Der ProjectManager - MM Informatik · MM Informatik GmbH, März 2010, Version 3.5 10 / 65 3...

MM Informatik GmbH, März 2010, Version 3.5 1 / 65 www.mminformatik.ch

Der ProjectManager

Ein umfassendes und leistungsfähiges Projektmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Dienstleistungsunternehmen. Die einzelnen Branchen sind verschieden, doch die Bedürfnisse bleiben die gleichen: Ein effizientes System zur Erfassung von Leistungen für einzelne Projekte/Kunden, zur Kontrolle der Produktivität, für die Budgetkontrolle und die Nachkalkulation sowie für eine einfache Fakturierung und Debitorenkontrolle.

Nebenbei löst der ProjectManager die Verwaltung der Arbeitszeiten, Ferienkonten und Überzeitabrechnungen - transparent und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar!

Mit dem ProjectManager wurde ein professionelles Projekt- und Zeitmanagement Werkzeug entwickelt, mit welchem Sie sich schnell zurechtfinden und mit dem Sie innert kürzester Zeit einen messbaren Erfolg haben werden.

Ein ideales Werkzeug für alle die projektbezogene Dienstleistungen anbieten: Ingenieur- und Architekturbüros, Werbeagenturen, Anwaltskanzleien, Treuhänder usw.

Ihre Projekte jederzeit unter Kontrolle! Der ProjectManager

Ihre Projekte jederzeit unter Kontrolle! Der ProjectManager.


Inhalt 1 Funktionsumfang ........................................................................................... 5

1.1 Funktionen ............................................................................................... 5

1.2 Funktionsübersicht .................................................................................. 8

2 Der Desktop .................................................................................................... 9

3 Mandantenfähigkeit ..................................................................................... 10

4 Projektverwaltung ........................................................................................ 11

4.1 Verwaltung im Projekt- Explorer ............................................................ 11

4.2 Maximale Projektübersicht .................................................................... 11

4.3 Projektteams ......................................................................................... 11

4.4 Beliebige Kalkulation pro Projekt .......................................................... 11

4.5 Budget ................................................................................................... 11

4.6 Finanzplan ............................................................................................. 12

4.7 Funktionen ............................................................................................. 12

4.8 Projekt-Explorer ..................................................................................... 13

4.9 Projektübersicht ..................................................................................... 14

4.10 Finanzplan ............................................................................................. 15

5 Umsatzprognose, Auftragschancen .......................................................... 16

5.1 Funktionen ............................................................................................. 16

6 Rechungen.................................................................................................... 17

6.1 Funktionen ............................................................................................. 17

6.2 Rechungskopf ....................................................................................... 18

6.3 Rechnungspositionen ............................................................................ 19

6.4 Generieren ............................................................................................ 20

7 Debitoren ...................................................................................................... 21

7.1 Funktionen ............................................................................................. 21

7.2 Fälligkeitsübersicht ................................................................................ 22

8 Kreditoren ..................................................................................................... 23

8.1 Funktionen ............................................................................................. 23

9 Ressourcenplanung .................................................................................... 24

9.1 Funktionen ............................................................................................. 24

10 Adressen ....................................................................................................... 25

10.1 Funktionen ............................................................................................. 25

10.2 Adress-Explorer ..................................................................................... 26

10.3 Geschäftsadressen ............................................................................... 27

10.4 Kontaktpersonen ................................................................................... 28

10.5 Journal ................................................................................................... 29

11 Event-Verwaltung ......................................................................................... 30

11.1 Funktionen ............................................................................................. 30



12 Dokumentenverwaltung .............................................................................. 31

12.1 Funktionen ............................................................................................. 31

12.2 Offerte ................................................................................................... 32

12.3 Auftrag ................................................................................................... 33

12.4 Bestellungen .......................................................................................... 33

12.5 Lieferungen ........................................................................................... 34

13 Vertragsverwaltung ..................................................................................... 35

14 Mitarbeiter ..................................................................................................... 36

14.1 Funktionen ............................................................................................. 36

14.2 Mitarbeiterdaten verwalten .................................................................... 37

14.3 Zeit-Budget ............................................................................................ 38

14.4 Kosten-Budget ....................................................................................... 39

14.5 Arbeitszeitstatistik .................................................................................. 40

14.6 Soll-Arbeitszeit ...................................................................................... 41

14.7 Ferienplaner .......................................................................................... 41

15 CV (Curriculum Vitae) Verwaltung ............................................................. 43

15.1 Funktionen ............................................................................................. 43

16 Benachrichtigungen .................................................................................... 44

17 Aufgaben ....................................................................................................... 45

17.1 Funktionen ............................................................................................. 45

17.2 Aufgabe erfassen .................................................................................. 46

18 Tarif ............................................................................................................... 47

18.1 Kalkulation ............................................................................................. 47

18.2 Honorarkategorie ................................................................................... 48

18.3 Kostengruppe ........................................................................................ 48

18.4 Spesen .................................................................................................. 49

18.5 Fremdkosten ......................................................................................... 49

19 Leistungen .................................................................................................... 50

19.1 Funktionen ............................................................................................. 50

19.2 Erfassungs- Matrix ................................................................................ 50

19.3 Einzelne Leistung erfassen ................................................................... 51

19.4 Externe Erfassung ................................................................................. 51

19.5 Umbuchen ............................................................................................. 52

20 Ticketsystem ................................................................................................ 53

20.1 Funktionen ............................................................................................. 55

21 Auswertungen .............................................................................................. 56

21.1 Auswertungs- Selektion ........................................................................ 60

22 Zugriffsrechte ............................................................................................... 61

23 Verkauf .......................................................................................................... 62

23.1 Preise .................................................................................................... 62



23.2 Updates ................................................................................................. 62

23.3 Copyright ............................................................................................... 62

23.4 Referenzen ............................................................................................ 63

23.5 Kontakt / Adresse .................................................................................. 65



1 Funktionsumfang

Der ProjectManager deckt Ihre innerbetriebliche Administration im Bereich Arbeitszeit-, Aufgaben-, Adress- und Projekt- Verwaltung ab. Zudem können Sie Ihre Rechnungen automatisch generieren lassen. Die integrierte Debitoren/Kreditoren-Schnittstelle zu Sage Sesam vereinfacht Ihre Buchhaltung zusätzlich.

Durch eine Vielzahl von Auswertungen haben Sie alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung und das von jedem Arbeitsplatz aus.

Mit der integrierten Schnittstelle zu Microsoft Outlook, TAPI für Ihre Telefonzentrale und weiteren Schnittstellen, fügt sich der ProjectManager nahtlos in Ihre IT- Infrastruktur ein.

Durch die frei definierbare Tarifstruktur müssen Sie Ihre heutigen betrieblichen Abläufe nicht dem ProjectManager anpassen, sondern der ProjectManager kann nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.

Der ProjectManager ist netzwerkfähig und kann auch auf einem TerminalServer betrieben werden. Dank der integrierten Zugriffsverwaltung können Sie den einzelnen Mitarbeitern die erforderlichen Funktionen freischalten.

1.1 Funktionen

Generell

Mandantenfähig, wobei einfach mandantenübergreifend gearbeitet werden kann

Übersichtlicher Desktop, welcher pro Mitarbeiter konfiguriert werden kann

Integrierte Rechtschreibeprüfung

CRM/Adressverwaltung

Geschäftsadressen mit Kontaktpersonen

Journal und Aufgaben pro Kontaktperson

Freie Adressfelder

Event-Verwaltung um Kundenevents zu planen

Allgemeine Adressverwaltung für private Adressen

Komplette CV-Verwaltung. Ideal für temporäre Personaleinsätze

Anbindung an Ihre Telefonzentrale. Bei Anrufen wird die Adresse angezeigt. Direktes Anrufen aus dem Projektmanager

Beliebige Codes für Geschäftsadressen und Kontaktpersonen für gezielte Abfragen (z.B. für Mailings)

