Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus, Deutsche Bank AG · Structured Finance 2013 CONFIDENTIAL...

Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus,

Deutsche Bank AG

Zahlungsverkehr der nächsten

Generation

Structured Finance, 05.11.2013

Karlsruhe

Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013

Vorstellung Struktur Deutsche Post DHL I

Umsetzung eines zentralen SEPA Rollouts III

Nach SEPA – weltweites lokales Zahlen, CGI IV

Entwicklung & Aufbau der Payment Factory II

Vorteile der Payment Factory im Überblick V

Agenda

Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 3

Deutsche Post DHL – Organisation

Umsatz 2012 EUR 55.512 Mio.

Mitarbeiter Konzern weltweit (Teilzeit auf Vollzeitkräfte umgerechnet)

ca. 428.000

Konzerntöchter in 220 Länder ca. 840

Corporate Center

Global Business Services

Brief Express

Global

Forwarding,

Freight

Supply

Chain

DHL Customer Solutions & Innovation

Finance & HR Operations Germany

FI-Accounting & Lohnabrechnungen

• Payment Factory für DPDHL weltweit

• Zahlungsströme, Kontoauszüge für Intercompany & Externe

Konten

• SAP (Inhousecash) und nonSAP Systeme

• Bankenkommunikation


Entwicklung der Payment Factory

Die letzten beiden Schlüssel-Treiber waren die SEPA Anforderungen und die Möglichkeit der lokalen

Zahlungen mittels CGI als “Payment on Behalf”

SEPA & weiterer Rollout

PoB für nonSAP & lokale PoB (CGI)

Zentrale EBP

SEPA Credit Transfer

automat. Intercompany

Clearing Internationale PoB aus SAP

Systemen

Intercompany Zahlungen

In-House Bank

Incl. Supplier

Finance

To

da

y

2014 2013 2012 2010 – 2011 2007-2009 2006 2004 2001

History – Meilensteiner der Payment Factory

IHB = Inhousebank, PoB = Payment on Behalf (“Zahlung im Auftrag von”), EBP = Electronic Banking Platform


Kontinent Länder

Afrika 33

Asien 32

Australien 6

Europa 35

Nord Amerika 18

Süd Amerika 12

Payment Factory unterstützt ca. 500 Gesellschaften auf 5 Kontinenten in 136 Ländern mit verschiedenen Modulen

Business Partner weltweit

Globale Abdeckung – Kundensicht


Payment Factory – Prozessübersicht

Payment Factory: Single Point of Contact für alle Prozesse im Zahlungsverkehr für unsere Businesspartner

Divisionen

Corporate

Banks

nonSAP

Payment Factory

Automat. Intercompany

Abstimmung & Zahlung

Zahlungs-

protokolle/

FX

Sicherung

In-House Bank

Erstellung von externen Zahldateien

(SEPA, CGI, etc)

CSV

Supplier Finance CSV

SAP Standard IDOC

offene Posten aus AR/AP

Externe & IHB

Auszüge

Avis-Datei

Zahlungen

Kontoauszüge/

Protokoll

SWIFT

EBICS

• Freigabe zur

IHB

• Manuelle

Zahlungen

• Konvertierung

CSV to IDOC

• Freigabe zur

externen

Bank (PoB)

Central EBP

(MultiCash Transfer)


DIMENSIONS

Payment

Factory

PF agiert als ein Servicepartner für das SEPA PROGRAMM

Welcome Package

1) User Request Form

2) Test

3) Training

4) IT Connect

Division 3

Division 4

Division 2

Division 5

Division 1 >400 reportende

Gesellschaften

verschiedene IT

Provider >500 User

>200

Legale Gesellschaften

>10 neue SAP &

nonSAP Systeme

17 Länder

PtP OtC

HR

Die hohe Anzahl an involvierten Stakeholdern erfordert einen

präzisen Ansatz, um das SEPA Enddatum halten zu können.

Praxisbeispiel: SEPA Roll Out Payment Factory


SEPA PF Rollout – 220 Buchungskreise in 1 Jahr

• Buy-In der Stakeholder und Definition der Rollen

• Bündelung von einzelnen Buchungskreisen zu Gruppen (bspw.: Gruppierung nach ERP Systemen) mit def.

Ansprechpartnern

• Erstellung und Publizierung eines Standard On-boarding Prozess (PF-intern und -extern)

• Terminliche Rolloutplanung (rollierende Anpassung nach Bedarf durch Change Requests)

• Durchführung des On-boarding (System Connect, Datei Test, Training, User Formblatt)

• Hyper care

• Kontinuierliches 2-wöchentliches Reporting

Global Transaction Banking

Deutsche Bank 9

Julia Pap

Structured Finance 2013

Aktuelle Änderungen im SEPA-Markt

Copyright © November 2013 Deutsche Bank AG.

