DESCRIPCIÓN DE PUESTOS - LVIII Legislatura...

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016

1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR LEGISLATURA JEFE DE TRANSPORTES LVIII

NIVEL ____ CATEGORIA ________ REPORTA A: DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Verificar el uso eficiente del equipo de transporte, propiedad de la Legislatura, así como la asignación de vehículos a los Órganos y Dependencias de la misma, de igual manera llevar el control de los choferes en apoyo de las actividades oficiales de la Legislatura. 2.2. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Elaborar y mantener en custodia los resguardos de los vehículos en préstamo para las actividades oficiales de la Legislatura. 2.- Administrar de acuerdo al programa de asignación vehicular las solicitudes de vehículos. 3.- Llevar bitácora de la asignación de vehículos y sus incidencias. 4.- Realizar la gestoría de los trámites fiscales relativos al equipo de transporte de la Legislatura. 5.- Mantener un registro individualizado de cada vehículo que muestre los servicios, reparaciones, kilometraje y en su caso siniestro. 6.- Realizar periódicamente mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos de la Legislatura. 7.- Realizar los trámites necesarios para la adquisición de vales de gasolina y llevar un registro de distribución del mismo. 8.- Asistir al chofer designado y/o Diputados, en caso de siniestro ante las autoridades conjuntamente con la compañía de seguros. 9.- Realizar oportunamente el trámite de renovación de pólizas de seguro del parque vehicular.



10.-Tramitar las altas y bajas de los vehículos según se requiera. 11.-Recomendar a la Jefatura de Recursos Materiales la sustitución del vehículo cuando los registro de kilometrajes sean altos. 12.- Proporcionar información estadística al Director de Servicios Administrativos, para la elaboración del presupuesto anual de la Legislatura. 13.- Elaborar un programa anual de trabajo con las actividades recurrentes o calendarizadas. 14.- Asignar chofer para el apoyo de las actividades oficiales de la Legislatura y de sus Órganos y Dependencias. 15.- Llevar con eficiencia el programa de asignación vehicular ( PAV). 16.- Prestar el servicios de fotocopiado en las condiciones más óptimas para el usuario. 17.- Prestar el servicio de telefonista encargada del conmutador, quien además auxiliara a los ciudadanos que acudan a las instalaciones e la Legislatura, informándoles sobre la ubicación y el funcionamiento de sus Órganos y Dependencias. 18.- Supervisar y canalizar la correspondencia oficial de los Órganos y Dependencias de la Legislatura, llevando registros de la misma y entregando el acuse de recibo de la documentación entregada. 2.3. RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Brindar apoyo en eventos oficiales que se realicen en la Legislatura

3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: No. de personal a su cargo: 4 Experiencia en el área administrativa y conocimientos De logística con tres años de experiencia




ORGANIGRAMA

F

DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CHOFER MENSAJERO

JEFE DE TRANSPORTES




4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO _____ _____ _______ ______ ____X____ EXPERIENCIA EN: Administración y logística CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS ESCOLARIDAD: Saber conducir y tener conocimientos Administrativos y mecánica básica. Primaria ________ Secundaria ________ Preparatoria ________ Licenciatura ___X____ Maestría ________ Doctorado ________ 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto

MATERIAL O SUMINISTRO

EQUIPO Y HERRAMIENTA

DINERO Y VALORES

PRESUPUESTO

Herramientas mecánicas

Vehículo, computadora,

teléfono.

5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público





1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR LEGISLATURA CHOFER LVIII

NIVEL ____ CATEGORIA ________ REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Conducir los vehículos de la Legislatura con la máxima responsabilidad, proporcionando apoyo en las tareas de manejo a los Órganos y Dependencia de la Legislatura. 2.2. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Apoyo en el mantenimiento de los vehículos. 2.- Verificar periódicamente el estado en que se encuentren los vehículos e informarlo para que las fallas sean reparadas. 3.- Revisar diariamente todos los niveles de gasolina, agua, aceite, líquido de frenos y los que sean necesarios para que los autos se mantengan en óptimas condiciones. 4.- Limpieza de las unidades. 5.- Apoyo en la entrega de correspondencia foránea. 6.- Demás actividades que le encomiende su jefe inmediato. 2.3. RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Realizar diligencias en diferentes ciudades del país con los Diputados.

