Defis office tourisme_aisne_2015

98
JOURNEE DEFIS 2015 – OFFICES DE TOURISME DE L’AISNE L’AISNE L’AISNE L’AISNE 5 ÈME JOURNEE DEFIS – OFFICES DE TOURISME – 5 FEVRIER 2015 5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE 10/02/2015 1 Le Système de Management de la Qualité de l’ADRT Aisne est certifié ISO 9001

Transcript of Defis office tourisme_aisne_2015

JOURNEE DEFIS 2015 – OFFICES DE TOURISME DE L’AISNEL’AISNEL’AISNEL’AISNE5ÈME JOURNEE DEFIS – OFFICES DE TOURISME – 5 FEVRIER 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 1

Le Système de Management de la Qualité de l’ADRT Aisne est certifié ISO 9001

Objectifs de cette journée

Faire le point sur l’organisation et la structuration du réseau des Offices de

Tourisme de l’Aisne….

…Une priorité du schéma de

développement touristique.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 2

Retour sur cette journée � Présents : 12 Offices de Tourisme sur 13

� Soit 21 participants : Elus, directeurs, chargé de missions tourisme dans un EPCI.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 3

P

P

P

PP

PP

P

P

P

P

P

P

Retour qualité sur cette journée GLOBALEMENT, CETTE JOURNÉE A-T-ELLE RÉPONDU À VOS ATTENTES ?

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE4

8 7 1

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

Note sur 5

5

4

3

2

1Sur 16

répondants –Note sur 5 de 5

(Totalement) à 1 (Pas du tout)

Retour qualité sur cette journée

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE5

Qualité descontenusprojetés

Qualité desinterventions

Intérêt dessujets

Déroulement -Timing

Accueil -Organisation

8 810

8

14

6 7 35

12 13 3 1

2

3

4

5Sur 16

répondants –Note sur 5 de 5 (Excellent) à 1

(Insuffisant)

Vous avez aimé…La démarche iso 9001 de Saint-Quentin

Flux Vision d’Orange

Le nouvel OT du Pays de Thiérache

Le Système d’Information MarketingLa structuration des OT sur le Grand Soissonnais

La mission de scénographie du sud de l’Aisne

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 6

Les présentations de la journée

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE7

[email protected]

Les sujets…1) Evolution du réseau des Offices de Tourisme : où en sommes-nous ?

� La météo de l’organisation du réseau !

2) Le nouvel Office de Tourisme du Pays de Thiérache

3) Personnaliser la relation clients avec le Système d’Information Marketing.

4) Un nouveau lieu d’accueil pour la Maison du Tourisme du sud de l’Aisne (scénographie).

5) Pays du Soissonnais : vers une nouvelle démarche de coopération !

6) La démarche ISO9001 de l’OT de Saint-Quentin

7) Appel à projet ‘professionnalisation des Hommes et des structures’ (Conseil Général)

7) Flux Vision Orange

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 8

Evolution du réseau des Offices de Tourisme : Où en sommes-nous ?

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE9

STEPHANE ROUZIOU

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE10

REMEMBER !

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE11

Réseau des OT : où en sommes-nous ?6 mars 2010 : 50 personnes représentant 20 OTSI sont présents pour esquisser le réseau du futur.

� Le tourisme c’est du développement économique.

� La force du réseau CRT/ADRT/OT en Picardie («on est pas seul pour évoluer »)

� Une volonté d’aller vers les métiers qui créent de l’économie.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 12

S’adapterReconnais-

sance

LisibilitéSoutien

Contacts

Complexité

Taille

1ere journée Défis…3 axes de travail

Organisation

FonctionMissions

L’OT lieux

d’accueil

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE13

5 ANNEES SE SONT ECOULEES DEPUIS…ALORS OU EN SOMMES-NOUS ?

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE14

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE15

Le réseau en 2010 :3 OT en ***7 OT en **8 OT en *19 structures + 8 SI

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE16

2010 201518 OT 13 OT

Le défi du pays Chaunois

Le défi du Grand Soissonnais

La météo de la structuration des territoires (pas du fonctionnement d’un OT)