Projektverwaltung, Rechnung, Debitoren, Kreditoren

Fälligkeitsübersicht bei den Debitoren und Kreditoren

Projektverwaltung mit allen relevanten Zahlen auch über mehrere Projekte

Finanzplanung mit Cashflow Kontrolle

Automatisches generieren der Rechnungen

Beliebige Gliederung der Rechnung, Akontorechnungen und Teilrechnungen

Automatischer Umsatzausgleich auf Projekten

Nebenkostenrechnungen, Teilrechnungen und Akontorechnungen

Rechnungsvorlagen

Mahnungen, Mahnlauf



Automatisches bestimmen der Bonität

Drucken von ESR

Auftragschancen und Umsatzprognosen

Auftragschancen erfassen und bewerten

Automatische Umsatzprognosen

Budgetvergleich

Tarifsystem

Beliebige Tarifmodelle mit Honorarkategorie, Kostengruppen (Phasen und Tätigkeiten), Spesen und Fremdkosten

Kalkulation nach verschiedenen Modellen jederzeit möglich

Unterstützt beliebige Währungen

Ressourcen

Planung mit automatischer Auslastungsberechnung

Meilensteine

Verschiedene Gliederung und Anzeigeoptionen

Mitarbeiter, Arbeitszeitkontrolle

Mitarbeiterdaten mit Zeit-, Kosten-, Budget- und Arbeitszeitkontrolle

Ferien- / Absenzenplaner

Sollarbeitszeit pro Mandant und/oder Mitarbeiter definierbar

Komplete CV-Verwaltung. Ideal für temporäre Personaleinsätze

Aufgabenverwaltung mit Benachrichtigung über E-Mail

Dokumentenverwaltung

Beliebige Dokumenttypen mit Benachrichtigung bei Änderungen

Historie und Zugriffsfunktionen

Integration mit Microsoft Word und Excel mit automatisch Aktualisierung von Dokumentinformationen

Protokolle einfach erstellen, Folgeprotokolle mit automatischer Übername der offenen Punkte

Automatische Aufgabenerstellung aus Protokollen heraus

Lieferschein, Brief und Fax Dokumente integriert.

Ticketverwaltung, Lizenzverwaltung

Einfache Support-Ticket-Verwaltung

Automatische Ticketeröffung aus E-Mails

Automatische beantworten von E-Mails

Telefonerkennung und automatische anzeigen der Tickets

Erkennen von Support und Wartungsverträgen

Direkte Zeiterfassung mit Unterscheidung zwischen verrechenbarem und nicht verrechenbarem Support.

Verwalten von Softwarelizenzen

Statistiken über die Lizenzen

Lizenzübersicht auch im Adressexplorer



Artikelverwaltung mit Rabattsystem pro Kunde, pro Kundengruppe und Hersteller

Herstellerrabatte

Offerten, automatische Auftragsbestätigung und Projekteröffnung

Bestellungen und Lieferungen.

Auswertungen

Über 70 verschiedene, vorgefertigte Auswertungen vorhanden

Einfache Kontrolle über verrechnete und nicht verrechnete Leistungen

Angefangene und offene Debitoren Kontrolle - Quartals-, Halbjahres- und Jahres- Abschluss auf Knopfdruck

Beliebige Abfragen welche in gängige Dateiformate exportiert werden können

Zu jeder Auswertung können individuelle Selektionskriterien angegeben werden

Arbeitsrapporte können vor dem Druck bearbeitet und gespeichert werden

Eigene Abfragen mit Export z.B. nach Excel für individuelle Auswertungen

Unterstützt beliebige Währungen

Schnittstellen

Synchronisation mit Outlook für Adressen, Aufgaben und Journaleinträge

Zu Microsoft Word und Excel

Debitoren- und Kreditorenschnittstelle zu Sage Sesam

TAPI zu allen gängigen Telefonzentralen

Systemanforderungen

Läuft unter Windows 2000, Windows XP und Vista

Voll netzwerkfähig auch mit Microsoft Terminalserver oder Citrix® MetaFrame®



1.2 Funktionsübersicht

Der ProjectManager ist ein Programm zur dezentralen, projektorientierten Leistungserfassung und Kostenkontrolle. Die dazu benötigten Stammdaten sind so aufgebaut, dass sie auf fast jeden Betrieb optimal angepasst werden können. Die folgende Grafik zeigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Komponenten vom ProjectManager.



2 Der Desktop

Der Desktop dient der schnellen Übersicht über die verfügbaren Programme, Ihre offenen Aufgaben und Hilfefunktionen.

Mit einem einfachen Mausklick können Sie so häufig verwendete Programme starten und Sie sehen Ihre offenen Aufgaben auf einen Blick. Auch die Aufgaben können Sie mit einem Klick öffnen und bearbeiten.

Die zuletzt verwendeten Adressen werden ebenfalls aufgelistet um diese mit einem Mausklick wieder zu bearbeiten oder direkt ein E-Mail zu versenden.

Die zur Verfügung stehenden Programme können Sie unter dem Menüpunkt Extras, Optionen einstellen, sofern Sie die erforderlichen Zugriffsrechte auf die Funktionen besitzen.

Der Desktop kann vollständig ausgeblendet werden oder aber nur einzelne Teile davon.

Mit „Notiz anzeigen“ wird ein Fenster angezeigt, in welchem Sie persönliche Notizen erfassen können. Diese Fenster sind auf dem Desktop frei plazierbar.

Die Notizen werden als freien Text erfasst. Die Notizen werden automatisch gespeichert und müssen deshalb nicht explizit gespeichert werden.



3 Mandantenfähigkeit

Der ProjectManager ist mandantenfähig, wobei die einzelnen Mandanten nicht voll voneinander getrennt werden. Dies bedeutet dass z.B. die Adressverwaltung für alle Mandanten gemeinsam zur Verfügung steht.

Vielmehr sind die Mandanten für die Auswertung der Projekt- oder der Mitarbeiter-Daten von Bedeutung. Ebenso bei der Rechnungsstellung und Debitorenverwaltung wird konsequent nach Mandanten getrennt.

Die Mandanten spielen bei folgenden Anwendungen eine Rolle:

Mitarbeiterdaten

Jeder Mitarbeiter ist genau einem Mandant zugeordnet. Ein Mandant muss vorgängig erfasst worden sein.

Sollzeiten

Pro Mandant kann eine eigene Sollarbeitszeit definiert werden, welche für alle Mitarbeiter, die keine eigene Sollzeit haben, gilt.

Ferienplaner

Die verschiedenen Auswertungen im Ferienplaner werden pro Mandant gedruckt.

Projektverwaltung

Jedes Projekt ist genau einem Mandant zugeordnet. Es könne aber auch Mitarbeiter eines anderen Mandanten auf das Projekt Leistungen erfassen, sofern diese im Projektteam aufgeführt sind.

Rechnungsstellung

Die Rechnung wird für den Mandant erstellt, welcher im zugehörigen Projekt definiert worden ist. Die Rechnungsvorgaben können pro Mandant abgelegt werden. Zudem können Sie die Laufnummer der Rechnungen pro Mandant vergeben.

Debitoren und Debitorenschnittstelle

Die Debitoren und, wenn vorhanden die Debitorenschnittstelle, werden wie die Rechnungen pro Mandant geführt. Auswertungen können aber wieder mandantenübergreifend gemacht werden.

Auswertungen

Bei den meisten Auswertungen können Sie den Projektmandant und oder den Mitarbeitermandant als Selektionskriterium angeben. So können Sie sehr einfach Auswertungen pro Mandant, aber auch mandantenübergreifend erstellen.

Der Auswertungsfuss mit Logo und Adresse ist abhängig vom Mandant, kann aber auch fix für einen Mandant gedruckt werden.



4 Projektverwaltung

4.1 Verwaltung im Projekt- Explorer

Ein zentraler Teil des ProjectManagers ist die Projektverwaltung. Durch die Darstellung der Projekte in einem Explorer wird eine maximale Übersicht erreicht. Die Projekte können hierarchisch abgelegt werden und zur besseren Übersicht können beliebige Knoten (Analog Verzeichnisse auf der Festplatte) erstellt werden.

4.2 Maximale Projektübersicht

Bereits im Projekt- Explorer haben Sie eine Übersicht mit allen relevanten Daten für ein Projekt. So haben Sie auf Tastendruck Ihr Projektcontrolling mit Budget und den Ist-Zahlen. Die Details der Zahlen können direkt aus der Projektübersicht bearbeitet und gedruckt werden.

