De roze wolk (projectplan & toolbox)

Projectopbrengst Proeftuin ICT - School voor Onderwijs en Kinderopvang © Joep Reijven

1

1

Google-Apps, Laptops en Draadloos…werken op de School voor Onderwijs en Kinderopvang

Projectplan, -beschrijving, -resultaten en Toolbox

1


2

Inhoud Geachte lezer, ................................................................................................................. 3

Wat levert het op? ........................................................................................................... 4

1. Verbeterde communicatie ........................................................................................ 4

2. Nieuwe vormen van Onderwijs ................................................................................ 5

3. Terugdringen van de kosten .................................................................................... 5

4. Effectiever gebruik van de ruimte ............................................................................. 5

5. Flexibel, aantrekkelijk Onderwijs .............................................................................. 6

Wat gaan we daar voor doen? ......................................................................................... 7

1. Materieel / hardware ................................................................................................ 7

2. Onderwijs ................................................................................................................. 8

3. Mensen .................................................................................................................... 8

4. Communicatie .......................................................................................................... 9

5. Organisatorisch ...................................................................................................... 10

Wat gaat het kosten? ..................................................................................................... 11

Materieel .................................................................................................................... 11

Ondersteuning ........................................................................................................... 11

Verantwoording „Return on Investment:......................................................................... 12

Bijlage 1 Uit: opdrachtengids ICT en Google-Apps ............................................... 13

Bijlage 2. Agenda‟s importeren ............................................................................... 15

Bijlage 3: Werkwijze werken met laptops in lokaal 1.08 en 0.12 ............................ 17

Bijlage 4: Voorbeeld Google+ Hangout .................................................................. 18

Bijlage 5: Crome Web Store: apps toevoegen aan Chrome ................................... 19

Bijlage 6: Nieuwsbrief ICT: De roze wolk................................................................ 20

Bijlage 7: deel van enquête met betrekking tot vaardigheden Google Apps. ......... 23

Bijlage 8: deel van de resultaten van de enquête ................................................... 25

Bijlage 9: Mail n.a.v. enquête + lijst met leervragen. .............................................. 27

Bijlage 10: Voorbeeld Google+ pagina, projectteam „de Roze Wolk‟ ....................... 28


3

Geachte lezer, Vóór u ligt een uitwerking van een mind-map, getiteld „Draadloos en Laptops op de school voor Onderwijs en Kinderopvang‟. Dit schrijven kan beschouwd worden als een project-plan dat aangeeft wat we willen bereiken, waarom dat belangrijk is, wat we er voor willen doen en wat we daarvoor nodig hebben. We hebben het project “de Roze Wolk” genoemd. Uiteraard verwijst „roze‟ naar het ROC en „wolk‟ naar het feit dat we ernaar streven zoveel als mogelijk „in the cloud‟ te werken. Het is echter ook een verwijzing naar een staat van gelukzaligheid die naar we hopen op zal treden als we onze doelen bereikt hebben. Het is tevens een waarschuwing om e.e.a. niet te idealiseren en er wonderen van te verwachten. We hopen met dit project een voorloper te zijn voor het hele ROC en zullen onze verworvenheden, kennis en ervaringen, graag delen. Noot: Dit projectplan is in concept verspreid op 30-09-2011. Daarna is er nog een financiële paragraaf toegevoegd (Return on investment) Wat willen we eigenlijk bereiken? Grand design (hoe ziet de wolk er uit?): De School voor Onderwijs en Kinderopvang beschikt over een draadloos netwerk. Alle studenten hebben een (eigen) laptop of tablet. 50% van het onderwijs wordt digitaal ondersteund. De hele school beweegt zich „in the cloud‟. We hebben een eigen digitale omgeving, waarin we (samen-)werken en communiceren. Via Google apps hebben we een (gedeelde) digitale agenda, we mailen via Gmail, we beheren onze documenten in Google docs, we communiceren via Google+ (Talk, chat en hangouts). We hebben nagenoeg alles gedigitaliseerd. Studenten hebben nog amper boeken, readers zijn al helemaal verdwenen. Al onze documenten, studiewijzers, readers, zijn online te vinden en daarom overal bereikbaar. Ook het werkveld beweegt zich in de Roze Wolk. Zij kunnen chatten met de coach, belangrijke documenten downloaden, opdrachten met student en coach online bespreken, etc. Door deze toepassingen wordt ons onderwijs flexibeler, hebben we minder ruimte nodig, werken we efficiënter. Namens Projectteam (Jos Titulaer, Vahap Timur, Rudy Heijnen, Karin van Rooij, Bob Schuurkes en Igor Burger). Noot: nu, 2 jaar later, hebben we 80% procent van bovenstaande gerealiseerd, hoewel een aantal zaken nog niet breed zijn omarmd. Nog niet gerealiseerde aspecten:

Communicatie met ouders en werkvelden, via Google en in „; the cloud‟,

Nog niet alle studenten hebben hun „own device‟. Ik schat dat dat 65% is.


4

Wat levert het op?

1. Verbeterde communicatie

a. On-line, real time communiceren Via chat, video-chat, etc. Te denken valt aan BPV – contacten via webcam. Dit betekent (reis-) tijdwinst en efficiëntere communicatie met werkveld. In hoeverre levert een android smartphone en/of tablet PC (op management-niveau) voordelen op (communicatie, Google-apps, paperless vergaderen)

b. Documenten delen, samenwerken We werken on-line aan bijv. Opleidingsplan, TAP, studiewijzers, via Google Docs. Opnieuw tijdwinst, betere samenwerking, minder vergissingen.

Resultaten

Gerealiseerd:

● op kleine schaal vinden Hangouts plaats. Enkele BPV bezoeken hebben op die

manier plaatsgevonden. 2 X een vergadering met 6 personen via Hangout. Chatten

gebeurt veelvuldig. Google+ is voor 1 klas communicatiemiddel. Ook de werkgroep

ICT communiceert via Google +

● Opleidingsplan/-gids is „online-samenwerkend‟ tot stand gekomen. Bij groeps-werk

word Google Drive/documenten ingezet. Studenten werken hierin samen in 1

document.

