die Ontogenese der...
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E-Verwaltung mit
Microsoft Office® und SharePoint®
- die Ontogenese der Aktenbearbeitung
Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik
Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications
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Agenda
Begrüßung
Firmenvorstellung
Elektronische Verwaltungsarbeit
E-Zusammenarbeit
E-Akte mit dem MATERNA eAkte-Basispaket
eAkte-Basispaket mit OpenText Langzeitspeicherung und Aussonderung
E-Vorgangsbearbeitung
E-Fachverfahren (Ausblick)
Schlussbetrachtung
MATERNA-Unternehmensgruppe
155 Mio. € Umsatz
(2011, vorl.)
1.300 Mitarbeiter
Gegründet 1980
Finnland
Schweden
Dänemark
Polen
Slowakei
Rumänien
Bulgarien Italien
Schweiz Österreich
Großbritannien Niederlande
Deutschland
Dortmund
Düsseldorf
Bad Vilbel
Göppingen
Erlangen
München
Dresden
Bremen Hamburg
Berlin
Dr. Winfried Materna Helmut an de Meulen
Heidelberg
Tschechien
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Government Services – von MATERNA
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Behördenkommunikation Automatisierung von
Fachaufgaben Beratungsleistungen
Fachanwendungen Mitarbeiterportale Behördenportale Beratungsergebnisse
Behördendarstellung
Zuständigkeiten &
politischer Auftrag
Interne Kommunikation
Organisationsberatung
Prozessberatung
Change Management
Prozesse zu Bürgern und
Wirtschaft
Verwaltungsinterne
Verfahren
Vorgangsbearbeitung
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Kompetenzen und strategische Partner DMS/VBS
Mehr als 20 Jahre erfolgreich im Dokumenten-
Management- und DMS/VBS-Markt tätig
Umfangreiches Know-how in Archivierung, DMS,
Workflow, E-Mail-Management, Postbearbeitung,
Output-Management
Team aus über 12 DOMEA®-zertifizierten
Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung
Entwicklung des eAkte-Basispaketes
Team aus über 14 SharePoint-zertifizierten
Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung
Microsoft Technologie Partner im Beta-Programm
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E-Zusammen-
arbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Zusammen-
arbeit
E-Fach- verfahren
E-Akte E-Akte
E-Zusammenarbeit
Anforderungsüberblick
Kollaborationsmöglichkeiten
Projekträume, virtuelle Arbeitsräume
Diskussionsforen
Wiki (Weborientierte Textsysteme)
Blog (öffentlich geführtes Tagebuch z. B. zu Fachthemen)
Wissensmanagement
muss 3 Faktoren vereinigen: Mensch, Organisation und Technologie
…
Lässt sich grundsätzlich von SharePoint 2010 bereitstellen
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E-Zusammen-
arbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Zusammen-
arbeit
E-Fach- verfahren
E-Akte E-Akte
Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung
Anforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz – E-Akte
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• Recherche
• Rechts- und Beweissichere Aufbewahrung
• Aktenzeichen
• Geschäftszeichen
• Aktenplan
• Bestandsverzeichnis
• Aktenbildung
• Vorgangsbildung
Ordnen Registrieren
Bereit-stellen
Langzeit-speicherung
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Features: MATERNA eAkte-Basispaket
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Registrierung
Recherche Bereitstellung
Wiedervorlage
Zugriffsberechtigung
Aufbewahrung
Aktenplan
Intuitiv
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Dokumenten-Management aus Microsoft Office®
Microsoft SharePoint® im Hintergrund
Die Schreibmaschine des 21 Jahrhunderts …
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Arbeitsplatz der Zukunft
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Dokumentenbearbeitung Wiedervorlage Aktenführung
Webbrowser
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Benutzerdialoge des eAkte-Basispakets
Office
Recherche
Aktenablage
Volltextsuche
Parametersuche
• Akten
• Dokumente
• Vorgänge Metadatendialoge
Akte und Vorgang
Dokumente
Schriftstückverwaltung
E-Mail und Anhang
Dateisystem
Office-Dokument
Dokumentvorlagen
Verwaltung
Dokumentvorlagen
Berechtigungen
Organisationseinheiten
Aktenverwaltung
Website-Sammlungen
Kennzeichendefinition
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Rechte und Zugriffskonzept
SG 1
Akten
Vorgänge
SG 2
Akten
Vorgänge
Sachbearbeiter
Lesen/Anlegen
Lesen
Lesen
Lesen/Anlegen
Lesen
Lesen/Anlegen
Sachbearbeiter
Fachadmin
Optional
Lesen
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Skalierbarkeit der Anforderungen: eAkte-Basispaket
::: Szenario :::
Posteingang verbuchen und Rückantwort erstellen
Posteingang Recherche
der Akte
Anlegen eines
Vorgangs
Zuordnen der E-Mail-
Anhänge zum Vorgang
Anlegen einer
Wiedervorlage
Verfassen eines
Schriftstücks
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Schritt 1: Bearbeitung des Posteingangs
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Schritt 2: Recherche der Akte
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Schritt 3: Anlegen eines Vorgangs
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Schritt 4: Zuordnung der E-Mail-Anhänge zum Vorgang …