4.3 Projektteams

Jedem Projekt können Sie diejenigen Mitarbeiter zuordnen, welche darauf Leistungen erfassen dürfen. Dadurch werden keine Leistungen auf Projekte gebucht, auf welche der Mitarbeiter keinen Zugriff hat. Nur der Projektleiter, sein Stellvertreter und der Kontroller können die Eigenschaften eines Projektes bearbeiten. Ein Projekt muss einem Mandanten und nach belieben einer Abteilung zugeordnet werden.

4.4 Beliebige Kalkulation pro Projekt

Die Kalkulationsgrundlage (Tarif) kann pro Projekt definiert werden. Damit sind Sie in der Lage verschiedenste Projekte mit verschiedenen Tarifen einfach und transparent zu verwalten. Es werden folgende Kalkulationsmodelle unterstützt:

Allgemein nach Zeit

SIA 103 Kostentarif

SIA 108 Kostentarif

SIA 108-2003 Kostentarif

SIA 108 Zeittarif

SIA 112 Leistungsmodul 95

Pro Tätigkeit können das Budget, die aufgelaufenen Kosten und der Stand der Arbeit eingegeben bzw. verfolgt werden.

4.5 Budget

Das Budget kann sich währen der Projektdauer verändern. Im ProjectManager können Sie alle Änderungen erfassen und dokumentieren wodurch diese auch später nachvollziehbar bleiben.



4.6 Finanzplan

Mit dem Finanzplan haben Sie die Möglichkeit die budgetierten sowie die aufgelaufenen Zahlen auf der Zeitachse, also pro Monat, anzeigen zu lassen bzw. das Budget zuzuweisen. Der Finanzplan wird immer für ein ganzes Kalenderjahr erstellt. Der gesamte Plan kann über mehrere Jahre laufen. Drucken Sie den Finanzplan über mehrere Projekte aus und Sie haben den Cashflow über all Ihre Projekte!

4.7 Funktionen

Projektstatus (In Vorbereitung, In Arbeit, Unterhalt, Projektstopp, Abgeschlossen und Archiviert)

Zuordnung eines Mandanten und einer Abteilung

Zuordnung von Marktsegmenten um Auswertungen nach Marktsegmenten zu machen

Automatische Generierung der nächsten Projektnummer

Standard Projektwerte können als Vorgabe abgelegt werden, um beim Eröffnen eines neuen Projektes diese zu übernehmen

Garantieverwaltung und Kontrolle

Beliebige Adressen mit Kontaktpersonen zuordnen (Kunde, Rechnungsadresse usw.) mit Bewertung und Auftragsvolumen

Beliebige Dokumente dem Projekt zuordnen

Zugriffsschutz über Zuordnung von Mitarbeitern

Kalkulation nach Kostengruppe, Honorarkategorie und Mitarbeiter

Abrechnung nach Honorar oder pauschal

Projektbudget intern und extern

Cashflow Kontrolle pro Projekt

Nachkalkulation und Prognose

Standardkommentare pro Projekt

Ereignisprotokoll mit zentraler Auswertung pro Projekt

Beliebige zusätzliche Felder definierbar. Mit diesen Feldern kann auch kalkuliert werden

Projekte können kopiert und verschoben werden. So kann die Projektorganisation jederzeit umgestellt werden



4.8 Projekt-Explorer

Maximale Übersicht dank der Darstellung im Explorer! Die angezeigten Projekte können über den Status, Zugriff und einer beliebigen Eingabe gefiltert werden. Damit werden Ihnen nur Projekte angezeigt, die Sie aktuell bearbeiten.

Projekte können beliebig verschoben oder kopiert werden. So können Sie die Projektstruktur jederzeit anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder umstrukturiert wird. Mit dem Kopieren können Sie, basierend auf einem bestehenden Projekt, sehr schnell ein neues eröffnen. Die Leistungen werden dabei selbstverständlich nicht kopiert.



4.9 Projektübersicht

Die Projektübersicht zeigt alle relevanten Daten für die Kostenkontrolle auf einen Blick. Der Tarif kann direkt aus dieser Übersicht bearbeitet werden. Auch hier haben Sie die Kalkulation nach Kostengruppe, Honorarkategorie und Mitarbeiter zur Verfügung.

In der Statistik werden das Budget, die verrechneten und nicht verrechneten Leistungen, sowie die bereits in Rechnung gestellten Leistungen grafisch dargestellt. Damit haben Sie einen optimalen Überblick. Zudem sind auf allen Zahlen Links hinterlegt, mit denen Sie die Details auf einen Mausklick ansehen und bearbeiten können! Die Übersicht kann auch auf den Knoten angezeigt werden, so haben Sie den Überblick über mehrere Projekte.



4.10 Finanzplan

Übertragen Sie Ihr Projektbudget auf die Zeitachse oder lassen Sie dies automatisch machen. Sie haben mit dieser Sicht den gesamten Cashflow Ihres Projektes auf einen Blick!



5 Umsatzprognose, Auftragschancen

Für ein Unternehmen ist es wichtig, eine Vorhersage über die zu erwartenden Umsätze zu haben. Dabei hilft Ihnen die Umsatzprognose und Auftragschancenverwaltung.

Hier wird jede Auftragschance erfasst und der mögliche Auftragswert hinterlegt. Mit der frei definierbaren Chancenbewertung gruppieren Sie Ihre Auftragschancen.

Die Auftragschancen werden jeweils dem eingegebenen Budget gegenübergestellt. Zudem können Sie Ihre Zwischenabschlusszahlen eintragen und so im Verlaufe des Geschäftsjahres die Zahlen immer genauer abbilden.

5.1 Funktionen

Umsatzbudget pro Mandant, Abteilung und Monat

Auftragschancen pro Mandant, Abteilung

Beliebige Bewertung der Auftragschancen

Status der Auftragschancen verfolgbar

Verschiedene Ansichten und Auswertungen

Langzeitprognosen über drei Jahre möglich

Zwischenabschlüsse können erfasst werden



6 Rechungen

Mit dieser Anwendung können Sie automatisch Rechnungen erstellen und diese anschliessend bearbeiten. Die Rechnungen werden pro Projekt abgelegt und verwaltet.

6.1 Funktionen

Verwaltung der Rechnungsperioden

Automatische Generierung der Rechnung nach Projekt, Abrechnung (Vertrag, Regie, Garantie), Phase, Honorarkategorie, Mitarbeiter, Tätigkeit. Die Reihenfolge und Gliederung kann frei gewählt werden.

Verwalten und abrechnen von Nebenkontenrechnungen, Teilzahlungen und Akontozahlungen

Regierechnungen

Automatischer Umsatzausgleich, wenn eine Rechnung über mehrere Projekte erstellt wird

Generierung nach Stand der Arbeiten

Kalkulation nach Stunden oder Tagesansätzen

Aufwand kann beliebig gerundet werden. Dezimalstellen pro Rechnung einstellbar

Spesen und Fremdkosten können in der Rechnung ausgewiesen werden

Rechnungspositionen mit Aufwand, Ansatz und Einheit

Betragspositionen mit Pauschalbetrag

Rabattberechnung (automatisch, wenn im Projekte definiert)

% Zuschlagspositionen

Kommentarzeilen

Zwischensummen bis zu 5 mal verschachteln

Zwischentotal

Auf jeder Rechnungszeile kann eingestellt werden, welche Spalte angezeigt wird und ob diese fett gedruckt werden soll

Mehrwertssteuerabrechnung

Garantieleistungen werden als solche ausgewiesen

Rechnung frei editierbar, wobei laufend alle Positionen und das Rechnungstotal kalkuliert werden

Vorgaben für Rechnungskopf, allgemeine Texte und MWST mit Variablen definierbar

Verrechnung der Leistungen und Eintrag in Debitorenverwaltung

Automatische, eindeutige Rechnungsnummer oder manuelle Vergabe

Rechnungen können in beliebiger Währung gestellt werden

Schutz, damit verrechnete Rechnungen nicht mehr bearbeitet werden können

Rechnungskopie, Unterstützung für Begleitbrief

Rechnungsadresse links- oder rechts- bündig

Es können beliebige Dokumente der Rechnung angefügt werden

Unterstützung für verschiedene, kundenspezifische Rechnungsformulare

Die Rechnungen können als Vorlage gespeichert und abgerufen werden



Druckerdefinition pro Mitarbeiter einstellbar

Rechnung kann auch in eine Word-Dokument generiert werden

Voll integrierte Debitoren-Schnittstelle zu Sage Sesam

Detaillierte MwSt- Abrechnung mit mehreren MwSt- Sätzen

Mehrstufiges Verrechnen der Rechnung

6.2 Rechungskopf

Die Kopf- und Fuss- Daten für die Rechnung werden weitgehend automatisch aus dem Projekt und den Definitionen im System generiert. Diese können für jede Rechnung beliebig geändert werden. Debitorennummer und Rechnungsperiode werden vom System automatisch generiert bzw. vorgeschlagen.