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE17

Le Saint-Quentinois

La Thiérache

Le ChaunoisLe Laonnois

Le Soissonnais

Le Sud Aisne

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE18

Points sur les Points sur les Points sur les Points sur les chantiers en chantiers en chantiers en chantiers en

courscourscourscours

Présentation du nouvel OT du Pays de Thiérache

Présentation de la démarche ‘scénographie de la Maison du Tourisme’

Présentation de la démarche du Grand Soissonnais

Démarche ISO OT de St-Quentin

Point de situation sur la démarche du Pays Chaunois

Mais avantMais avantMais avantMais avant…Petit zoom sur la démarche en Pays Chaunois

Point de situation sur la Point de situation sur la démarche de regroupement entreprise dans le Pays Chaunois.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE19

L’Office de Tourisme du Pays de Thiérache

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE20

SABINE VARAGO

Un nouvel outil au servicedu développement économique

de la Thiérache

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE21

Carte d’identité de l’office de tourisme : statut & administration� Etablissement public industriel et commercial (EPIC)

� Créé par délibération du Pôle d’équilibre territorial et rural de Thiérache du 20 juin 2014

� Président : Thierry VERDAVAINE

� Vice-présidente : Isabelle CHICALSKI

� Le siège est basé à Vervins

� Administré par un Comité de direction composé de 13 membres répartis en 2 collèges :

• 7 représentants élus du Pays de Thiérache

• 6 représentants des socio professionnels (Logis de l’Aisne, relais départemental des Gîtes de France, Familistère de Guise, plateforme saveurs picardes, Intégrale, ADRT de l’Aisne)

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 22

Carte d’identité de l’office de tourisme : dates clés

� 17.04.2014 : arrêté préfectoral portant modification de statuts du PETRde Thiérache

� 1.07.2014 : création de l’office de tourisme du Pays de Thiérache

� 25.07.2014 : élection du Président et du Vice-président du Comité dedirection, installation du Comité de direction

� 25.08.2014 : nomination du directeur de l’office de tourisme du Paysde Thiérache

� 1.09.2014 : une équipe unique réunie à l’office de tourisme du Pays deThiérache

� 1.12.2014 : mise en place des missions

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 23

Carte d’identité de l’office de tourisme : statut & administration

� En charge, par délégation du PETR de Thiérache, de la mise en œuvre de la politique locale du tourisme :• Accueil et information touristique

• Promotion de la destination, en coordination avec les politiques de l’ADRT de l’Aisne et du CRT Picardie

• Communication touristique

• Animation, accompagnement et mise en réseau des acteurs

• Conception et commercialisation de produits touristiques

• Appui au développement de l’offre

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 24

Carte d’identité de l’office de tourisme : budget et équipe

�Budget 2015 : 467 525 €

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 25

14%

23%

19%

18%

26%

Budget primitif 2015 par mission

Accueil et information

Promotion et communication

Communication numérique

Activité réceptive etcommerciale

Management et adminstrationgénérale

Carte d’identité de l’office de tourisme : organigramme

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 26

Président

Thierry VERDAVAINE

Directeur

Sabine VARAGO

Accueil & information

Céline MASSART

Promotion & communication

Adeline JAUDOIN

Communication numérique

Caroline DUPUY

Activité commerciale

Accueil physique et numérique

Comité

de direction

Plan d’actions 2015

SRIT

WEB

ACCUEILCOM

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 27

La mise en place du SRIT :

� 1ère action engagée par l’équipe nouvellement formée suite à la formation d’Adrien

� Nomination d’un référent SRIT au sein de l’OT

� Outil transversal à l’ensemble des missions de l’OT, utilisé par tous les collaborateurs

� La V5 permet une pleine appropriation et utilisation de l’outil …

� … qui s’est traduite par, une mise à jour complète des offres, l’intégration de nouvelles offres, la création de modèles de documents personnalisés

