così". Bene identifichiamo una volta e per tutte questi casi ed averemo già identificato una lunga serie di processi nascosti che possiamo ottimizzare.

Tutta l’organizzazione può essere strutturata per processi, anzi DEVE essere strutturata per processi, per essere competitiva.

ORGANIZZAZIONE GERARCHICA

SOLO TOP DOWN

ORGANIZZAZIONE per PROCESSI

TRASVERSALE






In generale a partire dagli obiettivi si identificano o costruiscono i processi e l’organizzazione va modellata sulla base di questi ultimi.

Lavorare per processi implica comprendere che ogni attività ha bisogno di un input e di un output e che ogni attività ha un fornitore ed un cliente.

Quali benefici porta lavorare per processi?

• ridurre gli interventi di emergenza • chiarire le priorità del lavoro • migliorare il coordinamento tra i gruppi • individuare e rimuovere le cause radice • prevenire i problemi e gli errori • prendere decisioni basate sui fatti • raggiungere gli obiettivi in minor tempo • ridurre i rifacimenti • parlare un linguaggio comune • instaurare un meccanismo per il miglioramento continuo • migliorare l’Inter funzionalità ed i rapporti di lavoro

IN

FEED BACK

Fornitore

Cliente

Cliente

OUTFornitore

OUT






• rendere i processi flessibili e adattabili alle diverse esigenze • migliorare la soddisfazione del Cliente • migliorare il conto economico

Ma se dovessimo fare la somma di questi miglioramenti, il tutto si tradurrebbe in miglioramenti di efficienza, efficacia e utili.

Bene è importante conoscere i propri processi ed è importante capire e sapere quale strada bisogna intraprendere.

Ricordiamo che l’analisi dei processi deve portare ad un miglioramento e che quindi deve essere fatta scrupolosamente. Ma soprattutto per essere competitivi e quindi per fare il vero salto, non dobbiamo limitarci a pensare ai processi standard ma bisogna pensare ai processi digitali, alla digitalizzazione dei dati, del loro flusso.

Dobbiamo quindi, prima di tutto, descrivere un processo? Perché:

• Coglie la situazione reale • Rivela le ridondanze nascoste • Stabilisce i confini • Fornisce una comprensione comune e condivisa • Evidenza i flussi e le interdipendenze






• Consente di basare le azioni su dati di fatto • Aiuta ad individuare le aree critiche del processo

Quindi aiuta a:

• Definire le finalità, i confini e chi opera • Individuare gli Output e i Clienti • Individuare gli Input ed i Fornitori • Individuare i sotto processi e i flussi d’attività • Verificare la descrizione

Un esempio di flusso potrebbe essere così descritto attraverso un diagramma a blocchi:

Disegnato il flusso bisogna inserire i punti di misura per verificare i risultati che il processo ha raggiunto.

Come dimensione e dove metto i KPIs cioè i parametri di valutazione che misurano quanto si sta performando bene?

Questi devono essere posizionati strategicamente e devono essere SMART:

• Specifici (cioè non generali) rispetto all’obiettivo da misurare; • Misurabili, quantitativamente e/o qualitativamente; • Accessibili, cioè tali che le informazioni si possano reperire ad un costo accettabile; • Rilevanti (in italiano è più corretto “pertinenti”) rispetto ai bisogni informativi;

Fornitore

Cliente

Input OutputFunzione 1 Funzione 2 Funzione 3






• Tempo-definiti, cioè con una chiara indicazione dell’orizzonte temporale di riferimento.

Volete un esempio lista di indicatori, sicuramente dedicata i processi digitali? Eccola:

• tempo medio per l’emissione di un’offerta • tempo medio per l’emissione della conferma d’ordine o per la preparazione del contratto • tempo di risposta relativo alle richieste di informazioni da parte dei clienti • tempo di risposta ai reclami dei clienti • tempo medio di evasione dei reclami • n° di offerte errate / n° totale di offerte emesse • n° di ordini errati / n° totale di ordini processati • RTO • RBO • tempo medio per ottenere un’offerta • tempo medio per ottenere una conferma d’ordine • tempo medio di risposta a richieste di informazioni • tempo medio di risposta ai reclami • media dei giorni richiesti per l’emissione di una richiesta di acquisto • tempo trascorso tra il ricevimento di un ordine di spedizione in magazzino e la spedizione

della merce • n° di ordini o righe d’ordine prelevati con quantità e codici corretti / numero totale degli

ordini-righe d’ordine prelevati • numero di giorni di ritardo medio nei pagamenti effettuati • numero di giorni di ritardo medio nei pagamenti ricevuti • tempo necessario per processare una fattura • tempo che intercorre tra il ricevimento dell’ordine e la consegna dei beni/servizi ordinati • tempo che intercorre tra il ricevimento dell’ordine e la possibilità per il cliente di poter

utilizzare i beni ordinati (dopo montaggio, commissioning, collaudo, ecc)

Che lista eh? Se dovessimo andare in un supermercato ed acquistare tutti questi prodotti bisognerebbe aprire un mutuo. Per fortuna è solo un esempio e gli indicatori vanno definiti per quello che ci servono.