2.- Efectuar los pagos de tenencias y multas de los vehículos de la Legislatura 3.- Apoyar en la realización de eventos de la Legislatura 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria con licencia de manejo No. de personal a su cargo: Ninguno y dos años de experiencia en puesto similar.




4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO _____ _____ ___X_____ _______ _________ EXPERIENCIA EN: Manejo de vehículos, mecánica automotriz y conocimiento Principalmente de las vialidades de la ciudad de México. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS ESCOLARIDAD: Mecánica básica y normas de transito. Primaria ________ Secundaria ________ Preparatoria ____X___ Licenciatura ________ Maestría ________ Doctorado ________ 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto



DINERO Y VALORES

PRESUPUESTO

Herramientas mecánicas

Vehículo automotriz






1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR LEGISLATURA MENSAJERO LVIII

NIVEL ____ CATEGORIA ________ REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Entregar la correspondencia oficial de los Órganos y Dependencias de la Legislatura, en tiempos razonables y con máximo control. 2.2. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Recibir las solicitudes de entrega de mensajería asignadas por el Jefe de Transportes. 2.- Entregar la mensajería de los Órganos y Dependencias administrativas de la Legislatura. 3.- Registrar en bitácora la salida de vehículos cuando hay correspondencia a Municipios. 2.3. RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Apoyar en eventos programados en los salones de la Legislatura

2.- Actividades que le encomiende su Jefe inmediato 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria No. de personal a su cargo: Ninguno



DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO _____ _____ ___X_____ _______ _________ EXPERIENCIA EN: Entrega de documentos y solicitudes de acuses CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS ESCOLARIDAD: Manejo de vehículo y motocicleta. Primaria ________ Secundaria ________ Preparatoria ____X___ Licenciatura ________ Maestría ________ Doctorado ________ 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto



DINERO Y VALORES

PRESUPUESTO

Vehículo Viáticos, cuando lo amerita la entrega de

depósito de pensiones

alimenticias.




FLUJOGRAMA

DSAPTR01 Procedimiento y establecimiento de políticas para la autorización, de adquisición, distribución y control de gasto de gasolina, mantenimiento de vehículos,

uso y control del parque vehicular oficial.

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES

Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento-

2 Usuario Solicita vehículo Oficio 3 Usuario ¿Es un siniestro ?

sí No. 14 no No. 4

4 Transportes ¿Es entrega ó devolución? Devolución No. 51 Entrega No. 5

Formato de resguardo

5 Transportes Verifica disponibilidad del vehículo Solicitud 6 Transportes ¿Hay vehículo disponible?

sí No. 7 no No. 56

Solicitud y pizarra

7 Usuario ¿La solicitud es con chofer? sí No. 58 no No 8

Solicitud

8 Transportes Elabora programa de entrega Formato 9 Transportes Llena el resguardo con todas las

características de la unidad, incluye Km, y con cuanta gasolina se entrega.

Resguardo, formato

10 Transportes y usuario

Hacen la revisión física de la unidad con el solicitante ó responsable de firmar el resguardo.

Resguardo formato

11 Usuario Procede a la firma de resguardo por parte del mismo.

Resguardo formato

12 Transportes Entrega la unidad 13 Transportes Registra en el formato de salidas

diarias del área de Transportes. Formato de salida, formato

14 Transportes ¿Hay algún lesionado?



sí No. 15 no No. 16

15 Transportes Llama al servicio de emergencias cruz roja

16 Transportes Notifica a la compañía de seguro para su procedimiento.

17 Transportes Informa al Director de Servicios Administrativos de lo ocurrido.

Informe Formato

18 Transportes ¿Tipo de siniestro ? Colisión No. 41 Robo No. 19

19 Director de Servicios

Administrativos

Levanta la denuncia ante el Ministerio Público correspondiente

Acta ministerial

20 Ministerio Público ¿Se recupera el vehículo ? sí No. 26 no No. 21

21 Transportes Se realiza el trámite de baja de las placas y de la unidad en el pav

22 Recursos Materiales Entrega la documentación original de la unidad a la aseguradora para su trámite de pago correspondiente.

