Diagnóstico da qualidade do processo do projeto - Patrícia Fiuza

DIAGNÓSTICO DA QUALIDADE DO PROCESSO DO PROJETO COM FOCO NA

COMUNICAÇÃO E INTEGRAÇÃO ENTRE AGENTES

FAPP, uma ferramenta de apoio

Universidade de Brasília

Faculdade de Arquitetura e Urbanismo

Patrícia da Silva Fiuza Pina

Orientadora: Profª Drª Raquel Naves Blumenschein

O QUE É O PROCESSO PRODUTIVO DO PROJETO?

PROBLEMA

CONTRIBUIÇÃO

PARA A

SOLUÇÃO

Objetivo geral

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fundamentar conceitos apresentados no contexto da CPPP, para

analisar a sua estrutura e entregas em função da integração entre

agentes e identificação das suas responsabilidades;

Identificar, compilar e hierarquizar os gargalos do processo do

projeto;

Desenvolver a ferramenta;

Aplicar a FAPP e obter diagnósticos das qualidades com foco na

qualidade, em grau de importância e formalidade de registros.

Verificar diretrizes gerais, ações e focos de ações compatíveis;

Apresentar a possibilidade de realimentação como um caminho

possível para o avanço da qualidade .

Estabelecer uma metodologia específica para o desenvolvimento,

aplicação e replicação da FAPP;

ESTRUTURA

CAPÍTULO 1: INTRODUÇÃO

CAPÍTULO 4: DESENVOLVIMENTO DA FAPP

CAPÍTULO 3: METODOLOGIA PARA O DESENVOLVIMENTO,

APLICAÇÃO E REPLICAÇÃO DA FAPP

CAPÍTULO 6: CONSIDERAÇÕES FINAIS

CAPÍTULO 2: QUALIDADE NO PPP Processo produtivo do projeto com foco

nos recursos humanos e comunicação Rede de colaboração

Racionalização parte operativa

Racionalização parte administrativa Matriz rastreabilidade do processo

produtivo do projeto na CPPP,

Racionalização

pelo projeto Conceitos relevantes

G1, G2, G3, G4, G5.

Interface entre gargalos e a qualidade

Origem dos gargalos

CPPP

Contribuição para a FAPP Contribuição processo de aprendizagem

Contribuição para a FAPP Contribuição processo de aprendizagem

Desenvolvimento

Desenvolvimento FAPP

Quadros de diagnóstico do PPP e da qualidade

Importância do

processo de diagnóstico

Ajuste, aplicação

e análise da FAPP

Gargalos do PP e

desenvolvimento da FAPP

Atividades, serviços ou entregas

das fases II e III do PP

Contribuição processo de aprendizagem Considerações finais Sugestões

Hierarquização componentes,

verificadores e escala adaptada.

G4, G5, Atividades,

serviços ou práticas que

agregam valor

PPP

Gargalos

Definição do método da FAPP

Unidade de análise

Caracterização e estratégia do método

Seleção empresas

Protocolo dos quadros de diagnóstico

Aplicação e ajuste

CAPÍTULO 5: APLICAÇÃO DA FAPP

Aplicação FAPP

Contribuição processo de aprendizagem Diagnóstico, análise e diretrizes para os PPs Diagnóstico das empresas

Fortalecimento processo de

aprendizagem

Contribuição para a FAPP Contribuição processo de aprendizagem Ajuste, aplicação

e análise da FAPP

Escalas A e B

METODOLOGIA – ETAPA I : DESENVOLVIMENTO TEÓRICO

PPP com foco nos recursos

humanos e comunicação Rede de colaboração

Racionalização parte operativa

Racionalização parte administrativa CPPP

Racionalização

pelo projeto

Fundamentação

G1, G2, G3, G4, G5.

Gargalos do PP

Contribuição para a FAPP Contribuição processo de aprendizagem Gargalos do PP e

desenvolvimento da FAPP

Atividades, serviços ou entregas

das fases II e III do PP PPP

Gargalos

1°

2°

Referências bibliográficas Bases metodológicas

METODOLOGIA – ETAPA II: DESENVOLVIMENTO FAPP

Documento do plano do projeto DP Documentos do plano do projeto

Documentos da fase II da CPPP I Iniciação

P Planejamento

E M C Execução, monitoramento e controle

E Encerramento

Integração I Fluxo de informações -processo do projeto

Realimentação II Fluxo d einformações - realimentação

Capacitação técnica III Recursos humanos - equipe

Cronograma harmônico IV Recursos humanos - controle de projeto

Estética de projeto V Recursos humanos - padrão de apresentação dos projetos

Qualidade VI Qualidade - gestão da qualidade

Documentos da fase III da CPPP1°

e 2

° gr

up

o:

Pro

cess

o d

o

pro

jeto

3°

gru

po

:

Qu

alid

ade

do

pro

cess

o d

o

pro

jeto

Avaliação dos do gerenciamento do PP

Diagnóstico e diretrizes compatíveis

APLICAÇÃO FAPP

Docs plano do projeto

i

p; emc; e

I, II, III, IV, V, VI

Grupo I e II – processo do projeto Grupo III – qualidade do processo do projeto

Gargalos da qualidade

Avaliação da qualidade no processo do projeto

Avaliação das entregas das fases II e III do PPP

Fase III do PPP

Fase II do PPP

Valores associados ao projeto

Pontos fortes, frágeis e de melhoria

no processo produtivo do projeto

2° 3°

METODOLOGIA – ETAPA III: APLICAÇÃO FAPP

CAPÍTULO 3

Investigar gargalos no processo do projeto é o mesmo que

investigar as limitações e inter-relações entre os clientes internos.

Os gargalos do projeto são fragilidades e também as principais

potencialidades do projeto !

G1 - Capacitação de agentes G2 - Cronograma harmônico

G3 - Momento de tomada de decisões G4 - Fluxo de informações

G5 - Integração entre agentes

CAPÍTULO 3

G1 Capacitação dos agentes

G2 Cronograma harmônico

G3 Momento de tomada de decisões

G4 Fluxo de informações

G5 Integração agentes

CPPP [Ciclo do Processo Produtivo do Projeto]

Planejamento estratégico

Fase I: planejamento do empreendimento.

Fase II: concepção do projeto.

•Estudo preliminar

Fase III: desenvolvimento do

projeto:

•Anteprojeto

•Projeto legal

•Projeto pré-executivo

•Projeto executivo

•Detalhamento

Fase IV: entrega

•Entrega final

•Projeto As Built

Fase V: realimentação

•Manual do usuário

•Acompanhamento técnico

•Qualificação do usuário

Planejar o Gerenciamento de RH •Recursos de atividades •Informações fatores ambientais

Executar: mobilizar/gerenciar equipe

Executar: desenvolver /gerenciar equipe

Plano de gerenciamento do RH

•Fatores ambientais •Apo

•Desenvolvimento calendário, orçamento e recursos das atividades.

•Conduzir aquisições

•Informações, dados e registros.

FAPP – Avaliações de desempenho da equipe.

FAPP

Executar: Gerenciar equipe

G1, G5

G2, G3, G5

G4

G4

1

2

3

5

1. Capacitação dos agentes

2. Cronograma harmônico

3. Momento da tomada de decisões

4. Fluxo de informações

5. Integração entre agentes

CPPP recursos humanos e fluxo de informações

G1, G2, G3, G4, G5

Subgrupos

Valores associados à produção do projeto Diretrizes

básicas compatíveis

Sugestão de segmentos para ações

Foco das ações

PPP

CAPÍTULO 5

Associar tudo isso em uma ferramenta de apoio do processo do projeto

Como calcular as escalas A e B

DOCUMENTOS DO PLANO DE PROJETO: Escala A:

Realiza/ utiliza

Escala B: grau

de importância

1. Termo de abertura do projeto (TAP). 2 3

2. Detalhamento das Atividades (EAP). 2 3

3. Cronograma. 1 3

4. Orçamento. 1 2

5. Plano de Resposta aos Riscos (Riscos). 0 0

6. Matriz de Responsabilidades (Responsabilidades). 0 0

7. Termo de Aceite (Aceite). 2 1

8. Termo de fechamento do projeto (TFP). 2 3

9. Registro de eventos: relatórios parciais de trabalho. 0 0

10. Registro de eventos: auditorias de qualidade. 0 3

11. Registro de eventos: relatórios de desempenho. 0 3

12. Atas de reunião. 2 1

13. Comunicação formal para alterações/ mudanças. 2 3

Somatório das Escalas A e B: 14 25

% do somatório das Escalas A e B: 53,8% 64,1%

Escala A: 13 x 2 (máx) = 26 pts. = 100%; 14 pts = 53,8%

Escala B: 13 x 3 (máx) = 39 pts = 100%; 25 pts = 64,1%

Média das Escalas A e B: ∑A /13 ∑B/13

1,07 1,92

Para avaliação, acrescentar essas duas colunas para pontuar, com

as Escalas A e B e seguir com as informações abaixo listadas e

padronizadas.

Escala A Escala B

Somatório das Escalas A e B:

% do somatório das Escalas A e B: % %

Média das Escalas A e B: ∑A /13 ∑B/13

Escala A: Escala em que realiza/ utiliza o documento e

pontua-se da seguinte forma: (0) não realiza/ utiliza; (1)

realiza/ utiliza informalmente; (2) realiza/ utiliza

formalmente.

Escala B: Grau de importância do documento e pontua-se da

seguinte forma: (0) não é importante; (1) é pouco

importante; (2) é importante; (3) é muito importante.

Nota: Essas escalas são parâmetros comumente utilizados

em diversos estudos.

(Beber, 2008)

1° E 2° passo

E serviços essenciais - presentes em todo projeto

S serviços específicos - depende de condições particulares de empreendimento em relação à estratégia e método de projeto.

D serviços diferenciados - agregam valor porque visam as necessidades e características gerenciais e técnicas e o cliente final

E 1 Termo de abertura do projeto (TAP).

E 2 Detalhamento das Atividades (EAP).

E 3 Cronograma.

E 4 Orçamento.

S 5 Plano de Resposta aos Riscos (Riscos).

D 6 Matriz de Responsabilidades (Responsabilidades).

E 7 Termo de Aceite (Aceite).

E 8 Termo de fechamento do projeto (TFP).

S 9 Registro de eventos: relatórios parciais de trabalho.

D 10 Registro de eventos: auditorias de qualidade.

D 11 Registro de eventos: relatórios de desempenho.

E 12 Atas de reunião.

D 13 Comunicação formal para alterações/ mudanças



Média das Escalas A e B: 0 0

DOCUMENTOS FASE II DA CPPP A B

E 1 Reuniões para levantar o programa de necessidades

E 2 Apresentação do programa de necessidades

E 3 Estudo de viabilidade técnica do empreendimento

E 4 Relatórios técnicos para definir os projetos necessários

E 5 Definição do gerente ou gestor do projeto

D 6 Consulta aos bancos de dados históricos

D 7 Apresentação de diretrizes de projeto novas ou revisadas

E 8 Estimativa de custos

S 9 Estudos e relatórios de impactos ambientais

S 10 Relatório de análise dos estudos preliminares

E 11 Fluxograma das fases do projeto

E 12 Elaboração fluxogramas das fases seguintes do projeto

E 13 Anteprojeto

E 14 G4: Procedimento para compatibilização de projeto

E 15 G4: Procedimento para viabilidade técnica

D 16 G4: Procedimento para definir produto



Média das Escalas A e B: 0 0

DOCUMENTOS DO FASE III DA CPPP: A B

E 1 Estimativa recursos para os projetos executivos

S 2 EIA/RIMA

E 3 Definição da equipe de projeto

D 4 Definição da matriz de responsabilidades

E 5 Cronograma e fluxograma dos projetos

E 6 Coordenação da equipe

D 7 Acompanhamento do desempenho da equipe

S 8 Soluções técnicas detalhadas em relatórios técnicos

D 9 Relatórios de desempenho e avaliação dos projetos

E 10 Controle de solicitações de mudanças

S 11 Relatórios de análise e avaliação dos riscos do projeto

D 12 G4: Procedimento de avaliação projetistas

E 13 Compatibilização dos projetos

E 14 Equipe técnica

1° passo

ObservaçõesDOCUMENTOS DO PLANO DE PROJETO:

Escala A

Realiza/

utiliza

Escala B

grau de

importância

Quadro de perfil ou caracterização da empresa.

G

EMPRESA X

DOCUMENTOS DO PLANO DO PROJETO:



Média das Escalas A e B: 0,0 0,0

DOCUMENTOS FASE II DA CPPP:




DOCUMENTOS DO FASE III DA CPPP:




QUALIDADE DO PROCESSO DO PROJETO:

I Fluxo de informações: Processo do Projeto




II Fluxo de informações: Realimentação




III Recursos humanos: Equipe




IV Recursos humanos: Controle de projeto




V Recursos humanos: Padrões de apresentação dos projetos




VI Qualidade: Gestão da Qualidade




A B

∑ total escalas 0 0

Média total 0,00% 0,00%

0,00 0,00

A B

Pontuação máxima: Padrão de melhoria contínua 75 a 100% 100%

Pontação média: Padrão de qualidade 50 a 75% 75%

Pontuação mínima: Limite do processo de qualidade 50% 50%

2° passo

DOCUMENTOS DO PLANO DO PROJETO:




DOCUMENTOS FASE II DA CPPP:




DOCUMENTOS DO FASE III DA CPPP:




QUALIDADE DO PROCESSO DO PROJETO:

I Fluxo de informações: Processo do Projeto




II Fluxo de informações: Realimentação




III Recursos humanos: Equipe




IV Recursos humanos: Controle de projeto




V Recursos humanos: Padrões de apresentação dos projetos




VI Qualidade: Gestão da Qualidade




A B

∑ total escalas 0 0

Média total 0,00% 0,00%

0,00 0,00

A B

Pontuação máxima: Padrão de melhoria contínua 75 a 100% 100%

Pontação média: Padrão de qualidade 50 a 75% 75%

Pontuação mínima: Limite do processo de qualidade 50% 50%

2° passo

3° passo

x x x x x x x x x x x 0




Gargalos G G G G G G G G G G G Total atividades

DP I P E M C E I II III IV V VI %

Atividades 13 16 12 9 4 9 9 11 15 16 26

% registros formais 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0

% reg inform. ou sem reg. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0

% ativ. imp. e muito imp. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0

% ativ. pouco ou nada imp. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0

3° passo

4° passo

Grupos DP I P E M C E I II III IV V VI

capacitação agentes G1 G1 G1 G1 G1 G1 G1 G1 G1 G1 G1

cronograma harmônico G2 G2 G2 G2 G2 G2 G2 G2 G2 G2 G2

momento tomada decisões G3 G3 G3 G3 G3 G3 G3 G3 G3 G3 G3

fluxo de informações G4 G4 G4 G4 G4 G4 G4 G4 G4 G4 G4

integração entre agentes G5 G5 G5 G5 G5 G5 G5 G5 G5 G5 G5

DP I P E M C E I II III IV V VI

Atividades 13 16 12 9 4 9 9 12 15 16 26

% registros formais 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

% ativ. imp. e muito imp. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

Disparidades n° n° n° n° n° n° n° n° n° n° n°

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0% 0,0% 0,0% 0,0% 0% 0,0% 0,0% X33 -X32

G Pontos melhoria

G Pontos frágeis

G Pontos fortes

Gestão/ gerenciam

ento do projeto

Gestão/ gerenciam

ento do projeto

Qualidade gerenciam

ento projeto

Cronograma harm

ônico (Custo, prazo, relação custo-benefício)

Lições aprendidas- inovação, capacitação.

Capacitação técnica, comunicação

Foco nos clientes intenos e final

Capcitação técnica, tecnologia

Cronograma harm

ônico (Custo, prazo, relação custo-benefício)

Estética do projeto

Qualidade, criatividade e técnica

Valores associados à produção de

projetos

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Diretrizes

4° passo

Processo do projeto Qualidade do processo do projeto

RESULTADOS

RESULTADOS

Atuação em Projeto de Arquitetura e Urbanismo;

Empresa médio ou grande porte;

Empresas de projeto que tem ou desejam ter

capacidade de planejamento e importância dada ao

gerenciamento do processo do projeto.

D1 D5 D7 D11 D6 D10

D11 D10 D7 D6 D3 D2

RESULTADOS

A B C D E

prática do processo produtivo do projeto

valores apresentados pelos representantes

compatibilidade

Cronograma harmônico

Capcitação técnica, tecnologia

Foco nos clientes intenos e final

Capacitação técnica, comunicação

Qualidade, criatividade e técnica

Estética do projeto

Valores associados à produção de projetos

VALORES ASSOCIADOS À PRÁTICA DO PROCESSO PRODUTIVO DO PROJETO

Apenas as empresas A e D apresentaram valores associados ao projeto compatíveis

às suas práticas produtivas.

Nenhuma empresa implementou "foco nos clientes internos e final” e apenas a

empresa E realizou, na prática, "capacitação técnica, comunicação“, dois valores com

valor estratégico.

O valor "estética do projeto" foi apontado pelas empresas B, C, D e E.

RESULTADOS

OS GARGALOS DO PROCESSO DO PROJETO

PONTOS DE MELHORIA

G2 G5 Empresa A

G3 G4 Empresa B

G2 G2 Empresa C

G1 G2 Empresa D

G3 G2 Empresa E

Processo do projeto Qualidade do processo do projeto

grande

porte

médio

porte

DIRETRIZES GERAIS COMPATÍVEIS

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Empresa A

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Empresa B

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Empresa C

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Empresa D

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Empresa E

G1 G1 G4 G5 G1 Empresa A

G3 G1 G5 G1 Empresa B

G3 G1 G4 G5 Empresa C

G3 G3 G4 G5 Empresa D

G1 G1 G5 G1 Empresa E

D7 (foco nos clientes internos e final) foi indicada para todas

as empresas, D5 (lições aprendidas, inovação e capacitação),

indicada para as empresas A, B, C e E.

Dos pontos de melhoria indicados destacam-se G2 para as

empresas A e C, G3 para B e E e G1 para D.

G5 é um denominador comum, seguido de G1.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A aplicação da FAPP permitiu obter diagnósticos parciais, a faixa de

atuação da empresa, os valores associados ao projeto, os gargalos e as

diretrizes compatíveis.

Extrair dados de empresas com percentuais semelhantes em função dos

níveis de capacitação em campos específicos requer análises e ações

focadas nos momentos de ruptura, reflexos dos gargalos e na relação de

causa e efeito entre subgrupos.

É possível avançar em qualidade se fortalecermos o processo de

aprendizagem nas empresas de projeto, a partir do conhecimento dos seus

processos produtivos, seus pontos frágeis e fortes e realinhar esses

processos estrategicamente.

Os resultados confirmam uma CPPP atrasada em relação ao processo

de aprendizagem.

As empresas A, B, C e D não realizam ou realizam de maneira informal

a identificação de seus gargalos. A empresa A, não realiza e, ainda, considera

pouco importante reconhecer seus gargalos.

SUGESTÕES PESQUISAS FUTURAS

Desenvolver e implementar ciclos de aprendizagem, associando a

aplicação da ferramenta de apoio a outros conceitos e ferramentas com enfoque

nos processos de aprendizagem.

Interações entre agentes, representadas por G5 e promovidas por G4 no

campo organizacional das empresas de projeto.

Revisar os pressupostos das empresas de projeto em relação ao

gerenciamento e planejamento estratégico, deslocando o foco do agente

do processo do projeto para a equipe de projeto, em primeira instância, e, em

seguida, para a própria organização ou empresa de projeto.

Analisar a legitimidade do avanço da qualidade das empresas de projeto a

partir de questões como a "falácia da mudança programática" versus a

integração dos agentes para uma mudança efetiva, envolvendo a CPPP em

função de aspectos organizacionais e de gerenciamento.

OBRIGADA!

Diagnóstico da qualidade do processo do projeto - Patrícia Fiuza

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