Depto de Compras

8/17/2019 Depto de Compras

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Departamento de Comp


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Departamento de compra

Como la base de cualquier negocio, el departamento de coencarga de todo lo referente a ordenar los materiales y traproveedores. Un buen departamento de compras minimizarcostos en los bienes adquiridos, buscará vendedores de procalidad y hará un seguimiento de los pedidos desde que se

hasta su recepción. La calidad del departamento de compratener un impacto significativo en los márgenes de beneficioempresa.


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FUNCIONES DEL DEPARTAMENT

COMPRAS.

Función 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas.

Función 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.

Función 3. Pedir presupuestos y realizar compras específicas.

Función . !arantizar el valor de la inversión.

Función ". !estionar relación con proveedores.


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Jefe De ComprasObetivo general! programar, coordinar, eecutar y controla

adquisición de materiales y materia prima que necesita la para su funcionamiento velando por que dichas adquisicionredicen en el momento usto, en las cantidades necesariascalidad adecuada y al precio mas conveniente."unciones espec#ficas!

$ncargarse de la adquisición, maneo, almacenamiento, stseguridad de los insumos.Controlar que las áreas de almacenamiento est&n bien ubiclimpias y ordenadas.


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'elar por el abastecimiento de materia prima a los restaura(uscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.)ealizar el control de garant#as.

*roponer e implementar procedimientos para la realización compras.)ealizar localización de nuevos producto, materiales y fuentsuministros.$studiar la situación en el mercado, precios, fluo y calidad productos a adquirir.'elar por que se paguen los precios ustos por la materia prique ello desmeore la calidad de los mismos.)ealizar indicadores de gestión que refleen la situación delcompras.


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'elar por la adecuada realización de inventarios y control dmismos.+antener actualizado el registro de proveedores y las condventa de cada uno.enerar y controlar el presupuesto designado a su área.+antener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdooperaciones de la empresa.-upervisar continuamente al personal a su cargo velando po

cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos estpor el área.+antener a gerencia comunicada acerca de las variaciones precios de los insumos y productos.


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Cumplir y hacer cumplir las normas pol#ticas y procedimieestablecidos en los manuales de la empresa.)ealizar otras actividades asignadas por su efe y que per

cumplir con los obetivos del puesto


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Sub-Jefe De Compras

ependiendo del giro y el tama/o de la empresa el subgerecompras es aquel que no tiene la responsabilidad integral ddepartamento, y act0a como au1iliar de las actividades deldel departamento el cual se ocupa mas de la de dirección ydel propio departamento y el subgerente se involucra un pola cuestión organizacional y operativa del mismo, a grandes

esa es la función de un subgerente, resumiendo es el apoyodel gerente, en el caso espec#fico de compras debe contactproveedores y negociar con ellos, t&rminos y condiciones d


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*rincipales )esponsabilidades!irigir procesos de compras productivas y no productivas2esarrollar y mantener la relación comercial con proveedo

nacionales e internacionales23egociar aspectos relacionados con calidad, precios, plazoentrega y especificaciones t&cnicas24nálisis financiero respecto al proceso de compras e impoCoordinar y motivar al equipo de compradores a su cargo.


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Auxiliar Administrativo$s un apoyo directo a las actividades de una empresa propique sirve de ayuda para el logro de las misma.

5. *ro6activa. +uy trabaadora en base a la obtención de lae1celencia en el trabao.7. iscreta, manea informaciones confidenciales e importa

8. Llevar los asuntos secretariales, archivos, cartas, registrentregas, cheques etc.9. organizada, con las documentacion a su cargo, y todas laresponsabilidades de entrega.


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:. ;ratar por todos los medios de llevar una agenda, dinamcumpliendo con todos los compromisos de sus superiores.. Confirmar reuniones con terceros para llamarle y confirdeben presentarse si tienen reunion.?. 4poyo en el departamento de contabilidad, confeccion dentrega de cheques y otros.@. 'elar porque todo este en orden, y que la empresa se ve

cuidada y dirigida, iluminacion, decoracion y otros.