Scelti gli indicatori e fatte le misure, i risultati concordano con le necessità del Cliente e con le nostre aspettative o meglio con i nostri obiettivi prefissati?






Magari è necessario migliorare qualcosa, allora ecco che andiamo a modificare il flusso, le risorse, i tempi per vedere cosa cambia. Passiamo cioè dal AS IS (come è il processo, la fotografia fatta) al TO BE (cioè come dovrebbe diventare). Per far questo abbiamo sempre bisogno di dati oggettivi e quindi possiamo utilizzare tutti i tools noti: come l’analisi statistica, le carte di controllo, il diagramma di Pareto, l’analisi della varianza, il diagramma di Ishikawa, etc.

A proposito di Ishikawa, leggi questo articolo fantastico :

COSA C’ENTRA LA CONSERVAZIONE DIGITALE CON IL DIAGRAMMA DI ISHIKAWA ?

http://www.nicolasavino.com/2015/07/15/cosa-centra-la-conservazione-digitale-con-il-diagramma-di-ishikawa/

Bene detto tutto questo cosa succede?

Ma immaginiamo di digitalizzare un flusso, di integrare i record di eliminare passaggi difficili ed inutili, ecco che allora arriva il miglioramento, l’efficacia e la ……..serenità. Portiamo un esempio di una media realtà aziendale; siamo stati chiamati per migliorare un progetto, che poi in realtà era un processo, amministrativo, che riguardava il flusso delle richieste di acquisto.

Abbiamo disegnato il processo AS IS (mamma mia!!!) semplificandolo un pochino. Notate quanti output cartacei e non? Quanti passaggi? Quante risorse impiegate? In rosso sono evidenziati i rallentamenti.








Analizzato il flusso, fatto partire la modellizzazione, abbiamo realizzato il TO BE.






Come si può notare il flusso si è molto ridotto, e i punti critici sono solo due, in effetti sono state eliminate le ridondanze inutili che rallentavano tutto il flusso.

Ma ci siamo fermati qui?

Assolutamente NO, anche se l’azienda aveva già beneficiato di un potente miglioramento. Siamo andati verso l’industria 4.0 ovvero alla digitalizzazione dei documenti o meglio delle informazioni.






Le richieste ora sono soltanto dei RECORD!

Come vedete il flusso si è ancora ridotto. Abbiamo poi inserito un altro fattore, che per non tediarvi con i flussi, non ho riportato. Il programma, su server, è anche gestito da un tablet, dove nel caso ci fosse bisogno di avere un colloquio con il direttore o altre funzioni c’è la possibilità di autorizzare tramite flag (sul tablet) il procedimento. Così il proprio responsabile o altri attori, non avranno più scuse per i ritardi o per non aver compreso cosa vogliamo perché siamo proprio lì davanti a loro per spiegare e per farci autorizzare in tempo reale.

Allora la domanda del titolo ha adesso una risposta: è sicuramente una grossa opportunità!

Immaginate il risparmio in tempo, risorse, denaro, carta.






Riassumendo, lavorare per processi e digitalizzare gli stessi, ormai è diventato imprescindibile dalla nostra realtà, se l’azienda vuole essere competitiva deve farlo. Certo non è facile ma con pazienza e impegno riusciremo nel nostro intento. E’ necessario pensare per processi, avere l’approccio sistemico.

Se proprio diventa complicato basta rivolgersi a veri specialisti, come noi.

Perché RICORDA :

E’ più importante digitalizzare un processo che un documento!

Le Soluzioni

Introduzione Il presente documento ha lo scopo di illustrare in modo tecnico-descrittivo il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Savino Solution.

Il prodotto è la base documentale di tutti i sistemi Savino Solution.

Di seguito una sintetica presentazione dell’azienda e delle funzionalità della soluzione e dei relativi vantaggi.

Per informazioni tecniche più dettagliate fare riferimento alla manualistica specializzata fornita su richiesta da Savino Solution.






Scopri perchè DM7 è l'unica soluzione che può aiutarti a

dematerializzare processi prima che documenti

DM7 è la prima piattaforma di gestione documentale sviluppata in Italia per separare fisicamente i flussi documentali e la gestione degli utenti, con i relativi permessi.

Quello che puoi trovare in DM7 è quindi un vero e proprio "generatore di processi", dedicato esclusivamente ai flussi documentali.

E' l' estrema sintesi, l'elemento tangibile di ciò che da sempre ti dico per iniziare a liberare la tua azienda dalla carta nel modo corretto; cioè semplificando realmente i processi, rispettando pienamente le normative.

