Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien...
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Der DatenraumAblage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien
11.03.2010
www.hauptbahnhof-wien.at
ZWEI Kopfbahnhöfe
Südbahn
Ostbahn
11.03.2010 2Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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EIN Durchgangsbahnhof
Hauptbahnhof
11.03.2010 3Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Verwertung nicht mehr benötigter Flächen
Hauptbahnhof
11.03.2010 4Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Bildungscampus
Gewerbe
Reisen, Wohnen, Arbeiten, Einkaufen
Wohnen
Geschäftsviertel(Büros, Geschäfte, Hotels, Dienstleisung)
Park
11.03.2010 5Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
Mehr als ein Bahnhof
www.hauptbahnhof-wien.at
Das Gesamtprojekt ab Sep. 2009 (Bauphase)
[0]
LenkungsausschussÖBB, Stadt Wien, BMVIT, Investoren
Gesamtprojektleitung [0]
Bahninfrastruktur [1]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Verkehrsstation[6]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Immobilien[2]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Stadtplanung[3]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Stadt Infrastruktur [4]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Immorent[5]
TeilprojekteArbeitsgruppen
Koordination ÖBB Koordination Stadt Wien
Gesamtprojekt Projekt Teilprojekt
11.03.2010 6Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
Datenraum – die Ausgangslage
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Verteilung von Daten und Information
811.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Verteilte Information
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Struktur <1>
Struktur <2>
Struktur <3>
Version <x>
Version <y>
?
??
? ? ??
?
?
11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Jeder Mitarbeiter hat seine eigene favorisierte Struktur (Ordner, Dateinamen, …)
In einer Projektgruppe/Abteilung stehen Fileserver („Laufwerke“) für die gemeinsame Nutzung von Daten zur Verfügung
Zugriff von extern (Berater, Planer, andere ÖBB Gesellschaften) ist nur eingeschränkt oder gar nicht möglich
Suchen und finden ist nur unter sehr hohem Zeitaufwand möglich
Unsicherheit bezüglich aktueller Versionen Änderungen in Dokumenten sind sehr schwer
nachzuvollziehen Größe von Dokumenten behindert den Datenaustausch via
Dezentrale Datenhaltung
1011.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Zentral strukturierte Datenablage
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www.hauptbahnhof-wien.at
Zentral strukturierte Datenablage
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Wo ist die letzte überarbeitete Version vom
Vorstandsbericht ???
Gibt es noch andere Versionen und welche Änderungen wurden
gemacht?11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
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Eine für alle gültige Ablagestruktur Zeitersparnis durch Volltext- und strukturierte Suche Zugriff über jeden Browser möglich (auch extern oder Secure
ID Card) Versionierung (Nachvollziehbarkeit) Dokumente können nach bestimmten Kriterien kategorisiert
werden (Stati, Beschreibungen, …) Benachrichtigung bei Änderungen Hohe Integration in MS-Office
Bearbeitung und Verteilung ist nicht mit Mehraufwand verbunden!!!
Datenraum = Zentrale Datenablage
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Die Grundidee: Integration
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Mitarbeiter
Teilprojekt
Gesamtprojekt
Projekt
Grundlage: IT-Basissystem der
ÖBB-Infrastruktur AG
11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
Der Weg zum Ziel
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Erstellung einer für alle Projektmitarbeiter zugänglichen Daten-Infrastrukturaufbauend auf dem Basissystem der ÖBB-Infrastruktur Bau AG (MS-Sharepoint)
Sicherer und transparenter Zugriff auf sämtliche projektrelevanten Daten an zentraler Stelle
Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen den Personen, Teams, Bereichen und Unternehmen
So einfach wie möglich – so kompliziert als nötig
Das Ziel
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Der Weg zu strukturierter Information
Transformationverteilt integriert
Datenraum
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Die Transformation
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„Den Fortschritt verdanken die Menschen den Unzufriedenen“
Aldous Huxley
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Die Überwindung des Widerstands
11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
AufwandWiderstand
Zeit
Aufwand für einen bestimmten Prozess.
z.B..: Umgang mit Protokollen,
Dokumentationen, ..