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5A. =nformaciones confidenciale no deben ser conociadas poo allegados a la empresas.55. ebe tener una imagen personal, bien cuidada y que de

es una eecutva actualizada.55. *rocurar hacer cursos que la mantengan a la vanguardiaulitmo en cualquier area, informatica, contabilidad, secretotros


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Gerente del Departamento

Compras#a $erencia o dirección de esta %rea debe estar en manos dpersona &ue cuente con ciertas 'abilidades $erenciales, aninterpersonales &ue le $aranticen un buen desempe(o.

)apacidad de planificación, adem%s de un buen control en

*n e+celente nivel de in$ls para poder tratar con proveedinternacionales.

*na $ran capacidad de ne$ociación


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)onocimiento específico del producto y del país con el &ue scolaborar.


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Lugar del departamento de compras organ!ac"n

#a posición de un determinado departamento en una or$

depende de varios factores , entre los cuales predomina el de la $erencia a este respecto . -tros son

1/ #a costumbre $eneral2/ #a tradición en el ne$ocio respectivo3/ #as aptitudes e intereses especiales de un determinado/ #a índole de la empresa"/ #a situación $eo$r%fica de la respectiva función en su relos dem%s


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Estrategia de Compras*na estrate$ia de compras es un con0unto de directrices y

&ue utiliza una empresa para establecer las relaciones con proveedores. l desarrollo de la misma involucra la toma ddecisiones financieras evaluando los precios, las condicioney los mínimos montos por orden. ambin implica calcular beneficios intan$ibles al traba0ar con proveedores determincomo ele$ir a a&uellos proveedores cuya meta es consistentuya. Proponer una estrate$ia para las compras de una eminvolucra a los propietarios convencindolos de &ue se debmantener un enfo&ue especial para las compras &ue sea lamanera disponible para implementar una medida pr%ctica pempresa y &ue tambin aborde una perspectiva de política

amplias.


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Instruccioneslabora tu estrate$ia de compras para &ue sea consistenteob0etivos a corto y lar$o plazo de tu empresa. Por e0emplo

empresa est% comprometida con una misión ambiental &uetraba0ando para desarrollar economías locales, esco$iendo estrate$ia de compras &ue promueva estos ob0etivos priorilos pe&ue(os proveedores locales produciendo productos eentre$%ndolos en los ve'ículos neutros en carbono. nvestpolíticas de los proveedores leyendo sobre los materiales d

empresa, revisando los sitios 4eb y realiza b5s&uedas en para saber si otras empresas &ue 'ayan traba0ado con ellopodido presenciar si sus actos son co'erentes con sus misi


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6naliza las opciones de estrate$ia de compras de tu empreuna perspectiva financiera prestando especial atención a lacomo los precios y el importe mínimo por orden. *n proveeofrece precios m%s ba0os puede no ser la opción m%s viableeconómicamente si tienes &ue realizar un pedido mínimo rlo cual obli$ar% a tu empresa a comprar m%s de lo necesarcada pedido comprometiendo los recursos valiosos de capiambin debes prestar atención a las condiciones de financlos proveedores como solicitar el pa$o inmediato, o si tiene

corrientes disponibles pra el pa$o diferido. )onsidera el pemínimo a realizar, los plazos de entre$a y eval5a si estos pconsistentes con las operaciones de tu propia empresa.


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Presenta tu estrate$ia de compras a los accionistas de tu pempresa presentando los datos &ue 'ayas recopilado de foor$anizada, 'aciendo 'incapi en los beneficios tanto pr%ctintan$ibles. Proporciona e0emplos sobre las formas en &ue

&ue propones respecto de cómo se deberían abordar las acdificultades o retos &ue tu empresa 'a enfrentado en el pae0emplo, si tu empresa siempre tiene dificultades para cumpropios pedidos por&ue los proveedores no realizan las enttiempo, podrías demostrar cómo la estrate$ia &ue propone&ue este problema fuera obsoleto.


