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Dictamen de

Impacto Regional

Dictamen de

Impacto Regional

1

1. Introducción El presente documento tiene como objetivo el rediseño procesal del trámite Dictamen de Impacto

Regional. Este rediseño va encaminado a obtener un proceso nuevo en sus distintas características. La mejora que se pretende lograr tiene un efecto directo en el desempeño del proceso en gracias a que se reestructuran las etapas que agregan valor, eliminando desperdicios de tiempo y recursos y minimizando el impacto de aquellas actividades necesarias que no agregan valor. Como consecuencia de llevar a cabo actividades de valor se mejora el desempeño y se traduce como resultado final en la creación de un valor para el cliente. Para esto, se utilizan herramientas en el desarrollo del nuevo concepto procesal, creando reglas de trabajo y nuevos mapas de proceso aplicando las mejoras correspondientes para evitar etapas viciosas o que perjudican la eficiencia del trámite. Como parte del estudio, se recurrió al levantamiento de información e investigación de campo, con la finalidad de realizar el análisis efectivo de los datos recabados. Con la información que se obtiene, se realiza un análisis de tiempo por cada proceso. Finalmente, a partir de los resultados obtenidos se presentan propuestas de rediseño y conclusiones específicas derivadas del proyecto.

2. Reingeniería de Procesos

La reingeniería de procesos aplicada a este trámite contempla:

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias

• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación

• Eliminar actividades de desperdicio

• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional

• Disminuir el número de cambios de estafeta

• Disminuir reprocesos y/o retrabajos

• Administrar cuellos de botella

• Reducir el número de contactos con el cliente

2

2.1 Metodología

2.1.1 Identificación

Gracias a la colaboración de los funcionarios y agentes involucrados con el proceso en cuestión, se logró la identificación de etapas estratégicas y operativas existentes, necesarios, de valor y de desperdicio a lo largo del ciclo. Se generaron los mapas procesales respectivos y se localizaron oportunidades de rediseño.

2.1.2 Desarrollo y Rediseño Procesal Se rediseñaron los procesos y se elaboraron los mapas correspondientes a estos, aplicando principios de reingeniería procesal, contemplando:

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias

• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación

• Eliminar actividades de desperdicio

• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional

• Disminuir el número de cambios de estafeta

• Disminuir reprocesos y/o retrabajos

• Administrar cuellos de botella

• Reducir el número de contactos con el cliente

3. Acciones Dentro de las acciones realizadas por el equipo de procesos para llevar a cabo el rediseño se contemplaron las siguientes.

a) Reunión con Subdirectores y mandos medios de la Dirección General de Atención Empresarial (DGAE) para definir las posibles soluciones a las oportunidades de mejora arrojadas por el diagnóstico del proceso.

b) Reunión con personal operativo de la Dirección General de Ordenamiento e Impacto Ambiental (DGOIA) para definir los cambios realizados al proceso durante la ventana de tiempo que se formó entre el diagnóstico y el rediseño (Aproximadamente 1 año, 6 meses).

c) Reunión con Técnicos Dictaminadores y Jefes de Departamento de la Dirección General de Operación Urbana (DGOU) para definir las ventanas de oportunidad en la revisión de expedientes.

d) Reuniones con el personal dedicado a validar la calidad de los expedientes ingresados y el contenido de los mismos para definir herramientas de control y evaluación de los procesos.

e) Rediseño de mapas de procesos y tablas tiempos por el equipo de procesos.

3

f) Validación en una primera instancia con el Personal de la Dirección General de Atención Empresarial, y en una segunda instancia con el personal la Dirección General Operación Urbana, proveedoras de los dictámenes Finales.

g) Reuniones con el personal de la empresa encargada del diseño e implementación del sistema “Compromiso con tu Empresa” con el fin de aclarar los impactos al proceso por parte del rediseño y de la instalación de la herramienta.

h) Notificación de la propuesta de rediseño al representante de la DGOU, ya que no se presentó para una posible validación.

4

4. Diagrama del proceso rediseñado El diagrama de procesos de funciones cruzadas describe todas las actividades que conforman un procedimiento, así como los puestos, departamentos o áreas funcionales involucradas en su ejecución. Permite observar la relación entre el proceso y las unidades funcionales responsables del mismo, así como el flujo de la información, las bases de datos y aplicaciones tecnológicas que se emplean.

Figura 1

Simbología

Símbolo Significado Símbolo Significado

Actividad, acción a

realizarse por el actor

indicado en el nivel

Actividad de valor

Decisión, pregunta

Actividad Necesaria

Comentario, anotación

-

Actividad Desperdicio

Documento empleado

El sistema de información

“Compromiso con tu Empresa”

se presenta en el proceso

rediseñado como “Sistema Web “

Conector a otras páginas

Conector a la misma página

Indica que en el mapa

anterior el área específica

no se mostraba.

