Define la DEFINE LA estructura ESTRUCTURA contable y ...

DEFINE LA ESTRUCTURA CONTABLE Y

FINANCIERA TU EMPRESA

Elaborada por: Erik Montoya

Define la estructura contable y

financiera de tu empresa

Autor: Mauricio

Molina

DEFINE LA ESTRUCTURA CONTABLE Y

FINANCIERA TU EMPRESA

Elaborada por: Erik Montoya

Define la estructura contable y financiera

de tu empresa

BOGOTÁ EMPRENDE

Promueve y facilita el emprendimiento

• Industrias de servicios

• Industrias manufactureras

• Comercializadoras

Transacciones

• Clasificación

• Registro

• Resumen y presentación de cifras

Reflexione …

1 2 3 4

1

INFORMACIÓN CONTABLE

¿La empresa cuenta con información contable

actualizada, confiable y que refleje la realidad del

negocio?

1 = No se ha trabajado

2 = Se promueve su realización

3 = Se lleva a cabo y se mejora

4 = Funciona muy bien

Objetivos de la información contable

• Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa

• Predecir flujos de efectivo

• Apoyar en la planeación, organización y dirección de los negocios

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, de costos y de precios

• Contribuir a la evaluación del beneficio económico

¿A quiénes interesa la información contable y financiera?

Estado Sector financiero

Empleados

Proveedores

Clientes

Juntas Directivas

Inversionistas

Carácter de la información contable

• Financiero

Objetivo: Presentar información a personas ajenas a la operación y administración de la empresa para ilustrar sobre sus actividades y resultados

• Administrativo – Gerencial

Objetivo: Presentar información a la administración y las directivas de la empresa para soportar la toma de decisiones

1. Contabilidad financiera

• Obligatoriedad para las empresas

• Reglamentada por el Decreto 2649/93, cumple normas básicas y normas técnicas de Ley

• Producto Normatizado

2. Contabilidad administrativa (o gerencial)

• Necesaria para medir la Gestión

• Suministra información en formatos diseñados a la medida de cada empresa

• Obedece a parámetros propios de medición del negocio

Características de la información contable

Inversión y

Financiación

Información referente a …

• Inversión

– ¿En qué está representado el dinero de la empresa?

– ¿Qué dinero tiene disponible?

– ¿Cuál es el volumen de inventarios?

– ¿Está realizando investigación?

– ¿Qué propiedades tiene la empresa?

– ¿Cuánto valen los equipos y vehículos?

– ¿Ha realizado inversiones en busca de rentabilidad?

– …


• Financiación

– ¿De dónde obtiene recursos la empresa?

– ¿Cómo ha pagado sus inversiones?

– ¿En qué proporción paga con recursos propios y en qué proporción con recursos de terceros?

– ¿Qué proporción de los recursos de terceros tiene costo financiero y qué proporción no lo tiene?

– …


• Utilidades

– ¿Cuál es la utilidad o la pérdida de la empresa?

– ¿Cuánto vende la empresa?

– ¿Cuánto le cuesta producir lo que vende?

– ¿Cuál es la estructura de ese costo?

– ¿Qué gastos de administración y de ventas tiene la empresa?

– ¿Cuál es el gasto financiero de la empresa?

– …

Balance general

Activo = Pasivo + Patrimonio Ecuación fundamental de la contabilidad

Inversión = Financiación

Activos Propiedades y derechos de la

empresa

Pasivos Recursos provistos por

obligaciones con acreedores

Patrimonio Recursos provistos por los

socios

¿Cuáles son los activos de mi empresa?

- Terrenos

- Edificios

- Maquinaria

- Equipos

- Se tienen en espera de una

rentabilidad, poder o dominio

- Recursos naturales

- Acciones en otras empresas

- Edificios para arrendamiento

- No se utilizan para el desarrollo

de las operaciones

- Cuentas por cobrar a largo

plazo

- No hay intención de

convertirlos en efectivo en el

corto plazo

- Pagos anticipados

- Son utilizados para el desarrollo

de las operaciones de la empresa

- No hay intención de

convertirlos en efectivo en el

corto plazo

- Caja y bancos

- Son de fácil realización - Inversiones temporales

- Hay intención de convertirlos en

efectivo en el corto plazo

- Deudores (cartera, cuentas por

cobrar, etc.)- Inventarios (materia prima,

producto terminado, producto en

Activos

corrientes

Activos

Fijos

Inversiones

Perma-

nentes

Otros

Activos

¿Cómo se clasifican los pasivos de mi empresa?

