DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE DE MISSION DAUDIT DE LA CAPACITE DE GESTION DES SERVICES SOUS...

DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE DE MISSION D’AUDIT DE LA CAPACITE DE GESTION DES

SERVICES SOUS ORDONNATEURS

Présentée par Mme Laila Laakairi

PlanPlan

I. Rappel : 1. la mission d’audit 2. les règles de conduite à respecter 3. les différents intervenants de la TGR

II . Principe fondamentaux de la méthodologie

III. Phases de la mission d’audit de la CGO :

1. Phase de préparation

2. Phase de réalisation

3. Phase de conclusion

IV. Les outils d’audit de la CGO

V. Les recommandations

I . Rappel I . Rappel

1 . Mission d’évaluation de la capacité de gestion :

vise à obtenir une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des

opérations et de l’organisation des services audités;

Audit peut être soit diligenté par le ministre chargé des finances de sa propre

initiative soit sur demande du ministre intéressé,

La mission d’audit de la CGO est enclenchée une fois l’entité à auditer

informée

Les travaux des auditeurs s’appuieront essentiellement sur le référentiel

d’audit de la CGO;

L’ Audit se déroulera dans les conditions fixées par la charte en termes de

droits et devoirs;

L’audit est réalisés sur place et sur pièces

2. REGLES DE CONDUITE:2. REGLES DE CONDUITE:

La mission d’audit doit se dérouler dans un climat de respect et de

confiance entre auditeurs et audités;

les auditeurs sont soumis au secret professionnel;

lls doivent en permanence agir et se comporter avec intégrité et probité;

Ils exercent une fonction d’évaluation indépendante,

ils sont tenus de signaler, sans délai, toute fraude ou irrégularité grave à

leur supérieur hiérarchique ;

ils doivent éviter,de porter des préjugés, de se mettre en position de

conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, qui serait de nature à

compromettre ou risquerait de compromettre leur indépendance,

l’objectivité de leur jugement ainsi que leur impartialité;

Ils doivent veiller au bien fondé et pertinence des constats, conclusions et

recommandations ;

Ils doivent procéder, à la fin de leurs travaux, à la restitution orale des

conclusions de leur mission aux responsables de l’entité auditée .

3. 3. Les différents intervenants de la TGR dans la mission d’audit de la Les différents intervenants de la TGR dans la mission d’audit de la CGOCGO

Le comité d’audit;

Le TGR;

La DCD;

Les directions régionales: SIR

La division de l’inspection;

la DPMAR ;

La division informatique, plate forme GID;

Le comptable assignataire de l’entité auditée.

Les acteurs au niveau régional

Le rôle prépondérant des Directions Régionales : Les Directeurs Régionaux sont des acteurs à part entière dans les missions d’audit ; La programmation des missions se fait en concertation avec la DCD; La validation du portefeuille des SO à auditer par le DR et la DCD ; L’information des entités à auditer par le DR; La signature des ordres de mission par le DR et enclenchement de la mission ; Suivi de l’ensemble des missions réalisées au niveau régional; Envoi des rapports d’audit à la DCD;

L’implication des inspections régionales : Information de la DI du programme des missions Encadrement des futurs auditeurs par les SIR ; Supervision de l’opération au niveau régional par le DR.

L’implication du comptable assignataire:

L’importance du rôle informationnel dans la préparation de la mission ;

L’avis du comptable assignataire sur la qualité de gestion de l’audité:

(application des procédures,étalement des opérations sur l’exercice budgétaire,

capitalisation des observations formulées,améliorations constatées, disfonctionnements,

taux de visa au premier envoi,taux des émissions etc).

II . PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA METHODOLOGIEII . PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA METHODOLOGIE

Simplicité :Une bonne méthode est une méthode simple;

Rigueur : respect des conditions fixées par la charte d’audit;

Relativité du vocabulaire : respect du référentiel;respect du référentiel;

Adaptabilité : faire preuve d’adaptation.

LES PHASES DE LA MISSION D’AUDITLES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT

Phase de préparation

Phase de réalisation

Phase de conclusion

LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT (suite) LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT (suite)

L’établissement de la lettre de mission, l’ordre de mission et information du SO à auditer;

L’étape de familiarisation;

L’identification et l’évaluation des risques;

La définition des objectifs.

