DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y ......2020/02/06 · Descripción de los Sistemas de...

Descripción de los Sistemas de Gestión y Control del SEPE – POEJ 2014 – 2020

1

“El FSE invierte en tu futuro”

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS

DE GESTIÓN Y CONTROL DEL

ORGANISMO INTERMEDIO

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO

ESTATAL PARA LAS

ACTUACIONES COFINANCIADAS

POR EL FSE EN ESPAÑA EN EL

PERÍODO DE PROGRAMACIÓN

2014-2020

PROGRAMA OPERATIVO DE

EMPLEO JUVENIL

v.6 – Febrero de 2020


2


1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Información presentada por

Organismo intermedio (en adelante OI)

Denominación Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante

SEPE)

Naturaleza jurídica Organismo Autónomo Administrativo

Dirección postal C/ Condesa de Venadito, 9, 28027 Madrid

Dirección de correo

electrónico corporativo

[email protected]

Teléfono 91 585 98 88 Fax 91 377 58 81

Datos de la persona de contacto

Nombre y apellidos A. D. Jaime Noguerales Wandelmer

Cargo Subdirector General de Gestión Financiera

Dirección postal C/ Condesa de Venadito, 9, 28027 Madrid

Dirección de correo

electrónico

[email protected]


3


Teléfono 915859690 Fax 915859886

Programa Operativo

Título Programa Operativo de Empleo Juvenil (en adelante POEJ)

CCI 2014ES05M9OP001

Ejes prioritarios en los

que interviene el OI

Eje 1, Fomento de empleo sostenible y de calidad de la

movilidad laboral

Eje 5, Integración sostenible en el mercado de trabajo

de las personas jóvenes que no se encuentran

empleadas ni participan en actividades de educación ni

formación, en particular en el contrato de la Garantía

Juvenil

Eje 8, Asistencia Técnica

Objetivos Temáticos

(en adelante OT) en

los que interviene el

OI

OT8 Promover la sostenibilidad y la calidad del empleo y

favorecer la movilidad laboral

Prioridades de

Inversión en los que

interviene el OI

8.2, La integración sostenible en el mercado de trabajo

de jóvenes, en particular aquellos sin trabajo y no

integrados en los sistemas de educación y formación, así

como los jóvenes en riesgo de exclusión social y los

procedentes de comunidades marginadas, también a

través de la aplicación de la Garantía Juvenil.

Fondo(s) gestionados

por el OI

FSE Otros


4


1.2. La información facilitada describe la situación a fecha:

5 de febrero de 2020


5


2. ORGANISMO INTERMEDIO Y PRINCIPALES FUNCIONES

2.1. Organismo Intermedio.

Identificación del Organismo Intermedio

Denominación Servicio Público de Empleo Estatal

(SEPE)

Naturaleza jurídica del Organismo Organismo Autónomo Administrativo (en

adelante OOAA)

Nombre y apellidos de la persona

de contacto D. Jaime Noguerales Wandelmer

Cargo Subdirector General de Gestión

Financiera

Dirección postal (sede) C/ Condesa de Venadito, 9, 28027

Madrid

Correo electrónico [email protected]

Teléfono 91 585 96 90 Fax 915859886

2.2. Principales funciones

2.2.1. Especificación de la forma en que se realiza la delegación, de conformidad con el artículo 123, apartados 6 y 7, del

Reglamento 1303/2013.


6


El artículo 123, apartado 6 del Reglamento de la Unión Europea 1303/2013, de 17 de diciembre, establece la posibilidad

de que el Estado miembro designe uno o varios organismos intermedios para realizar determinadas funciones de la

Autoridad de Gestión (en adelante, AG), bajo la responsabilidad de ésta.

En este supuesto, el citado artículo prevé que los acuerdos que a tal efecto se realicen deberán registrarse formalmente

por escrito.

El Real Decreto 683/2002, de 12 de Julio, por el que se regulan las funciones y procedimientos de la Unidad

Administradora del Fondo Social Europeo (en adelante, UAFSE) establece, en su artículo 2, que corresponde a ésta

desempeñar las funciones atribuidas por la normativa comunitaria a la AG.

El SEPE, con fecha de 29 de junio de 2015, remitió a la UAFSE la comunicación en la que solicitaba su designación como

Organismo Intermedio (en adelante OI) en el POEJ.

En febrero de 2016, la UAFSE remitió al SEPE el documento de “Orientaciones a los OOII para la descripción de sus

funciones y procedimientos en las actuaciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo (en adelante FSE) en España

en el período de programación 2014-2020” (en adelante FSE 14-20), donde se recogen de forma detallada las

obligaciones que debe asumir como OI en el POEJ.

Según lo indicado en las orientaciones mencionadas, el SEPE deberá remitir a la UAFSE la descripción de las funciones y

procedimientos que desarrollará en la ejecución de las actuaciones cofinanciadas por el FSE en España en el período de

programación 14-20 en el POEJ.

La UAFSE evaluará dichos sistemas conforme a un listado de verificación previamente establecido y si el resultado de

este examen se considera idóneo, el SEPE y la UAFSE procederán a formalizar la delegación de funciones en un acuerdo

por escrito, cuyo modelo se incluye en las orientaciones remitidas por la UAFSE al SEPE anteriormente mencionadas.

En este sentido, el SEPE, como Organismo Autónomo de la Administración General del Estado, tiene garantizada su

solvencia, así como la cofinanciación necesaria para ejecutar las actuaciones incluidas en el POEJ. Más aún cuando el

SEPE ha venido desarrollando funciones delegadas de la AG en Programas Operativos (en adelante PPOO) del período

de programación 2007-2013.

2.2.2. Especificación de las funciones que podrían ser desempeñadas por el Organismo Intermedio por delegación

formal de la AG. (Apartado 2.1.3 del Anexo III del Rgto (UE) nº 1011/2014).

Según el modelo de Acuerdo de atribución de funciones a los OO.II., que la UAFSE ha remitido al SEPE, se tiene

intención de encomendar a éste como OI del POEJ las siguientes funciones:

1) Seleccionar las operaciones para su financiación asegurándose de que se cumplen los criterios aplicables al

citado PO, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento y que se cumplen las normas

comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.


7


2) Garantizar que se ha llevado a cabo la entrega de bienes y/o la prestación de servicios objeto de

cofinanciación, que se han efectuado realmente los gastos declarados por los beneficiarios en relación con

las operaciones, que dichas operaciones cumplen con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la

materia, que el gasto declarado ha sido efectivamente pagado, que no se produce una doble financiación del

gasto declarado con otros regímenes comunitarios o nacionales ni con otros períodos de programación y

que, por tanto, las solicitudes de reembolso presentadas son correctas.

Para ello, se verificarán administrativamente la totalidad de las solicitudes de reembolso y se realizarán

verificaciones “in situ” de operaciones concretas, utilizando un método de muestreo que garantice su

representatividad, todo ello atendiendo a las directrices señaladas en las Orientaciones remitidas por la

UAFSE.

3) Aplicar procedimientos de análisis de riesgos siguiendo las directrices remitidas por la AG y asegurar que el

beneficiario aplica estos procedimientos, cuando sea necesario.

En base al análisis mencionado en el párrafo anterior, el SEPE aplicará medidas antifraude eficaces y

proporcionadas en FSE 14-20, las cuales se documentarán de forma adecuada.

4) Asegurar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en los art. 115, 116, y

117 del Reglamento (UE) 1303/2013, de 17 de diciembre, tanto por el propio organismo como por los

beneficiarios dependientes de su esquema organizativo.

Además, participará en la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación en el ámbito de su competencia,

remitiendo la información requerida por la AG en plazo, que formará parte de las redes de comunicación

establecidas o que pudieran establecerse. Para ello designará a un responsable de información y

comunicación.

5) Registrar y almacenar la información relativa a los datos contables procediendo, además, a la oportuna

recopilación de datos sobre la ejecución, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las

verificaciones, incluyendo las referidas a la lucha contra el fraude, las auditorías y la evaluación de las

operaciones que ejecute en el ámbito de su competencia, en el marco de POEJ. Este registro se hará por

medios informáticos, permitiendo la transmisión de la información de forma fiable a petición de la unidad

competente de la UAFSE, de acuerdo con los requerimientos de información del FSE 14-20.

6) Suministrar, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesaria para que las

reuniones y trabajos del Comité de Seguimiento del POEJ puedan llevarse a cabo.

7) Garantizar que los beneficiarios facilitan la información necesaria sobre la planificación de la ejecución física

y financiera de la operación, incluyendo la relativa a los distintos tipos de indicadores, en los plazos que

correspondan, y, en su caso, la previsión o desviaciones de cumplimiento según el marco de rendimiento.


8


8) Colaboración y apoyo en la elaboración y presentación a la Comisión de los Informes Anuales de Ejecución

y del Informe Final de Ejecución por parte de la Autoridad de Gestión [artículo 125, apartado 2, letra b), del

Reglamento (UE) número 1303/2013], aportando la información y datos solicitados a través del sistema

informático FSE 14-20 y en los plazos que se le indiquen.

En concreto, remitirá a la AG, en los plazos que se establezcan, una previsión provisional que incluya la

estimación de los importes que se recogerán en sus solicitudes de pago en relación con el ejercicio

presupuestario en curso y con el ejercicio siguiente, así como de la existencia de posibles desviaciones con

los importes establecidos inicialmente.

9) Garantizar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto, verificaciones y auditorías necesarios

para contar con una pista de auditoría apropiada, así como que se dispone y se conservan los documentos

acreditables de los gastos y las auditorías.

En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y auditorías

del POEJ se mantienen a disposición de la Comisión Europea y del Tribunal de Cuentas Europeo, en los

plazos establecidos en el artículo 140 del Reglamento (UE) número 1303/2013, de 17 de diciembre.

10) Velar porque los beneficiarios mantengan un sistema de contabilidad diferenciado para todas las

transacciones relacionadas con una operación objeto de financiación, o, al menos, disponga de una

codificación contable adecuada en relación con el contenido de las operaciones, que permita distinguir las

partidas presupuestarias de la contabilidad nacional y comunitaria en relación con el contenido de las

operaciones, sin perjuicio de las normas de la contabilidad nacional.

11) Atender las visitas de control que los órganos nacionales y/o comunitarios que, con competencia par a ésta

materia, realicen al SEPE o a los beneficiarios dependientes de su esquema organizativo.

12) Respetar la normativa nacional y/o comunitaria en la ejecución de las operaciones objeto de financiación,

atendiendo de forma específica a la norma nacional de subvencionabilidad en esta materia.

13) Coordinar los procedimientos de registro, verificación y certificación de gasto, respecto a los beneficiarios

incluidos en su esquema organizativo, suministrando a la AG toda la información y documentación sobre los

procedimientos y verificaciones efectuadas, agrupando toda la información en una presentación de

operaciones y proyectos que remitirá a la misma.

Para ello, diseñará los procedimientos de verificación y declaración de gastos, al objeto de poder certificarlos

a la AG y suministrar a ésta, a la Autoridad de Certificación (en adelante AC) y a la Autoridad de Auditoría

(en adelante AA) toda la información y documentación que estime necesaria en relación con el gasto objeto

de certificación. El SEPE respetará las fechas previstas en el calendario que apruebe la AG para el año de

las declaraciones de gasto.


9


14) Velar porque los beneficiarios reciban el importe del pago público lo antes posible y, como muy tarde, antes

de que hubieran transcurrido noventa días desde la fecha de presentación de la solicitud de pago por el

beneficiario.

15) Establecer procedimientos y sistemas adecuados de suministro de toda aquella información necesaria para

que la AG pueda llevar a cabo todas las funciones propias que no son objeto de delegación. En concreto, el

SEPE deberá realizar las siguientes actuaciones:

- Aplicar de forma eficaz medidas proporcionadas contra el fraude.

- Facilitar la información que la AG debe transmitir a la AC.

- Facilitar la información que la AG debe transmitir a la AA.

- Contribuir a la elaboración y presentación a la Comisión de los informes anuales y finales de

ejecución.

- Contribuir a la declaración de los responsables de la gestión y en el resumen anual de los informes

de auditoría definitivos y de los controles realizados.

- Contribuir al examen de las declaraciones relacionadas con los Fondos Estructurales y de Inversión

Europeos (en adelante EIE).

2.2.3. Identificación de los beneficiarios actuantes bajo la supervisión del Organismo Intermedio.

En lo referente a las medidas de formación, en cuya ejecución colaborará la Fundación Estatal para la Formación en el

Empleo (en adelante FUNDAE), se tramitarán mediante convocatorias públicas de subvenciones y serán destinatarias

cada una de las empresas o entidades a las que se conceda la respectiva subvención. El beneficiario en ese caso será el

propio SEPE.

Respecto a las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, dado que el SEPE abona la cantidad

correspondiente a la Tesorería General de la Seguridad Social (en adelante TGSS) de forma periódica, es el SEPE quien

recibe la cuantía que corresponde del FSE, por lo que se le considera el beneficiario de la operación en éste caso.

Por lo tanto en este caso resulta clave la adecuada separación de funciones entre las personas que realicen las funciones

de gestión del gasto y aquellas que realicen el control o verificación previa a la remisión del mismo a la AG.

En este sentido, hay que tener en cuenta que la selección y aprobación de las operaciones relativas a las bonificaciones

en las cotizaciones sociales, se realiza por la SGGF a solicitud de la SGPPAA en el marco de la normativa regulada de

este tipo de gastos, mientras que las verificaciones administrativas se llevan a cabo por las Subdirecciones Generales de

Técnicas de la Información y las Comunicaciones (en adelante SGTIC), SGPPAA y por la SGGF, mientras que la

verificación in situ es llevada a cabo por la SGGF, como Organismo Intermedio del Programa Operativo. En este último

caso, se utilizan los servicios de las empresas mencionadas en el apartado 2.3.1, garantizándose así la adecuada

separación de funciones requerida en el Artículo 124.7 del Reglamento (UE) 1303/2013, de 17 de diciembre.

Por su parte, en el caso de las operaciones relativas a las subvenciones destinadas a financiar las iniciativas del Sistema

de Formación Profesional para el Empleo, la gestión se desarrollará por la Consejería Técnica de Formación Continua


10


(SGPPAA) y las verificaciones se realizarán por el Servicio de Fondo Social y Presupuestos (SG PPAA), sin perjuicio del

control de calidad de estas verificaciones que desarrolla la SGGF.

En este sentido, hay que tener en cuenta que la gestión se realiza a través de la Consejería Técnica de Formación

Continua, mientras que las verificaciones se desarrollan por el Servicio del Fondo Social Europeo y Presupuestos, que no

depende de la citada Consejería Técnica. La selección y aprobación de este tipo de operaciones se realiza de forma

análoga a lo antes mencionado para el caso de las bonificaciones en las cotizaciones sociales, esto es, por la SGGF a

solicitud de la SG PPAA.

De cara a clarificar esta separación de funciones en ambos tipos de gastos se adjunta cuadro que detalla esta cuestión:

1.-Bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social para fomento del empleo.

Tipo de verificación Unidad Contenido Finalidad Unidad que

gestiona

Administrativa SGGF y SGPPAA

diseñan los cruces

informáticos que

aplica la SGTIC.

El listado de

comprobación se

firma por la SGGF

Se establecen

requisitos que

deben cumplir los

gastos que

corresponden a

bonificaciones en

las cotizaciones a la

Seguridad Social,

incluyendo entre

otros, el

cumplimiento de las

obligaciones

tributarias de las

empresas que se

aplican las

bonificaciones en

cuotas, cuando ello

se exige en la

normativa nacional..

Los requisitos

establecidos se

aplican a la

Garantizar que se

cumple con la

normativa nacional

y comunitaria.

Garantizar que se

cumplen los

criterios de

elegibilidad del

gasto

SGPPAA: Área

dedicada a la

planificación de la

gestión y

seguimiento de las

bonificaciones en

las cotizaciones

sociales (tanto las

que se

cofinanciarán como

las que se financian

íntegramente con

presupuesto del

estado).


11


totalidad del gasto

objeto de

certificación.

In situ SGGF (Servicio de

Fondos

Comunitarios). Para

ello se ha

contratado a una

empresa externa.

Se analiza una

muestra de gastos

con carácter previo

a su certificación

Garantizar la

realidad de la

operación y que los

cruces diseñados

realizados como

verificaciones

administrativas

funcionan de forma

adecuada

SGPPAA: Área

dedicada a la

planificación de la

gestión y

seguimiento de las

bonificaciones en

las cotizaciones

sociales (tanto las

que se

cofinanciarán como

las que se financian

íntegramente con

presupuesto del

estado).

2.- Subvenciones de iniciativas de formación profesional para el empleo:

Tipo de verificación Unidad Contenido Finalidad Unidad que

gestiona

Administrativa SGPPAA (Servicio

de Fondo Social

Europeo y

Presupuestos) con

apoyo de personal

de la FUNDAE

(distinto del

personal que

participa en la

gestión).

Garantizar que se

cumplen los

requisitos de

transparencia y

publicidad.

Garantizar la

adecuación de la

aplicación de la

baremación de

solicitudes

presentadas.

Garantizar que no

Garantizar que se

cumple con la

normativa nacional

y comunitaria.

Garantizar que se

cumplen los

criterios de

elegibilidad del

gasto.

Garantizar que la

documentación

justificativa del

SGPPAA

(Consejería Técnica

de Formación

Continua) y

personal de la

FUNDAE.


12


se superan los

límites máximos de

la subvención

Garantizar la

adecuada

presentación de la

documentación

justificativa de la

subvención.

Garantizar que el

gasto se haya

pagado

efectivamente al

destinatario de la

ayuda.

gasto incurrido es

la adecuada.

In situ SGPPAA (Servicio

de Fondo Social

Europeo y

Presupuestos) con

apoyo de personal

de la FUNDAE

(distinto del

personal que

participa en la

gestión).

SGGF (Servicio de

fondos

comunitarios). Para

ello se ha

contratado a una

Se analiza una

muestra de

acciones formativas

Se analiza una

muestra de gastos

con carácter previo

a su certificación

Garantizar la

realidad de la

operación.

Garantizar que las

verificaciones

administrativas e in

situ se han

realizado de forma

correcta y además

son útiles para

detectar gastos

indebidamente

subvencionados.

SGPPAA

(Consejería Técnica

de Formación

Continua) y

personal de la

FUNDAE.


13


empresa externa.

2.2.4. Descripción de los procedimientos destinados a garantizar medidas antifraude.

El artículo 125.4 c) del Reglamento (UE) nº 1303/2013, de 17 de diciembre, establece que en lo que respecta a la gestión

y control financieros del PO, la AG deberá aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas.

En el acuerdo de delegación de atribuciones formalizado entre la AG y el SEPE se indica que éste deberá aplicar

procedimientos de análisis del riesgo, siguiendo las directrices de dicha AG. Además, en base al mencionado análisis, el

SEPE deberá aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos detectados y debiendo

documentarse estas medidas en FSE 14-20.

