DE CORRESPONDENCIA

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Ante las perentorias exigencias constitucionales y

legales se deben establecer métodos y

procedimientos de trabajo que permitan tener

registros al ingresar los documentos recibidos por

una organización, y que la moderna labor

archivística la dote de herramientas para atender

cualquier situación de índole documental.

ORGANIGRAMA DE CORESPONDENCIA

VICERECTORIA

SECRETARIA DE CEDE

SECCION

DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

JEFE DE SECCION

UNIDAD DE ARCHIVO UNIDAD DE MENSAJERIA

FUNCION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA:

Controlar el recibo, trámite y despacho de lacorrespondencia que llega y sale.

MANUAL DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:

El Manual de Archivo y Correspondencia nace ante lanecesidad de crear un documento en el que seencuentren plasmadas las normas vigentes y losprocedimientos que se deben aplicar para el desarrollode las funciones relacionadas con el archivo y lacorrespondencia.

UNIDADES DE CORRESPONDECIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el

cargo del funcionario, y no generan trámites para las

instituciones.

Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar al

archivo los documentos que sean de esta dependencia,

estos documentos son de suma importancia tanto como

para personas naturales como personas jurídicas.

FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, launidad de correspondencia que gestione de manera centralizada ynormalizada, los servicios de recepción, radicación

La distribución de sus comunicaciones, debe ser de forma clara de talmanera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo delprograma de gestión documental y los programas de conservación, laintegrándose a los procesos que se llevarán en los archivos degestión, centrales e históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades decorrespondencia en cada una de sus sedes y si existen variassucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme asus necesidades.

Se centralizan en una de ellas la recepción de las comunicacionesoficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Entodo caso, se debe propender por el control y normalizaciónunificado en cada entidad.

COMUNICAIONES OFICIALES:

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado. Las

comunicaciones oficiales recibidas que contengan

peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en

la forma y el plazo que para tales casos establezcan las

normas vigentes al momento de su radicación. Los

términos dentro de los cuales se deberán responder estos

tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a

partir del día siguiente al de su radicación.

ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

A-Z TAMAÑO OFICIO HUELLEROCAJONERACOMPUTADORIMPRESORAFAXTELEFONOFOTOCOPIADORA COSEDORASCANNERPERFORADORAFORMATO DVDSELLOSSOBRE MANILA TAMAÑO CARTA / OFICIOSOBRE BLANCO

DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y

SUS CLASIFICACIONES:

Definición y unificación de presentación de los

documentos que se elaboran en la entidad a partir de las

normas internacionales o nacionales que existan en cada

país.

Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad

para la firma de los documentos.- Procedimientos para el

recibo, registro y distribución de la correspondencia

externa; controles de respuesta y procesos de despacho de

las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio

interno y/o al externo.

Manejo, uso y control del fax institucional, definición

de legalidad o no de los documentos recibidos por este

sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir

con la correspondencia de tipo “personal” de los

funcionarios.

Definición del concepto de archivo y sus componentes

de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

Estructuración del sistema de ordenamiento para la

clasificación de los documentos de archivo.

Definición del procedimiento y papelería usada para

la conservación de documentos de archivo, y de los

medios reprográficos (como la fotocopiadora).

Definición de los tiempos de conservación de los

documentos enmarcados en la TRD, previamente

elaborada y aprobada por el comité de administración

de documentos.

Métodos y procedimientos autorizados para laconservación permanente de documentos de acuerdocon las tecnologías disponibles. Microfilmación, discoóptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

Métodos y procedimientos autorizados para ladestrucción de los documentos de archivo.-Metodologías y procedimientos para la realización,revisión y publicación del manual de correspondenciay archivo, y definición de los integrantes del comitéde administración de documentos.

CONCLUSIONES

Podemos concluir que este tema es muy importante ya que semaneja toda la correspondencia que se recibe y que se envía ala entidad y además se lleva un control de todas ellas, para queasí no halla ningún problema en cuanto a los documentos quese generen

Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todaslas dependencias y/o personas que trabajan en la empresa .

Se maneja de manera organizada toda la documentación en laentidad y su radicación es en forma consecutiva de losdocumentos con el fin de no mantener errores.

Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen aldestino por el cual llegaron a la empresa ósea su respectivadependencia.

GRACIASKELLY MARTINEZ

JANSON LEON

GUZTAVO ZARATE

YEISON BONILLA

JORGE SERNA