● Helft van het team is in bezit van device (laptop). 80% personeel heeft smartphone

(en daarmee een Google-account). Iedereen heeft minimaal 3 digitale agenda‟s: 2

ervan worden „gevuld‟ vanuit Coördinatoren en Directie. Derde is privé, maar heeft

koppeling met rooster.

Do’s: laptops mét webcams, anders losse webcams. Enthousiastelingen als

voorbeeldpersonen. Regelmatig voorbeelden laten zien. Organiseer ICT-coaches die

vraaggericht ondersteuning bieden. Pas (gedrags-) regels aan, aan de ontwikkelingen.

Dont’s: dwingen, pushen. Rustig aan: voor veel mensen nog onwennig en bedreigend

(“Ik zie er niet uit met zo‟n webcam!”).

We hebben een handleiding/opdrachtengids gemaakt, voor studenten/medewerkers om

de basisvaardigheden van het werken met Google Apps (naast andere toepassingen)

aan te leren. Een voorbeeld vind je in bijlage 1 (mappen maken en delen). De

volledige gids is te downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) →

Algemeen → Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.


5

2. Nieuwe vormen van Onderwijs

a. on-line leren Video-lessen, video-conferencing, web-based applicaties

b. Nieuwe didactiek Lesgeven met laptops, klassenopstelling, differentiatie in de klas wordt véél eenvoudiger. Onderzoek naar inzet laptops i.p.v. active-bord (met name bij powerpoint, films, presentaties, online – lessen, etc.)

3. Terugdringen van de kosten a. Vermindering repro-kosten 75% van het lesmateriaal is digitaal en on-line. b. Vermindering uitgaven hardware

50% van de vaste PC's eruit. Streven is: Schooljaar 2014: 25% van de leerlingen PC‟s eruit en 30% van de docenten PC‟s. Docenten hebben dan alllemaal een laptop.

c. Vermindering kosten beheer ● Studenten PC's vervangen door "own devices". Vermindering van 25% vaste PC-

opstellingen in 2014. Dit betekent 25 vaste PC‟s minder. (€40.000,- leasekosten per jaar). Tevens 30 laptops terug de organisatie in (team).

● Idem voor docenten PC‟s. Dit betekent 12 PC‟s minder. (€18.000,-) ● Géén gebruik meer van G: schijf minder servers nodig (documenten, foto‟s,

films opgeslagen op Google-drive) ● Géén gebruik van Novell (Gmail), Photoshop (Picasa), Blackboard (Drive)

4. Effectiever gebruik van de ruimte ● Héle gebouw is draadloos, iedereen werkt met laptops: OLC als zodanig op den duur

niet meer nodig. ● Door de sterke groei van digitale lesmethoden én door de eisen aan Onderwijstijd

(actieplan MBO) zou ons gebouw en het OLC véél te klein zijn (max. 64 vaste PC opstellingen t.b.v. 640 studenten). Verbouwen/uitbreiden? Lokalen ombouwen? Schatting is: 3 lokalen en uitbreiding OLC. Niet nodig nu. (bespaart: € 200.000,-)

a. OLC anders ingezet ● Creëren van extra spreekruimtes, extra lokaal. Mogelijkheid om méér studenten

te huisvesten.

b. Andere indeling klaslokalen ● Vermindering van aantal tafels, nieuwe opstellingen (in differentiatie-groepjes).

c. Of zelfs géen gebruik van 'n ruimte... ● Ook op de gangen, in de aula, thuis en op de stage kan onderwijs gevolgd

worden.


6

Resultaten:

Gerealiseerd:

● web-based lesmateriaal zit in nagenoeg elke studiewijzer: verwijzingen naar

(instructie-filmpjes, powerpoints, websites, etc.

● Alle studiematerialen van Onderwijsassistent is online beschikbaar. Bij Pedagogisch

Werk 60%. De lessen spelen zich voor 50% af in een digitale leeromgeving.

● Ongeveer 60% van de studenten heeft een eigen laptop/device.

● Van de 100.000 documenten op Google Drive is nu 56% een

Googledocument.60.000 documenten zijn met 1 of meerdere personen gedeeld.

● Niet gerealiseerd: vermindering aantal PC‟s in OLC en DWR‟s. Op dit moment nog

geen verplichting om laptop aan te schaffen. Miv schooljaar 2014 wél. Active-board

wordt minder gebruikt. Delen van filmpjes/presentaties, etc. Smart-TV‟s zijn volgens

mij beter geschikt voor 75% van de toepassingen.

We experimenteren met nieuwe lokalen-opstelling: niet meer frontaal (active-) board

gericht.

Do’s: niet te veel ineens willen. Creëer pilotgroepjes rondom verschillende

toepassingen/applicaties. Directie/leidinggevenden hebben voorbeeldfunctie. Benoem

regelmatig de voordelen, tóón de voordelen! Maak het voor studenten onmogelijk om

hun eigen digitale realiteit te creëeren: alle communicatie en informatie via „onze‟ online

omgeving. Bouw (indien nodig) ICT-lessen in om studenten de vaardigheden te leren

(Klussenwijzers, opdrachtengids). Rustig aan: voor veel mensen nog onwennig en

bedreigend.

Dont’s: Ga er niet van uit dat mensen spontaan de overstap maken. Docenten blijven bij

elke les/activiteit betrokken: de digitalisering vervangt géén docenten!

