Die Organisation als Eisberg - sabine-heins.de · Die Organisation als Eisberg formale System-Ebene...
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Die Organisation als EisbergDie Organisation als Eisberg
formaleSystem-Ebene
ZieleProzesse
Fähigkeiten Infrastruktur
Organisation/AufgabenGeschäftsergebnisse
Dokumentationen
informaleSystem-Ebene
Teamverhalten, Konfliktverhalten, FührungsverhaltenVeränderungsbereitschaft
Eigenverantwortungsübernahme
Vertrauen Macht
Glaubenssätze
Verhaltensweisenverändern sich gemäß Rolle und Situation
Grundüberzeugungenverändern sich langsamer Ängste
Interessen
Spiele der Organisation
Die wesentlichen Elemente einer Die wesentlichen Elemente einer OrgansiationOrgansiationUm
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1. IdentitätSoziale Funktion der Organisation, Mission, Sinn und Zweck? Leitsätze, langfristige Zielsetzungen, Philosophie, zugrundeliegende Werte, Eigen- und Fremdbild, Positionierung im historischen Kontext
2. Politik, Strategie, ZieleLangfristige Programme der Organisation, Organisationspolitik, Richtlinien, Strategie sowie längerfristige Konzepte und Pläne
3. StrukturStrukturprinzipien der Organisation, Führungshierarchie, Stabs- und Linienorganisation, zentrale und dezentrale Gremien, formale Gestaltung
4. Mitarbeiter, Gruppen, UmfeldWissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, Einstellungen und Verhalten, Beziehungen, Führungsstil, informelle Beziehungen und Gruppierungen, Rollen, Macht und Konflikte, Arbeitsklima
5. Einzelne Funktionen, OrganeAufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, Aufgabenfelder der einzelnen Funktionen, Erwartungen, Gremien, Kommissionen, Projektgruppen, Experten, Koordination
6. Prozesse, Abläufe(Primäre Arbeitsprozesse)*, sekundäre und tertiäre Prozesse: Informationsprozesse, Entscheidungsprozesse, Planungs- und Steuerungsprozesse, Vergütungssystem, Prüfsystem
7. Physische MedienInstrumente, Maschinen, Einrichtungen, Material, Möbel, Transportmittel, Gebäude, Räume, Finanzress.
KulturellesSystem
SozialesSystem
Technisches u. instrumentelles System
* nur im Hinblick auf Tendenzen berücksichtigt
Abläufe, ProzesseVerhalten, Kultur"Organizational behavior"
"The human side of enterprise"Warum verhalten sich
Organisationen und diedarin tätigen Menschen
so wie sie sich verhalten ?
Führung StrukturWelche Rahmenbedingungen
müssen seitens der Unternehmens-leitung wie sichergestellt werden,daß Organisationen zielgerichtet Ergebnisse hervorbringen, sodaßlangfristig die Überlebensfähigkeitdes Unternehmens garantiertwerden kann ???
Wie müssen Organisationenstrukturiert und aufgebautsein, um Ordnung, Klarheit,Transparenz und Schnelligkeitzu gewährleisten ???
Wie müssen Arbeitsabläufe undSchnittstellen (interfaces) gestaltetund vereinbart sein, daß optimaleErgebnisse in kürzester Zeit, unter kostenoptimalen Gesichtspunkten und in höchster Qualität zur Kundenzufriedenheitsichergestellt werden können ???
CHANGE
Elemente der Organisation ...Elemente der Organisation ...
Modell zur Diagnose und Veränderung einer Organisation(seinheit) im Überblick
Visionen und Werte
Messbare Wirtschafts-Ziele
• Finanzen• Qualität• Zeit/Flexibilität• Entwicklung• Kundenzufrieden-heit• Mitarbeiterzufrieden-
heit
ZIELE
• Grundannahmen• Werte• Leitbild
Generelle Wegeder Umsetzung
• Pläne• Regeln und• Richtlinien
STRATEGIENDesignelemente
WOMIT ?STRUKTUR
I&C
RS
F&A
TS
ES
KBB
P&O
R&D
• Kommunikation Kooperation/Konflikte
• Motivation• Problemlösung• Selbstorganisation
QualifiziertesCommitment
• Disziplin• Verläßlichkeit• Kreativität• Gelebte Werte und
Normen• Management-Qualität
WODURCH ?VERHALTEN
EgebnisseLeistungImageKundenzufrieden-heitWettbewerbsstärkeExistenzsicherung
WAS ? WIE ?