Notificaciones del sistema

5

Figura 2

Mapa del proceso

<Process Name>R

esi

denci

as

Regio

nale

s

Venta

nill

a

Subdirecc

ión

de D

icta

men

Urb

ano

Direcc

ión

Genera

l de

Ate

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ón

Em

pre

sarial

(DG

AE

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Venta

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ión

Genera

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Opera

ción

Urb

ana

Áre

a T

écn

ica

Dic

tam

inadore

sPla

tafo

rma

tecn

oló

gic

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gente

Eco

nóm

ico

Nivel 3

SECRETARÍA DE DESARROLLO URBANO / DIRECCIÓN GENERAL DE OPERACIÓN URBANA

PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN DE IMPACTO REGIONALPágina

1De4

Entregar expediente

Recibir expediente

Revisar expediente

Recibir notificación de inicio de tramite

Recibir expediente

Elaborar Dictamen Urbano

Visitar predio

Recibir notificación de inicio de tramite y Solicitar Dictamen

Urbano

Enviar Dictamen Urbano

Registrar y asignación de

número a expediente

SI

Confirmar recpción y enviar

acuse

Recibir acuse de recibo

A

1

32

5 6

9

10

8

7

141312

INICIO

ExcelWord

C

Escanear y enviar

Recibir solicitud de Dictamen

Urbano

Sistema Web Sistema WebSistema Web

4

11

Check List

6

<Process Name>

Página2PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN DE IMPACTO REGIONAL

Nivel 3De4


Análizar Documentos que

integran el expediente

Pagina Web de Gobierno

Planes municipales de desarrollo

¿Expediente correcto?

Escanear Oficio

Elaborar Oficio de prevención

Acuerdo de oficio de prevención con

el Subdirector

¿Ya esta construido?

Elaborar Oficio de respuesta

NO

SI

Elaborar Dictamen de Impacto Regional

Elaborar Oficio de negatoria

Acuerdo de oficio de negatoria con el Subdirector

Acuerdo de oficio de respuesta con

el SubdirectorSI

4

6

5

1

3

2

Verificar1-Altura2-Intensidad de construcción3-Intensidad de ocupaciónestacionamiento

NO

¿Ya esta permitido?

NO

SI

Seguimiento de los expedientes en

ExcelFormatos en Word

Las salidas de las actividades No. 18A, 18B, 18C, 19 se elaboran en

Word

Todo el proceso realizado en el Área Técnica

A

D

18

19

18A

18B

16C

17C

17B

16A

15

Acuerdo de oficio de prevención con el Área Técnica

1 4

Acuerdo de oficio de respuesta con el Área Técnica

52

63Acuerdo de oficio de negatoria con el

Área Técnica

16B

16

17A

18C

A

B

Enviar Oficio

Sistema web

17

7

<Process Name>

Pla

tafo

rma

tecn

ológ

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Secr

eta

ria d

e

la

Subdirec

ción

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Dic

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Urb

anos

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Urb

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Áre

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mpr

esa

rial

(DG

AE)

Agent

e E

conóm

ico

Nivel 3

PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN DE IMPACTO REGIONAL Página3


De4

Digitalizar Dictamen y

generar orden de pago

Firmar digitalmente

Firmar Dictamen

Recibir notificación de cierre de tramite, Dictamen y ficha de

pago

Recibir orden de pago

Revisar PoderEntregar orden de

pago

D

E

23

3127

26

25

24

29 30

B Recibir Oficio y expediente

Entregar oficio

Recepción de Oficio.

¿Oficio de negatoria?

FINSI

CNO

Recibir notificación de

Dictamen

Presentar Poder notarial

20 21

2228

F

Sistema Web Sistema Web

8

<Process Name>

Pla

tafo

rma

tecn

oló

gic

a

Secr

etaria d

e la

Subdirec

ción

de

Dic

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U

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Em

presa

rial

(DG

AE

)

Agen

te

Eco

nóm

ico


Página4

Nivel 3

PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN DE IMPACTO REGIONAL De4

Realizar pago en Banco

Elaborar copia del recibo de pago

Entregar copia del recibo de pago

Recibir Dictamen de Impacto Regional

Recibir copia del recibo de pago

Entregar Dictamen de Impacto Regional

E

353433

36 39

40

FIN

EDigitalizar Poder y

subir al expediente

Digitalizar recibo de pago y enviar

Recibir documentación y

archivar

32

37

38

Sistema Web Sistema Web

9

4.1 Descripción del proceso rediseñado.

En la tabla se muestra una narrativa del flujo que llevara el trámite durante su ejecución después del rediseño.

Tabla 1

Descripción del flujo del trámite durante su ejecución

Objetivo Generar el dictamen de impacto regional.

Recepción, verificación y

canalización del

expediente.

Una vez que el solicitante del trámite recopiló toda la información y documentos requeridos y llenó los formatos correspondientes, acude a la Dirección General de Atención Empresarial para entregarlos y hacer formal el ingreso de su solicitud. El personal de la DGAE al recibir la documentación integra el expediente y revisa que todos los requisitos para realizar el trámite solicitado estén completos y sean los correctos. En caso de encontrar alguna anomalía se solicita la corrección o la documentación faltante al solicitante del trámite. En caso contrario, el expediente se digitaliza y se envía utilizando el sistema de Información a la ventanilla de la Dirección General de Operación Urbana (DGOU).

Recepción, canalización y

entrega de acuse de recibo.

Se recibe formalmente el expediente en la ventanilla de la DGOU, se da un acuse de recibo al agente económico vía digital y en paralelo el sistema envía el expediente a la ventanilla de la Subdirección de Dictamen Urbano (SDU).

Recepción, registro y

solicitud de Dictamen

Urbano.