Widerstand gegenüber Prozessanpassung. z.B..: Umgang mit Protokollen
Innovation, Gewinn, Erfolg aufgrund der Prozessanpassung
Idee Entwicklung / RealisierungKonzept Vertiefung
Verkleinerung des Widerstandes durch konkrete Vorzeigeprojekte (Vision, Erste Schritte)
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Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand
Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation
Vision positive Möglichkeit
Erste Schritte
in Richtung der Vision
Widerstandgegenüber Veränderungen
Suche Schnelles Finden Volltextsuche, strukturierte Suche
Aufgabe gewohnter Prozesse und Strukturen
Unterschiedliche Ablagesysteme, erhöhter Aufwand bei Datenhaltung
Ein einheitliches Ablagesystem
Zentrale Dokumente einheitlich ablegen, längerfristig alte Systeme „abschalten“ (Laufwerke)
Zu wenig Kenntnis anderer Möglichkeiten
Zufriedenheit mit vorhandenem
Mit gleichem Aufwand bessere Ergebnisse erzielen
Hinterfragen des derzeitigen Prozesses im Hinblick aus neue Technologien
Unwille sich mit Neuem auseinanderzusetzen, neue Technologien sind nicht bekannt
Keine transparente Zugriffsberechtigungen
Jederzeit sichtbar, wer auf welche Daten Zugriff hat
Anzeige de Berechtigung in jeder Dokumentbibliothek
Dokumente werden aufgrund von ungeklärten Zugriffs-berechtigungen nicht eingestellt
Transfer von großen Datenmengen via e-mail (> 10MB) nicht möglich
Kein Limit, da ein Hyperlink versendet wird
Dokumente können schnell für bestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden
Unwissen, Unsicherheit („Was ist ein Hyperlink?“)
Immer wieder „Neuerfindung“ der Struktur
Konfigurierbare Strukturen durch Vorlagen
Bereitstellung von „Bibliotheken“ für zentrale Dokumente (Protokolle)
Wartung unterschiedlicher Ablagesysteme
Wo ist die aktuelle Version eines Dokumentes?
Automatische Versionierung, Nachvollziehbarkeit
Schulung der Versionierungs-möglichkeiten; Prozessanpassung (explizit-machen der Möglichkeiten)
Zu wenig Kenntnis anderer implizit vorhandener Möglichkeiten
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Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand
Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation
Vision positive Möglichkeit
Erste Schritte
in Richtung der Vision
Widerstandgegenüber Veränderungen
Welche Daten gibt es überhaupt?
Eine gemeinsame Struktur, Mehrfachzuweisung von Daten zu Themenbereichen
Zugriff auf verschiedene Ablagesysteme ermöglichen (Active Directory), Schlüssel-daten verfügbar machen
Herausgabe „vertraulicher“ Daten
Zu viel Daten: „Ich kenne mich nicht mehr aus!“
Nur die Daten, die ich benötige, sind für mich sichtbar (konfigurierbar)
Bereitstellung von verschiedenen Ansichten auf dieselben Daten
Zu komplex?
Das Management steht nicht dahinter
Management sieht den Vorteil und propagiert bzw. verwendet das System selbst
Verständlichmachen der Notwendigkeit, vermitteln eines Bildes (Vision). Positives Beispiel geben (zB: schnelle Suche)
Unverständnis, unklare Darlegung des Bedarfes, zu detalliert, Verwendung von Fachbegriffen…
Keine Zeit für „Zusatzaufwand“
Zeitersparnis, Mehr Zeit für „höherwertige“ Leistungen
Bewusstmachen (Präsentation) eines möglichen Zeitgewinnes durch eindeutige Beispiele.
„Verlorener“ Zeitaufwand um sich mit etwas neuem zu beschäftigen
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Eine mögliche Umsetzung
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Projekte, Prozesse und Strukturen Ein langwieriger Weg?
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Umsetzung Hauptbahnhof WienIT
Basis
syste
m d
er
Bau
AG
(S
hare
poin
t)
IT
WHBF [0]
WHBF [1]
WHBF [2]
ext <1>
ext <2> ext <n>
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Umsetzung im UnternehmenIT
Basis
syste
m d
er
Bau
AG
(S
hare
poin
t)
IT
WHBF [0]
WHBF [1]
WHBF [2]
ext <1>
ext <2> ext <n>
Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement)
GBL-K
Mgmt Syst.
Intranet Immo
MSP
Projekt(e) innerhalb der ÖBB-Infrastruktur AG
Strategie
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Integration abgeschlossenIT
Basis
syste
m d
er
Bau
AG
(S
hare
poin
t)
IT
ext <1>
ext <2> ext <n>
Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement)
GBL-K
Mgmt Syst.
Intranet Immo
MSP
Projekt(e) innerhalb der ÖBB Infrastruktur Bau AG
Strategie
WHBF [0,1,2]
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Schulung, Lernprozesse, Wissenstransfer
Sharepoint Experte (Technologiezentriert)
„Normaler“ Benutzer (Prozessorientiert)
Beschreibung anhand konkreter Beispiele, wie bestimmte Prozesse und Anforderungen durch Technologieeinsatz vereinfacht werden können. Ziel: Unterstützung bei SEINER Tätigkeit und als Folge davon : Steigerung der Effizienz, Prozessverständnis, Wissenstransfer, Lernen
Beispiel: Vorgehen bei der Erstellung und Verteilung von Protokollen
•Dokument Upload•Versionierung•Benachrichtigung•Rechte•Listen•Kalender•MySite
•Dokumentbibliotheken•Bildbibliotheken•News•Bearbeiten in Office
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