DESS en Ingénierie Documentaire Rapport de stage ...
Transcript of DESS en Ingénierie Documentaire Rapport de stage ...
Ecole Nationale Supérieure Université
des Sciences de l’Information Claude Bernard
et des Bibliothèques Lyon 1
DESS en Ingénierie Documentaire
Rapport de stage
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour Sanofi-Synthelabo groupe
ARBEL Stéphanie
Effectué sous la direction de Madame Caroline BUSCAL
24 rue de Milan
75009 PARIS
2001
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
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Rapport de stage de ARBEL Stéphanie
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour Sanofi-synthelabo groupe
DESCRIPTEURS : Conseil, base de données, référentiel documentaire,
accompagnement groupe de travail
RESUME : Intégration d�une équipe de conseil en gestion des systèmes
d�information documentaire et participation à différentes missions liées à ce
secteur d�activité. Citons d�une part l�accompagnement du groupe projet de
Sanofi-Synthelabo constitué des utilisateurs et des chefs de projets
informatiques dans la reprise des bases de données documentaires et
archives en vu du passage vers un outil unique et d�autre part
l�établissement d�une cartographie documentaire pour l�ensemble du groupe.
Assistance to undertaking of work for Sanofi-synthelabo groups
KEYWORDS : Council, data base, repository documentary,
accompanying workgroup
ABSTRACT : : Integration of a team of advice in management of the systems of
documentary information and participation with various missions connected to this
sector. Let us quote on one hand the accompanying of the group Sanofi-Synthelabo's
project constituted by the users and the computer project managers in the resumption of
the documentary and archival data bases in seen by the passage towards an only tool and
on the other hand the establishment of a documentary cartography for the whole group.
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Table des matières
Introduction.................................................................................................................8
Présentation de SERDA ...............................................................................................9
1. Présentation de l’entreprise .............................................................................9
1.1. Organisation du groupe ...............................................................................9
1.1.1 Conseil ..............................................................................................10
1.1.2 Formation..........................................................................................10
1.1.3 Veille ................................................................................................11
2. Compétences de SERDA ................................................................................12
2.1. L’atout de l’expérience .............................................................................12
2.2. Méthodologie ...........................................................................................12
2.2.1 la méthode MARCHIVE® (programme CEE esprit IV N° 22.076)......13
2.2.2 la méthode FlowGEID ® ...................................................................13
2.2.3 la méthode 2V2P® ............................................................................13
3. Le système d’information de SERDA ............................................................13
Un stage dans une entreprise de Conseil ....................................................................15
1. Les missions du conseil ..................................................................................15
1.1. La proposition commerciale ......................................................................15
1.2. Phase de lancement...................................................................................15
1.3. Analyse de l’existant et des besoins ..........................................................16
1.4. Mise en place de la solution ......................................................................16
2. Participation aux diverses activités ...............................................................17
2.1. La proposition commerciale : la réponse à l’appel d’offre du ministère de la
fonction publique et de la réforme de l’état ..........................................................17
2.1.1 La mission.........................................................................................17
2.1.2 La proposition commerciale ...............................................................17
2.2. Suivi de mission : Intervention pour le pré-archivage des études cliniques de
Sanofi-Synthelabo recherche................................................................................19
2.2.1 Mission .............................................................................................19
2.2.2 Evolution de la mission......................................................................19
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2.3. Mise en place de la solution : mise en application du plan de classement
pour la direction du CETE ...................................................................................20
Mission de conseil : Assistance à maîtrise d’ouvrage chez Sanofi-Synthelabo Groupe
..................................................................................................................................22
1. Le contexte de la mission ...............................................................................22
1.1. Les axes du projet .....................................................................................22
1.2. Synthèse de l’existant ...............................................................................23
1.2.1 Les outils...........................................................................................23
1.2.2 Principes généraux de la nouvelle organisation...................................24
1.3. Expression des besoins .............................................................................25
1.4. L’équipe de travail....................................................................................25
2. Mission SERDA..............................................................................................26
2.1. Etablissement du référentiel documentaire ................................................27
2.1.1 Structure du référentiel ......................................................................27
2.1.2 Méthodologie ....................................................................................30
2.1.3 Elaboration du référentiel documentaire du domaine recherche...........30
2.1.4 Elaboration du référentiel domaine affaires industrielles ....................33
2.1.5 Elaboration du référentiel domaine administratif et historique. ...........34
2.1.6 Bilan de ma participation ...................................................................35
2.2. Reprise des bases de données en vu du passage vers un outil unique :
DAMARIS ..........................................................................................................36
2.2.1 Elaboration des procédures pour la reprise des bases ..........................36
2.2.2 Le processus du projet .......................................................................37
2.2.3 Paramétrage de la maquette................................................................38
2.2.4 Import du référentiel documentaire sous le logiciel DAMARIS ..........39
2.2.5 Bilan de ma participation ...................................................................42
2.3. Enseignement de cette mission..................................................................42
Conclusion .............................................................................................................44
Annexe 1 : grille des stages en formation inter-entreprise proposés par SERDA .......46
Annexe 2 Grille d’évaluation pour les entretiens .......................................................49
Annexe 3: Terminologie utilisée pour qualifier les natures de documents du
référentiel recherche (français/anglais) .....................................................................50
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Annexe 4: Extrait du référentiel documentaire domaine recherche ...........................52
Annexe 5: Extrait référentiel domaine affaires industrielles......................................55
Annexe 6: extrait du référentiel domaine administratif et historique .........................57
Annexe 7: Compte-rendu de réunion pour la reprise des bases de données Taurus ...61
Bibliographie .........................................................................................................64
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Remerciement
Je tenais en débutant ce mémoire à remercier tout particulièrement certaines personnes.
Au sein de mon entreprise d�accueil mes pensées se dirigent tout particulièrement vers Caroline Buscal qui m�a encadrée et m�a permis de réaliser de nombreuses missions de manière autonome. J�ai beaucoup appris à son contact tant au niveau professionnel qu�humain. Mais c�est bien sûr sans oublier Madame Svetlana Juin qui m�a fait part tout au long de mon stage de ces conseils avisés, et des équipes de SERDA et Archimag qui m�ont accueillie chaleureusement.
Au sein de l�ENSSIB, Monsieur Bouché qui m�a permis de réaliser ce stage et Monsieur Larouk qui m�a laissé une grande autonomie pour gérer mon intégration en entreprise et je lui en suis aussi reconnaissante.
Mille mercis à Michelle, Yohann et Fabien qui m�ont hébergée, écoutée et soutenue tout au long de ce stage.
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Avant propos
Mes objectifs professionnels m’ont amenée à envisager mon intégration dans
une entreprise de conseil en gestion des systèmes d’information documentaires.
Serda spécialisée à la fois en gestion documentaire et archivistique répondait à
ma volonté de mettre en exergue ma double formation, à la fois en archivistique
et en ingénierie documentaire.
Cette intégration au sein de la vie professionnelle m’a enthousiasmée car une
telle application de mes acquis universitaires, d’autant plus par l’intermédiaire
d’une activité de chargée d’étude, répondait à toutes mes attentes pour mes
perspectives professionnelles.
Ce rapport de stage rédigé tout au long de la mission se veut donner un aperçu
exhaustif et synthétique de mes activités professionnelles. Mais je pense que
c’est sans compter un recul significatif que peut représenter un laps de temps
ultérieur à cette activité de stagiaire.
Ce rapport est donc le bilan fait à un instant donné d’une activité professionnelle
qui m’a permis de mettre en application les enseignements de mon DESS.
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Introduction
SERDA, société de conseil en gestion des systèmes d’information
documentaires, m’a accueillie en tant que stagiaire pendant 4 mois et demi.
La mission pour laquelle j’ai été recrutée consistait à accompagner le groupe
utilisateur (responsable archive groupe, responsables des domaines
administratifs et productions) d’un grand groupe pharmaceutique : Sanofi-
Synthelabo. Cette mission se partageait en deux activités principales. La
première consistait à organiser la reprise des bases de données documentaires en
vu du passage vers un outil de gestion unique. La deuxième visait à établir un
référentiel documentaire pour l’ensemble du groupe.
D’autre part, tout au long de ce stage en parallèle avec la mission chez Sanofi-
Synthelabo, j’ai été intégrée à diverses missions soit liées à l’activité de conseil
soit en terme plus technique en faisant évoluer le site web de Serda.
Ce mémoire de stage se veut donc être le plus fidèle possible à mes activités.
Par conséquent dans un premier temps nous présenterons l’entreprise et ces
méthodologies particulières. Puis dans un second temps, nous décrirons les
activités propres au sein d’une activité de conseil. Cette seconde partie sera
illustrée par des exemples de réalisations concrètes. Et nous terminerons par
décrire plus particulièrement l’assistance à maîtrise d’ouvrage réalisée chez
Sanofi-Synthelabo.
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Présentation de SERDA
1. Présentation de l’entreprise
Raison sociale
(dénomination) – Sigle
Adresse complète du siège
social
24, rue de Milan 75009 Paris –
France
Téléphone : 33 1 445 345 00
Télécopie : 33 1 445 345 01
E-mail : [email protected]
Forme juridique Société Anonyme
Numéro d’inscription au
Registre du Commerce
R.C.S. PARIS B 343 242 509
(1988B00212) en date du 08 janvier
1988
1.1. Organisation du groupe
Le Groupe SERDA est dédié à 100% au domaine de compétence pour lequel il
intervient, soit l’ensemble du cycle de vie du document de sa création ou
réception à sa mise à disposition. Le cœur de thématique est l’optimisation de
la circulation et de l’accès à l’information via les systèmes documentaires
d’entreprise (documentation, dossier, courrier, index, lexiques, thesaurus, bases
d’information, etc.).
