La Universidad Francisco de Paula Santander, por ser una entidad pblica con Responsabilidad Social le resulta esencial tener una idea clara de la funcin de la comunicacin como apoyo a la gestin organizacional; siendo esta una herramienta que forma parte de la entidad corporativa y de sus intercambios con el entorno social (Estado, medios de comunicacin, proveedores, usuarios, otras instituciones educativas, entre otras).

OBJETIVO

GENERAL

Ejecutar la propuesta organizacional de la comunicacin publica de la Universidad Francisco de Paula Santander, dentro del marco de modelo estndar de control interno 1000:2005.

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OBJETIVOS ESPECFICOS Realizar diagnostico del funcionamiento de las comunicaciones internas y externas. Proponer polticas que definan procedimientos en la toma de decisiones y en la delegacin de responsabilidades en los aspectos de comunicacin organizacional, informativa y medios de comunicacin. Plantear los procedimientos para especificar la aplicacin del diseo organizacional de la comunicacin publica en la U.F.P.S. Sugerir indicadores de gestin que contribuyan a una adecuada medicin del estado de la comunicacin publica. Socializar el proyecto a los grupos de inters.

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TEORA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL Es un campo de estudio dentro de las ciencias sociales que trata de explicar como se realizan los intercambios comunicativos y como estos intercambios afectan a sociedad y comunicacin. Es decir, investiga el conjunto de principios, conceptos y regularidades que sirven de base al estudio de la comunicacin como proceso social

Ley

87 de 1993. por la cual se establece normas para el ejercicio de control interno en las Entidades y organismos del Estado Ley 872 de 2003. por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO 1000:2005 PARA EL ESTADO COLOMBIANO, sistema de control interno para las entidades regidas por la ley 87 de 1993.

NORMA

TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PUBLICA NTCGP 1000:2004 DECRETO N4110, Diciembre 09 de 2004. ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PUBLICA, Decreto 1599 Mayo 20 de 2005. MANUAL DE IMPLEMENTACIN (MECI 1000:2005)

DECRETO

MANUAL DE IMPLEMENTACIN DEL MECIEl diseo de polticas, adems de ser importante para la institucin debe responder a lo establecido en la normatividad como la NTCGP 1000:2004, el MECI 1000:2005, la auto evaluacin institucional, la acreditacin de calidad en el marco de los compromisos adquiridos con organismos de control fiscal, control poltico y con los diferentes grupos de inters.

TIPO

DE ESTUDIO

Investigacin descriptiva, mediante trabajo de campo con aplicacin de encuestas para medir algunas variables y analizar su comportamiento en materia de comunicacin.

POBLACIN

POBLACIN POBLACIN 1 POBLACIN 2 Poblacin

TOTAL 976 12671

MUESTRA POR POBLACIN121 137

1: Docentes y administrativos Poblacin 2: Estudiantes

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ANLISIS

ENCUESTA APLICADA A DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS (COMUNICACIN ORGANIZACIONAL)

1-2. La mayora de las personas encuestadas conocen y se identifican con la MISIN y VISIN de la UFPS. 3. Segn el criterio de los encuestados la Imagen Corporativa es positiva y coherente con la vivencia diaria 4. El 80% de los encuestados opinan que se deben reestructurar los Propsitos Organizacionales de la UFPS. 5. Los encuestados opinaron positivamente acerca de los valores de la UFPS como Institucin.

ENCUESTA APLICADA A DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS (INFORMACIN INSTITUCIONAL) 1. No siempre se recibe la informacin necesaria sobre las dependencias y/o las actividades generales de la UFPS. 2. La informacin que se recibe no siempre es acertada y eficaz. 3. El mtodo ms utilizado para recibir y enviar informacin propia de la dependencia es personal y telefnicamente. 4. La informacin expresada en medios escritos es clara. 5. La solucin o respuesta de la informacin no siempre es oportuna. 6. Solo algunas veces se cuenta con la posibilidad de que las dudas sean aclaradas en caso de que la informacin no sea comprendida. 7. Muy pocas veces se cuenta con la posibilidad u oportunidad para divulgar informacin que se considere significativa y acertada en los diferentes medios que maneja la Universidad. 8-9-10. La calidad de la informacin, el diseo de presentacin y la oportunidad y facilidad de acceso de los diferentes medios de comunicacin con que cuenta la Universidad son buenos, pero se deben mejorar segn el criterio de las personas encuestadas.

