Dematerializzare i processi documentali: scelte...

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Dematerializzare i processidocumentali:scelte tecnologiche eimpatto organizzativo

Andrea ValleBusiness Development DirectorAdobe Systems

22 maggio 2007


La Dematerializzazione… in sintesi

PersonePersoneDocumentiDocumenti


La Dematerializzazione: Scelte Tecnologiche

La Dematerializzazione dei processi a forte impatto documentale documentale richiede un’accorta valutazione delle scelte tecnologiche

Scelta dei Formati Documentali

Scelta delle soluzioni di Sicurezza (DRM, Firma Digitale)

Scelta delle soluzioni di Content Management (ECM)

Scelta delle soluzioni di Automazione dei Processi (BPM, Workflow)Workflow)

Scelta delle soluzioni di Integrazione Applicativa (EAI, SOA)

Scelta delle soluzioni di Storage


La Dematerializzazione: Cambiamenti Organizzativi

La Dematerializzazione impone anche scelte e cambiamenticambiamentia livello Organizzativo

Nuove procedure di Produzione e Gestione dei Documenti

Nuove procedure di Comunicazione

Nuove modalità di Collaborazione

Nuove procedure di Sicurezza

Nuove Figure Professionali

Insourcing vs. Outsourcing


La scelta dei Formati Documentali


I Formati Documentali e la Normativa

Nella legislazione italiana non sono definiti in modo specifico o esclusivo i Formati Documentali elettronici da adottare negli ambitiambiti regolamentati

Sono però considerati vari criteri nell’ambito delle norme che entrano entrano nel merito della gestione documentale elettronica:

StaticitàSicurezzaLongevitàUniversalitàCompletezzaInteroperabilità

Il Gruppo di Lavoro Interministeriale sulla Dematerializzazionecoordinato dal CNIPA sta lavorando all’individuazione di standard standard documentali a supporto della Dematerializzazione


PDF è il formato più diffuso per la gestione efficiente, sicura e sicura e affidabile dei Documenti Elettronici, nella PA e nelle nelle Aziende

PDF è un formato con specifiche pubbliche (RFC3778)che vanta il supporto di oltre 3.000Solution Provider e System Integrator

Adobe® Reader® è ovunque!1,4 Miliardi di copie distribuite gratis,installato sul 90% dei PC attivi

Elevata qualità di Presentazione

Consente il trasporto di dati XMLstrutturati

Consente di incorporare Business Logic

Ha caratteristiche intrinseche di Sicurezza

PDF: lo standard de facto per il Documento Elettronico


Il formato PDF per la Conservazionedei documenti elettronicia Lungo Termine


Lo Standard PDF/A per la Conservazione a lungo termine

PDF/A è lo standard ISO/DIS 19005-1, approvato nell’Ottobre 20052005

“Document Management - Electronic document file format for long-term long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)”

Formato definito da un Working Group ISO capeggiato dall’AIIM, dall’AIIM, basato su una profilazione delle specifiche PDF 1.4Obiettivo primario

Consentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarnel’aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e daglidagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file

Obiettivi secondariDefinire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, ilclassificazione, il contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file suo file corrispondenteDefinire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioniinformazioni semantiche del documento direttamente nel suo file


Differenze tra PDF/A e PDF

Una delle differenze chiave è la restrizione ad alcunecaratteristiche operata da PDF/A rispetto al formato PDF genericoUn file PDF/A-1 deve contenere:

Font incorporatiSpazi colore device-independentMetadati in formato XMP

Un file PDF/A-1 non deve contenere:Contenuto protetto da crittografiaCompressione dati con algoritmo LZWFile allegatiRiferimenti a contenuti esterni al fileEffetti di TrasparenzaContenuti MultimedialiCodice eseguibile JavaScript


PDF/A per la Conservazione Sostitutiva

PDF/A è adatto a tutte le tipologie di documenti che costituisconocostituisconoil patrimonio informativo da conservare nella PA e nelle Aziende:Aziende:

Documenti cartacei, Documenti elettronici, Fax, E-mail, Fatture, Bolle, Ordini, Cedolini Paga, Bilanci, Scritture Contabili, Modulistica, Assegni, Reportistica,Contratti, Certificati,Fotografie, Libri,Giornali, Riviste,Dati strutturati (XML)


I benefici di PDF/A

PDF/A risolve l’urgente necessità di uno standard formale per la per la Conservazione Sostitutiva di documenti al fine dipreservare il loro contenuto lungo un esteso periodo temporaletemporale

Aiuta ad assicurare che questi documenti possano essererecuperati e rappresentati nel tempo con risultati consistenti e consistenti e prevedibili