Non è stato per nulla facile creare questo strumento, per consentirmi di mantenere e mettere in pratica la promessa che rivolgo a tutti coloro che ripongono fiducia in me:

quella di poter dormire sonni tranquilli, senza che gli obblighi normativi legati alla digitalizzazione possano diventare un problema legale.

Questo, per te, significa restare totalmente concentrato sulla tua attività e sulle performance della tua azienda, senza che di punto in bianco qualche ente bussi alla tua porta per contestare la violazione di qualche normativa sulla gestione documentale.

Con conseguenze che possono spaziare "allegramente" tra la semplice sanzione amministrativa, fino ad arrivare alla contestazione di reati civili o addirittura penali (che, in Italia, significa entrare in un incubo destinato il più delle volte a non rimanere confinato tra le mura della tua azienda).

E io - di conseguenza - devo a mia volta garantire a me stesso la possibilità di dormire sonni altrettanto tranquilli, visto che sono responsabile della Conservazione per tutte le aziende che si rivolgono a Savino Solution per mettere a norma i loro processi documentali.






DM7 è quindi la mia arma segreta, il mio fucile di precisione che ho forgiato io stesso per tenere lontano dalla tua azienda le spiacevoli raccomandate che gli enti statali non vedono l'ora di inviarti con piacere, nella speranza di vederti cadere in fallo.

Metterla a punto mi è costato tantissimo in termini di sacrifici, notti insonni..e anche di denaro.

Ad oggi, lo sviluppo di DM7 ha generato un investimento pari a 397.848€ in due anni.

Ma rimane, per me, il miglior investimento che potessi fare per assicurare alle aziende - come la tua -l'aiuto necessario a districarsi in questo mondo fatto di digitalizzazione e dematerializzazione, in un paese come l'Italia che ha sempre vissuto di carte bollate.

Ma a cosa ti serve quindi DM7?

Quali problemi può risolvere per te ? Quando nei tuoi processi aziendali hai dei documenti cartacei , oppure quando hai una perdita di controllo dovuta ad un errata gestione dei tuoi documenti informatici o addirittura non hai una gestione dei tuoi documenti informatici , allora hai assolutamente bisogno del DM7.

Grazie al DM7 puoi avere dei processi più agili, veloci ed efficienti. Che significa liberarsi, in un solo colpo, dei documenti cartacei ed allo stesso tempo la possibilità di gestire in modo corretto , con il massimo controllo possibile , tutti i tuoi documenti informatici ed i tuoi processi documentali in digitale , risparmiano tempo e soldi.

Ecco come DM7 digitalizza documenti e processi a norma di legge, come una catena di montaggio invisibile, che lavora al tuo servizio mentre tu e i tuoi collaboratori

vi occupate del benessere e dei risultati della vostra azienda

DM7 è un "repository documentale" ad alte prestazioni orientato alla digitalizzazione, archiviazione e conservazione dei documenti e dei processi con funzionalità di base e avanzate.

In questo modo arriviamo a digitalizzare i record, secondo il mio motto: "digitalizzare processi è più importante che digitalizzare documenti".






Modulare ed estendibile, è la base portante del Metodo Savino.

Progettato e implementato come set di servizi REST, per essere totalmente aperto a sistemi esterni, il DM7 introduce inoltre il concetto di ambiente documentale e di processo.

E' qui che, in un certo senso, "avviene la magia": cioè, dove avviene la separazione fisica tra dati ed utenti accreditati a lavorare nel processo e nel sistema.

In questo modo è possibile gestire i Tipi di Processo, oltre ai Tipi di Documento!

Capisci, ora, perchè DM7 è l'unico strumento in grado di rendere applicabile il Metodo Savino e di digitalizzare processi prima che documenti?

Questo sistema di gestione documentale e di processi , unico in Italia, unito ad una consulenza specialistica basata sul Metodo Savino®, permette la gestione in digitale del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi in un contesto aziendale.

Basandosi sul concetto di archiviazione e digitalizzazione del processo, e assegnando gli opportuni permessi agli utenti del sistema, è possibile connettere più entità aziendali che accedono ai propri documenti di pertinenza.

Che cosa acquisisci adottando il DM7 nella tua azienda?

DM7 è un insieme di 10 elementi che compongono il modello Matrix; un modello che costituisce l'unico strumento di valutazione che devi assolutamente conoscere per poter scegliere una piattaforma di gestione documentale in linea con le necessità di un'azienda italiana che si avvicina al mondo della digitalizzazione a norma.

Perchè Matrix ? Nel famoso film il Signor Anderson si trova davanti ad una scelta : pillola azzurra o pillola rossa.







Forse non te ne sei accorto ma è il motivo perché sei qui.

Sei qui perché intuisci qualcosa che non riesci a spiegarti.

Senti solo che c'è.

È tutta la vita che hai la sensazione che ci sia qualcosa che non quadra.

Non sai bene di che si tratta, ma l'avverti.

È un chiodo fisso nel cervello, da diventarci matto.

È questa sensazione che ti ha portato da me.

