Diana’s Office Training

--- Dec 22nd in Shanghai

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Basic Introduction

Word

PPT

Excel

Other Knowledge Sharing

值此圣诞佳节之际，与上海的广大同事一同分享我的一些微薄经验，祝大家学的开心，用的开心，新的一年，事事顺心！

值此圣诞佳节之际，与上海的广大同事一同分享我的一些微薄经验，祝大家学的开心，用的开心，新的一年，事事顺心！

Basic Introduction

对于刚刚接触 Office Software 的同学先熟悉熟悉菜单栏吧

我们以 Word 的菜单栏为例对于各个菜单栏进行深入剖析

已经比较熟悉的同学复习一下啊

子常常曰：温故才能知新嘛 ~~O(∩_∩)o

对于刚刚接触 Office Software 的同学先熟悉熟悉菜单栏吧

我们以 Word 的菜单栏为例对于各个菜单栏进行深入剖析

已经比较熟悉的同学复习一下啊

子常常曰：温故才能知新嘛 ~~O(∩_∩)o

菜单栏说起 - Word 为例

文件File

文件File

新建 : Ctrl + N

打开 : Ctrl + O

保存 : Ctrl + S

另存 : F12

页面设置

打印预览

打印

发送收件人形式

附件形式

时刻记住！边做文档边保存！

防止因为意外导致文档丢失

Excel 和 PPT 要记住时不时另存一下

防止误保存无法撤销引起严重后果

时刻记住！边做文档边保存！

防止因为意外导致文档丢失

Excel 和 PPT 要记住时不时另存一下

防止误保存无法撤销引起严重后果

菜单栏说起 - Word 为例

编辑Edit

编辑Edit

撤销： Ctrl + Z

重复 : Ctrl + Y

剪切 : Ctrl + X

复制 : Ctrl + C

粘贴 : Ctrl + V

查找 : Ctrl + F

替换 : Ctrl + H

撤销，剪切，复制，粘贴的快捷键，不仅仅可以应用于普通的 Office 软件

~论坛发贴， QQ 聊

天，都很好用！用熟练了，效率自

然也就高了！

撤销，剪切，复制，粘贴的快捷键，不仅仅可以应用于普通的 Office 软件

~论坛发贴， QQ 聊

天，都很好用！用熟练了，效率自

然也就高了！

菜单栏说起 - Word 为例

为什么 Diana 的电脑那么多工具栏，我

的就没有呢？Diana 从哪里找到

那么多可爱的图的呢？

为什么 Diana 的电脑那么多工具栏，我

的就没有呢？Diana 从哪里找到

那么多可爱的图的呢？

标尺

视图版式

标记

工具栏

视图View

剪贴画

图片

对象

艺术字

插入Insert

菜单栏说起 - Word 为例

看似不常用的工具只要你用心揣摩

能够发现他的巨大用途

看似不常用的工具只要你用心揣摩

能够发现他的巨大用途

窗口Windows

工具Tools

帮助Help

菜单栏，就说到这里了请大家不要忽视最基础的技能和技巧的运用，只有掌握住最基础的东西，才能更好的掌握那些重点、难点内容！

菜单栏，就说到这里了请大家不要忽视最基础的技能和技巧的运用，只有掌握住最基础的东西，才能更好的掌握那些重点、难点内容！

Word

艺术字、图片、字体、段落你真的熟悉这些功能了吗你真的可以运用自如了吗

也许，还有一些深入的部分你们并不那么熟悉

让我们一起去了解一下吧O(∩_∩)o

艺术字、图片、字体、段落你真的熟悉这些功能了吗你真的可以运用自如了吗

也许，还有一些深入的部分你们并不那么熟悉

让我们一起去了解一下吧O(∩_∩)o

经典功能剖析——艺术字 艺术字的使用

插入艺术字：插入 - 图片 - 艺术字 编辑艺术字：视图 - 工具栏 - 艺术字 大家可以试试根据工具栏编辑艺术字啊

编辑文字 更换艺术字种类、方向 颜色、透明度、线条、尺寸编辑 艺术字形状的变化 艺术字高度的设置（英文很神奇哦） 横竖方向变化 如果艺术字有 2 行，还可以编辑对齐方式 宽度也有很多选择 除了这些以外，我们还可以根据绘图编辑栏的图标

设置艺术字的阴影和立体效果呢

经典功能剖析——插入图片 插入图片

视图 - 工具栏 - 图片，打开图片编辑栏 插入图片 颜色、对比度、亮度 图片裁剪、图片加框、压缩图片 文字环绕——非常重要！！！需要熟练使用！！！ 图片编辑栏 设置透明色（不常用） 重设图片

经典功能剖析——字体格式 格式 Format

字体这段区域是用于编辑字体及字号。一般情况下，在 word 的一般视图里可以直接选择。常用中文字体：宋体 / 楷体常用英文字体： Arial ( 欧洲偏爱 )Times New Roman （ 美 洲 偏爱）字号大小以 11 号为宜另外如果让简体中文写出繁体中文的效果，推荐使用 PMingLiu

这段区域是用于一些特殊的编辑，其中上标和下标用的最多。如序数词 3rd ，若想 rd 跑到上面去，就可以选择上标，而下标一般用于一些化学分子式的书写还有一些其它功能，你可以点击试试，具体效果察看预览栏。

字符间距顾名思义，就是调整字符与字符间距离的大小你可以尝试调整，然后预览效果

文字效果是 Word 中很神奇的一种功能。可以将文字的效果变得很绚烂。您可以尝试点击，并且在预览中察看效果

经典功能剖析——项目符号和编号 格式 Format

项目符号和编号项目格式和编号，是用于标记段落项目的一种符号

我们既可以选择 1. 2. 3. 4 ，也可以用 a. b. c. d 来标注，而且 word 带有自动功能，当你写完

1. XXX ，然后回车

“2.” 就会自动跳出来

多级符号可以用于编写一些程序文件或者法律条款

但是，在使用过程中，项目符号和编号会出现一些意料不到的格式问题，届时，需要用到段落的缩进来解决。必要的时候，用格式刷，刷一下，也许就好了！

问题遇到的多了，自然也就变成专家了，不要因为使用这些项目符号会出现乱七八糟的格式而不敢使用。只要细心解决了此问题，你的 Word 使用会前进很大一部呢！

加油！

经典功能剖析——段落格式 格式 Format

段落

最常用的只有红框区域。用于编辑行与行之间的距离

一般情况下我们会选择单倍行距，有的时候，希望行距略大时，也可以选择多倍行距，然后选择 1.25 ，或者1.5等。如果我们希望文字紧凑一些，可以选择固定行距，然后用磅数调整。

段前和段后表示 2 个段落间的距离，有的时候我们希望每一段文字都很紧凑，但是2 段之间稍有距离，这个时候我们就可以用到此功能了。

换行和分页以及中文版式均不属于常用内容，在此不多作介绍。

经典功能剖析——各类对齐 各类对齐

左对齐：全部居左 两端对齐 Ctrl+J ：前面所有的行数左边和右边对齐，最后一行左对齐

分散对齐：所有的行数都是两端对齐，包括最后一行，字体非常的松散难堪

右对齐：结尾署名及日期建议右对齐，看起来比较整齐划一

经典功能剖析——标尺和缩进 标尺和缩进

如果没有标尺栏，需要在视图里点开 Word 中的标尺分为 4 类 PPT 也适用哦

首行缩进，适用于一段话中的第一段，如果是空两格的情况，首行缩进处于悬挂缩进右边 2 字节的地方

悬挂缩进，适用于一段话中除了第一行的其他几行的对齐方式

L 缩进，适用于项目编号于文章之间的距离

右端缩进，用于文章右部的对齐

经典功能剖析——分栏和文字方向 格式 Format

分栏

每一次我们阅读杂志的时候，都会发现杂志中的文章，一页一页的都整整齐齐的分为 2 栏或者数栏

事实上， Word 也是具有此功能的。

大家可以尝试一下啦！

如果分成三栏，加上特制的铜版纸打印，可以做成可爱的三折的小宣传册，大家不妨试试啦。

– 文字方向

很简单的功能，用的也比较多，请记得，它是在菜单的格式里哦

我们常常会遇到，功能到用时方恨想不起来，所以对于这些小的使用技巧，我们要牢记它们的位置哦！

经典功能剖析——边框和底纹 格式 Format

边框和底纹

很有趣的功能，

分为边框、页面边框、底纹

边框：很少用，用于一段文字的边框，大家可以尝试点击然后预览效果。

重点介绍页面边框

如图所示，下面的艺术型有很多可以选择，如果你想把一片文档作的很美，或者说用 Word 做海报，即可以使用此种功能。

底纹即文字的背景色，类似于荧光笔的标记，大家可以尝试着预览一下效果。

Word 在 Office系列中，属于最普通，最不起眼的文档，如何将最不起眼的Word 文档做的生动活泼，这些小功能是不可缺少的啦！

Word – 常用快捷键总结

新建，打开、保存 发送、打印、预览

发送指的是收件人形式发送，打印是指默认打印机打印，如果想选择打印机，建议使用 Ctrl + P

剪切、复制、粘贴、格式刷、撤销、重复

超级链接，把选定的内容链接到其他的文档或者本文档中的其他位置

表格工具栏、插入表格、插入 Excel表格

分栏、文字方向 项目符号选择及设立 快捷调整段落缩进

文字编辑工具栏编辑文字的字体字号以及字形和间距

段落编辑工具栏，调整对齐，以及行距

POWER POINT

页面设置 幻灯片母版

绘图工具栏

剪贴画格式，对齐，行距

图片编辑

艺术字编辑 好看的字体分享

PPT 常用功能介绍页面设置

根据自己需要打印文档的大小和长宽比进行页面设置，打印出来后，就可以直接裁剪使用了哦！

根据自己需要打印文档的大小和长宽比进行页面设置，打印出来后，就可以直接裁剪使用了哦！

PPT 常用功能介绍幻灯片母版

母版：定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的幻灯片视图或页面。

插入图片，调整背景，加上艺术字等元素，尝试着做一张你自己风格的 PPT 母版吧 ~

母版：定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的幻灯片视图或页面。

插入图片，调整背景，加上艺术字等元素，尝试着做一张你自己风格的 PPT 母版吧 ~

PPT 常用功能介绍对齐，行距

点击：视图 – 标尺，即可看见标尺工具栏，出现在 PPT 页面上方。

点击：视图 – 标尺，即可看见标尺工具栏，出现在 PPT 页面上方。

首行缩进，适用于一段话中的第一段，如果是空两格的情况，首行缩进处于悬挂缩进右边 2字节的地方

悬挂缩进，适用于一段话中除了第一行的其他几行的对齐方式

L缩进，适用于项目编号于文章之间的距离

行距：指的是行与行之间的距离段前段后：指的是段与段之间的距离点击试试吧，会更有感触！

行距：指的是行与行之间的距离段前段后：指的是段与段之间的距离点击试试吧，会更有感触！

PPT 常用功能介绍剪贴画

http://office.microsoft.com/zh-cn/clipart/default.aspx内有乾坤，要善用搜索哦

http://office.microsoft.com/zh-cn/clipart/default.aspx内有乾坤，要善用搜索哦

插入

图片

剪贴画

右下角

PPT 常用功能介绍绘图工具栏

自选图形的创意叠加

巧用图示（组织结构图等）

图片填充色边框背景图案

图片编辑

艺术字

图片明暗对比条件色彩选择

艺术字也可以填充色彩哦

EXCEL

条件格式

选择性粘贴

定位功能

锁定保护

数据有效性

下拉菜单设置

可爱的快捷键

长数字录入

技巧无处不在

Excel之长数字的录入

最常用方法最常用

方法

最简便方法最简便

方法

最神奇方法最神奇

方法

右击，设置单元格格式，数字，文本右击，设置单元格格式，数字，文本

输入长数字前，加一个单引号，系统默认为文本格式输入长数字前，加一个单引号，系统默认为文本格式

右击，设置单元格格式，数字，自定义，选 0 ，这样出来的长数字，除了可以全部显示出来，甚至可以加减哦，神奇吧，呵呵！

右击，设置单元格格式，数字，自定义，选 0 ，这样出来的长数字，除了可以全部显示出来，甚至可以加减哦，神奇吧，呵呵！

适用于大量文本信息输入适用于大量文本信息输入

少量且不连续文本信息输入效率高

少量且不连续文本信息输入效率高

数字不能超过 15位，否则后面出现的都会是 000

数字不能超过 15位，否则后面出现的都会是 000

Excel之可爱的小快捷键快速录入当前日期： ctrl + 分号

快速录入当前时间： shift + ctrl + 分号

© ® ™ : 括号 C/R/TM 括号回车，即可，很小的字体

单元格内分段 Alt + 回车

快速的 sheet 转换 ctrl + page up / page down

分数录入， 2 又三分之一 2 空格 1/3 看数字键盘，即可知道，是 2.3333333

平方米：使用上标； 笨办法：单元格格式设置 快办法：把数字键盘键打开，输入 alt + 178

立方米：使用上标 笨办法：单元格格式设置 快办法：把数字键盘键打开，输入 alt + 179

对勾录入： alt+41420 （小键盘数字） √

叉叉录入： alt+41409 （小键盘数字） ×

复制上一栏Ctrl+' 单引号 仅仅复制内容

Ctrl+ D 带格式复制

事先将数据输入排列事先将数据输入排列

Excel之数据有效性之下拉菜单

方法一方法一

方法二方法二

方法三方法三

适用于内容种类繁多，虽有一定的重复率但时常有新增添项的菜单内容适用于内容种类繁多，虽有一定的重复率但时常有新增添项的菜单内容

适用于固定种类，且不超过 5 个类别的菜单内容，如：性别，学历水平等适用于固定种类，且不超过 5 个类别的菜单内容，如：性别，学历水平等

适用于内容种类较多，但是固定不会有新增项的内容，如月份，星期等适用于内容种类较多，但是固定不会有新增项的内容，如月份，星期等

单元格右击单元格右击

从下拉列表中选择从下拉列表中选择

仅适用于文本，不适用于数字和公式仅适用于文本，不适用于数字和公式

数据有效性数据有效性

允许：序列允许：序列

数据来源，自行填写，用逗号隔开数据来源，自行填写，用逗号隔开

允许：序列允许：序列数据有效性数据有效性

数据来源，自行填写，用逗号隔开数据来源，自行填写，用逗号隔开

Excel之数据有效性之数据范围

1. 限定条件：输入的销售数量必须大于 1000

数据，有效性，选择整数，大于， 1000

2. 限定条件：商品代码必须是 6 位数

数据，有效性，文本长度，介于，最小值 6 ，最大值 6

3. 限定条件：身份证号码，必须是 15位或者 18位数

数据，有效性，自定义，输入公式 =OR(LEN($A1)=15,LEN($A1)=18) ，表明 15位和 18位数字有效

4. 限定条件： A 列的发票号码不允许重复录入

数据，有效性，自定义，输入公式： =COUNTIF(A:A,A1)=1 ，这样A 列的所有数据不可重复

Excel之其他诸多功能

SummaryMicrosoft

Office

Word

Excel

PowerPoint

内容丰富细致详尽

数据分析精确直观

色彩丰富简洁大方

Bad workers always blames tools——不好的工匠总是抱怨工具

Office 系列软件，只是一种工具，方便快捷的表现我们的工作。而其内容的好坏，还在于制作者！

Bad workers always blames tools——不好的工匠总是抱怨工具

Office 系列软件，只是一种工具，方便快捷的表现我们的工作。而其内容的好坏，还在于制作者！

Thank you for your ATTENTION

祝大家工作顺利，天天向上

Diana – 2009.12.22