Plan d’actions 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 28

Plan d’actions 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 29

Plan d’actions 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 30

Plan d’actions 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 31

Plan d’actions 2015Les projets à venir…

� Editions de supports de communication (carte touristique, carnet de voyage, stand touristique mobile)

� Ouverture d’un bureau d’information touristique au Familistère de Guise

� Mise en place d’un réseau de prestataires « ambassadeurs »

� Création d’un outil d’aide à la visite de églises fortifiées de la Thiérache

� Création d’une boutique

� Organisation de l’activité réceptive et commerciale

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 32

Bilan des premiers moisBilan à 5 mois…

� Un nouveau territoire de compétences

� Un nouveau cadre juridique

� Une exigence des élus locaux

� Une attente forte des acteurs locaux

� De nouvelles missions / nouveaux métiers

� Un nouvelle méthode de travail

� Des compétences nouvelles à acquérir

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 33

� Un comité de direction très impliqué

� Une équipe investie, qui a su s’adapter aux changements

� Un vrai travail collaboratif

� Un statut juridique adapté

� Des actions qui ont pu être engagées rapidement

Bilan des premiers moisPoints de vigilance…

� Nouveau système = organisation très cadrée etrigoureuse

� La réussite du projet est fortement conditionnée à uneadhésion totale de l’équipe

� Au vu des moyens alloués, être en capacité d’évaluerrapidement ‘le retour sur investissement’

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 34

ConclusionNovembre 2010 à septembre 2014 :

De la réflexion à la concrétisation

� Le Pays de Thiérache a inscrit le tourisme comme axe majeur de développement

� Des actions ‘ponctuelles’ ont été engagées en faveur du tourisme

� Ces actions ont permis une collaboration entre structures

� Mais la compétence tourisme restait inégalement prise en compte

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE35

� Un territoire cohérent pour une politique touristique lisible et plus efficace : destination touristique

� La reconnaissance d’une nouvelle structure comme acteur touristique incontournable, organisé et professionnalisé

� Une mutualisation des moyens, des compétences et des actions structurantes

� L’opportunité d’intégrer le réseau des acteurs du tourisme picards.

L’enjeu du système d’information touristique/marketing

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE36

ADRIEN TUTINSTEPHANE ROUZIOU

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE37

Pourquoi c’est important ?

…Car les pratiques actuelles de renseignements des touristes ou des prospects ne correspondent plus aux besoins et comportements des clientèles .

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 38

Instruction du schéma de développement

touristique de l’Aisne

Analyse par Protourisme de nos pratiques de renseignements7 OT audités par PROTOURISME autour du 15 juillet 2014 en utilisant plusieurs scenarii (famille, couple..)

CONCLUSIONS….

���� Des entretiens expéditifs où l’interlocuteur n’est pas renseigné : les OT audités proposent d’envoyer des brochures et supports papiers sans recherche du réel besoin de l’interlocuteur.

���� Un personnel d’accueil qui ne joue pas son rôle de « conseiller en séjours » (une attitude attentiste et non proactive) et qui se réfugie derrière la documentation.

���� Très peu de questionnement ni de recherche des goûts et attentes de l’interlocuteur et donc pas de personnalisation de la réponse : « Qui êtes vous ? Quand venez-vous ? Que souhaitez-vous faire ? … »

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 39

Analyse par Protourisme de nos pratiques de renseignements���� Les filières phares ou les sites emblématiques ne sont pas valorisés. Une méconnaissance de l’offre à l’extérieur de son « micro territoire ».

���� Des discours « peu vendeurs » et qui ne suscitent pas l’envie de séjourner, pas de mots clés, pas de bible des langages.

���� Peu d’agent d’accueil renvoie vers le site Internet de leur OT.

���� Une pléthore de brochures touristiques reçues : Une « infobésité » coûteuse et peu performante (coût d’affranchissement moyen de 3€).