Bei einer weiteren Rechnung des selben Projektes, werden die Daten der vorherigen Rechnung übernommen, so dass die Rechnungen immer nach denselben Kriterien erstellt werden.



6.3 Rechnungspositionen

Die Rechnungspositionen können beliebig bearbeitet werden. Dabei stehen folgende Positionsarten zur Verfügung:

Mit Bezeichnung, Aufwand und Ansatz - der Betrag wird automatisch berechnet.

Mit Bezeichnung und Betrag

Separate Spalte für die Einheit

Zwischensummen mit Bezeichnung, bis zu 5 mal verschachteln

Zwischentotal mit Bezeichnung

Akontozahlungen verrechnen

Teilrechnungen verrechnen

Rabatt mit Bezeichnung und % Angabe - der Betrag wird automatisch berechnet.

Zuschlag mit Bezeichnung und % Angabe - der Betrag wird automatisch berechnet.

MWST Abrechnung mit Zwischensumme exkl. MWST und MWST Abrechnung. Der MWST Satz kann eingegeben werden.

Manueller Seitenwechsel

Die Spaltenüberschriften können pro Rechnung definiert werden.

Pro Zeile kann eingestellt werden, was gedruckt und was Fett dargestellt werden soll.

Anzahl Kommastellen einstellbar.



6.4 Generieren

Die Rechnungspositionen können automatisch generiert werden. Dabei werden alle Leistungen in der angegebenen Periode zusammengezogen. Bei der Generierung haben Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Rechnung gliedern möchten.



7 Debitoren

Die Debitorenverwaltung ist sehr einfach und soll nicht eine Debitorenverwaltung eines Buchhaltungssystems ersetzen.

7.1 Funktionen

Zahlungseingänge erfassen

Mahnungen erstellen

Mahnstopps verwalten

Mahnlauf über alle fälligen Debitoren auslösen.

Fälligkeitsübersicht



7.2 Fälligkeitsübersicht

Mit der Fälligkeitsübersicht haben Sie jederzeit eine schnelle Übersicht über Ihre offnen Debitoren.

Dank der beliebig Gruppierung nach welcher die Fälligkeiten Summiert werden, können Sie die Auswertung individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Fälligkeiten werden zur besseren Übersicht zusätzlich im Balkendiagram grafisch dargestellt.



8 Kreditoren

Der ProjectManager verfügt über eine eigene Kreditorenverwaltung oder eine Schnittstelle zu Sage-Sesam.

Erfassen Sie Ihre Kreditoren im ProjectManager so können Sie die Kosten direkt den entsprechenden Projekten als Fremdkosten belasten.

8.1 Funktionen

Zahlungen erfassen

Zuordnung zu mehreren Projekte auf die entsprechenden Fremdkosten

Fällige Zahlungen filtern und auszahlen.

Automatische Belastung der Projekte

Fälligkeitsübersicht Analog den Debitoren.



9 Ressourcenplanung

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Planung der vorhandenen Ressourcen und das frühzeitige Erkennen von nicht ausgelasteten oder fehlenden Ressourcen. Der Ressourcenplaner unterstützt Sie in idealer Weise bei dieser Tätigkeit.

Durch die verschiedenen Ansichten, welche je nach Bedürfnis einen detaillierteren Grad an Informationen darstellen, hat jede Stufe im Unternehmen den notwendigen Informationsgehalt.

Dank der vollautomatischen Berechnung der Auslastung bzw. der geplanten- oder freien Ressourcen, haben Sie einen optimalen Überblick und Ausblick in die Zukunft.

Es können einerseits vorhandene Projekte und Kostengruppen zugeordnet werden, anderseits haben Sie die Möglichkeit, frei definierbare Projekte zuzuordnen. Dies erleichtert das Planen in die Zukunft. Zu jeder Tätigkeit können Sie die Auslastung in % angeben, sowie eine Farbe zuordnen.

Die Absenzen aus dem Ferienplaner und die Einträge aus dem Arbeitszeitkalender werden pro Mitarbeiter farblich hinterlegt, so dass Sie die Abwesenheiten bei der Planung mit berücksichtigen können.

9.1 Funktionen

Anzeige nach Alle Mitarbeiter, Abteilung, Mitarbeiter, Gruppen, Mandant

Gliederung nach Mandant, Abteilung, Mitarbeiter, Projekt und Kostengruppe

Automatisches Eintragen der Absenzen (Ferien, Militär usw.)

Beschriftung der Balken einstellbar

Berechnung der Auslastung oder der freien Ressourcen

Freier Projekttext

Beliebige Farbzuteilung

Serien pro Woche, Monat, Jahr

Meilensteine

Definition von Balken, welche nicht in die Berechnung der Auslastung fallen

Berechnung der Auslastung in % oder in Personen

Report pro Mitarbeiter mit Start, Ende, Dauer und Auslastung

Drucken auf A4 bis A0

Direkt in eine JPG Datei drucken



10 Adressen

Der ProjectManager enthält eine vollständige Adressverwaltung mit welcher Sie Ihre Geschäftsadressen und Kontaktpersonen verwalten und pflegen können. Die Geschäftsadressen werden übersichtlich im Adress-Explorer dargestellt. In diesem Explorer können die Adressdaten auch bearbeitet werden.

10.1 Funktionen

Beliebige Kategorien (Kunden, Lieferanten, Interessenten, Branchen usw.) definierbar

Beliebige Ratings pro Geschäftsadresse und Kontaktperson

Adresscodes für Geschäftsadressen und Kontaktpersonen. Damit wird das Abfragen für Mailings wesentlich vereinfacht

Adresscode mit separater Auswahlliste

Kontaktpersonen mit eigener Anschrift möglich

Automatisches Generieren der E-Mail Adresse für die Kontaktpersonen pro Geschäftsadresse

Adressform generell oder pro Geschäftsadresse frei definierbar

Übernahme der Adressen direkt aus dem TwixTel

Synchronisation der Adressen mit Microsoft Outlook mit diversen Optionen (Synchronisation, von ProjectManager zu Outlook oder von Outlook zu ProjectManager)

Automatisches Wählen der E-Mail-Adresse oder der Homepage

Journal- Einträge pro Kontaktperson mit Synchronisierung mit Outlook

Der Geschäftsadresse und der Kontaktperson können beliebige Dateien angefügt werden

Einfaches Suchen einer Adresse bzw. Kontaktperson

Beliebige Abfragen der Daten und Exportmöglichkeiten in die gängigen Dateiformate

Rating, Anreden, Funktion und Abteilungen sowie Postleitzahlen übergeordnet definierbar

Anreden mit Briefanrede für Serienbriefe

Beliebige Word- Dokumentvorlagen mit automatischer Adressübernahme

Verantwortliche Person definierbar (Key Account Manager)

Datum des letzten Journaleintrages und der letzten Aufgabe

Automatisches Formatieren der Telefonnummern

Direktes wählen der Telefonnummer

Umsatz direkt auf der Geschäftsadresse ersichtlich

Bonität pro Adresse



10.2 Adress-Explorer

Optimale Übersicht und Gliederung der Geschäftsadressen und Kontaktpersonen dank der Darstellung im Explorer. Die Geschäftsadressen werden jeweils unter ihrem Anfangsbuchstaben eingeordnet. Alle anderen finden Sie unter "*..."

Die Daten der selektierten Geschäftsadresse bzw. der selektierten Kontaktperson können direkt auf den entsprechenden Seiten bearbeitet werden.



10.3 Geschäftsadressen

In den Geschäftsadressen verwalten Sie alle Adressen Ihrer Geschäftspartner. Eine Geschäftsadresse ist in verschiedene Teilbereiche aufgeteilt. So können Sie für ein Geschäft beliebige Kontaktpersonen erfassen. Zudem kann man sowohl zum Geschäft, als auch zur Kontaktperson beliebige zusätzliche Codes, Adresstypen, Branchen, Marktsegmente und ein Rating zuordnen.



