DESAIN ORGANISASI

Presented by :

M Anang Firmansyah

1

2

Desain Organisasi yang Umum

Struktur sederhana

Struktur birokratis

Struktur matriks

Struktur tim

Struktur organisasi virtual

Boundaryless organization – tanpa tapal batas

3

Struktur Sederhana

Keunggulan: Simple. Fast and flexible, Inexpensive to maintain and accountability is clear

Kelemahan : Difficult to maintain in anything other than small

organizations. Increasingly inadequate its low formalization and high

centralization tend to create information overload at the top

4

OWNERS

(husband – wife)

Secretary Inventory

Balancer

Salespeople

STRUKTUR SEDERHANA

5

Struktur Birokrasi

Tugas sangat rutin Dicapai melalui spesialisasi, Aturan dan kebijakan sangat formal, Penugasan dikelompokkan ke dalam

departemen fungsional, Otoritas tersentralisasi, Rentang kendali sempit, Pengambilan keputusan mengikuti rantai

komando

6

Board of Directors

Secretary and

General Counsel

Executive Vice President

Operation

Department

HRM

Department

Finance

Department

Marketing

Department

- raw material

- quality control

-….

- counseling

- public relation

- …

- Taxation

- treasury

-…

-Product sales

- customer service

- …

CEO

MACHINE BUREAUCRACY Based on the standardization of WORK PROCESSES

7

SENATE

General

Administrators

Faculty of

Economics …..

Faculty of

Pharmacy Faculty of Law

Study Programs Study Programs

RECTOR

Vice Rector 1

Academic Vice Rector 4 Vice Rector 3

Vice Rector 2

Administration

Study Programs Study Programs

PROFESSIONAL BUREAUCRACY Based on the standardization of SKILLS of PROFESSIONAL

8

Departementalisasi Fungsional Mengelompokkan para spesialis bersama-sama, yg akan

meminimisasi jumlah yang dibutuhkan dan memungkinkan pengelompokkan dan penggunaan bersama sumberdaya khusus lintas produk.

Kelemahan utama adalah pada koordinasi tugas antar spesialis fungsional sehingga aktivitas yang dilakukan diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran

Departementalisasi Produk Memfasilitasi koordinasi antar spesialis untuk mencapai

penyelesaian yang tepat waktu dan tepat anggaran. Memberikan tanggungjawab yang jelas pada semua

aktivitas yang terkait dengan produk tetapi dengan duplikasi aktivitas dan biaya

THE MATRIX ORGANIZATION

9

ORGANISASI MATRIKS

KEUNGGULAN KELEMAHAN

Penggunaan sumberdaya yang

lebih efisien

Konflik tinggi antara 2 sisi matriks

Fleksibilitas dan adaptabilitas pada

lingkungan

Frustasi dan kebingunan karena

rantai komando ganda

Pengembangan ketrampilan

manajemen spesialis dan umum

Banyak pertemuan, diskusi

daripada tindakan

Kerjasama interdisiplin,

ketersediaan ahli utk semua divisi

Membutuhkan pelatihan hubungan

manusia

Pelebaran tugas bagi karyawan Dominasi kekuasaan oleh salah

satu sisi matriks

10

A

C

B

Financial HRD Operation

DEPARTMENT’S DIRECTOR P

RO

DU

CT

S

11

TEAM STRUCTURE

Teams have become an extremely popular

The primary characteristics : MENG-ELIMINASI batasan antar

departemen

Decentralizes decision making pada level teamwork.

Menuntut karyawan untuk dapat menjadi GENERALIS dan juga SPESIALIS

12

TEAM STRUCTURE KEUNGGULAN KELEMAHAN

Punya beberapa keunggulan

struktur fungsional Loyalitas ganda dan konflik

Mengurangi hambatan antar

departemen, meningkatkan

kompromi

Waktu dan sumberdaya lebih

banyak untuk pertemuan

Mengurangi waktu untuk

merespon, keputusan lebih cepat

diambil

Desentralisasi tidak terencana

Moril yang lebih baik, antusiasme

dan keterlibatan karyawan

Mengurangi biaya overhead

administratif rutin

13

PENDEKATAN JARINGAN - virtual

Disebut juga dengan ARANSEMEN VIRTUAL atau ORGANISASI MODULAR.

