MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE

Paris le 10 juillet 2017

Le ministre de l’éducation nationale

à

Mesdames les rectrices et messieurs les recteurs d’académie

Madame la vice-rectrice de Mayotte

Mesdames les inspectrices et messieurs les inspecteurs d’académie – directrices et directeurs académiques des services de l'éducation nationale

Mesdames les inspectrices et messieurs les inspecteurs chargés des circonscriptions du premier degré

Objet : Organisation de la remontée des résultats des élections aux conseils des écoles et aux conseils d’administration des EPLE pour l’année scolaire 2017-2018

Les élections des représentants des parents d’élèves et des représentants des personnels impliquent une forte mobilisation de tous les acteurs chargés de leur organisation.

A ce titre, chaque directeur d’école ou chef d’établissement contribue au bon déroulement des opérations électorales, notamment en garantissant l’accessibilité et la surveillance de l’espace de vote. Au sein de chaque direction des services départementaux, le « correspondant élections » est l’interlocuteur privilégié des écoles et des établissements ainsi que des fédérations et associations de parents d’élèves pour toutes les questions relatives à ces élections. A ce titre, il est chargé leur apporter des réponses aux situations concrètes qu’ils peuvent rencontrer dans l’organisation du processus électoral. I – Élections des représentants des parents d’élèves dans le 1er et le 2nd degrés Pour l’année scolaire 2017-2018, les élections se tiendront :

- le vendredi 13 octobre 2017 ou le samedi 14 octobre 2017 ;

…/…

Direction générale de l’enseignement

scolaire

Service du budget, de la performance et des

établissements

Sous-direction de la vie scolaire, des

établissements et des actions socio- éducatives

Bureau du fonctionnement

des écoles et des établissements

de la vie scolaire, des relations avec

les parents d’élèves et de la réglementation

DGESCO B3-3 N° 2017-0083

Affaire suivie par Charles-Henri Baltimor

Téléphone 01 55 55 18 66

Courriel charles-henri.baltimor

@education.gouv.fr

110 rue de Grenelle 75357 Paris 07 SP

2 / 19 - à La Réunion et à Mayotte, le vendredi 29 septembre 2017 ou

le samedi 30 septembre 2017, compte tenu des caractères particuliers de ces deux départements et régions d'outre-mer.

La procédure de saisie des données est identique à celle de la campagne 2016 : elle est réalisée par les directeurs d’école dans le premier degré, par les chefs d’établissement s’agissant du second degré. Dans le premier degré, la saisie du tirage au sort est réalisée par l'inspecteur de l'éducation nationale chargé de la circonscription d'enseignement du premier degré. La validation des résultats est réalisée par les directions des services départementaux et/ou les rectorats en fonction de l’organisation mise en place au niveau académique. En effet, depuis la campagne 2015, pour faciliter les opérations de contrôle et de validation, les « correspondants fonctionnels élections » des rectorats et des directions des services départementaux de l’éducation nationale (DSDEN) disposent des mêmes droits dans l’application mais sur un périmètre géographique différent. Compte tenu de l’importance de ces élections pour les fédérations représentatives de parents d’élèves, une communication sur les résultats provisoires au niveau national sera faite dès le 18 octobre 2017. La publication des résultats définitifs nationaux des élections des représentants de parents d’élèves interviendra au plus tard à la fin du mois d’octobre, dès la clôture de la phase de validation. Il importe donc que la validation des résultats se fasse dans les délais impartis de façon à ne pas en retarder la publication. II – Élections des représentants des personnels aux conseils d’administration des EPLE (Personnels d’éducation et d’enseignement (PEE) – Personnels administratifs, sociaux et de santé (ASS) – Agents techniques territoriaux de l’éducation (ATTE)) La procédure de saisie reste identique à celle de la campagne de 2016 : elle est réalisée par le chef d’établissement et la validation de cette saisie est effectuée par les services académiques. Afin de faciliter les opérations de validation par les services académiques, il convient d’inciter les chefs d’établissement à organiser les élections des représentants des personnels, dans la mesure du possible, pendant la semaine de la « démocratie scolaire ». III – Documentation Outre la note de service annuelle relative aux élections aux conseils des écoles et aux conseils d’administrations des EPLE, vous trouverez des informations sur les modalités d’organisation des élections sur Eduscol : http://eduscol.education.fr/pid23372/parents-d-eleves.html http://eduscol.education.fr/cid48225/questions-reponses.html