10.4 Kontaktpersonen

Umfangreiche Daten zu jeder Kontaktperson ist die Voraussetzung für eine optimale Pflege Ihrer Kunden. Dazu gehören:

Beliebige Notiz

Beliebige Codes für das Abfragen von Kontaktpersonen

Anfügen von beliebigen Dokumenten

Aufgaben pro Kontaktperson

Journaleinträge pro Kontaktperson

Synchronisation mit Outlook

Beliebige Definition der Adresse pro Geschäftsadresse

Automatisches Generieren der E-Mail Adressen

Eigene Anschrift



10.5 Journal

Sie haben die Möglichkeit pro Kontaktperson ein Journal zu führen. Es werden die gleichen Journaltypen unterstützt wie im Outlook. Im weiteren wird der Bearbeiter gespeichert. Aus der Journalerfassung können auch direkt Aufgaben erfasst werden.

Mit einer übergeordneten Auswertung haben Sie alle Journaleinträge übersichtlich zur Hand. Eine unabdingbare Voraussetzung für die Kundenpflege.



11 Event-Verwaltung

Mit der Event-Verwaltung wird der administrative Aufwand für einen Event vereinfacht. Sie können sehr einfach die An- und Abmeldungen erfassen, sowie die Anzahl Personen. Ebenso können Sie nach dem Event die anwesenden Personen eintragen.

Um weiter Informationen pro Person festzuhalten stehen Ihnen drei frei definierbare Ja/Nein Felder sowie drei Bemerkungsfelder zur Verfügung.

Umfangreiche Filter und die Exportfunktion ermöglichen ein gezieltes Anschreiben der Event Personen. Elektronische Anmeldungen z.B. über das Internet können direkt eingelesen und verarbeitet werden.

11.1 Funktionen

Eventdaten aus Adressabfrage generieren lassen

Drei frei definierbare Felder für Ja/Nein Werte und drei Felder für Bemerkungen

Automatisch zählen der an- / abgemeldeten Kontaktpersonen, der anwesenden Personen sowie der Ja/Nein Felder

Filterfunktionen

Reports in A4 hoch und quer Format

Hinzufügen und entfernen einzelner Kontaktpersonen

Direktes öffnen der Adressverwaltung und von Journaleinträgen

Export der Daten in beliebiges Format für die Weiterverarbeitung

Einlesen von Anmeldedateien wie sie z.B. bei Internetanmeldungen geniert werde können

Events können als abgeschlossen markiert werden, damit diese nicht mehr bearbeit werden



12 Dokumentenverwaltung

Die integrierte Dokumentenverwaltung deckt alle Ansprüche an eine Dokumentenverwaltung ab. Es können Dokumente von beliebigem Typen verwaltet werden. Es ist zu jederzeit ersichtlich, wer am Dokument arbeitet und wer zuletzt Änderungen am Dokument gemacht hat.

Die Integration von Microsoft Word und Excel mit entsprechenden Feldfunktionen machen es zusätzlich sehr einfach. Dokumentvorlagen für Word und Excel können auf Ordnerebene zugeordnet werden.

12.1 Funktionen

Dokumentenexplorer mit Knoten und Zugriffsrechten um beliebige Dokumente zu verwalten

Integrierte Protokollassistenten um Protokolle zu erstellen. Je nach Aktion können Aufgaben generiert werden

Folgeprotokolle mit automatischer Übernahme der offenen Positionen

Automatische Zusammenfassungsprotokolle aufgrund verschiedener Selektionskriterien

Automatisches Pendenzenprotokoll aufgrund verschiedener Selektionskriterien

Pro Position kann ein Projekt zugeordnet werden

Zusätzliche Spalte für Team und Bemerkungen

Automatisches Führen der Historie mit Wer hat wann welche Änderung vorgenommen

Jederzeit können Sie alte Dokumente aus der Historie wieder abrufen

Beliebige Dokumentarten und Dokumentstatus

Benachrichtigungsliste pro Dokument. Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn z.B. der Status oder die Version des Dokumentes ändert

Sie sehen jederzeit, wer welche Dokumente zur Bearbeitung reserviert hat

Schnelle Volltextsuche in allen Dokumenten

Zugriffsschutz pro Ordner analog der Projektverwaltung

Word- oder Excel- Vorlagen pro Ordner definierbar

Ordner und Unterordner können ohne Dokumente kopiert werden

Ordern können per Mausklick verschoben werden



Wird in der Adressverwaltung für eine Kontaktperson ein Dokument erstellt, wird dieses in der Dokumentenverwaltung abgelegt und gleichzeitig ein Journaleintrag für diese Kontaktperson generiert

Direkte Unterstützung von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen mit benutzerdefinierten Attributen

Integrierter Lieferschein, Brief und Fax

Offerten erstellen

Aus Offerten automatisch Auftragsbestätigung generieren und daraus das Projekt eröffnen

Bestellungen und Lieferungen erstellen

12.2 Offerte

Der ProjectManager unterstützt Sie wesentlich in der Offertenstellung und Auftragserstellung (Auftragsbestätigung). Die Offerten werden nicht in Dokumenten sonder in der ProjectManager-Datenbank gespeichert.

Funktionen

Mehrerer Adresse pro Offerte

Automatische Gliederung der Offerte aufgrund der Titel

Freie Positionen

Artikelauswahl. Eingefügte Artikel können frei bearbeitet werden

Online Berechnung der Marge

Sonderrabatt pauschal oder in %

AGB in Offerte integriert



12.3 Auftrag

Aus einer Offerte kann ein Auftrag generiert werden. Dabei wird automatisch das Projekt mit den zugehörigen Projektbudget angelegt.

12.4 Bestellungen

Erstellen Sie hier Ihre Bestellungen bei Ihren Lieferanten / Herstellern. Die Bestellungen werden nicht als Datei, sondern in der ProjectManager-Datenbank gespeichert.



12.5 Lieferungen

Erstellen Sie hier Ihre Lieferungen an einen Kunden.

Die Lieferungen werden nicht als Datei, sondern in der ProjectManager-Datenbank gespeichert.

Funktionen

Kunden- / Lieferadresse

Positionsübernahem auf Bestellungen

Freie Positionen



13 Vertragsverwaltung

Mit der integrierten Vertragsverwaltung haben Sie stets den Überblick über die laufenden Verträge. Was aber noch wichtiger ist, Sie werden rechtzeitig informiert, wenn ein bestehender Vertrag ausläuft. So haben Sie genügend Zeit um einen Folgevertrag abzuschliessen.

Dank den integrierten Auswertungen (Verträge ohne Projekte, Projekte ohne Verträge, Projekte mit abgelaufenen Verträgen und Projekte mit auslaufenden Verträgen) sind Sie stets über den Zustand ihrer Verträge informiert. Diese Information können Sie auch auf Ihrem ProjectManager-Desktop anzeigen lassen.

Verknüpfung des Vertrags zu Adressen, Dokumenten und Projekten



14 Mitarbeiter

Hier verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten. Sie definieren für jeden Mitarbeiter das Zeit-Budget pro Kalenderjahr damit das System die Arbeitszeitstatistik pro Mitarbeiter führen kann. Im Weiteren definieren Sie im Kosten-Budget den jeweiligen Break-Even pro Mitarbeiter und Jahr.

Ein Soll-Arbeitszeit-Kalender, in welchem Sie Ihre Feiertage, Arbeitszeit und Gleitzeit festlegen, rundet das System ab. Diskussionen über Ferienguthaben, Arbeitszeit, Überzeit und dergleichen gehören damit der Vergangenheit an.