ENCUESTA APLICADA A ESTUDIANTES 1-2. La informacin sobre programas, actividades acadmicas y eventos en general no es siempre recibida oportuna y claramente. 3. Los medios ms utilizados para que los estudiantes reciban informacin son: La pagina WEB y las carteleras informativas. 4. Los estudiantes cuentan con poca oportunidad para divulgar informacin que se considere importante, sin embargo La pagina WEB, la emisora y las carteleras informativas son los medios ms utilizados. 5-6-7. La calidad de la informacin, el diseo de presentacin y la oportunidad y facilidad de acceso de los diferentes medios de comunicacin con que cuenta la Universidad son muy regulares. 8. El medio de comunicacin preferido por los estudiantes para divulgar y/o recibir informacin es la pagina WEB.

MATRIZ DOFA

FORTALEZAS F F.1: Las relaciones cercanas entre trabajadores y jefes y viceversa; y estudiantes y docentes F.2: Existe la comunicacin por medio de carteleras en la universidad. F. 3: El acceso que tiene toda la comunidad a la pgina Web de la Institucin. F.4: El sentido de pertenencia de los estudiantes, trabajadores y comunidad en general. F.5: El reconocimiento de la institucin a nivel local y nacional, como primera casa de estudios del Departamento. F.6: La comunidad universitaria conoce y se identifica con la MISIN y VISIN de la UFPS. F.7: La Imagen Corporativa es positiva y coherente con la vivencia diaria F.8: La universidad cuenta con valores tales como servicio, solidaridad, diversidad, respeto y responsabilidad, entre otros que la identifican como Institucin. F.9: La informacin expresada en medios escritos es clara.

DEBILIDADES D D.1 Comunicacin no planificada D.2: Poca importancia por parte de los directivos hacia el manejo de la pgina Web de D.3: Los directivos y comunidad en general no le dan la importancia a los medios de Comunicacin D.4: Existe poca cultura de informar acerca de los eventos. D.5: La no unificacin del discurso organizacional D.6: La no unificacin de la imagen institucional, todas las personas manejan la imagen a su parecer. D.7: La poca participacin de las personas de la academia con los medios de comunicacin. D.8: El uso no adecuado de los canales de informacin y comunicacin para dar a conocer las diferentes actividades de D.9: La calidad de la informacin, el diseo de presentacin y la oportunidad y facilidad de acceso de los diferentes medios de comunicacin con que cuenta la Universidad son muy regulares. D.10: Los estudiantes cuentan con poca oportunidad para divulgar informacin que se considere importante. D.11: Solo algunas veces se cuenta con la posibilidad de que las dudas sean aclaradas en caso de que la informacin no sea comprendida.

OPORTUNODADES O O.1: agrupa la mayor cantidad de personas propias de la regin 0.2: ofrece 27 carreras de pregrado, 7 de postgrado y 13 de Educacin A distancia. O. 3: Los estudiantes tienen un sentido de pertenencia arraigado por su Universidad. 0. 4: Los lderes polticos, educativos, culturales y personajes de la regin, han estudiado en , por tanto tiene gran cario hacia ella. 0. 5: de Paula Santander es sinnimo del Departamento en cualquier evento a nivel nacional, muestra de ello, las danzas de 0.6: es conocida a nivel Nacional como lder en el proceso de Procesos Cermicos en el Departamento y ejemplo de otras Universidades 0. 7: Est asumiendo las riendas de la calidad con la norma NTCGP 1000 y el MECI.

ESTRATEGIAS FO F3-O2: Socializar la oferta de carreras universitarias con los alumnos de ltimo grado de los diferentes colegios de la ciudad. F4-O3: Estimular a la comunidad universitaria a preservar el buen estado de las instalaciones de la institucin organizando equipos de trabajo (seguridad y control) para que se vean los resultados. F5-O1: Aprovechar el reconocimiento y el buen nombre de la institucin incentivando a la juventud a iniciar una carrera universitaria. F5-O5: Participar en los diferentes eventos locales y nacionales (deportivos, artsticos, sociales y culturales) para lograr mayor reconocimiento.

ESTRATEGIAS DO D1-O7: Brindarle mantenimiento, funcionamiento y sostenibilidad al MECI y a la NTCGP 1000. D4-O5: Definir responsabilidades sobre la comunicacin informativa, aprovechando el talento humano para el crecimiento de la institucin. D8-O4: Optimizacin de los sistemas de informacin y medios de comunicacin.