Provisiones

Contingentes

Obligaciones cuya

cancelación debe realizarse

en menos de un año

Obligaciones cuya

cancelación debe realizarse

después de un año

Cesantías de empleados no

cubiertos por la Ley 50

Pasivos

Corrientes

Pasivos a

Largo

Plazo

Otros

pasivos

¿Cómo se presenta el balance general? Activos Pasivos

Activos corrientes Pasivos corrientesDisponible Cuentas por pagarInversiones temporales Gastos diferidosCuentas por cobrar Gastos por pagarInventarios Impuestos por pagar

Obligaciones financieras porción corriente

Activos fijos …

Terrenos

Construcciones Pasivos a largo plazoPlanta y equipos Obligaciones financieras porción no corrienteEquipos de oficina …Equipos de cómputo

Patentes de fabricación Otros pasivos… Provisión pensiones de jubilaciónDepreciación activos fijos Provisión pérdida procesos litigiososAmortización activos fijos intangibles …

Inversiones permanentes Total pasivoInmuebles para renta

Acciones en compañías filiales Patrimonio… Capital social

Superávit de capital

Otros activos Reservas

Gastos diferidos Utilidades retenidasAcciones del club Utilidades del ejercicioCuentas por cobrar a socios Superávit por valoricaciones / donaciones …Fondos con destinación específica

… Total patrimonio

Total Activos Total pasivo + patrimonio=

El balance general y el estado de resultados

• Balance general

– Inversión y financiación

– Situación financiera de la empresa en un momento específico del tiempo

• Estado de resultados

– Ganancias o pérdidas

– Resultado económico de las actividades realizadas en un periodo específico de tiempo

¿En qué se diferencia el balance de las diferentes clases de empresas?

Servicios Comercializadora Manufacturera

No tiene inventarios Inventarios de materia prima

Inventarios de producto en proceso

Inventarios de producto terminado

Tipo de empresa

Inventarios de mercancía para la

venta

Vamos a iniciar la empresa

=

Caja 10.000.000 Préstamos 0

__________

Total Pasivos 0

Aportes de capital 10.000.000

__________ __________

Total Activos 10.000.000 Total Patrimonio 10.000.000

Activos 10.000.000 = Pasivo + Patrimonio 10.000.000

PASIVO + PATRIMONIODebe Haber

ACTIVOS

El capital inicial será $10.000.000 y se pagará en efectivo

Veamos el impacto de un crédito

El valor del crédito será $5.000.000, se recibirá el dinero en efectivo y se depositará en la caja

=

Caja 15.000.000 Préstamos 5.000.000

--------------

Total Pasivos 5.000.000


-------------- --------------



ACTIVOS PASIVO + PATRIMONIO

HaberDebe

Veamos una inversión en equipos

Se comprará una máquina, y se pagará en efectivo

=

Caja 14.000.000 Préstamos 5.000.000

--------------

Activos corrientes 14.000.000

Maquinaria 1.000.000

-------------- --------------

Activos fijos 1.000.000 Total Pasivos 5.000.000


-------------- --------------



ACTIVOS PASIVO + PATRIMONIO

HaberDebe

Estado de resultados

Ventas

Ventas brutas

- Rebajas y Devoluciones

Ventas netas

- Costo de ventas

Utilidad bruta

- Gastos de operación

Gastos de administración

Gastos de ventas

Utilidad Operacional

+ Otros ingresos

- Otros gastos

Utilidad antes de impuestos

- Impuesto de renta

Utilidad después de impuestos

¿En qué se diferencia el estado de resultados de las diferentes empresas?

Servicios Comercializadora Manufacturera

Costo de producción de la mercancía

vendida

=Valor de compra neto de la mercancía

vendida

Materia prima y materiales de

fabricación

+ +Gastos incidentales en compras

asignables a la mercancía vendidaMano de obra directa

+Gastos indirectos de fabricación

(también llamados carga fabril)

Tradicionalmente no se estima el

costo de ventas; evoluciones

recientes de los conceptos de costo

conducen a estimar el costo de

ventas como todos los gastos que

deben realizarse directamente para

la prestación del servicio. Por

ejemplo, en el caso de una empresa

de imágenes diagnósticas la

depreciación de los equipos de

radiología se considera costo de

ventas del servicio prestado y se

incluyen también como costos los

honorarios por lectura de exámenes

y el valor de la película fotográfica.