…/…

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ANNEXE TECHNIQUE

Les actions par acteur :

Une période de saisie (directeur d’école, chef d’établissement)

Une période de validation (DSDEN, Rectorat)

LA PERIODE DE SAISIE La saisie des résultats des élections est effectuée par les directeurs d’école pour les élections des représentants des parents d’élèves au conseil d’école et par les chefs d’établissement pour les élections des représentants des parents d’élèves et les élections des représentants des personnels au conseil d’administration. 1- Le calendrier des opérations

Élections des représentants des parents d’élèves dans le 1er et le 2nd degrés

Mayotte / La Réunion

Saisie des résultats : du 29 septembre au 2 octobre 2017 inclus. Autres départements

Saisie des résultats : du 13 au 16 octobre 2017 inclus. La période de saisie des inspecteurs de l’éducation nationale en charge d’une circonscription du premier degré pour le tirage au sort débute dès la fin de la phase de saisie des directeurs d’école.

Élections des représentants des personnels aux conseils d’administration des EPLE (Personnels d’éducation et d’enseignement (PEE) – Personnels administratifs, sociaux et de santé (ASS) – Agents techniques territoriaux de l’éducation (ATTE))

Mayotte / La Réunion

Saisie des résultats : du 25 septembre au 3 octobre 2017 inclus.

Autres départements

Saisie des résultats : du 9 au 17 octobre 2017 inclus.

5 / 19 2- Les étapes de la saisie

L’utilisateur accède à l’application via le portail ARENA.

L’utilisateur clique sur le lien « Enquêtes et pilotage » puis sur le lien « saisie des résultats élections CE-CA ».

Une fois connecté, l’utilisateur arrive sur le tableau de bord correspondant à son profil.

6 / 19 Tableau de bord – École – Profil directeur d’école

Tableau de bord – Établissements – Profil CE

7 / 19 Tableau de bord - Etablissements EREA et ERPD – Profil CE

A partir du tableau de bord, l’utilisateur clique sur le pictogramme pour accéder au formulaire de saisie.

Tableau de bord – Profil IEN

L’utilisateur doit cliquer sur le pictogramme d’une école pour accéder à l’écran de saisie. Le pictogramme indique une carence de candidats. Le pictogramme un déficit de candidats.

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Écran de saisie : élection des représentants des parents d’élèves

Écran de saisie : tirage au sort

9 / 19 Écran de saisie : élection des représentants des personnels (PEE)

Dans le bloc « participation » l’utilisateur renseigne le nombre d’inscrits, de votants et de bulletins blancs ou nuls. En cliquant sur le pictogramme l’utilisateur accède à une boîte de dialogue lui permettant de déterminer le nombre de sièges à pourvoir. En effet, Le nombre de représentants de parents d’élèves à élire au conseil d’école dépend du nombre de classes de l’école. Le nombre de représentants de parents d’élèves et le nombre de représentants des personnels à élire au conseil d’administration dépendent du type d’établissement.

10 / 19 Dans le bloc « répartition détaillée des sièges », l’utilisateur renseigne les colonnes « nombre de candidats titulaires » et « nombre de suffrages exprimés » Ensuite, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton « calcul de la répartition ». L’application calcule automatiquement la répartition des sièges. Une fois la répartition des sièges effectuée, si la saisie est correcte : l’enregistrement est autorisé.

Lorsque l’utilisateur enregistre les données, elles sont en attente de transmission au rectorat ou à la DSDEN et peuvent être modifiées si nécessaire.

Pendant la période de saisie, tant que les résultats ne sont pas transmis, ils sont modifiables par l’utilisateur.

Une fois les résultats enregistrés, l’utilisateur peut les transmettre pour validation.