AMENAZAS A A.1: Crecimiento de la competencia, evoluciona y es una amenaza a corto plazo para la Institucin. A.2: La no matricula de estudiantes en A.3: El cierre de por parte de los estudiantes. A.4: El cierre parcial de por parte del Ministerio de Educacin Nacional A.5: La poca oferta laboral que existe en la ciudad. A.6: Las exigencias de los sectores productivos de profesionales que no tiene la UFPS. A.7: La imagen espontnea proyectada por los diferentes medios de comunicacin de la ciudad, sin tener opiniones propias de la institucin.

ESTRATEGIAS FA F4-A3: Crear grupos de socializacin entre el consejo estudiantil y los directivos para aclara y solucionar dudas e inquietudes. F5-A1: Ampliar la oferta y ofrecer calidad en los programas acadmicos para que el profesional sea ms competitivo. F6-A7: Organizar un programa radial a travs de la emisora de la UFPS (95.2 en FM) para dar a conocer el funcionamiento interno y los diferentes eventos universitarios.

ESTRATEGIAS DA D2-A2: Capacitacin en el manejo de sistemas de informacin sensibilizacin al personal. D3-A7: Socializar con los diferentes medios de comunicacin la informacin generada en la institucin. D6-A7: Actualizacin y socializacin coherente de los planes, procesos, controles y responsabilidades. D9-A1: asignacin de ms recursos para investigacin, desarrollo y medios de comunicacin. D10-A3: Generar espacios (Emisora, peridico, pagina web, carteleras informativas) donde los estudiantes puedan expresar sus ideas.

BREVE RESEA HISTRICA Los espacios y salones de una vieja casa ubicada en el centro de la ciudad (Avenida 4 entre calles 13 y 14, antigua sede del Club Colsag) sirvieron de sede inicial al sueo de consolidar en Ccuta una universidad. As, bajo el techo de este inmueble de arquitectura de comienzos de siglo 20, la institucin que hoy nos enaltece y cuyo nacimiento celebramos comenz el 5 de julio de 1962 su carrera educativa como Fundacin de derecho privado con lecciones de economa.

BREVE

RESEA HISTRICA

De esta forma, la fecha del 5 de Julio de 1962 se toma como punto de origen de la Universidad Francisco de Paula Santander, reconocida ms tarde por Ordenanza nmero 37 de 1964 y oficializada como ente de educacin superior del orden departamental por medio del decreto 323 del 13 de mayo de 1970 expedido por la gobernacin del Departamento de Norte de Santander.

VISIN

En su quincuagsimo aniversario la UFPS habr logrado la acreditacin institucional por la calidad, pertinencia y competitividad de sus programas de docencia, investigacin e integracin con la comunidad, con un excelente clima organizacional y plenamente comprometida con el desarrollo sostenible de la regin y del Pas.

MISIN

La Universidad Francisco de Paula Santander es una institucin Pblica de Educacin Superior que orienta su actividad a la generacin y difusin de conocimientos, por medio de la docencia, la investigacin y la extensin, con fundamento en el aprendizaje permanente y la flexibilidad del currculo, con nfasis en su aplicacin a la solucin de los problemas de su entorno regional y binacional, para fortalecer y promover su desarrollo econmico y social, mejorar la calidad de vida de su comunidad, y formar, en este ambiente de compromiso social, egresados altamente cualificados, con competencias tcnicas, pensamiento crtico e innovador, sentido de responsabilidad, en un contexto de pluralismo y diversidad cultural.

SUBSISTEMA

COMPONENTE

ELEMENTOS DE CONTROL

DE CONTROL ESTRATGICODE CONTROL DE GESTIN DE CONTROL DE EVALUACIN COMUNICACIN COM. ORGANIZACIONAL COM. INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIN

ACUERDO No. 077 04 de Octubre de 2004Por el cual se crea el CENTRO DE COMUNICACIONES Y MEDIOS AUDIOVISUALES adscrito a la facultad de EDUCACIN ARTES Y HUMANIDADES. El Centro de Comunicaciones y medios audiovisuales desarrolla fundamentalmente tres grandes proyectos:

COMUNICACIN INSTITUCIONAL PRODUCCIN DE MEDIOS AUDIOVISUALES COMUNICACIN SOCIAL

PROYECTO DE RESOLUCIN

Por la cual se establecen las polticas de comunicacin pblica en la Universidad Francisco de Paula Santander de Ccuta Polticas de Comunicacin Organizacional. A travs de las comunicaciones institucionales se favorece la relacin y articulacin entre los procesos de la UFPS con el objetivo de propiciar una retroalimentacin permanente y un clima organizacional armnico. Es as como las directivas de la Universidad, crearn, mantendrn y autoevaluarn sus espacios de comunicacin directa con sus equipos de trabajo (dependencias) en forma peridica y sistemtica para suministrar la informacin precisa que le permita a los colaboradores desempear eficientemente sus labores, despejar las dudas, aclarar significados, las implicaciones o confidencialidad de dicha informacin y recibir instrucciones sobre los temas tratados.

Polticas de Comunicacin Informativa. La Universidad fortalecer su presencia en los medios de comunicacin regional y nacional de acuerdo con las necesidades identificadas y los momentos de opinin pblica. As mismo, esta servir de mecanismo de rendicin de cuentas garantizando la transparencia en la gestin institucional.

Canales y medios de comunicacin. Las comunicaciones ponen a disposicin de los distintos estamentos de la comunidad universitaria el diseo y ejecucin de procesos comunicativos orientados, monitoreados, controlados y dirigidos a resultados concretos en el cumplimiento de la misin y visin de la Universidad.

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL Recepcin

de informacin objeto de comunicacin Difusin de polticas, normas y lineamientos. Difusin de la cultura organizacional. Difusin del clima organizacional

COMUNICACIN

ORGANIZACIONAL

Pag. 1 de 1 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER Dependencia OFICINA DE PLANEACIN CECOM Procedimiento: difusin de polticas normas y dems lineamientos Responsable: que permitan orientar las operaciones de la universidad hacia el Jefe CECOM logro de sus objetivos. Objetivo: divulgar a la comunidad universitaria las polticas de la universidad de tipo administrativas, financieras y Marco legal acadmicas. Decreto 1599/05 Ley 87/93 Dependencia Responsable Descripcin de actividades Puntos de Control CECOM Jefe Solicitar informacin a oficina de planeacin Formato de relacionada con polticas solicitud Recepcionar informacin para la publicacin de oficios, polticas de la universidad resoluciones analizar la informacin que se debe divulgar oficios, resoluciones seleccionar el medio de comunicacin medios elaborar calendarios de medios de comunicacin calendario ordenar la publicacin de polticas publicar las polticas en los medios y segn frecuencia efectuar un control de la publicacin para evaluar resultados orden de publicacin medios encuesta

Equipo MECI

Delegado

Inicio

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER Procedimiento: difusin de polticas normas y lineamientos que permitan orientar las operaciones de la universidad hacia el logro de sus objetivos. Elabor: Yury Nathaly Gmez S. y Jos Alonso Hernndez S.

Solicitar informacin a oficina de planeacin relacionada con polticas

Recepcionar informacin para la publicacin de polticas de la universidad

Analizar la informacin que se debe divulgar

Seleccionar el comunicacin

medio

de

Elaborar calendarios de medios de comunicacin

NoEvaluar Resultados

1

Ordenar la publicacin de polticas

Publicar las polticas en los medios y segn frecuencia Si

Fin Archivar

COMUNICACIN Difusin

INFORMATIVA

del Proceso de Acreditacin Difusin de los Informes de Gestin Difusin de los Proyectos de Investigacin

MEDIOS Plan

DE COMUNICACIN

de Medios de Comunicacin Elaboracin de una orden de publicacin Diseo y Publicacin del manual de imagen

EFICIENCIAMedios de Comunicacin = Por procedimiento Participacin por procedimiento = Ejecucin Presupuestal = =% =% =%

TICS =

=%

Publicaciones / mes = Por procedimiento

= publicaciones / mes

EFICIENCIA

Desempeo = Participacin (share) por medios = Participacin poblacin por segmento =

=% =% =%

Receptores = Nivel de Satisfaccin = Grado de percepcin = Cumplimiento = Ranking de medios =

EFICACIA=% = calificacin =% =% =%

Calidad del servicio =

= Anuncios / QR

EFECTIVIDAD

Asignacin presupuestal = Costo por anuncio = = $ / anuncio

=%

Participacin del costo por medio = Tasa horaria de produccin = Frecuencia por medios = = das