Biasanya inti organisasinya lumayan kecil karena melakukan OUTSOURCING pada FUNGSI BISNIS yang dilakukan

Dalam Terminologi struktural, ORGANISASI JARINGAN ini sangat TERSENTRALISASI dan terdapat SEDIKIT atau bahkan TIDAK ADA DEPARTEMENTALISASI

14

PENDEKATAN JARINGAN - virtual

KEUNGGULAN

Memungkinkan organisasi untuk mendapatkan fleksibilitas maksimum,

Menciptakan hubungan kerja/jaringan yang memungkinkan untuk melakukan kontrak keluar untuk produksi, distribusi, pemasaran, atau fungsi bisnis lainnya dimana manajemen melihat bahwa PIHAK LAIN dapat melakukannnya dengan LEBIH BAIK.

KELEMAHAN

Mengurangi kendali manajemen pada bagian-bagian bisnis yang dioutsource

15

Evolusi Struktur Organisasi : Pergeseran paradigma menuju Learning Organization

Struktur Vertikal Tradisional

Koordinasi Horisontal dgn Tim dan Manajer Proyek

Rekayasa ulang ke arah proses horisontal

Organisasi Pembelajar

Kurang Responsif pada Perubahan

• Gugus tugas untuk pemecahan masalah jangka pendek (ad hoc).

• Teamwork dari berbagai departemen secara reguler

• Project Manager untuk proyek temporer

• Business Process Reengineering • Struktur mulai menjadi flat dan tim

• Spider-web organization (tidak ada struktur yang kaku-fleksibel)

• May apply Team-based structure

16

Karakter Organisasi

MODEL MEKANISTIK

Biasanya direpresentasikan dengan tingkat departementalisasi tinggi, formalisasi tinggi, komunikasi ke bawah dan desentralisasi tinggi

MODEL ORGANIK

Lebih “cair” dan fleksibel. Struktur datas, menggunakan team, formalisasi rendah, desentralisasi tinggi.

Direpresentasikan dengan virtual dan organisasi tanpa batas…

17

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

1. Strategy. Structure-Follows-Strategy

Struktur tradisional lebih menekankan

pada cost efficiency LEBIH KE MEKANISTIK

Learning Organization lebih pada

diferensiasi dan inovasi. LEBIH KE ORGANIK

18

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

2. Environment/Lingkungan Kekuatan di luar organsiasi yang secara potensial

mempengaruhi kinerja organisasi, yang mungkin memunculkan hal-hal seperti: Meningkatnya perbedaan antar departemen Meningkatnya kebutuhan koordinasi antar departemen Kebutuhan untuk menyesuaikan dengan perubahan.

3 dimensi lingkungan

Kapasitas kemampuan utk mendukung pertumbuhan Volatilitas ketidakstabilan lingkungan butuh lebih

banyak alternatif keputusan Kompleksitas “bentuk”, “isi”, dan “penyebaran” dari

semua komponen pemain yang ada dalam lingkungannya

19

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

3. TECHNOLOGY. how an organization transfers its inputs into

outputs.

3 Tipe teknologi manufaktur arus kerja: – Small Batch Production customized – Mass production routines dalam volume

besar – Continuous Process Production

sophisticated manufacturing tech. – Trend terbaru Flexible Manufacturing

kustomisasi dalam jumlah besar!

20

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi : Routine-Non Routine Technology

Dimensi Struktur TECHNOLOGY

ROUTINE NON ROUTINE

KOMPLEKSITAS Kompleksitas rendah

Rentang kendali cenderung lebar

Kompleksitas tinggi, dilakukan

penyesuaian

Rentang kendali sempit,

Diferensiasi vertikal tinggi

FORMALISASI Keberadaan aturan, prosedur yang

banyak – formalisasi tinggi

Kontrol yang leluasa, fleksibel,

formalisasi rendah

SENTRALISASI

Struktur yang tersentralisasi Struktur yang terdesentralisasi

Hasil tidak konsisten karena dilunakkan dengan tingkat formalisasi

Rutin kontrol yang tersentral jika aturan minimum. Tetapi jika

formalisasi tinggi, dapat didesentralisasikan

21

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

4. UKURAN ORGANISASI

HOW BIG is “BIG” ?

Dilihat dari JUMLAH PEGAWAI

Tergantung pada SIAPA yang membuat DEFINISI

tersebut?

– Badan Statistik Negara

– Badan-badan perekonomian dunia

22

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

4. UKURAN ORGANISASI

Penambahan pegawai, makin lama bawa dampak MAKIN kecil pada struktur

Perubahan besaran memberikan dampak terbesar jika organisasi itu KECIL !

Terdapat hubungan yang kuat antara besaran dan kompleksitas

Semakin besar , terdapat tendensi melakukan kontrol aktivitas dan koordinasi yang relatif tinggi !

Tidak mungkin mengontrol organisasi yang besar dari atas untuk itu perlu dilakukan PENDELEGASIAN