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IMP!"A#CIA DE$ DEPA!"AME#" DE CMP!AS

iene una funcion claramente interna, solucionar y satisfac

necesidades de los clientes internos, atendiendo a las peticle lle$ue y una funcion claramente e+terna, buscar los provadecuados para ne$ociar y así las me0ores condiciones parempresa.

eniendo una función económica7financiera, economica &uevelar y cuidar de los costos y los $astos dentro de la emprefinanciera &ue debe de ne$ociar las me0ores condiciones finde productos y8o servicios comprados.


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Donde la b5s&ueda, supervisión, evaluación y selección es udel departamento de compras. Siendo una tarea de proceso&ue se debe de realizar ya &ue es unos de los procesos de mimportancia dentro de la empresa, por lo &ue se debe de ve

constante interacción con los proveedores traba0ando con latica a nivel profesional.


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Clases De Compras

1. Compras regulares. Son las a0ustadas a un pr

necesidades prefi0ado , &ue no tiene relación direc

necesidades inmediatas de la e+plotación . Se

detenidamente las tendencias de los precios ,

pedidos cuando el mercado est% en condici

favorables . n al$unos casos cabe practicar la corelación con estas compras re$ulares.


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2. Compras especulativas . Se diferencias de las re

&ue se busca un beneficio , efectu%ndose cuando lo

son ba0os , para revenderlas cuando stos suben . #

re$ulares se aplican sólo al consumo de la empespeculativas pueden servir tambin para este ob

industrias &ue practican con amplitud este $nero d

tratan de obtener buena parte de sus utilidade

actividad . n tales casos , aun&ue la función ind

provec'osa , puede 'aber prdida , pues lasespeculativas resultan m%s frecuentemente adv

favorables.


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3. Compras obligadas. Son las de artículos

necesitan de continuo y se ad&uieren sólo cuando se

0emplo de ello son las m%&uinas : 'erramien

suministros especiales para obras.. Compras anticipadas. ienen por ob0eto

necesidades de un período ulterior . #os artícu

re$ularmente en cantidades relativamente pe&ue(

ad&uirirse así antes de ser necesarios . l período

&ue tales compras pretenden abastecer no es definiera en el caso de las compras re$ulares de acue

pro$rama fi0o , pues un cambio en las condiciones

puede aumentar o disminuir el consumo .


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n este $rupo cabe incluir ciertas 'erramientas , per

materiales &ue no se $astan en $randes cantidades.

". Compras según programas . )omprenden elcomprado de manera &ue las e+pediciones se a0us

determinado plan . Por e0emplo , un fabricante de au

puede decidir la construcción de un millón de coc'es

modelo durante seis meses. #os neum%ticos para es

pueden comprarse por contrato , a base de e+semanales o &uincenales se$5n las necesidad

fabricación .


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;. Compras globales . : )uando se ad&uieren 0un

$rupos de artículos pe&ue(os , pueden con

economías . Por e0emplo , pueden encar$arse a una

artículos accesorios para la f%brica &ue resultaran t

en cuanto a papeleo y $astos de oficina como uno

efectos ad&uiridos en $rupo suelen ser de poco pr

tienen cierta relación entre sí ba0o el aspecto de s

cuantitativo . ste re&uisito no es indispensable

departamento de compras puede acumular pe&ue(o

para combinarlos en uno solo .


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El Proceso De La Compra.

#as fases fundamentales &ue inte$ran la compra pueden e

como si$ue

❖ niciar la $estión de compras.

❖ Formular la petición de oferta = fi$ura 3 a / , o , si

no lo 'ace necesaria , localizar a un proveedor &ue pu

suministrarlo al precio aceptable.❖ >edactar los pedidos o contratos de compra , detalla

artículos , su n5mero , condiciones de suministros , fec

e+pedición , lu$ar y modo , así como información comp

todos los pormenores &ue razonablemente sean nece


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❖ >emitir el pedido al proveedor , y copias del mismo

interesados dentro de la empresa. = los pedidos pued

por telfono , pero se confirmar%n por escrito . #os a

poco precio se ad&uieren a veces en el establecim

proveedor, pa$%ndole al contado con car$o a $astos m

❖ Se$uir la trayectoria del pedido , para &ue las e

'a$an a su debido tiempo.