La ventanilla de la SDU recibe el expediente, lo registra, le asigna un número y lo canaliza, mientras en paralelo el sistema lo canaliza al Área Técnica, quién al recibirlo solicita a la Residencia Regional correspondiente la realización del Dictamen Urbano.

Elaboración del Dictamen

Urbano y canalización.

La Residencia Regional visita el predio verificando lo relativo al proyecto, y con la información obtenida elabora posteriormente el dictamen urbano y lo envía al Área Técnica usando el sistema de información.

Recepción y análisis del

expediente.

El Área Técnica recibe e integra el dictamen al expediente y verifica el cumplimiento de los requisitos necesarios, de no cumplir acuerda con el Subdirector y elabora un oficio de prevención. De cumplir, y si el predio ya está construido, acuerda con el Subdirector y elabora un oficio de respuesta; si no está construido determina si el proyecto cumple con lo permitido y, en caso de no hacerlo, acuerda con el Subdirector y elabora un oficio de negatoria. Los oficios anteriores se elaboran de manera digital y se firman de la misma manera donde se liberan al Agente Económico. Si el proyecto se autoriza, se elabora en el sistema de información el dictamen de impacto regional y lo envía al Subdirector para firma Digital.

Aprobación y elaboración

de orden de pago.

Si el Subdirector lo aprueba, lo libera al Director General (DG). Si el DG lo aprueba, firma el dictamen y se notifica al Agente Económico que debe realizar el pago para liberar el mismo.

Notificación, pago y

recepción de Dictamen

Regional.

La DGAE informa al Agente Económico el estatus de su trámite, para que se presente con el poder notarial y pueda recoger su orden de pago. Una vez que se verifica el poder notarial, el Agente Económico realiza el pago, entrega una copia a la DGAE que su vez la digitalizará y enviará a la Subdirección de Dictámenes Urbanos y se procederá a liberar el dictamen, vía digital, al agente económico.

10

4.2 Tabla de tiempos de procesos rediseñados

La métrica nos permite evaluar el desempeño del proceso, principalmente el tiempo de ejecución y el volumen proyectado, proporcionando herramientas para poder realizar comparaciones entre las metas establecidas. Se proyectó en el diagrama del proceso el tiempo requerido para cada actividad tomando en cuenta que son tiempos esperados y que forman parte de las regulaciones del reglamento de atención de la Dirección General de Atención Empresarial. En las siguientes secciones se muestran estos tiempos con el fin de ver la secuencia de las actividades y los tiempos respectivos. De igual manera, se obtuvo información respecto al número de actores, requisitos y contactos de la métrica respectiva.

4.3 Actividades y tiempos En esta tabla se muestra el tiempo proyectado en días de las actividades que se llevan a cabo para la ejecución del trámite ya sea en la DGOU o en la DGAE.

Tabla 2

Tiempo de las actividades rediseñadas del proceso de otorgamiento de Dictamen de Impacto

Regional.