Tu sai di cosa sto parlando..

Pillola azzurra: fine della storia. Domani ti sveglierai in camera tua e crederai a quello che vorrai. Continuerai a pensare che il software risolve tutti i tuoi problemi e che è la prima e unica cosa a cui devi pensare. Stop.

Pillola rossa: resti nel paese delle meraviglie e vedrai, se inizi a ragionare per processi digitali a norma, quanto è profonda la tana del Bianconiglio e quanto più efficienti ed efficaci diventeranno i tuoi processi di business e quanto più performante sarà la tua azienda.

Ti sto offrendo solo la verità, ricordalo.

Niente di più.

Prima i processi e poi il software.

La pillola azzurra è quella del conformismo, è quella del mancato coraggio e di una vita che rimane sempre la stessa, dove tutto è già scritto. La pillola rossa invece è quella del cambiamento, della verità delle cose e della presa coscienza di tutto ciò che si deve fare per migliorare la vera condizione umana.

Ecco.

Il DM7 ed il nostro servizio specialistico è la pillola rossa.

Ogni volta che pensi alla dematerializzazione, alla digitalizzazione dei processi documentali, la prima cosa che il mercato ti installa nella mente è che devi comprare un software e che devi partire dai tuoi documenti che vuoi dematerializzare. Purtroppo ti stanno facendo ingerire la pillola azzurra. Dove ti vendono una scatola dove tu puoi buttare dentro i tuoi documenti. Oppure ti vendono delle licenze, senza pensare a tutto il tempo che serve prima per dematerializzare il tuo processo documentale e capire quale sia il giusto






approccio metodologico per risolvere i tuoi problemi documentali e rendere i tuoi processi efficaci ed efficienti.

E ritorno a dirlo. La colpa non è tua. E che finora nessuno ti ha dato la possibilità di scegliere la pillola rossa.

Per questo motivo il DM7 ha quel numerino davanti all’acronimo DM. 7 sta proprio per le 7 regole di digitalizzazione dei processi documentali del mio Metodo. Il Mio Metodo è la pillola rossa.

Non si può infatti prescindere dal ragionare per processi. Se non lo fai avrai una serie di problemi che non rimangono soltanto nella sfera aziendale, ma anche in quella sanzionatoria dei rapporti con qualunque Ente compreso il Fisco.

Potrei finire come quel cliente che ha comprato il tablet per fare la firma grafometrica e poi ha preso una sanzione penale perché il processo non era a norma. O ancora come quel cliente che si era comprato un fantastico software di fatturazione elettronica e ha preso una sanzione perché le migliaia e migliaia di fatture erano firmate con la chiavetta USB (Token) quando invece devono essere firmate con HSM per garantire una sottoscrizione massiva di documenti.

O ancora anche quel cliente che ha preso una sanzione penale perché nella gestione dei suoi documenti informatici, non aveva applicato un processo di autenticità ed integrità ed immodificabilità, tale da rendere inopponibili le informazioni contenute. Insomma, se ragioni per processi e quindi applichi il mio Metodo, avrai la possibilità di avere un processo compliante con le norme e dove il DM7 è una parte integrante di questo modo di pensare.

Dove la pillola rossa è l’unica strada percorribile.

Dove trovi licenze, software fatti da scatole, automatismi, listini, vendere lo stesso a tutti e dove non c’è una metodologia, o dove c'è un'apparente consulenza ma non riconosciuta , allora sono tutte pillole azzurre.

Ecco i 10 elementi del modello Matrix

• Possibilità di gestire più realtà e dipartimenti aziendali con un unico set di servizi che da accesso a più ambienti; hai una sorta di "torre di controllo" dei processi aziendali che puoi vedere decollare, viaggiare e atterrare in conservazione mentre stai comodamente seduto nella poltrona del tuo ufficio, pensando a quante preoccupazioni ti sei risparmiato mentre i dati aziendali scorrono in modo fluido davanti ai tuoi occhi.






• Organizzazione delle aziende, degli utenti e relativi ruoli; un' unica soluzione centralizzata che mette a sistema tutti i tuoi reparti, le tue sedi, le tue filiali con i relativi utenti. Così puoi avere un sistema documentale sempre perfettamente calibrato sulle caratteristiche della tua azienda, sia attuali che future, mettendoti al sicuro dal rischio di dover spendere altri soldi per licenze, aggiornamenti, upgrade e da tutte le trappole tecnologiche e commerciali che normalmente si nascondono dietro ad un comune software

• Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record; una vera e propria catena di montaggio digitale, certificata con il fuoco dal Metodo Savino, per garantirti processi semplici, fluidi, precisi e facilmente controllabili, in qualsiasi momento, da tutti gli organi aziendali preposti.

• Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record; uno degli elementi essenziali per riuscire finalmente ad ottenere processi digitali e dematerializzati, vincendo la sfida della digitalizzazione della tua azienda, senza fermarti alla semplice eliminazione della carta.