M
4321
Feedbackprozesse, Erfolgskontrolle
Unter-nehmens-
zweck
Res
sour
cen
Das rekursive Verhältnis von Struktur und Verhalten
„Strukturen schaffen Verhalten und Verhalten verstärkt Strukturen !“
StrukturenÜber-/UnterordnungUnternehmenskulturRegelnRoutinenStandardsRollen/FunktionenKontroll-/SanktionsregelnAnreiz- und EntgeldsystemRessourcen
VerhaltenFührungsverhalten EinsatzbereitschaftVerlässlichkeitKundenorientierungKreativitätInformation/Komm.EntscheidungenRealisierung
...
OrganisationsentwicklungPersonal- & Managemententwicklung
Reaktionsmuster bei Veränderungen
Anlässe für Veränderungen
AggressionSündenböcke
Ignoranz
Verdrängen
KonfrontationBetroffenheitBewusstsein
PerspektivenEntwickelnNutzen erkennen
AkzeptanzBeteiligung
Aktion
ReflexionLernenEntwicklung
AngstMachtSinn
Erfolgsvoraussetzungen für Veränderungsvorhaben
4Ressourcen (Qualität, Quantität) für Veränderungen vorhanden ... ?
1 Leidensdruck gegeben ... ?
2 Vision vorhanden, wo die Reisehingehen soll ... ?
3 Deutliches Commitment seitens der Führungskräfte ... ?
Paradigmen
Kontexte
Prozesse
Ele-mente
Ebenen der Gestaltungvon Veränderung
externinduziert
reaktivO
RT
Wo finden V
eränderungen statt ?
Teil-bereiche
Oberflächen-strukturevolutionär
KO
NT
EX
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externUmwelt
WANDEL1. ORDNUNG
WANDEL2. ORDNUNG
TRANS-FORMATION
interninduziert
antizipativ
Gesamt-organisation
Tiefen-struktur
fundamental
revolutionär
internGeschichteStrukturen
usw.
Dimensionen des WandelsDimensionen des Wandels
INTENSITÄTWie intensiv kommt es zu Veränderungen ?
VERLAUFWie verlaufen Veränderungen ?
INDIKATIONWarum sollen Veränderungen
initiiert werden ?ZEITPUNKT
Wann komm es zu Veränderungen ?
Kommunikation / InformationTransparenzBasis einbeziehenÜbereinstimmung erhaltenSinn, Ziel, Prozeß und Konsequenzenvon Veränderungen präsentierenErgebnisse aufzeigen
FührungVision, Sinn + Ziel von VeränderungenSelbstbeobachtung und ReflexionVertrag für die ZieleFeedback und ReviewGestaltung von RahmenbedingungenUnterstützung
ProgrammTeam-Entwicklung und SupervisionEinsatz von cross-functional TeamsAutonomieSchaffung interner und externer NetzwerkeInstitutionalisierung von Feedback, Reflexion und Lernen
Kultureller KontextVertrauenSpielregeln definierenInformelle Führer involvierenMachtAngst reduzieren
fikation)ssverantwortlichen
sverant- c
htlich unterschied-Fähigkeiten / Fertigkeiten und
ProzessZeitmanagement Rollende PlanungDatensammlung,Diagnose,Maßnahmen, Umsetzung und Evaluation
Die Geschichte der Organisationerforschen, erkennen, verstehenund akzeptieren !Funktionalitäten hinterfragen !Spielregeln verstehen !Wechselwirkungen erkennen !Lernen und Entwicklung ermöglichen !
Einige Erfolgsfaktoren für Veränderungsvorhaben
Personal(-QualiDefinition von ProzeQualifikation von ProzeswortlichenBewußtsein hinsiclicherKompetenzen
... und was passiert, wenn ein Erfolgsfaktor fehlt ... !