Actividad Nivel de

servicio en

días

hábiles

Precedencia Actores Actuales No. Nombre y/o descripción

1 Entregar expediente

0.5

0 , 22 Agente económico

2 Recibir expediente 1 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

3 Revisar expediente 2 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

4 Escanear y enviar 3 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

5 Recibir notificación de inicio de

trámite

0.5

4 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

6 Confirmar recepción y enviar acuse 5 Ventanilla Dirección General

7 Recibir acuse de recibo 6 Agente económico

8 Recibir expediente 5 Ventanilla Subdirección de Dictamen

Urbano

9 Registrar y asignación de número a

expediente 8

Ventanilla Subdirección de Dictamen Urbano

10 Recibir notificación de inicio de

trámite y solicitar Dictamen Urbano 2.0 8 Área Técnica Dictaminadores

11

Actividad Nivel de

servicio en

días

hábiles


11 Recibir solicitud de Dictamen Urbano 10 Residencias Regionales

12 Visitar predio 11 Residencias Regionales

13 Elaborar Dictamen Urbano 12 Residencias Regionales

14 Enviar Dictamen Urbano 13 Residencias Regionales

15 Analizar documentos que integran el

expediente

1.0

14 Área Técnica Dictaminadores

16A Acuerdo de oficio de prevención con

el Subdirector 15 Área Técnica Dictaminadores

17A Acuerdo de oficio de prevención con

el Área Técnica 16A

Subdirección de Dictámenes Urbanos

18A Elaborar oficio de prevención 17A Área Técnica Dictaminadores

16B Acuerdo de oficio de respuesta con el

Subdirector 15 Área Técnica Dictaminadores

17B Acuerdo de oficio de respuesta con el

Área Técnica 16B


18B Elaborar oficio de respuesta 17B Área Técnica Dictaminadores

16 Verificar: altura, intensidad de

construcción, intensidad de ocupación, estacionamiento

15 Área Técnica Dictaminadores

16C Acuerdo de oficio de Negatoria con el

Subdirector 16 Área Técnica Dictaminadores

17C Acuerdo de oficio de negatoria con el

Área Técnica 16C


18C Elaborar oficio de negatoria 17C Área Técnica Dictaminadores

17 Escanear oficio 18A, 18B,

18C Área Técnica Dictaminadores

18 Enviar oficio 17 Área Técnica Dictaminadores

19 Elaborar Dictamen de Impacto

Regional 16 Área Técnica Dictaminadores

20 Recibir oficio y expediente 0.5 18 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

21 Entregar oficio

0,5

20 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

22 Recepción de oficio. 21 Agente económico

23 Digitalizar dictamen y generar orden

de pago 19 Área Técnica Dictaminadores

24 Firmar digitalmente 23 Subdirección de Dictámenes

Urbanos

25 Firmar dictamen 24 Dirección General de Operación

Urbana

26 Recibir notificación de cierre de

trámite, dictamen y ficha de pago 25

Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

12

Actividad Nivel de

servicio en

días

hábiles


27 Recibir notificación de dictamen 26 Agente económico

28 Presentar poder notarial

0.5

27 Agente económico

29 Revisar poder notarial 28 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

30 Entregar orden de pago 29 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

31 Recibir orden de pago 30 Agente económico

32 Digitalizar poder y subir al expediente 30 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

33 Realizar pago en banco 31 Agente económico

34 Elaborar copia del recibo de pago 33 Agente económico

35 Entregar copia del recibo de pago 34 Agente económico

36 Recibir copia del recibo de pago 35 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

37 Digitalizar recibo de pago y enviar 36 Dirección General de Atención

Empresarial (DGAE)

38 Recibir documentación y archivar 32, 37 Agente económico

39 Entregar Dictamen de Impacto

Regional 36


(DGAE)

40 Recibir Dictamen de Impacto Regional 39 Agente económico

4.2 Tiempo de ejecución proyectado del proceso.

Las actividades requeridas para la realización del trámite solicitado por el Agente Económico, se llevan a cabo en un tiempo de ejecución proyectado en base a las cargas de trabajo y los reglamentos y leyes que sustentan el trabajo de la Dirección General de Atención Empresarial y los procedimientos de la Dirección General de Operación Urbana. Bajo este esquema, el proceso proyecta 5.5 días hábiles en su tiempo de ciclo de ejecución. Los tiempos graficados en colores amarillo y rojo contemplan el período de tiempo donde es necesario implementar una notificación por retraso.

13

Tabla 3

Esquema de tiempos de las actividades rediseñadas del proceso de otorgamiento de Dictamen de

Impacto Regional.

No. Nombre y/o descripción

1 Entregar expediente 0 , 22 Agente Económico

2 Recibir expediente 1Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

3 Revisar expediente 2Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

4 Escanear y enviar 3Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

5 Recibir notificación de inicio de tramite 4Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

6 Confirmar recepción y enviar acuse 5 Ventani lla Dirección General

7 Recibir acuse de recibo 6 Agente Económico

8 Recibir expediente 5 Ventanil la Subdirección de Dictamen Urbano

9 Registrar y asignación de número a expediente 8 Ventanil la Subdirección de Dictamen Urbano

10Recibir notificación de inicio de tramite y Sol icitar

Dictamen Urbano8 Área Técnica Dictaminadores

11 Recibir sol icitud de Dictamen Urbano 10 Residencias Regionales

12 Visitar predio 11 Residencias Regionales

13 Elaborar Dictamen Urbano 12 Residencias Regionales

14 Enviar Dictamen Urbano 13 Residencias Regionales

15 Anal izar Documentos que integran el expediente 14 Área Técnica Dictaminadores

16A Acuerdo de Oficio de Prevención con el Subdirector 15 Área Técnica Dictaminadores

17A Acuerdo de Oficio de Prevención con el Área Técnica 16A Subdirección de Dictámenes Urbanos

18A Elaborar oficio de prevención 17A Área Técnica Dictaminadores

16B Acuerdo de Oficio de Respuesta con el Subdirector 15 Área Técnica Dictaminadores

17B Acuerdo de Oficio de Respuesta con el Área Técnica 16B Subdirección de Dictámenes Urbanos

18B Elaborar Oficio de Respuesta 17B Área Técnica Dictaminadores

16Verificar: Altura, Intensidad de Construcción,

Intensidad de Ocupación, Estacionamiento15 Área Técnica Dictaminadores

16C Acuerdo de Oficio de Negatoria con el Subdirector 16 Área Técnica Dictaminadores

17C Acuerdo de Oficio de Negatoria con el Área Técnica 16C Subdirección de Dictámenes Urbanos

18C Elaborar Oficio de Negatoria 17C Área Técnica Dictaminadores

17 Escanear Oficio 18A, 18B, 18C Área Técnica Dictaminadores

18 Enviar Oficio 17 Área Técnica Dictaminadores

19 Elaborar Dictamen de Impacto Regional 16 Área Técnica Dictaminadores

20 Recibir Oficio y expediente 0.5 18Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

21 Entregar Oficio 20Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

22 Recepción de Oficio. 21 Agente Económico

23 Digitalizar Dictamen y generar orden de pago 19 Área Técnica Dictaminadores

24 Firmar digitalmente 23 Subdirección de Dictámenes Urbanos

25 Firmar Dictamen 24 Dirección General de Operación Urbana

26Recibir notificación de cierre de tramite, Dictamen y

ficha de pago25


(DGAE)