• Gestione workflows e stati documento; un altro punto vitale del DM7, per poter tenere sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni singolo processo creato. Che sia lo stato di compilazione di un documento digitale o di una intera procedura aziendale, anche qui tu e i tuoi responsabili di reparto non dovrete fare altro che accomodarvi nella vostra comoda poltrona d'ufficio e assistere allo spettacolo della vostra azienda che corre velocissima sui binari digitali che costruiremo insieme.

• Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record; tieni traccia costantemente - e in modo automatico, senza che nessuna persona in azienda debba assumere questo onere - di "chi fa cosa". Garantisci ai tuoi processi un controllo preciso e neutrale di tutto ciò che viene elaborato e prodotto, in termini di documenti e procedure, con un avanzato sistema di LOG che tiene traccia di tutto il workflow rispettando le normative.

• Condivisione dei documenti manuale e automatica; basta un click, mentre ti godi il primo caffè della mattina o ti fumi di nascosto un fantastico sigaro cubano, per decidere quali documenti possono essere condivisi, in che modo, se automaticamente in base agli step di avanzamento del processo o se manualmente a fronte di un controllo visivo.






• Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento e di processo; un vero e proprio "Google" dei tuoi documenti aziendali, solo per te e per la tua azienda, per trovare immediatamente qualsiasi cosa. Una fattura, un documento di dieci anni prima, un contratto. Dimentica, in un colpo solo, tutti gli spazi che hai sempre dovuto sprecare per lasciare posto agli archivi e il tempo perso per trovare documenti importanti nel momento in cui ne hai bisogno, con quella vocina sempre pronta a insinuare in te l'immagine terrificante della tua segretaria che, con voce sottomessa, ti dice bisbigliando che non è riuscita a trovare ciò che stava cercando per te.

• Interfaccia nativa HTML5 responsive; tecnicamente questa è la definizione di quella "magia" che ti permetterà di dare uno sguardo e governare questo universo di procedure, flussi e processi digitali utilizzando qualunque tipo di dispositivo collegato ad una rete. Un PC, un tablet, il tuo smartphone che hai sempre con te. DM7 è una piattaforma di ultima generazione, che a differenza di moltissimi tra i più conosciuti documentali distribuiti in Italia, ti permette realmente di avere la tua azienda nel taschino, mettendo definitivamente una enorme lapide sui vecchi metodi (degni del periodo post bellico) di produzione e conservazione dei documenti aziendali.

• Estendibilità delle funzioni con moduli esterni sviluppati ad hoc; veri e propri stabilizzatori che consentono a DM7 di essere implementabile con successo, sempre e comunque, senza che la parola "fattibilità" possa mai entrare a far parte dei tuoi processi decisionali. In questo modo hai la certezza di portare in casa tua il miglior strumento possibile per l'applicazione del Metodo Savino, senza dover mai minimamente dubitare di aver scelto qualcosa che non può funzionare per te e per la tua azienda.

Qualsiasi sia il tuo orientamento o la scelta che farai in futuro, diffida e stai alla larga da chiunque ti presenti una soluzione che non rispecchia appieno questo tipo di modello.

Questo è un messaggio che deve arrivarti forte e chiaro, per evitare che tu possa mettere il piede su una mina, arrivando a pensare - una volta rimasto deluso (come certamente accadrà, se non dovessi accettare questo mio consiglio) - che questa storia del digitale a norma sia solo l'ennesima fregatura italiana per renderti il lavoro impossibile e farti buttare soldi dalla finestra.

E' chiaro che io per primo, al tuo posto, cercherei di mettere a confronto più soluzioni per avere la migliore cognizione di causa possibile sulla scelta da fare per la mia azienda.

Lo faccio di continuo io stesso quando devo acquistare qualcosa per Savino Solution, o devo selezionare un nuovo fornitore.






Bene, ricordati però sempre ciò che ti sto dicendo e che voglio assolutamente rivelarti, condividendo con te i frutti di tanti anni trascorsi nello studio di questa materia che amo.

Diffida e tieni lontani da te tutti coloro che ti proporranno qualcosa che non è in grado di rispecchiare il modello che ti ho presentato.

Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti

Attraverso le varie configurazioni possibili di aziende e utenti DM7 offre la possibilità di modulare il sistema secondo le esigenze ed i casi, e di adattarsi alle varie infrastrutture aziendali reali, dalle realtà piu piccole a quelle più complesse. Il sistema permette di censire le aziende/clienti e di assegnare ad ognuna una o più utenze amministrative ed una o più utenze utilizzatore.

Ogni utente utilizzatore ha accesso ai propri documenti e/o quelli di tutta la sua azienda.

Ambienti Documentali e Configurazioni DM7 permette, in caso di necessità di assegnare ambienti documentali diversi per una o piu aziende, in modo da avere la separazione logica e fisica dei dati dei documenti tra le varie aziende. Ogni ambiente documentale ha una configurazione che rappresenta i dati di accesso ad un eventuale server esterno su cui si trova il DB destinato all’azienda in caso di configurazioni complesse con i server distribuiti.