En aplicación de lo mencionado anteriormente, el SEPE realizará una evaluación ex ante de los riesgos de fraude que

puedan afectar a las operaciones que pretende cofinanciar.

El SEPE realizará esta evaluación con anterioridad a la ejecución de las operaciones objeto de cofinanciación, una vez

firmado el acuerdo de atribución de funciones, en el plazo establecido por la AG.. El SEPE utilizará el “Instrumento de

autoevaluación para la identificación y cobertura del Riesgo” (Matriz de Riesgos) facilitado por la AG junto con las

Orientaciones dictadas para la elaboración de este documento.

En dicha evaluación se tendrá en cuenta la metodología o sistema de gestión utilizado para la ejecución de las

operaciones cofinanciadas (subvenciones, contratos o medios propios), que en el caso del POEJ serán los medios

propios, para la gestión de las Bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, y el de las subvenciones, para las

iniciativas previstas de formación para el empleo.

El SEPE remitirá la Matriz de Riesgos debidamente cumplimentada a la AG y atenderá las indicaciones de ésta en

relación con la necesidad de reforzar los controles establecidos, así como la inclusión de nuevos riesgos y/o nuevos

controles para reducir el riesgo a un nivel aceptable.

Asimismo, antes de remitir gastos a la AG, pero con posterioridad a la realización de las verificaciones realizadas por el

SEPE, este organismo realizará la evaluación ex post para todos los gastos que se vayan a certificar a la AG.

En el caso de las subvenciones destinadas a financiar las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el

Empleo, la evaluación ex post se realizará por la FUNDAE, junto con la Consejería técnica de Formación Continua de la

SG PPAA.

En todo caso, en dicha evaluación ex post se atenderá a los resultados obtenidos de las verificaciones administrativas e in

situ realizadas por el SEPE, de cara a garantizar que las verificaciones realizadas han cumplido su función y por tanto han

limitado la posibilidad de remitir gastos que puedan verse afectados por casos de fraude.


14


Los resultados de la evaluación ex post se remitirán a la AG y se atenderá a las indicaciones que ésta pueda realizar de

cara a futuras justificaciones de gastos o incluso para corregir la justificación de gastos que da lugar a la realización de la

correspondiente evaluación ex post.

En principio, el SEPE elaborará la matriz ex ante de evaluación de riesgos con una periodicidad bianual. No obstante, esta

periodicidad será inferior si de los controles realizados se detectaran casos de fraude que impliquen la existencia de

nuevos riesgos no tenidos en cuenta inicialmente, o la necesidad de reforzar los controles inicialmente previstos. En estos

supuestos, la evaluación se realizará tan pronto como se hubieran diseñado los nuevos controles destinados a evitar los

nuevos riesgos detectados.

Por su parte, tal y como se ha mencionado antes, la evaluación de riesgos ex post se realizará, antes de cada remisión de

gastos de operaciones objeto de cofinanciación a la AG, y la ejecución de las evaluaciones ex post tendrán en cuenta, en

su caso, las modificaciones derivadas de las variaciones realizadas en las evaluaciones ex ante.

Asimismo, si en las verificaciones realizadas por el SEPE o si en los controles posteriores realizados por los organismos

de control se detectaran gastos fraudulentos, se analizarán los casos ocurridos, dejando constancia por escrito de este

análisis. Las consecuencias de la detección de este tipo de gastos, implicará por un lado la necesidad de actualizar la

evaluación de riesgos realizada para en su caso incorporar el que ha dado lugar al error detectado. Por otro lado, esta

detección tendrá consecuencias en los sistemas aplicados, ya que se mejorarán los mismos para evitar la repetición de

una situación similar en el futuro. Por último, se procederá a retirar el gasto detectado, como gasto irregular, con carácter

previo a su remisión a la AG si se detecta por el SEPE o mediante el procedimiento descrito en el apartado 2.5 si se

detecta por los organismos de control competentes. En este último caso, tal y como se indica en el apartado 2.5 citado, se

podrán adoptar medidas destinadas a corregir los gastos erróneamente certificados a la Comisión si el supuesto que da

lugar al caso fraudulento se considera que ha podido producirse en otros gastos ya certificados por la AC.

En todo caso, se dejará constancia por escrito de las medidas que se adoptarán, recogiendo las razones que llevan a su

adopción.

Se adjunta diagrama que recoge el procedimiento descrito:


15


En todo caso, en el momento en que el SEPE detecte algún caso sospechoso de fraude lo comunicará a la AG y realizará

las actuaciones que ésta le indique, de cara a la retirada de gastos ya justificados o de análisis de los supuestos

detectados e indicación de medidas correctoras aplicadas en el futuro.

A nivel interno, los casos de fraude detectados serán objeto de persecución por el SEPE y la AEAT en el caso de

subvenciones destinadas a financiar las iniciativas de formación profesional para el empleo, pero en el caso de las

bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social serán la TGSS y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social los

encargados de perseguir dicho fraude.

2.2.5. Organigrama y especificaciones del flujo financiero para la cofinanciación de actuaciones FSE.

Según lo establecido en el Artículo 15 del Real Decreto Legislativo 3/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el

Texto Refundido de la Ley de Empleo, el SEPE es un Organismo Autónomo de la Administración General del Estado,

adscrito al Ministerio de Trabajo y Economía Social (en adelante MTES), que tiene por objeto la ordenación, desarrollo y

seguimiento de los programas y medidas de política de empleo.

PREVENCIÓN

DETECCIÓN

Mejoras

Gestión de la acción-

- Controles posteriores

- Verificaciones previas

a la Certificación

RESULTADOS

CORRECCIÓN

CICLO ANTIFRAUDE

PERSECUCIÓN

Mejoras en la gestión que

limiten las posibilidades de

realizar la actividad

fraudulenta.

-

- Modificaciones normativas

en caso de ser necesario

- Añadir verificaciones

adicionales

Devolución de importes a la

Comisión.

-

- Imposición de sanciones

- Reintegro de fondos a

nivel nacional.

-

- Matriz ex post

Matriz ex ante


16


Por lo tanto, el SEPE forma parte del Sector Público Estatal definido en el artículo 2.1 de la Ley 47/2003, de 26 de

noviembre, General Presupuestaria. Así, los presupuestos de ingresos y gastos del SEPE se integran en los

Presupuestos Generales del Estado.

El SEPE, además de los ingresos del FSE, dispone de otros procedentes de las cotizaciones realizadas por empresarios y

trabajadores por desempleo y formación profesional, por aportaciones que la AGE realiza, financiadas con impuestos, y

otros ingresos y reintegros de subvenciones concedidas en ejercicios anteriores.

Las cotizaciones por desempleo y por formación profesional para el empleo se configuran como conceptos de

recaudación conjunta con las restantes cotizaciones sociales (para cubrir las contingencias de jubilación, incapacidad,

maternidad,…). La TGSS recauda mensualmente los importes de las empresas y trabajadores que se transfieren al

SEPE.

Entre ambos organismos existe una cuenta de relación que se salda al final de cada ejercicio y que recoge los

movimientos de tesorería entre ambos, ya que estas relaciones abarcan otros conceptos distintos de las cotizaciones por

desempleo y formación profesional para el empleo, antes citadas, como pueden ser, entre otros, el pago de la prestación

por desempleo. Por lo tanto, los mencionados ingresos en muchas ocasiones suponen únicamente un apunte contable en

la cuenta de relación (en formalización, en terminología contable).

COTIZACIÓN

Empresas y trabajadores SEPE

3.

Información

4. Apunte contable del ingreso

1. Cotización por

desempleo y por FP

TGSS

2. Ingresos de la

cotización

4. Apunte contable del gasto

Cada mesCada mes

Los reintegros de subvenciones previamente concedidas, se ingresan en una cuenta restringida abierta en el Banco de

España a nombre del SEPE para esta finalidad.


17


Como peculiaridad, hay que señalar que junto con los reintegros en sentido estricto, el SEPE deduce en cada ejercicio las

cantidades no justificadas por las Comunidades Autónomas de los libramientos realizados en el ejercicio anterior, para

financiar la ejecución de las políticas de activación para el empleo, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 86 de la Ley

47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

REINTEGROS

SEPE

3.

Cancelación de la

deuda en la cuantía

que corresponda

1. Ingreso cantidad indebidamente

percibida

Beneficiarios (Ley General de Subvenciones)

2. Comprobación del

ingreso


18


CONFERENCIA SECTORIAL

SEPE

1.

Asignación cantidad a cada

C.A. según criterios

aprobados en Conferencia

Sectorial

2. Abono cantidad asignada

según criterios aprobados

en Conferencia Sectorial

AÑ

O N

AÑ

O N

+1

CC.AA.

6. Recepción de la

justificación

7. Abono cantidad asignada según criterios

aprobados en Conferencia Sectorial.

Deducidos los importes no justificados

5. Justificación del importe

recibido el año N

8. Recepción del importe

3. Recepción del importe

.

4.

Asignación cantidad a cada

C.A. según criterios

aprobados en Conferencia

Sectorial

Finalmente, en lo que respecta a la aportación del Estado, mensualmente se producen abonos en función de las

cantidades inicialmente consignadas en el presupuesto de ingresos del SEPE.


19


APORTACIÓN DEL ESTADO

MEYSS SEPE

3.

Recibe y contabiliza la

cuantía remitida

1. Ordena pago al SEPE de cantidad

que consta en Presupuesto de

Gastos aprobado (1/12 de la cifra

que conste en presupuestos)

Sec. Gral. Del Tesoro y

Política Financiera

2. Abono mensual de

cantidades

2.3. Organización y procedimientos

2.3.1. Organigrama y especificaciones de las funciones de las Unidades

El SEPE es un Organismo Autónomo de carácter administrativo dependiente del MTES, con rango de Dirección General.

Fue creado por el Real Decreto Ley 36/1978, de 16 de noviembre, sobre gestión institucional de la Seguridad Social, la

salud y el empleo.

En el Real Decreto 1383/2008, de 1 de agosto, se aprobó la estructura orgánica y de participación del Servicio Público de

Empleo Estatal. Entre sus competencias figuran, en relación con las ayudas cofinanciadas por el Fondo Social Europeo,

las siguientes:

Elaborar y elevar al MTES las propuestas normativas de ámbito estatal en materia de empleo y formación para

el empleo que procedan.

Elaborar el anteproyecto de su presupuesto de ingresos y gastos.

Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Empleo.

Percibir las ayudas financieras de la Unión Europea de fondos europeos para la cofinanciación de acciones y

programas sufragados con cargo a su presupuesto y proceder a la justificación y valoración de las mismas, a

través de la autoridad de gestión estatal designada al efecto por la normativa de la Unión Europea.

Colaborar con las Comunidades Autónomas y los interlocutores sociales en la elaboración del Programa Anual

de Trabajo del Sistema Nacional de Empleo y los Planes de ejecución de la Estrategia Europea de Empleo,

garantizando su evaluación y seguimiento conjunto.

Gestionar los programas de empleo y formación profesional para el empleo, que le correspondan

normativamente y estén consignados en su presupuesto de gastos.


20


Llevar a cabo investigaciones, estudios y análisis sobre la situación del mercado de trabajo y los instrumentos

para mejorarlo, en colaboración con las respectivas Comunidades Autónomas.

El SEPE se articula en torno a una estructura central y a una estructura periférica. Los órganos rectores de la estructura

central son los siguientes:

Consejo General

Comisión Ejecutiva Central

Dirección General

Dependen directamente de la Dirección General, los siguientes órganos, con nivel orgánico de Subdirección General:

Subdirección General de Recursos y Organización

Subdirección General de Relaciones Institucionales y Asistencia Jurídica

Subdirección General de Gestión Financiera

Subdirección General de Estadística e Información

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Subdirección General de Prestaciones por Desempleo

Subdirección General de Políticas Activas de Empleo

Los servicios periféricos del SEPE se clasifican en órganos de gestión y órganos de participación institucional.

Son órganos de gestión territorial los Coordinadores Territoriales, los Directores Provinciales y las Oficinas de Empleo y/o

de Prestaciones.

Son órganos de participación institucional, las Comisiones Ejecutivas Territoriales.

Debe destacarse que si bien existe una asignación de funciones atribuidas a cada Subdirección General citada, el

ejercicio de las tareas asociadas a la planificación, programación, gestión, evaluación y control de las actuaciones

cofinanciadas por el FSE no es estanco o atribuible a una única Subdirección.

En este sentido, aunque todas las Subdirecciones y sus áreas mantienen una estrecha interacción prácticamente en todas

las fases y tareas inherentes al FSE, se describen a continuación las funciones de las que más directamente intervienen

en la gestión de las ayudas del Fondo.


21


Las funciones de la Subdirección General de Gestión Financiera (SGGF en adelante), relacionadas con la gestión del

POEJ son:

1.- Efectuar la preparación y seguimiento de los contratos administrativos y contratos privados que celebre el SEPE, así

como el inventario mobiliario e inmobiliario.

2.- Preparar y confeccionar el anteproyecto de presupuestos de ingresos y gastos, tramitar los expedientes de

modificaciones presupuestarias y realizar el seguimiento de la ejecución del presupuesto.

3.- Efectuar la gestión y control de la contabilidad a la que está sujeta la ejecución del presupuesto aprobado, así como la

preparación de la cuenta anual de liquidación.

4.- Gestionar la tesorería, habilitando los pagos del ejercicio de la actividad institucional financiada con el presupuesto

autorizado, así como supervisar todas las cuentas con las que opera el organismo.

5.- Realizar la coordinación financiera y de gestión de las ayudas de los fondos de procedencia europea, garantizando la

presentación de las justificaciones de las acciones realizadas, correspondientes a formas de intervención comunitaria

de titularidad del SEPE, así como el seguimiento de la cofinanciación europea.

6.- El control y seguimiento financiero-presupuestario de los convenios de colaboración que suscriba el organismo.

7.- Asegurar el adecuado cumplimiento de los Reglamentos CE 1303/2013, 1304/2013, 480/2014, 1011/2014 y

1046/2018, en lo relativo a las verificaciones de gastos a certificar al FSE.

Por su parte, la SGPPAA, tiene encomendadas las funciones siguientes, en relación con la gestión de las acciones

cofinanciadas por fondos comunitarios:

1.- Elaborar propuestas normativas y de desarrollo en materia de promoción de empleo, de intermediación laboral y

formación para el empleo, así como su evaluación y actualización y la propuesta de objetivos, estrategias y

metodología de actuaciones en colaboración con las Comunidades Autónomas y los interlocutores sociales.

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL

CONSEJO GENERAL COMISIÓN EJECUTIVA CENTRAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUB. GNAL. DE GEST. FINANCIERA

SUB. GNAL. DE POLÍTICAS ACTIVAS

SUB. GNAL. DE TIC

INTERVENCIÓN DELEGADA

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL

CONSEJO GENERAL COMISIÓN EJECUTIVA CENTRAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUB. GNAL. DE GEST. FINANCIERA

SUB. GNAL. DE POLÍTICAS ACTIVAS

SUB. GNAL. DE TIC

INTERVENCIÓN DELEGADA


22


2.- Efectuar la gestión y seguimiento de los programas de políticas activas en materia de empleo, intermediación laboral y

formación para el empleo que le correspondan normativamente, así como el establecimiento de los procesos de

gestión y apoyo a la misma, en los territorios en los que no se haya producido el traspaso de competencias.

3.- Elaborar planes de control en el ámbito de sus competencias, en materia de empleo, intermediación laboral y

formación para el empleo.

4.- Programar y justificar las acciones cofinanciadas por el FSE, en materia de empleo y formación.

5.- Tramitar los procedimientos de reintegro y sancionadores.

6.- Efectuar la gestión, seguimiento y control de los incentivos a la contratación a través de las bonificaciones de cuotas a

la Seguridad Social y de la gestión de los fondos y de las acciones formativas que le correspondan.

7.- Diseñar los modelos oficiales de contratos de trabajo en consonancia con la normativa reguladora de los mismos.

8.- Elaborar y proponer el Plan de Actividades y presupuesto anual de la Red Eures-España, en coordinación con los

Servicios Públicos de empleo Autonómicos

9.- Coordinar las acciones que correspondan con la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. En este

sentido hay que tener en cuenta que las referencias a la FTFE deben entenderse realizadas a la FUNDAE una vez ha

entrado en vigor la Ley 30/2015 de 9 de septiembre.

Atendiendo al Convenio de Colaboración firmado el 18 de febrero de 2013 entre el SEPE y la citada Fundación, ésta

realiza las siguientes funciones:

Colabora y asiste técnicamente al SEPE en sus actividades de planificación, programación,

gestión, evaluación, seguimiento y control de las iniciativas de formación del Sistema de

Formación Profesional para el empleo.

Actuar como entidad colaboradora del SEPE en la gestión de las convocatorias de subvenciones

públicas que se realicen por dicho organismo en el marco de las iniciativas de formación que

correspondan.

En concreto, colaborará en la instrucción de los procedimientos y en la elaboración de las

propuestas relativas a la resolución y justificación de las subvenciones, correspondiendo al

SPEE la concesión y el pago de las subvenciones.

Apoyar técnicamente al SEPE en el diseño e instrumentación de los medios telemáticos

necesarios para que las empresas y las entidades organizadoras realicen las comunicaciones de

inicio y finalización de la formación acogida al sistema de bonificaciones, garantizando en todo

caso la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones.

Elevar al SEPE propuestas de resoluciones normativas e instrucciones relativas al sistema de

formación profesional para el empleo, así como elaborar los informes que le sean requeridos. En

concreto se encargará de la identificación y alta en el sistema de las empresas y del análisis y

seguimiento de sus comunicaciones de inicio y finalización de la formación así como en la

comprobación, procedencia y exactitud de las deducciones que en forma de bonificaciones

hayan sido practicadas por las empresas

Contribuir al impulso y difusión del subsistema de formación profesional para el empleo entre las

empresas y los trabajadores.


23


Apoyar técnicamente al SEPE, en la gestión e implantación de la formación profesional dual

vinculada al contrato de formación y aprendizaje, mediante la adaptación e instrumentación del

correspondiente sistema telemático. Además adoptará las medidas necesarias para que este

sistema telemático esté al servicio de todas las empresas y centros de formación acreditados y/o

autorizados para el acceso a ésta información, así como a los documentos normalizados y

procesos telemáticos. También colaborará con el SEPE en la comprobación de la procedencia y

exactitud de las deducciones que, en forma de bonificaciones, hayan sido practicadas por las

empresas de acuerdo con la normativa vigente en cada momento. Por último asistirá

técnicamente al SEPE en los procesos de devolución de las cantidades indebidamente aplicadas

cuando se detecte esta circunstancia.

Colaborará con el SEPE en la realización de actividades que tengan por objeto la difusión de los

certificados de profesionalidad, su implantación progresiva y la actualización de sus contenidos

proporcionando al SEPE los análisis, propuestas y estudios realizados que pudieran contribuir a

conseguir la citada finalidad, trasladando al SEPE las propuestas de las Comisiones Paritarias

Sectoriales en relación con ésta materia.