Expediente

23 Recursos Materiales Solicita la baja del vehículo a Control Patrimonial.

Solicitud


Administrativos

Envía a personal de la Dirección de Servicios Administrativos a recoger el cheque del pago de la unidad.


Administrativos

Envía oficio con cheque a la Dirección de Servicios Financieros

Oficio


Administrativos

¿Se paga deducible? sí No. 39 no. No. 27

27 Transportes Registro de recepción de la unidad 28 Transportes ¿La unidad requiere servicio ?

sí No. 29 no No. 33

29 Transportes Elabora requisición para el mantenimiento.

Formato de Requerimiento



30 Transportes Entregan llaves a Recursos Materiales 31 Transportes Envía la unidad a Recursos Materiales.

32

Transportes

Registra en el programa de asignación de vehículos.

Formato

33 Transportes Revisa los niveles de fluidos de la unidad.

Formato

34 Transportes ¿Requiere gasolina ? sí No. 35 no No. 39

Realiza solicitud de autorización compra de gasolina a Mesa Directiva para el consumo mensual

35 Transportes Solicita vale de gasolina. Código 36 Transportes El chofer carga gasolina 37 Transportes Regresa el vale con el ticket de carga

de la unidad Ticket

38 Transportes Registra la carga en control de gasolina

Formato DSA-ST-03

39 Transportes ¿Requiere limpieza ? sí No. 40 no No. 32

40

Transportes

El chofer procede a la limpieza general de la unidad.

Formato DSA-DT-08

41 Seguro ¿Si el costo de reparación del choque supera el 5% del valor comercial? sí No. 47 no No. 42

42 Seguro Diagnostica por parte de la aseguradora

43 Mesa Directiva ¿Es responsabilidad del usuario? sí No. 44 no. No. 29

44 Transportes Levanta un reporte de hechos Reporte 45 Transportes ¿Es el tercer reporte del mismo

usuario ? Sí No. 48 no No. 46

46 Transportes Entrega reporte a Recursos Materiales



y continua No. 29

47 Transportes Avisa al seguro y se cuantifican el deducible.


Administrativos

Informa a Mesa Directiva Oficio

49 Mesa Directiva ¿Determina quién paga? Legislatura No. 29 Empleado No. 50


Administrativos

Instruye a Recursos Humanos para que haga los descuentos correspondientes.

Recibo nómina

51 Transportes Recibe y revisa la unidad

52 Transportes ¿Existen anomalías en la recepción? sí No. 53 no. No. 27

Formato DSA-DT-01

53 Transportes ¿Tipo de anomalía? Mecánica No. 54 Colisión No. 41

Formato DSA-DT-01

54 Transportes Diagnostico

55 Usuario ¿Uso normal ? sí No. 29 no No. 48



56 Transportes Notifica al solicitante la no disponibilidad.

57 Transportes Registra en la solicitud la causa Formato DSA-DT-01 Formato DSA-DT-‘05

58 Transportes Elabora programa de entrega

59 Transportes El chofer revisa la unidad. Ir a No. 12

60 -Fin del procedimiento-

EMITIDO POR TRANSPORTES

AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

FECHA DE EMISIÓN ENERO DEL 2013

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FLUJOGRAMA

DSAPTR02 Procedimiento de entrega mensajería externa



NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES

Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento-

2 Usuario Solicita entrega de mensajería externa Oficio

3 Transportes Revisa la documentación y la clasifica. Documentación 4 Usuario Solicita vehículo 5 Transportes ¿Hay vehículo disponible de inmediato

? sí No. 8 no No. 6

6 Transportes ¿Es urgente ? sí No. 11 no No. 7

7 Transportes Programa la entrega y se solicitan viáticos a Recursos Materiales, ( Caja chica )

8 Mensajero Entrega correspondencia

9 Transportes Devuelve acuse de recibo de correspondencia.

10 Transportes Anota en cuadro consecutivo de correspondencia, la entrega de la misma.

11 Transportes Informa al Director de Servicios Administrativos y determina la forma de la entrega de la misma.

12 -fin del procedimiento-

EMITIDO POR TRANSPORTES

AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

FECHA DE EMISIÓN FEBRERO DE 2016

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