Le capital est entièrement possédé par les consultants associés et garantit par là-
même l’indépendance qui est due à chacun de ces clients. L’équilibre financier,
le niveau d’engagement capitalistique et les résultats réguliers depuis plusieurs
années renforcent leur engagement sur le marché.
Le Groupe SERDA est membre adhérent actif au sein des associations
professionnelles suivantes : AFNOR1, Syndicat National des Prestataires en
Information, Club de gestion des connaissances, Association des Archivistes
1 Association Française de NORmalisation
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français, Conseil International des Archives, Centre des Jeunes Dirigeants,
Association des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés, et adhère à leur
codes de déontologie et aux règles de bonnes pratiques.
Chargée de représenter la France en tant que membre de la Délégation française,
SERDA participe aujourd’hui, sous la direction du Service Technique de la
Direction des Archives de France, à l’élaboration de la norme ISO 15 489 sur
les archives vivantes (records management), qui devrait être approuvée en
2001.
Le Groupe SERDA, s’articule autour de 3 pôles différents.
• Conseil
• Formation
• Veille avec Archimag
1.1.1 Conseil
Les interventions du groupement SERDA se concentrent sur une
méthodologie éprouvée pour piloter des projets spécialisés dans la gestion
documentaire et l’archivage, les orientations dédiées aux nouvelles technologies
de l’information et de la communication (GEIDE, Workflow, Groupware,
Records Management) et l’ergonomie des postes de travail.
Elles ont pour vocation de :
- réaliser des audits et des analyses de l’existant,
- concevoir des études d’opportunité, des cahiers des charges et rédiger des
spécifications techniques, organisationnelles et financières,
- élaborer les procédures,
- assister la mise en œuvre des sites pilotes et des expérimentations,
- communiquer,
- animer les groupes de projet ad'hoc et les comités de pilotage,
- organiser les actions de formation,
- accompagner le choix et la mise en oeuvre.
1.1.2 Formation
SERDA est la première entreprise privée sur le marché français de la
communication et de la formation aux méthodes de gestion de l’information
documentaire, avec plus de 15 000 heures stagiaires assurées par an.
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Ses activités se déclinent selon les niveaux suivants :
1/ les séminaires de sensibilisation et d’information sur les nouvelles
technologies destinés aux décideurs, à la hiérarchie (directeurs, chef de services,
cadres)
2/ les formations sur-mesure intra-entreprise pour les groupes d’utilisateurs
sur les méthodes, outils, planification du changement, etc.
3/ les formations-action pour l’accompagnement d’acteurs particuliers comme
les chefs de projets, les responsables d’activité en évolution (archiviste,
documentaliste, records manager, knowledge manager, responsable de
l’intelligence économique, etc.),
4/ une formation diplômante de Records Manager créée et animée en
collaboration avec l’Université d’Angers dont le Groupe SERDA parraine
également le module NTIC du DESS du métier des archives.
5/ un engagement fort dans les modules universitaires spécialisés de l’Institut
Supérieur de Documentation, et dans le DESS spécialité Archives-
Documentation de l’Université de Tunis,
5/ les formations inter-entreprises qui sont programmées dans notre calendrier
annuel. Soixante dix sessions sont animées pour des groupes de 10 à 14
participants dans les normes qualités nouvellement définies par l’AFNOR.
Compte tenu de l’évolution rapide des méthodes et technologies, ce sont 20%
voire plus de nouveaux contenus qui sont conçus chaque année.
Voir en annexe 1 le détail des formations inter-entreprises proposées par Serda.
1.1.3 Veille
La veille est très présente car c’est une composante essentielle de la stratégie
d’entreprise. Qu’elle soit "métier", technologique ou concurrentielle, c’est un
élément clé du modèle économique du groupe, et chaque collaborateur, en
fonction de son expérience ou de son expertise, y est étroitement associé. Ainsi,
pour qu’il n’y ait plus des ressources et des informations isolées, le système
d’information mis en place fonctionne pour intégrer de manière coordonnée les
informations identifiées et les connaissances acquises au travers d’interfaces
spécifiques.
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De plus, les équipes d’Archimag, (soit un équivalent de 5 personnes à temps
plein) veillent depuis 15 ans sur le marché des NTIC.
Chaque mois, tout abonné à ce service reçoit ARCHIMAG qui diffuse
l’exhaustivité de l’actualité en matière de sociétés actrices sur le marché, de
produits, de sites installés, de méthodes utilisées et développées, de projets
clients, de visites de salons spécialisés nationaux et internationaux (Comdex,
Online, Forum de la GEIDE, Documentation, IDT, KM Forum, AIIM, etc).
En parallèle, des études de marché multiclients ou mono-client recensent
l’ensemble des produits dans chaque catégorie : progiciels d’archives de gestion
documentaire, de GEIDE, de Gestion des Connaissances, etc.
2. Compétences de SERDA
2.1. L’atout de l’expérience
SERDA SA conduit depuis plus de 15 ans des projets de systèmes d’information
documentaire, prenant en compte la gestion des informations et des documents,
depuis leur stade de production jusqu’aux étapes de classement et de mise à
disposition sur tous supports (papier et électronique).
La mise en place de tels systèmes d’information documentaire permet :
• d’associer plus étroitement les utilisateurs finaux aux projets pour
améliorer les chances de réussite et la rapidité d’intégration des
solutions
• d’intégrer l’assurance qualité au cœur des pratiques utilisateurs
• de choisir judicieusement les technologies adéquates intégrables et
évolutives à court et moyen terme compte tenu des fonctions offertes
actuellement par les NTIC
• de restructurer en profondeurs certains process
• de présenter des solutions intégrant les problématiques de gestion et de
mise à disposition de l’information
2.2. Méthodologie
Grâce à une expérience de 15 ans dans l’assistance au pilotage des projets
d’information documentaire, le groupe SERDA a développé des méthodologies
spécialisées approuvées par la Commission Européenne.
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2.2.1 la méthode MARCHIVE® (programme CEE esprit IV N° 22.076)
Cette méthode a été conçue pour être utilisée dans les grandes organisations
européennes afin de développer les nouvelles technologies sur de vastes
systèmes documentaires. Le consortium dans lequel SERDA représentait la
France comprend les pays d'Espagne, de France, d'Irlande et de Grande-
Bretagne. Cette méthode prend en compte la nouvelle norme ISO 15 489 (volet
des normes ISO 9000) sur le records management.
2.2.2 la méthode FlowGEID ®
Cette méthode s’applique au pilotage des projets de Workflow et de GEIDE
sous Intranet ou non dans les organisations. Cette méthodologie, également
compatible avec les normes de la GEIDE et du records management, garantit des
retours sur investissement situés entre 6 mois et 1 an et demi au plus.
2.2.3 la méthode 2V2P®
Cette méthode s’applique à l’ergonomie du classement et des flux
documentaires au niveau du poste de travail des collaborateurs dans l’entreprise.
3. Le système d’information de SERDA
Tout le monde est en réseau, via Lotus Notes et plusieurs briques composent cet
ensemble.
Certaines sont basées sur les échanges interpersonnels entre les équipes et les
activités. Elles permettent de stocker toutes les informations brutes recueillies
par les différents intervenants au sein de salons, conférences, listes de diffusions
etc…Ces informations sont alors accessibles et peuvent être ré-utilisées à des
fins de veilles commerciales, technologiques ou alors pour mener de nouvelles
prospections commerciales.
D’autres briques, essentiellement dédiées aux métiers de Serda, se décomposent
sous forme d’espaces de travail collaboratifs (agendas partagés, bases de
connaissances), alimentés par des données et des documents élaborés dans le
cadre de projets menés par les équipes, et qui sont réservés en droits d’accès :
partagés en lecture par les collaborateurs du groupe, restreints en mise à jour
aux seuls intervenants directs.
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Citons en particulier une base de type knowledge qui constitue un point central
dans ce dispositif. Cette base détient l’ensemble des modèles, des
documentations sur les différents axes de compétences de SERDA.
Cette base répond alors aux objectifs suivants, permettre à tous d’avoir un
espace commun de ressources d’informations sur les métiers du groupe, être un
lieu à la croisée des différentes activités des collaborateurs.
.
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Un stage dans une entreprise de
Conseil
Des suites de mon intégration en tant que stagiaire au sein du pole conseil de
Serda, j’ai pu me familiariser avec les différentes étapes de suivi d’une mission.
1. Les missions du conseil
1.1. La proposition commerciale
Chaque mission a pour préliminaire, la proposition commerciale. Un consultant
prend contact avec l’entreprise qui fait appel à lui et réalise le devis de la
mission éventuelle. Ces nouvelles missions potentielles peuvent avoir
différentes origines :
- fidélisation d’un ancien client
- prospection commerciale
- relation avec le pole formation
Cette proposition peut aboutir sur une affaire. Dans le cas contraire, on parlera
de PNA2.
A l’ouverture de la mission, on lui attribue un code affaire. On désigne un
Responsable affaire et un directeur de mission.
La mission se déroule en plusieurs phases :
1.2. Phase de lancement
Un chef de projet et un ou plusieurs groupes projets ont été désignés ainsi qu’un
comité de pilotage. Lors de la première réunion de lancement, ils sont chargés
de valider les travaux conduits par SERDA ou par le(s) groupe(s) projet. Une
note de cadrage vient alors préciser le calendrier et les modalités de conduite de
projet.