Colaborará con el SEPE en el desarrollo de medidas que tengan por objeto la mejora de los

procesos de información y orientación a empresas y trabajadores encaminadas a favorecer el

acceso a la formación en el empleo, incluida la formación profesional dual vinculada al contrato

de formación y aprendizaje y la definición y elección de itinerarios de formación individualizados

por parte de los trabajadores. En concreto la Fundación realizará las aportaciones técnicas

necesarias para la creación de una cuenta de formación donde se registre la formación recibida

por el trabajador a lo largo de su carrera profesional..

Colaborará con el SEPE en la realización de actuaciones que tengan por objeto el impulso y

difusión del Sistema de Formación Profesional para el Empleo entre empresas y trabajadores en

particular entre las PYMES y trabajadores autónomos y emprendedores.

Colaborará con el SEPE l en materia de actuación y presencia internacional.

Proporcionará al SEPE la información necesaria para la realización por parte de este organismo

de la programación y justificación de las actuaciones cofinanciables por el FSE.

Por otra parte, la SGTIC tiene atribuidas, entre otras, las siguientes funciones:

1.- Dirigir el centro de explotación de tecnologías de la información, garantizando la producción y disponibilidad de los

sistemas de información y comunicaciones, al igual que la calidad del servicio, la evolución tecnológica y la seguridad

física y lógica de dichos sistemas.

2.- Planificar, desarrollar, implementar y mantener las aplicaciones informáticas para la gestión y control de las bases de

datos.

3.- Planificar, desarrollar, implementar y mantener los sistemas de análisis de la información que faciliten los estudios y

análisis del mercado laboral, así como la elaboración de estadísticas.


24


4.- Desarrollar, implementar y mantener el sistema de información estatal que permite compartir e integrar la información

y gestión de todos los servicios públicos de empleo, facilitando las aplicaciones informáticas que garanticen a los

servicios públicos de empleo autonómicos la existencia de un sistema de información para la gestión de las políticas

activas.

Las personas dedicadas a las tareas de gestión de las líneas de acción del POEJ, dentro de la estructura del SEPE es la

siguiente:

A) Subdirección General de Gestión Financiera:

Dentro de ella se incluye la Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios, compuesta por 4 personas. De ellas, 3 se

dedican al 100 % a la gestión de los diversos aspectos relacionados con el FSE y en el caso de la quinta, su dedicación

alcanza el 50 % de su horario laboral. Las personas dedicadas al 100% son dos Jefes de Servicio y un Administrativo,

mientras que la persona dedicada al 50% tiene la categoría de Jefe de Área. Todos ellos han participado en la gestión de

los Programas Operativos en los que ha participado el SEPE en el período 2007-2013, y todos han participado en la

gestión del FSE, al menos desde el período de programación 2000-2006. En la actualidad, el puesto del Jefe de Área se

encuentra vacante.

Además se ha procedido a realizar una contratación externa que facilite el sistema de verificaciones previsto para este

PO.

La empresa adjudicataria del mismo ha sido PriceWaterhouseCoopers Auditores (en adelante PWC) y su duración es de

tres años desde enero de 2016, con posibilidad de prórroga. En el año 2019 se produjo una ampliación del plazo de

ejecución del mismo hasta agosto de 2019 y a su término, se llevó a cabo la prórroga prevista de 3 años, por lo que el

contrato tiene prevista su finalización en el año 2022.

Dentro de esta SGGF, uno de los Jefes de Servicio se dedica a las funciones relacionadas con las verificaciones a realizar

en el caso de los gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones sociales, así como coordinar las verificaciones

realizadas por la SGPPAA (como se detallará más adelante) en el caso de las subvenciones destinadas a financiar las

iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo. Asimismo, se dedicará a las funciones relativas a la

introducción de información para certificar gastos en el aplicativo FSE 14-20, y al seguimiento de la información financiera

y de indicadores.

El otro Jefe de Servicio se ocupa de las relaciones con los organismos de control, analizando las conclusiones de los

informes elaborados por estos organismos y realizando las acciones necesarias para la aprobación de los planes de

acción que puedan derivarse de dichos controles, así como las actuaciones relativas a su puesta en marcha, seguimiento

y conclusión, introduciendo la información necesaria en FSE 14-20. Asimismo, se ocupa del seguimiento de las

irregularidades detectadas y de su recuperación.


25


B).- Subdirección General de Políticas Activas de Empleo:

En ella, las personas dedicadas a la gestión del FSE realizan también otras tareas y funciones sin relación con el mismo.

Dada la compleja organización del SEPE, es difícil cuantificar el porcentaje de dedicación de las mismas, e incluso el

número, ya que el mismo está en función de las épocas y de los requerimientos derivados de la gestión (Inicios y cierres

de los períodos de programación; evaluaciones, auditorías, controles, etc.).

No obstante, puede asegurarse que al menos 2 personas de esta Subdirección General dedican el 100% de su actividad a

la gestión del FSE, 1 persona dedica el 50%, 3 dedican el 20% y otras 3 dedican un 10% de su actividad al FSE.

Las personas dedicadas al 100% son un Jefe de Servicio (del Fondo Social Europeo y Presupuestos) y un Auxiliar

Administrativo, ambas han participado en la gestión de fondos comunitarios desde el período de programación 2000-2006.

Asimismo, se cuenta con un técnico superior que destina el 20% de su jornada a estas funciones, que también ha

participado en la gestión de este tipo de fondos desde el período de programación 2000-2006. Este servicio será el

encargado de realizar las verificaciones en el caso de las convocatorias de subvenciones cofinanciadas en el POEJ,

garantizando su independencia al no depender de la Consejería Técnica de Formación Continua.

Por su parte, un Jefe de Área (10%); un Jefe de Servicio (20%); un Jefe de Sección (un 20%) y un técnico superior (un

10%) se dedican a la realización y planificación de la gestión y seguimiento de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social para el fomento de la contratación, tanto desde el punto de vista técnico, como jurídico. Todas estas personas han

participado en la gestión del FSE en el período de programación 2007-2013.

Además, la FUNDAE realiza funciones de apoyo a la gestión del SEPE en las convocatorias de subvenciones para

financiar la realización de iniciativas de formación profesional para el empleo que tengan por finalidad atender a

beneficiarios del Sistema Nacional de Garantía Juvenil.

En media anual, se puede estimar que 10 trabajadores de dicha entidad dedican la totalidad de su jornada a la realización

de actividades de apoyo a la gestión relacionada con el FSE. No obstante lo anterior, la estructura de la Fundación y los

efectivos disponibles permiten efectuar una redistribución interna de los recursos y refuerzo de la actividad si resulta

necesario. En este sentido, se debe mencionar que en el caso del personal destinado en las distintas Subdirecciones

Generales del SEPE, la dedicación se debe entender referida a todos los Programas Operativos en los que dicho

organismo ha sido designado OI; sin embargo, las personas que prestan su apoyo al SEPE en la FUNDAE se dedican en

su totalidad al POEJ. Parte (un 50%) de dicho personal se encuentra adscrito al SEPE por el convenio que mantienen

ambos, y se dedica a la realización de tareas de verificación in situ y otra parte se dedica a la gestión de las respectivas

convocatorias (órgano instructor y análisis de la justificación presentada).

Un Jefe de Área, la Consejería Técnica de Formación Continua (10%) y un Jefe de Servicio (20%), de Seguimiento y

Control de Iniciativas Formativas Control de Subvenciones, dependiente del anterior, coordinan los trabajos realizados por


26


el personal de la FUNDAE que apoya al SEPE en la gestión de las convocatorias de ayudas que serán objeto de

cofinanciación. Ambos han tenido experiencia en la gestión de fondos comunitarios en el período de programación 2000-

2006.

Todo el personal de la Fundación tiene categoría de técnico, y si bien no han tenido experiencia en la gestión del FSE en

el período de programación 2007-2013, la tuvieron en la gestión de fondos comunitarios en el período de programación

2000-2006.

C).- Subdirección General de Técnicas de la Información y de las Comunicaciones

A esta Subdirección General se adscriben 2 personas dedicadas a las labores de apoyo a la gestión del FSE. Una de ellas

con categoría profesional de Analista Programador se dedica al 100% a tareas relacionada con el FSE, y otra con

categoría profesional de Jefe de Servicio, han participado en la gestión de los programas operativos en los que ha

participado el SEPE en el período de programación 2007-2013.

Además, dentro de las contrataciones externas que prestan servicios TIC se estima que se adscriban a tareas

relacionadas con el FSE 8 personas, 7 de las cuales dedicadas al 100% y la restante al 50% (en especial para la

elaboración de informes y validaciones de información).De las 7 personas dedicadas al 100%, una de ellas es un

Consultor (para el desarrollo del sistema de información que se describirá en el apartado 3); dos Jefes de Proyecto y 4

Analistas Programadores, todas ellas salvo el consultor y uno de los Jefes de Proyecto han participado en la gestión del

FSE en el período de programación 2007-2013.

La persona dedicada al 50% tendrá la categoría profesional de consultor, con experiencia en la gestión del FSE en el

período de programación 2007-2013, en concreto, en lo relativo a la obtención de indicadores e información para

completar los informes anuales.

En los Pliegos que rigen la contratación de los servicios correspondientes se puede encontrar información más detallada

en cuanto a las condiciones que debe reunir el personal antes citado.

En este sentido, hay que señalar que de las 7 personas dedicadas al 100%, 4 están desarrollando el nuevo sistema de

información, mientras que las 3 restantes se dedicarán a labores de verificación, certificación y mantenimiento del sistema

(una vez esté en funcionamiento).

D).- Subdirección General de Relaciones Institucionales y Asistencia Jurídica

Esta Subdirección, entre otras funciones, es la encargada del mantenimiento de la Página WEB del SEPE, en la que se

incluye la información más relevante de la participación del SEPE en las acciones cofinanciadas por el Fondo Social

Europeo.


27


Por ello, la SGGF, como Organismo Intermedio del Programa Operativo, es la encargada del desarrollo de la Estrategia

de Comunicación del PO y, por tanto, de remitirle tanto la información inicial como las modificaciones y actualizaciones

necesarias que afecten al Programa Operativo y que esté incluida en el apartado del Fondo Social Europeo en la página

WEB del SEPE, que se encuentra disponible en el siguiente link:

http://www.sepe.es/HomeSepe/empresas/informacion-para-empresas/bonificaciones-ayudas/financiacion-fondo-social-

europeo.html

2.3.2. Marco para garantizar que se realiza un ejercicio de gestión de riesgos apropiado cuando resulta necesario y, en

particular, en caso de que se introduzcan modificaciones significativas en el sistema de gestión y control.

La gestión de riesgos como OI se desarrollará en todo caso, por la SGGF del SEPE (evaluación ex ante). La gestión de

riesgos como beneficiario (evaluación ex post) en el caso de los gastos de bonificaciones en las cotizaciones sociales, se

desarrollará por el Área dedicada a la gestión y seguimiento de las bonificaciones en las cotizaciones sociales

dependiente de la SGPPAA, y en el caso de los gastos destinados a financiar las iniciativas incluidas en el Sistema de

Formación Profesional para el Empleo, esta evaluación se desarrollará por la Consejería Técnica Formación Contínua,

también dependiente de la SGPPAA.

Los resultados de las auditorías y controles que recojan la existencia de gastos indebidamente remitidos a la AG o

certificados a la Unión Europea, se tendrán en cuenta a la hora de realizar las evaluaciones antes mencionadas, de cara a

incorporar nuevos riesgos o nuevos controles que minimicen las posibilidades de que existan gastos indebidamente

certificados a la Comisión Europea. Estos resultados también implicarán, en su caso, la actualización de la matriz de

riesgos ex ante, con una periodicidad inferior a la inicialmente prevista (bianual). La SGGF conocerá los resultados de los

controles realizados a través de la información existente en FSE14-20 y por tanto podrá incorporar la misma a las

evaluaciones ex ante que vaya a realizar. Asimismo, la SGGF remitirá a la SG PPAA la información de estos controles

que pudiera afectar a la realización de la evaluación ex post.

Las citadas modificaciones se llevarán a cabo en la primera evaluación que se realice con posterioridad a que los

resultados de los controles hayan sido conocidos, para lo cual se documentará la fecha en la que se realizó el respectivo

control, la fecha en la que la SGGF tuvo conocimiento del mismo y la fecha de realización de la evaluación que se ve

afectada por sus resultados.

2.3.3. Descripción de procedimientos:

2.3.3.1. Procedimientos de participación en el Comité de Seguimiento y respaldo del trabajo del Comité de Seguimiento.

El Artículo 110 del Reglamento UE 1303/2013, de 17 de diciembre, regula las funciones del Comité de Seguimiento en

todos los Programas Operativos.

La participación en el Comité de Seguimiento del POEJ, así como el apoyo a la labor desarrollada por el mismo, es una de

las funciones que la AG ha delegado en el SEPE como OI.


28


De esta forma, el SEPE formará parte del Comité de Seguimiento del POEJ designando el número de representantes que

se indique en el Reglamento Interno por el procedimiento que allí se establezca. Estos representantes pertenecerán a la

SGGF y en su caso a la SG PPAA.

El SEPE facilitará la información que le sea requerida para elaborar los informes anuales y finales, obteniendo la misma

de sus bases de datos. Asimismo, facilitará la información necesaria a dicho Comité para el ejercicio de sus funciones a

través de sus representantes en el mismo.

En este sentido, la SGGF podrá solicitar la información requerida a la SGPPAA, a la SGTIC y a la Subdirección General

de Estadística e Información, si no dispusiese de la misma directamente.

2.3.3.2. Procedimientos de recogida, registro y almacenamiento informatizado de los datos.

El SEPE, con base en el sistema JACO creado para la gestión de los gastos objeto de cofinanciación en el Programa

Operativo de Adaptabilidad y Empleo del período de programación 2007-2013, está desarrollando un nuevo Sistema de

Información que dará soporte a su participación en todos los Programas Operativos del período de programación 2014-

2020 en los que ha sido designado OI.

En todo caso, se indica que el sistema de registro de información relevante, a efectos de cofinanciación, se realiza en

función de la información remitida por la TGSS en el caso de los gastos derivados de bonificaciones de cuotas a la

Seguridad Social y en función de la información remitida por la FUNDAE en el caso de las subvenciones concedidas para

el desarrollo de iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo.

Asimismo, la información se completa con las bases de datos existentes en el propio SEPE, como pueden ser la base de

persona física o la de contratos de trabajo (en adelante Contrata), así como con los registros de centros de formación

debidamente autorizados.

De esta forma, el Sistema creado al efecto tendrá carácter omnicomprensivo, es decir, contendrá toda la información

relevante tanto desde el punto de vista económico, para elaborar las certificaciones (o rectificaciones) de gastos objeto de

cofinanciación, como desde un punto de vista cualitativo, para obtener información relevante para analizar y valorar el

grado de cumplimiento de los objetivos del POEJ en función de los indicadores de actividad y resultado establecidos en

dicho programa. Así, este sistema permitirá obtener la información regulada en el anexo III del Reglamento (CE)

480/2014, de 3 de marzo, junto con la información necesaria para elaborar los informes anuales y finales de ejecución.

Tal y como se señala en el punto 2.3.3.9 del presente documento, al tener desglosada la información a nivel de cada

persona que participa en una operación o proyecto cuyos gastos serán cofinanciados, ésta se podrá agregar al nivel que

se solicite por la AG en función de la finalidad para la que se requiera. Asimismo, el acceso y contraste de la información

utilizada en el ámbito del POEJ, con la existente en las bases de datos del SEPE o de la Seguridad Social, que

desempeñan funciones de registro y garantía del cumplimiento de obligaciones establecidas en la normativa nacional en

materia de empleo, otorga un plus de calidad a la información utilizada, además de constituirse en garantía de su

veracidad.


29


Este Sistema será el utilizado para obtener la información necesaria que se introduzca en FSE14-20, bien de manera

automática, cuando ello sea posible, bien por intercambio de ficheros o bien mediante la carga de la información existente

en ficheros obtenidos con un formato previamente determinado.

Por todo ello, el sistema descrito garantizará el adecuado cumplimiento de la pista de auditoría, en los términos que se

mencionarán en el apartado 2.4.

2.3.3.3. Procedimientos para evaluar, seleccionar y aprobar operaciones y garantizar su conformidad con la normativa

aplicable (art. 125, apartado 3, del Reglamento (UE) nº 1303/2013).

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, su establecimiento se realiza por una norma,

que generalmente tiene el rango de ley. Dicha norma se publica en el Boletín Oficial del Estado (BOE en adelante), y por

tanto se garantiza el conocimiento de los requisitos establecidos para su aplicación, por parte de todos aquellos

empresarios o trabajadores autónomos interesados.

La TGSS pone a disposición de los empresarios y trabajadores autónomos toda la documentación necesaria para que

cuando se cumplen las condiciones establecidas en la normativa reguladora, estos puedan aplicarse las correspondientes

bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social. Además, en determinados supuestos, cuando se aplica el nuevo

sistema de liquidación directa, es la propia TGSS la que propone la aplicación de las bonificaciones a los empresarios o

trabajadores autónomos que tienen derecho a las mismas, en función de la información existente en sus bases de datos y

en las bases de datos del SEPE a las que tiene acceso.

La existencia de una normativa nacional que respalda en todo caso el gasto que será objeto de cofinanciación, garantiza

que las operaciones se seleccionan y aprueban en base a la misma, lo que garantiza a su vez su transparencia al estar

los requisitos de acceso publicados en el correspondiente Diario Oficial.

En concreto, las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social para fomento del empleo se incluyen como

menor cotización o ingreso a realizar por las empresas en la TGSS y por ello, las incidencias que pueden surgir respecto a

las mismas se rigen por lo dispuesto en el Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento

General de Recaudación de la Seguridad Social. En concreto, en los artículo 46 y ss. de esta norma se recogen las

posibilidades de recurso existentes en los casos en los que las empresas no estén de acuerdo con la cotización que la

TGSS considera correcta teniendo en cuenta sus circunstancias. La citada normativa recoge procedimientos que cumplan

con los principios de trasparencia, publicidad e igualdad de cara a su aplicación por las empresas. Estas empresas

conocen las bonificaciones que les son aplicadas en todo caso, al configurarse como peculiaridades de la cotización social

que cada mes deben realizar dichas empresas.

El SEPE en base a la información existente en la TGSS, así como los datos incluidos en sus bases de datos, puede

garantizar las fechas de inicio de cada operación o proyecto, así como las del gasto efectivamente incurrido. En este

sentido, se debe tener en cuenta que no todas las bonificaciones en las cotizaciones sociales son objeto de justificación

para su cofinanciación en el POEJ o en los restantes Programas Operativos de los que el SEPE ha sido designado OI. El


30


SEPE decide, de acuerdo con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento del PO, los tipos de

bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social concretos que se remiten a la AG para su cofinanciación.