14.1 Funktionen

Pro Mitarbeiter kann ein eigenes Arbeitzeitmodell definiert werden

Unterstützung von Mitarbeitern im Stundenlohn

Verwalten der Honorarkategorien

Zeit-Budget pro Mitarbeiter und Monat und Kalenderjahr

Kosten-Budget pro Mitarbeiter und Monat und Kalenderjahr

Zeitkontrolle mit Soll-Ist Vergleich, Gleitzeit, Überzeit und Ferienkontrolle

Mitarbeiterbezogene Pendenzen-, Journal- und Aufgaben Verwaltung

Detaillierte Zugriffsverwaltung auf sämtliche Funktionen im ProjectManager

Ferien- und Absenzenplaner mit automatischer Nachtragung des Ist-Zustandes aus der Leistungserfassung mit Monatsübersicht für alle Mitarbeiter

Trennung zwischen aktiven und ehemaligen Mitarbeitern

Volle Unterstützung von Teilzeitmodellen

Zeitkonten für Ferien, bezahlte Absenzen, Ausfallstunden, Militär, interne Aufwendungen und weitere Zeitkonten

Firmenarbeitszeitkalender pro Mandant definierbar

Verwalten von externen Mitarbeitern



14.2 Mitarbeiterdaten verwalten

Hier verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten. Auch bei den Mitarbeitern kann ein Journal geführt werden, welches zusätzlich geschützt ist, um nicht sensible Daten Unbefugten freizugeben. Durch die Zuordnung des Mitarbeiters in eine Abteilung, können bei den Auswertungen Abfragen über die Abteilung gemacht werden. Aktive und ehemalige Mitarbeiter werden getrennt behandelt.



14.3 Zeit-Budget

Aufgrund des Soll-Arbeitszeitkalenders, des Eintrittdatums und dem Teilzeitfaktor wird die Sollarbeitszeit für den entsprechenden Mitarbeiter berechnet. Durch Eingabe der Absenzen wie Ferien, Militär usw. berechnet das System die produktiven Stunden und die zu erwartende Produktivität.

Diese Zahlen werden für das Kosten-Budget und die Arbeitszeitstatistik verwendet.



14.4 Kosten-Budget

Im Kostenbudget müssen die effektiven Werte eines jeden Mitarbeiters eingegeben werden. Daraus werden die Ansätze pro Stunde intern und extern berechnet. Wenn Sie keine Lohndaten im ProjectManager erfassen möchten, können Sie die Stundensätze auch direkt eingeben.



14.5 Arbeitszeitstatistik

Die Arbeitszeitstatistik liefert einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit des entsprechenden Mitarbeiters, das Gleitzeitkonto, die Überzeit und das Ferienkonto.

Die Arbeitszeitstatistik kann per Datum "eingefroren" werden. Damit kann der Mitarbeiter keine Leistungen mehr vor diesem Datum erfassen.



14.6 Soll-Arbeitszeit

Die Sollarbeitszeiten dienen als Grundlage für das Zeitbudget jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Sollarbeitszeiten werden für ein Kalenderjahr für die Firma definiert. Für Mitarbeiter mit Teilzeit oder anderen Feiertagen, kann ein eigener Sollarbeitszeitkalender, basierend auf dem Firmenkalender, definiert werden.

Definition der Feiertage inkl. ewiger Kalender für die Standard Feiertage.

Definition der Wochen-Arbeitzeit und an welchen Tagen gearbeitet wird.

14.7 Ferienplaner



Der Ferien- und Absenzenplaner dient der Planung von Abwesenheiten der Mitarbeiter. Dabei können folgende Absenzen eingetragen werden:

Ferien

Bezahlte Absenzen

Militär / Zivilschutz

Ausbildung

Sonstige (kann konfiguriert werden)

Generelle Abwesenheit.

Direktes Verbuchen in die Leistungserfassung

Druck pro Mitarbeiter, Monat, 3 Monate A3 Quer oder ganzes Jahr auf A0 quer

Selektionskriterien für Mandant und Abteilung beim Drucken

Das System zeigt die geplanten und die bezogenen Absenzen an. So kann ein Soll-Ist Vergleich gemacht werden.



15 CV (Curriculum Vitae) Verwaltung

Die im ProjectManager integrierte CV-Verwaltung ist ideal für Firmen mit temporären Personaleinsätzen. Sie können aber auch die CV’s Ihrer Mitarbeiter führen und verwalten.

Mit den umfassenden Suchfunktionen finden Sie jeweils das optimale CV.

15.1 Funktionen

Erfassung der Personalien mit Verfügbarkeit, Stundensatz und Einsatzort

Erfassung von Schul-, Aus- und Weiterbildung, Diplomen und Kursen, Publikationen, Sprachen, Führungserfahrung, berufliche Tätigkeiten, Projekterfahrung. Profil von Technologien

Anonymisiertes Drucken der CV’s

Umfangreiche Suchfunktionen inkl. Volltextsuche

Gefunden CV’s können direkt per E-Mail angeschrieben werden

Mehrere CV’s pro Person möglich

Journaleinträge und Aufgaben direkt aus CV-Verwaltung



16 Benachrichtigungen

Sie können sich automatisch ein E-Mail senden lassen, wenn jemand im ProjectManager eine Änderung macht.

So werden Sie benachrichtigt, wenn jemand aus Ihrer Abteilung Ferien im Ferien- und Absenzenplaner einträgt oder Sie erhalten ein E-Mail, wenn jemand einen Adresseintrag ändert, beim dem Sie als Key Account Manager eingetragen sind.

Verschiedene Selektionsmöglichkeiten auf Stufe Mandant, Abteilung und Gruppe ermöglicht es Ihnen die optimalen Regeln für die Benachrichtigungen zu definieren.



17 Aufgaben

In der Aufgabenliste haben Sie die Übersicht über alle Aufgaben. Die einzelnen Spalten können Sie jeweils aufsteigend sortieren. Je nach der Ansichtsoption, die Sie eingestellt haben, sind mehr oder weniger Aufgaben sichtbar.

17.1 Funktionen

Erinnerungsfunktion analog Microsoft Outlook

Automatisches Versenden einer E-Mail mit dem Inhalt der Aufgabe, wenn eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erfasst wird

Zuordnung von Projekten oder Kontaktpersonen

Wenn eine Kontaktperson zugeordnet ist, wird beim Erledigen der Aufgabe automatisch ein Journaleintrag erstellt

Diverse Optionen für die Darstellung in der Liste

Status der Aufgabe mit % erledigt

Erledigte Aufgabe können automatisch gelöscht werden

Synchronisation mit Microsoft Outlook

Drucken der Aufgabenliste mit denselben Selektionskriterien wie in der Ansicht



17.2 Aufgabe erfassen

In diesem Dialog können die Aufgaben erfasst und bearbeitet werden. Dabei können Sie nur Aufgaben bearbeiten, die für Sie sind oder die Sie erfasst haben. Sie haben die Möglichkeit ein Bezug auf eine Kontaktperson oder ein Projekt zu machen.



18 Tarif

Der Tarif bildet die Grundlage für die Kalkulation der Projekte. Im Tarif werden die im entsprechenden Zusammenhang möglichen Fremdkosten, Spesen, Kostengruppen und Honorarkategorien erfasst und mit den notwendigen Kalkulationsdaten (Preisen) versehen. Für die Erfolgsrechnungen können Sie immer die Preise für intern und extern angeben. Damit haben Sie Ihren Gewinn laufen unter Kontrolle.

Damit können die SIA Tarifmodelle voll abgebildet und kalkuliert werden.

18.1 Kalkulation

Ein Projekt können Sie zu jeder Zeit nach Honorarkategorie, Kostengruppe oder nach den Mitarbeiterkosten berechnen und auswerten! Die Daten müssen Sie dazu nur einmal erfassen. Folgende Kalkulationsmodelle werden unterstützt:

Allgemein nach Zeit

SIA 103 Kostentarif

SIA 108 Kostentarif

SIA 108-2003 Kostentarif

SIA 108 Zeittarif

SIA 112 Leistungsmodul 95

Sie können auch Tarife mit einer beliebigen Fremdwährung erstellen!



18.2 Honorarkategorie

Gleiche Mitarbeiterkategorien werden in Honorarkategorien zusammengefasst (z.B. Monteur, Chefmonteur, Handlanger, Lehrling usw.)

Die Kosten können einheitlich für die ganze Honorarkategorie sowohl mit einem internen als auch mit einem externen Satz angegeben werden. Zudem kann auch hier der Tagesansatz und die Stunden pro Tag eingegeben werden.

18.3 Kostengruppe

Definieren Sie die Tätigkeiten und die Phasen für Ihr Projekt oder auch für mehrere Projekte.



18.4 Spesen

Spesen sind Zusatzkosten, die durch den Mitarbeiter bezahlt und anschliessend rückerstattet werden.