���� Des réponses parfois tardives, jusqu’à 8 jours après la demande. Un envoi généralisé, sans souci de personnalisation.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 40

Faire une réponse personnalisée à un client touristique via le Système d’Informations Marketing (SIM) Tourinsoft/SRIT

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE41

oUn outil en ligne partagé entre le CRT, les 3 ADRT et les OT.

oUne base de données du tourisme en Picardie, de la chambre d’hôtes au produit packagé, en passant par la cathédrale et le musée.

oUn outil de GRC (Gestion Relation Clientèle) pour l’accueil physique et numérique des OT.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 42

Le SIM, c’est

SCENARIO

oUne demande reçue par mail, demandant une réponse par mail.

oLa demande émane d’un couple désirant passer un weekend au vert en Thiérache, aimant les randonnées et le patrimoine.

oDes conseils d’hébergement et de restauration sont attendus.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 43

Traitement d’une demande via GRC

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 44

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 45

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 46

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 47

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 48

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 49

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 50

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 51

Lettre conçue et envoyée grâce à l’outil Tourinsoft.

Modèle d’essai, conçu en 20 minutes.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 52

Envoi d’une lettre d’information

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 53

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 54

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 55

Un nouveau lieu d’accueil pour la Maison du Tourisme du sud de l’Aisne

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE56

FATAH NEKHILI STEPHANE ROUZIOU

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE57

Les enjeux des futurs locaux�Créer un Office de Tourisme de découvertes qui incite les

visiteurs à rayonner sur le territoire.

� Faire évoluer les pratiques d’accueil :

� pas de banques d’accueil qui font banque !!

� une scénographie qui soit au service de la médiation ‘humaine’

� Consolider l’esprit de destination

Finalité de cet espace : MIEUX VENDRE LA DESTINATION TOURISTIQUE

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 58

Comme dans de nombreux offices de tourisme en milieu rural, la problématique n’est pas de gérer les flux de touristes mais de séduire pour inciter les visiteurs à découvrir le territoire et à le consommer.

La mission� Mission de conception réalisation confiée à une agence de scénographie.

� Maitrise d’Ouvrage : C/C de la Région de Château-Thierry

� Le portage du marché public a été confié à l’ADRT Aisne.

� Le budget de scénographie est de 200K€ HT intégrant une mission de production de contenus vidéos.

� La phase d’avant projet a été lancée à la mi-janvier 2015.

� Livraison de la scénographie et installation des équipes de la Maison du Tourisme en SEPT/OCT 2015.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 59

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE60

AVANT AVANT PROJET !

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE61

���� L’idée d’un parcours de visite

���� Les 5 sens en action : ‘immersion sonore’ + manipulations tactiles + écrans et totems interactif.

���� Du contenu qui vient renforcer la médiation des conseillers en séjour.

���� Favoriser les ventes boutique

���� Un espace détente pour se poser en famille.

���� Le moins possible de brochures en libre service.

���� Etre visible de l’extérieur (24x24h)

Pays du Soissonnais : vers une nouvelle démarche de coopération !

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE62

STEPHANE ROUZIOU SEBASTIEN NICHON

Une démarche en 3 étapes

Une échelle de coopération

Un territoire

Un moteur

Une gouver-nance projets

Une stratégie

Des sites structurants, des offres.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE63

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE64

Se posera la problématique du territoire de La Ferté-Milon (et de son Office de Tourisme)

Pourquoi travailler à cette échelle ?� Une échelle qui a + de sens du point de vue du client.

� Grappe d’activités, de services et d’offres + dense : Construire un marketing plus percutant.

� Pour des actions de promotion ayant plus d’impact sur les flux de touristes.

� Pour des équipes plus professionnelles orientées ‘nouveaux métiers’.

� Pour créer les conditions favorables permettant l’émergence de sites structurants.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 65

Une gouvernance projet� A défaut d’un regroupement au sein d’une même entité, l’idée est de créer une instance décisionnelle inter-entité (EPCI) chargée de piloter les actions collectives.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 66

Comité de Direction

Inter-entité

Chef de projet

Equipe projet inter-entité

Orientation –Pilotage -Contrôle

S’assure de la mise en oeuvre

Met en œuvre -Réalise

Mise en en commun de budgets et de ressources humaines – Principes de non doublonnage des actions

– Formalisation des engagements par écrit.