Tipologie Documentali e Workflow La gestione delle tipologie documentali e relativi metadati e dei workflow di stato e di processo, permette di definire le tipologie e i workflow per i documenti da lavorare. Inoltre permette la personalizzazione sia dei tipi che dei workflow a livello di ambiente documentale e quindi di azienda, in modo da poter gestire in un unico sistema anche aziende con tipologie di dati diverse da quelle predefinite che comunque restano visibili e utilizzabili solo agli utenti dell’azienda interessata.

Tipi di Processo I tipi di processo rappresentano a livello logico le procedure formali che concorrono alla generazione di un eventuale documento, a livello più concreto ogni processo può essere sintetizzato in una riga di una tabella database che contiene i dati formali del processo.

DM7, tramite opportune configurazioni di accesso ad un eventuale gestionale esterno di un’azienda, automaticamente provvederà, in fase di versamento di un documento, a rilevare i dati di processo






per la tipologia di documento che si sta versando ed allegarli al documento come metadati di processo.

Inoltre è possibile creare processi su misura, gestendo in digitale direttamente ogni singola fase e/o attività attraverso il disegno di task e process management.

Quindi conservazione e digitalizzazione di un processo e non di un documento!

Versamento e consultazione e condivisione documenti Gli utenti utilizzatori del sistema, potranno caricare manualmente via interfaccia i propri documenti e consultare i propri e quelli della propria azienda. Inoltre gli utenti potranno modificare,condividire (via email o tramite utenti o tramite processo), scaricare , cancellare i documenti ed in caso di presenza di un workflow effettuare passaggi di stato e di processo.

Oltre al caricamento manuale è possibile configurare dei processi per importare in automatico i documenti da sorgenti esterne quali ad esempio:

• Via Web Services • Da FTP (job) • Da Posta elettronica (cron jobs) • Da interfaccia Web • Via eventuali connettori software ad altri sistemi

Le Condivisioni Documenti in DM7

Sicurezza Dal punto di vista della sicurezza DM7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.

Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli amministratori vi hanno accesso.

PRINCIPALI VANTAGGI DELLA NOSTRA SOLUZIONE • Architettura Multi-Tenant a due livelli, separazione fisica dei dati • Flessibilità nella configurazione per gestire più contesti reali possibili • Possibilità di caricare in automatico i documenti da sorgenti esterne






• Possibilità di gestire processi e record e quindi informazioni compresa la loro • opponibilità a terzi • Alte Prestazioni delle ricerche • Estendibilità della soluzione con moduli specializzati • Possibilità di gestione di una struttura con server distribuiti • Invio di notifiche relative ad eventuali tentativi di accessi fraudolenti e in caso • di errori del sistema • Possibilità di crittografare i documenti sul filesytem. • Alto livello di sicurezza e integrità dei dati.

Savino Solution Savino Solution Srl è un’azienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializzata nella digitalizzazione a norma che si propone di accompagnare i propri clienti in un percorso di reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi e digitalizzazione dei flussi documentali e informativi nel quale le tecnologie ICT sono una componente importante, ma non l’unica e soprattutto ben inquadrata all’interno di un processo produttivo.

Per un’azienda la digitalizzazione di processi non dovrebbe essere incentrato sul semplice e immediato risparmio di costi, in primis di carta ed inchiostro per la stampa di documenti. Ma è importante comprendere che si tratta di una revisione dell'intero processo produttivo in termini strategici, con vantaggi competitivi anche nel medio-lungo periodo e non solo in quello immediato.

In questo caso si può parlare davvero di approccio evolutivo, che mira cioè a far fare un salto qualitativo all'azienda.

Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento.

In tale senso Savino Solution offre, anzitutto, i seguenti servizi consulenziali accompagnati sempre da soluzioni WEB tecnologiche avanzate e altamente personalizzabili indicate di seguito :

● Analisi dei processi al fine ottenere un quadro chiaro ed organico della situazione ● Pianificazione e realizzazione delle azioni da intraprendere per realizzare il cambiamento attraverso

anche la fornitura di soluzioni ad hoc e attraverso il Metodo Savino® ● Follow up delle azioni intraprese ● Formazione/consulenza ● Servizi (Dematerializzazione, Digitalizzazione a Norma, Conservazione Digitale e Sostitutiva,

Fatturazione Elettronica)






Panoramica sulla gestione documentale dei processi Con l'evoluzione dell'informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico.

I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione dei documenti e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta e poi successivamente la digitalizzazione dei processi tramite la produzione nativa di documenti informatici.