1- Phase de préparation:1- Phase de préparation:


La lettre de mission:La lettre de mission:

La lettre de mission formalise le mandat donné par la hiérarchie à

l’auditeur

Elle est signée par le TGR, quant à l’ordre de mission il est signé par le DR;

Elle répond à trois principes essentiels:

L’auditeur ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il réalise celles

qu’on lui confie;

La lettre de mission doit émaner d’une autorité compétente (le TGR);

elle permet l’information de tous les responsables concernés (DR, SIR,

Sous Ordonnateur....).

De ces 3 principes se dégagent donc 2 fonctions : une fonction de mandat et

une fonction d’information;

Le DR informe l’entité à auditer par lettre;

Le contenu :Les mentions obligatoires (désignation et signature du

mandat, destinataires, auditeur (s), objet, périmètre de l’audit..);


L’étape de familiarisationL’étape de familiarisation::

C’est la partie la plus importante de la mission;

Elle permet :

D’avoir une vision d’ensemble de l’organisation objet de la mission et des

contrôles internes mis en place ;

De définir les objectifs;

la prise de connaissance « apprendre son sujet » ;

L’analyse documentaire: Cet apprentissage s’organise autour des objectifs

suivants :

Prendre connaissance du contenu du guide ;

Identifier les problèmes du sujet ou de la fonction;

LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suiteLES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite

Éviter d’omettre des aspects importants: Prévoir l’organisation du travail et en mesurer l’importance 1ère prise de contact et les 1èrs interviews

Recueil des information nécessaires ; Recueil de l’avis du comptable assignataire; Rapport de la cour des comptes éventuellement… Analyse des documents collectés; Rapprochement des résultats d’analyse avec le guide de l’audit; Connaissance du contexte organisational de l’unité (organigrammes,

environnement informatique….); Connaissance du fonctionnement de l’entité auditée

(méthodes procédures, réglementation, organisation spécifique, SI, problèmes passés ou en cours, réformes en cours ou prévues).


Réunion d’ouverture;

Programme des visites;

Le travail sur le terrain;

La preuve d’audit.

2. Phase de réalisation2. Phase de réalisation


Phase de réalisationPhase de réalisation

Réunion d’ouverture: sur RDV

Organisation : Elle doit se faire chez l’audité; Elle doit être effectuée avec le responsable de la fonction

auditée;

Ordre du jour doit comporter:• Présentation des auditeurs;• Présentation de la lettre de mission; • remise de la charte d’audit• Rappel de l’objectif de la mission

• Communication du programme prévisionnel de la mission;

• Prise de RDV et contacts éventuels ;• Remise de la liste des documents à fournir par l’audité selon

un délai fixé

Compte rendu de la réunion d’ouverture.


Phase de réalisation Phase de réalisation (suite)(suite)

Programme des visites : « programme de travail»;

répartition des tâches entre les auditeurs;

Ce document doit répondre à 3 objectifs:

C’est un contrat entre l’équipe d’audit et sa hiérarchie;

C’est un planning de travail;

C’est l’outil de suivi du travail.

Programme d’audit : quelles tâches accomplir ? selon quel

planning ?



• Le travail sur le terrain:

Rappel de la démarche logique;

Les observations;



Le travail sur le terrain

Rappel de la démarche logique:

Découpage des opérations et identification des

risques;

Définition des objectifs

Elaboration du programme de travail;

Entretien avec le responsables et les cadres en se basant sur

le guide d’audit

Servir le questionnaire( guide);

Éviter de poser les questions dont les réponses

figurent déjà dans les documents fournis

Réconciliation des données collectées ;



Le travail sur le terrain: Les observations

L’observation immédiate (sur place) qui doit être rationnelle et objective;

Les observations spécifiques :

Choix d’un certain nombre d’opérations sur la base des risques constatés;

Procéder à des tests qui font l’objet d’une « feuille de travail »;

Cette feuille comporte l’objectif du test, la méthode et le résultat;

Choisir les outils adéquats;

Prévoir des questions non envisagées;

Interpréter le résultat du test.

La reformulation des réponses: Production d’un CR d’audit pour chaque service et validation avec

son responsable avant de regrouper l’ensemble de l’information dans le rapport d’audit.