En lo que respecta a las subvenciones destinadas a financiar los gastos incurridos en la ejecución de iniciativas del

Sistema de Formación Profesional para el Empleo, se procede a su convocatoria en el BOE, en la que constan los

requisitos para ser beneficiario, junto con el resto de información relevante a efectos de que los potenciales solicitantes

puedan acceder a la misma. La normativa que sirve de base a la respectiva convocatoria también se publica en el BOE.

Además, como anexos de la convocatoria se incluyen las instrucciones que se seguirán para la valoración de ofertas, para

que las mismas se conozcan con anterioridad a la presentación de solicitudes. Estos criterios pueden variar en cada

convocatoria, dependiendo de los resultados de eficacia y eficiencia obtenidos en la convocatoria precedente.

A grandes rasgos, los criterios tienen en cuenta:

1.- La capacidad de la entidad para realizar la formación que será objeto de la subvención, en especial en lo referente al

número de alumnos a formar, la existencia de sistemas de calidad o de procedimientos estándar, así como los profesores

que la impartirán, el precio de la formación ofertada y el ámbito territorial de los alumnos a los que se dirige la misma.

2.- Colectivos a los que se dirige la formación, atendiendo al nivel de cualificación que tuvieran antes de iniciar la

formación y el tiempo en desempleo.

3.- Aspectos técnicos de la formación impartida, como la propuesta de certificados de profesionalidad completos, o la

adecuación de la formación dirigida a la obtención de los mismos, o la diversidad de acciones a realizar.

Una vez recibidas y registradas todas las solicitudes presentadas, y cuando hubiera finalizado el plazo de presentación de

las mismas, comienza su valoración. En la baremación o valoración de dichas ofertas participan el órgano instructor y el

órgano colegiado previstos en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, de forma que las

solicitudes se valoran por un conjunto de personas (órgano colegiado), posteriormente esta valoración se realiza por un

órgano (instructor) independiente que realiza la propuesta al órgano competente para resolver sobre la concesión de la

subvención. En el caso de las subvenciones que se cofinanciarán en el POEJ, la instrucción del expediente de concesión

se realiza por la FUNDAE como entidad colaboradora del SEPE, pero la concesión de dichas subvenciones corresponde

al propio SEPE. Por ello, en el órgano colegiado existe representación de la citada Fundación y del SEPE. La existencia

de un órgano colegiado y de un órgano instructor compuestos por personas distintas en todo caso garantiza su

independencia de juicio y por tanto que la baremación se realiza de acuerdo a los criterios previamente aprobados.

En la FUNDAE existen registros que permiten obtener información del estado de tramitación de cada una de las

solicitudes presentadas, hasta su aprobación o denegación. El personal de la SG de PPAA que coordina las labores con

la FUNDAE tiene acceso a dichas bases o registros.

De nuevo, la existencia de una normativa aplicable a nivel nacional garantiza la adecuación de las respectivas

convocatorias a la misma. Así, la normativa nacional de subvenciones recoge la exigencia de notificar o publicar, para que

todos los interesados lo conozcan la concesión y la denegación de las subvenciones convocadas, lo que resulta

plenamente aplicable a este supuesto. Del mismo modo, tanto la concesión, como la denegación de las solicitudes de


31


subvenciones presentadas deben motivarse de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 38/2003, de 17 de

noviembre, General de Subvenciones, en función de los requisitos establecidos en la convocatoria y los criterios de

valoración que forman parte de la misma.

En todo caso, y al igual que sucede con las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, antes de proceder a

publicar la convocatoria se analiza su adecuación a los criterios de selección de operaciones aprobados el 3 de mayo de

2016.

Asimismo, al ser el SEPE el órgano competente para la concesión de la respectiva subvención, éste conoce la fecha de

inicio de cada operación o proyecto, así como el gasto efectivamente incurrido, ya que si bien en la FUNDAE se realizan

tareas relacionadas con la liquidación de las subvenciones concedidas, es el propio SEPE el único competente para

proceder al pago de las cantidades que correspondan a los beneficiarios de las subvenciones concedidas.

Las resoluciones de concesión de las subvenciones y las de denegación de las mismas pueden ser objeto de recurso de

alzada ante el MEYSS. En este mismo sentido, los actos de gestión recaudatoria y las bonificaciones son una peculiaridad

de la recaudación, pueden ser recurridos también en alzada en caso de disconformidad por parte de la empresa a la que

se aplica.

La publicación en el BOE de la normativa reguladora de las bonificaciones y de las subvenciones mencionadas garantiza

su trasparencia, así como la aplicación de criterios no discriminatorios en su concesión. Asimismo, las bonificaciones a la

contratación fomentan que personas desempleadas puedan conseguir un empleo y las subvenciones concedidas permiten

mejorar la formación de personas desempleadas favoreciendo su pronta incorporación al mercado laboral, de forma que

contribuyen al cumplimiento de los objetivos 8.2.4 y 8.2.2 respectivamente (según se recoge en el apartado V de los

criterios de selección aprobados anteriormente citados). Asimismo, las empresas que lleven a cabo los contratos

bonificados, como la ejecución de la formación subvencionada deben respetar la normativa medioambiental y de igualdad

que les sea de aplicación en cada caso.

Los actos de gestión recaudatoria y las bonificaciones son una peculiaridad de la recaudación y pueden ser recurridos en

alzada en caso de disconformidad, por parte de la empresa a la que se aplica.

Asimismo, las bonificaciones de fomento del empleo intentan que personas desempleadas puedan conseguir un empleo,

de forma que contribuyen al cumplimiento de los objetivos específicos 8.2.2 y 8.2.4 (según se recoge en el apartado V de

los criterios de selección aprobados anteriormente citados). Asimismo, las empresas que lleven a cabo los contratos

bonificados deben respetar la normativa medioambiental y de igualdad que les sea de aplicación en cada caso.

Estos dos últimos aspectos se garantizan de forma adicional al regularse en normativa nacional aspectos relevantes de

ambos tipos de procedimientos.

Además, en ambos casos el SEPE dispone de manuales que desarrollan las diferentes funciones a realizar en este

ámbito. En el caso concreto de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social adaptará los manuales

existentes durante el período de programación 2007-2013, al no diferir el procedimiento de justificación de estos gastos

del existente para el período anterior.


32


No obstante, dichos procedimientos se actualizarán mejorando aspectos que han presentado deficiencias en el citado

período. De esta forma, se detallará el procedimiento utilizado para evitar que se justifiquen gastos en bonificaciones en

cuotas a la Seguridad Social, aplicados por empresas que no se encuentren al corriente en las obligaciones tributarias

(única deficiencia relevante detectada en este tipo de gastos en el período de programación 2007-2013), no incluyendo en

las certificaciones los gastos correspondientes a la totalidad de los días (a nivel de día-mes-año), en que cada empresa u

organización beneficiara de las bonificaciones no cumpla ese requisito, sin perjuicio de lo que se indica al respecto en el

apartado 2.3.3.5., sin perjuicio de lo que se indica al respecto en el apartado 2.3.3.5.

Este procedimiento se deduce del Plan de Acción desarrollado por el SEPE para solucionar la deficiencia mencionada en

el POAE, sin perjuicio de que en un futuro inmediato la intención es tramitar para los gastos relativos a las subvenciones

para formación profesional, un procedimiento específico de justificación en los términos regulados en el artículo 14.1 del

Reglamento (CE) 1304/2013. Asimismo, se actualizarán los procedimientos de cara a remitir la información necesaria para

el seguimiento de indicadores en plazo, y en especial relacionados con cada gasto objeto de certificación.

Por último, se atenderá a la necesidad de realizar de forma adecuada las medidas de prevención del fraude que se

recogen como novedad en la normativa comunitaria vigente en el período de programación 2014-2020.

En el caso de las subvenciones para la realización de iniciativas de formación profesional para el empleo, la FUNDAE

dispone de manuales propios que desarrollan las gestiones que realiza cada unidad en la gestión de las respectivas

convocatorias.

2.3.3.4. Procedimiento de entrega al beneficiario del documento de condiciones de la ayuda (DECA).

Tanto en el caso de las bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social como en el caso de las subvenciones para la

realización de iniciativas de formación profesional para el empleo, el SEPE, como OI y Beneficiario, ha recibido de la AG

las instrucciones relativas a las tareas de información y comunicación de las acciones cofinanciadas. En este sentido, el

SEPE ha recibido de la AG un modelo de DECA, de acuerdo a lo establecido en el artículo 125.3 del Reglamento (CE)

1303/2013.

La SGPPAA remitirá a la SGGF la propuesta de financiación de las operaciones a cofinanciar, identificando, tanto el tipo

de bonificaciones en las cotizaciones sociales de entre las existentes en la normativa actual, como la convocatoria de

subvenciones destinada a financiar el Sistema de Formación Profesional para el Empleo que se pretende cofinanciar.

La SGGF, analiza la solicitud en especial atendiendo a los criterios de selección de operaciones aprobados por el Comité

de Seguimiento correspondiente, así como a la existencia de fondos suficientes en el SEPE para realizar la operación en

cuestión, y procede a aceptar la misma o a realizar las matizaciones que entienda oportunas.

Por último, la SGGF remitirá el modelo de DECA debidamente cumplimentado a la SGPPAA, como SG dentro del SEPE

que se encarga de la gestión de las iniciativas que serán objeto de cofinanciación, así como a la FUNDAE, como entidad

que desarrolla determinadas funciones de apoyo a la gestión de las respectivas convocatorias.

El citado modelo incluye:


33


1.- La propuesta de financiación de las operaciones, que se remitirá por la SGPPAA a la SGGF.

2.- La aprobación de la solicitud de financiación por parte de la SGGF.

3.- Identificación mediante un código de esta solicitud y su aprobación.

4.- Descripción de los requisitos relativos a los productos y servicios que deben obtenerse, que en este caso pueden ser o

bien la contratación de personas desempleadas o bien la adquisición, por este tipo de personas, de las competencias

necesarias para incorporarse al mercado laboral, dependiendo de los tipos de gastos descritos anteriormente.

En el caso de las subvenciones destinadas a financiar las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el

Empleo, en la respectiva convocatoria se incluirá la información necesaria a este respecto, y en concreto en lo relativo al

deber de custodia de la documentación necesaria para garantizar una adecuada pista de auditoría.

Asimismo, en la normativa reguladora de las bonificaciones en las cotizaciones sociales se recogen los requisitos

necesarios para que la contratación de un determinado trabajador dé lugar a su aplicación. En este segundo caso, el

DECA incluirá información sobre la obligación de custodia de la documentación necesaria para proceder a la

cofinanciación del respectivo gasto, con independencia del deber general de conservación de la misma que se recoge en

la normativa reguladora de las correspondientes subvenciones.

Dentro del SEPE, la SGGF remitirá dicho modelo debidamente cumplimentado a la SGPPAA, como SG que en el SEPE

se encarga de la gestión de las iniciativas que serán objeto de cofinanciación, así como a la FUNDAE, como entidad que

desarrolla determinadas funciones de apoyo a la gestión de las respectivas convocatorias.

5.- El plan de financiación y el calendario de ejecución. En este sentido se debe tener en cuenta que el SEPE, cuenta con

un presupuesto de ingresos y otro de gastos, que deben estar formalmente equilibrados.

.

En el presupuesto de ingresos, la previsión de los mismos como consecuencia de los pagos derivados de las solicitudes

de pago aceptadas por la Comisión Europea viene reflejada en la aplicación 19.101.490.00 (“Transferencias corrientes del

exterior, para la ejecución de las acciones y programas cofinanciados por el Fondo Social Europeo”).

Contablemente, el procedimiento se adecúa a lo establecido en los artículos 82 y 122 de la Ley 47/2003, de 26 de

noviembre, General Presupuestaria, para dar cumplimiento al principio contable de devengo, conforme a lo dispuesto en

la Instrucción de Contabilidad de la Administración Institucional del Estado, aprobada por la Orden EHA/2045/2011, de 14

de julio y del Plan General de Contabilidad Pública, aprobado por la Orden EHA 1037/2010, de 13 de abril, y es el

siguiente:

RECONOCIMIENTO DE DERECHOS:

Una vez suscrita por la Dirección General del SEPE la “Petición de pago del FSE”, derivada de la correspondiente

Certificación y Declaración de Gastos, y confirmada por la AC su remisión a la Comisión Europea, la Unidad de


34


Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios remite fotocopia de la citada petición, así como de la confirmación de la

AC a la Unidad de Contabilidad, ambas pertenecientes a la SGGF.

La Unidad de Contabilidad procede a la emisión del documento contable de Reconocimiento de Derechos por el total de la

Petición de pago, siendo deudora del SEPE la Comisión Europea.

No obstante, de acuerdo al criterio manifestado por el Tribunal de Cuentas en sus auditorías de la Cuenta General del

Estado, la Unidad de Contabilidad procede a contabilizar financieramente (no presupuestariamente) un ingreso desde el

momento en que la Dirección General del SEPE emite la mencionada “Petición de pago del FSE”

APLICACIÓN DE INGRESOS:

Una vez recibido en la cuenta del SEPE en el Banco de España el ingreso, la Unidad de Contabilidad remite fotocopia del

extracto del Banco a la Unidad de Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios, a efectos de su adecuada

identificación

La Unidad de Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios identifica el ingreso, comunicando a la Unidad de

Contabilidad la petición de pago a la que corresponde.

Una vez identificado, la Unidad de Contabilidad aplica el ingreso recibido.

CIERRE DE LA CONTABILIDAD

Con fecha 31 de diciembre, se identifican las peticiones de pago pendientes de ingreso, por años, comprobándose dicha

relación de deudas tanto por la Unidad de Contabilidad como por la Unidad de Coordinación Financiera de Fondos

Comunitarios.

Respecto del presupuesto de gastos, todas las líneas de acción cofinanciadas están identificadas mediante aplicaciones

presupuestarias diferenciadas para cada una de ellas, incluyéndose el gasto por bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social en la aplicación 19.101.241-A.487.03 y los gastos de subvenciones concedidas para la ejecución de iniciativas de

formación profesional para el empleo que serán objeto de cofinanciación en la aplicación 19.101.241-A.482.60

Adicionalmente, el SEPE, cuando en una misma aplicación presupuestaria se incluyen gastos de diferente naturaleza,

tiene establecida una desagregación interna de dicha aplicación presupuestaria para cumplir con los requisitos de la

normativa comunitaria. En este sentido, se debe tener en cuenta que el sistema de información específico creado al

efecto, recogido en el apartado 3, recoge exclusivamente las cuantías del gasto por bonificaciones en cuotas a la

Seguridad Social remitido por la TGSS que serán objeto de cofinanciación. Esta circunstancia sucede en el caso de la

aplicación 19.101.241-A.487.03 antes mencionada, que recoge la totalidad del gasto incurrido por los distintos tipos de

bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, con independencia de si se cofinancian o no.

De esta forma, tanto el calendario de ejecución, como el plan de financiación deben tener en consideración el

procedimiento de ejecución económico presupuestaria anteriormente descrito. A su vez el citado procedimiento garantiza


35


la existencia de una codificación contable que permita identificar los fondos recibidos de la Comisión Europea, así como

los gastos incurridos que se justificarán a la AG, de cara al cumplimiento de una adecuada pista de auditoría.

6.- La aplicación en su caso de alguna metodología de simplificación de costes, que en estos caso serán los baremos

estándar o el cálculo de porcentajes o tipos fijos en función de determinadas categorías de gastos.

7.- Normativa de aplicación, tanto respecto al tipo de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social que se vayan a

cofinanciar, como la normativa reguladora de las subvenciones que financiaran las iniciativas del Sistema de Formación

Profesional para el Empleo.

En ambos casos los documentos se registrarán por ambas SSGG

2.3.3.5. Procedimientos para las verificaciones de las operaciones (en consonancia con los requisitos previstos en el

artículo 125, aparatados 4 a 7, del Reglamento (UE) nº 1303/2013).

El SEPE realiza las verificaciones administrativas e in situ en todas las operaciones o proyectos que serán objeto de

certificación, si bien en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, el SEPE cuenta con la

colaboración de la TGSS, mediante la encomienda de gestión firmada entre ambos organismos, y en el caso de las

subvenciones de las iniciativas de formación profesional para el empleo, el SEPE cuenta con la colaboración de la

FUNDAE, mediante el convenio que tienen firmado ambas entidades. De esta forma, el SEPE tiene garantizada la

colaboración de la TGSS y de la FUNDAE en la realización de las funciones de verificación que debe llevar a cabo.

1.- Verificaciones administrativas:

En lo que respecta a los gastos de bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, una vez que la respectiva empresa

(o la TGSS en el caso de aplicar el sistema de cotización directa), se aplica el beneficio en la cotización, comunica éste a

la TGSS, en la información que mensualmente se remite a estos efectos.

La TGSS revisa el cumplimiento de los requisitos generales necesarios para que las empresas se puedan aplicar cada

tipo de bonificación, recogidos todos ellos en la normativa nacional, entre los que cabe destacar el cumplimiento de las

obligaciones con la Seguridad Social de la empresa que se aplica dicho beneficio, y las características de los trabajadores

por los que dicha empresa se aplica la correspondiente bonificación.

Cada mes, la TGSS remite al SEPE la información relativa al conjunto de las bonificaciones aplicadas por las empresas

en el mes inmediatamente anterior.

Recibida esta información, el SEPE procede a separar la información relativa a las bonificaciones que serán objeto de

cofinanciación y sobre ellas procede a realizar una serie de verificaciones establecidas por acuerdo entre las SSGG de

PPAA y de GF, cuya aplicación se encarga de instrumentar la SGTIC, ya que se materializan mediante cruces y contraste

de la información remitida por la TGSS con la información existente en las bases de datos del SEPE o a las que tiene

acceso el SEPE en razón del ejercicio de sus competencias.


36


En todo caso, se analiza el cumplimiento de los requisitos relativos al período de elegibilidad del gasto, la finalidad del

mismo y las características de la persona (para lo que se tiene en cuenta la información remitida del SNGJ) y/o del

contrato que dan lugar a la aplicación de la bonificación (duración máxima o mínima, jornada,…).

En el caso del SNGJ, si se detectan beneficiarios que no se hubieran inscrito en el mencionado Sistema, pero que

pudieran haberse inscrito en el mismo, el SEPE desarrollará las pruebas alternativas que determinen que con anterioridad

al inicio de la acción o servicio que hubieran recibido cumplen los requisitos del artículo 97 del Real Decreto-ley 8/2014, de

4 de julio.

Asimismo, se analiza que la cuantía sea inferior o igual a la cantidad establecida en la normativa reguladora de cada tipo

de bonificación y en caso de requerirlo la normativa nacional, si la empresa se encontraba al corriente en el cumplimiento

de sus obligaciones tributarias en el momento de aplicarse la respectiva bonificación. En este último caso, se solicita

información a la TGSS con carácter previo a la certificación al FSE, de los controles realizados por ésta y sólo se procede

a remitir a la AG los gastos de las empresas y períodos que cumplan este requisito.

