Departamento de correspondecia (2)
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Funciones del departamento de correspondencia
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
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Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el
servicio de consulta y la conservación de documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas
fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia.
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Guardar estricta reserva sobre los documentos, la
información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su
competencia.
Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de
nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades
de Correspondencia.
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Informar con oportunidad a las dependencias
competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los
trámites y solicitudes presentadas por los
ciudadanos.Radicar y tramitar las comunicaciones con
celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de
turno.
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Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden
consecutivo.
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CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE ARCHIVO1.NUMERICO2ALFABETICO
3.CRONOLOGICO4.ASUNTOS O TEMATICOS
5.GEOGRAFICO
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NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva anexándole un numero a cada documento en forma consecutiva.
ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.
TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.
CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes con el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificar a sus clientes con anticipación
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ENTRADA Y SALIDA DE
CORRESPONDENCIA
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