Que faire ensemble ? 4 projets concrets

Définir une identité, bannière unique de promo

Déployer le système d’information marketing

Concevoir un support d’accueil des clients

Former les équipes(mng projet, éductours, SIM...)

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE67

Les facteurs clés de succès� Partir du client et non pas des territoires….c’est d’abord accepter que SOISSONS constitue la porte d’entrée de la ‘destination’.

� S’effacer au profit du collectif (pas de bataille des logos = une bannière unique).

� L’OT de Soissons qui doit être en capacité d’assumer son rôle d’animateur et de coordonnateur des actions collectives.

� Des décideurs et financeurs qui font évoluer leur vision sur le rôle et la vocation d’un Office de Tourisme.

� Accepter de redéployer ses budgets vers des actions partagées.

� Accepter des dégager des ressources humaines vers le collectif qui doit devenir une priorité dans la fiche de poste des collaborateurs.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 68

RETEX : Certification ISO pour l’OT de St-Quentin

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE69

CECILE MILLET

La certification obtenueL’Office de Tourisme a obtenu la certification ISO 9001 (2008) pour son Systèmede Management de la Qualité le 31 décembre 2014, délivrée par la sociétéAFNOR.

L’Office de Tourisme du Saint-Quentinois devient par la même occasion, le 1eroffice de tourisme de Picardie certifié ISO 9001 et le 2ème en France parl’AFNOR.

La certification porte sur les activités suivantes :

· Accueil, promotion, animation et information touristiques.

· Commercialisation de produits touristiques.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 70

Pourquoi avoir choisila certification ISO 9001Le choix de l’Office de Tourisme de s’engager dans un Système de Managementde la Qualité ISO 9001 (2008) pour l’ensemble de ses activités et de ses servicesa été guidé par plusieurs motivations :

• La volonté d’accroître l’efficacité de ses missions en répondant mieux auxattentes des clients et en optimisant son organisation.

• Le souhait de se donner les moyens de s’inscrire dans une logiqued’amélioration continue.

• L’importance de valoriser les compétences individuelles au sein de l’équipe enpermettant à chacun d’être autonome, en identifiant clairement son rôle dansla réalisation des objectifs de l’Office de Tourisme.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 71

Une structuration autourde 8 processus métiersLa démarche, globale, associe toute l’équipe : une direction engagée et des salariés impliqués qui coordonnent désormais leurs actions dans huit processus métiers, redéfinis grâce à ISO.

4 processus de réalisation : 4 processus supports :

- Management et Projets touristiques. - Finances.

- Accueil et accueil numérique. - Externalisation.

- Commercialisation d’offres touristiques. - TIC.

- Animation touristique. - Ressources Humaines.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 72

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE73

Processus réalisation

Management et Projets touristiques

Achats -Maintenance -informatique

CLI

ENTS

CLI

ENTS

Finances

Animation touristique

Processus supports

Accueil et accueil numérique

Commercialisation d’offres touristiques

TIC

Processus externalisés

Ressources humaines

Les outils mis en place permettant d’ajuter nos actionsLa démarche a permis à l’Office de Tourisme de se doter d’outils/supports pertinents.

• Un tableau de bord des indicateurs (de surveillance et de performance de chaqueprocessus),

• Un tableau des écarts,

• Un tableau des actions correctives et actions préventives,

• Des fiches de procédures, des fiches projets, des questionnaires de satisfaction….

Des réunions régulières sont tenues.

• Réunions d’équipe tous les 15 jours,

• Revue de direction 2x/an (évaluation du système de management de la qualité :opportunités et besoins de modifications, révision de la politique et des objectifs).

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 74

Quels bénéfices pour l’Office de Tourisme du Saint-Quentinois

Cette démarche, aura des répercussions positives sur divers autres acteurs du secteur.

Elle profite :

• A l’ensemble de nos clients.