2 PNA : Proposition non aboutie
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1.3. Analyse de l’existant et des besoins
Selon les demandes exprimées ces analyses peuvent porter sur différents sujets
tel que l’implantation de logiciel d’archivage, de GEIDE, d’analyse de
circulation des flux documentaires etc.
Prenons l’exemple d’une analyse visant à établir une cartographie de
l’organisation documentaire au sein de services ou départements d’une
entreprise.
Un ensemble de réunions avec les groupes de projets et d’entretiens avec les
coordinateurs vont alors permettre de constituer cette cartographie. Au terme de
cette phase un rapport est rédigé. Une première version est proposée au chef de
projet et au comité de pilotage. Ces derniers émettent des remarques afin
d’élaborer une deuxième version de cet état en accord avec toutes les parties.
1.4. Mise en place de la solution
L’objectif de cette phase est d’organiser la mise en place de la solution par les
choix de gestion, la mise en place de nouvelles procédures ou la mise en place
d’un plan d’action.
A l’issu de ces phases essentielles dans le suivi de projet, la mission entre dans
une phase concrète de livraison de documents commandés, réunions de suivi,
dialogue avec les interlocuteurs, encadrement des prestataires si la mission
nécessite la mise en place d’une régie…
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2. Participation aux diverses activités
Au cours de ma mission chez SERDA, j’ai été intégrée à diverses phases de la
gestion du projet, selon l’avancement des missions.
J’ai eu en charge différents types d’activités qui correspondent aux étapes
successives du suivi d’une mission. L’objectif de cette partie est de replacer mes
différentes interventions dans le cadre logique du déroulement d’un projet.
2.1. La proposition commerciale : la réponse à l’appel d’offre du ministère de
la fonction publique et de la réforme de l’état
2.1.1 La mission
Le service public est engagé dans un fort développement de la qualité de ses
prestations, centré notamment autour de l’amélioration de la relation avec les
usagers. Or cette relation bute souvent, et surtout pour les citoyens les plus
« fragiles » sur des difficultés de compréhension réciproques dues à la fois à la
capacité d’écoute des agents, qu’à la technicité et à la complexité du langage
utilisé.
Ce dernier point fait l’objet de la consultation. Il s’agit en effet de simplifier le
langage administratif courant de l’administration, notamment dans sa
dimension écrite, au travers des courriers envoyés et des formulaires mis à
disposition, pour permettre aux usagers une meilleure compréhension.
2.1.2 La proposition commerciale
SERDA a donc répondu à cette offre.
Madame Caroline BUSCAL, consultante associée et responsable du pole
conseil, a constitué un dossier en mesure de répondre aux attentes et besoins du
client. Afin de proposer une équipe de travail exhaustive, elle a émis l’idée de
recruter un linguiste spécialisée en lexicologie.
J’ai donc eu cette recherche à effectuer. Je suis rentrée en contact avec Madame
Lallich-Boidoin, professeur à l’université Lyon 1 et à l’ENSSIB, qui m’a
aimablement fourni des pistes de recherches afin de trouver des interlocuteurs
pertinents.
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J’ai décidé de faire mes recherches via mail en rédigeant une lettre de
présentation type de la mission et en l’envoyant ensuite aux lexicographes
identifiés.
Ci dessous voici la copie du mail envoyé :
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter car nous cherchons à rentrer en contact
avec un linguiste pour un projet du Ministère de l'Intérieur avant le 20 juillet.
Notre société SERDA sa est une société indépendante de consulting et de
développement de compétences pour la définition et la réalisation de systèmes
d’information documentaires.
Voici en quelques mots ce dont il s'agit : le Ministère conscient du fait que le
langage des textes administratifs est incompréhensible par les citoyens que nous
sommes, s'est fixé comme objectif la construction d'un index pointant
vers ces textes. Il a donc lancé un appel d'offres.
Or cet index doit être bâti à partir d'expressions "synonymes" issues de
différents registres de langue.
Pourriez-vous adresser ce message aux personnes susceptibles d'être
intéressées que ce soit des linguistes qui pourraient soit faire faire le travail en
partie par un thésard, soit apporter leur expertise.
Je vous en remercie par avance.
Une fois que la première prise de contact avait eu lieu, je m’entretenais avec les
personnes dont les candidatures étaient retenues. A l’issue de ces contacts, la
personne la plus compétente a été mise en relation avec Madame Buscal. Cette
même spécialiste a été intégrée au sein de notre offre commerciale en tant
qu’expert en terminographie et lexicographie.
Cette expérience m’a permis de réaliser l’importance du travail en équipe et de
la constitution judicieuse d’un groupe de travail.
L’apprentissage de la lecture des atouts de chaque candidature d’intervenants se
faisait avec comme ligne directrice la constitution d’un groupe hétérogène et
complémentaire.
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2.2. Suivi de mission : Intervention pour le pré-archivage des études
cliniques de Sanofi-Synthelabo recherche.
2.2.1 Mission
Cette mission avait déjà débuté depuis le début de l’année 2000. Elle consiste à
mettre en place un prestataire, employé par SERDA, sur place, chez le client. Il
a pour mission de réaliser un pré-archivage d’étude clinique.
Le poste se définit par l’assistance à une archiviste du groupe dans le cadre de
son activité de traitement des études cliniques à archiver. Il s’agit alors de
décharger cet archiviste des tâches matérielles d’archivage.
La mission qui m’était impartie, en tant que chargée d’étude, consistait à
effectuer un suivi ponctuel de l’avancement des travaux sur place. Ce suivi
consistait à utiliser des grilles hebdomadaires, rempli par l’employé sur place,
qui me permettait d’effectuer un contrôle qualité des travaux de pré-archivage
en cours.
Mais ces grilles permettaient aussi de maîtriser l’emploi du temps du prestataire
qui était parfois assigné à des missions non prévues dans le cadre du contrat.
Nous avions donc avec l’accord de Madame BUSCAL établit une limite de jours
à ne pas dépasser en activité hors contrat. Si celui ci était dépassé nous nous
manifestions auprès de la responsable sur le site et nous effectuions une remise
à niveau.
Cette activité c’est révélée très formatrice, l’encadrement d’une personne ainsi
que la gestion des relations avec le client dans un tel cadre ne m’était pas du
tout familier.
2.2.2 Evolution de la mission
Recrutement d’un nouvel employé
Pendant le laps de temps de mon stage le client a émis le souhait de prolonger
l’action de SERDA dans la mission de pré-archivage. D’un point de vu juridique
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il n’était plus possible de garder la personne en poste3. Nous avons donc dû
engager une procédure de recrutement.
Je recevais donc régulièrement des CV que je consultais grâce à l’aide précieuse
des autres consultants, forts de leurs expériences. Après un laps de temps de
recueillement des CV nous avons décidé de faire venir trois candidats. Cette
période c’est révélée là aussi très formatrice. Je n’avais jusqu’à lors jamais
effectué d’entretien de recrutement. Je m’y suis alors beaucoup préparée en
prenant conseil auprès des membres du pole conseil et en effectuant une grille
d’évaluation4. Le premier entretien a été difficile car je ne maîtrisais pas bien les
tenants et les aboutissants d’un tel type d’entrevue, je manquais d’assurance.
J’ai essayé de me bonifier au fil des entrevues. Je pense avoir réussi à maîtriser
mon appréhension face à des candidats même si j’ai encore bien conscience des
perfectionnements dont j’ai besoin. Tout au long des entretiens je n’étais pas
seule car Madame JUIN, consultante, était présente et m’assistait en cas de
difficultés. Nous avons réussi à trouver un candidat répondant aux critères.
Prise de fonction du nouveau candidat
J’ai eu à intégrer le nouveau prestataire au sein de l’entreprise hôte. La charge
émotionnelle d’une telle intégration était réelle et là encore il a fallut bien
prendre en compte le vécu du projet.
En définitive, la mise en régie était une facette cachée du métier. Cette activité
ne demande effectivement pas beaucoup de valeur ajoutée au niveau intellectuel
mais demande beaucoup d’attention au niveau humain.
2.3. Mise en place de la solution : mise en application du plan de classement
pour la direction du CETE
La direction du CETE (Centre d’Etude Technique de l’Equipement) avait
identifié un besoin de structuration de ces documents écrits, reçus et produits.
Un plan de classement unique et partagé pour les documents sur support papier
et électronique ainsi que des règles de nomenclature applicables aux fichiers
bureautiques ont donc été élaborés lors d’une mission effectuée par un
consultant et un chargé d’étude de SERDA.
3 Dans le cadre législatif, la période maximal d’un CDD est de 18 mois, avec la possibilité dans cette période de renouveler un contrat deux fois. Pour le cas ici présent l’employé sur place avait déjà eu deux renouvellements de contrat. 4 Voir en annexe 2 le détail de cette grille
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Dans ce cadre et pour assurer la continuité de cette phase d’analyse de la
typologie et d’élaboration du plan de classement, la Direction du CETE a
souhaité mettre en application ce plan et ces règles, aux fichiers actuellement
classés dans les répertoires de la direction du Secrétariat Général.
L’étude couvre l’ensemble des documents électroniques reçus et produits par la
Direction du CETE et du secrétariat général.
Cette phase comprend la reprise de l’existant des documents électroniques
essentiels, soit au plus de 750 fichiers (sur une base de 150 fichiers par jour).
Pour ce faire nous avons mis en place une méthodologie :
! Mise en place effective du plan de classement sur le serveur de la
direction
! Renommage et reclassement des documents électroniques dans le
nouveau plan de classement. Pour chacun des documents nous avions les
informations suivantes : la codification de la typologie documentaire,
intitulé du document, la date de création et le code de la rubrique du plan
de classement des documents.