27 Recibir notificación de Dictamen 26 Agente Económico

28 Presentar Poder notarial 27 Agente Económico

29 Revisar Poder 28Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

30 Entregar orden de pago 29Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

31 Recibir orden de pago 30 Agente Económico

32 Digitalizar poder y subir al expediente 30Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

33 Realizar pago en banco 31 Agente Económico

34 Elaborar copia del recibo de pago 33 Agente Económico

35 Entregar copia del recibo de pago 34 Agente Económico

36 Recibir copia del recibo de pago 35Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

37 Digitalizar recibo de pago y enviar 36Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

38 Recibir documentación y archivar 32, 37 Agente Económico

39 Entregar Dictamen de Impacto Regional 36Dirección General de Atención Empresarial

(DGAE)

40 Recibir Dictamen de Impacto Regional 39 Agente Económico

1.0

0,5

0.5

0.5

0.5

2.0

Días hábiles

Día

1

Día

2

Día

3

Día

4

Día

5

Día

6

Día

7

Día

8

Actividad

Nivel de

servicio en

días hábiles

Precedencia Actores Actuales

14

5. Indicadores del proceso rediseñado Los indicadores diseñados para el proceso rediseñado se basan en el nivel de servicio que se presta al

agente económico. Por lo tanto, se pretende implementar una lista de verificación para cada trámite

con la cual se verificaran los puntos de cada requisito para evitar los errores en la verificación y

recepción de expedientes.

La verificación la realizaran los Subdirectores Regionales cinco veces al mes. Evaluando a cada Jefe de

Proyecto de la DGAE con el fin de verificar que los expedientes sean validados en su totalidad. Para

efectos prácticos, será definido mediante el siguiente tablero de control.

Tabla 4

Nivel de validación de calidad de expedientes.

Indicadores Mes Diciembre

No. de expedientes

revisados Encargado Completos Incompletos

Porcentaje de

cumplimiento

5 PEDRO PEREZ 4 1 20%

5 JUAN LOPEZ 3 2 40%

5 MARIA MARTINEZ 2 3 60%

5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%

5 ALEX ZAENS 2 3 60%

5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%

5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%

Para realizar esta validación se utilizara el modelo de Check List diseñado entre la DGV y la DGAE que se observa en la tabla 5.

Tabla 5

Check List para Validación de Información del proceso de Otorgamiento de Dictamen de Impacto

Regional.

Manuel mijares Nombre del

Solicitante

Kidzania Proyecto

Angel Almazan Atendió

Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010

Dictamen de Impacto Regional. Requisito 1 Original Copias

SOLICITUD DE DICTAMEN DE IMPACTO REGIONAL

A verificar Se explicó Se validó

Verificar los metros cuadrados del terreno que coincidan en toda la documentación. 1 2

Verificar que los metros cuadrados de construcción y de terreno coincidan en todos los 1 2

15


Solicitante

Kidzania Proyecto



dictámenes.

Verificar que todos los dictámenes vengan completos. 1 2


SOLICITUD FIRMADA POR EL PROPIETARIO.


Verificar que si el terreno del proyecto es arrendamiento y comodato, debe de ir firmado por el arrendatario y el arrendador o propietario. 1 2


DOCUMENTO QUE ACREDITE LA PROPIEDAD INSCRITO EN EL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD.


Verificar que el documento que acredite la propiedad esté en el registro público de la propiedad con su sello de inscripción. Para ejido el documento debe estar inscrito en el Registro Agrario Nacional 1 2


CROQUIS DEL PREDIO O INMUEBLE CON SUS MEDIDAS Y COLINDANCIAS.


Verificar que el croquis coincide con las medidas y colindancias de la escritura. 1 2


ORTOFOTO, GUÍA ROJI U OTRO ELEMENTO DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA PARA LA LOCALIZACIÓN DEL PREDIO.


Verificar que de preferencia se presenten los dos, ortofoto y croquis. 1 2


ANTEPROYECTO DEL DESARROLLO Y SU MEMORIA DESCRIPTIVA.


Verificar que la memoria descriptiva este bien desglosada, acorde con los planos, por niveles, con la misma información de los planos. 1 2

Verificar que vengan los tres juegos de planos, arquitectónico, planta de conjunto, cortes y fachadas. 1 2

Verificar que los planos vengan debidamente acotados, con cortes y fachadas. 1 2

Que las superficies coincidan con el documento de propiedad, croquis y en los planos y todos los dictámenes. 1 2

Verificar la poligonal del predio. 1 2

Verificar que las superficies de construcción cumplan con la normatividad señalada en el plan de desarrollo. 1 2


CÉDULA INFORMATIVA DE ZONIFICACIÓN.


Verificar que la cédula este vigente y los usos sean correctos y permitidos 1 2


DICTAMEN DE EXISTENCIA Y DOTACIÓN DE AGUA POTABLE PARA EL DESARROLLO QUE SE PRETENDA, ASÍ COMO LA INCORPORACIÓN A LOS SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y

16


Solicitante

Kidzania Proyecto



ALCANTARILLADO, EN EL QUE SE DEFINAN LOS PUNTOS DE CONEXIÓN DE AGUA POTABLE Y LOS DE DESCARGA DE AGUAS RESIDUALES, TRATADAS O NO, SEGÚN SEA EL CASO, EL CUAL SERÁ EMITIDO POR LA COMISIÓN DE AGUA DEL ESTADO DE MÉXICO, O CUANDO CORRESPONDA, POR EL ORGANISMO MUNICIPAL CORRESPONDIENTE.