Führung Programm Kultur Prozess Personal Kommuni-kation
erfolgreicherWandel
VerwirrungUnsicherheitOrientierungslosigkeit
Widerstand +Diletantismus
schwacher Start +zäher Fortgang,
Über-/Unterforderung
Fehlender Rahmen, Angst, Kippgefahr
Chaos
Pseudo-Aktion,fehlende Orientierungmangelndes Vertrauen
++ ++ ++ ++ ++
Führung Programm Kultur Prozess Personal++ ++ ++ ++
Führung Programm Kultur Prozess Kommuni-kation++ ++ ++ ++ ++
Führung Programm Kultur Personal Kommuni-kation++ ++ ++ ++ ++
Führung Programm Prozess Personal Kommuni-kation++ ++ ++ ++ ++
Führung Kultur Prozess Personal Kommuni-kation++ ++ ++ ++ ++
Programm Kultur Prozess Personal Kommuni-kation
+ ++ ++ ++ ++
Prozessebenen eines „Management of Change“A
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Ziele
definiertes kronkretes und m
eßbaresSollergebnis
Beziehungsebene, Interessen, ErwartungenBefürchtungen, Klima, Stimmung
Sachebene, Aufgaben, Meilensteine
Managementebene, Entscheidungen
Reflexions- / Feedback- / Lernebene
Change Management als Balanceakt
VeränderungEntwicklung / LernenAnpassungsfähigkeitEnt-StandardisierungUnsicherheit, Angst
OrdnungStabilitätKonsolidierungStandardisierungOrientierungSicherheit
Das Veränderungs-Vakuum und seine Begleiterscheinungen
Bestehende Normen, WerteStrukturen, Gewohnheiten,Wahrnehmungs-, Denk- undVerhaltensmusterSicherheit und Ordnung durchTradition und Berechenbarkeit
Unsicherheiten, Ängste,Verlernen, Umlernen,
Neulernen
AbwehrroutinenRenitenzwahrscheinlichkeitenKippgefahrenBildung dominanter Koalitionen
„Alte Kultur“
„Neue“ Kultur?????
Leistungs- bzw. ErfolgsangstBin ich dann noch erfolgreich und kann ich noch die geforderte Leistung bringen ?
BeziehungsangstWird sich das Beziehungsgefüge ändern ? Mit wem muss ich wie zusammenarbeiten ?
ExistenzangstIst durch die Veränderung meine Existenz gefährdet ...?
KomfortangstAufgeben von Gewohnheiten, Aufgaben, Zuständigkeiten
WiderständeAbwehrroutinenGegenwehrRenitenzwahrscheinlichkeitenKonflikte
Kernfragen :Warum bleiben Dinge so wie sie sind ? Wer hat einen funktionalen Nutzen davon ? Welche Ängste führen zur Stabilisierung der Situation ? Welche Ängste werden bei wem ausgelöst und wie könnensie abgebaut werden ?
Grundängste bei Veränderungsvorhaben
Verhaltensweisen :Leugnen, Rechtfertigungszwänge, Sündenbocksyndrom,Schuldzuschreibungen, Machtspiele, dominante Koalitionen bilden,Verbündete suchen, Drohungen und Sanktionen aussprechen,Nebenkriegschauplätze eröffnen, Killerphrasen anwenden ...
IdentitätsangstWas bedeuten Veränderungen für meine /unsere Identität ?
Verliere ich meine Rolle ? Worüber muss ich mich neu definieren ?
Widerstände gegen WandelWiderstände gegen Wandel
Wissensbarrieren WillensbarrierenÜberforderung
Qualifikationsdefizite
Motivationsdefizite
Schlechterstellung
Unkenntnis
Informationsdefizite
Ohnmacht
Organisationsdefizite
Voraussetzungen für die Akzeptanz von VeränderungenVoraussetzungen für die Akzeptanz von Veränderungen
Neue Rollen sollen definiert und gelebt werden, veränderte Kompetenzen und Fähigkeiten müssen die
neue Organisation unterstützen und tragen helfen, um die definierten Ziele realisieren zu können.
Die Herausforderung
Erfolgsfaktor : Motivation und Akzeptanz
Information der Betroffenen
Kommunikation
Integration der Betroffenen in den
Prozeß
KooperationBetroffene beteiligen
MultiplikatorenTandem-Prinzip
Schaffung von Voraus-setzungen bei den
Betroffenen
Ausbildung
"Wieviel Veränderung braucht die Organisation ?"
und
"Wieviel Veränderung verträgt die Organisation ?"