=% = anuncios / hora

Efectividad del talento humano =

=%

El proyecto como trabajo dirigido realizado por los investigadores o autores titulado Propuesta Organizacional de la Comunicacin Publica en La Universidad Francisco de Paula Santander Dentro del Marco del Modelo Estndar de Control Interno 1000:2005 es un documento pertinente dado los beneficios que genera al Centro de Comunicaciones de la Universidad (CECOM), como el de orientar a esta dependencia para la divulgacin de los temas ms relevantes y de inters de parte de la comunidad educativa y contribuir al cumplimiento de el Modelo MECI a que estn obligadas las entidades pblicas. Las guas proporcionadas en el trabajo de grado son una contribucin al cumplimiento de las diferentes normas legales relacionadas con el control interno en entidades estatales y la gestin de la calidad en estas instituciones prestadoras de servicios tales como la ley 87 de 1993 y la ley 872 de 2003 respectivamente. Los autores del proyecto realizaron una investigacin a una muestra de 121 personas administrativas y docentes de la universidad y a 137 estudiantes a travs de la aplicacin de un cuestionario que permiti evaluar el desempeo de la informacin institucional a travs de los medios de comunicacin y mostr como resultado que en general la comunidad educativa identifica los diferentes medios de comunicacin como el peridico Oriente Universitario, El Boletn Siente la Universidad, La Pagina Web de la U.F.P.S., la emisora radial de la institucin, entre otros. La investigacin determin a su vez los tipos de informacin que la comunidad educativa recibe con mayor frecuencia y estableci como perciben los diferentes elementos relacionados con la cultura organizacional. El trabajo de grado incluye un anlisis de los aspectos generales de la universidad y una descripcin de la situacin del Centro de Comunicaciones CECOM, adems, presenta un diagnostico de la comunicacin pblica en la U.F.P.S. segn los resultados de las encuestas aplicadas a estudiantes, docentes y administrativos.

Los autores presentan en el documento la Matriz DOFA de la universidad en materia de comunicacin segn el perfil externo y el perfil de capacidad interna. Se recopilaron las polticas de comunicacin pblica en cuanto a comunicacin organizacional, informativa y de medios de comunicacin. Los autores del proyecto proponen los procedimientos mas representativos en la comunicacin pblica en materia organizacional procedimientos relativos a recepcin de informes objetos de comunicacin, divulgacin de polticas, divulgacin del clima organizacional y divulgacin de la cultura organizacional. El documento incluye los procedimientos sugeridos por los autores en materia de comunicacin informativa relacionados con acreditacin, gestin e investigacin. Se proponen procedimientos de medios de comunicacin relacionados con la elaboracin de un plan de medios de comunicacin, ordenes de publicacin y diseo y divulgacin de un manual de imagen corporativo. Los autores proponen indicadores de gestin de eficiencia, eficacia y efectividad relativos a la comunicacin pblica y en cumplimiento a las sugerencias del Control de Gestin contenido en el Modelo MECI.

Organizar una base de datos para la recepcin, captura, almacenamiento, procesamiento y divulgacin pertinente a la comunicacin pblica en lo organizacional, informativo y medios de comunicacin. Como estrategia de comunicacin, es importante organizar un comit creativo para la identificacin de estrategias creativas en cuanto al diseo y produccin de los diferentes elementos lingsticos, grficos, sonoros, audiovisuales y tecnolgicos, entre otros. Cada publicacin debe estar soportada con una orden de publicacin que registre la naturaleza de la comunicacin, la estrategia creativa, los elementos de comunicacin, los medios de comunicacin y los temas o informes objetos de comunicacin, entre otros.

Es importante identificar en forma permanente el target o poblacin a la cual se dirige una comunicacin especifica a fin de optimizar los recursos y los medios de comunicacin al respecto.Cada publicacin debe estar soportada con un calendario de medios de comunicacin como instrumento que permite una programacin efectiva de la pauta que se debe ejecutar en un periodo de tiempo determinado. Tanto procedimientos como indicadores deben ser sujetos a un seguimiento durante su implementacin y aplicacin a fin de detectar eventuales errores para efectuar correctivos y proponer mejoramientos al respecto.

MUESTRA

Muestreo probabilstico estratificado aleatorioNZ 2 PQ n Ne 2 Z 2 PQ

Las variables P y Q se determinaron a travs de una premuestra de 10 personas de la U.F.P.S. en una prueba piloto cuyos resultados aparecen en el anexo.