Alle Rechte vorbehalten.

Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden.

Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die

allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November

2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen

lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche

gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden.

— XML-Eilzahlungen - Variante für die bisherigen DTE/EUE-Zahlungen

— Einreichung über EBICS-Auftragsart „CCU“

— Kennzeichnung erfolgt über Code „URGP“ in der XML- Datei

Inländische

SEPA-Transaktionen

Grenzüberschreitende

SEPA- Transaktionen

Bis Feb. 2014 IBAN&BIC IBAN&BIC

Bis Feb. 2016 IBAN IBAN&BIC

Ab Feb. 2016 IBAN IBAN

— Seit 04. November 2013 (EBICS-Spezifikation, Anlage 3 Version 2.7)

— Kürzere Einreichungsfrist D-1 (anstelle von D-5/D-2)

— Kennzeichnung erfolgt über „COR1“, Einreichung über separate

EBICS-Auftragsart z.B. „CD1“

1. SEPA-Lastschrift „COR1“

2. BIC optional/IBAN only

3. Eilzahlungen im XML-Format (kein SEPA-Instrument)


Ziel ist die möglichst große weltweite Abdeckung von lokalen Zahlungen im CGI Format, um die Einsparpotentiale für unsere Businesspartner zu heben.

Zahlungen - Legende

Internationa

l

weltweit

Lokal

(Live)

SEPA-Länder 2014

Czech Republic

Great Britain

Malaysia

Lokal

(Roll Out)

USA

Canada

New Zealand

Hongkong

Hungary

Australia

Norway

Sweden

Denmark

Auf dem Weg von internationalen zu lokalen Zahlungen via CGI – die

Payment Factory schafft Grenzen ab

Globale Abdeckung – Externe Zahlungs-Sicht


Globale Abdeckung – Externe Zahlungs-Sicht

Grundsatz: Workflow aus SCT Umsetzung wird genutzt (payment on behalf Prozess via PF)

• ERP Systeme senden Zahldateien in Einheitsformaten an Payment Factory

• Freigabe in EBP, ggf. Konvertierung & Versand nach In-House Cash

• Zentrale Formaterstellung über In-House Cash (Auswahl des Formates & Bank wird über kundeneigene Tabelle und

Zahlwegzusatz gesteuert (abhängig von Empfänger-, Auftraggeberbankland & Währung))

• Versand zur EBP, Validierung, Freigabe und Ergänzung der korrekten Auftragsart

Einspielen der notwendigen SAP Hinweise und Absprache der CGI-Version mit Hausbank (pain001.001.03)

• Vorgabeschema durch SAP Basis einstellen und in Z-Bereich ausprägen (DMEE, bspw. Korrektur von: Ultimate Debtor,

Branch ID, Initiating Party, Intermediary Agent und Eintragung des erlaubten Zeichensatzes)

• Ausprägung Customizing im In-House Cash und FI

– Global & buchungskreisabhängig, Bsp.: Auftraggeber IBAN & BIC

– Begleitzettel muss selbstständig ausgeprägt werden

Durchführen diverser Massentests inkl. Nutzung der EBP und der detaillierten Testprotokolle der Bank

GoLive CGI – Zahlungen GB

• Alle Zahlungen der Payment Factory in GBP nach UK werden via CGI ausgeführt (10.2012)

• Sehr gute STP Quote; Umsetzung der 2. Stufe weiterer Local payments in 05.2013

• Rollout CGI-Format Credit Transfer in Umsetzung: Norwegen, Dänemark, Schweden, China, Canada, USA und

Neuseeland

• Weitergabe einer OBO Information im Verwendungszweck der Zahlung da Inhalte aus Feld Ultimate Debtor nur im

MT940 Kontoauszug zur Verfügung gestellt werden

ERP

EBP

(MultiCash

Transfer)

IHC

EBP

(MultiCash

Transfer)

BANK

Global Transaction Banking

Deutsche Bank 12

Julia Pap

Structured Finance 2013

— Weltweit mehr als 100 Länder definiert

— Ein Basisformat mit geringfügigen Länderanpassungen

— Künftig auch Harmonisierung anderer Geschäftsarten

entlang der Wertschöpfungskette

— Über 25 Banken als Teilnehmer in CGI

— Banken ignorieren nicht-relevante Daten

— Länderumfang ist mit jeder Bank zu prüfen

— Strategischer Ansatz bei Systemherstellern

— Enge Kooperation zwischen CGI und SAP (Unterstützung von CGI-

Formatvorlagen)

— Omikron unterstützt CGI in der gesamten Produktpalette

CGI als Best Practice für eine internationale und harmonisierte Zahlungslösung

Die CGI-XML-Vorteile aus Kundensicht

Copyright © November 2013 Deutsche Bank AG.