Pour chacun des fichiers, je faisais une lecture rapide et je décelais
l’information essentielle qui me permettait alors de mettre un objet clair dans
l’intitulé du fichier. Ce travail a été très intéressant et m’a permis d’être intégrée
dans une autre structure d’entreprise avec des interactions différentes entre les
personnes.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
22
Mission de conseil : Assistance à
maîtrise d’ouvrage chez Sanofi-
Synthelabo Groupe
1. Le contexte de la mission
Le projet d’archivage groupe MAGIE (Mémoire des Archives et Gestion de
l’Information de l’Entreprise) a pour objectif de mettre en place un outil
modulaire, comprenant un ensemble de fonctionnalités intégrées, permettant de
gérer le cycle de vie d’un document depuis sa création jusqu’à son terme de
conservation défini par les textes légaux ou préconisées par les directives
internes.
1.1. Les axes du projet
Ce système d’information doit permettre de gérer plus efficacement l’existant et
répondre aux nouveaux besoins liés à l’évolution des technologies relatives à la
création et à la diffusion de l’information.
Cet outil devra donc répondre aux critères suivants :
o Gérer par un outil fédérateur les archives physiques existantes
aujourd’hui, quels que soient leur support, leur mode de stockage, leur
« âge » etc. En volume, la majorité des archives est constituée de
plusieurs centaines de milliers de dossiers papier rangés dans les boîtes
d’archives et conservés dans les magasins d’archives.
o Remplacer par la numérisation des documents, en fonction des
priorités et des besoins, une partie significative de l’existant papier par
l’archivage des supports électroniques.
o Proposer des solutions de gestion électronique de l’information et de
documents existants (GEIDE) permettant de retrouver des documents
en se basant sur une indexation adaptée aux besoins des différentes
fonctions de l’entreprise et métiers du groupe et tenant compte de la
nature administrative, scientifique ou technique de l’information.
Ces besoins exprimés et les besoins latents d’archivage sont liés :
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
23
- aux différents métiers impliqués dans l’industrie pharmaceutique de Sanofi-
Synthelabo.
- aux grandes fonctions de l’entreprise définies dans sa structure
organisationnelle.
- à l’âge du document à l’intérieur de son cycle de vie et aux besoins
d’exploitation qui lui sont attachés.
- aux différents acteurs qui interviennent au cours de son cycle en termes de
créations, diffusion, classement, exploitation.
Ces critères sont énoncés selon leur ordre d’importance, par conséquent la
première priorité du projet MAGIE est la gestion des archives physiques.
1.2. Synthèse de l’existant
Sanofi-Synthelabo résulte depuis mai 1999 de la fusion de deux groupes
pharmaceutiques français.
L’existant en matière de gestion des archives est le reflet d’historique et culture
d’entreprise différent auquel s’ajoutent les spécificités de chacun des métiers du
groupe.
Les disparités se retrouvent tant au niveau des modes de fonctionnement, des
procédures, des informations gérées que des outils.
1.2.1 Les outils
1.2.1.1 Les outils de gestion documentaire
Tous les outils de type GEIDE, WORKFLOW, GROUPWARE, archivage
électronique utilisés dans le groupe ne sont pas recensés.
Concernant les activités métiers de la recherche, les sites de la direction
scientifique sont dotés d’outils de gestion documentaire de données scientifiques
(DOCUMENTUM) et mettent en place un système d’archivage électronique
appelé ADELE (Archivage des Données ELEctroniques).
1.2.1.2 La gestion des archives
La volumétrie la plus importante est constituée de boîtes d’archives qui sont
versées par les services producteurs au service d’archivage du site dont ils
relèvent. Même si la plupart des documents produits existent sous support
électronique, une version papier est toujours conservée car s’agissant de
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
24
l’application du droit de la preuve, c’est encore et surtout l’original papier qui
fait foi.
Les outils de gestion de ces archives vont de la gestion papier en passant par des
applications développées avec des logiciels de type bureautique jusqu’à des
logiciels spécifiques au métier d’archiviste.
Une douzaine d’applications a été recensée sur différentes plates-formes, parmi
lesquelles figurent TEXTO, VAX, DBASE III, FILEMAKER PRO, EXCEL.
Les progiciels métiers
SAGA : logiciel développé par la société AMJ qui assure la gestion des archives
scientifiques, administratives et historiques des sites parisiens ex-Sanofi. Les
données actuellement gérées concernent 15 000 boîtes.
Ses principaux points faibles :
- ce système ne gère que le contenant (boîte d’archives)
- la base de donnée est non partageable
- les possibilités de recherches sont fermées
TAURUS : Progiciel ex-Synthelabo de la société EVER. Ce progiciel est
dépassé car la version utilisée n’est pas garantie conforme an 2000. La
volumétrie totale des boîtes qu’il gère est de 80 000.
INFOCENTRE SAS : Archives comptables et dossiers du personnel d’un site
du périmètre ex-Synthelabo5.
BASDOC : Logiciel ex-Synthelabo. Cet outil d’archivage gère tous les rapports
cliniques. Il contient une fiche descriptive par rapport (environ 25 000) venant
de l’ensemble du groupe et de tous les périmètres fonctionnels et métiers.
1.2.2 Principes généraux de la nouvelle organisation
L’administration des Archives est dirigée par un responsable Archives Groupe.
Les règles communes à la constitution d’archives sont établies au niveau central
et constitueront la nouvelle charte de classement et d’archivage Groupe.
La gestion physique des archives sera gérée par un outil unique qui permettra de
gérer tant les espaces de stockage que les années de destruction des documents.
5 Site d’archives d’AMILLY (45)
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
25
1.3. Expression des besoins
Sanofi-Synthelabo souhaite mettre en place une solution progiciel pour la
gestion des archives physiques dans tous les domaines de l’entreprise. A ce titre,
tous les services de l’entreprise vont pouvoir verser des Unités d’Archivage en
vue de leur conservation selon les règles archivistiques attachées aux articles.
Le nouvel outil doit permettre le référencement et la traçabilité des articles au
sein de l’organisation.
La solution devra entre autre prendre en compte les aspects suivants :
- la création et la gestion des bordereaux électroniques de
versements
- la logistique du mouvement des articles avec la technologie des
codes à barre
- la gestion des adresses et des sites de stockage
- l’ouverture vers la numérisation des documents en vue de leur
dématérialisation.
Après la phase d’appel d’offre et l’étude des réponses faites par les différents
soumissionnaires, la réponse faite par Damaris SA6 a été retenue.
Le progiciel Damaris solution globale semblait répondre à la majorité des
attentes du groupe utilisateur et de la direction des systèmes d’information de
Sanofi-Synthelabo.
1.4. L’équipe de travail
Cette dernière est constituée de différents interlocuteurs même si quatre d’entre
eux constituaient le noyau de l’équipe :
- MB, responsable archive du groupe Sanofi-Synthelabo
- MC, chef de projet MAGIE pour Sanofi-Synthelabo
- Caroline Buscal, responsable de l’activité conseil et consultante
associée pour la SERDA
- Moi même, chargée d’étude stagiaire SERDA
Mais aussi pour les différentes facettes du projet nous avions eu à collaborer
avec :
- PB, directrice du service des systèmes d’information
6 DAMARIS siège social, 1 avenue de Mont-Louis 69410 Champagne au Mont d’Or
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
26
- JM, responsable de projet MAGIE pour l’informatique
- ODB, responsable des archives administratives et historiques.
- GG, responsable des archives de la recherche scientifique.
- AG, responsable des archives industrielles
Le facteur humain était très fort au sein de cette mission :
# Le projet MAGIE s’inscrit dans un concept très novateur
car c’est la première fois qu’un projet regroupe tous les
domaines du groupe pharmaceutique.
# Les fonds pour ce projet destiné à un groupe utilisateur
hétérogène (domaine administratif, affaires industrielles
et scientifique) proviennent du service informatique.
Cette organisation est alors susceptible de générer des
conflits entre le service informatique demandeur de
résultats rapidement et le groupe utilisateurs partisan
d’un plan d’essai et de test sur la durée afin d’obtenir un
outil le plus proche des besoins attendus et exprimés.
2. Mission SERDA
La mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage consiste à accompagner le groupe
de projet de Sanofi-Synthelabo constitué des utilisateurs (responsable archive
groupe, responsables des domaines administratifs et productions) et des chefs de
projets informatiques dans la reprise des bases de données documentaires et
archives et à mettre en place le référentiel documentaire du groupe. Cette
mission se doit aussi de prendre en compte les enjeux humains exprimés
ultérieurement.
Les objectifs concrets de cette mission sont doubles :
$Etablir le référentiel documentaire des productions documentaires de
l’ensemble du groupe (domaine recherche scientifique, domaine affaires
industrielles et domaine administratif et historique).
$Assister le groupe de travail au transfert des données contenues dans
différentes bases vers un outil informatique unique Damaris solution
globale. Ce qui équivaut au transfert de 450 000 lignes avec un objectif de
reprise à 60% du volume global.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
27
2.1. Etablissement du référentiel documentaire
L’élaboration d’un référentiel documentaire a pour objectif de recenser les
productions documentaires du groupe pharmaceutique : Sanofi-Synthelabo pour
améliorer la gestion des archives du groupe. Cet état des différentes productions
documentaires sera intégrée au nouveau logiciel de gestion d’archives et
permettra le nouveau référencement intellectuel des archives.
Nécessairement, les trois grands domaines sont passés en revue :
- administratif et historique
- recherche
- affaires industrielles
Pour chacune d’entre elle, nous allons effectuer un recensement des typologies
documentaires. Ce dernier va obéir à une méthodologie prédéfinie et réitérée
pour chacun des trois domaines.
