DokumentationOpen Space 2011

Dela med dig och få ut mer!Hur bidrar ditt projekt till stadens utveckling?

19 maj 2011

Open Space 2011

Den 19 maj 2011 genomfördes en Open Space med 65 deltagare från 28 pågående projekt, vilka delfinansieras inom ramen för EU:s strukturfonder.

Open Space-metoden är en mötesmetod som är utvecklad av Harrison Owen. Metoden utgår från den specifika organisationens förutsättningar, och är ett lekfullt arbetssätt som möjliggör att arbeta med den kunskap och information som organisationen besitter.

Under Open Space den 19 maj fick deltagarna själva lyfta de frågor som de såg som aktuella att diskutera och därefter fick de i uppgift att skriva ned innehållet i diskussionerna. Den här texten är en sammanfattning av deltagarnas dokumen-tation. För att göra den mer överskådlig har den tematiserats utifrån tre gemensamma ingångar:

1) Kommunikation

2) Implementering av resultat

3) Samverkan

De synpunkter och förslag som kom fram under Open Space 2011 kommer att vidareutvecklas under hösten 2011. Utöver projektens egna initiativ kommer dokumentationen att utgöra ett underlag för EU-nätverkets och Internationella enhetens fortsatta arbete.

Dokumentation i sin helhet finns att tillgå för den som är intresserad att ta del av denna.

Frågor för Open Space

- Hur kan man utveckla metoder för att mäta, jämföra och identifiera framgångsrika projekt?

- Hur gör vi för att synas gentemot Göteborgs invånare; så att de själva kan hitta sin lösning?

- Hur prioritera deltagare så att projektet leder till största möjliga utveckling av staden?

- Hur kan man utveckla möjligheten för projek-ten att få tillgång till stadens (interna) resurser?

- Hur säkerställer vi att vår organisation ab-sorberar den metod/de metoder som projektet utvecklat?

- Hur ska staden tillvara ta framgångsfaktorer trots förvaltningens godtycke?

- En gemensam hemsida för spridning av resultaten i projekten

- Kurs/fortbildning/nätverk för kommunikatörer

- Identifiera framgångsfak-torer

- En gemensam sprid-ningsarena

- Hur kan projektets resultat leva vidare inom den ordinarie verksamheten?

- Hur skulle vi kunna samordna vår kommunika-tion/strategiska påverkan med målgrupp Göte-borgs Stad?

Kommunikation

Kommunikation var ett av de teman som delta-garna diskuterade under Open Space. Hur kom-munikation kan samordnas och potentiella mål-grupper bäst nås. Samtalen handlade bl.a. om relationen mellan projekten och relationen till andra aktörer inom Göteborgs Stad samt om re-lationen till stadens invånare. Här var invånar-perspektivet tydligt.

”Bästa budbärarna är våra egna invånare”

Ett önskemål som lyftes fram från deltagarna var behovet av bättre kommunikation mellan de oli-ka projekt som pågår i Göteborgs Stad. Förslag och synpunkter som deltagarna förde fram var t.ex. att projekt med liknande målgrupper skulle kunna samarbeta. ”Hur kan vi samordna kom-munikation och strategisk påverkan?”.

Frågan utvecklades vidare till ett förslag om en samordnad plats för kommunikation och sprid-ning: ”Plattform för alla projekt” eller ”En hem-sida, uppdelad på kategorier”.

En gemensam spridningsarena sågs både som en möjlighet för projekten att presentera sin verk-samhet för externa och interna aktörer, men även som ett sätt att marknadsföra sig och sprida in-formation till personer som annars inte skulle få ta del av verksamheten. Den pågående omorga-niseringen i Göteborgs Stad ansågs också utgöra en möjlighet att genom en samordnad arena pro-filera ett ”hela staden perspektiv”.

Att ha en gemensam plattform sågs vidare som ett mer effektivt sätt för projekten att kommuni-cera mot interna och externa aktörer och sam-tidigt ge ett mer professionellt intryck. Här lyftes synpunkter som ”mer resurseffektivt att avsätta någon personalresurs centralt än att alla en-skilda projekt arbetar med sina hemsidor” och

Kommunikation Implementering av resultat Samverkan

”Professionalitet med gemensam webbportal”.

Projektfoldern som Internationella enheten tagit fram sågs som ett bra exempel på ett samordnat sätt att sprida information om projekten och någ-ra la fram ett förslag om en gemensam databas.

Deltagare samtalade kring kommunikatörerna som en viktig resurs för projekten. Dock upplevde många att kommunikatörerna var ofta dåligt in-formerade om EU-projekten och därför inte alltid fick den hjälp de önskade. Förslag om en ”Kurs/utbildning och nätverk för kommunikatörer” lyf-tes fram likaså ”Basfakta till alla kommunikatörer om vad som gäller i EU-projekten”.

Implementering av resultat

Ett annat tema under Open Space handlade om hur man på bästa sätt kan ta tillvara på de re-sultat och metoder som arbetats fram under pro-jekttiden.