Spesen werden in derjenigen Einheit erfasst, in der sie anfallen (z.B. Autokilometer in km). Mit den entsprechenden Faktoren wird in den Frankenbetrag umgerechnet. Auch diese Angaben sind lediglich Vorgaben für die Tarifbildung.

18.5 Fremdkosten

Fremdkosten sind externe Kosten wie Material, Kopien, externe Mitarbeiter usw. Fremdkosten werden in derjenigen Einheit erfasst, in der sie anfallen. Mit dem Faktor wird die Umrechnung in die Systemwährung angegeben. Diese Faktoren dienen lediglich als Vorgabe bei der Tarifdefinition.



19 Leistungen

Der ProjectManager bietet mehrere Möglichkeiten an, Leistungen zu erfassen. Leistungen sind Arbeitszeit, Spesen und Fremdkosten. Grundsätzlich erfasst jeder Mitarbeiter seine Leistungen selbst. Für externe Mitarbeiter oder Mitarbeiter die vorwiegend extern arbeiten steht eine externe Zeiterfassung über Excel-Tabellen zur Verfügung.

19.1 Funktionen

Schnelle, einfache Erfassung der Leistungen mit Plausibilitätskontrolle um Fehlerfassungen zu vermeiden

Zeit, Spesen und Fremdkosten können im selben Dialog erfasst werden

Übersichtliche Erfassung der Arbeitszeit, Spesen und Fremdkosten in einer Matrix mit Tages-, Wochen, 2 Wochen- und Monats- Ansicht

Timer-Funktion, auch wenn der PC ausgeschaltet ist

Sicherstellung, dass verrechnete Leistungen nicht mehr bearbeitet werden

Externe Zeiterfassung über spezielle Formulare welche im Excel bearbeitet werden können

Leistungsaustausch zwischen verschiedenen ProjectManager

Diverse Rapportierungsmöglichkeiten (siehe Auswertung)

19.2 Erfassungs- Matrix

Der besseren Übersicht halber können die Leistungen auch in einer Matrix erfasst werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Leistungen in einer Tages-, Wochen-, 2 Wochen- oder Monats- Ansicht zu erfassen.

auswertung.htm



19.3 Einzelne Leistung erfassen

Alle Leistungen (Zeit, Spesen, Fremdkosten) werden mit demselben Dialog erfasst. Durch diverse Vorgaben auf Projektebene kann die Eingabe der Daten wesentlich vereinfacht werden.

In der Statistik werden die einzelnen Positionen pro Tag aufgelistet. Sie haben Sie den Überblick, was Sie bereits erfasst haben.

19.4 Externe Erfassung

Mitarbeiter welche ihre Leistungen nicht direkt im Projektmanager erfassen, sei dies, weil sie eine eigene Abrechnung führen (externe Mitarbeiter) oder Mitarbeiter welche vorwiegend beim Kunden arbeiten, haben die Möglichkeit zum Beispiel ihre Leistungen mit Excel zu erfassen und diese Datei im Projektmanager einzulesen.

Der ProjectManager stellt entsprechende Funktionen für das Erzeugen eines Formulars und eine Wizzard für das Einlesen der Daten zur Verfügung. Die erstellten Formulare werden direkt via E-Mail an die entsprechenden Personen verschickt.



19.5 Umbuchen

Leistungen die nicht korrekt erfasst worden sind, sei dies auf das falsch Projekt, Tarif, Honorarkategorie oder Kostengruppe, können mit diesem Dialog umgebucht werden. Dabei ist es möglich den Datumsbereich und oder den Mitarbeiter als Selektionskriterium anzugeben.



20 Artikelverwaltung

Die Artikel-Verwaltung im ProjectManager umfasst folgen Teile:

1. Leistungsgruppe: Damit können Sie einen Artikel einer Leistung (Zeit, Spesen, Fremdkosten) zuordnen.

2. Artikel-Gruppen: Eine Artikelgruppe soll dazu dienen Artikel gleiche Artikel zusammenzufassen. Alle Rabatt-Funktionen im ProjectManager basieren auf Artikelgruppen.

3. Rabatt für Branche: Pro Artikelgruppe und Branche können Sie einen Rabatt festlegen. So können sie Ihren verschiedenen Kundengruppen (Branchen) auf die verschiedenen Artikelgruppen Rabatte gewähren.

4. Rabatt vom Hersteller: Pro Artikelgruppe und Hersteller können Sie Ihren Rabatt erfassen. Damit können sie die Rabatte Ihrer Lieferanten pro Artikelgruppe definieren.

5. Rabatt für Firma: Sie können auf jeder Geschäftsadresse einen zusätzlichen Rabatt für Ihren speziellen Kunden geben. Der Rabatt wird dort pro Artikelgruppe und Hersteller vergeben.

Alle Rabatt- und Preis- Definitionen werden historisiert verwaltet.

20.1 Funktionen

Artikelübersicht mit Such und Filterfunktion

Einfache Preisanpassung

Historisierte Preise, Rabatt auf allen Stufen

Artikel-Import aus Excel

Automatische oder Manuelle Artikelnummer Vergabe.

Verschiedene Listen zum Drucken



20.2 Artikelgruppen

Die Liste „Rabatt für Branche“ und „Rabatt vom Hersteller“ wird jeweils für die aktuell ausgewählte Artikelgruppe angezeigt.



21 Ticketsystem

Mit der im ProjectManager integrierten Ticket-Verwaltung können Sie Ihre Supportanfragen professionell verwalten. Einige Automatismen helfen Ihnen dabei die eingehenden Tickets rasch zu bearbeiten.

So werden eingehende E-Mails automatisch erkannt, als Ticket eröffnet und dem Kunde umgehend eine Antwort zugestellt.

Ebenso ist die Zeiterfassung aus der Ticket-Verwaltung voll integriert. So kann das System automatisch zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Supportleistungen unterscheiden, je nach Supportvertrag der beim Kunde hinterlegt ist.

21.1 Funktionen

Automatische E-Mail-Erkennung. Eintreffende E-Mails werden automatisch als Ticket abgelegt

Automatische Beantwortung der E-Mail

Telefonerkennung und automatisches anzeigen der Tickets des Anrufers

Telefonanrufe an den Kunden werden automatisch in der Historie festgehalten

E-Mails an den Kunden inkl. den Attachments werden ebenfalls in der Historie registriert

Erkennung von Support und Wartungsverträgen

Integrierte Zeiterfassung

Alle Zustandänderungen werden automatisch aufgezeichnet und sind in der Historie des Tickets sichtbar.

Drucken von einzelnen Tickets, Übersichtsliste und Detaillierter Liste.

Alle E-Mails werden über eine einheitliche E-Mail-Adresse versendet. Dazu kann eine eigene Signatur erstellt werden.



22 Auswertungen

Ein zentrales Element vom ProjectManager sind die Auswertungen. Es ist eine Vielzahl an Auswertungen vorhanden, welche für die meisten Anwendungen ausreichen. Für zusätzliche, spezielle Auswertungen, steht eine freie Abfrage zur Verfügung. Einige Auswertungen können exportiert werden und damit direkt in Microsoft Excel zur weiteren Verarbeitung eingelesen werden.

Folgende Berichte sind vorhanden:

Allgemein Projektlisten

Projektliste nach Name (einzeilig)

Projektliste nach Nummer (einzeilig)

Projektliste

Projektliste (Detail)

Projekt-Budget Liste Detail

Projektliste mit Budget nach Name

Projektliste mit Budget nach Nummer

Ereignisprotokoll

Projekt Kalkulation. Dieser Report kann für archivierte Projekt nicht benutzt werden.

Auftragsvolumen pro Adresstyp und Geschäftsadresse.