Intérêt d�une telle
réalisation
Le référentiel documentaire en dressant une cartographie des documents
produits au sein du groupe va permettre d’établir les règles communes à la
constitution d’archives
Il constituera la nouvelle charte de classement et d’archivage Groupe.
2.1.1 Structure du référentiel
Le référentiel va s’organiser sous une forme arborescente, structurée avec les
informations suivantes :
♦ DOMAINE : avec les trois grands domaines identifiés précédemment à savoir
le domaine administratif et historique, recherche et affaires industrielles.
♦ FONCTION : différents type de fonctions identifiées au sein des grands
domaines. Afin d’être le plus exhaustif possible nous avons travaillé avec les
organigrammes de l’entreprise. Nous tâchions de faire état de chaque fonction
émettrice de documents à archiver.
♦ ACTIVITE : activité particulière identifiée au sein des fonctions
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
28
♦ NATURE : nature documentaire ou grande famille documentaire des pièces
décries. Nous avons tenté de les homogénéiser au maximum afin de proposer
une liste des familles documentaires synthétique.
♦ TYPOLOGIE : descriptif des documents
♦ OP/FONCT : OP pour un document opérationnel et FONCT pour un
document fonctionnel
♦ DCR : Durée de Conservation Réglementaire issue des textes légaux ou des
pratiques régissant la gestion des archives au sein du groupe.
♦ OBSERVATION
Cette description reprise sous une forme arborescente donne la structure
suivante :
Domaine
Fonction Fonction Fonction
Activité Activité Activité
Natu
Pour chacun des domaines, des
fonctions, activités, natures et
typologies documentaires le
développement se fait de manière
identique.
Typologie
document
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB
29
Titre : schématisation de la structure du référentiel documentaire du groupe SANOFI-SYNTHELABO
Nature Nature re
Typologie
documentaire
Typologie
documentaire
aire
DCR
Opérationnel ou fonctionnel
Observation
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 30
2.1.2 Méthodologie
L’ensemble des sites étant réparti sur le territoire français, nous avons choisi
d’en sélectionner trois qui nous paraissaient les plus représentatifs pour les trois
grands domaines :
- CHILLY-MAZARIN (91) pour le domaine recherche
- AMILLY (45) pour le domaine des affaires industrielles
- GENTILLY (94) pour le domaine administratif et historique.
La démarche que nous avons suivie :
! Déplacement au sein des différents sites et rencontre des
interlocuteurs pertinents afin de préciser les principales thématiques
de chacune des fonctions de chaque domaine.
! Analyse sur le terrain des fonds documentaires (analyse des bases
documentaires, des dossiers, des documents…).
! Nous avons alors rencontré les archivistes ou les responsables
archives des sites visités. Nous faisions un état des lieux en nous basant
sur l’analyse de l’existant des bases de données réalisée auparavant par
MC.
! Consolidation en cabinet des informations recueillies par fonction. Cette
activité consistait à retravailler la première version du référentiel établie
au cours des réunions de travail précédentes grâce aux textes
administratifs et aux différentes études réalisées par la SERDA dans des
entreprises pharmaceutiques (2 et 4).
! Proposition aux responsables des domaines d’une version soumise à leur
validation des productions documentaires les concenant.
2.1.3 Elaboration du référentiel documentaire du domaine recherche
2.1.3.1 Présentation des typologies documentaires abordées
Les typologies documentaires répertoriées au sein de ce référentiel sont
produites au cours des recherches pharmaceutiques conduites afin d’obtenir une
Autorisation de Mise sur le Marché (AMM) permettant la commercialisation
d’un produit pour 5 années. Passé ce délai une nouvelle demande d’AMM est à
réaliser (4). A l’origine de chaque dossier d’AMM se trouve la source, c’est à
dire l’ensemble de rapports d’analyses et d’expertises qui ont été nécessaires à
l’AMM France. Ce dossier source est apellé dossier de base. Ces rapports sont
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 31
regroupés dans des parties bien distinctes, normalisées au niveau de l’union
Européenne7.
Ci-après la structure normalisée du dossier de base (basical file) :
Chaque partie est en suite divisée en plusieurs sous-parties que nous
n’expliciterons pas ici dans un souci de lisibilité.
En résumé, le dossier d’AMM est avant tout constitué :
- d’une demande d’autorisation de mise sur le marché
- d’un ensemble de rapports d’expertises élaborés au cours de
différentes phases de la création d’un produit.
7 Volume 2B : the notice to applicants issu than the rules governing medicinal products in the European Union, January 1997.
PARTIE I
Résumé (summary) et rapports sur la documentation
PARTIE II
Partie pharmaceutique (Quality) composée de l’ensemble de
rapports d’Assurances Qualités et dossiers de fabrication
PARTIE III
Partie préclinique (Safety) composée de l’ensemble de rapports
d’analyse de sécurité animale
PARTIE IV
Partie clinique (Efficacity) comprenant l’ensemble des rapports
d’études sur l’efficacité du produit chez l’homme.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 32
2.1.3.2 Elaboration du référentiel
Cette partie du référentiel c’est établie à la fois sur le site de Chilly-Mazarin, et
en partie grâce aux bases de données documentaires de ce domaine.
Un premier travail réalisé en amont par Madame BUSCAL et MG a consisté à
exporter les grilles de saisie8 des différentes fonctions du domaine recherche
sous un document excel. Ce premier document permettait d’avoir une base de
travail pour la constitution du référentiel de ce domaine.
Après mon arrivée sur la mission, nous avons travaillé avec MB et GG afin de
ne pas oublier de fonction particulière au domaine recherche. Ce travail était
essentiel car sans une cartographie complète des différentes fonctions liées au
domaine recherche ce dernier ne pouvait être complet.
Une fois cette étape réalisée. Nous avons travaillé en cabinet à l’aide de l’étude
précédemment réalisée et grâce aux textes officiels concernant la conservation
des archives en entreprises. Nous synthétisions ces données sur un document
Excel qui nous permettait de bien structurer chacune des typologies. Afin
d’obtenir un référentiel le plus cohérent possible avec la mentalité du groupe,
nous avons essayé d’homogénéiser au maximum les différentes natures
documentaires. Nous avons réussi à obtenir une liste de 24 natures différentes
pour l’ensemble des typologies documentaires liées à la recherche9.
Dans un souci de réalisation d’un outil global pour toutes les filiales du groupe
nous avons traduit en anglais les natures et les typologies. Certaines traductions
très spécialisées nous ont fait défaut, nous en avons donc laissé le soin à GG.
Ci-joint en annexe 4 la version 1, validée par GG, du référentiel documentaire
du domaine recherche10.
8 Ces grilles de saisies permettaient aux utilisateurs qui voulaient verser leurs archives de trouver les dénominations des documents les plus frequemment produits par leur service 9 Voir annexe 3 10 Voir annexe 4
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 33
2.1.4 Elaboration du référentiel domaine affaires industrielles
Cette partie du référentiel a été réalisé en collaboration avec MB et l’archiviste
du site de production/distribution d’Amilly AG. Bien entendu sur place nous
avons rencontré les interlocuteurs pertinents pour mener à bien cette réalisation.
Lors de notre première visite sur le site nous avons comme pour le référentiel de
la recherche exporté les informations contenues dans les grilles de saisie. Cette
première salve d’informations nous facilitait la prise de contact avec les
différents services du site. En effet d’avoir des exemples précis de types de
documents aidait nos interlocuteurs à cerner ce que nous attendions d’eux. Nous
désirions qu’ils nous dressent un état de lieux des documents les plus souvent
produits et archivés par leur service.
Nous avons donc dans ce cadre là rencontré différents interlocuteurs :
- pour le service de l’assurance qualité
- pour la maintenance
- pour la calibration
- pour les gammes et les spécificités des produits fabriqués et/ou
distribués. Les grandes catégories des documents sont distribuées
sous forme de pâteux (en tube) ou de sachets. Ces particularités
amènent des différences lors du suivi du produit. Les productions
documentaires sont donc différentes.
Ces rencontres étaient fortes intéressantes car elles nous permettaient de rentrer
en contact avec les différents corps de métiers liés à ce groupe pharmaceutique.
Nous avons parfois eu du mal à faire s’exprimer de manière claire les
interlocuteurs qui n’avaient pas l’habitude de décrire leur service ou leur
activité en terme de production documentaire.
La première version en monolingue a été livrée à AG et MB. Mais nous avons
bien à l’esprit que cette version devra être retravaillée, voir annexe 5. Afin que
cette dernière puisse correspondre aux attentes de l’ensemble des sites de
production et de distribution français et qui plus est internationaux.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 34
2.1.5 Elaboration du référentiel domaine administratif et historique.
Cette dernière partie du référentiel a été la plus difficile à construire car elle
représente tous les documents dits de fonctionnement mais aussi toutes les
pièces relatives aux modifications et évolutions des produits pharmaceutiques
du groupe. L’appréhension de ce domaine nous a pris plus de temps et par
conséquent l’élaboration du référentiel aussi.
Nous avons ici travaillé en étroite collaboration avec le responsable des archives
groupe et celui des archives historiques et administratives.
Comme précédemment nous avons obtenu une première grille de travail en
exportant les grilles de saisie de ce domaine. Mais ces dernières ne
représentaient qu’une partie des fonctions de ce vaste domaine.