L’evoluto sistema di gestione documentale e di processi qui presentato unito ad una consulenza specialistica basata sul Metodo Savino®, permettono la gestione in digitale del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi in un contesto aziendale, basandosi sul concetto di archiviazione e digitalizzazione del processo e assegnando gli opportuni permessi agli utenti del sistema che può essere condiviso anche da più entità aziendali che accedono ripettivamenti ai propri documenti.

A cosa ti serve DM7 e quali esigenze ti risolve ?

Quando nei tuoi processi aziendali hai dei documenti cartacei , oppure quando hai una perdita di controllo dovuta ad un errata gestione dei tuoi documenti informatici o addirittura non hai una gestione dei tuoi documenti informatici , allora hai assolutamente bisogno del DM7






Grazie al DM7 puoi avere dei processi più agili, veloci ed efficienti perché ti liberi in un solo colpo dei documenti cartacei ed allo stesso tempo avrai la possibilità di gestire in modo corretto , con il massimo controllo possibile , tutti i tuoi documenti informatici ed i tuoi processi documentali in digitale , risparmiano tempo e soldi.

In pratica il DM7 ti aiuta a Digitalizzare a Norma di legge i tuoi processi aziendali.

1. DM7 Il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Savino Solution, aggiunge nuovi e più moderni concetti al DMS classico.

DM7 permette di eseguire in maniera facile ed efficiente, tutte le funzionalità di un sistema documentale di base:

● Organizzazione delle aziende e relativi utenti e ruoli. ● Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record ● Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record ● Gestione workflows e stati documento per la creazione di flussi documentali e di processo ● Gestione tipi processo da cui viene generato un documento ● Condivisione dei documenti manuale ed automatica ● Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record ● Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento

Il sistema introduce inoltre il concetto di ambiente documentale, ovvero la separazione fisica dei dati tra le varie aziende ed utenti presenti nel sistema e questo comporta svariati vantaggi tra cui:

● Possibilità di gestire più realtà aziendali con un unico set di servizi che da accesso a più ambienti. ● Configurazione separata per ambiente. Ogni ambiente documentale e di processo, può essere

configurato per risiedere su server differenti ● Possibilità di personalizzare la configurazione dell’applicazione (Tipologie documenti, record,

processi e Workflows) o di creare moduli o estensioni specializzate per una singola azienda. ● Razionalizzazione delle risorse utilizzate. Per ogni ambiente documentale e/o utente è possibile

gestire dei limiti di risorse oltre il quale non sarà possibile effettuare versamenti. ● Calcolo risorse per azienda le risorse impegnate da un’azienda ed i relativi costi possono essere

calcolate in modo preciso e sistematico.






● Prestazioni pressappoco costanti nelle ricerche e/o interrogazioni. Le prestazioni delle ricerche dei documenti rimangono costanti anche per milioni di documenti, in quanto il sistema tende naturalmente a lavorare su basi di dati più piccole e quindi con tempi di risposta molto bassi

● Procedure di conservazione, elaborazione , backup e/o recupero dati più mirate per azienda e/o ambiente.

1.1. Architettura Il Core DM7 è interamente implementato come un set di servizi REST per permettere la compatibilità con qualsiasi strumento e/o processo esterno utilizzato che abbia funzionalità di comunicazioni via web (http e https).

Inoltre il prodotto è progettato per non essere legato ad una particolare piattaforma o configurazione in modo da poter essere installato su varie tipologie di ambienti.

Il diagramma che segue, illustra la struttura logica del sistema DM7: tutte le richieste dei client o processi esterni vengono smistate dal CORE del sistema, che provvede ad indirizzarle agli ambienti designati.






diagramma logico






1.1.1 Requisiti di installazione Sistema operativo

Linux, Windows o OSX

Web Server

Apache 2 con i seguenti moduli necessari installati: headers_module, php(x)_module, rewrite_module

oppure Nginx installazione standard

Linguaggio dinamico

PHP versione >=7 con le seguenti estensioni installati/:curl ,fileinfo, mongodb, openssl, soapclient

Database

MongoDB versione >3.2 (preferibilmente 3.4)

Specifiche hardware

Dipendenti dal tipo di utilizzo e dal volume di documenti gestito con i seguenti requisiti

consigliati

RAM minimo 2GB

STORAGE 100GB (tenendo presente che ogni documento occupa mediamente 2k + le dimensioni del documento fisico)

1.2. Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti Attraverso le varie configurazioni possibili di aziende e utenti DM7 offre la possibilità di modulare il sistema secondo le esigenze ed i casi, e di adattarsi alle varie infrastrutture aziendali reali, dalle realtà piu piccole a quelle più complesse.

Il sistema permette di censire le aziende/clienti e di assegnare ad ognuna una o più utenze amministrative ed una o più utenze utilizzatore.

Ogni utente utilizzatore ha accesso ai propri documenti e/o quelli di tutta la sua azienda.






gestione aziende

gestione utenti

1.3. Ambienti Documentali e Configurazioni DM7 permette, in caso di necessità di assegnare ambienti documentali diversi per una o piu aziende, in modo da avere la separazione logica e fisica dei dati dei documenti tra le varie aziende.