El SEPE sólo certifica gastos que han sido abonados a la TGSS, es decir, gastos que han sido objeto de apunte contable

a favor de la TGSS, en la cuenta de relación que mantienen ambos organismos.

Por último, se rechazan los gastos que no cumplan los requisitos anteriores, y se prepara un fichero para que la empresa

que el SEPE tiene contratada realice el muestreo de los que serán objeto de verificación in situ. . Las comprobaciones

llevadas a cabo en el proceso de las verificaciones administrativas se formalizan en un listado de comprobación que utiliza

como modelo el facilitado por la AG.


37


Verificaciones administrativas - BONIFICACIONES

Empresa SEPE

3.

Recibe información del

gasto de la TGSS

4. Procede a ejecutar controles de

contraste de la información

remitida sobre 100% gasto:

1. Aplica la bonificación

TGSS SNGJ

2. Revisa requisitos

generales

Garantizar que TGSS ha

realizado el análisis de

requisitos generales.

-

- Añadir controles en función

de la información existente

en sus bases de datos.

5.

Prepara información para

realización de verificaciones

in situ. Según resultado

verificaciones efectuado.

4.1

Información sobre

cumplimiento de

obligaciones tributarias

4.2

Remite información al

SEPE para conocer si

el gasto corresponde a

personas inscritas

En este caso, tal y como se ha mencionado en el apartado 2.2.3, las verificaciones administrativas e in situ se realizan

bajo la responsabilidad de la SGGF, si bien en las mismas colaboran la empresa contratada a estos efectos, la SGTIC y el

Servicio de Fondos Social Europeo y Presupuestos de la SGPPAA.

En el caso de las subvenciones de las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, las verificaciones

administrativas se realizan una vez que la empresa que ha recibido la subvención para impartir la formación, presenta la

documentación justificativa de la misma.

Esta documentación se recibe en la FUNDAE, que procede a realizar los trabajos de liquidación de la subvención

concedida. La documentación se presenta una vez finalizada la operación o proyecto y por tanto, en ese momento la

Fundación dispone de los resultados de las verificaciones in situ que se mencionarán a continuación.

Las verificaciones tienen por finalidad garantizar que los gastos se han realizado dentro del período de elegibilidad, que

corresponden al proyecto subvencionado, que la documentación justificativa se ha presentado en plazo y es adecuada a

tenor del gasto realizado, que el proyecto se ha realizado en los plazos correspondientes, cumpliendo las condiciones

establecidas en la resolución de concesión y que los gastos presentados son elegibles o subvencionables, de acuerdo a lo

dispuesto en la normativa nacional y comunitaria. La liquidación se realiza siguiendo las instrucciones dictadas al efecto

por la SG PPAA (Consejería Técnica de Formación Continua).


38


Además, se verifica que el importe de los gastos justificados no supera los límites máximos establecidos en la normativa

reguladora de este tipo de subvenciones.

El Servicio del Fondo Social Europeo y Presupuestos (no depende ni jerárquica ni funcionalmente de la Consejería

Técnica de Formación Continua) analiza el trabajo de liquidación realizado y lo valida, mediante la aplicación del listado de

comprobación facilitado por la AG (un listado por el conjunto de gastos justificados en cada convocatoria). En su caso,

puede solicitar documentación adicional para completar su análisis. La SGGF del SEPE garantiza que el trabajo se ha

realizado de forma adecuada, ya que la empresa externa contratada al efecto analiza la adecuación de los procedimientos

aplicados en la concesión y en la liquidación de la subvención.

El SEPE sólo certifica la totalidad de los gastos directos de personal y, como gastos indirectos hasta un máximo del 15%

de los gastos de personal de cada acción formativa, aplicando el sistema de simplificación de costes previsto en el artículo

68.1 b) del Reglamento (CE) 1303/2013, de 17 de diciembre. Por ello, las verificaciones de los trabajos realizados por la

Fundación se centrarán en los importes correspondientes a los gastos directos del personal docente.

El SEPE prepara un fichero con los gastos de los proyectos que van a ser cofinanciados para que la empresa que ha

contratado a estos efectos realice una muestra y analice la adecuación de los trabajos de verificación previamente

realizados sobre ella. El SEPE valida la muestra seleccionada por la empresa. La citada empresa analiza también si el

procedimiento de selección de beneficiarios ha sido el adecuado.

Los resultados del análisis que la empresa lleva a cabo se plasman en un informe de verificación.


39


Verificaciones administrativas - SUBVENCIONES

Empresa SEPE

4.

Valida liquidación

5.

Solicita documentación

adicional, si no se presenta,

no certifica gasto.

1. Documentación

justificativa del gasto

realizado

Fundación Estatal para la Formación en el

Empleo

2. Recepción de

documentación

3.

Liquidación más check list.

Control ex post según

instrucciones SEPE

(SGPPAA)

6.

Realiza un análisis exhaustivo de

una muestra de los gastos

presentados para garantizar que

las verificaciones se han

realizado de forma adecuada.

El SEPE como beneficiario de estas ayudas, en ambos casos, garantiza la existencia de un sistema de contabilidad

separada o de codificación contable específico, de acuerdo a lo señalado en el apartado 2.2.3.

2.- Verificaciones in situ:

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, las verificaciones in situ consisten en el análisis

que realiza la empresa que este organismo tiene contratada sobre una muestra de gastos, una vez se han realizado las

verificaciones administrativas y se ha depurado la información inicial remitida por la TGSS.

Para la selección de la muestra, se utiliza el Sistema MUM. Es un método estadístico de selección de muestras que

utiliza, como su nombre indica, la unidad monetaria como variable auxiliar para realizar el muestreo y en el cual la

probabilidad de que un elemento de la población sea escogido es directamente proporcional a su valor monetario; es decir

que los elementos de más valor tienen mayor probabilidad de ser seleccionados que los de menor valor.

Como cualquier otro método estadístico de muestreo, el MUM persigue la representatividad de las muestras y su objetivo

final es el de proyectar o extrapolar los errores detectados en la muestra para cuantificar el error total y concluir si la

población presenta errores materiales o no.


40


Sin perjuicio de otras clasificaciones el MUM puede presentar dos enfoques, el enfoque estándar que, entre otras

características, parte de la premisa que la población sigue una distribución probabilística Normal y el enfoque

conservador, que es el más sencillo, usado y recomendado por la Comisión Europea, que considera que la población

sigue la distribución de Poisson.

Los criterios utilizados son los siguientes:

Se ha realizado un muestreo estadístico tomando como parámetros, un 99% de nivel de confianza, una materialidad

máxima del 2% y un error esperado del 15%.

Dentro de la muestra han quedado representados todos los periodos comprendidos en la población.

La muestra de trabajadores seleccionada se realizará seleccionando como mínimo una persona de cada Comunidad

Autónoma incluida en las poblaciones del periodo total certificado.

En todo caso, el SEPE valida la muestra obtenida con carácter previo al inicio del análisis de la citada muestra.

El SEPE (SGGF) facilita a la empresa adjudicataria del contrato un fichero informático con los siguientes campos:

Código de proyecto: según aplicativo FSE1420.

Comunidad Autónoma: según información relativa a la Provincia en la que se ejecuta el gasto.

Provincia: posiciones 5 y 6 del Código de Cuenta de Cotización de la Empresa.

CIF de la empresa: asociado al Código de Cuenta de Cotización.

Razón Social: de la base de entidades comunes del SEPE.

NIF/NIE del trabajador que permite que se aplique la correspondiente bonificación en las cotizaciones

sociales.

NAF: según información remitida por la TGSS.

Nombre y apellidos del trabajador.

Período de liquidación.

Fecha inicio del contrato.

Importe.

La empresa analiza la información remitida, comprueba el cumplimiento de los requisitos necesarios para que la

bonificación sea aplicada y emite un informe provisional. El resultado de este informe se analiza en el SEPE, por las

SSGG de GF, PPAA y TIC, a los efectos de garantizar que no existe un error sistémico y en su caso, si existe, qué

posibilidades de mejora en los controles se pueden aplicar para eliminarlo o disminuir el riesgo de que aparezca.

La empresa adjudicataria deberá analizar como mínimo que:

El importe aplicado como bonificación es correcto.


41


El colectivo al que se aplica es coherente con la normativa nacional que lo regula. Es decir, que el

trabajador cumple los requisitos de edad, sexo, tiempo en desempleo,… que recoge la normativa

nacional para que su contrato o su constitución como trabajador autónomo sea objeto de bonificación.

La empresa que se aplica la bonificación cumple con los requisitos legalmente establecidos para ello

en cuanto a situación de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de

Seguridad Social, número de trabajadores, duración del contrato o porcentaje de horas de formación,

en su caso.

El gasto se puede considerar elegible a efectos de la normativa comunitaria que le es de aplicación.

La operación en la que se incluye el gasto cumple con los criterios de selección aprobados para cada

P.O.

En la extracción de información se han observado los procedimientos descritos en el presente manual

y en la descripción de los sistemas de gestión aplicables.

El gasto es real y se ha ejecutado correctamente.

En el caso concreto de los gastos derivados de las bonificaciones aplicadas a los contratos de formación y aprendizaje,

las verificaciones in situ tendrán como única finalidad la comprobación de la realidad de la operación, ya que las

verificaciones administrativas permiten verificar el cumplimiento del resto de requisitos antes mencionados.

Para ello se toman en cuenta criterios de riesgo y se analiza el porcentaje que el posible error representa sobre la muestra

analizada.

El resultado de este análisis puede implicar la necesidad de ampliar la muestra inicialmente seleccionada, a los efectos de

permitir adoptar mejores soluciones al problema detectado.

De las actuaciones a realizar se deja constancia escrita, bien en documento aparte, bien como alegación al informe

provisional. Si se pusieran en marcha verificaciones adicionales sobre el gasto remitido a la empresa como consecuencia

de los defectos encontrados, la empresa adjudicataria revisará el efecto de estas verificaciones adicionales antes de emitir

el informe definitivo.

No se certificará gasto alguno a la UAFSE en caso de no existir informe definitivo.

Además, del contenido de dicho informe se deben extraer alguna de las siguientes conclusiones:

1.- No se han detectado errores.

2.- Se han detectado errores, que tienen carácter puntual y su importe es muy poco significativo en el total del gasto

analizado.

3.- Se han detectado errores bien de carácter sistemático, o bien de carácter puntual de importe significativo, pero se han

añadido controles adicionales que minoran el riesgo de que sucedan o los erradican.


42


Si se detectan errores sistémicos, el SEPE aplicará el porcentaje de error detectado a la totalidad del gasto a certificar,

con carácter previo a la certificación del mismo. Si este porcentaje superara el 2 %, se valorará aplicar una corrección a

tanto alzado en un porcentaje superior, a efectos de limitar los riesgos de certificar gastos irregulares al FSE.

4.- Se han detectado errores bien de carácter sistemático, o bien de carácter puntual de importe significativo, y no ha sido

posible añadir controles que los limiten de ninguna manera. En este último supuesto, se procederá a realizar una

corrección previa sobre el gasto que se pretende remitir a la UAFSE en un porcentaje a tanto alzado mínimo del 10% y

máximo del 25%, en función de la gravedad del error, siempre que con ello se considere que se limita el importe del

mismo por debajo del 2% del gasto certificado.

En caso de llevar a cabo esta última actuación, es imprescindible que se justifique en un documento específico que se

adjuntará a la documentación remitida a la UAFSE para certificar el gasto y dicho documento debe estar firmado por el OI

y como mínimo deberá indicar las razones que determinan la imposibilidad de corregir de otra forma el error detectado y

las razones que implican que el procedimiento descrito es suficiente para garantizar que el porcentaje del error detectado

se limita por debajo del 2%.

La finalidad del análisis es comprobar que los controles anteriores han funcionado de forma correcta, así como garantizar

la realidad de la contratación realizada por la empresa que se ha aplicado la bonificación, además de verificar

determinados requisitos puntuales que no pueden ser objeto de comprobación mediante los cruces informáticos

establecidos.

Los resultados del análisis se plasman en un informe, y en función de los resultados obtenidos, el SEPE remite o carga en

FSE14-20 la información que corresponda, establece controles adicionales a los ya realizados o no procede a certificar

gasto alguno.


43


Verificaciones in situ - BONIFICACIONES

SEPE

2.

Empresa selecciona muestra de gastos a analizar según PPT del contrato

del que ha sido adjudicataria.

4.

Empresa analiza la muestra de gastos seleccionados con la finalidad de

garantizar que los controles aplicados han funcionado correctamente y que

las personas controladas que dan origen a la bonificación se encuentran

efectivamente contratadas (realidad de la operación)

1. Remite relación de gastos que cumplen los requisitos de las verificaciones

administrativas a la empresa contratada al efecto.

3. SEPE valida muestra remitida.

6.

En función de los resultados del informe, el SEPE incluye la

información del gasto a justificar a la AG en el aplicativo FSE14-20.

Cabe que el SEPE retire determinados gastos, añada controles o

verificaciones adicionales antes de incluir dato alguno en FSE14-20, no

incluya finalmente gasto alguno para su certificación, o que aplique

alguna correción previa a todos o parte de los gastos a certificar.

5. . Resultados del

análisis se plasman

en un informe

En lo que respecta a las subvenciones de iniciativas de formación profesional para el empleo, las verificaciones in situ

tienen por finalidad garantizar la realidad y adecuación de la operación o proyecto a la normativa existente.

Las verificaciones in situ se enmarcan en un Plan Anual de Seguimiento y Control que realiza el SEPE (Direcciones

Provinciales y Servicio de Fondo Social Europeo y Presupuestos de la SGPPAA) con el apoyo del personal de la FUNDAE


44


(distinto en todo caso al que participa en la gestión de las convocatorias), en el que atendiendo a diferentes parámetros

como la tipología y modalidad de formación, se determina el alcance de las verificaciones a efectuar.

Con carácter general, cuando la formación va dirigida a la obtención de un Certificado de Profesionalidad, se planifican y

efectúan dos visitas de seguimiento y control, con objeto de garantizar la correcta expedición de los correspondientes

títulos de formación. La primera de ellas se lleva a cabo al inicio de la formación y la otra antes de su finalización. En caso

de detectarse deficiencias subsanables en la primera visita, se realiza un seguimiento de las mismas para garantizar su

subsanación o, en caso contrario, la acción no será subvencionada.

En todos los casos, los resultados de las visitas se plasman en un informe tipo (“Hoja de actuación”)

En dichas visitas se analizan aspectos relativos al centro de formación, alumnos y profesores, material, sistema de

impartición de la formación, y realidad de la misma (control de presencia,…).

El SEPE dispone de instrucciones detalladas sobre cómo y cuándo realizar la visita, así como la documentación y

aspectos de la formación a analizar.

Verificaciones in situ - SUBVENCIONES

Empresa SEPE (SSCC)

3.

Plan Anual de

Seguimiento y Control

6.1 Subsanación si es

posible.


Empleo y DD.PP. del SEPE

2. Recibe comunicaciones

5. Visita al inicio

de la iniciativa

6. Informe con resultados.

Cabe que se retiren gastos

directamente o que se

solicite subsanación

9. . Informe de

resultados

1. Comunica inicio acción

formativa

4.

Selección

Muestra

7. Comunica fin acción

formativa8 Recibe comunicaciones

Base de datos con resultados de

los informes y retirada de gastos

no conformes

10.

Al plasmarse los resultados de todas las verificaciones realizadas en un documento escrito (informe u hoja de resultados),

esta información se incluye en el sistema de información, permitiendo su consulta y la obtención de datos a los efectos de

realizar el resumen anual que debe elaborar la autoridad de gestión.


45


Si de las verificaciones realizadas se detectaran errores puntuales, los gastos irregulares no se justificarán a la UFASE. Si

por la naturaleza de los errores detectados se concluyera que éstos tienen el carácter de sistémicos, se analizará su

causa, para ampliar los controles realizados de cara a evitar la certificación de gastos irregulares, depurando los mismos

con carácter previo a su justificación a la UAFSE. Asimismo, se analizará si la naturaleza del error implica que ya se

hubieran certificado gastos a la UAFSE o por ésta, a la Comisión Europea. En el primer supuesto se comunicará este

hecho a la UAFSE para acordar los mecanismos a aplicar para evitar la justificación de gastos a la Comisión Europea. En

el segundo supuesto, se analizará el error para determinar el mecanismo que corrija los gastos indebidamente

certificados. Las conclusiones de este análisis se incluirán en un informe realizado al efecto.

Como se ha indicado anteriormente la realización de las verificaciones in situ en el caso de las subvenciones destinadas a

la financiación de las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo que se vayan a cofinanciar, se

llevará a cabo bajo la responsabilidad del Servicio de Fondo Social Europeo y Presupuestos

2.3.3.6 y 2.3.3.7 Tramitación de las solicitudes de reembolso

La SGPPAA, como Beneficiario del Programa Operativo, remite a la SGGF las correspondientes Solicitudes de

Reembolso de gastos, una vez llevadas a cabo las verificaciones previstas en el art. 125 del Reglamento 130/2013,

mientras que ésta última, como OI del PO es la encargada de presentar las solicitudes de reembolso a la AG. Ésta, previa

revisión de las mismas, las remitirá a la AC la cual, si considera que cumplen con las condiciones establecidas en la

normativa nacional y comunitaria para ello, procederá a su envío a la Comisión Europea.

En relación con las bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, o bien las empresas se aplican las bonificaciones

reguladas en la normativa e incluyen la información necesaria en los documentos de cotización que remiten cada mes a la

TGSS, o bien la propia TGSS realiza la cotización por el sistema de cotización directa en base a la información que consta

en sus bases de datos y en las bases de datos del SEPE a las que tiene acceso.

El SEPE, una vez que su sistema ha sido aprobado por la AG, realiza la evaluación de riesgos ex ante. Los resultados de

esta evaluación influirán en la realización de los controles y verificaciones que el SEPE realice con carácter previo a la

certificación de gastos a la AG.

La TGSS analiza el cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que las bonificaciones se puedan aplicar. En

este sentido, el SEPE mantiene una encomienda de gestión con la TGSS para que ésta realice este análisis, derivado de

la información que consta en sus bases de datos. Se trata de un control automático que se lleva a cabo sobre la totalidad

del gasto de bonificaciones.

La TGSS remite mensualmente información al SEPE del gasto incurrido en las bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social, mediante ficheros informáticos que recogen la información de las mismas, según un formato acordado entre

ambos organismos. Esta información recoge datos de todo tipo de bonificaciones, tanto las que se pretenden cofinanciar

en éste u otro Programa Operativo, como otras que no serán objeto de cofinanciación.

El SEPE, una vez recibida esta información, diferencia la que será objeto de cofinanciación de la que no lo será. Sobre los

gastos que serán objeto de cofinanciación realiza las verificaciones mencionadas en el apartado anterior. En algunos


46


casos estas verificaciones tienen por finalidad la constatación de que la TGSS ha realizado las comprobaciones

necesarias y en otros se trata de controles adicionales, en función de la información que consta en sus bases de datos.