La particularité de ce dernier est qu’il gère tant de pièces de fonctionnement
d’un service - telles que les ressources humaines - que des pièces relatives à
l’évolution de l’existence d’un produit. Le domaine consacré à la recherche gère
les pièces antérieures à la mise sur le marché du médicament. Mais ces produits
une fois sur le marché connaissent une évolution, que ce soit une demande de
renouvellement de dossier d’AMM, de renouvellement de test d’un produit sur
animaux etc… Ces pièces là sont conservées par les services administratifs de
Sanofi-Synthelabo.
En travaillant avec les différents intervenants nous avons alors essayé
d’organiser toutes ces documentations de manières fidèles à l’organisation du
groupe.
Lors de ces réunions nous avons rencontré les représentants du service des
ressources techniques et surtout ODB et HB qui s’occupent de gérer ces
archives. Leur connaissance de l’organisation du groupe nous a été très
précieuse.
Le référentiel obtenu (en annexe 6) après avoir retravaillé les données
recueillies en cabinet à l’aide des textes officiels a été présenté aux responsables
des archives groupes et administratives. Ils ont alors mis en place un cycle de
validation des productions documentaires par fonction auprès des responsables
de ces dernières.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 35
2.1.6 Bilan de ma participation
La première partie de cette assistance à maîtrise d’ouvrage m’a permis de mettre
en pratique ma double compétence. En effet, mes connaissances en archivistique
et en gestion documentaire ont été ici mises à contribution.
Dans un premier temps, mon activité se bornait à rédiger et synthétiser les
comptes-rendus des réunions du groupe de projet concernant le référentiel. Mais
très rapidement Madame Buscal m’a permis d’organiser l’évolution du projet et
d’animer des réunions de travail avec les différents interlocuteurs. Elle n’en
restait pas moins présente car j’obtenais toujours son aval pour la poursuite du
projet. La réalisation de ce référentiel documentaire pour l’ensemble du groupe
a demandé de nombreuses versions de travail intermédiaires qui m’ont alors
permis de synthétiser les productions du groupe, leurs us et coutumes au niveau
du traitement des documents ainsi que les textes officiels (2).
Au sein de cette partie du projet, j’ai donc dû faire appel à ma double
compétence universitaire ainsi qu’à mon expérience professionnelle aux
Archives Municipales de Lyon afin de produire avec les collaborateurs de
Sanofi-Synthelabo un outil au plus proche de leur désidératas.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 36
2.2. Reprise des bases de données en vu du passage vers un outil unique :
DAMARIS
L’autre mission de la SERDA pour cette assistance à maîtrise d’ouvrage a été
d’assister le groupe projet pour le transfert des bases de données de gestion des
archives vers un progiciel unique Damaris solution globale. Cette assistance
c’est aussi doublée d’une aide pour le paramétrage de la maquette du nouvel
outil aux normes de Sanofi-Synthelabo.
2.2.1 Elaboration des procédures pour la reprise des bases
Comme nous l’avons identifié lors de l’analyse de l’existant, nous avons
différents supports informatiques à transférer sur un seul outil de gestion des
données archives.
Nous avons mis en place une stratégie qui nous permettait d’envisager de
manière globale cette reprise mais qui était suffisamment souple pour s’adapter
aux spécificités de chacune des bases à reprendre :
! . Nous recensions pour chacune des bases l’ensemble des données
utiles pour la gestion des archives qui n’existaient que sur support
papier. Cet état des lieux nous a permis de dresser un cahier des charges
de toutes les saisies à faire-faire par un prestataire privé11.
! Nous analysions les méthodes de recherches employées par chacun
des archivistes pour retrouver des informations sur leurs bases de
données. Cet aperçu nous permettait d’envisager les champs essentiels à
reprendre lors du transfert de données sur le nouvel outil.
Afin de rendre plus parlante une telle stratégie, il est joint en annexe 7 un
compte-rendu de réunion visant à établir la reprise des bases de Taurus.
11 La saisie est de plus en plus sous-traitée en pays étrangers (par exemple en Asie) ou les saisisseurs sont rémunérées au nombre de mots saisis. L’incompréhension de la langue et les termes saisis entrainent une double vérification de la saisie est alors instaurée. Cette technique donne des résultats satisfaisant.
2.2.2 Le processus du projet
Un calendrier prévisionnel a été élaboré en partenariat avec les différents
acteurs du projet, tant du côté Sanofi-Synthelabo que Damaris et Serda. En effet,
comme dans toute conduite de projet la nécessité d’avoir un cadre temporel est
essentiel pour la bonne gestion de la mission.
Le calendrier que je vais ici décrire, devait s’organiser ainsi, mais c’était sans
prendre en compte les contre-temps.
SUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJET
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 37
Livrée au 30/10
Réalisée en amont Au 15/11
Par le groupe projet,
et la DSI.12
Décembre
De octobre à décembre
Légende :
: travail réalisé par Damaris
: travail réalisé conjointement entre Sanofi-Synthelabo, Damaris (pour
l’assistance technique) et Serda.
Développement des grands axes du projet
o Développement : phase liée à l’éditeur du logiciel, Damaris, qui doit
développer des fonctionnalités essentielles non présentes dans l’outil.
12 Direction des Services d’Information
ETUDE
DEVELOPPEMENT
MAQUETTE
SITE PILOTE
MISE EN
PRODUCTION
REPRISE DES DONNEES
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 38
Cette réalisation est fondamentale pour la poursuite du projet car elle
conditionne la pertinence de la maquette mise en phase pilote.
o Maquette : cette étape fait l’objet de la partie suivante
o Pilote : mise en production de la maquette sur deux sites pilotes : Chilly-
Mazarin et Gentilly. Chilly s’orientera vers le test des archives
scientifiques tandis que Gentilly celui des archives administratives. En
parallèle avec cette phase le processus de reprise des données est aussi
amorcé pour que les deux travaux soient terminés avant la phase de mise
en production.
o Mise en production : déploiement de l’outil sur l’ensemble des sites
avec les données des différents outils antérieurs.
2.2.3 Paramétrage de la maquette
La mise en place d’une maquette aux normes et attentes de Sanofi-Synthelabo a
été commandée à l’éditeur du logiciel d’archives Damaris. Lors de cette étape
du projet nous avons été soumis à des problèmes relationnels entre le groupe
projet, la DSI de Sanofi-Synthelabo et l’éditeur en question. Le terme de
maquette que nous allons développer ci dessous a été compris de manières
différentes par les protagonistes.
En effet, pour Damaris la terminologie maquette signifiait une version allégée
du produit standard sans personnalisation. Tandis que pour Sanofi-Synthelabo
cette phase de construction du prototype nécessitait des paramétrages
spécifiques au fonctionnement du groupe. Ces derniers avaient d’ailleurs été
annoncés lors de la rédaction du cahier des charges.
L’origine principale de ce problème a été un quiproquo sur les définitions
données par les uns ou les autres aux différents termes utilisés pour construire le
cahier des charges. Cette situation a aboutit à une réelle situation de conflit ou
Madame PB a eu à ré-exprimer de manière virulente les attentes du groupe au
PDG de Damaris.
Le rôle de Serda a été très important ici. Le consultant est extérieur et peut
observer la situation d’une manière plus objective. En situation de conflit son
jugement est pris très au sérieux.
L’apprentissage que j’ai retiré d’une telle situation a été d’une part la nécessité
d’employer des termes définis au préalable avec des définitions audibles par
tous les signataires du contrat, et d’autre part l’impact relationnel de la place du
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 39
consultant qui se doit de conserver un rôle de juge extérieur « à la mêlée » sans
pour autant rester neutre. Il doit aider à statuer en cas de situation de blocage.
La situation actuelle devient de plus en plus difficile car chacun de deux
protagonistes campe sur leurs positions et ne veut pas démordre soit pour des
problèmes de calendrier, soit des jours de programmation en plus. A ce jour la
situation n’est pas encore réglée.
La conséquence directe d’une telle situation est multiple :
- le découragement de membres du groupe projet
- le retard pris sur le planning initial
Mais il faut tout de même garder à l’esprit que malgré ces contres ordre
l’objectif est de faire évoluer le projet dans le bon sens.
2.2.4 Import du référentiel documentaire sous le logiciel DAMARIS
Le référentiel documentaire crée pour organiser l’archivage du groupe va être
intégré au sein du logiciel Damaris. Pour chacune des unités archives il sera
associé les typologies documentaires extraites du référentiel qui les définissent.
Par conséquent, il a fallu organiser cet import. Pour cette étape du projet nous
avons plus particulièrement travaillé avec MC.
La difficulté première de cette réalisation a été que la structure du référentiel
construite pour le groupe Sanofi-Synthelabo n’était pas en accord avec la
structure du référentiel attendue par le progiciel. Il a donc fallu mettre en place
une procédure qui permette d’importer le référentiel, sans perdre des
informations.
Nous avons donc du trouver une manière de coder chacune des lignes du
référentiel de manière unique en respectant une logique pour l’ensemble des
lignes.
Principe du codage
• Le codage retenu est numérique pour les fonctions activités natures et
typologie. Il est alphabétique pour le domaine.
• Le code est sur 3 chiffres.
• Les fonctions conservent l’ordre préétablis avec les responsables de
domaine. (même si le codage reste alphabétique pour des raisons
techniques)
• Le classement des informations se fait par ordre alphabétique pour les
activités et natures.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 40
• Afin de permettre à la codification numérique d’évoluer et de conserver
un classement logique la codification se basera sur l’ensemble des
lettres de l’alphabet en prévoyant un écart de 35 emplacements entre
chacun d’entre eux. Et ceci pour les fonctions, les activités, les natures
et les typologies.