❖ Disponer el recuento y revisión de los $neros a su l

❖ )onformar la factura , para su pa$o .

❖ omar las oportunas notas del servicio prestadproveedor, como $uía para futuras compras .


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*na re&uisición de compra es una solicitud al Departa

)ompras con el fin de abastecer bienes o servicios.#a re&uisición de compra puede ser emitida por cual&uierempresa tal como Producción, ?ar@etin$, 6lmacn, #o$íst

ste documento es interno por lo &ue no debe ser utili-rden de )ompra. por lo tanto nunca debe ser usada pa

bienes o servicios. ampoco debe ser usada como autopa$o para una factura proveniente de un proveedor dservicios

!e%uisici&n de Compra


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Dise'o de !e%uisici&n de Com


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#a orden de compra es un documento &ue emite el comppedir mercaderías al vendedor9 indica cantidad, detalle

condiciones de pa$o, entre otras cosas. l documento para el vendedor e implica &ue debe preparar el pedido. es para el comprador y es una constancia de las merservicios encar$ados.

mportancia

6l comprador le sirve como constancia de las mercaderísolicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. s m%s para saber el tipo de $asto y cu%nto $astó.

6l vendedor le sirve para preparar el pedido y dar cursofacturación en caso de &ue sea aceptado el pedido.

rden de Compra

https://es.wikipedia.org/wiki/Compradorhttps://es.wikipedia.org/wiki/Vendedorhttps://es.wikipedia.org/wiki/Vendedorhttps://es.wikipedia.org/wiki/Comprador


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Dise'o de rden de Comp


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"unciones de la bodega!

6 )ecibir y custodiar la mercader#a o materia prima.6 Llevar control de entradas y salidas de material.6 Organizar y rotar los materiales dentro de las bodegas.6 'elar por el buen acondicionamiento de los materiales.6 -er ordenados y limpios.

6 LLevar inventarios de la mercader#a, materia prima, articulos6 Bacer periódicamente inventarios f#sicos para determinar las

(odegas ) Control de Invent


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Se define como la serie de políticas y controles &ue monitorean los niveles

y determinan los niveles &ue se deben mantener, el momento en &ue las deben reponer y el tama(o &ue deben tener los pedidos. *n sistema provee las políticas operativas para mantener y controlar los bienesalmacenar. l sistema de inventario es responsable de ordenar y recibir lcoordinar la colocación de los pedidos y 'acerle se$uimiento al mismo.

6 dem%s el sistema debe mantener un control para responder a pre$unproveedor 'a recibido el pedidoB Aste 'a sido despac'adoB A#as fec'as s

A+isten procedimientos para 'acer un nuevo pedido o devolver indeseableB. Se entiende por 6dministración o !estión de nventarios, todocontrol y mane0o de las e+istencias de determinados bienes, en la cumtodos y estrate$ias &ue pueden 'acer rentable y productivo la tenebienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y saliproductos.

Gesti&n de Inventarios

4nálisis de inventarios!


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-e refiere al análisis estad#sticos que se realicen para establecer si las e1istencias qupreviamente determinadas son las que deber#amos tener en nuestra planta, es decirde que nada sobra y nada falta, pensando siempre en la rentabilidad que pueden pe1istencias. 4lgunas metodolog#as aplicables para lograr este fin son!

6 "ormula de Dilson Emá1imos y m#nimosF6 Gust in ;ime EGusto a ;iempoF

Control de producción! La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados endepartamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en pterminados para su comercialización, los m&todos más utilizados para lograr este fin

6 +*- Eplan maestro de producciónF6 +)* == Eplaneación de recursos de manufacturaF


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7 In#entaros de matera prma o nsumos.7 In#entaros de matera semela$orada o productos en proceso.7 In#entaros de productos termnados.7 In#entaro en Transto.7 In#entaros de materales para soporte de las operacones% o p

repuestos.7 In#entaro en Consgnac"n

"ipos de Inventarios

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