11 / 19 Tableau de bord – Détail par département - Période de saisie - Profil ‘DSDEN’

12 / 19 La transmission des résultats

Une fois les données enregistrées, l’utilisateur peut les transmettre pour validation en cliquant sur le bouton « transmettre pour validation ».

13 / 19 LA PERIODE DE VALIDATION

En période de validation, les DSDEN et les rectorats valident les résultats des élections des écoles et/ou des établissements de leur périmètre de responsabilité respectif.

Deux possibilités :

Une validation des résultats à l’unité. Une validation des résultats en masse.

1- Le calendrier des opérations

Élections des représentants des parents d’élèves dans le 1er et le 2nd degrés Mayotte / La Réunion

Validation des résultats : du 3 au 9 octobre 2017 inclus. Autres départements

Validation des résultats : du 17 octobre au 23 octobre 2017 inclus.

Élections des représentants des personnels aux conseils d’administration des EPLE

(Personnels d’éducation et d’enseignement (PEE) – Personnels administratifs, sociaux et de santé (ASS) – Agents techniques territoriaux de l’éducation (ATTE))

Mayotte / La Réunion

Validation des résultats : du 4 octobre au 9 octobre 2017 inclus.

Autres départements

Validation des résultats : du 18 octobre au 23 octobre 2017 inclus.

14 / 19 2- Les étapes de la validation

L’utilisateur se connecte à l’application via le portail ARENA.

L’utilisateur clique sur le lien « Enquêtes et pilotage » pour accéder à l’application.

Une fois connecté, l’utilisateur arrive sur le tableau de bord de son périmètre d’intervention.

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Tableau de bord détail par département - Profil ‘DSDEN’ (période de validation)

Le pictogramme (avec info-bulle : absence de candidats) indique une carence de candidats. Elle vise à informer que de nouvelles élections doivent être organisées par l’établissement. Le pictogramme (avec info-bulle : déficit de candidats) indique un déficit de candidats. Elle vise à informer que de nouvelles élections doivent être organisées par l’établissement.

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Profil ‘rectorat’ : tableau de bord détail par département - Profil ‘rectorat’ (période de validation)

L’utilisateur doit cliquer sur le pictogramme pour accéder à l’écran de saisie.

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2-1 La validation à l’unité L’utilisateur clique sur le pictogramme .

L’utilisateur clique sur le libellé de l’établissement dont il souhaite valider les résultats.

L’utilisateur clique sur le bouton « Valider les résultats ».

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2-2 La validation en masse L’utilisateur coche « Transmis » dans les critères de recherche, puis clique sur rechercher.

L’utilisateur coche la case en entête de colonne « Validation ».

L’utilisateur clique sur le bouton « Valider les résultats ».

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RAPPEL

Documentation technique Une documentation relative à l’application ECECA est disponible sur le site de diffusion d'Orléans : http://diff.in.ac-orleans-tours.fr > application "ECECA" > menu "Documentations".

Le site est accessible à partir du réseau RACINE (réseau interne Éducation nationale). Assistance Le projet « SESAM ECECA » mis en place, depuis la campagne 2014, pour gérer l'assistance sur l'application nationale ECECA sera à nouveau actif. Il est accessible depuis l’adresse suivante : http://sesam.in.ac-nancy-metz.fr/.

L’accès à ce site se fait également à partir du réseau RACINE (réseau interne Education Nationale).

Tout problème identifié par un correspondant fonctionnel devra faire l'objet d'un signalement dans cette base SESAM, sur le projet ECECA. Les modalités de connexion à ce dispositif (compte utilisateur), restent inchangées pour les correspondants fonctionnels et techniques.

RAMSESE L'application ECECA est alimentée par une extraction nationale du répertoire académique et ministériel sur les établissements du système éducatif (RAMSESE), qui permet la mise à jour de la liste des établissements d'enseignement scolaire. Il appartient à chaque académie de vérifier au mois de septembre et début octobre que les données renseignées dans RAMSESE sont bien à jour, afin d'être prises en compte correctement dans ECECA, en particulier pour les ouvertures, les fusions et les fermetures d'écoles ou d'établissements.