Costo de ventas

Estructura del PUC – Plan Único de Cuentas

1 Activos

2 Pasivos

3 Patrimonio

4 Ingresos

5 Gastos

Clase

6 Costos de ventas

7 Costos de producción (operación)

8 Cuentas de orden deudoras

9 Cuentas de orden acreedoras

Clase

Clase 1er dígito 1 Activo

Grupo 2 primeros dígitos 11 Disponible

Cuenta 4 primeros dígitos 1110 Bancos

Subcuenta 6 primeros dígitos 111005 Moneda nacional

111010 Moneda extranjera

Estructura del PUC Ejemplo

Reflexione …





1 2 3 4

3

ESTRUCTURA FINANCIERA

¿A partir del conocimiento del negocio y de su

estructura financiera, usted puede identificar con

facilidad las verdaderas necesidades de inversión en

cada una de las áreas de la organización?

¿Qué es la estructura financiera?

La composición que tiene su empresa en términos de:

– Inversión Activos

– Financiamiento Pasivos

Patrimonio

– Utilidades Ingresos

Costos Utilidades

Gastos

INVERSION

(Activo)

Determina liquidez,

rentabilidad y riesgo

operacional

FINANCIAMIENTO

(Pasivo)

Determina endeudamiento,

capacidad de pago, costo de

capital y riesgo financiero

UTILIDADES

Ventas

Costos

Gastos

Determina el retorno de la

inversión, muestra la

eficiencia de la gestión

¿Cómo definir la estructura financiera?

Decisiones

Organización

Resultados

• Definir esquema del negocio

• Formalizar el negocio

• Conocer las cifras del negocio

• Disponer de información del negocio

• Adoptar mecanismos de proyección como

presupuestos y flujos de efectivo

• Comprometer a todas las áreas para adelantar actividades en función de temas económicos

¿Cómo apoyar la estructura financiera desde la perspectiva organizacional?


• Incorporar personal idóneo para el registro de la información contable y financiera

• Familiarizarse con las cuentas y cifras de los estados financieros

• Identificar y manejar el costo de los recursos

• Evaluar necesidades de financiación, identificar fuentes y productos ajustables al negocio


• Conocer el comportamiento de costos y gastos para adoptar políticas de venta, cartera, vinculación de proveedores, etc.

• Orientar las decisiones de la empresa atendiendo a las cifras contables y financieras

• Desarrollar la cultura del control y evaluación financiera según las características del negocio, a partir del conocimiento de la competencia, el sector y la economía particular

La estructura financiera de su

empresa es el resultado de las

decisiones que usted toma

¿Qué decisiones financieras se toman?

• Inversión

• Financiación

• Reparto de utilidades

Reflexione …

1 2 3 4

5

6

INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO

¿La empresa tiene identificadas las fuentes de

financiamiento a utilizar sean: socios (bien crédito o

capitalización), inversionistas, prestamistas

particulares o sector financiero?

¿La empresa tiene actualmente definido cuánto y

para qué requiere recursos financieros (capital de

trabajo, adquisición de activos fijos, desarrollo

tecnológico, capitalización empresarial,

consolidación de pasivos, otro)?





Defina su estructura financiera

• Identifique la inversión que realizará (el destino de los recursos)

para

• Establecer la fuente más adecuada de financiación

¿Cómo tomar buenas decisiones?

• Conozca las cifras de su negocio

• Analice sus activos en términos de liquidez, rentabilidad y riesgo operativo

• Analice su estructura de financiamiento en términos de costo, capacidad de pago y riesgo financiero

¿Cómo interpretar los estados financieros?

• Documéntese, busque información sobre el sector en que se desempeña su empresa

• Solicite a su contador los estados financieros de los últimos 3 años

• Analice la estructura de las cuentas, de ser necesario reclasifique

Reflexione …

1 2 3 4

7

DIAGNÓSTICO

¿Los socios, los directivos y el área financiera saben

analizar, interpretar y utilizar la información

financiera y contable, lo mismo que los indicadores

generales del negocio?





Herramientas de interpretación y análisis

• Análisis vertical

– Relaciona cada una de las cuentas frente a un total. En el balance frente al total de los activos. En el estado de resultados frente al total de ingresos operacionales.