PDF/A ottimizza le caratteristiche del PDF restringendo le funzioni che possano ridurre o inibire la longevità di un documento e imponendo o raccomandando quelle che la possano favorire


Evoluzione del formato PDF a Standard ISO

Esistono vari Standard ISO basati su PDF, con scopi specifici:PDF/A -> Archiviazione a lungo termine

PDF/X -> Stampa e pre-stampa

PDF/E -> Settore Tecnico, Architettonico e Ingegneristico, GIS

PDF/UA -> Accessibilità

PDF/H -> Healthcare

Adobe ha recentemente affidato all’AIIM le specifiche complete del del formato PDF con l’obiettivo di pubblicarle come Standard ISO

Si delinea uno scenario di ulteriore fiducia da parte degli organismi normativi nel mondo nel riconoscere il PDF come la soluzione principale principale alle esigenze di regolamentazione dei formati documentalidocumentali

Gli Standard ISO basati su PDF continueranno ad essere sviluppatiper preservarne la specificità


La Firma Digitale, fondamentale nei processi documentali digitali


PDF è un formato Legale per la Firma Digitale in Italia

La Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/2/05 consente il riconoscimento di nuovi nuovi formati di firma digitale con pieno valore legale

Il CNIPA può stipulare specifici Protocolli d’Intesa con entità proponentiAdobe ha proposto il formato di firma documentato nel PDF (RFC3778)Il formato PDF rispecchia le caratteristiche richieste dall’Articolo 12, comma 9comma 9

Formato pubblico e utilizzo esente da royaltiesDisponibilità di un prodotto di verifica gratuito (Adobe Reader)Capacità di gestire i certificati dell’Elenco Pubblico tenuto dal CNIPARilevanza delle caratteristiche e della diffusione sul mercatoValutazione positiva da parte di AssocertificatoriCaratteristiche di interoperabilità

Nel 2006 è stato firmato un Protocollo d’Intesa CNIPA-Adobe per il riconoscimento del formato di firma digitale PDFPer maggiori informazioni: http://www.adobe.com/it/firmadigitale

http://www.adobe.com/it/firmadigitale


Documenti più Sicuri con la Firma Digitale PDF integrata

Il formato PDF supporta nativamentefunzionalità di Firma DigitaleLa Firma è persistente nel documento firmato, che non viene “imbustato”La staticità del documento viene sempre sempre controllata durante la rappresentazione

Le eventuali “macroistruzioni” invalidano la invalidano la firma nel caso agiscano alterando il documento

La Firma può essere contestualizzatamediante “campi firma” personalizzabilipersonalizzabiliLa Firma Digitale può essere utilizzata anche nell’ambito di workflow che prevedono l’utilizzo e la firma del documento da parte di più soggetti


Pieno supporto dei Servizi dei Certificatori accreditati

Le soluzioni Adobe per la Firma Digitale supportano e integrano integrano i dispositivi e i servizi offerti dai CertificatoriAccreditati al CNIPA

Controllo diretto dei dispositivi di Firma Digitale della maggior parte dei Certificatori (Smartcard, Token USB) mediante driver driver nativi su piattaforme Windows, MacOS e LinuxPossibilità di associare alla firma una Marca Temporale rilasciata rilasciata da un Certificatore (con valore legale di riferimento temporale certo)

http://www.proplanet.com/images/GeoTrust.gif

http://www.rsasecurity.com/

http://www.verisign.com/

http://www.eutron.it/infosecurity/default.asp

http://www.postecom.it/


Le Soluzioni Adobe:Casi di Applicazione


Le soluzioni Adobe dematerializzano i ProcessiDocumentali

Deposito Telematico dei bilanciAdempimenti Fiscali e ContabiliConservazione SostitutivaFatturazione ElettronicaCedolino ElettronicoGestione Deliberee DetermineAnagrafi DigitaliCertificati DigitaliModulistica OnlineCartelle ClinicheElettronicheContrattualistica


Adobe Acrobat 8 e Adobe LiveCycle Server

Venite a trovarci presso il Padiglione 8 – Stand 2A

In mostra le soluzioni realizzate dai nostri Partner

La famiglia Adobe Acrobat 8Lo strumento essenziale per la produttività individuale e di gruppogruppoNuove funzioni di CollaborazioneCollaborazioneModuli elettronici e Firme Digitaliestesi agli utenti di Adobe ReaderReader

La suite Adobe LiveCycleServer

La soluzione ottimale per le esigenze di automazione e ditrattamento massivo dei processiprocessi documentaliPotenti funzioni di BPM e di Workflow Automation in ambiente ambiente J2EEIntegrato con le piattaforme ECMECM


Rivoluzionareil modo in cui il mondo interagisce

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