Adressen / Mitarbeiter

Adressliste (einzeilig)

Geschäftsadressen kurz mit Kontaktpersonen

Geschäftsadressen Detail mit Kontaktpersonen

Journalliste pro Kontaktperson

Mitarbeiter Interne Telefonliste

Mitarbeiter Geburtstags-Liste

Mitarbeiter Jubiläums-Liste

Mitarbeiter Eintritts-Liste

Mitarbeiter Austritts-Liste

Adress-Statistik Statistik über die erfassen, geänderten Adressen, Journaleinträge und Aufgaben

Mitarbeiter Leistungsjournale

Leistungsjournal pro MA (nach Tag)

Leistungsjournal pro MA (nach Tag) einzeilig

Leistungsjournal pro MA (nach Projekt)

Leistungsübersicht

Auslastung pro MA

Performance Übersicht

Performance pro Monat

Projekt Leistungsjournale

Leistungsjournal pro Projekt (nach Tag)



Leistungsjournal pro Projekt (nach Tag) einzeilig

Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter)

Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter) einzeilig

Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter) mit Kostengruppe / Honorarkategorie

Leistungsjournal pro Projekt und Mitarbeiter

Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe

Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe mit Soll

Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe mit Mitarbeiter

Leistungsjournal pro Projekt und Honorarkategorie

Mitarbeiterressourcen pro Projekt



Projekt Abrechnung / Verrechnung

Projektliste Abrechnung

Stand der Arbeiten

Projektliste (nicht verrechenbar)

Leistung- und Abrechnungskontrolle

Rapporte

Die Daten der Rapporte können nach Bedarf bearbeitet und zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden.

Rechnungsbeiblatt

Rapport *

Rapport ohne Kosten *

Rapport ohne Kosten mit Kostengruppen *

Rapport ohne Kosten pro Kostengruppen *

Rapport ohne Kosten pro Kostengruppe und Mitarbeiter *

Rapport ohne Kosten pro Kommentar und Kostengruppe *

Rapport ohne Kosten pro Kommentar *

Spesen / Fremdkosten

Spesenabrechnung pro Mitarbeiter

Spesenabrechnung pro Mitarbeiter nach Einheit

Spesenabrechnung pro Monat

Fremdkosten pro Projekt

Fremdkosten pro Projekt ohne interne Kosten

Fremdkosten pro Projekt ohne Kosten

Nachkalkulation

Phasenkalkulation

Rekapitulation der Leistung pro Projekt

Rekapitulation der Leistungen pro Projekt/Kunde

Rekapitulation der Leistungen pro Kunde

Nachkalkulation eines Projektes

Garantieübersicht

Arbeitszeitstatistik

Gleitzeit- und Ferienabrechnung

Arbeitszeitstatistik (Gleitzeit- und Ferienabrechnung)

Arbeitszeitstatistik Gesamtübersicht pro Monat

Arbeitszeitstatistik Gesamtübersicht pro Mitarbeiter

Rechnungen / Umsatz

Rechnung

Umsatz Das Selektionsdatum bezieht sich auf das Rechnungsdatum. Die Leistungen (Stunden, Fremdkosten) werden aufgrund der Rechnungsperiode (Datum von/bis) summiert.



Mandanten-Ausgleich

Mandanten-Ausgleich pro Mitarbeiter

Finanzplan

Auftragschancen

Rechnungen nach Laufnummer

Rechnungen pro Projekt

Rechnungen pro Projekt summiert

Rechnungen pro Kunde

Rechnungen pro Kunde summiert

Rechnungen pro Marktsegment

Rechnungen pro Marktsegment summiert

Mahnlauf

Mahnliste

Mahnstoppliste

Offene Arbeiten / Debitoren pro Kunde und Projekt

Offene Arbeiten / Debitoren pro Marktsegment und Projekt

Offene Leistungen nach Stand der Arbeiten pro Projekt

Kaderinformation

Kaderinformation nach Fachbereich



22.1 Auswertungs- Selektion

Im Bereich Selektion können für die verschiedenen Auswertungen Selektionskriterien definiert werden. Dieser Bereich ändert je nach Bericht den Sie gerade selektiert haben. Die Angaben werden pro Mitarbeiter gespeichert und müssen nicht jedes Mal eingegeben werden.

Einzelne Auswertungen können in eine CSV-Datei exportiert werden, so dass diese direkt in Microsoft Excel für weitere Auswertungen bearbeitet werden können.



23 Zugriffsrechte

Mit einer äusserst umfangreichen Zugriffsverwaltung können Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Den verschiedenen Funktionen können Benutzergruppen oder Mitarbeiter mit "kein Zugriff", "nur lesen" oder "lesen und schreiben" zugeordnet werden. Dabei können Sie bei sämtlichen Menüs, Dialogen, Auswertungen und Kalkulationen intern wie extern die Zugriffsberechtigung vergeben.



24 Verkauf

24.1 Preise

Die Preise des ProjectManagers sind nach Anzahl Mitarbeiter gestaffelt. Dabei ist immer der volle Funktionsumfang enthalten.

Anzahl Mitarbeiter

5 10 15 25 50 > 50

Preise in CHF 2'850.-- 4'250.-- 6'450.-- 8'850.-- 10'750.-- Auf Anfrage

Richtpreise in € 1'950.-- 2'850.-- 4'350.-- 5'950.-- 7'250.-- Auf Anfrage

Bei einer Erweiterung der Anzahl Mitarbeiter, wird die entsprechende Differenz in Rechnung gestellt. Eine Erweiterung der Lizenz ist jederzeit, ohne neue Installation möglich!

Preis- und Funktionsänderungen vorbehalten.

24.2 Updates

Updates werden jeweils für 10%-30% des Basispreises verkauft, je nach Umfang der neuen Funktionalität. Werden Updates übersprungen, beträgt der Preis generell 30% des Basispreises. Es besteht kein Anspruch auf ein Update. Handelt es sich um reine Fehlerkorrekturen wird ein solcher Release gratis abgegeben.

24.3 Copyright

Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben, Daten und Preise können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Kein Teil dieser Unterlagen darf in irgend einer Form (Druck, Fotokopie oder einem andern Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von MM Informatik GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.



24.4 Referenzen

In alphabetischer Reihenfolge.

Forstbüro Achterberg

Sachverständige für Baum und Wald Werther Deutschland www.forstbuero-achterberg.de

bbv Software Services AG

Luzern, Zug und Bern www.bbv.ch

emazy Corporation

Internet Service Provider Zug

www.emazy.com

Geoterra-Gruppe

Ingenieure - Geometer - Planer Richterswil, Siebnen, Einsiedeln, Horgen, Pfäffikon SZ www.geoterra.ch

Ingenieurbüro Bösch AG

Beratende Ingenieure für Haustechnik Unterengstringen, Aarau www.boesch-ue.ch

Jermann Geometer + Ingenieure AG

Ingenieure - Geometer - Planer Arlesheim, Binningen, Sissach, Zwingen www.jermann-ag.ch

LaCom Gebäudeautomation GmbH

Hinwil, St. Gallen www.lacom-gmbh.ch

Mosimann & Partner AG

Beratende Elektroingenieure Dübendorf und Affoltern a.A. www.mopa.ch

http://www.forstbuero-achterberg.de/

http://www.bbv.ch/

http://www.emazy.com/

http://www.geoterra.ch/

http://www.boesch-ue.ch/

http://www.jermann-ag.ch/

http://www.lacom-gmbh.ch/

http://www.mopa.ch/



PlanQuadrat AG

Bauingenieure + Planer Willisau, Ruswil, Hochdorf www.planquadrat.ch

Psp-engineering GmbH

Ingenieurbüro für Informationstechnologie Oberbuchsitten www.psp-engineering.ch

Service Management Partners

Zug www.smpartners.ch

Siemens Schweiz AG

Berufsbildung Zürich www.siemens.ch

TinLine GmbH

CAD/CAE, Netzwerk Sins www.tinline.ch

TOPHINKE

Automation & Gebäudetechnik AG Hochdorf www.tophike.ch

Tri Air Consulting AG

Jona www.triair.ch

http://www.planquadrat.ch/

http://www.psp-engineering.ch/

http://www.psp-engineering.ch/

http://www.siemens.ch/

http://www.tinline.ch/

http://www.tophinke.ch/

http://www.tophinke.ch/

http://www.triair.ch/

http://www.triair.ch/



24.5 Kontakt / Adresse

MM Informatik GmbH Sonnhaldenstrasse 77 CH-6331 Hünenberg

Mobil: +41 79 373 15 41 Telefon: +41 41 780 95 08

E-Mail: [email protected] Web: www.mminformatik.ch

mailto:[email protected]

http://www.mminformatik.ch/

Der ProjectManager - MM Informatik · MM Informatik GmbH, März 2010, Version 3.5 10 / 65 3...

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