Alle Rechte vorbehalten.

Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden.

Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die

allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November

2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen

lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche

gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden.

1. Standardisierung

2. Bankübergreifend

3. Integration mit Systemherstellern


Vorteile aus dem Einsatz der Payment Factory (Auszug)

Vorteile Business Partner Konzern

Reduktion von Zahlungsapplikationen One Tool Strategy (Umsetzung von Corporate Prozessen)

Reduktion von Zahlungsformaten Reduktion von Zahlungsformaten zu XML (CGI)

PF ist einziger Kontakt für alle Zahlungsarten und

Bankenkommunikationsangelegenheiten

Flexible Steuerung des Zahlungsvolumens auf

Konzernhausbanken an zentraler Stelle

Keine Kreierung eines SEPA XML und kein Test mit

verschiedenen externen Banken notwendigZentraler SEPA Ansatz für den Konzern

Kostenreduktion durch Möglichkeit des weltweiten lokalen

ZahlensKonzernbanken haben SPOC innerhalb des Konzerns

Standardisierung & Reduktion von Prozessen,

Schnittstellen & IT-InfrastrukturKostentransparenz

PF gibt direktes Feedback zu Fehlern auf

Einzelpostenbasis. Hohe STP Quote und Verminderung

von Repairgebühren.

Zentrale Abbildung von Cashpooling

Nutzung von geprüften ProzessenIT Sicherheit & Datenschutz Maßnahmen und Prüfung

müssen nur an einer Stelle umgesetzt werden

Kostenreduktion durch Nutzung von SkaleneffektenBündelung des Zahlungsvolumens ist Voraussetzung für

Senkung des Stückkostenpreises

Nutzung von automatisierten Intercompany

Zahlungsprozessen und -differenzenklärung

Liquiditätsplanung wird verinfacht durch Reduktion von

Ansprechpartnern

Zentrale Bankstammdatentabelle ermöglicht

Validierungen der Nebenbuchdaten zur Vermeidung von

Bankabweisungen

Abwicklung von Währungssicherungsgeschäften auf

zentraler Ebene

In-House Bank Konto ist das einzige Zahlungskonto und

vermindert so Customizingaufwand

Zentrales KnowHow für Bankenprozesse setzen an genau

1 Stelle im Konzern Bankenanforderungen um


BACKUP


Projektumfeld

Gründe

• Einführung von EBICS und SWIFT Connect

für flexible state-of-the-art Bankenanbindung

• Unterstützung des SEPA Formates

• Kosteneffizienz durch Bündelung der

Schnittstellen im eigenen Rechenzentrum

• Ausbau der Payment Factory durch

Anbindung von nonSAP Systemen an SAP

In-House Cash zur Realisierung des

zentralen SEPA Ansatzes und Setup local

payments mit den Core Banken

• Reduktion von Bankenkommunikations-

Plattformen (One-Tool-Strategy)

• Vereinheitlichung von Infrastruktur

• Möglichkeit des schnellen Wechsel der

ausführenden Banken

Rahmenbedingungen

• Schnittstellen- und Ansprechpartneranzahl

(fachlich und technisch)

• Heterogene Systeme an unterschiedlichen

Standorten

(ERP- und Front End Systeme)

• Format-, Dateinamens- und Auftragsart-

heterogenität

• Hohe Zahlungs- und Postenvolumina

Umsetzungszeit: 6 Monate

• Compliance- und

Funktionalitätsanforderungen an eine am

Markt etablierte Standardlösung

• Releasezeiten & Projektinterdependenzen

• Compliance-Umsetzung


Anforderungen – Auszug

Modulares

Konzept

EBICS

Performance bei hoher Datei-

und Postenanzahl sowie

dezentraler globaler Nutzung

SEPA

XML

Deutsche

Zahlungsformate

Email-Alert

Funktion

Manuelle

Zahlungen (dt.

Formate & SEPA)

Vollständig

webbasiert

(https)

Corporate Seal

Auszug-Umsatz-txt

Formaterfahrung

Sonderformate

(bspw. Supplier Finance,

spez. Auftragsarten)

Reportingfunktionalität

Marktetablierung

& Flexibilität Automat.

Protokollmatching

Compliance (Passwörter,

Logdateien, Admin, etc.)