5. Flexibel, aantrekkelijk Onderwijs Differentiatie in niveau. Docenten ervaren de grote niveauverschillen als problematisch. De nieuwe (digitale) lesmethoden van o.a. Nederlands, Rekenen en Engels bieden legio mogelijkheden tot differentiatie, zelfwerkzaamheid, etc. Any time, any place, any device Spreekt voor zich. In 2014 = bezit laptop verplicht. Studenten nemen laptop, tablet, notebook mee naar school. Nieuwe didactische werkvormen, integratie multi-media Verbeterde en effectievere communicatie door inzet van Google apps

We werken nu al met Google apps. Dit betekent o.a. dat we allemaal met een digitale agenda, gekoppeld aan onze email en documenten, werken. Mensen delen agenda‟s, kunnen bij elkaar zaken inplannen, etc. Biber (= hulpstructuur) zet jaarlijn in agenda‟s. Minder overlap, vergissingen, afmeldingen, etc. In Bijlage 2 een voorbeeld (uit:


7

Opdrachtengids ICT en Google Apps) met betrekking tot inrichting van de agenda. Deze gids is ook te vinden op Blackboard: De volledige opdrachten - gids is te downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) → Algemeen → Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.

Wat gaan we daar voor doen?

1. Materieel / hardware 1. Gemanagede laptops, Fase 1: Inzicht in: Procedures, verzekering, voorzieningen, applicaties/eisen. In deze fase ontdekken we wat de consequenties zijn van laptops in de school. Wat is er allemaal voor nodig? Welke risico‟s kun je verwachten? Hoe dek je je in? Welke voorzieningen moet je treffen? Hoe groot moet de capaciteit van een wireless systeem zijn bij pakweg 200 gebruikers?

a. Denk aan: uitleen, beschadigingen/diefstal, benodigde extra's, opbergen/beheer

2. Bring your own device Inzicht in: Procedures, verzekeringen, voorzieningen, applicaties, eisen In welke fase kun je het bezit van een laptop aan studenten verplichten? Welke eisen moet/kun je stellen aan het meegebrachte apparaat? Moet er ICT ondersteuning (helpdesk) zijn en hoe kun je die het beste inrichten? Welke extra voorzieningen moet je treffen, o.a. voor het opladen? Moet de school zich extra indekken tegen diefstal of beschadiging, of juist niet?

a. Denk aan: laptop of tablet?, storage, electra (opladen), diefstal/beschadiging

3. Onderzoek en test eisen aan wireless vwb accespoints, veiligheid. Denk aan: capaciteit, hackers,etc.

In Bijlage 3 een handleiding voor de lokalen waarin laptops en laptopkasten staan.

Resultaten:

Bevindingen: ● Afkloppen, maar er heeft zich nog geen zaak voorgedaan, waarbij verzekerings-

issues hebben gekregen. ● Doordat we met Google-chrome in een Google omgeving werken hebben we amper

programmatische storingen ● Laptop-batterij moet eigenlijk 100% leeg zijn, voor je hem oplaadt. Dit vergt (bij

managed laptops) gedragsregels. Zie hieronder voor een beschrijving van het werken met (managed) laptops in laptopkasten.

● Gebleken is dat studenten met minimaal 2 devices (laptop + smartphone) inloggen op het Eduroam-netwerk. Bij de aanleg is hier onvoldoende rekening mee gehouden. Bij een online cloud-based leeromgeving is het aantal inloggers dus, minimaal: aantal studenten + medewerkers X 2.

● Een helpdesk zou mooi zijn. Is niet gerealiseerd. Gelukkig hebben we intern mensen die kunnen ondersteunen (en dat ook doen!). Dit zijn echter geen ICT-ers en dit hoort


8

ook niet bij hun primaire taak. Vanuit ICT-services is de hulp/ondersteuning erg wisselend.

● Van hackers is ons niets gebleken. Misschien mee-lifters op ons netwerk. Gevoelige documenten en formele documenten zijn óf niet in Drive ondergebracht, óf extra gecodeerd, óf alleen als Doc.x document beschikbaar. (Dat zijn er overigens erg weinig).

● We hebben een laptop-oplaad-kast laten bouwen + een lange werktafel voorzien van inbouwstopcontacten.

● Voor onze toepassingen zijn de eisen aan een laptop/device minimaal: je hebt géén grote harde schijf nodig, DVD-brander en CD speler zijn niet nodig.

2. Onderwijs

Didactisch 1. Onderzoek naar on-line, webbased vormen van onderwijs en de 1000 urennorm. 2. Experimenteren met andere opstellingen, inrichtingen 3. Experimenteren met nieuwe didactieken

Inhoud 1. 75% van het lesmateriaal is digitaal Wat kan er wél en wat kan er niet op 'Het Web' geplaatst worden? 2. Op zoek naar web-based applicaties (vervanging) Bijv.: Picasa i.p.v. Photoshop, You Tube als bronnenbank, Wikipedia. Wikiwijs Bevindingen:

Hangouts zijn een vorm van video-conferencing/Skype. Het verschil is dat je:

De Hangout kunt opnemen, of middels een screenshot vast kunt leggen (zie hieronder).

Online documenten, foto‟s, filmpjes kunt bespreken.

Je met max. 9 personen kunt deelnemen

Er een beeld- en geluid-mutefunctie in zit: van degene die aan het woord is, wordt de stem versterkt en het beeld gecentreerd.

In bijlage 4 een visueel voorbeeld van een Hangout

Net als bij Apple devices, kent Google een zeer groot aantal apps. Opvallend is het

groot aantal, in het onderwijs toepasbare apps. Alle Apps zijn gratis! In bijlage 5 een

klussenwijzer om apps te downloaden: ( De volledige opdrachten - gids is te

downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) → Algemeen →

Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.)

3. Mensen

Verandermanagement

Onderzoeken en uitproberen hoe teams te bewegen

Hoe creëer je een gemeenschappelijke visie/basis


9

Hoe krijg je mensen achter je visie

Hoe creëer je „urgentie‟ om te anticiperen Inzicht in gewenst gedrag binnen dit kader. Zelfverklaard digibeten, afkerigen, etc. ondersteunen. Voorbeeldgedrag. Gedragsregels rondom gebruik van internet, email etc. voor docenten en studenten. „Men”verwacht/vreest veel oneigenlijk gebruik van internet tijdens lessen etc. Is dat reëel? Hoe voorkom je dat.? Is het eigenlijk wel erg?