• A notre collectivité fondatrice.

• A l’équipe de l’Office de Tourisme.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 75

Un accompagnement

L’Office de Tourisme a fait appel à un cabinet extérieur afin del’accompagner dans son projet de certification.

• Durée de l’accompagnement : février à décembre 2014.

• 8 réunions à l’Office + 1 audit « à blanc ».

• Coût de la mission : 9.700 € TTC. Subvention du CG02 à hauteur de80%.

• Coût de l’audit : 3.600 € TTC (à renouveler chaque année).

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 76

L’investissementde toute une équipe

Il aura fallu à l’Office de Tourisme du Saint-Quentinois, 12 mois de travail et plus de 500

heures de travail réparties sur toute l’équipe pour construire et mettre en application

son Système de Management de la Qualité.

Aujourd’hui, le travail n’est pas terminé.

La certification n’est qu’une des étapes d’un travail qui se réalise sur le long terme, une

logique d’amélioration continue visant à garantir la satisfaction permanente des clients.

La qualité, c’est prendre un peu de temps aujourd’hui pour gagner, demain, enefficacité.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 77

APPEL A PROJET OT 2015 : PROFESSIONNALISATION DES HOMMES ET DES STRUCTURES

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE78

STEPHANE ROUZIOUSABINE CORCY

Retour sur l’Appel à Projet 2014

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE79

17403

5597

Enveloppe 2014

Affecté

• Démarche ISO 9001 de l’OT de Saint-Quentin (7760€)

• Entrainement au management des hommes - OT du Pays de Thiérache (5040€)

• Formation webmaster – Maison du Tourisme du Sud de l’Aisne (4603€)

Appel à Projet 2015ENVELOPPE DE 23000€ POUR TOUTE L’ANNEE

Axe 1 : Démarche de professionnalisation des Hommes

Axe 2 : Démarche de professionnalisation des structures

Un Office de Tourisme peut déposer jusqu’à un dossier pour chaque axe.

Le projet doit concourir à la réalisation d’objectifs précis, réalistes et mesurables sur 1 an.

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 80

Appel à Projet 2015PROFESSIONNALISATION DES HOMMES

�Formations courtes menées par un organisme de formation agréé.

�Formations diplômantes débouchant sur un titre reconnu.

�Démarche de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).

�Bilan de compétences.

�Participation à des rencontres, forum et journées techniques qui concourent à professionnaliser le participant.

Sont éligibles les sessions en présentiel, en e-learning ainsi que les MOOC.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE81

Maximale 12 000 €par projet. Minimale 3 000 €par projet.Taux variable CG02 dans la limite de 80% du coût du projet.

Appel à projet 2015PROFESSIONNALISATION DES STRUCTURES

� Mission d’assistance pour la mise en place d’une démarche stratégique.

� Mission d’assistance pour la construction d’un système de management de la qualité.

� Mission d’accompagnement au classement d’un Office de Tourisme

� Mission de pré-audit et d’audit.

� Acquisition d’un outil informatique de pilotage.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE82

Maximale 8 000 €par opération. Minimale 4 000 €par opération.Taux variable CG02 dans la limite de 80% du coût du projet.

Le calendrier de dépôt

Date limite de dépôt du

dossier

Dates de réunion du comité

de sélection

Première session Avant le 27 mars 2015 Avant le 30 avril 2015

Deuxième session Avant le 15 sept 2015 Avant le 30 octobre 2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

10/02/2015 83

Le dossier d’appel à projet 2015 vous sera adressé par email dans les jours à venir.