Verificar que el dictamen de agua potable indique el uso de suelo que se pretende desarrollar, sea factible y positivo. 1 2

Verificar que vengan los dos dictámenes, agua potable y drenaje. 1 2


DICTAMEN DE PROTECCIÓN CIVIL.


Verificar que los datos referentes al proyecto coincidan en todos los dictámenes con el proyecto. 1 2

Verificar que el dictamen este vigente. 1 2

Verificar que los representantes legales que promueven el proyecto sean los mismos que solicitaron los dictámenes. Si no es así deberán presentar los poderes notariales de ambos. 1 2

Verificar que las superficies de construcción y del predio coincidan en toda la documentación. 1 2


EVALUACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL.




Verificar que los representantes legales promueven el proyecto sea el mismo que el que solicito el dictamen. Si no es así deberán presentar los poderes notariales de ambos. 1 2



DICTAMEN DE INCORPORACIÓN E IMPACTO VIAL.




Verificar que los representantes legales promueven el proyecto sea el mismo que el que solicito el dictamen. Si no es así deberán presentar los poderes notariales de ambos. 1 2



DICTAMEN EN SU CASO, DE PETRÓLEOS MEXICANOS (PEMEX), COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD (CFE), INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA (INAH), COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA (CONAGUA) U OTRAS DEPENDENCIAS U ORGANISMOS FEDERALES, ESTATALES O MUNICIPALES, CUANDO LAS CARACTERÍSTICAS DE LA ZONA DONDE SE UBIQUE EL PREDIO A DESARROLLAR ASÍ LO REQUIERAN.

17


Solicitante

Kidzania Proyecto




Recomendar al empresario que estos dictámenes se los puede pedir la dependencia dependiendo del proyecto. 1 2


ACTA CONSTITUTIVA DE LA SOCIEDAD EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA COLECTIVA.


Verificar que el nombre de la sociedad sea el que se menciona en la solicitud del trámite. 1 2


PODER NOTARIAL DEL REPRESENTANTE LEGAL.


Verificar que los poderes notariales coincidan con los solicitantes de cada uno de los dictámenes.

Verificar que el poder es para actos de administración si el documento contiene el articulado completo del código civil pero se recomienda que tenga poder para actos de dominio.


IDENTIFICACIÓN.


Verificar la identificación del representante legal y si el terreno es arrendado del dueño de la propiedad.


CARTA PODER (EN SU CASO).


Para recoger el documento se puede con poder simple

Para el control de la DGOU. Se pretende utilizar la siguiente tabla de indicadores donde se dividen los

trámites realizados en la dependencia asignados a cada personal operativo.

18

Tabla 6

Nivel de Servicio por personal operativo

Indicadores

Técnico dictaminador

Mes Diciembre

No. de

expedientes

realizados

Completos Incompletos Porcentaje de

cumplimiento

5 PEDRO PEREZ 4 1 20%

5 JUAN LOPEZ 3 2 40%

5 MARIA MARTINEZ 2 3 60%

5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%

5 ALEX ZAENS 2 3 60%

5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%

5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%

Para controlar el tipo de salidas de resoluciones, se pretende implementar la siguiente tabla.

Tabla 7

Nivel de Servicio por tipo de respuesta.

Tipo de resolución Totales Mensuales Promedio del Total

Oficios de Negatoria 8 18%

Oficios de Prevención. 10 22%

Oficios de Respuesta 12 27%

Dictámenes de Impacto regional. 15 33%

Total 45

6. Plataforma tecnológica

Las actividades requeridas dentro del proceso Otorgamiento de Dictamen Impacto Regional, como resultado del diagnóstico, deben de utilizar un sistema de información robusto el cual soporte la administración de los diferentes vínculos que tiene el proceso y sus actores. La Dirección General de Atención Empresarial se encuentra implementando un sistema de información que realice estas funciones. Como objeto del rediseño se tomó parte de las funcionalidades del sistema “Compromiso con tu empresa” el cual está iniciando su proceso de implementación. El proceso del sistema de información se explica en la Figura 3

19

Figura 3

Proceso del sistema de información

Ingresar

información

Almacenar

información

Administrar

tiempos y

requerimientos

Solicitar

información

Resumir

comportamiento

del proceso

Entregar

información

Recibir

información

1 2 3 4

7 6 5

Tomando esta información se procedió a proyectar una serie de avisos que el sistema puede generar cuando se presente un retraso de acuerdo a lo presentado en la tabla 3, donde los tiempos en amarillo implican una notificación cuando el trámite se encuentre retrasado. Los puntos rojos implican una notificación más severa, en este caso con copia a su jefe inmediato superior, y en el caso que sean los directores lo que presenten retrasos, esta será con copia a personal del DGAE para darle seguimiento.

El ejemplo de dicha notificación se presenta en la figura 4

20

Figura 4.

Notificaciones

Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x

De: Dirección General de Atención de Empresarial

Asunto: Demora en visita colegiada

Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.

Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x

De: Dirección General de Atención de Empresarial

Asunto: Retraso de contestación de asistencia a la visita colegiada

Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Debido a que se encuentra demorado en la contestación de la visita por más de 1 día hábil

Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.

Estas notificaciones se planean dentro de las siguientes actividades del proceso como se puede ver en la Tabla 8.

21

Tabla 8

Tabla de actividades con uso de tecnología y procesos de decisión para el proceso de Otorgamiento

de Dictamen de Impacto Regional.