4. Communicatie 1. On-line samenwerken: Open Space, Chatten, paperless vergaderen, Samenwerken aan documenten 2. Inzet van Google apps: Gmail, agenda, Docs, Sites, Googlechat / GoogleTalk 3. experimenteren met conference calls Resultaten Bevindingen/aanpak: Begin schooljaar 2011-2012 zijn we begonnen met een gezamenlijke kick-off. De Roze Wolk is nader gespecificeerd: wat willen, wat hebben we al? (Op dat moment: draadloos, 68 laptops voor studenten, een Google omgeving (schoolok.nl) waarin in feite de Agenda, Mail, Drive, Youtube, Google+ al geïntegreerd aanwezig waren. Vervolgens hebben we iedereen in laten loggen, instructies gegeven om hun ROC-mail door te laten sturen naar Gmail, instructies om bestanden vanuit G-schijf te uploaden naar Drive, instructies om bestanden te delen. In de adresboeken voor mail hebben we de ROC-mail tot December laten staan. Vanaf Januari enkel nog mail via schoolok.nl account. Vanaf dag 1 werd de gemeenschappelijke Agenda gevoed vanuit Management en Coördinatie. Ook hier: tot December dubbel: tevens in schoolagenda. Vanaf december enkel in Google Agenda. De Roze Wolk als beeld (zie pag. 2) bleek inspirerend genoeg om een redelijk aantal mensen „mee‟ te krijgen. Zij vroegen uit zichzelf ondersteuning. We maakten zoveel mogelijk ruimte in teamvergaderingen, studiedagen, etc. om Good Practices te laten zien. We installeerden Google-coaches: deskundigen/enthousiastelingen die naast mensen gingen zitten om te laten zien hoe het óók kon. De BPV coördinatoren gebruikten Google-formulieren om een online wervingssysteem voor stageplaatsen te maken. Dit werkte zeer effectief (zie: www.schoolok.nl/stage-informatie). Hebben we een nieuwsbrief uitgegeven om de collega‟s weer te informeren over de stand van zaken (februari 2012). Eind schooljaar „12-‟13 hebben we een enquête in laten vullen m.b.t. de vaardigheden in Google Apps. Ná de nieuwsbrief een voorbeeld van een deel van die enquête. Daarna de mail mbt de vervolgstappen in de vorm van gerichte trainingen, door de ICT coaches. NB: Bovengenoemde documenten treft u aan als bijlage 6, 7 en 8

http://www.schoolok.nl/stage-informatie


10

5. Organisatorisch

Consequenties voor roostering (o.a Lokalen, Oplaadtijd accu's)

Inzicht in behoefte aan nieuwe vormen van dienstverlening.

Helpdesk? Door en voor studenten? De „buitendienst ICT‟in zijn huidige vorm is niet meer nodig. Wél nodig is: een helpdesk voor studenten (en docenten) met acute problemen. Hoe richten we dat in? Wat betekent dat (op termijn) voor de dienst ICT?

Onderzoek en ervaringskennis mbt beheer en dienstverlening

Printfaciliteiten aanpassen Draadloos printen is noodzakelijk (op termijn). Hoe gaan we dat doen en hoe berekenen we de kosten door? NB: de hoeveelheid prints zal drastisch afnemen.

Inzicht in consequenties van opschaling naar ROC niveau

Resultaten:

Bevindingen:

In lokalen zijn veel oplaadpunten noodzakelijk. Vaak zijn die er langs de wanden wel, maar studenten die in het midden zitten hebben een probleem. Oplossingen zouden kunnen zijn: wegklapbare stopcontacten in tafels (350,- p.st.). Batterijen kennen een verschillende oplaadtijd/capaciteit/ levensduur. Er zijn regels voor het omgaan met de oplaadcapaciteit irm levensduur. Beste is de batterij 100% leeg te trekken. Her en der in het gebouw oplaadpunten is wenselijk (toezicht!).

We hebben 2 jaar lang een student ICT niveau 2 in huis gehad. Na een korte training kon hij/zij onze studenten zeer goed helpen en ondersteunen. Daar ligt een kans voor ICT lyceum.

Al onze readers, studiewijzers, etc. staan online. Al onze studenten hebben een gedeelde Drive, zodat zij met docenten documenten/werkstukken/presentaties/filmpjes etc. kunnen delen. Dit scheelt enorm veel kopieerkosten.

Een helpdesk op iedere locatie is absoluut noodzakelijk.


11

Wat gaat het kosten?

Materieel Fase 1: Managed laptops Managed laptops wil zeggen dat de laptops in beheer zijn van ICT en eigendom van OGT. Het betreft nu 68 laptops. In 2014: 55 managed laptops, maar óók 10 vaste PC‟s minder!

1.laptoptassen 2.reserve-accu's 3. Standaard installatie: welke applicaties zijn noodzakelijk op de laptops?

1. Wireless accesspoints: €p.m. 2. Laptopkarren: per 15 laptops 1 kar à €2100,- (€8400,-) Deze karren vloeien in 2013 cq 2014 terug naar OGT (want: own device)

Fase 2: Bring you own device Stroomvoorziening aanpassen: creëren van oplaadpunten in aula en „OLC‟ (€3000,-) (Is gerealiseerd, 1500,-)

Beheer = nog een wens. Op dit moment géén toezegging van CvB om ondersteuning bij beheer via ICT te krijgen. Jammer! We doen het nú zelf.

Ondersteuning in- en extern 1. Bouw en onderhoud Google omgeving (Kosten „TEN‟ 3000,- (schoolbudget) 1e Projectjaar: Igor Burger 0,1 FTE extra ondersteuning (€6.7400,-), Jos Titulaer, Rudy Heijnen, Bob Schuurkes: samen 0,1 FTE (6.7400,-) 2. Extra onderhoud laptops (Geen schatting van te maken. In fase 1 4 à 5 laptops defect in 2 jaar. Wél kostbaar: toevoegen van applicaties aan managed laptops beteketn elke laptop opnieuw installeren. Niet nodig bij BYOD). 3. Ondersteuning docenten: eigen docenten, maatjesleren. Ook: studenten ICT lyceum (stagiaires).

Personeel: extra investering in scholing. 2011-2014: in pilot-groepjes met eigen docent-deskundigen. Training „on the spot‟. Resultaten:

We hebben enige tegenwerking ondervonden, weinig medewerking. Veel welwillende oren, weinig daadkrachtige volgers. De kosten die we gemaakt hebben zijn achteraf te verwaarlozen, immers: ● De kosten voor de personele ondersteuning hebben we slechts één jaar gekregen. ● Extra kosten die ICT heeft moeten maken voor ondersteuning zijn m.i. ook te

verwaarlozen


12

● 68 laptops vertegenwoordigen een heel bedrag. Echter: de kosten voor beheer, etc. zouden er wat mij betreft af hebben gekund. We waren dan voor 50.000 euro ver klaar geweest. Voor de duur van x-jaar en mét ondersteuning van ICT lyceum.

● De overige ondersteuning, scholing collega‟s, etc. hebben we zélf betaald. ● Alle beheer is door ons zélf uitgevoerd. ● Alle cursussen/trainingen/ondersteuning hebben we zélf georganiseerd.

Verantwoording ‘Return on Investment: Om de pilot te kunnen starten en 3 jaar te laten draaien, vragen we vanuit project: ● Een éénmalige investering in:

○ 68 laptops (€100.000,- per jaar) (Dit is inclusief beheer e.d. Amper gebruik van gemaakt. Winkelwaarde van onze laptops 500,- x 68 = 34.000,-)

○ 4 laptopkarren (€8.500,- 1-malig) ○ Draadloos netwerk door hele school (€15.000,- 1-malig) (Kosten worden nu

overal gemaakt) ○ 0,1 FTE tbv Igor Burger: ondersteuning pilot t.b.v. management en personeel

(€6.740,- 1-2 jaar) (Is uiteindelijk 1 jaar geworden) ○ 0,1 FTE t.b.v. J. Titulaer, R. Heijnen, B. Schuurkes: implementatie Google

Apps in teams (€6.740,- 1-2 jaar) (1 jaar) ○ 1 Android telefoon en 1 Android tablet PC (€1.000,- 1-malig) ○ Aanleg van 3 oplaadunits voor laptops van studenten (2012) (€ 3.000,- 1 -

malig) ○ Onvoorziene, ICT-gerelateerde (on-)kosten (Vervanging batterijen??)

(€1.000,-) (0,00) Geschatte totale investering: €155.000,-

○ Daadwerkelijke geschatte kosten: €100.000,-

● We geven/krijgen daarvoor terug (financieel):

○ Géén beroep op huisvestingskosten t.b.v. uitbreiding OLC en gebouw (€200.000,-)

○ In 2014: 30 vaste PC‟s terug naar OGT . (75.000.- per jaar) ○ In 2015: laptopkarren terug naar OGT (€8500,- 1 - malig) ○ Minder meubilair, méér ruimte, dus mínder extern huren en méér studenten in

huis (Onderwijstijd, MBO 2014) (5.000,-) Geschatte return on investment: €290.000,- OGT-breed:

● We geven/krijgen daarvoor terug (organisatorisch, onderwijskundig, HRM): ○ We delen alle kennis en ervaringen binnen OGT o.a.: uitwisseling door ons

ontwikkelde „Google-lessen‟, procedures rondom beheer, logistiek, laptops etc.

○ We communiceren beter en effectiever, winnen daardoor tijd. ○ Het onderwijs wordt flexibeler. Méér mogelijkheden voor differentiatie en

verdieping. ○ Beperking kosten: terugdringen papierberg, géén readers, etc.

○ Gebouwen kunnen flexibeler worden ingezet: OLC‟s zijn nu enorm bepalend.


13

Bijlage 1 Uit: opdrachtengids ICT en Google-Apps

2. Mappen maken en delen

1. Zorg dat je in Google Drive bent. 2. Klik bovenaan op dit icoontje 3. Wijzig de naam Nieuwe map in: Je voor en achternaam en kies Maken 4. Klik op Mijn schijf en vink je map Je voor en achternaam aan 5. Klik op het poppetje

6. Klik op Wijzigen. 7. Kies: Iedereen op School voor ….met de link, wijzig Mag

weergeven (links onderaan) door en klik op: Opslaan 8. Kopieer de blauwe link en kies: Gereed. 9. Open een nieuw tabblad en ga naar: www.schoolok.nl 10. Klik op het kopje Leerjaar 1 (Als je in leerjaar 2 of 3/4 bent klik je op Leerjaar 2 of 3/4) 11. Klik op de link: Verzamelformulieren

A. Zoek je klas op en klik op de link; B. Vul je gegevens in en klik op: Verzenden

12. Je bent klaar. Sluit het tabblad en ga weer terug naar Google Drive.

Opdracht 2.1 Submappen maken Je gaat nu voor alle vakken, mappen maken. De bedoeling is dat je je werkstukken, opdrachten en documenten in deze mappen bewaart. Je vakdocent kan ze inkijken en zo nodig beoordelen. Dus als je vakdocent het niet aangeeft, hoef je geen documenten te printen. 1. Zorg dat je in Google Drive bent. 2. Klik op het pijltje, links van Mijn schijf 3. Klik nu op de map Je voor en achternaam 4. Klik op de knop: nieuwe map maken en typ Periode 1 en klik op: Maken en

delen. 5. Klik weer op de map: Je voor en achternaam, vervolgens op de knop: nieuwe

map maken en typ: Periode 2 en klik op: Maken en delen. 6. Maak op deze manier nog een map voor Periode 3 t/m Periode 9 (zie figuur

hieronder)

https://sites.google.com/a/schoolok.nl/schoolok-home/verzamelformulieren

https://sites.google.com/a/schoolok.nl/schoolok-home/verzamelformulieren


14

7. Nu moet je submappen van je vakken maken 8. Klik op Periode 1. 9. Klik op de knop: Nieuwe map en typ: Nederlands en klik op: Maken en delen. 10. Klik weer op Periode 1 knop nieuwe map, typ Engels en klik op: Maken en delen. 11. Klik weer op Periode 1 knop nieuwe map typ ICT en klik op: Maken en delen. 12. Maak op deze manier de rest van de mappen voor al je vakken. 13. Maak ook submappen voor de Periode 2 t/m 9


15

Bijlage 2. Agenda’s importeren Opdracht 6.1 Agenda‟s importeren Voor deze opdracht moet je een nieuwe agenda maken en je lesroosters in deze agenda importeren. Het bestand van je agenda moet je van tijd tot tijd importeren. Dit bestand staat op: https://webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/

1. Start Google Chrome op (of open een nieuw tabblad) en ga naar:

webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/

- Typ zo nodig in het vakje Schoolnaam: ogt gimbrerelaan - Klik op: Aanmelden of druk op Enter

2. Je ziet nu het volgende venster. Kies: Lesrooster, Leerlingen

3. Kies eerst je klas uit de lijst en daarna je nummer.

4. Klik nu bovenaan je lesrooster op en het bestand wordt in je map download opgeslagen.

5. Open een nieuw tabblad en ga naar je Google Agenda. 6. Klik onderaan van de kalender op: Mijn agenda’s en Instellingen. 7. Klik op Agenda importeren. 8. Kies: Bestand kiezen. 9. Ga naar je map Downloads kies je bestand met je studentnummer en Openen 10. Kies nu Importeren en klik daarna op Sluiten.

https://webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/

https://webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/

https://webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/OnderwijsEnKinderopvang/




16

11. Klik op Terug naar agenda 12. Je lesrooster van die week is nu in je agenda zichtbaar. Importeer regelmatig je lesrooster.


17

Bijlage 3: Werkwijze werken met laptops in lokaal 1.08 en 0.12

1. Lokaal 1.08 en 0.12 zijn de laptoplokalen 2. Laptops zijn voor gebruik tijdens de lessen Nederlands en Engels, Rekenen en voor

lessen waarbij normaal gesproken PC‟s nodig zijn. Deze kunnen ook hier ingepland worden (Roosterbureau).

3. Studenten mogen in deze lokalen óók van hun eigen laptop gebruik maken. Zo genereren we reserves.

4. Sleutel van de laptopkasten via Balie. 1e Gebruiker van het lokaal haalt ze op en brengt ze, na de les, weer naar de Balie.

5. De laatste gebruiker haalt eveneens de sleutel op en sluit na afloop van de les de kasten.

6. Alléén de sleutel bovenop gebruiken. 7. Stroomvoorziening is aangelegd. Alles laten zitten. 8. Lade openen, laptop loskoppelen van stroomvoorziening. Lade sluiten 9. Laat studenten hun pasje in betreffende laptop-vak leggen. bij het lenen. 10. Laptops en lades zijn (gelijk) genummerd. 11. Batterij laptop gaat beperkt mee. Echter: een hele lesdag zou moeten lukken.

Regelmatig opladen is slecht voor de levensduur. Daarom: in principe worden de laptops zonder stroomaansluiting terug in de kast gezet.

12. Na élke les: student logt uit, klep van laptop sluiten (de verbinding met draadloos wordt verbroken en de volgende student kan inloggen).

13. Hou toezicht bij het uitnemen en terugplaatsen van de laptops. Zie erop toe dat de laptop in de goede lade terechtkomt.

14. Laptops mogen NIET meegenomen worden uit het lokaal!! 15. Laat de laptop - lokalen NOOIT onbeheerd achter!! Sluit ze af als je weggaat en berg

de laptops in de kasten als er na jou geen gebruik meer van wordt gemaakt. 16. De laatste docent die met de laptops werkt dient er voor te zorgen dat ze weer terug

in de kasten worden geplaatst. Zie rooster. 17. Op het eind van de dag dienen alle kasten afgesloten te worden en de sleutel

ingeleverd bij de Balie. Dit doet de laatste docent in betreffend lokaal. 18. Concierge neemt op zijn sluitronde mee: aansluiten van alle laptops op stroom,

controle stroomvoorziening.

Laat de laptops NOOIT onbeheerd in het lokaal en sluit het lokaal altijd af!


18

Bijlage 4: Voorbeeld Google+ Hangout


19

Bijlage 5: Crome Web Store: apps toevoegen aan Chrome 1. Start zo nodig Google Chrome op en log in.

2. Klik op de knop boven in Google Chrome om een 'Nieuw tabblad' te openen.

3. Klik linksboven op en daarna op 4. Zoek naar de volgende apps en voeg deze aan Chrome toe.

Tip: Gebruik de zoekbalk! Werkwijze apps toevoegen:

Ga met je muisaanwijzer op de app staan en klik op en dan op Toevoegen

Let op: als je deze melding ziet dan heb deze app al geïnstalleerd.

5. Kies nu zelf een aantal andere apps en voeg deze aan je Chrome toe.


20

Bijlage 6: Nieuwsbrief ICT: De roze wolk

Google Apps en Draadloos werken op de School voor Onderwijs en Kinderopvang Beste collega‟s, Hierbij een nieuwsbrief die specifiek gericht is op de ontwikkelingen m.b.t. ICT binnen onze school. Achter de schermen wordt heel hard gewerkt om heel veel zaken geregeld te krijgen. We hebben het project “de Roze Wolk” genoemd. Uiteraard verwijst „roze‟ naar het ROC en „wolk‟ naar het feit dat we ernaar streven zoveel als mogelijk „in the cloud‟ te werken. Het is echter ook een verwijzing naar een staat van gelukzaligheid die naar we hopen op zal treden als we onze doelen bereikt hebben. Het is tevens een waarschuwing om e.e.a. niet te idealiseren en er wonderen van te verwachten. Het projectplan is te vinden op de G-schijf: G:\school_onderwijs_en_kinderopvang\docenten\Schooljaar 2011-2012\ICT zaken Ik raad iedereen aan dit eens te bekijken, het is een duidelijk, makkelijk leesbaar stuk geworden. Als basis heb ik een mindmap gebruikt. We hopen met dit project een voorloper te zijn voor het hele ROC en zullen onze verworvenheden, kennis en ervaringen, graag delen. Wat willen we eigenlijk bereiken? Grand design (hoe ziet de wolk er uit?): De School voor Onderwijs en Kinderopvang beschikt over een draadloos netwerk. Alle studenten hebben een (eigen) laptop of tablet. 50% van het onderwijs wordt digitaal ondersteund. De hele school beweegt zich „in the cloud‟. We hebben een eigen digitale omgeving, waarin we (samen-)werken en communiceren. Via Google apps hebben we een (gedeelde) digitale agenda, we mailen via Gmail, we beheren onze documenten in Google docs, we communiceren via Google talk. We hebben nagenoeg alles gedigitalliseerd. Studenten hebben nog amper boeken, readers zijn al helemaal verdwenen. Al onze documenten, studiewijzers, readers, zijn online te vinden en daarom overal bereikbaar.


21

Ook het werkveld beweegt zich in de Roze Wolk. Zij kunnen chatten met de coach, belangrijke documenten downloaden, opdrachten met student en coach online bespreken, etc. Door deze toepassingen wordt ons onderwijs flexibeler, hebben we minder ruimte nodig, werken we efficiënter. Binnen de school zijn, naast ondergetekende, de volgende personen bezig met het realiseren van de randvoorwaarden om alles schoolbreed uit te kunnen klappen: Jos Titulaer, Rudy Heijnen, Karin van Rooij, Bob Schuurkes en Igor Burger. Igor komt van het ICT lyceum en heeft heel veel ervaring met het werken, communiceren en organiseren binnen een Google omgeving. Er is al heel veel gebeurd, vandaar een nieuwsbrief om u up-to-date te houden. Wist u bijvoorbeeld dat:

We onze verzuimregistratie sinds dit jaar gedigitalliseerd hebben?

We overgestapt zijn naar Office 2010?

Er in lokaal 0.12 en 1.08 laptopkasten met daarin 28 laptops staan?

Iedereen hiervoor een handleiding heeft ontvangen?

Deze ook te vinden is op: G:\school_onderwijs_en_kinderopvang\docenten\Schooljaar 2011-2012\ICT zaken?

Een aantal collega‟s een korte introductie hierop heeft gehad?

De studenten sterk wordt aangeraden zélf een laptop mee te brengen?

Ik er van uit ga dat we in 2013 de laptop verplicht stellen?

Het OLC dan een andere invulling zal krijgen?

De lessen Nederlands, Rekenen en Engels een online digitale methode gebruiken?

Ik in gesprek ben met Angerenstein om de boeken per 2013 te digitaliseren?

Ik ook in gesprek ben met Kennisnet voor extra ondersteuning?

Zij erg enthousiast zijn?

Ik ook in gesprek ben met de Openbare Bibliotheek om hun collectie (voor zover van toepassing) voor ons online toegankelijk te maken?

15 collega‟s experimenteren met het gebruik van een laptop, met name gericht op communicatie en uitwisseling?

Het de bedoeling is dat de leerlingen zoveel mogelijk zélf een laptop meenemen en dat we dat moeten stimuleren?

Als de studenten steeds meer zélf een laptop meenemen, de studenten-laptops gefaseerd naar de overige collega‟s gaan?

De vaste PC‟s gefaseerd uit de school zullen verdwijnen?

Iedereen (ook de studenten 1e en 2e jaars) een Google account heeft?

Nog (lang) niet iedereen zich aangemeld heeft?

Je je Groupwise emails door kunt sturen naar je Google email (Gmail)? Dit kan ook met je overige accounts (bijv. uw thuis-email)

Gmail een haast onbeperkte opslaglimiet heeft?

Je Google agenda op dit moment gevuld wordt met alle zaken uit het jaarrrooster van SOK?

Dat je meerdere agenda‟s kunt gebruiken?

We bezig zijn om onze G-schijf te transporteren naar Google Docs?

Je smartphone (als je die hebt) óók je Google omgeving (en dus je agenda en mail) kan weergeven?

Jos, Rudy, Karin, Bob en Igor altijd bereid zijn om je te helpen bij Google-zaken?

We er naar streven om ná de Kerstvakantie met iedereen de omslag naar een Google omgeving gemaakt te hebben?

Tot zover deze nieuwsbrief, specifiek m.b.t. ICT ontwikkelingen.


22

Namens het projectteam, Joep Reijven


23

Bijlage 7: deel van enquête met betrekking tot vaardigheden Google Apps. Middels dit formulier willen we (opnieuw) je kennis en vaardigheden mbt Google Apps in beeld krijgen . Hierdoor kunnen we gerichter inzetten op ondersteuning en hulp. Alvast hartelijk dank, mede namens Jos, Rudy, Bob, Vahap en Monique. Uw gebruikersnaam ([email protected]) wordt vastgelegd wanneer u dit formulier verzendt. Bent u niet jreijven? Meld u af·

*Vereist Kennis en vaardigheden m.b.t. Gmail ([email protected])

1. Opstellen. Versturen, ontvangen, doorsturen, opmaken, bestanden toevoegen, koppeling, foto en drivedocument toevoegen, koppeling met agenda. Organiseren. Verplaatsen naar archief, labels, zoeken binnen de email, verwijderen. Instellingen. Labels toevoegen, wachtwoord wijzigen, handtekening toevoegen, filter toepassen. Contacten. Toevoegen, verwijderen, groep maken Taken. Toevoegen, verwijderen. Menubalk Google.

2. Geef in percentages aan, in hoeverre je bovenstaande vaardigheden mbt Gmail denkt te beheersen. *

○ 80%

○ 60%

○ 50%

○ 30%

○ 20%

○ 0%

3. Toelichting/verduidelijking. Wat zou je willen leren mbt Google Mail?

Deze enquête (gemaakt met Google-forms), is door nagenoeg iedereen ingevuld. Buiten bovenstaande inventarisatie, aangaande Google Mail, hebben we een soortgelijke inventarisatie gedaan mbt: Drive, Agenda, Google+, Sites (schoolok.nl) en Google Play Store (Apps). Onderstaand overzicht geeft de resultaten weer in een cirkeldiagram van de vragen m.b.t. Gmail.We hebben de resultaten en de gepersonaliseerde antwoorden

https://docs.google.com/logout

mailto:[email protected]


24

gebruikt om onze training op maat aan te kunnen bieden. Zie hieronder voor een schematische weergave van de resultaten van bovenstaand deel van de enquête.


25

Bijlage 8: deel van de resultaten van de enquête

Kennis en vaardigheden m.b.t. Gmail ([email protected]) Geef in percentages aan, in hoeverre je bovenstaande

vaardigheden mbt Gmail denkt te beheersen.

80% 12 36%

60% 10 30%

50% 5 15%

30% 3 9%

20% 3 9%

0% 0 0%

mailto:[email protected]


26

Toelichting/verduidelijking. Wat zou je willen leren mbt Google Mail?

Alles wat relevant voor mij zou kunnen zijn. ik gebruik nu alleen verzenden en ontvangen van mail, opslaan van mail, bijlagen toevoegen zelfde als in groupwise Snel zaken uit mijn mail naar mijn agenda transporteren; telefoonnummers, bijlagen, route, etc. Mn blokje "organiseren"adequater omgaan met organiseren en contacten. met name: organiseren/contacten Koppeling met agenda/synchroniseren. Onze school wil alles vanuit de cloud doen. Ik wil alles stap voor stap in een rap tempo leren om deze stap mee te kunnen zetten. Groep maken koppeling met agenda veel op het gebied van organiseren groep maken foto en drive document toevoegen zoeken binnen de e mail meer weten over: filter toepassen alles Hoe maak je een takenlijst vanuit je mail (to do) Dit gaat goed! opmaken,koppeling fotof en drivedocumenten toeveogenkoppeling met agenda groep maken menubalk google Het deel 'opstellen' beheers ik wel :) Het deel 'organiseren'stukken minder, een groep maken vind ik ook lastig.. en het onderdeel 'taken' ook.. groepen maken koppeling met agenda, taken toevoegen Koppeling met agenda en handtekening toevoegen. Ik zou meer kennis willen hebben over puntje 2, organiseren. Organiseren Dit onderdeel beheers ik wel. Drive document aanpassen en meer vaardigheden rondom organiseren.


27

Bijlage 9: Mail n.a.v. enquête + lijst met leervragen.

Joep

Reijven <[email protected]>

16:44 (0 minuten geleden)

Beantwoorden

aan OAPersoneel, PWpersoneel, Karin, Karin, Marijke, Noshiba

Beste collega's, een tijd geleden heb je een enquete in kunnen vullen m.b.t. jouw vaardigheden en wensen t.a.v. Google Apps. We hebben de resultaten verzameld en daar acties op uitgezet. In eerste instantie gaan we uit van kleinschalige, kortdurende ondersteuning. Dit betekent: één van ons (Jos, Monique, Joep, Vahap, Karin R.) zal je benaderen om een afspraak te maken om in kleinschalig verband (max. 4), te oefenen op díe gebieden waar de behoefte ligt. In de bijlage tref je, per onderdeel (Mail, Drive, Agenda, Google+, Site en Play Store), een overzicht van de leervragen en de mensen die hierbij zullen ondersteunen. We zullen in eerste instantie zélf diegenen benaderen die aangeven minder dan 40% van de mogelijkheden te kennen, toe te passen (én die graag meer willen!. Aarzel niet om ook zélf om ondersteuning te vragen. Ten slotte: verwacht géén wonderen van deze sessies: we laten je het zien en even mee oefenen. Daarna is het zaak de betreffende vaardigheid/kennis toe te blijven passen! Veel succes en bedankt! Joep Reijven Directeur School voor Onderwijs en Kinderopvang ROC Tilburg Prof. Gimbrèrelaan 9 5037 EE Tilburg 013-5397666

Overzicht leervragen irm Google Apps. KvK 41097408 Google Documenten - Items uit deze e-mail

Klik hier als je wilt Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen 3,02 GB (2%) van 140 GB gebruikt Beheren

©2013 Google - Algemene gebruiksvoorwaarden - Privacybeleid -Programmabeleid

Mogelijk gemaakt door Laatste accountactiviteit: 0 minuten geleden

Details

Nog 3

Karin van Rooij

2 kringen

Details weergeven

https://docs.google.com/a/schoolok.nl/document/d/1cFLaggybmw3fqXOhLRFLm51zHFXpSmfV2UPTKgfi26A/edit?usp=drive_web

https://accounts.google.com/b/0/ManageStorage?hl=nl

http://www.google.com/a/help/intl/nl/users/terms.html

http://www.google.com/a/help/intl/nl/users/privacy.html

http://mail.google.com/mail/help/intl/nl/program_policies.html


http://www.google.com/






























28

Bijlage 10: Voorbeeld Google+ pagina, projectteam ‘de Roze Wolk’

De roze wolk (projectplan & toolbox)

Education

Transcript of De roze wolk (projectplan & toolbox)