Estos cruces de información y verificaciones se realizan sobre la totalidad de los gastos que serán objeto de certificación,

de forma equivalente a lo que se viene realizando en el período de programación 2007 -2013. Estos controles son

acordados entre la SGPPAA y la SGGF las cuales los remiten a la SGTIC para que ésta ponga en práctica los procesos

informáticos pertinentes.

Cada mes la TGSS realiza el correspondiente apunte contable en la cuenta de relación que ambos organismos

mantienen, y con ello el importe correspondiente se considera efectivamente pagado. Las bonificaciones en las

cotizaciones a la Seguridad Social son una minoración en los ingresos que inicialmente la TGSS debería recibir de las

empresas, y el SEPE está obligado a abonar esta diferencia. Como las relaciones financieras entre el SEPE y la TGSS

son más amplias que estas bonificaciones, entre ambos organismos se acordó la creación de una cuenta de relación que

va recogiendo el resultado de dichas relaciones: si el resultado total de las mismas es favorable al SEPE, éste no realizará

abono alguno a la TGSS, mientras que si no es así, el SEPE realizará un abono por la diferencia que corresponda a la

totalidad de las relaciones mencionadas. En todo caso, se pueden identificar los apuntes realizados en dicha cuenta

correspondientes a las bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social.

Las cantidades procedentes del FSE no se abonan a las empresas sino al SEPE, anotando el abono o el apunte contable

en la cuenta de relación según corresponda, compensando así la cantidad que el SEPE debe a la TGSS por este

concepto, por lo tanto en este supuesto el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 132.1 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre, se garantiza siempre que la AC abone al SEPE las cantidades ingresadas por la Comisión

Europea en el plazo allí previsto.

En todo caso, el SEPE antes de certificar cualquier gasto, solicita información a la TGSS sobre el cumplimiento de las

obligaciones tributarias de las empresas que se han aplicado las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social que serán

objeto de cofinanciación, y sólo incluye en la correspondiente certificación los importes correspondientes a las empresas y

los períodos (de fecha a fecha, a nivel de día-mes-año), en los que la TGSS ha realizado el pertinente cruce con la AEAT

que garantice el requisito mencionado.

Una vez realizado este control y los demás previstos en el proceso de verificación administrativa, se prepara un fichero

con los gastos resultantes, para que la empresa que el SEPE ha contratado para esta finalidad realice una verificación

sobre una muestra de gastos. En determinados casos, ésta tiene por finalidad garantizar que los cruces de información y

los controles implementados cumplen con su función; en otros supuestos, se incluyen aspectos normativos que por sus

características no pueden ser objeto de control sobre la totalidad de los gastos incurridos.

Dependiendo del resultado de esta verificación, el SEPE (SGGF) decide los importes que finalmente serán objeto de

remisión a la AG vía FSE 14-20, minorando en su caso los importes que correspondan. Asimismo, en la determinación de

este importe a justificar a la AG, el SEPE tendrá en cuenta los resultados de la evaluación de riesgos ex post realizada

con anterioridad a la introducción de los datos necesarios en el citado aplicativo FSE14-20.


47


El SEPE incluye la información necesaria en el aplicativo FSE14-20, y a partir de ese momento la AG en un primer lugar y

la AC con posterioridad, realizan las revisiones de estos gastos y si éstas son satisfactorias, se procede a su remisión a la

Comisión Europea para que ésta abone la cantidad que corresponda. Si las revisiones realizadas por la AG o la AC no

son satisfactorias, una u otra adoptarán las decisiones pertinentes para devolver o modificar la información remitida por el

SEPE.


48


Tramitación de solicitudes de reembolso - BONIFICACIONES

Empresa SEPE

1.

Selección de las operaciones

2.

Aprobación de las

operaciones y evaluación

ex ante

3. Ejecuta la acción

.

SE

LEC

CIÓ

N D

E O

PE

RA

CIO

NE

SE

JEC

UC

IÓN

LIQ

UID

AC

IÓN

VE

RIF

ICA

CIÓ

NC

ER

TIF

ICA

CIÓ

N

TGSS

4. Liquidación cada

mes

10.

Grabación o carga de información en

FSE14-20. Dependerá del resultado

de controles realizados.

5. Verificación de

requisitos generales 6. Verificaciones administrativas que incluyen

comprobación de las verificaciones y controles

realizados por la TGSS y controles adicionales

sobre la totalidad del gasto objeto de certificación

(SGTIC según indicaciones acordadas por

SGPPAA y SGGP)

7. Verificaciones in situ sobre una

muestra de gastos (empresa

contratada al efecto).

8. Guarda y custodia documentos

requeridos para garantizar pista de

auditoría

9. Evaluación ex post



auditoría

.

En el caso de las subvenciones destinadas a la financiación de iniciativas de formación profesional para el empleo, el

SEPE publica la respectiva convocatoria, y personal de la SG PPAA con el apoyo de la FUNDAE procede a su evaluación.


49


La citada Fundación como órgano instructor propone al SEPE la concesión de las respectivas subvenciones, y el SEPE

resuelve la misma.

Durante la ejecución de las acciones de formación subvencionadas en la respectiva convocatoria se llevan a cabo las

visitas in situ, según se ha detallado en el apartado anterior. Una vez se ha liquidado la respectiva convocatoria, se

realizan las verificaciones administrativas por el Servicio de Fondo Social Europeo y Presupuestos de la SG PPAA.

La SGGF lleva a cabo un análisis o auditoría de las verificaciones antes mencionadas, mediante la empresa que tiene

contratada al efecto, tal y como se ha mencionado igualmente en el apartado anterior.

Los pagos a los destinatarios se realizan en los términos establecidos en la normativa reguladora de las acciones

subvencionadas y en especial, de acuerdo a lo dispuesto en la respectiva convocatoria.

En todo caso, tal y como señala la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, parte de estos fondos (un 40% como mínimo) se

abonarán cuando haya finalizado la acción formativa y se haya liquidado la respectiva subvención. Hasta que no se haya

liquidado la respectiva acción formativa y se hayan realizado las labores de liquidación por parte de la SG PPAA y de la

FUNDAE mencionadas en el apartado anterior no se procederá a justificar a la AG gasto alguno de este tipo. En el

momento en que finalicen las labores de liquidación se procede a llevar a cabo la evaluación de riesgos ex post.

En todo caso, el abono de las cantidades debidas a los destinatarios se realizará por tanto con carácter previo a la

recepción de los fondos procedentes del FSE, ya que una vez liquidada la subvención, el SEPE remitirá la relación de

gastos que se vaya a cofinanciar a la empresa que tiene contratada al efecto para que realice el control antes mencionado

sobre una muestra de gastos.

Al igual que en el caso de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, la SGGF dependiendo de los resultados de

los controles realizados por la empresa contrastada a estos efectos decide los gastos que se van a cofinanciar y prepara

los mismos para su introducción en el FSE14-20. En dicha introducción si es necesario, la SGGF cuenta con el apoyo de

la SGTIC.

A partir de este punto se puede reproducir lo mencionado antes para el caso de las bonificaciones en cuotas a la

Seguridad Social.


50


Tramitación de solicitudes de reembolso - SUBVENCIONES

Empresas (Según Ley General de

Subvenciones) SEPE

1.

Selección de las operaciones

2.

Aprobación de las


ex ante

3. Ejecuta la acción

.

SE

LE

CC

IÓN

DE

OP

ER

AC

ION

ES

EJE

CU

CIÓ

NL

IQU

IDA

CIÓ

NV

ER

IFIC

AC

IÓN

CE

RT

IFIC

AC

IÓN


Empleo

4. Liquidación cada

mes

10.

Grabación o carga de información en FSE14-20,

Dependerá del resultado de controles realizados.

Además se incluyen sólo los costes directos de

personal y el 15% de estos costes indirectos (art.

68.1b)Reglamento (CE) 1303/2013

5. Verificación

administrativa

7.Comprobación sobre una muestra

de expedientes de las

verificaciones administrativas e

insitu realizadas



auditoría




auditoría

2.

Aprobación de las


ex ante

6. Verificaciones in situ



auditoría


.


51


2.3.3.8. Transmisión de la información por el OI a las Autoridades de Gestión y de Auditoría.

El SEPE incluirá la información relativa a las irregularidades (incluyendo el fraude) detectadas, en los términos que se

mencionan en el apartado 2.5 del presente documento.

Asimismo, incluirá la información que le solicite la AG en el aplicativo FSE14-20, en el formato indicado para ello en los

manuales facilitados por dicha AG. Teniendo en cuenta estos requerimientos, el SEPE elaborará su sistema de

información de forma que los intercambios de información entre ambos sistemas sea lo más sencilla posible.

En todo caso, el SEPE dispone de una SG especializada en materia de TIC, que participa en las actividades del SEPE

como OI del POEJ, tal y como se ha mencionado en el apartado 2.3.1 de este documento. Además, el SEPE realiza con

carácter periódico la contratación de servicios de apoyo TIC, entre los que se incluye específicamente la colaboración o

realización de tareas relacionadas con el desarrollo y mantenimiento de los aplicativos diseñados para el almacenamiento

de la información necesaria para certificar gasto, recuperar importes, incluir información de indicadores de actividad y

resultado, así como la restante información que le pueda ser requerida por la AG.

La FUNDAE, también cuenta con departamento TIC propio, y con la posibilidad de contar con apoyo de empresa externas

en este ámbito. Además, los intercambios de información entre dicha Fundación y el SEPE son habituales al colaborar

ésta con el SEPE en la gestión de determinados fondos, además de los que son objeto de cofinanciación en este

Programa Operativo. En todo caso, se han mantenido reuniones con representantes de esta Fundación a fin de garantizar

que de las bases de datos gestionadas por la misma de forma directa, se puede obtener la información necesaria para

que el SEPE cumpla con las funciones delegadas por la AG.

Por último, si fuera necesario, puede obtener información de sus bases de datos y adaptarlas al formato que se requiera

por la AG, o a uno similar que sirva para la consecución de los fines que se persigan.

En todo caso, los sistemas existentes en el período precedente ya prueban lo mencionado anteriormente, y en el período

actual el sistema de información resulta más sencillo de gestionar al no tener que contar con información de las diferentes

Comunidades Autónomas.

2.3.3.9. Procedimientos de colaboración y apoyo en la elaboración y presentación a la Comisión por parte de la Autoridad

de Gestión de los informes anuales y finales de ejecución.

El SEPE facilitará a la AG la información necesaria para la elaboración de los informes anual y final de ejecución en los

términos establecidos en el artículo 50 del Reglamento (CE) 1303/2013, de 17 de diciembre. Esta información tendrá en

cuenta su participación como OI en el Programa Operativo, así como otra información adicional de la que el SEPE

dispusiera por el ejercicio de sus competencias a nivel nacional o que constara en sus bases de datos.

En concreto, remitirá a la AG, en los plazos que se establezcan, una previsión provisional que incluya la estimación de los

importes que se recogerán en sus solicitudes de pagos en relación con el ejercicio presupuestario en curso y con el

ejercicio siguiente, así como de la existencia de posibles desviaciones con los importes establecidos inicialmente.


52


Para remitir esta información a la AG, la SGGF recabará, en su caso, la información necesaria de las SSGG de PPAA,

TIC y de Estadística e Información y procederá a su inclusión en el aplicativo FSE14-20. En todo caso, la información

relativa al gasto que hubiera sido certificado se contendrá en su totalidad en el sistema de información creado al efecto

por el SEPE, el cual incluirá la información correspondiente a cada operación o proyecto.

Este gasto se podrá individualizar en el caso de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, de forma que se

dispondrá del gasto originado por cada persona que ha dado origen a dicha bonificación en un período concreto. Al

conocer la persona que ha dado lugar a cada gasto justificado, se podrán analizar las características de la misma que

consten en las bases de datos del SEPE o en las bases de datos a las que el SEPE tenga acceso por el desarrollo de sus

funciones a nivel nacional (por ej. Información que consta en determinadas bases de datos de la TGSS), y esta

información, al estar disponible al máximo nivel de desagregación, se podrá agregar al nivel que solicite la AG.

En el caso de las subvenciones del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, también se dispondrá de la

identificación de los alumnos participantes en las diferentes iniciativas de formación, por lo que de nuevo se dispondrá de

la información que sobre los mismos se pueda obtener de las bases de datos del SEPE.

Sin perjuicio de lo mencionado anteriormente, el SEPE no podrá facilitar información no permitida por la normativa

nacional de protección de datos.

Asimismo, se indica que la información se remitirá a la AG en los plazos establecidos por ésta, de forma que si es

necesario aclarar o corregir la misma, se cuente con tiempo suficiente para ello, garantizando así que la información de

los informes anuales y finales es totalmente fiable.

En este sentido, al tener la información necesaria para la elaboración de los informes anuales, declaración de fiabilidad y

declaración de gestión en el propio sistema de información, se podrá obtener del mismo la información requerida en plazo.

En el caso de los gastos derivados de convocatorias en cuya gestión participe la FUNDAE, se atenderá al momento en

que se liquide la misma, de forma que se incluyan los gastos una vez al año, y en la declaración del año siguiente al de la

liquidación, ya que ésta se producirá con carácter general en el segundo semestre del año.

Además, el SEPE facilitará la información adicional que la Comisión Europea considere necesaria, previa indicación de la

AG en este sentido, y en caso de ser necesario adoptará las medidas que le indique la AG.

Como se desprende de lo señalado antes, en relación con las operaciones o proyectos que desarrolla como OI, el SEPE

dispone de la información necesaria para informar sobre el grado de ejecución física de los indicadores que se recogen en

el POEJ, y por tanto dispone de los datos a incluir en los informes anuales y finales en relación con el cumplimiento de los

objetivos previamente fijados. Asimismo, mediante consultas a sus bases de datos o a las bases de datos a las que tiene

acceso, se podrá analizar el cumplimiento de los objetivos de resultado fijados en el POEJ. Al disponer de la información

con el máximo grado de desagregación posible, se podrá incluir la misma en el aplicativo FSE14-20 con el nivel que se

necesite.


53


El SEPE, a iniciativa propia o a instancia de la AG, adoptará las medidas necesarias cuando del análisis de la información

facilitada para la elaboración del respectivo informe anual se desprenda que van a existir desviaciones sobre las

previsiones iniciales que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos del POEJ. En todo caso, este tipo de

acciones se coordinarán con la AG.

2.3.3.10. Procedimientos para elaborar la declaración de los responsables de la gestión (artículo 125, apartado 4, letra e)

del Reglamento (UE) nº 1303/2013)

No aplica.

2.3.3.11. Procedimientos para elaborar el resumen anual de los informes de auditoría definitivos y de los controles

realizados

No aplica.

2.3.3.12. Procedimientos para comunicar al personal los procedimientos anteriores.

En los años 2017 y 2019 se llevaron a cabo dos acciones formativas para el personal del SEPE sobre la normativa del

nuevo período de programación, así como sobre la participación del organismo en los diferentes Programas Operativos en

los que sea designado como OI. Estos cursos están incluidos en el Plan de Formación Interna de del SEPE y mediante

ellos se da a conocer al personal que los recibe todas las acciones, procedimientos de seguimiento y gestión y demás

actuaciones llevadas a cabo, respecto de las acciones cofinanciadas por el FSE en las que participa el SEPE.

2.3.3.13. Procedimientos de revisión y examen de las reclamaciones relativas a los Fondos Estructurales y de Inversión

Europea, en el marco del artículo 74, apartado 3, del Reglamento (UE) nº 1303/2013.

Cuando la SGGF tenga conocimiento por la AG, AC o AA, o por cualquier otro medio, de la existencia de una reclamación

relacionada con gastos cofinanciados en el POEJ que se hubieran certificado a la Comisión Europea, procederá a su

análisis teniendo en cuenta la información existente en el SEPE o solicitando información adicional a las entidades que

pudieran disponer de ella.

La SGGF remitirá la información obtenida, así como las conclusiones de su análisis a la AG, y en caso de ser necesario

indicará a dicha AG las medidas adoptadas para evitar nuevas reclamaciones de carácter similar en el futuro o las

correcciones a poner en marcha que afecten a gastos certificados con anterioridad a la reclamación, que pudieran verse

afectados por errores o deficiencias deducidos del análisis realizado. Asimismo, en caso de ser necesario, se incorporarán

las conclusiones obtenidas a la realización de las evaluaciones de riesgos que el SEPE deba realizar en el futuro.

2.4. Pista de auditoría.

2.4.1. Procedimientos para garantizar un sistema de archivado y una pista de auditoría adecuados.

En lo que respecta a la aplicación de los criterios de selección de operaciones, hay que tener en cuenta que todas las

operaciones o proyectos cuyos gastos se pretenden cofinanciar, se basan en una normativa nacional que regula las


54


condiciones que deben reunir aquéllos que van a recibir los mencionados fondos en última instancia. Esta circunstancia

garantiza su aplicación, ya que son obligatorios a nivel nacional en todo caso, es decir, con independencia de si el gasto

en que se incurrirá se cofinancie finalmente o no.

En este sentido, en los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento correspondiente, se incluyen como

tipos de intervenciones o actuaciones en el POEJ tanto las bonificaciones en las cotizaciones en cuotas de la Seguridad

Social como las subvenciones de iniciativas de formación profesional para el empleo. En ambos casos se cumplen las

condiciones establecidas en la normativa comunitaria, tal y como ya se ha expuesto en el apartado 2.3.3.3 de este

documento.

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, la información remitida por la TGSS que se

utilizará para tramitar la correspondiente certificación de gastos al FSE, permite desglosar el importe correspondiente a

cada trabajador por el que el empresario tiene derecho a minorar las cantidades que inicialmente hubiera tenido que

cotizar (esto es, las cantidades bonificadas). En el caso del exceso previsto en el artículo 107 del Real Decreto-Ley

8/2014, de 4 de julio, el importe de dicho exceso se relacionará con uno o varios trabajadores que dan origen a la

bonificación y una empresa que cotiza por ellos y tiene derecho a aplicarse el beneficio.

Las cantidades a las que asciende cada tipo de bonificación y los requisitos que deben cumplir los trabajadores

contratados para que les sean de aplicación estas minoraciones en la cotización, se recogen en la normativa nacional que

regula las mismas, que tendrá con carácter general rango normativo de Ley.

En el caso de las bonificaciones derivadas del contrato para la formación y el aprendizaje, la normativa establece el coste

de cada hora de formación atendiendo a si ésta se imparte en la modalidad presencial o si se imparte mediante

teleformación. Los registros o bases de datos del SEPE y la documentación que conserven, tanto la empresa que ha

contratado mediante estas modalidades, como el centro de formación, permitirán conciliar el total justificado, mediante la

multiplicación del coste/hora fijado en la normativa, por el número de horas de la formación impartida.

