Dicas sobre apresentacoes

Algumas dicas para quem trabalha

com software de apresentações

A finalidade deste documento consiste em salientar determinados aspectos que se consideram importantes para quem tem de conceber, executar e utilizar apresentações com objectivos pedagógico-didácticos, em

situações de formação, e também com fins informativos em encontros, seminários, etc.

Um programa de apresentações ajuda-o a organizar ideias, optimiza as suas intervenções, potencia a sua

acção enquanto formador/apresentador.

Os seus layout, templates/modelos e clip art facilitam a criação de produtos visuais atraentes. No entanto, não é obrigado a usar os templates/modelos do PowerPoint/Microsoft. Uma grande percentagem de utilizadores

usa os que integram o programa. Seja original. Crie o seu próprio template/modelo.

“Dê asas” à criatividade e imaginação, mas não faça coisas complicadas.

OBJECTIVOS DAS APRESENTAÇÕESAs apresentações podem ser usadas para:

• Informar, • Ensinar, • Influenciar, • Vender, • Criar situações de espectáculo.

No entanto, para alcançar qualquer destes objectivos com eficiência, a apresentação deve ser adequadamente

tratada a cada um dos seguintes níveis: • Planeamento, • Organização, • Design, e, por último,• Ser bem apresentada.

MODELOS GLOBAIS

Tudo o que seja inserido ou alterado nos modelos globais afecta todos os slides da apresentação (os que já

estão feitos e os novos). É no modelo global de diapositivos que devemos inserir um fundo ou, por exemplo, um logotipo, comum a todos os diapositivos. Também podemos inserir hiperligações/hyperlinks no modelo

global. Deste modo a ordem de hiperligação será válida para todos os diapositivos da apresentação.

Luis Relvas/Ago/2007 1

CONSTRUÇÃO DO CONTEÚDO

Três factores fundamentais para a qualidade e eficácia de qualquer diapositivo:• Síntese • Visibilidade• Legibilidade

Antes de começar a construir o conteúdo, pense qual vai ser o output : • Apresentação a partir do computador; • Papel; • Acetato para retroprojector (ainda há quem use)

A escolha das cores, do layout e do tamanho dos tipos de letra, depende do output.

Faça um guião com a estrutura do que pretende sem nunca esquecer o objectivo que definiu e tendo em conta:• Fundos• Tipos de letra• Número de diapositivos• Ordem de apresentação dos diapositivos• Títulos e sub-títulos• Blocos de texto• Imagens e/ou fotos para cada diapositivo• Ideias chave e palavras chave• Gráficos, etc.

Para apresentações com hiperligações é fundamental criar uma estrutura tipo organograma para definir o que

liga a quê. Se não o fizermos e se a apresentação tiver muitos diapositivos iremos gastar muito mais tempo e correr mais riscos de errar ao fazer as hiperligações.

• Mantenha o aspecto geral simples e coerente.

• Seleccione cores que funcionem bem;

• Não ponha demasiado texto num diapositivo;

• Use fotografias e desenhos relacionados com o que está a dizer. Devem ser simples/claros (não ponha a audiência a adivinhar o que significam

Algumas dicas para quem trabalha com software de apresentações


Nunca esqueça:

• Objectivo/s;

• População alvo;

• Estrutura do conteúdo;

• Divisão do diapositivo em áreas funcionais;

• Densidade da informação.•

• Para diapositivos - Fundos escuros com texto em tons claros.

• Para acetatos/papel - Fundos claros com texto em tons escuros. (gasta menos tinta/toner e não retira rendimento luminoso ao retroprojector).

• Podem criar-se fundos em dégradé (gradiente) mas, cuidado na escolha das tonalidades (sobretudo as

do texto que devem contrastar com o fundo). Aplicando shadow (sombra) ao tipo de letra esta, por vezes, destaca-se melhor em relação ao fundo.

• Fundos muito claros numa sala às escuras fazem um grande contraste e podem incomodar a

audiência. Também se podem usar-se fundos com texturas, em situações específicas.