Automat. Zahlungsformatprüfung

inkl. Folgeworkflow

Archiv- &

Exportfunktionalität

Workflow

Parametrisierung

Filter, Sortierbarkeit,

Such- &

Monitoringfunktion

Variable Import-/

Export-Schnittstellen

Mandantenfähigkeit

Anzeige & Download von MT940

Dateien

Datei- und Transfer-

verschlüsselung

Kopplung mit einem

SWIFT-Gateway

IT-Compliance

Testinstallation

& Testbank

Zahlungsformate Schweiz

Freigabe von IDOCs

zur externen Bank

Manuelle

Zahlungserfassung Inhousebank

Freigabe von internen

Zahlungsaufträgen zur

Inhousebank (IDOC)

CSV-Datei Prüfung

inkl. automat. Email-

Alert

Bilaterale Kommunikation mit

Inhousecash

Middleware für nonSAP

Systeme

zur Inhousebank mittels

CSV File inkl. 4 Augen

Prinzip

Manuelle Eilzahlungsfunktion via

MT101

Zahlungsformate

Österreich

Schnelle Plug & Play

Installation in einem

Großkonzern

Anforderungen und Auswahlprozess I

Prüfung & automat. Änderung des

Ausführungsdatum

manuelle Zahlungen über In-House

Bank Konten

CGI pain002

Protokolle


Anforderungen und Auswahlprozess II

Auswahl Anforderung an Lieferanten Fragen-

katalog Workshop I

Referenz-

kundenbesuch Workshop II

Formate

Bankenkommunikation

Handling & Funktion (User, Admin, Reporting)

Compliance

Integration in DPDHL inkl. Payment Factory

Kunden-Verständnis, Erfahrung & Flexibilität


Intern – Zeit-und Komplexitätsdruck Managen

Wave I – Ablösung IST & Grundlage für Ausbau (binnen 6 Monaten)

Formate: Deutsch & SEPA

Supplier Finance

EBICS

Kopplung mit SWIFT-Gateway Formatprüfung inkl. Workflow & Email

Web

Auszug-Umsatz-txt

Monitoring Performance & Volumina

Man. Zahlungen Corporate Seal Auszugs-Anzeige Verschlüsselung

Wave II – Anbindung nonSAP an Inhousecash

Schweiz Manuelle Zahlung (eilig/nicht eilig) inkl. IDOC Belastung in IHC

Freigabe von Zahlungsaufträgen zur Inhousebank (IDOC)

Austria

IDOC Freigabe nach Extern

CGI

Validierung, Konvertierung, Freigabe und Versand von CSV (nonSAP) nach IHC (SAP)

Funktional

Transparenz

Analyse, Planung, Abstimmung – Top-Down

Kommunikation & Nachhalten

Dokumentation

Testing

Organisation

Rechts-

abteilung

Datenschutz &

IT Security

Projekt

Interne

IT

Betriebsrat

Einkauf

Business

Partner


Projekterfolge & Lessons Learned

• Ablösung der Bankenkommunikation für

Deutsche Gesellschaften inkl. Inhousebank

und aller Funktionalitäten binnen

6 Monaten ohne Zahlungsverzögerung

• Serverreduktion durch Insourcing

• Reduktion und Harmonisierung von

Schnittstellen (SFTP zu einem Server)

• Vereinheitlichung von ERP- und

Bankenanbindungen

• Emailworkflow verbessert Errorhandling

• Verbindungswege zur ext. Bank: EBICS

& SWIFT

• CGI-Format aus In-House Bank zur ext.

Bank

• Anbindung von nonSAP Systemen an

Inhousebank via central EBP

• Umstellung der Lieferung von IDOCs

nach Inhousecash via central EBP

• Manuelle Zahlungsfunktion für In-House

Bank

• Hohes Maß an Verständnis von DPDHL

Prozessen seitens Omikron

• Detaillierte Ist-Analyse und

Soll-Konzeption

• Schnelle Implementierung durch

Priorisierung der Must-Haves &

Zusatzentwicklungen

• Software lieferte im Standard ein

hohes Maß an Anforderungsabdeckung

• Hohe Frequenz der Kommunikation &

Standardberichte

• Transparenz durch strukturierte &

priorisierte Issuelogs

• 1:1 Verhältnis in bilateraler

Kommunikation zwischen Omikron &

DPDHL

• Schnelle Schleifen aus Test-

Zyklen & gelieferten Bugfixes

• Passgenauigkeit der Ansprech-

partner im Innenverhältnis

Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus, Deutsche Bank AG · Structured Finance 2013 CONFIDENTIAL...

Documents

Transcript of Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus, Deutsche Bank AG · Structured Finance 2013 CONFIDENTIAL...