”Identifiera tidigt i projekt vilka aktörer som är målgrupp för att absorbera

metoder”

Här framhölls vikten av att redan tidigt i projek-tet planera för hur projektets metod och resultat skulle implementeras i den ordinarie verksamhe-ten samt hur metoden skulle förankras hos såväl styrgrupp som politiker: ”Förankring – delaktig-het i ordinarie verksamhet redan på planerings-stadiet[…]”

Spridningen av projektens metoder sågs som en viktig del i att säkerställa att erfarenheter och re-sultat tillvaratas. Här lyftes politiker fram som en viktig målgrupp. Några exempel på synpunkter från deltagare var: ”Politiken är nyckeln. Vem får kontakt?” och ”Nya typer av spridningssemina-rier behövs.

Vidare diskuterade deltagarna hur staden skulle tillvarata framgångsfaktorerna i projekten och knyta dessa till den ordinarie verksamhetens mål: ”Rapportera resultatet (framgångar och misslyckande) till ordinarie verksamhet så att det skapas motivation att faktiskt ta till sig pro-jektens resultat och eventuella bra nya metoder”.

Samverkan

Ett tredje tema som deltagarnas diskussioner ut-mynnade i var samverkan och hur denna skulle bedrivas, samt vilka former av stöd de önskade i

projektgenomförandet: ”Förbättrad kommunika-tion mellan projekt/ökat samarbete/utbyte av kunskap […]”.

”Sök aktivt samarbete med andra för att utveckla projektet”

Här lyfte deltagarna fram behovet av att ha olika former av nätverk för erfarenhetsutbyte. ”Nät-verksmöten för projektens respektive kompeten-ser (ekonomi, informatörer, projektledare) [med] roterande värdskap”.

Deltagarna gav som förslag att ha någon form av mentorssystem mellan nya och gamla projektle-dare: ”Formaliserat ’mentor’-system. Projektle-dare agerar mentor åt nya [projektledare]”.

Kommunikation Implementering av resultat Samverkan

Reflektion

Reflektioner från dagen

- Behov av en bättre och utökad kommunikation för att nå interna och externa aktörer och sprida information om projektens verksamheter.

- Sprida och nå ut med projektens resultat till berörda aktörer som t ex politiker men även till ordinarie verksamhet.

”Skapa arenor där deltagarens röster blir hörda av beslutsfattare och politiker”

- Samordning av kommunikationen genom en gemensam plattform som t.ex. en webbsida för alla stadens projekt.

- Säkerställa att de metoder och resultat som tagits fram under projekttiden implementeras i ordinarie verksamheten.

- Önskan om erfarenhetsutbyte och nätverk mel-lan projekten.

- Förslag om mentorskap mellan projekten där nya projektledare får stöd och erfarenhetsutbyte från mer rutinerade projektledare.

”Sprid kunskap till rätta personerna vid rätt tid med rätt kanal”

- Förslag om att ha en gemensam databas eller webbsida för projekten där man samlar informa-tion och t.ex. handböcker.

Deltagande projekt

kontaktuppgifter till deltagande projekt

Interregprojekt

Cruise gateway mfl kester.gibson@sbk.goteborg.seKrutulrika.jorgensdotter@smok.sePRINCIP and Cruise Gateway christina.ramberg@miljo.goteborg.se Rebuseva.cassel@lf.goteborg.se SMShelen.hjerpe@centrum.goteborg.se

Mellansprångetsandra.goll-rasmussen.nielsen@angered. goteborg.seNoHalclinda.hogbacka@norrahisingen.goteborg.se Partnerskap Göteborg Storstadsintegrationlena.risfelt@stadshuset.goteborg.seProjekt 100josefine.schultz@ostra.goteborg.se Projekt Iteranna.bystrom@socialresurs.goteborg.seReflex susanna.engqvist@norrahisingen.goteborg.se Restaurang och caféprojektet i Gårdsten Köks-trappansuraya.reif.abdahli@angered.goteborg.seUPP!mattias.rexmo@stadshuset.goteborg.se Vidare VägarHenrietta.nyberg@majornalinne.goteborg.seUnga Vuxna ABelvedina.kljajic@ostra.goteborg.seVärldssäljarenjan.danielski@vux.goteborg.se Västkraftmagnus.kallenberg@grkom.se

ArrangörernaWork shop-ledareMarie SvenssonDokumentation/webbtidningMaria Forslund (text)Inger Jayakoddy (foto, layout)Jens Larsson (foto, text)Samordning/planeringKatja KnuutinnenPetra SenthénHelena SprengelXose VillegasJenny Åkesson

Regionalfondsprojekt

Centrumutveckling i partnerskap martin.nilsson@ponf.goteborg.seTillväxt Biskopsgårdenrosie.rothstein@vastrahisingen.goteborg.seTillväxt Kvibergaxel.peterson@ioff.goteborg.se UNOsusan.runsten@utvecklingnordost.goteborg.se

Socialfondsprojekt

Avanto karin.ingelhag@businessregion.seBarns rättigheter - vuxnas skyldighetergunilla.engberg@lundby.goteborg.se Framtidsbussen daniel.linden@educ.goteborg.seJobreadytilda.kinell@educ.goteborg.se Kvinnokraft maria.nyberg@ostra.goteborg.se