• Cuidado com os tipos de letra escolhidos. Não esqueça a legibilidade e visibilidade. Helvetica e Arial são dois dos tipos recomendados. Impact e Arial Black são bons para títulos.

• Tamanho mínimo dos caracteres 24 (sempre que possível).

• Não deve pôr demasiado texto num diapositivo. A parte visual está lá para apoiar o que está a dizer.

• Para um diapositivo de texto use 8 a 10 palavras;

• Para um texto com bullets/marcas não ultrapasse 4 ou 5 marcas com 6 a 8 palavras por marca. Não

abuse dos bullets/marcas.



• Não deve usar muitos diapositivos seguidos, só com texto (máximo 3/4). Sempre que possível ilustre, com imagens, as ideias-chave/pontos fortes que pretende transmitir.

• Diapositivos (ou acetatos) só devem ter ideias-chave. Tudo o mais deve ser acrescentado verbalmente

e/ou através da actuação do formador/apresentador.

• Realce as palavras-chave.

• Som e vídeo criam ficheiros grandes e necessitam de muita RAM no computador, para serem reproduzidos em perfeitas condições.

• O uso de demasiados efeitos visuais, sonoros e transições distrai, e pode chegar a incomodar a

audiência.

• Lembre-se das pessoas na última fila da audiência. Conseguirão elas ler o seu texto?

• Uma vez organizada a estrutura da apresentação pode planear onde as fotos irão realçar a sua mensagem.

• Decida depois o tamanho (dimensões) que as fotos irão ter. Pode decidir 1 ou 2 tamanhos e determinar

precisamente onde cada uma delas será posicionada no respectivo diapositivo.

• De seguida, junte todas as imagens/fotos que decidiu usar numa nova pasta, a que pode chamar ORIGINAIS.

• Crie mais uma pasta que pode ter o nome da apresentação onde irá colocar os ficheiros,

redimensionados e manipulados, que vai inserir na apresentação.

• Mantenha sempre os seus ficheiros originais de imagem intactos.

• Sempre que fôr necessário modificar um ficheiro, guarde a versão modificada como um novo ficheiro, de preferência noutra pasta.

• Deste modo pode voltar sempre ao original no caso de precisar de mais resolução para, por exemplo,

fazer uma impressão.



• De preferência faça o redimensionamento ou transformação num software de manipulação de imagem e não no PowerPoint.

• Quando usar várias fotos numa apresentação tente usar um ou dois enquadramentos e uma ou duas

dimensões (retrato e/ou paisagem, portrait e/ou landscape). O que dará à sua apresentação uma aparência coerente e poupa-lhe o trabalho de repensar nas variáveis de cada uma das imagens.

• Use as guias para precisar e repetidamente estabelecer a posição das imagens. Isto reforça o aspecto

coerente da apresentação e as imagens não parecerão deslocar-se sempre que muda de um diapositivo para outro (surgirão sempre no mesmo local).

• Só porque pode usar fotos nas apresentações não exagere.

• Clareza e simplicidade são muito importantes.

• Uma foto grande é mais facilmente observada e memorizada pela audiência do que várias pequenas.

• Quanto maior a resolução, maior o tamanho do ficheiro e mais demorado será o “carregamento” e

mudança dos diapositivos quando estiver a fazer a apresentação.

• Diapositivos com muita informação podem tornar-se confusos e não conduzir ao reconhecimento visual instantâneo necessário a um bom apoio verbal.

APRESENTAÇÕES INTERACTIVAS (COM HIPERLIGAÇÕES/HYPERLINKS)

• No caso de construir apresentações com hiperligações e, como já foi referido, faça um guião tipo

organograma que lhe vai poupar tempo e facilitar o trabalho, quando atribuir as ordens de hiperligação.

• Não esqueça que, se os ficheiros aos quais fez hiperligação mudarem de local no computador ou quando a grava noutro suporte (CD, Pen, disco duro externo, etc.) as hiperligações terão de ser

refeitas. Se não o fizer as hiperligações não acontecerão.