– Estos porcentajes muestran la estructura de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

– Estos porcentajes proporcionan información comparable frente a estándares.

– Estos porcentajes proporcionan información sobre políticas y prácticas de la empresa.

En el balance

Activos Pasivos

Activos corrientes Pasivos corrientes

Disponible Cuentas por pagar

Inversiones temporales Gastos diferidos

Cuentas por cobrar Gastos por pagar

Inventarios Impuestos por pagar

Obligaciones financieras porción corriente

Activos fijos …

Terrenos

Construcciones Pasivos a largo plazo

Planta y equipos Obligaciones financieras porción no corriente

Equipos de oficina …

Equipos de cómputo

Patentes de fabricación Otros pasivos

… Provisión pensiones de jubilación

Depreciación activos fijos Provisión pérdida procesos litigiosos

Amortización activos fijos intangibles …

Inversiones permanentes Total pasivo

Inmuebles para renta

Acciones en compañías filiales Patrimonio

… Capital social

Superávit de capital

Otros activos Reservas

Gastos diferidos Utilidades retenidas

Acciones del club Utilidades del ejercicio

Cuentas por cobrar a socios Superávit por valoricaciones / donaciones …

Fondos con destinación específica

… Total patrimonio

Total Activos 100,0% Total pasivo + patrimonio 100,0%

Fábrica de ruedas “El Molino”

Concepto 2006 %

Caja y Bancos 275 0,16%

Cuentas por cobrar 24.800 14,07%

Inventarios 37.150 21,08%

Activos corrientes 62.225 35,31%

Maquinaria 114.000 64,69%

Activos fijos 114.000 64,69%

Total Activos 176.225 100,00%

Concepto 2006 %

Proveedores 5.875 3,33%

Otros pasivos corrientes 29.600 16,80%

Pasivos corrientes 35.475 20,13%

Aportes de capital 50.000 28,37%

Utilidad de ejercicios anteriores 27.514 15,61%

Utilidad del ejercicio 63.236 35,88%

Patrimonio 140.750 79,87%

Pasivo + Patrimonio 176.225 100,00%

Pregúntese

• ¿En qué rubros se encuentran

concentrados los activos?

• ¿Es un activo corriente o fijo?

• ¿En términos operativos es

importante para la operación

de su negocio?

• ¿Y los pasivos?

• ¿Hay concentración en los pasivos

de bajo costo?

• ¿Existe correspondencia entre el plazo de los principales activos y los principales pasivos?

En el estado de resultados

Pregúntese

• ¿Cuál es el margen bruto?

• ¿Cuál el margen operacional?

• ¿Cuál el margen neto?

• ¿Cuáles son los gastos más altos?

Ventas

Ventas brutas

- Rebajas y Devoluciones

Ventas netas 100,0%

- Costo de ventas

Utilidad bruta


Gastos de administración

Gastos de ventas

Utilidad Operacional

+ Otros ingresos

- Otros gastos

Utilidad antes de impuestos

- Impuesto de renta

Utilidad neta


• Análisis horizontal

– Presenta los cambios absolutos y relativos de cada una de las cuentas de los estados financieros entre dos o más periodos.

– Las variaciones muestran crecimientos o decrecimientos de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

¿Cómo preparar la información?

• Para el balance general y el estado de resultados, calcule las variaciones de un año al otro. Realice sus cálculos en pesos y en porcentajes.

Variaciones Año 2 Año 2 Var $ Var %

Ventas 1.000 1.300 300 30,0%

Ventas brutas 1.000 1.300 300 30,0%

- Rebajas y Devoluciones 0 0 0 N.A.

Ventas netas 1.000 1.300 300 30,0%

- Costo de ventas 600 700 100 16,7%

Utilidad bruta 400 600 200 50,0%


Gastos de administración 120 125 5 4,2%

Gastos de ventas 80 90 10 12,5%

Utilidad Operacional 200 385 185 92,5%

+ Otros ingresos 250 150 -100 -40,0%

- Otros gastos 100 120 20 20,0%

Utilidad antes de impuestos 350 415 65 18,6%

- Impuesto de renta 123 141 19 15,2%

Utilidad neta 228 274 46 20,4%

Pregúntese

• ¿En qué rubro se han presentado los principales crecimientos o disminuciones?

• ¿Frente al crecimiento o disminuciones en ventas, son razonables los crecimientos o disminuciones en inventarios, en cartera, en activos fijos?