Actividad

Actores Actuales TI Actual

No. Nombre y/o descripción Reglas de

decisión

1 Entregar expediente Agente económico N/A N/A

2 Recibir expediente Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

3 Revisar expediente Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

4 Escanear y enviar Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

N/A

5 Recibir notificación de inicio de tramite Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

N/A

6 Confirmar recepción y enviar acuse Ventanilla Dirección General Sistema

Web N/A

7 Recibir acuse de recibo Agente económico Sistema

Web N/A

8 Recibir expediente Ventanilla Subdirección de Dictamen Urbano

Sistema Web

N/A

9 Registrar y asignación de número a expediente

Ventanilla Subdirección de Dictamen Urbano

Excel N/A

10 Recibir notificación de inicio de trámite y solicitar Dictamen Urbano

Área Técnica Dictaminadores Sistema

Web Pasando el tiempo de

elaboración se envía una

notificación, al segundo día

hábil se envía otra notificación con copia al jefe

11 Recibir solicitud de Dictamen Urbano Residencias Regionales Sistema

Web

12 Visitar predio Residencias Regionales Excel Word

13 Elaborar Dictamen Urbano Residencias Regionales N/A

14 Enviar Dictamen Urbano Residencias Regionales Sistema

Web

15 Analizar documentos que integran el expediente

Área Técnica Dictaminadores Página Web

de Gobierno

Pasando el tiempo de


notificación, al segundo día

hábil se envía otra notificación con copia al jefe

16A Acuerdo de oficio de prevención con el Subdirector

Área Técnica Dictaminadores N/A

17A Acuerdo de oficio de prevención con el Área Técnica


N/A

18A Elaborar oficio de prevención Área Técnica Dictaminadores Word

16B Acuerdo de oficio de respuesta con el Subdirector

Área Técnica Dictaminadores N/A

22

Actividad



decisión

17B Acuerdo de oficio de respuesta con el Área Técnica


N/A N/A

18B Elaborar oficio de respuesta Área Técnica Dictaminadores Word N/A

16

Verificar: altura, intensidad de construcción, intensidad de ocupación, estacionamiento

Área Técnica Dictaminadores N/A N/A

16C Acuerdo de oficio de negatoria con el Subdirector

Área Técnica Dictaminadores N/A N/A

17C Acuerdo de oficio de negatoria con el Área Técnica


N/A N/A

18C Elaborar oficio de negatoria Área Técnica Dictaminadores Word N/A

17 Escanear oficio Área Técnica Dictaminadores Sistema

Web N/A

18 Enviar oficio Área Técnica Dictaminadores Sistema

Web N/A

19 Elaborar Dictamen de Impacto Regional Área Técnica Dictaminadores Word N/A

20 Recibir oficio y expediente Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

N/A

21 Entregar oficio Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A

Pasando el tiempo de


notificación, pasando 4 horas hábiles se envía otra notificación con copia al jefe

22 Recepción de oficio. Agente económico N/A

23 Digitalizar dictamen y generar orden de pago

Área Técnica Dictaminadores Sistema

Web

24 Firmar digitalmente Subdirección de Dictámenes Urbanos

Sistema Web

25 Firmar dictamen Dirección General de Operación Urbana

Sistema Web

26 Recibir notificación de cierre de trámite, dictamen y ficha de pago

Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

27 Recibir notificación de dictamen Agente económico N/A

28 Presentar poder notarial Agente económico N/A N/A

29 Revisar poder notarial Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

30 Entregar orden de pago Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

31 Recibir orden de pago Agente económico N/A N/A

32 Digitalizar poder y subir al expediente Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

N/A

33 Realizar pago en banco Agente económico N/A N/A

23

Actividad



decisión

34 Elaborar copia del recibo de pago Agente económico N/A N/A

35 Entregar copia del recibo de pago Agente económico N/A N/A

36 Recibir copia del recibo de pago Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

37 Digitalizar recibo de pago y enviar Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

Sistema Web

N/A

38 Recibir documentación y archivar Agente económico Sistema

Web N/A

39 Entregar Dictamen de Impacto Regional Dirección General de Atención Empresarial (DGAE)

N/A N/A

40 Recibir Dictamen de Impacto Regional Agente económico N/A N/A

Como se puede apreciar en la tabla 8 muchas de las actividades contemplan el uso de la herramienta de información “Sistema Web”. Esta contempla diferentes sitios (homologados ante este nombre), lo cual reduce en gran magnitud los tiempos de ciclo en la realización de trámites empresariales.

7. Áreas de Oportunidad. Dentro del proceso de rediseño se encontraron las siguientes aéreas de oportunidad.

a) Resistencia al cambio. La mayoría de los empleados entrevistados para realizar el proceso de rediseño mostraron temor por los cambios implementados. En especial por el uso de tecnologías de información que requieren capacitación constante para poder operarlos efectivamente.

b) Equipo computacional insuficiente. De acuerdo al análisis realizado en el diagnóstico, el equipo de cómputo que ahora se encuentra en las instalaciones de la DGAE y de la Dirección General de Operación urbana, requiere modificaciones que soporten los requisitos mínimos del sistema de información.

c) Falta de involucramiento del personal. Dentro de la DGAE y la DGOU se encontró personal que no conoce de los trabajos de rediseño y que puede reaccionar renuentemente a la implementación del mismo.

d) Reglamentos y regulaciones encontradas. Dentro del análisis se descubrió que el reglamento de la DGAE pide 5 días para resolver cualquier trámite y el reglamento de la DGOU contempla 15 días hábiles para contestar.

e) Problemas de comunicación. Se identificaron problemas de comunicación entre ambas dependencias, DGAE y DGPC, debido a que se encontraron acuerdos entre titulares que no están reflejados en regulación alguna.