• Se transportar a apresentação para outro PC diferente daquele em que a apresentação foi construida deve-se certificar que esse PC tem os programas que vai necessitar bem como as fonts/tipo de letra

que utilizou. No caso de ter uma hiperligação a um ficheiro PDF o PC com que vai fazer a



apresentação tem de ter o Acrobat Reader instalado. Caso contrário o ficheiro não abre, o que será muito desagradável sobretudo se já disse que vai mostrar um determinado ficheiro.

• Se tiver muita RAM pode ter já abertos/activos os programas que irá usar com as hiperligações. Deste

modo tudo aparecerá muito mais depressa. Por exemplo, se tiver hiperligações a URL deve ter o browser que vai usar já aberto.

• Em ambiente Windows o PowerPoint tem um modo/opção de guardar as apresentações em que além

dos ficheiros “hiperligados” também guarda as fonts/tipo de letra utilizadas na apresentação construída e ainda tem a opção de fazer download de uma aplicação chamada PowerPointViewer que lhe permite

fazer a apresentação num PC em que o PowerPoint não esteja instalado.

• Ao guardar o trabalho deste modo é criada uma pasta ou um CD com todos os ficheiros necessários a uma apresentação sem precalços.

• Se tiver instalado o PowerPoint XP a opção chama-se “Apresentações portáteis”. No caso de ter o

PowerPoint 2003 a opção chama-se “Compactar para CD”.

PÚBLICO ALVO

• As audiências gostam de ter cópias, em papel, dos conteúdos que estão a ver e, de preferência, com espaço para tomarem notas.

• Para imprimir estas cópias use os modelos de folhetos do PowerPoint (6 por página ou 3 por página;

neste último se quiser deixar espaço para notas).

• Distribua os folhetos antes do início da sessão, (em congressos, seminários, etc.) juntamente com uma caneta. Se o fizer durante a essão, a audiência distrai-se. Em formação, dependendo dos seus

objectivos, poderá ocorrer em momentos distintos.

• Se achar conveniente, imprima também nessas folhas elementos identificativos - o logotipo da sua empresa ou da entidade para que está a trabalhar, a data, o local, o seu nome, etc.

• Acrescente, ao modelo global de diapositivos, num canto ou em fundo, o logotipo da sua instituição ou

empresa que, assim, irá aparecer em todos os diapositivos e provavelmente ficará na memória de todos os participantes. Pode utilizar a opção “Marca d’água” da barra de ferramentas de imagem.



• A qualidade (visual, do conteúdo e da impressão) de toda a documentação que é entregue aos

participantes é fundamental para um bom feedback e credibilidade.

•Uma sala obscurecida durante muito tempo pode inibir a participação do grupo.

• Se não souber uma resposta, seja honesto, diga que não sabe mas vai informar-se e, não tente fugir a respostas de questões que foram colocadas .

• Se quer que a sua audiência assimile as suas ideias tem de fazer as suas apresentações “digeríveis”.

• Fale para a audiência e não para o ecrã. Olhar para o ecrã pode ser interpretado como insegurança.

ANTES DE APRESENTAR

•Visite o espaço onde vai actuar e perceba-lhe as características.

• Um apresentador profissional deve testar a sua apresentação in situ, conferir o som, a dinâmica de som, o hardware de projecção e todo o sistema onde vai correr a dita apresentação.

• Deve pedir a sala vazia só para si durante alguns minutos por forma a conhecer os pontos do palco

onde não deve elevar a vista para a plateia por forma a ser encandeado com eventuais projectores.

• Se actuar sobre um estrado deve saber as marcações que escolheu por forma a saber quais as tábuas que rangem ou não.

• Não pode (nem deve) em momento algum pensar "Ah, depois eu lá vejo isso". Já sabemos que não vê

coisa nenhuma...

• Cuidado com a combinação explosiva de um chão de mármore e umas solas de borracha...

• Verifique onde se sentarão os que a/o vão julgar.

• Não incorra no erro comum de fixar o olhar em apenas numa pessoa e lembre-se de olhar com naturalidade para várias pessoas.