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones en la Seguridad Social, se aplica lo dispuesto en el artículo 67.1 b) del

Reglamento (CE) 1303/2013, de 17 de diciembre. Por lo tanto, en lo relativo a la conciliación de los costes incurridos, con

las realizaciones o resultados, incluyendo en su caso el método de obtención del respectivo baremo, hay que destacar

que la información necesaria para conciliar los importes y garantizar las realizaciones obra en poder del SEPE, ya que se

recibe mensualmente de la TGSS. Toda esta documentación se conserva en formato electrónico, según se detalla en los

apartados 2.2.3 y 2.4.4.

En lo que respecta al importe del baremo, éste se recoge en la normativa reguladora de la respectiva bonificación, lo que

se considera como método suficientemente objetivo a efectos de lo dispuesto en el artículo 67.5 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre. En todo caso, en determinadas ocasiones los citados baremos se vienen aplicando desde

antes del inicio del actual período de programación (ej. contratos de formación y aprendizaje).

Por su parte, en el caso de las subvenciones destinadas a financiar iniciativas de formación profesional para el empleo,

los criterios de selección se recogen en la normativa reguladora de dicha subvención y en la respectiva convocatoria.


55


En estos casos se aplica lo dispuesto en el artículo 67.1 d) y en el artículo 68.1 b) del Reglamento (CE) 1303/2013, de

17 de diciembre, de forma que la documentación presentada por los beneficiarios, permitirá en todo caso justificar los

importes relativos a los costes directos de personal sobre los que se aplica el correspondiente tipo fijo.

Esta documentación se conservará por los beneficiarios de la subvención, para lo cual se incluirán las correspondientes

indicaciones en la respectiva convocatoria, tal y como se explica en los apartados 2.2.3 y 2.2.4. No obstante, con carácter

general la FUNDAE guardará copia de la misma en el correspondiente expediente administrativo.

En cuanto al pago de las cantidades correspondientes al beneficiario, en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones

a la Seguridad Social, éste queda garantizado a través de los apuntes realizados en la cuenta de relación que mantienen

el SEPE y la TGSS. De esta forma, el SEPE no certifica gastos de bonificaciones, que no hayan sido incluidos en dicha

cuenta de relación. Los importes de dicha cuenta se concilian cada mes y en todo caso al finalizar cada ejercicio, ya que

la información de la misma se utiliza para elaborar las cuentas anuales del organismo que se integran en la Cuenta

General del Estado, y por tanto son auditadas todos los años tanto por la IGAE como por el Tribunal de Cuentas español.

El abono a las empresas se hace al mes siguiente del momento de remitir la información necesaria para realizar la

cotización (o se elabora la información por la TGSS en el caso del sistema de liquidación directa), ya que las empresas

dejan de ingresar en la TGSS el importe correspondiente a las bonificaciones que tengan derecho a aplicarse en ese

momento. En todo caso, el SEPE no ha tenido incidencias en este aspecto durante el período de programación anterior,

donde han sido objeto de auditoría gastos de carácter similar a los que se pretenden certificar en el POEJ.

En el caso de las subvenciones de iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, la certificación de

gastos no se produce hasta que no se haya liquidado la correspondiente subvención, y con la citada liquidación se

produce el último pago al destinatario. El pago se realiza por el SEPE en todo caso, y por tanto el SEPE conoce cuándo

se ha llevado a cabo éste a cada destinatario, lo que es objeto de registro en el sistema contable. Por lo tanto, el SEPE

conoce cuándo se ha pagado la subvención al destinatario y por ello está en condiciones de garantizar que no se

certifican gastos que no estén previamente pagados. Además, para justificar los gastos incurridos, dichos destinatarios

deben acreditar haber realizado los pagos derivados de las acciones desarrolladas.

La documentación justificativa de cada operación o proyecto se mantiene en el SEPE, en la FUNDAE, o en el

destinatario de las subvenciones destinadas a financiar las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el

Empleo, en los términos y condiciones que se especifican en los apartados 2.2.3 y 2.2.4. Esta documentación incluirá las

especificaciones técnicas y el plan de financiación del proyecto, que se recogerán en la normativa reguladora de las

bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social o en la normativa reguladora de las subvenciones para financiar iniciativas

de formación profesional para el empleo y en este último caso se completarán en la respectiva convocatoria.

Asimismo, formarán parte del respectivo expediente los documentos relativos a la aprobación de la ayuda (resolución de

concesión de la subvención o información remitida por la TGSS en el caso de la bonificación), los informes del

beneficiario, de las verificaciones y las auditorías llevadas a cabo.


56


En este sentido, se indica que el SEPE custodiará la información que justifique las verificaciones administrativas e in situ

realizadas sobre los gastos de bonificaciones en las cotizaciones sociales que se llevan a cabo con carácter previo a cada

certificación. Tanto en el caso de que se realicen mediante cruces de información con las bases de datos del TGSS, como

en el caso de los informes realizados por la empresa contratada a estos efectos, todo ello en los términos previstos en el

apartado 2.2.3.5.

Por su parte, la FUNDAE custodiará la documentación relativa a las verificaciones administrativas e in situ que se hayan

llevado a cabo sobre operaciones o proyectos de ejecución de las iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el

Empleo. El SEPE custodiará la documentación justificativa de los controles realizados por la empresa contratada al efecto

sobre los gastos derivados de estas subvenciones.

La totalidad de la documentación o información que justifique y acredite las verificaciones realizadas, así como los

resultados obtenidos por las mismas se tendrán a disposición de los organismos de control nacionales y comunitarios que

la requieran.

En los términos ya mencionados en los apartados 2.2.3.8 y 2.2.3.9, el sistema de información del SEPE contendrá la

información necesaria para relacionar el gasto certificado con cada persona o entidad que se beneficie o se vea afectada

por la operación que se va a cofinanciar. A estos efectos, el citado sistema tomará la información que sea pertinente de

las bases de datos del SEPE o de las bases de datos a las que el SEPE tenga acceso, de forma que pueda desglosar con

el nivel requerido en el POEJ los indicadores del mismo. En este sentido, como se ha mencionado en el caso de los

gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones sociales es posible relacionar cada gasto con la persona

contratada que permite la aplicación de la respectiva bonificación. En el caso de las subvenciones para financiar iniciativas

del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, el gasto efectivamente realizado en cada proyecto u operación se

podrá relacionar con el conjunto de alumnos o trabajadores que hubieran participado en la respectiva iniciativa de

formación.

2.4.2. Instrucciones proporcionadas sobre la conservación de los documentos justificativos

presentados.

En el caso de los gastos derivados de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, la documentación justificativa de

dichos gastos consta en el SEPE y en la TGSS. Con carácter general, dicha documentación se almacena en formato

informático, de acuerdo a los estándares aprobados por ambos organismos y a la regulación existente al respecto en la

normativa nacional.

La consulta de dicha información se puede realizar previa autorización pertinente y siempre que se justifique la necesidad

de la misma, a través de la información existente en las bases de datos de ambos organismos. La información se

almacena durante todo el período exigido en la normativa comunitaria, ya que dicha información también es relevante a

los efectos de generar derechos a nivel nacional (por ej. pensiones de jubilación, invalidez,…), por lo que el período de

conservación de la información es superior al exigido en la citada normativa comunitaria.


57


Los sistemas informáticos de almacenamiento de datos de la TGSS y del SEPE son objeto de auditorías constantes a

nivel nacional, ya que como se ha indicado la información existente en las bases de datos de ambos se utiliza para

generar derechos de carácter social de los ciudadanos españoles y europeos, o bien para iniciar procedimientos

administrativos destinados a recuperar cantidades indebidamente percibidas por estos ciudadanos.

Por ello, en este caso, al ser responsabilidad de dos organismos públicos y al tener dicha documentación relevancia a

efectos de generar derechos ajenos a la cofinanciación del FSE, con la normativa dictada al efecto es suficiente para

garantizar la adecuada conservación de documentos de gasto, sin necesidad de dictar instrucciones específicas al

respecto.

En el caso de las subvenciones para financiar iniciativas de formación profesional para el empleo, en la convocatoria de

dichas subvenciones se incluirán obligaciones específicas que garanticen que los destinatarios conocen sus obligaciones

en relación con la custodia de la documentación de los gastos incurridos y de forma específica sobre el plazo de esta

obligación de custodia.

En todo caso, la mayor parte de dicha documentación se almacena por la FUNDAE formando parte del expediente

administrativo del proyecto, no obstante el SEPE remitirá un escrito a esta Fundación para recordar las obligaciones de

custodia de documentación que se recogen en la normativa comunitaria respecto de los gastos que serán objeto de

cofinanciación.

2.4.3. Indicación del período durante el cual deben conservarse los documentos.

La documentación se deberá conservar en los términos y condiciones establecidos en el artículo 40 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre.

Como se ha indicado en el punto anterior, en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, la

documentación se conserva durante un período muy superior al indicado en la normativa comunitaria, ya que la

información relativa a las cotizaciones sociales tiene implicaciones en la posible generación de derechos en el ámbito de

la Seguridad Social.

Por su parte, en el caso de las subvenciones destinadas a financiar iniciativas del Sistema de Formación Profesional para

el Empleo, en las convocatorias se especificará el plazo en el que se debe disponer de la documentación justificativa del

gasto. En todo caso, si la justificación del gasto a la AG desde la liquidación de la iniciativa no se demora en exceso, es

posible que la normativa nacional (4 años desde que la Administración valide la liquidación formal) abarque un período

más amplio que la normativa comunitaria.

En el caso de las bonificaciones derivadas del contrato de formación y aprendizaje, de forma similar al supuesto de las

subvenciones antes mencionado, en las comunicaciones que se remitirán a empresas y centros de formación se hará

constar expresamente el período durante el cual deben conservar los documentos justificativos del gasto.

2.4.4. Formato en que deben almacenarse los documentos.


58


En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, los documentos se almacenan en formato

electrónico, ya que desde el origen, la cotización de las empresas a la TGSS se realiza vía telemática. Dicho esto, se

pueden obtener copias en papel de determinados documentos, como pueden ser los contratos que dan lugar a la

aplicación de la respectiva bonificación. En todo caso, la información almacenada en las bases de datos de la TGSS o del

SEPE puede ser objeto de consulta por los organismos encargados del control de los fondos comunitarios.

Este tipo de gastos ha sido objeto de certificación al FSE en el período 2007-2013 y ha sido auditado por la AA, y los

organismos de control comunitarios, sin que se hayan detectado incidencias en cuanto a la información almacenada y

justificativa del gasto certificado. El SEPE, por tanto, mantendrá el sistema existente en dicho período en este aspecto.

En el supuesto de las bonificaciones del contrato de formación y aprendizaje, sin perjuicio de que la documentación se

almacene generalmente en ficheros electrónicos, de forma equivalente a las restantes bonificaciones en cuotas, la

empresa que ha contratado al trabajador o el centro de formación deben almacenar la documentación justificativa de la

formación impartida. No obstante, en este caso se aplicará lo dispuesto en el artículo 67.1.b) del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre, ya que el importe a abonar por cada hora de formación impartida es una cantidad fija,

establecida en una Orden Ministerial. Por lo tanto, la documentación justificativa a conservar por las empresas y entidades

no se orienta a la justificación del coste realmente incurrido sino a los efectos de justificar que la acción se ha realizado y

que su duración ha sido la que permita conciliar el importe justificado, atendiendo al baremo previamente establecido.

En el caso de las subvenciones destinadas a financiar iniciativas del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, la

documentación se conservará en papel y en formato electrónico, en función de lo que se especifique en la respectiva

convocatoria. Por tanto, el destinatario deberá custodiar la documentación que corresponda, sin perjuicio de que, como ya

se ha indicado en el apartado anterior, la mayor parte de la misma se almacenará en las bases de datos de la FUNDAE.

En este caso, dicha Fundación mantendrá el registro de los destinatarios de la respectiva convocatoria y por tanto, el

registro de las entidades que pueden conservar (cuando no se conserve en su totalidad en FUNDAE) la documentación

justificativa del gasto que se certificará, en los términos establecidos en el artículo 25 del Reglamento (CE) 480/2014, de 3

de marzo.

2.5. Irregularidades y recuperaciones

2.5.1. Descripción del procedimiento sobre el registro y la corrección de irregularidades

(incluido el fraude) y su seguimiento y el registro de los importes retirados y recuperados, las

cuantías que cabe recuperar, los importes irrecuperables y las cuantías relacionadas con las

operaciones suspendidas en virtud de alguna resolución judicial o algún recurso contencioso-

administrativo con efecto suspensivo.

El procedimiento de recuperación de irregularidades detectadas se configura por orden cronológico mediante

la realización de las siguientes actividades:


59


1 - SGPPAA, la AG, AC y AA u organos de control de las instituciones comunitarias comunican al SEPE la existencia

de una incidencia e irregularidad identificando la operación y cuantía del gasto afectado.

2 - La SGGF identifica los gastos relacionados con las irregularidades y/o incidencias financieras y administrativas

detectadas, en la información remitida a la UAFSE a través de la aplicación FSE 14-20.

3 - La SGGF revisa que las irregularidades administrativas y financieras se corresponden con los resultados de la

verificación y comprueba que los importes a rectificar son los adecuados.

4 - Una vez verificadas las irregularidades grabadas en la aplicación de seguimiento del SEPE, la SGGF incluye

dichas irregularidades financieras y administrativas y los importes a recertificar asociados a ellas, en la aplicación

FSE 14-20.

5 - La aplicación genera de manera automática el documento de propuesta de rectificación, en el que constan la

relación de irregularidades financieras y administrativas y los importes a recertificar asociados a ellas.

6 - La SGGF procede al envío de la propuesta de rectificación a la UAFSE. En dicha propuesta se detallarán,

además de los importes a rectificar, los posibles importes a recuperar.

7 - El documento de propuesta de recertificación es recepcionado por la UAFSE, que se encarga de revisarlo con el

objeto de verificar si los datos introducidos por el SEPE en la propuesta de recertificación son correctos.

8 - En base al análisis realizado sobre la propuesta de recertificación emitida por el SEPE, la UAFSE decide si acepta

la propuesta de rectificación o no la acepta:

a) En caso de que la propuesta de recertificación sea aceptada por la UAFSE, se procede a la compensación de la

cuantía económica aceptada.

b) En caso de que la propuesta de recertificación no sea aceptada por la UAFSE, ésta será devuelta a la SGGF

para que proceda, de nuevo, a su revisión con el objeto de subsanar las deficiencias detectadas por la UAFSE

en dicha propuesta de rectificación de gastos. (Se vuelve al punto 3).

A continuación se detalla el procedimiento descrito mediante el correspondiente diagrama:


60


RECUPERACIÓN DE LAS IRREGULARIDADES DETECTADAS

UAFSE SGPAE Del SEPESGGF DEL SEPE

7 . Recepción y análisis de la propuesta de descertificación

8. 1

Compensación

3. Revisión

4. Volcado de datos en

FSE - 14-20

5. Propuesta de rectificación

6. Envío de la propuesta a

la UAFSE

8.

¿Acepta la propuesta de descertificación?

SI

8. 2 Devolución

para

revisión

NO

UAFSE CE

1a. La SGPPAA comunica a la

SGGF la incidencia o

irregularidad detectada por

verificaciones o controles,

identificando la operación y la

cuantía del gasto afectado

(generalmente en el caso de

las subvenciones de

Formación Profesional para el

Empleo)

2. Identificación del gasto

irregular en la información

suministrada a la UAFSE (1)

1b. La AG, AC o AA, órganos de

control de las instituciones

europeas comunica a la SGGF

del SEPE, por cualquier conducto

válido habilitado al efecto, la

existencia de una incidencia o

irregularidad, identificando tanto

la operación como la cuantía del

gasto afectado.

(1) Es posible que la irregularidad se detecte directamente por la SGGF, bien por la información recibida por los restantes

organismos implicados, o bien por los controles realizados con carácter previo a certificaciones de gastos futuros de los que se

deriven errores que puedan afectar a gastos certificados previamente.

.

El SEPE no esperará a la recuperación de los importes irregulares detectados para proceder a su devolución, no

afectando en consecuencia dicha recuperación, a las cantidades certificadas. Por lo tanto, los posibles recursos existentes

en derecho interno no afectan al procedimiento de recuperación de irregularidades detectadas en el ámbito del FSE.

Si no se pudiera retirar el importe irregular en subsiguientes solicitudes de pago, el SEPE procedería al reembolso de la

cuantía que corresponda mediante el ingreso en la cuenta bancaria de la Comisión Europea que se indique en la

reclamación que le realice la AG. Para ello, ordenará la transferencia de fondos de la cuenta abierta a su nombre en el

Banco de España a favor de la citada cuenta bancaria de la Comisión Europea.

En todo caso, la información relativa a las irregularidades que afecten al SEPE se recogerá en la aplicación de

seguimiento del SEPE, para su traslado posterior al FSE 14-20, de forma que la información existente en ambas

aplicaciones sea coherente.


61


Además, la SGGF atenderá a los resultados obtenidos en los diversos controles y en especial a las irregularidades

detectadas en dichos controles, a los efectos de actualizar los controles existentes, así como la evaluación de riesgos ex

ante que en su caso tendrá su reflejo en la evaluación de riesgos ex post.

En este sentido debe tenerse en cuenta, que tal y como sucede en el período de programaciçon 2007-2013, uno de los

Servicios de la SGGF se dedica a la revisión y seguimiento de los resultados de las auditorías realizadas por los distintos

organismos con competencias en el control del FSE. Los resultados de estos informes se analizan uno por uno por el

citado Servicio y por la propia Subdirección, ya que, en función de los mismos, se adoptan decisiones que no afectan sólo

a la rectificación del gasto, sino a la toma de medidas dirigidas a evitar errores similares a los detectados en el futuro, así

como corregir el posible gasto certificado de forma indebida en el pasado (por ej. correcciones a tanto alzado), en caso de

determinarse el carácter sistémico del error.

En caso de considerar que el error no es sitémico se procede a rectificar el gasto por el procedimiento establecido en

FSE14-20 (por ej. aceptando la cantidad propuesta por el órgano de control que corresponda).

En el caso de considerar que el error tiene carácter sistémico se realiza un informe que recoge las causas del mismo, y

las actuaciones a realizar, incluyendo en su caso el importe o la forma de calcular la correspondiente corrección

finanicera. Este informe se incluye como información de la rectificación a realizar en el sistema de informaciión creado por

el SEPE al efecto y en su caso en FSE14-20. En todo caso, antes de adoptar decisiones de este carácter se dará cuenta

de éstas a la AG.