La preuve en audit :• La norme 2310 précise qu’un constat peut être considéré

comme prouvé et donc valable dès que les informations réunies présentent les 4 caractéristiques suivantes

• Sufisante: fonctionnelle, appropriée et probante, présentant assez d'information;

• Concluante:fiable, elle doit permettre d'aboutir à une conclusion aussi précise que possible et certitude de la qualité de la source;

• Pertinente : conformité avec les objectifs de la mission;

• Utile: répondant aux objectifs de l'organisation .



La preuve peut être classée en 4 catégories:

La preuve physique (observée et vue);

La preuve testimoniale (témoignage d’autrui) ;

La preuve documentaire (pièces comptables, manuels,

notes..);

La preuve analytique (calculs, rapprochements,

comparaisons…).


Phase de conclusion Phase de conclusion

Le projet de rapport d’audit de la CGO;

La réunion de restitution et examen des réponses des audités ;

Le rapport définitif d’audit de la CGO;

Popositions de recommandations : éléments indispensables

pour l’élaboration du plan d’augmentation de la capacité de

gestion des sous ordonnateurs.


Phase de conclusion Phase de conclusion (suite)(suite)

Le projet de rapport d’audit:

C’est un projet parce qu’il ne comporte pas:

les réponses des audités;La validation générale;le plan d’action des recommandations.

Ce document constitue l’ordre du jour de la réunion de restitution



La réunion de restitution :

Principes fondamentaux:

« Livre ouvert » (tout doit être validé avec les audités);

« File d’attente » (l’audité est le premier informé);

«Aller à l’essentiel);

« L’action immédiate » (améliorer et redresser immédiatement

les aspects sur lesquels on peut agir immédiatement);

« La connaissance commune »(mutualisation et transferts de

compétences entre les auditeurs et les audités).



La réunion de restitution

Organisation et déroulement::

• Présentation synthétique des opérations de la mission:

Faire participer les audités;

Etre outillé du dossier d’audit bien organisé.

• Présentation des recommandations et provocation des

contestations éventuelles:

Une bonne concertation de l’auditeur avec les audités au cours de la mission réduit ces contestations.



Le rapport d’audit de la CGO:

Principes;

Forme;

Normes



• Le rapport d’audit de la CGO:

C’est un document final; établi en temps utile

Il doit exposer l’objet de la mission et l’étendue des travaux

effectués,

Il doit énumérer les constats relevés et les recommandations

émises;

L’entitée auditée doit en être informée au préalable ;

Un droit de réponse est accordé à l’audité ;

Il constitue un outil de travail pour l’audité.

Ce rapport, est transmis aux responsables concernés pour qu’ils

examinent les recommandations et élaborent, éventuellement,

des plans d’action de mise en œuvre y afférents.



La mission d’audit de la CGO donnera lieu à l’élaboration d’un rapport d’audit de la capacité de gestion de l’ordonnateur ou du sous ordonnateur. Ce rapport d'audit doit être présenté selon le plan suivant :

Synthèse du rapport ; Introduction qui rappelle l'objet de la mission, son cadre réglementaire

et son champ; Appréciation de la capacité de gestion financière ; Appréciation de la capacité d’exécution de la dépense ; Appréciation de la capacité de contrôle interne ; Appréciation de la capacité de gestion de l’information. Recommandations et proposition de notation (éventuellement) Annexes : Liste des documents testés: marchés,

BC,conventions,actes de personnel …



• Le rapport d’audit de la CGO:

Normes:

La norme 2420 – Rédaction du rapport d’audit:

Exact; Objectif; Clair; Concis; Constructif; Complet; Établi en temps utile.



Le rapport d’audit de la CGO:

Normes:

Diffusion du rapport d’audit:

Le rapport doit être diffusé « aux personnes appropriées »;

La hiérarchie doit être informée;

Les personnes non concernées ne doivent pas recevoir ce document.

Recommandations• Les recommandations doivent se faire dans une

logique d’amélioration de la CGO.

• les actions correctives proposées doivent être exprimées d’une manière suggestive .

• veiller à ne pas porter préjudice à la compétence et à la gestion du service audité.

• Elles visent à éviter que le phénomène constaté ne se reproduise ;

• C’est une simple remise en ordre qui tend vers une amélioration du dispositif du CI;

Merci de votre attention

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