• Evite uma outra situação comum a muitos/as apresentadores/as que deambulam pelo espaço, e que é a de esgotarem o tempo de um dado diapositivo e de repente "saltarem" para a máquina para fazer

avançar a apresentação.

• Peça, caso não tenha, um comando remoto, que lhe permitirá passar slides naturalmente. Se o usar, não aponte o comando como se estivesse em casa a ver TV (porque um comando decente não

precisa de ser apontado). Compre pilhas para o mesmo, caso seja emprestado. Compre duas, uma que usará e outra que terá guardada para a eventualidade de andar com o comando ligado dentro da

mala de encontro a outras coisas e ter esgotado a pilha.

• Não leia os diapositivos.

• Não vire as costas à plateia e muito menos aos que estão a julgar o seu trabalho.

• Não se desloque “às arrecuas”, em estrados ou palcos isso pode ter consequências dramáticas. Se o espaço for apertado e escuro (e tiver hipótese de o fazer); faça marcas no chão do palco (umas

pequenas fitas coladas) para, quando recua, perceber que chegou ao limite da marcação.

• Se puder faça uma autoscopia. Monte uma câmara de vídeo num tripé durante os ensaios e filme-se. É a melhor forma de encontrar as falhas de uma apresentação e controlar a duração da mesma.

• Não peça opinião sobre a apresentação a familiares. Tendem a ser TODAS fantásticas as opiniões e

não ajudam muito... Escolha pessoas de espírito crítico e prepare-se para sofrer...

• No dia da apresentação NÃO USE sapatos novos ou roupa apertada. Pode parecer uma estupidez mas é mais um elemento de desconforto, e quem já tem uma carga de ansiedade grande em cima,

dispensa bem mais uma dose de incomodidade.



EQUIPAMENTO E SUA OPERAÇÃO

• Use a seta do rato como ponteiro. Alguns modelos de projectores de data/vídeo têm comandos à

distância que podem substituir o rato e, por vezes, têm ponteiros laser.

• Visite antecipadamente o local onde irá actuar. Pense na colocação/disposição dos diferentes elementos que terá de usar, tanto os que existem em sala como os que irá levar.

• Ao adquirir/escolher um projector de vídeo deve ser o mais luminoso possível (+ de 1200 ansilumens)

para não ter de se obscurecer a sala. Para a reprodução de vídeo quanto maior a relação de contraste melhor a qualidade da imagem.

• Trabalhe, de preferência, com o seu equipamento ou com outro que conheça bem e, no qual confie,

para evitar dissabores.

• Em formação, quando não dominamos o equipamento audiovisual com que temos de trabalhar, este pode transforma-se num “complicador”, em vez de facilitador do processo ensino-aprendizagem.

• Se vai usar equipamento alugado ou emprestado verifique, previamente, se as performances são

adequadas ao seu trabalho (espaço em disco, ram, tipos de letra instalados, software, cabos, bateria do portátil, etc).

• No caso de a apresentação ser feita com um portátil/laptop ligado a um projector de data/vídeo deve

testar, com antecedência, as ligações e configurações dos aparelhos.

• Só vale a pena ligar o PC portátil/laptop a um televisor/monitor se este for de grandes dimensões, caso contrário, a visibilidade/legibilidade pode ficar prejudicada.

• Se fizer apresentações com banda sonora para uma audiência razoável (15 a 20 formandos/

participantes) é conveniente usar um conjunto de colunas de som amplificadas ligado à saída de som do laptop. Se o grupo for mais numeroso deve recorrer a um sistema de amplificação sonora, ligado à

saída de som do PC portátil, bem como um microfone, para que todos oiçam adequadamente a sua mensagem.

• Após fazer as ligações de cablagem entre o PC portátillaptop e o projector de data/vídeo deve ligar

(power on) primeiro o projector e só depois o computador. Procedendo deste modo, em princípio, o



BOA APRESENTAÇÃO !

Nunca esqueça a famosa “Lei de Murphy“

Se algo puder correr mal, correrá mal.(If anything can go wrong, it will)

Agradecimentos: António Nobre e Pedro Aniceto



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