Si el propio SEPE detecta alguna irregularidad, se procede de forma análoga a lo mencionado en el apartado

correspondiente a las verificaciones, de forma que se analiza la causa de la misma y si ésta se puede reproducir en el

futuro o ha podido existir en gastos ya certificados. En el caso de considerarlo como un error puntual se procede a

rectificar el gasto; si el error se considera sistémico,se procede a la modificación de los procedimientos de certificación

para evitar que se repita en el futuro, añadiendo en su caso aspectos a las verificaciones que se se realizan o

introduciendo nuevas verificaciones adicionales a las existentes hasta la fecha. En el caso de concluir que la irregularidad

ha podido producirse en gastos ya certificados se aplicará la corrección financiera que corresponda atendiendo a la

gravedad del mismo. En todo caso, como sucedía antes, el SEPE dejará constancia por escrito de las verificaciones

adicionales que se llevarán a cabo, así como la corrección financiera a aplicar y las causas que determinan la misma.

2.5.2. Descripción del procedimiento destinado a cumplir la obligación de notificar las

irregularidades a la Comisión, de conformidad con el artículo 122, apartado 2, del Reglamento

(UE) nº 130/2013.

En el caso de irregularidades por importe superior a 10.000 €, el Servicio de Control de la SGGF será el encargado de

introducir la información pertinente en FSE 14-20, tanto en los casos en que dichas irregularidades se hubieran detectado

en los controles realizados por el propio SEPE, como en los casos en que así se indique por otros organismos que

realicen tareas de control, como es el caso de la AA, la AG o la AC.


62


Asimismo, el citado Servicio será el competente de remitir al Equipo de Control de la UAFSE la información que necesite

para realizar su labor de seguimiento de las irregularidades notificadas a la Comisión Europea en relación con los gastos

justificados por el SEPE.

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

3.1. Descripción de los sistemas de información, incluido un organigrama

(sistema de red central o común o sistema descentralizado con vínculos entre

los sistemas).

El artículo 122.3 del Reglamento 1303/2013. “…Los Estados miembros garantizarán que, no más tarde del 31 de

diciembre de 2015, todos los intercambios de información entre beneficiarios y una autoridad de gestión, una autoridad de

certificación y organismos intermedios puedan efectuarse por medio de sistemas de intercambio electrónico de datos.

Los sistemas mencionados en el párrafo primero facilitarán la interoperabilidad con los entornos nacionales y de la Unión

y permitirán a los beneficiarios presentar una sola vez toda la información a la que se refiere el párrafo primero…”.

El nuevo sistema de información, está siendo desarrollado actualmente y es una evolución cualitativa del sistema

existente en el período de programación 2007-2013. Dicho desarrollo responde a los nuevos requerimientos comunitarios

del periodo relativos a la gestión, seguimiento, verificación y certificación de las operaciones cofinanciadas por el FSE.

De manera general, los sistemas de gestión y control para el 2014-2020, tal y como se ha diseñado, se caracterizan por

facilitar y simplificar la ejecución del FSE, bien por reducir los organismos implicados, bien por disminuir el número de

operaciones. Además, las Comunidades Autónomas dejan de ser organismos colaboradores del SEPE, lo que permite

simplificar el sistema respecto al existente en el período de programación anterior.

Esta simplificación conlleva una reducción de intercambios de información y conexión de sistemas informáticos

implicados, reduciéndose a la relativa a la información que se obtendrá de las bases de datos de la FUNDAE y de la

TGSS, según el intercambio mensual de información que ambos organismos tienen estandarizado desde la década de los

90.

Asimismo, estos sistemas requieren de escasa documentación en papel, tramitándose la mayoría de los procedimientos

electrónicamente. De esta manera, la custodia y archivo de documentación será mínima, tal y como se ha mencionado en

el apartado 2.4.

El sistema será omnicomprensivo, de forma que toda la información necesaria para certificar gasto o para remitir la

información necesaria de los informes anuales y finales, se incorporará al mismo, previo contraste en su caso con las

bases de datos del SEPE (por ejemplo en el caso de los indicadores de resultado).

A continuación se detalla un esquema del citado sistema:


63


De esta forma el Sistema permitirá:

CONTRASTE

INFORMACIÓN BASES DE

DATOS SEPE (Contrata,…)

LIQ

UID

AC

IÓN CONTROLES O AUDITORÍAS

FSE 14 – 20

(Ficheros XML o similar)

TGSS

- Bonificaciones en

cuotas a la SS

SEPE

(SGPPAA)

VERIFICACIONES

ADMINISTRATIVAS

(SGTIC según criterios

SGPPAA Y SGGF)

Cada mes

VERIFICACIONES IN SITU

SGGF

SISTEMA DE INFORMACIÓN Gasto inicial-

- Gasto a certificar (teniendo

en cuenta verificaciones

realizadas, así como el

control de calidad)

- Resultado verificaciones

FUNDACIÓN,

CONSEJERÍA TÉCNICA

DE FORMACIÓN

CONTINUA

EMPRESAS

VERIFICACIONES

ADMINISTRATIVAS

E IN SITUSERVICIO DE FONDO SOCIAL

EUROPEO Y PRESUPUESTOS

CONTROL DE

CALIDAD SGGF

INDICADORES Y OTRA

INFORMACIÓN PARA ELABORAR

LOS INFORMES ANUALES Y

FINALES

INFORMACIÓN

RECTIFICAR GASTO

INFORMACIÓN PARA

CERTIFICAR GASTO


64


Almacenamiento y transmisión de datos financieros, seguimiento de indicadores y la elaboración de informes.

Datos de operaciones que puedan garantizar la pista de auditoría adecuada. El sistema exigirá los datos mínimos

requeridos. Existirán validaciones y controles para estandarizar, homogeneizar y evitar errores.

El intercambio de información con las autoridades y los beneficiarios. La información necesaria a introducir en el

aplicativo FSE14-20 se extraerá de este Sistema.

Control de plazos para certificar el cumplimiento de lo establecido en los Reglamentos.

Firma electrónica de ciertos usuarios. Sólo la persona autorizada podrá firmar el certificado y las solicitudes de pago.

Se podrá crear un repositorio de documentación en archivo digital.

Incorporación de validaciones para garantizar la fiabilidad en los registros de importes recuperables, recuperados y

retirados.

Normas de seguridad que garanticen que los documentos conservados se ajustan a los requisitos legales nacionales

y son fiables a efectos de auditoría.

Nuevas funcionalidades relacionadas con los criterios de selección de operaciones, verificaciones administrativas,

cuentas anuales, evaluación de riesgos, etc.

El futuro sistema permitirá, entre otros aspectos:

Enviar ficheros XML, o TXT

Grabar, modificar y borrar datos

Hacer consultas y sacar informes.

Si bien, la posibilidad de introducir datos, sólo estará operativa cuando se vayan a justificar los gastos correspondientes a

operaciones y proyectos.

Este sistema de información mantendrá una estructura similar a su predecesor (JACO2007), proporcionando datos sobre:

Gestión: en el que aparecerán las líneas de actuación (operaciones), criterios de selección de las operaciones, etc.

Seguimiento: información necesaria para la gestión financiera, el seguimiento de los indicadores, las verificaciones

de gestión.

o Permitirá el intercambio de datos por medios electrónicos con la aplicación de la FUNDAE y FSE 14-20.

o Facilitará la gestión de la documentación asociada al Programa Operativo.

o Contemplará toda la información requerida para la elaboración del informe anual.

o Contendrá sistemas de seguimiento y registro de irregularidades y de correcciones financieras asociadas.

o Proporcionará datos relativos a operaciones y gastos. Anexo III del Reglamento 480/2014, más todos

aquellos requeridos para las labores de gestión, verificación y justificación.

Certificación a FSE 14-20. Permitirá elaborar las Declaraciones de gastos y solicitudes de pago, además de realizar

el seguimiento de los resultados de las verificaciones administrativas y sobre el terreno, etc.


65


Este Sistema, en lo que respecta a los gastos de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, será muy

similar al existente en el período de programación anterior (incorporando las mejoras para solucionar deficiencias

detectadas). En este sentido, se debe destacar que el sistema ya existente, en dicho período 2007-2013, en cuanto al

gasto en bonificaciones a la cotización a la Seguridad Social, no ha dado lugar a incidencias relevantes.

3.1.1. Procedimiento de recogida, registro y almacenamiento de los datos de las operaciones.

El Sistema planteado, soportará todo los procesos de gestión de las actuaciones que sean objeto de cofinanciación por

los diferentes Programas Operativos en los que el SEPE ha sido designado OI.

En él se incluirán los datos económicos con el máximo desglose posible. En el caso de las bonificaciones en las

cotizaciones a la Seguridad Social, éste será el de cada persona por cuyo contrato o por su condición de trabajador

autónomo, se ha bonificado la respectiva empresa o el propio trabajador autónomo y en el caso de las subvenciones

destinadas a la financiación de iniciativas de formación profesional para el empleo, éste será el conjunto de gastos

efectuados en cada proyecto o acción formativa. Sin perjuicio de que en este último caso se conocerán e identificarán los

alumnos participantes en dicha acción.

Los importes correspondientes a las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social se incluirán previa

realización de las verificaciones administrativas e in situ que el SEPE realice, de la misma forma en que se vienen

recogiendo en el JACO para el período 2007-2013. La información relativa a los resultados de dichas verificaciones

también se recogerá en el sistema, de forma que en todo caso se deje constancia de que los resultados de las

verificaciones han supuesto una minoración, en su caso, de los importes inicialmente facilitados por la TGSS.

Los importes correspondientes a las subvenciones destinadas a financiar iniciativas del Sistema de Formación Profesional

para el Empleo se introducirán en el sistema, según los datos obtenidos de los aplicativos de la FUNDAE. Asimismo, se

incluirá la información relativa a los resultados de las verificaciones administrativas e in situ realizadas por el SEPE con la

colaboración de la citada Fundación y de los controles de calidad de estas verificaciones que se hubieran realizado por la

empresa que el SEPE tiene contratada a estos efectos. De igual manera que en el caso de las bonificaciones en las

cotizaciones a la Seguridad Social se dejará constancia de que los resultados de las verificaciones han supuesto una

minoración, en su caso, de los importes inicialmente justificados al SEPE por los beneficiarios de las correspondientes

subvenciones.

El desglose de la información a nivel de cada persona física que participa en la operación, junto con la posibilidad de

contraste con las restantes bases de datos del SEPE (o a las que el SEPE tiene acceso) permite garantizar que se

dispone en todo caso de la información relativa a los indicadores de actividad y de resultado incluidos en el respectivo

programa operativo.

Asimismo, el sistema incluirá la información relativa a los controles que suponga la necesidad de rectificar el gasto

previamente certificado, de forma que se concilien los importes inicialmente certificados en una operación, con los

certificados en última instancia. Además, cuando esta rectificación tenga consecuencia en los indicadores del respectivo


66


Programa Operativo, se procederá a corregir el dato inicialmente introducido para que la información relativa al gasto y a

los indicadores sea coherente.

3.1.2. Procedimiento de garantía de la recogida, introducción y almacenamiento de los datos

en el Sistema.

El sistema recabará, almacenará y registrará informáticamente los datos de cada operación, transacción,…, así como los

datos relativos a los indicadores que se consideren oportunos a efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera,

verificación y auditoria, en los términos mencionados en el punto anterior.

Estas herramientas disponen de mecanismos propios que garantizan que los datos quedan recopilados y almacenados en

el sistema, ya que como se ha indicado en el apartado anterior, el sistema es omnicomprensivo de la información relativa

a las operaciones o proyectos cuyos gastos se van a cofinanciar.

3.1.3. Procedimiento de registro y almacenamiento informático de los datos.

El sistema contendrá un bloque/módulo que se nutrirá automáticamente de la información incluida en la propia aplicación

y que permitirá una gestión ágil de las actuaciones elegibles, así como de los gastos, órdenes de pago y participantes, en

función de las verificaciones previas a realizar antes de la elaboración de los ficheros XML (o el formato que la AG

determine), que serán objeto de introducción en el FSE14-20.

Esta aplicación permite gestionar también las actuaciones que supongan importes a recuperar, motivados por ajustes,

controles o cualquier otra circunstancia.

3.1.4. Mantenimiento de los registros contables.

Toda la información relativa a los registros contables de las operaciones cofinanciadas, se encontrará disponible en la

herramienta mencionada de gestión del FSE para el seguimiento presupuestario y contable de todas las operaciones, en

los términos señalados anteriormente.

3.1.5. Mantenimiento de la información sobre rectificaciones.

Todos los datos relativos a las rectificaciones de gastos que se retiren o recuperen, quedarán registrados en el citado

aplicativo, permitiendo conciliar los importes inicialmente justificados con las cantidades corregidas, una vez aplicada la

respectiva rectificación derivada del control que corresponda. Asimismo, se dejará constancia mediante una referencia al

control que ha dado origen a la citada rectificación del gasto, indicando el organismo que lo ha realizado.

3.1.6. Mantenimiento de la información sobre operaciones suspendidas.


67


Toda la información relativa a los registros contables de las operaciones suspendidas en virtud de alguna resolución

judicial o algún recurso contencioso-administrativo con efecto suspensivo, se encontrarán disponibles en el citado

aplicativo.

Tanto este requisito, como el mencionado en los dos puntos anteriores, han estado ya disponibles para la gestión de los

gastos de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social durante el período de programación 2007-2013.

3.1.7. Operatividad del Sistema.

Dada la complejidad y las dificultades encontradas para el desarrollo e implantación del nuevo Sistema de información,

no ha podido llevarse a cabo está última, pero se actualmente se está procediendo a la carga en el mismo de todas los

gastos certificados por el SEPE a la UAFSE y, al mismo tiempo, se mantiene totalmente operativo el anterior sistema

utilizado por el SEPE para la justificación de las acciones cofinanciadas en períodos de programación anteriores.

En todo caso, hay que tener en cuenta que gran parte de los sistemas que serán objeto de aplicación son mejoras sobre

lo que ya estaba funcionando en el período de programación anterior.

Se adjunta resumen de los módulos que se incluirán en el citado sistema de información, teniendo en cuenta que la carga

de datos, la gestión y la certificación implicarán a personal de las SSGG de PPAA, TIC y GF y permitirán la incorporación

al sistema de la información necesaria para que la UAFSE proceda a la justificación de gastos a la Comisión Europea.

Por su parte el módulo de auditoría implicará exclusivamente a personal de la SGGF, en los términos mencionadas en el

apartado 2.5.

Por último, el módulo de informes y consultas permitirá la obtención de la información necesaria de los restantes módulos,

en especial de la información relevante para la realización de los informes anuales, el resumen anual y la declaración de

gestión y la declaración de fiabilidad. Para que se pueda obtener la información correcta es necesario que los datos que

consten en el resto de los módulos sean adecuados.


68


Hasta la fecha en que el sistema se encuentre plenamente operativo la información se almacenará en ficheros que

permitan su inmediata carga al sistema en el momento en que se ponga en marcha, en caso de ser necesario se utilizará

o almacenará esta información en el sistema utilizado en el período de programación 2007-2013.

La documentación relativa a las verificaciones e informes realizados se almacenará en papel y en documento digital

(escaneado), incluyendo los resultados de cada uno de los filtros de carácter informático que se hayan aplicado a los

gastos que se pretenden certificar.

Asimismo, la información relativa a los indicadores se puede obtener de las bases de datos del SEPE, mediante petición

de informes específicos. De hecho, en el nuevo aplicativo se incluirán este tipo de consultas de forma estandarizada.

En todo caso, se indica que las certificaciones de gastos con carácter previo a la puesta en marcha del aplicativo sólo

afectarán a los gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, por lo que la información

necesaria para certificar en gran medida se almacena en formato electrónico y consta en las bases de datos del SEPE y la

TGSS.

CARGA GESTIÓN

ADMNISTRACIÓN

CERTIFICACIÓN

AUDITORÍA

INFORMES Y CONSULTAS

MODELO DEDATOS


69


3.2. Descripción de los procedimientos para verificar que la seguridad de los

sistemas informáticos está garantizada.

El sistema informático garantizará la protección de datos, la confidencialidad, la autenticación del remitente y el

almacenamiento de documentos y de datos, la protección de las personas con respecto a sus datos personales, dando

cumplimiento a lo establecido en los artículos 122.3, 125.4.d) y 140 del Reglamento (UE) Nº 1303/2013 de disposiciones

comunes, así como el Anexo III del Reglamento Delegado (UE) Nº 480/2014.

El sistema de información descrito se incardina dentro del SEPE y utiliza información existente en otras bases de datos

del organismo, de forma que el presente sistema de información se verá afectado por los restantes procesos de gestión

del SEPE.

Respecto a la seguridad de la información de la Administración General del Estado, es de obligado cumplimiento el Real

Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS en adelante) en el ámbito

de la administración electrónica y la Orden de 30 de julio de 2012, por la que se aprueba la Política de Seguridad de

Sistemas de Información del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Por último, se cumplirá lo recogido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter

Personal (LOPD).

En concreto y en lo que respecta al ENS se ha procedido a:

o Clasificar la información y valorar el impacto para el SEPE de las diferentes amenazas que podrían sufrir

los sistemas de información.

o Implementar procesos de análisis de riesgos para determinar, mediante una serie de cálculos, cuáles son

los sistemas de información más importantes para el SEPE.

o Poner en práctica procesos para la gestión del cambio, gestión de incidencias, gestión de problemas,

gestión de peticiones…

En la tabla siguiente se enumeran los procedimientos identificados cada uno de los cuales lleva implícita la aplicación de

medidas de seguridad concretas, que cubren múltiples aspectos de la gestión de una organización desde la contratación

de servicios a terceras partes, a la configuración de los diferentes sistemas, lo que garantiza el cumplimiento tanto de

LOPD como del ENS, anteriormente señalado.


70


Proyecto

PR-001 - FASE I: Desarrollo de la Política de Seguridad y Marco Normativo de Seguridad

PR-002 - Plan de formación y concienciación en seguridad de la información

PR-003 - Inventariado y Clasificación de la Información

PR-004 - Adecuación al ENS de los Procedimientos de Control y Gestión de Cambios

PR-005 - Evaluación Continua del Riesgo

PR-006 - Adecuación al ENS del Procedimiento de Gestión de Incidencias

PR-007 - Análisis de Impacto para la Continuidad del Negocio

PR-008 - Protección del correo electrónico

PR-009 - Securización de las Comunicaciones

PR-010 - FASE II: Desarrollo de la Política de Seguridad y Marco Normativo de Seguridad

PR-011 - Cifrado de la Información

PR-012 - Gestión de Soportes de Información

PR-013 - Adecuación al ENS de los Procesos de Copias de Seguridad

PR-014 - Revisión de la Gestión de Usuarios

PR-015 - Formalización de la Gestión de Capacidades

PR-016 - Desarrollo Seguro de Aplicaciones

PR-017 - Organización de Auditorías

3.3 Descripción de la situación actual en lo que respecta a la aplicación de los

requisitos del artículo 122, apartado 3, del Reglamento (UE) no 1303/2013.

En este apartado nos remitimos a lo indicado en el apartado 3.1.7.

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y ......2020/02/06 · Descripción de los Sistemas de...

Documents

Transcript of DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y ......2020/02/06 · Descripción de los Sistemas de...