24

8. Conclusiones y Resultados

• Dentro de los resultado obtenidos del rediseño se pretende reducir el tiempo de ciclo definido en el diagnóstico óptimo de 12 días hábiles a 6.5 días hábiles.

• Se tiene contemplado incrementar las actividades de valor de 17 a 21.

• Se pretende reducir el número de actividades necesarias de 23 a 19, ya que se reduce uno de los actores implicados en el proceso debido a que su función era la de conectar a los líderes de proyecto de la DGAE con la Dirección General de Protección Civil, lo que implicaba una segunda validación y un cambio de estafeta extra. Este actor no aparece en la información del diagnóstico por que se implementó en el periodo intermedio entre el rediseño y el diagnóstico.

• Se pretenden reducir el ciclo de actividades desperdicio (reprocesos), la cual fue identificada en el proceso de diagnóstico.

• Se aumentan las actividades con aplicación computacional de 7 a 25 ya que se utiliza la herramienta del sistema de información.

• Se elimina un cuello de botella: las 2 formas de validación, ya que los tiempos de espera generaban cuellos de botella.

• La revisión de expedientes será realizada con la ayuda de un check list elaborado con ayuda de los miembros del DGAE y personal operativo de las dependencias.

• Se estandarizó la entrada de la documentación del proceso, en que la recepción se llevará a cabo en la DGAE y la salida de los dictámenes será por la ventanilla de la DGAE o el sistema de información.

Como parte de los resultados del rediseños se puede ver la comparación en la Tabla 9.

25

Tabla 9

Síntesis del Rediseño comparado con el diagnóstico del proceso

Puntos de Partida de los Indicadores del Proceso (14)Puntos de Partida de las

Salidas del Proceso (15)

Proceso (1)

Nú

me

ro d

e A

ctiv

idad

es

Act

ivid

ades

de

va

lor

(2)

Act

ivid

ades

ne

cesa

ria

s (3

)

Act

ivid

ades

de

de

spe

rdic

io (

4)

Act

ivid

ades

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n a

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n

com

puta

cio

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Cam

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5)

Insp

ecc

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Re

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10)

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(11

Tie

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2)

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gen

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ico

Tie

mp

o P

rom

edio

de

Lib

era

ció

n

Otorgamiento de Dictamen de Impacto Regional

42 17 23 1 7 14 3 1 4 0 7 8 12 $2.601,00 12

Oto rgamiento de D ic tamen de Impacto R egio nal (R ediseño )

40 21 19 0 25 14 3 0 2 0 4 8 6,5 $ 2.601,00 12

Oto rgamiento de D ic tamen de Impacto R egio nal (C o mparac ió n)

2 11 1 -12 17 0 0 1 2 0 3 0 5,5 NA* NA*

Tipo de Actividades Eficiencia (16) Eficacia (17)

26

1. Proceso: Nombre que se le da al conjunto de actividad para cumplir con el requerimiento del agente económico.

2. Actividades de valor: Son actividades esenciales para la generación del Dictamen, Cedula o Licencia. 3. Actividades necesarias: Son actividades de control (registro, almacenaje, transporte, firma, Bobo, etc.) que

apoyan en la generación del Dictamen, Cedula o Licencia, pero que no son esenciales. 4. Actividades de desperdicio: Son todas aquellas actividades que surgen de un error en la producción. Por

ejemplo: reprocesas. 5. Cambio de estafeta: Cambio de actor para ejecutar la siguiente actividad. 6. Inspecciones/Verificaciones: Sirven para asegurar que la actividad anterior fue bien realizada o que la

documentación esté correcta, completa y vigente. 7. Re trabajo/Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme de modo que satisfaga los requisitos

requeridos. 8. Cuello de botella: Es una actividad en particular que toma mucho tiempo en realizarse y genera una

interrupción en el flujo productivo, así como incremento en el tiempo de ciclo del Dictamen, Cedula o Licencia.

9. Desconexiones: Descoordinación y falta de rastreabilidad. 10. Contactos con el agente económico: Contacto vía teléfono, Fax, Mail o presencial. 11. Actores involucrados: Son las áreas o puestos dentro de la organización, que participan en la elaboración del

Dictamen, Cedula o Licencia. 12. Tiempo promedio de liberación: Es el promedio en tiempo, de las diferencias entre las fechas de entrada y

salida de cada Dictamen, Cedula o Licencia, utilizando los datos proporcionados por cada dependencia. 13. Costo al agente económico: dato informativo del costo promedio del trámite. 14. Puntos de partida de los indicadores del proceso: Desempeño actual en cada uno de los indicadores que

afectan al internamente al proceso. 15. Puntos de partida de los resultados del proceso: Condición actual del proceso que ve directamente el Agente

Económico. 16. Eficiencia: Es el aprovechamiento óptimo de los recursos. 17. Eficacia: Es el cumplimiento del objetivo.

* No aplica ya que solo es una tabla comparativa

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