Le dispositif FluxVisionLe dispositif FluxVisionLe dispositif FluxVisionLe dispositif FluxVision

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE84

Le dispositif FluxVision

Un dispositif innovant testé en par l’ADT Bouches du Rhône en 2013 (Marseille 2013)

Un dispositif élaboré conjointement par le Labo d’ORANGE et RN2D

Vidéo de présentation de

Bouches du Rhône Tourisme

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE85

Le dispositif FluxVision

Qu’est ce que c’est? FluxVision est un dispositif innovant d’observation des flux touristiques à partir de l’exploitation des données collectées par le réseau de téléphonie mobile. Le dispositif a été validé par la CNIL (données « anonymisées » et détruites au bout de 3 mois)

Il permet de mesurer 3 types de fréquentation :

���� Analyse de la fréquentation quotidienne dans différents secteurs du département

���� Mesure de la mobilité des flux touristiques au sein de ces secteurs

���� Evaluation de la fréquentation d’un évènement spécifique (1 par an)

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE86

Le dispositif FluxVision

Qu’est ce que c’est?

C’est donc un nouveau modèle d’observation très fin au plan spatial et dynamique en (avec des données journalières) phase avec les comportements massivement numériques des consommateurs.

La méthode projet est également dynamique et itérative.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE87

Le dispositif FluxVision

La méthode projet…

Modèle expérimenté en 2013 sur les Bouches du Rhône avec l’afflux de visiteurs pour Marseille Capitale européenne de la culture.

Accord cadre élaboré par Orange et le RN2D avec une prestation de référence et des options

Communauté de travail animée par le RN2D

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE88

Le dispositif FluxVision

38 CDT-ADT engagés, dont l’Aisne. Le 1er « train » est partir au T1 2014.

L’ADRT 02 a rejoint la démarche pour le T4 2014.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE89

Le dispositif FluxVision

Un découpage préalable en zones cohérentes.

Pour l’Aisne, 7 zones ont été définies : les 5 bassins touristiques, le secteur de l’Ailette et la Ville de LAON.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE90

Le dispositif FluxVision

Une phase préliminaire de test et d’analyse de 3 mois est programmée au T4 2014:

Pour vérifier la disponibilité des données

Évaluer la cohérence des premiers résultats croisés avec les autres données de fréquentation du département

Les premiers résultats servent de « calage » pour la détermination des segments résidents et touristes (pour être qualifié de résident, le mobile a été présent + de 45 jours / 90), sans distinction entre touristes et résidents.

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE91

Le dispositif FluxVision

Calendrier:

Septembre-octobre 2014 : signature du contrat cadre avec Orange. Intégration à la communauté projet. Définition des zones.

T4 2014 : phase de test et d’analyse

2015 :

1. premiers résultats (1 mois après chaque trimestre écoulé).

2. Premières données exploitables en avril

3. Premiers travaux et analyse à partir de la fin du 1er semestre

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE92

Le dispositif FluxVisionQuelques exemples de restitution: le Var

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE93

Le dispositif FluxVisionQuelques exemples de restitution: Bouches du Rhône

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE94

Le dispositif FluxVisionQuelques exemples de restitution: Bouches du Rhône

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE95

Le dispositif FluxVisionQuelques exemples de restitution: Fête du Vin à Bordeaux

Une fréquentation évaluée à 620 000 visiteurs uniques présents significativement sur le périmètre du vendredi 27 juin à 10h au dimanche 29 juin à minuit10/02/2015

5ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION TOURISTIQUES DE L'AISNE

96

Et demain dans l’Aisne? Quelles possibilités?

1. Analyse, infographie, restitutions départementale et par territoire. Intégré à l’Observatoire départemental.

2. Données détaillées, par territoire, en fonction des besoins pour les partenaires Offices de Tourisme et les EPCI (par exemple l’analyse de la fréquentation sur une période donnée). Sous réserve d’un mode opératoire, de la disponibilité des données et en fonction de la maitrise progressive du dispositif par l’ADRT. Ces prestations nécessiteront de définir un cadre préalable d’intervention.

3. Couverture d’un évènement une fois/an sous certaines conditions

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE97

MERCI DE VOTRE ECOUTEMERCI DE VOTRE ECOUTEMERCI DE VOTRE ECOUTEMERCI DE VOTRE ECOUTE

10/02/20155ÈME JOURNÉE DÉFIS - UNE OPÉRATION DE L'AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ET DE RÉSERVATION

TOURISTIQUES DE L'AISNE98