• Indicadores financieros

– Son relaciones entre diferentes cuentas de balance y estado de resultados.

– Los indicadores financieros proveen información sobre la liquidez, el endeudamiento, la eficiencia y la rentabilidad de la empresa.

Algunos indicadores financieros

Activo Corriente

Pasivo Corriente

Activo corriente - inventarios

Pasivo corriente

Capital de trabajo Activo corriente - pasivo corriente

Pasivo total

Activo total

Utilidad antes de impuestos e intereses

Intereses

Pasivo corriente

Pasivo total

Razón corriente

Prueba ácidaLiquidez

Endeudamiento %

Cobertura de intereses

Concentración

endeudam/ Corto plazo %

Endeudamiento

=

=

=

=

=

=


Ventas a crédito

C X C promedio

365

Rotación de cartera

Costo de la mercancía vendida

Inventario promedio de mercancía

365

Rotación de inventario

Ciclo operativo = Días en cartera + días en inventario

Ciclo de efectivo =Ciclo operativo - rotación de proveedores

(días)

Cuentas por pagar promedio X 365

Compras a crédito en el periodo

Ventas

Activos totales (brutos)


Periodo de cobro


Actividad

Periodo de pago

Rotación de activos

Días en inventario

=

=

=

=

=

=


Utilidad bruta

Ventas netas

Utilidad operacional

Ventas netas

Utilidad neta

Ventas netas

Utilidad neta

Patrimonio

Utilidad neta

Activo bruto

Ebitda =Utilidad operac/ + depreciaciones +

amortizaciones

Rentabilidad

Margen bruto %

Margen operacional %

Margen neto %

Rentabilidad sobre

patrimonio %

Rentabilidad sobre activo %

=

=

=

=

=

Ejemplo de interpretación de indicadores financieros

• Rotación de inventarios

Resultado

5,1 veces

• Días en inventario

Resultado

71 días

• Los inventarios rotan 5,1 veces en el año.

• Se renuevan cada 71 días.

• En la medida en que se reduzca el número de días de inventario, sin afectar las ventas ni la producción, la empresa estará administrando más eficientemente su inversión en inventarios.

Costo de la mercancía vendida

Inventario promedio de mercancía

360



• Rotación de cartera

Resultado

10 veces

• Periodo de cobro

Resultado

33 días

• La cartera rota 10,0 veces en el año.

• El tiempo de recuperación de una cuenta es de 33 días.

• ¿Cuál es la política de crédito de la empresa?

– ¿Qué acciones tomar frente a una política de 45 días de crédito?

– ¿Cuáles tomar frente a una política de 15 días de crédito?

360


Ventas a crédito

C X C promedio


• Rotación de cuentas por pagar

Resultado

32,7 veces

• Periodo de pago

Resultado

11 días

• Las cuentas por pagar rotan 32,7 veces en el año.

• En promedio los proveedores otorgan 11 días para el pago de las compras.

• En la medida en que se incremente el plazo que la empresa recibe de los proveedores, requerirá menos recursos.


C X P promedio

Cuentas por pagar promedio X 360


Análisis del ciclo financiero

• Las compras a proveedores se liquidan en 11 días.

• Procesar las materias primas, vender y recuperar las cuentas por cobrar de clientes lleva 104 días.

+ Periodo de cobro 33

+ Días en inventario 71

- Periodo de pago 11

= Ciclo de efectivo 93

Análisis del ciclo financiero

Si esta situación se mantiene, la empresa se descapitalizará en el corto plazo

• Acciones posibles

– Disminuir los días de cuentas por cobrar

• Reducir plazo a clientes

• Restringir las ventas a crédito

– Disminuir inventarios

– Mejorar plazos de proveedores

Reflexione …

1. ¿Es adecuada la estructura financiera de su empresa?

¿Puede definir acciones para mejorarla?

2. ¿Cómo se encuentra su ciclo de efectivo?

a. ¿Conoce el periodo de cobro de su empresa?

b. ¿Y su rotación de inventarios?

c. ¿Cuál es su periodo promedio de pago?

¿Qué acciones puede tomar para mejorarlo?

Excelente trabajo el que hemos

hecho

Muchas gracias

Define la DEFINE LA estructura ESTRUCTURA contable y ...

Documents

Transcript of Define la DEFINE LA estructura ESTRUCTURA contable y ...