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... und Auflistung der übernommenen Dokumente
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Schritt 5: Anlegen einer Wiedervorlage…
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…und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext
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…und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext
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…und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext
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Schritt 6: Erstellung eines Antwortschreibens …
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… und Ablage des neuen Schriftstücks zum Vorgang
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E-Zusammen-
arbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Zusammen-
arbeit
E-Fach- verfahren
E-Akte E-Akte
Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung
Featureliste Nintex
Design, keine Programmierung:
Grafische Oberfläche
Erweiterung über SDK möglich
Verbindung zu Drittsystem über Standards:
SOAP, REST, WebDAV, Exchange Server, SQL…
Leichter Ex-/Import
Features:
Zustandsautomat (Zirkulation, Status, Wiederholung)
Ad-hoc Delegieren
Standardlaufwege für Benutzer
Berechtigungen, Versionierung für Workflows
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Schlusszeichnen Mitzeichnen Mitzeichnen
Mitzeichnungsworkflow für die Vorgangsbearbeitung
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Sachbearbeiter
Vorgang
Status:
Vorlage
SG-Leiterin
Referats-
leiter
Genehmigt Genehmigt
Abteilungs-
leiter
Abgelehnt Abgelehnt Abgelehnt
Vorgang
Status:
z.d.A.
Danach:
Vorgangsstatus ändern
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Vorgangsstatus wird in
„Vorlage“ geändert
Daraufhin startet der
Workflow in SharePoint
E-Mail Benachrichtigung über eine Workflowaufgabe
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Mitzeichnungsaufgaben
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Vorgang z.d.A. verfügt
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E-Zusammen-
arbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Zusammen-
arbeit
E-Fach- verfahren
E-Akte E-Akte E-Langzeit-
speicherung
Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung
Lebenszyklus von Vorgängen innerhalb der E-Akte
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(1) Anlegen eines Vorgangs innerhalb der E-Akte
(2) Vorgangsbearbeitung
(3) Aufbewahrung der zugehörigen Akten für Dauer der Transferfrist im Sharepoint
(4) Transfer der Akten in das Archiv - Zugriff über die E-Akte bleibt erhalten
(5) Automatisierte Aussonderung nach Ablauf der Aussonderungsfrist
Initiieren Bearbeitung abgeschlossen Transfer Abschluss
Übernahme Aussonderung
Bearbeitungszeit Transferfrist
Transfer ins Archiv
Aufbewahrungsfrist
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OpenText „Archive Server“ – mehr als nur ein Ablageort
Governance Entlastung Retrieval Transparenz
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SharePoint-Inhalte im Langzeitspeicher
OpenText Award: Best Partner Solution 2012
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E-Zusammen-
arbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Zusammen-
arbeit
E-Fach- verfahren
E-Akte E-Akte
Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung
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Content Management Interoperability Services (CMIS)
Ausgangslage
fachspezifische Anwendungen
proprietäre Schnittstellen
Herausforderungen Lösung
Fachverfahren Fachverfahren
Fachverfahren
kein einheitlicher Zugriff
Inkompatibilität
schwieriger Datenaustausch
aufwendige Integration
standardisierte Schnittstelle
Abstraktion von Objekten und
Funktionen
Einheitliche Oberfläche
Einfacher Austausch
Investitionsschutz
DOMEA® in SharePoint®
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SharePoint CMIS
Consumer
Fachverfahren und SharePoint® via CMIS
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Fachverfahren Microsoft SharePoint
Zusammenarbeit
Oberfläche
Office-Integration
Aktenplan
Geschäftszeichen
Spezifisch auf Fachaufgabe
ausgerichtet
Komplexität
Viele Fachverfahren, Daten für eAkte
Ablage in ein CMIS-System (wie
eAkte Basispaket)
Integration beider Systeme
Nutzung der jeweiligen Stärken
Investitionsschutz
E- Vorgangs-
bearbeitung
E-Fach- verfahren
E-Zusammen-
arbeit
E-Akte E-Akte
weitere Lösungsvariante via CMIS (z. B. Bestandsschutz DOMEA)
DOMEA® und SharePoint® via CMIS
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OpenText DOMEA® Microsoft SharePoint
Zusammenarbeit
Workflow-Komponenten
Oberfläche
Office-Integration
Bis Aktenrelevanz, dann Übergabe
per CMIS an DOMEA ®
Aktenplan
aktenrelevante Ablage
Struktur Akte/Vorgang/Dokument
Geschäftszeichengenerierung
Integration beider Systeme
Nutzung der jeweiligen Stärken
Investitionsschutz
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Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications