C O N N E C T I N G B U S I N E S S & T E C H N O L O G Y

VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERINGVidenDanmark konference, 25. januar 2012

Per Andreasen

CO

PY

RIG

HT

©

PROGRAM

1. Dagens nyhed ... eller hva'!?

2. Hovedobservationer fra ESDH-rapporten

3. Hvordan får vi større og bedre udbytte af ESDH � altså opnår den digitalisering af

processerne, som vi har talt om i mange år?

1/24/20122

CO

PY

RIG

HT

©

• 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år • Høj anciennitet i Devoteam (gns. 5 år)• En af ”Danmarks Bedste Arbejdspladser”

• 50/50 omsætning i privat og offentlig sektor • Opgaver inden for alle brancher• Høj kundetilfredshed (94% vil anbefale os til andre)

• Uafhængig it-konsulentvirksomhed• Etableret i 1978 som Fischer & Lorenz• Siden 2001 en del af den internationale Devoteam Group

DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK

24-01-20123

MedarbejdereMedarbejdere

KunderKunder

FirmaetFirmaet

CO

PY

RIG

HT

©

ET KORT TILBAGEBLIK

Hvad sagde jeg for 10 år siden?

1/24/20124

C o n n e c t i n g B u s i n e s s & T e c h n o l o g y

Erfaringer med at indføre digital forvaltning og ESDH

Den 8. december 2002

Devoteam Fischer & Lorenz 6

Behovet og situationen mange steder

� Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer� De fleste administrative forløb er designet til at være papirbåren� De nye teknologiske muligheder (især) e-post har medført betydelig dobbelt

administration

� Tidsrøverne� Tid på at gemme dokumenter� Tid på at finde korrekte version af dokumenter� Tid på at håndtere papir og elektroniske versioner� Dobbeltarbejde i at vedligeholde det personlige e-post arkiv og virksomhedens

papirarkiv

� Der er markante skjulte omkostninger begravet i administrative processer� Fire dages arbejdsuge - der anvendes 18% af tiden på at finde dokumenter� Et typisk dokument kopieres 11 gange

Devoteam Fischer & Lorenz 7

Problemstillingen – de fem arkiver!

VirksomhedensEDH-system

Virksomhedensfysiske arkiv

E-postkasse

Filserver ogegen harddisk

Personligsagsmappe

CO

PY

RIG

HT

©

EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING?

Har vi da slet ikke rykket os?

�Konklusioner fraESDH-rapporten 2011

1/24/20128

CO

PY

RIG

HT

©

VEJEN VIDERE FRA ESDH –

DIGITAL SAGSBEHANDLING I

PERSPEKTIV

ESDH-RAPPORTEN 2011

INGE BOGRAD 2290 3193 inge.bograd@devoteam.dk

PER ANDREASEN 2427 7131 per.andreasen@devoteam.dk

Interview af 38 myndigheder om deres ESDH-anvendelseInterview og vurdering af 13 leverandører af ESDH-systemer til den offentlige sektor

24/01/201210

CO

PY

RIG

HT

©

HOVEDPOINTER

ESDH forsvinder som selvstændig it-løsning

ESDH Generation 0 – rent journalsystem

ESDH Generation 1 – klassisk ESDH

ESDH Generation 2 – understøtter processer

CO

PY

RIG

HT

©

HOVEDPOINTER

ESDH forsvinder som selvstændig it-løsningVi har fået digitale sager men ikke digitale processerTilfredshed? Man har lært at leve med det!De store gevinster er udeblevet

CO

PY

RIG

HT

©

BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE

1. Systemernes forkerte fokusAfsæt i journaltraditionen og ikke i forretningsprocesser

2. Utilstrækkelig leverandørindsatsSystemerne har ikke været færdige og testedeDårlige leveranceorganisationer

3. Utilstrækkelige FESD-rammerSat sig mellem to stoleFESD kontrakt

4. Utilstrækkelig ledelsesindsatsInvolvering og konsekvens

1/24/201213

CO

PY

RIG

HT

©

1/24/201214

CO

PY

RIG

HT

©

HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH?

1/24/201215

LØBENDE34%

VARIERER55%

SLUT11%

CO

PY

RIG

HT

©

ENSARTET ANVENDELSE?

1/24/201216

JA26%

DELVIST24%

VED IKKE5%

NEJ45%

Devoteam Fischer & Lorenz 17

Problemstillingen – de fem arkiver!

VirksomhedensEDH-system

Virksomhedensfysiske arkiv

E-postkasse

Filserver ogegen harddisk

Personligsagsmappe

LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK

Mellemlederne anvender det ikke systematisk – ingen af dem har set lyset!”

It-chefen bruger det rigtig meget - og mobber dem, der ikke gør”

Lederne hænger i bremsen - de burde gå foran, men gør det bestemt ikke”

CO

PY

RIG

HT

©

FORFØLGER I GEVINSTERNE?

1/24/201219

JA32%

NEJ68%

Nej – vi følger ikke op på gevinsterne ved ESDH. Der er for få ressourcer, og det er for svært. Og vi har ikke konkrete mål for, hvad vi vil have ud af det.

”

CO

PY

RIG

HT

©

Det digitale lederskab er en udfordring

” Man kan lidt provokerende sige, at en af de fremtrædende barrierer for øget offentlig digitalisering er de kommunale ledere selv. Der er blandt de ledende medarbejdere behov for større indsigt i de organisatoriske forandringer , der er forbundet med digitaliseringen og dermed i de forudsætninger, der skal være til stede for at kunne træffe de rigtige beslutninger .”.

”Kræmmergaard og Vest. Danske kommuner aug. 2011”

20

CO

PY

RIG

HT

©

HVORDANfår vi større og bedre udbytte af ESDH � altså opnår den digitalisering af processerne, som vi har talt om i mange år?

24/01/201221

CO

PY

RIG

HT

©

8 floskler!De sædvanlige gode råd til ESDH-implementering

Floskel 1. Vær ude hos brugerne , og hjælp dem! Floskel 2. Synliggør de gode historier – og brug dem til

at forbedre anvendelsen andre steder i organisationen

Floskel 3. Udvælg centrale tværgående eller afdelingsspecifikke arbejdsgange og koncentrer kræfterne om at optimere disse

Floskel 4. Hold ambitionerne nede og vær parat til at ændre arbejdsgange for at bruge bedste praksis fra systemerne

Floskel 5. Ledelsen skal holde fast – over for leverandøren og over for organisationen

Floskel 6. Mellemlederne er nøglen til succesFloskel 7. Gør registreringsopgaven enkel og mest

muligt automatiseretFloskel 8. Erkend at gevinsterne høstes på lang sigt -

fortsæt med at arbejde med organisationen, justere arbejdsgangene og systemopsætningen

24/01/201222

CO

PY

RIG

HT

©

DAGENS POINTE:

� Digitale processer gennem digital ledelse

24/01/201223

CO

PY

RIG

HT

©

8 råd til digital ledelse

1. Gevinstrealisering skal efterspørges af ledelsen

2. Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering

3. Gevinstrealiseringen starter først når it-systemet er rullet ud

4. Proceseffektivisering skal tage afsæt i de muligheder it-systemerne giver

5. Ledelsen skal involvere sig i prioriteringen af krav

6. Match leverandøren i jeres leverandørstyring

7. Etabler en porteføljestyringsmodel

8. Skaf midler og incitamenter til udvikling og forandring

CO

PY

RIG

HT

©

Og igennem "transformation" af

organisationen realiserer man Gevinster/Udbytte

Giver mulighed forResultater

Projekter leverer Output

• Miljøer på plads• Idriftsat applikation• Uddannelse gennemført• Beredskab etableret• Processer beskrevet• Godkendelser ok• Osv,

• Systemet bruges af de forskellige brugere til at løse de daglige opgaver

• 5% reduktion af tid på ”administrative opgaver” som fx ombæring af papir

• Hurtigere genfinding (hver medarbejder sparer 10 min om dagen)

• Forbedret overblik over sager

• Øget medarbejder-tilfredshed

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering

CO

PY

RIG

HT

©

Gevinstrealiseringen kommer først når it-systemet er rullet ud(men skal selvfølgelig forberedes!)

CO

PY

RIG

HT

©

ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET

Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering

27 24/01/2012

Projekt styregruppe

Projektleder

Projektgruppe

Delprojektleder Delprojektleder

Forandringsleder

Forandrings-agent

Forandrings-agent

I PROJEKTET EFTER PROJEKTET

Forandringsleder

Forandrings-agent

Forandrings-agent

CO

PY

RIG

HT

©

Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar ved optimering af klagesags-processen

Styregruppen (ESDH-implementeringen)Tager ejerskab til de udbyttetyper og mål vi går efterSikrer rammerne for at dette er muligt

Ansvarlig for transition/samlet gevinstrealisering - forandringslederAnsvarlig for at gennemføre processen, der skal sikre at udbyttet realiseresAnsvarlig for kommunikation omkring dette

Sekretariatschefen (ejer af klagesagsprocessen) - forandringsagentTager ejerskab til at realisere udbyttet for klagesagerSikrer rammerne i den enkelte enhedOverordnet forandringsagent /gevinstrealiseringsleder

Gevinstrealiseringsleder - pr. enhedAnsvarlig for at definere enhedens gevinstmål (og tilhørende omkostninger) Ansvarlig for fremdrift og realiseringSikrer stabil opgaveløsning igennem transitionen

Delprojektledere/daglige ansvarlige for klagesagerGennemfører processen lokalt i enheden. Skal sikre at udbyttet realiseres

SPØRGSMÅL

1/24/201229

CO

PY

RIG

HT

©

CONTACT:

PHONE:

EMAIL:

COUNTRY:

WWW.DEVOTEAM.DK

AUTHOR:

DATE:

FURTHER INFORMATION:

© DEVOTEAM GROUPTHIS DOCUMENT IS NOT TO BE COPIED OR REPRODUCED IN ANY WAY WITHOUT DEVOTEAM EXPRESS PERMISSION. COPIES OF THIS DOCUMENT MUST BE ACCOMPANIED BY TITLE, DATE AND THIS COPYRIGHT NOTICE.

PICTURES: DREAMSTIME.COM OG BIGSTOCKPHOTO.COM

30 1/24/2012

Per Andreasen

+45 2727 731

per.andreasen@devoteam.dk

Per Andreasen

25. januar 2012