Ogni ambiente documentale ha una configurazione che rappresenta i dati di accesso ad un eventuale server esterno su cui si trova il DB destinato all’azienda in caso di configurazioni complesse con i server distribuiti.






dettaglio congurazione - dettaglio ambiente documentale

1.3. Tipologie Documentali e Workflow La gestione delle tipologie documentali e relativi metadati e dei workflow di stato, permette di definire le tipologie e i workflow per i documenti da lavorare. Inoltre permette la personalizzazione sia dei tipi che dei workflow a livello di ambiente documentale e quindi di azienda, in modo da poter gestire in un unico sistema anche aziende con tipologie di dati diverse da quelle predefinite che comunque restano visibili e utilizzabili solo agli utenti dell’azienda interessata.

dettaglio configurazione - dettaglio tipologia documentale

Inoltre di invio notifiche o di condivisioni automatiche dei documenti trami passaggi si stato dei workflow

1.4. Tipi di processo I tipi di processo rappresentano a livello logico le procedure formali che concorrono alla generazione di un eventuale documento, a livello più concreto ogni processo può essere sintetizzato in una riga di una tabella database che contiene i dati formali del processo.






DM7, tramite opportune configurazioni di accesso ad un eventuale gestionale esterno di un’azienda, automaticamente provvederà, in fase di versamento di un documento, a rilevare i dati di processo per la tipologia di documento che si sta versando ed allegarli al documento come metadati di processo.

Inoltre è possibile creare processi su misura, gestendo in digitale direttamente ogni singola fase e/o attività attraverso il disegno di task e process management.

Quindi conservazione e digitalizzazione di un processo e non di un documento!

dettaglio tipo di processo

1.5. Versamento e consultazione documenti Gli utenti utilizzatori del sistema, potranno caricare manualmente via interfaccia i propri documenti e consultare i propri e quelli della propria azienda.

Inoltre gli utenti potranno modificare, scaricare , cancellare i documenti ed in caso di presenza di un workflow effettuare passaggi di stato con possibili automazioni quali la condivisione automatica con reparti aziendali o con utenti specifici ad ogni passaggio di stato.






sfoglia e dettaglio documento

ricerca e documenti condivisi

1.5.1 Caricamento automatico documenti Oltre al caricamento manuale è possibile configurare dei processi per importare in automatico i documenti da sorgenti esterne quali ad esempio:

● Via WebServices ● Da FTP (job) ● Da Posta elettronica (cron jobs) ● Da interfaccia Web ● Via eventuali connettori ad altri sistemi






1.6. Sicurezza Dal punto di vista della sicurezza DM7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.

Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli amministratori vi hanno accesso.

Esiste anche la possibilità di crittografare i documenti di una particolare tipologia in modo che siano leggibili solo attraverso il DM7.

1.7. Integrità dei dati e Backup Come tutta l’infrastruttura Savino Solution il DM7 è protetto da procedure di system recovery che permettono in caso malfunzionamento della macchina (fisica o virtuale) di ripristinare in pochissimo tempo la situazione al momento precedente il problema.

Sono inoltre schedulabili procedure di backup del database e processi per il controllo a campione dell’integrità dei documenti depositati.

1.7. Estendibilità Il sistema DM7 è estendibile nelle funzionalità tramite l’utilizzo di moduli aggiuntivi per svolgere funzioni specialistiche relative a determinati contesti di lavoro.

2. Riepilogo Principali vantaggi della nostra soluzione ● Architettura Multi-Tenant a due livelli, separazione fisica dei dati ● Flessibilità nella configurazione per gestire più contesti reali possibili ● Possibilità di caricare in automatico i documenti da sorgenti esterne ● Possibilità di gestire processi e record e quindi informazioni compresa la loro opponibilità a terzi ● Alte Prestazioni delle ricerche ● Estendibilità della soluzione con moduli specializzati ● Possibilità di gestione di una struttura con server distribuiti ● Invio di notifiche relative ad eventuali tentativi di accessi fraudolenti e in caso di errori del sistema ● Possibilità di crittografare i documenti sul filesytem. ● Alto livello di sicurezza e integrità dei dati. ● Possibilità di condivisione dei documenti tra utenti della stessa azienda ● Possibilita di invio notifiche o di condivisioni automatiche dei documenti trami passaggi si stato dei

workflow






Clicca subito qui e ti spiegherò nel dettaglio come DM7 riesce a garantirti tutte queste comodità e come puoi avere DM7 nella tua azienda.

Savino Solution Srl, Conservatore Accreditato Agid

Azienda Certificata ISO9001:2008 e ISO27001:2014 per Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record e reingegnerizzazione dei processi aziendali.

Sede Centro Nord: Via Torino 2, Milano - Telefono 02 72546462

Sede Centro Sud: Piazza Flavio Gioia 3, Salerno - Telefono 089 255229

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