Kernfragen für das Prozesstempo
Typische Veränderungsstrategien
Rationa leS trateg ie
Bom benw urfS trateg ie
OE-S trateg ieM
erkm
al• Datenana lyse und ra tiona le
Entsche idungen b ildenG rund lage derUnternehm ensstra teg ie
• Experten lie fe rnLösungsvorschh läge oderErgänzungen zu rDatenana lyse
• Von den M itarbe itenden w irderw artet, daß sie d ie Log ikverstehen und akzeptieren
• Veränderungsp rogramm gem äß Vorgaben deroberstenUnternehm ensle itung
• D urchsetzung derS tra teg ie über form aleM achtstruktu ren
• Betroffene bete iligen sich amProzeß der Ana lyse vonUm w elt und Unternehm enund am Prozeß derS tra teg ieen tw ick lung
• Experten w erden a ls H ilfe zu rSelbsth ilfe verw endet
Vort
eile
• Lösungen s ind rasch verfügbar• Beizug von Experten
verh indert Betriebsb lindheit• Vorsch läge sind log isch
konsisten t undnachvo llz iehbar
• Geeignet fü rg rund legendeKursw echse ln
• K lare Vorgaben• Im Prinz ip rasche
Um setzung, da ke ineKonsensb ildungerfo rderlich ist
• Kenntn isse der M itarbe iterw erden genutzt underw eitert
• Bete iligung erhöht M otivationund erle ich tert Du rchsetzung
Nac
hte
ile
• Ku ltu r- und Verha ltensaspektew erden n ich t ausre ichenberücksich tig t
• Aktiver und passiverW iderstand m ög lich
• Kenn tn isse derM itarbe iter b le iben be iderS tra teg ieen tw ick lungungenu tzt
• Zeitau fw end iger• Verunsicherung durch
lau fende D iskussionen• Evtl. W idersp ruch zu den
Vorste llungen derUnternehm ensführung
Vorgehenskonzept im Veränderungsprojekt
Programm-Management
Initialisierung
Ziele des Veränderungs-projektsHintergründeInteressenGeschichteNutzenErste DiagnoseErgebniserwartungStatement of Work
Zukunft entwerfen
Vision, StrategieKritische ErfolgsfaktorenDimensionen der Veränderung (Definition der Handlungsfelder)Veränderungs-projekt initialisierenVerantwortungendefinieren
Roadmaperarbeiten
Maßnahmen-portfolio- Inhalt- Zeit -
ProzeßEntscheidungenRessourcenPilotprojekte def.Externes/internes Kommunikations-konzept
Implemen-tierung
Rollende PlanungSupervisionCoachingQuick HitsKaskadierungder KernelementeReviews
Verankerung
Best PracticesEinarbeitenStandardsRoutinenSpielregelnüberprüfen des Gesamtsystemsauf Kongruität
Abschluß
Übergabe der Ergebnisse an RegelorganisationLessons learnedProjekt-dokumentationErgebnis-NutzenEvaluation
Information/Kommunikation/DokumentationIntervention
Mobilisierung Ausrichtung/Vitalisierung Tun & Lernen & Leisten
Integrated Business Excellence NavigatorMarkt
UnternehmenszweckMarktpotentialKundenorientierung/-zufriedenheitKooperationenImage
1
GeschäftsergebnisseExistenzsicherung Erfolg/MisserfolgPerformance UmsatzGewinnCash-Mgt.
2
UnternehmenskulturLeitbildZusammenarbeit Information/Kommunikation Verlässlichkeit/VerbindlichkeitVertrauen/MisstrauenGelebte Werte/NormenProblemlösungsfähigkeitMotivation/EngagementFehlerhandhabung
3Organisationsdesign
FinanzressourcenAufgaben/FunktionenProzesse & StrukturenTechnische AusstattungIT-Infrastruktur
4
PersonalQualifikationWissen/FähigkeitenPersonalentwicklungRekrutierungspolitikMitarbeitereinsatzEntlohnungsformenAnreizsysteme
5
ManagementFührungsverhaltenManagementqualitätAkzeptanzEntscheidungen/Verantwortungdominante KoalitionenRationalisierungsverhalten
6
ZieleStrategien
Messkriterien
7
Ressou
rcen/W
issenK
ernkom
petenzen
Veränderung/EntwicklungErfolgsfaktoreRenitenzwahr-scheinlichkeitenProgrammFortschritts-fähigkeit
Lernen
8
Feedback-ProzesseReview
n
Die Dynamik der Veränderung während des ProzessesDie Dynamik der Veränderung während des Prozesses
Point of no Return
Bewußtsein
Betroffenheit
mentales Ausprobieren
AkzeptanzAusprobieren
AkzeptanzBeginn der Akzeptanz
Zeit
Der Weg Der Weg -- die Vision wird zur Realitätdie Vision wird zur Realität
VISION
StrategieworkshopsKonsolidierungsWS
Kick-Off Diagnose
Verifizierungs-workshop
(Management)