Domaine Fonction Activité Nature
A pour administratif
I pour affaires
industrielles
R pour recherche
XXX XXX XXX
X : un chiffre de 0 à 9
CODAGE DES LETTRES DE L’ALPHABET
Blanc 000
A 001
B 038
C 075
D 112
E 149
F 186
G 223
H 260
I 297
J 334
K 371
L 408
M 445
N 482
O 519
P 556
Q 593
R 630
S 667
T 704
U 741
V 778
W 815
X 852
Y 889
Z 924
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 41
Procédure pour le chargement du référentiel dans Damaris
Une fois la codification terminée il est nécessaire de préparer le référentiel afin
de le charger dans Damaris.
Il est capital de préparer un document Excel avec les particularités suivantes :
• Les lignes doivent concerner successivement et indépendamment tous
les domaines, activités, natures et typologies.
• Les colonnes doivent reprendre les champs requis pour le transfert de
fichier. A savoir : NID varchar 32 identifiant du type de document (obligatoire)
LIB varchar 64 libellé du type de document (obligatoire)
SID varchar 16 si rempli : site unique d'archivage pour ce document
(=>DA_SITE)
IDXLIB1 varchar 32 libellé de la zone d'information 1
IDXLIB2 varchar 32 libellé de la zone d'information 2
DUC int 4 Durée ultime de conservation par défaut (obligatoire)
SORT varchar 8 Sort final par défaut de ce document (=>DA_LIBSF)
(obligatoire)
USEDATEEXT int 4 0 si Date d'archivage, 1 si Date 1, 2 si Date 2
DATELIB1 varchar 32 libellé de la zone d'information date 1 (une des deux dates
obligatoire)
DATELIB2 var char 32 libellé de la zone d'information date 2 (une des deux dates
obligatoire)
GED varchar 9 code document LDS pour la notice étendue
(=>LDS:DOCUMENTS)
INTEGRATEUR varchar 9 "obsolète"
INFO varchar 50 Commentaire rattaché une typologie
• enregistrer le fichier Excel en format csv
• charger dans le référentiel grâce à Fileloader (Logiciel de chargement de
données)
Exemple de document à charger pour la partie du référentiel juridique (issu du
domaine administratif) :
A;Administratif;;;;0;DO;0;Date Début;Date Fin; ; ;
A-334;Juridique;;;;0;F;0;Date Début;Date Fin; ; ;
A-334-112;Direction Juridique;;;;0;A;0;Date Début;Date Fin; ; ;
A-334-112-001;Assurance / Gestion des Risques;;;;0;N;0;Date Début;Date Fin; ; ;
A-334-112-038;Banque / bourse;;;;0;N;0;Date Début;Date Fin; ; ;
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 42
Spécificités :
Pour les conservations illimitées = 99 car ILL pas possible car c’est un champ
numérique
pour les dates vide = 0
destruction : D
conservation C
2.2.5 Bilan de ma participation
Comme pour la première partie de cette assistance à maîtrise d’ouvrage les
premiers temps de mon intégration sur cette mission étaient consacrés à une
familiarisation avec les enjeux et les interlocuteurs.
J’ai eu à établir des comptes-rendus de réunion et à maintenir un suivi de
l’évolution de cette mission.
J’ai fais appel aux enseignements dispensés cette année surtout en termes
techniques. Ce qui a été intéressant pour moi et pour la mission c’est que j’étais
dans la capacité de prendre du recul sur les données purement techniques. Cette
place d’interlocuteur à la croisée des savoirs des informaticiens et des
professionnels de la documentation est passionnant et permet de comprendre les
besoins de chacun. J’ai essayé d’analyser au mieux ces exigences.
Cette double compréhension a été un atout qui m’a permis de m’adapter au plus
vite aux attentes des utilisateurs.
La mise en application de cette bivalence a été l’élaboration des principes du
codage du référentiel. En effet, au cours des réunions de travail menées avec
MC j’ai réussi à trouver un codage qui permettait de faire évoluer ce référentiel
tant du point de vu informatique que documentaire.
2.3. Enseignement de cette mission
Comme nous l’avions énoncé au début de cette partie, nous devions prendre en
compte les enjeux humains liés à cette mission. Ce facteur que j’avais identifié
comme secondaire dans une mission plutôt pratique et technique d’assistance à
maîtrise d’ouvrage prend en fait une place fondamentale. Je me suis rendue
compte qu’un blocage de discussions entre les différents intervenants est
handicapant au plus au point et empêche au projet d’avancer. Cette prise en
compte du relationnel est essentielle dans le métier de consultant. En effet, le
consultant, grâce à sa position d’interlocuteur externe est souvent pris à parti
lors des oppositions. Il doit impérativement prendre garde à conserver cette
position d’agent objectif afin d’aider à résoudre ces situations délicates. Le
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 43
consultant amène bien sûr son expertise technique comme il est convenu dans
les contrats mais son rôle humain non exprimé par écrit est quasiment aussi
important et demande autant d’énergie que la réalisation concrète des tâches
demandées.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 44
Conclusion
Ce stage en tant que chargée d’étude m’a permis d’intégrer une structure qui
m’a apporté beaucoup. J’ai pu mettre en application directe beaucoup des
enseignements que m’a dispensés l’ENSSIB.
Le cœur de ma mission c’est déroulé dans un univers que j’ai totalement
découvert. Le monde pharmaceutique est un milieu très structuré de part sa
fonction première ce qui a nécessairement des conséquences au niveau de son
organisation et par la même de ces productions documentaires et de ces
mentalités.
Mais ce qui a été le plus passionnant c’est la réelle polyvalence de mes activités.
De pratiquer le métier de consultant demande de réelles capacités
d’adaptabilités et de réactivités et cette action quasi permanente m’a
enthousiasmée.
Cette expérience m’a d’une part encore plus motivée pour rentrer sur le marché
du travail. Et a d’autre part affinée mes objectifs professionnels.
Le consulting correspond donc à ce que j’attends de ma vie professionnelle pour
les années à venir.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 45
ANNEXES
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 46
Annexe 1 : grille des stages en formation inter-entreprise proposés par SERDA
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 49
Annexe 2 Grille d’évaluation pour les entretiens 1) PRESENTATION Vestimentaire Tenue Physique Elocution Relationnel client
Négligée Négligée Mauvaise Mauvais Moyenne Moyenne Moyenne Moyen Bien Bien Bien Bien
2) CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE Visite site web Si oui, autres questions pertinentes sur SerdaCommentaire
Oui Oui Non Non
3) PRESENTATION CADRE Réaction face : Questions spécifiques à ces aspects ?
Durée Salaire Aucune
4) PRESENTATION CANDIDAT Réactivité du candidat à parler de lui Etude en parallèle ?
oui oui non non
Domaine : Expérience en manutention Expérience en archives/documentation
oui oui non non
Si oui : où ? et bilan ? Dynamisme Rigueur Vivacité d’esprit
oui oui oui non non non
Adaptabilité
oui non
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 50
Annexe 3: Terminologie utilisée pour qualifier les natures de documents du référentiel recherche (français/anglais)
Nature française Nature anglaise
Documentation générale General documentation
Correspondance Correspondence
Substance d’essai Trial substance
Traitements et Animaux Treatments and animals
Matériel biologique Biologic materials
Echantillons et Prélèvements Samples and takings
Méthodes Methods
Données brutes et résultats Raw data and results
Sécurité Safety
Interprétation Interpretation
Comités et Réunions Committees and meetings
Contacts des investigateurs Investigator contact
Opérations manuelles Operation manuals
Assurance qualité Assurance quality
Dossiers personnels Personal files
Matériel Material
Systèmes d’information Systems of information
Nouveaux modèles et méthodes New models and methods
Fournisseurs Trade creditors
Bases de données Database
Plan de développement clinique Clinical development plan
Brochure d’investigateurs Investigator brochure
Regulatory
Database - data validation set-up
Database - dictionaries and coding
Database – data loading
Database - data quality
Database - database release/lock/unlock
Investigational product
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 51
Sponsor team
Progression de l’étude Study progress
Laboratoire Laboratory
Case report form
Contractors
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 52
Annexe 4: Extrait du référentiel documentaire domaine recherche
Fonction : RECHERCHE EN AMONT
DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE (FRANCAIS) NATURE (ANGLAIS) TYPOLOGIE
DOCUMENTAIRE
(FRANCAIS)
OP /
T DCR OBSERVATIONS
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Plan d'étude OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Rapport (SPR) OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Correspondance OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Substance d'essai Trial substance Commande de
composés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Substance d'essai Trial substance Analyse des
composés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Bon de commande OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Listing des poids corporels OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Préparation des
traitements OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Matériel biologique Biologic materials Lignée cellulaire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Matériel biologique Biologic materials Fiche milieu culture OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Méthodes Methods Dossier de méthode OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Cahier de
laboratoire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Tracés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Calculs et résultats OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Listing des données
brutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 53
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results
Dossiers analytiques
des composés
synthétisés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Interprétation Interpretation Exploitation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Interprétation Interpretation Statistiques OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Comités et réunions Committees et meetings Minutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Dossiers personnel Personal files Formation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Dossiers personnel Personal files CV OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Cahier de charges OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Nouveaux modèles et
méthodes New models and methods Dossier de validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Documentation générale General documentation Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Documentation générale General documentation Bibliographie OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Substance d'essai Trial substance Commande de
composés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Substance d'essai Trial substance Analyse des
composés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Matériel biologique Biologic materials Lignée cellulaire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Matériel biologique Biologic materials Fiche milieu culture OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Echantillons et Prélèvements Samples and takings OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Méthodes Methods Dossier de méthode OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Données brutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 54
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Cahier de
laboratoire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Stock OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Comités et réunions Committees et meetings Minutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Dossiers personnel Personal files Formation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Dossiers personnel Personal files CV OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Système d'information Systems of information Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Système d'information Systems of information Cahier de charges OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle Système d'information Systems of information Validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et
fonctionnelle
Nouveaux modèles et
méthodes New models and methods Dossier de validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 55
Annexe 5: Extrait référentiel domaine affaires industrielles
Fonction : PRODUCTION CHIMIE
DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE (FRANCAIS) TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE
(FRANCAIS) OP / FONCT DCR
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet procédure interne OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet analyse de besoin OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet cahier des charges OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet spécifications fonctionnelles OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet spécifications techniques OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet suivi de réalisation OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet document de préréception OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet réception OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi manuel données OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi
document de changement de
format OP
dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi fiches de sécurités OP dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi
document de suivi d'entretien
maintenance OP
dv matériel
Affaires industrielles Production chimie Maintenance
Dossier
administratif litiges OP
30
Affaires industrielles Production chimie Maintenance
Dossier
administratif demande d'amélioration OP
5
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier relation OP 5
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 56
administratif
Affaires industrielles Production chimie Maintenance
Documentation
générale planning FONCT
5
Affaires industrielles Production chimie Maintenance
Documentation
générale suivi de travaux FONCT
5
Affaires industrielles Production chimie Maintenance
Organisation
maintenance
documentations technique
fournisseurs FONCT
en cours
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Sécurité imprimé sécurité OP dv +10
Affaires industrielles Production chimie Maintenance Sécurité fiches de sécurités OP dv +10
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 57
Annexe 6: extrait du référentiel domaine administratif et historique
Fonction : JURIDIQUE
DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE OP /
FONCT
DCR OBSERVATIONS
Administratif Juridique Direction Juridique Chronos OP ILL
Administratif Juridique Direction Juridique Notes décisionnelles OP ILL
Administratif Juridique Direction Juridique
Rapports
stratégiques OP ILL
Administratif Juridique Direction Juridique Correspondances FONCT ILL Après tri
Administratif Juridique Direction Juridique études et plans OP ill
Administratif Juridique Direction Juridique rapports internes OP ill
Administratif Juridique Direction Juridique Rapports commissaires aux comptes OP ill
Administratif Juridique Juridique Banque / bourse 10
Administratif Juridique Juridique brevets dossier de brevet OP 30
Administratif Juridique Juridique brevets demande de brevet OP 5 intégré au dossier brevet
Administratif Juridique Juridique brevets dossier de brevet abandonné OP 5
Administratif Juridique Juridique brevets législation pays FONCT 5 de type documentation
Administratif Juridique Juridique brevets Litiges / oppositions OP 30 en amont de procédures judiciaires
Administratif Juridique Juridique brevets rech doc/ études brevetabilité OP 10 veille informative
Administratif Juridique Juridique brevets Factures FONCT 5 Originaux à la Comptabilité
Administratif Juridique Juridique brevets Chrono FONCT 5
Administratif Juridique Juridique brevets compte rendu de réunion FONCT 10
C en destination non archivé ; O par service adm au sein du
service brevets ; à conserver sur autre support
Administratif Juridique Juridique brevets chrono direction brevets FONCT 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service
Administratif Juridique Juridique brevets notes de frais/ordre de mission FONCT 5 Originaux des pièces comptables à la Comptabilité
Administratif Juridique Juridique direction juridique chrono stratégique OP 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service
Administratif Juridique Juridique juridique général
consultations juridiques externes
/ avis juridiques OP 30
Administratif Juridique Juridique juridique général chrono direction OP 5 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 58
Administratif Juridique Juridique juridique général Chrono FONCT 5
Administratif Juridique Juridique juridique général Facturation FONCT 5 Originaux à la Comptabilité
Administratif Juridique Juridique
juridique général /
cessions acquisitions dossiers préparatoires OP 10
Administratif Juridique Juridique
juridique général /
cessions acquisitions actes / traités finalisés OP illimité mention archivage inscrit uniquement dans BDD
Administratif Juridique Juridique
juridique général /
contrats actes / contrats finalisés OP illimité
mention archivage inscrit uniquement dans BDD,
existence d'une base contrats
Administratif Juridique Juridique
juridique général/
contentieux dossier de contentieux OP
30 /
Illimité
Dossier original à identifier ; Illimité pour les
dossiers pouvant faire juridprudence
Administratif Juridique Juridique
juridique général/
droit des sociétés dossier conseil d'administration OP illimité
Administratif Juridique Juridique
juridique général/
droit des sociétés dossier assemblée OP illimité
Administratif Juridique Juridique
juridique
opérationnel Contrats OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques recherche d'antériorité OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques dépôt de marques OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques dossier de DCI OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques
négociations/cessions/acquisition
s OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques législation pays OP 30 de type documentation ; autres supports possibles ?
Administratif Juridique Juridique Marques chrono/facturation FONCT 10 Originaux à la Comptabilité
Administratif Juridique Juridique Marques chrono direction marques OP 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service
Administratif Juridique Juridique Marques avis de surveillance des marques OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques rapport d'activité marques OP 30
Administratif Juridique Juridique Marques
compte rendu de propriété
individuelle OP 30
Administratif Juridique Assurance Assurance Etude de risque OP 30
Administratif Juridique Assurance Assurance Dommage subi OP 10 Administratif Juridique Assurance Assurance Rapport d'activité OP 30
Administratif Juridique Assurance Assurance Préconisation, politique groupe… OP 10
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 59
Administratif Juridique Assurance Assurance
Police dommages subis par
l'entreprise OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurance Police responsabilité civile OP 30
Administratif Juridique Assurance Police contrats, avenants OP 99
Administratif Juridique Assurance Police Correspondance OP 10
Administratif Juridique Assurance Police Mise à jour de la police OP 30
Administratif Juridique Assurance Police Quittances de primes OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Avenant de régularisation OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Certificat d'assurance OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Lettre résiliation de contrat OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Police OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Lettre de connexité OP 10
Administratif Juridique Assurance Contrat Quittances de primes OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurance véhicule OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurance corps et
machines OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurance
contrefaçons OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurances de
personnes OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurances pertes
d'exploitation OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurances dommages ouvrages OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurances incendie OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurance politique OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurance protection
juridique OP 10
Administratif Juridique Assurance
Assurance
responsabilité civile OP 10
Administratif Juridique Assurance Assurance transport OP
10
Administratif Juridique Assurance Règlement de Avenant de régularisation OP 10 Après règlement
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 60
sinistres
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Déclaration de perte OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Rapport d'expertise OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Lettre d'acceptation OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Lettre de subrogation OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Certificat d'avarie OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Rapport de police OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Certificat de guérison OP 10
Administratif Juridique Assurance
Règlement de
sinistres Correspondance OP 10
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 61
Annexe 7: Compte-rendu de réunion pour la reprise des bases de données Taurus
REPRISE DES BASES TAURUS
Date : 9/08/01
Participants :
Sanofi-synthelabo: Z B
Serda : Stéphanie ARBEL
ORDRE DU JOUR :
1- Sources complémentaires format papier ou électronique
2- Taurus : structure des bases
3- Champs fondamentaux
4- Identification champs cibles sous Damaris
Pas d'évolution du nombre d'enregistrement de la base TAURUS depuis l’état des lieu
de MC
1- Sources complémentaires format papier ou électronique
1.1) inventaire fourni par Recall
- Fichier Excel : 4300 lignes environ avec les descriptifs des versements ainsi que leur
localisation chez RECALL (N°de container).
Seule l'information concernant la localisation est à transférer sur Taurus, les descriptifs
existant déjà.
Procédure de reprise :
• saisie à la main
ou
• import sous access
1.2) Entrée d'archives chez recall
Attention les versements chez recall ne sont pas arretés.
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 62
- Moins de 1000 bordereaux
Procédure reprise : toutes les informations sont à saisir.
- bordereaux d'entrée (description) n'existe pas ds Taurus
- reprendre les n° de container
2- Taurus structures des bases
Reprise des bases DEST et VERSMT
- Base pret supprimée
- Base code grille : très peu utilisé
3- Champs fondamentaux
Après analyse de la base les champs à exporter sont les suivants :
N° container : mais dans un container il y a plusieurs boite soit plusieurs nomenclature de boite. Le
numérotations suivent un ordre chronologique des versements
Année de destruction
Date début
Date fin
Mots-clés
Contenu = typologie
Service
Lieu
Nomenclature de la boite = Identité pure de la boite attribué selon critères prédéfinis (numéro)
Code grille = dossier
4- Identification champs cibles sous damaris
Dossier : à verser dans nature
Contenu : à verser dans typologie
Mot-clé : à verser dans champ mot clé de typologie
Date début : date 1
Date fin : Date 2
Année de destruction : date de destruction calculée à partir de date 2
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 63
N°de container : champ à créer par Damaris
Service : à définir
Localisation : Recall
ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 64
Bibliographie
1- Association des archivistes Français, Les archives dans l’entreprise guide des
durées de conservation, Plon, Paris, 137 pages, 1997.
2- BUSCAL Caroline , SERDA SC9907_36.doc, Cartographie documentaire de
l’archivage scientifique de Sanofi-Synthelabo, 50 pages, 1999.
3- REMIZE Michel, Serda « des outils de travail collaboratifs au service de la
veille », Archimag, 2001, n°147, p 30
4- SERDA, Les méthodes et outils pour la gestion des documents d’Autorisation de
Mise sur le Marché (AMM), 1997.