MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

PANDUAN OPERASIONAL

KOPINDOSAT FSM MOBILE

• PROJECT CONTROL

• ASSET & INVETORYCONTROL

• PRESENCE

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Histori Dokumen

No Tanggal Oleh Versi / Perbaikan

1 20 Maret 2021 Muh. Teguh Danendro Initial Draft

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Daftar Isi

HISTORI DOKUMEN ........................................................................................................................................... 2 SUMBER DOKUMEN .......................................................................................................................................... 4 DAFTAR DEFINISI .............................................................................................................................................. 4

1 INFORMASI PROYEK DAN SPESIFIKASI TEKNIS ...................................................................................... 5

1.1 FUNGSI APLIKASI .................................................................................................................................. 5 1.1.1 Project Control ......................................................................................................................... 5 1.1.2 Fungsi Kontrol Asset ................................................................................................................ 6 1.1.3 Fungsi Presensi (HR Control) .................................................................................................... 7

1.2 INFRASTRUKTUR ................................................................................................................................... 9 1.2.1 Arsitektur dan Interkonensi ..................................................................................................... 9

..................................................................................................................................................................... 9 1.2.2 Integrasi dengan Server ERP Kopindosat ............................................................................... 10

1.3 SPESIFIKASI TEKNIS APLIKASI ................................................................................................................. 11 1.3.1 Spesifikasi Server ................................................................................................................... 11 1.3.2 Spesifikasi Perangkat User ..................................................................................................... 11

2 PANDUAN APLIKASI .............................................................................................................................. 12

2.1 INSTALASI APLIKASI ...................................................................................................................... 12 2.2. LOGIN & LOGOUT .......................................................................................................................... 12 2.2 USER INTERFACE ............................................................................................................................ 14 2.3 PROFIL ............................................................................................................................................ 15 2.4 INFORMASI ..................................................................................................................................... 17 2.5 INSPEKSI ......................................................................................................................................... 19 2.6 KEHADIRAN.................................................................................................................................... 29 2.7 ASSET MOVEMENT ......................................................................................................................... 34 2.8 ASSET AUDIT ................................................................................................................................. 35 2.9 SCAN ASSET ................................................................................................................................... 40

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Sumber Dokumen

Nama /Judul Dokumen Sumber Isi dan Penggunaan

Daftar Definisi

Istilah Arti / Definisi / Maksud / Penjelasan

FDS Functional Design Specification

FSM Field Service Management

SOW Scope Of Work / Lingkup Pekerjaan ATP Acceptance Test Procedure

SN Serial Number

API Application Programming Interface

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

1 INFORMASI PROYEK DAN SPESIFIKASI TEKNIS

Tujuan utama dari proyek pengembangan sistem aplikasi FSM adalah untuk mengontrol, mengawasi, melaporkan proses pekerjaan maupun hasil pekerjaan dari proses implementasi proyek dari KOPINDOSAT yang mencakup pekerjaan proyek berbasis Proses, Hasil Kerja maupun Asset pekerjaan proyek berbasis pencatatan dan pengawasan.

Secara garis besar, tujuan fungsi FSM dalam Project Control adalah untuk Proses, Hasil dan Pengawasan implementasi pekerjaan sebuah proyek

1.1 Fungsi Aplikasi

1.1.1 Project Control

Fungsi Penjelasan

1. Pencatatan dan Laporan Pengawasan

Manfaat dan Tujuan : Mengawasi pelaksanaan pekerjaan proyek yang dilakukan oleh sub-kontraktor atau organik field engineer Kopindosat, dengan cara mencatat dan melaporkan progress pekerjaan, kondisi dan status lainnya menggunakan aplikasi mobile. Fitur Aplikasi :

- Otentikasi User - Pencatatan pengawasan dilakukan dengan menggunakan Digital

Form Pengawasan (format form menggunakan template umum dan standard dari Kopindosat)

- Photo (dengan geotagging) - Scan Barcode - Geolocation dengan GPS - Anti fake GPS - Simpan Data - Submit laporan

2. Pencatatan dan Laporan Pekerjaan On-Site Lapangan maupun Pengawasan

Manfaat dan Tujuan : Tim organik Kopindosat melakukan pencatatan dan pelaporan pekerjaan yang dilakukan secara on-site lapangan sesuai dengan jenis laporan pekerjaan yang dibutuhkan seperti Survei / Inspeksi maupun Pengawasan. Dilakukan menggunakan aplikasi mobile.

Fitur Aplikasi :

- Otentikasi User

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

- Pencatatan pekerjaan dilakukan dengan menggunakan Digital Form Pekerjaan (format form menggunakan template umum dan standard dari Kopindosat)

- Photo (dengan geotagging) - Scan Barcode - Geolocation dengan GPS - Anti fake GPS - Simpan Data - Submit laporan

(Ilustrasi pekerjaan lapangan menggunakan Mobile FSM)

Urutan pekerjaan Project Control baik pengawasan maupun pekerjaan on-site adalah sebagai beirkut :

• Pelaksanaan pekerjaan fisik

• Perekaman pekerjaan menggunakan aplikasi mobile FSM

• Pelaporan pekerjaan menggunakan aplikasi mobile FSM

1.1.2 Fungsi Kontrol Asset

1. Cek Asset Manfaat dan Tujuan :

• Cek, mencatat dan merubah status barang (asset dan inventory) berdasarkan identitias, lokasi, jumlah, kondisi dan status fisik barang melalui aplikasi mobile

• Mendapatkan informasi detil terhadap barang tersebut

• Memutakhirkan database barang berdasarkan temuan secara aktual dan online

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Fungsi Aplikasi :

• Otentikasi User

• Pengecekan barang melalui input atau scan Serial Number melalui digital Form Pengecekan Asset

• Photo (dengan geotagging)

• Geolocation

• Scan Barcode

• Simpan Data

2. Log Asset Manfaat dan Tujuan :

• Mencatat dan melaporkan status barang (asset dan inventory) berdasarkan identitias, lokasi, jumlah, kondisi dan status fisik barang melalui aplikasi mobile

3. Asset Movement Manfaat dan Tujuan :

• Cek, mencatat dan merubah status pengiriman maupun penerimaan barang (asset dan inventory) melalui Delievery Order

• Mendapatkan informasi Delivery Order

• Melaporkan status pengiriman maupun penerimaan

1.1.3 Fungsi Presensi (HR Control)

Fungsi Penjelasan

1. Pencatatan dan Laporan Pengawasan

Manfaat dan Tujuan : Pencatatan kehadiran (presensi) oleh organik karyawan Kopindosat, Field Worker, Field Engineer, Supervisor, Manager Area dan jabatan fungsi lainnya yang telah ditentukan oleh manajemen Kopindosat melalui aplikasi mobile masing-masing. Sebagai alat pengawasan dan kontrol manajemen terhadap sumber daya HR dalam pelaksanaan proyek dan operasional.

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Data presensi akan disimpan di server dan dapat divisualisasikan di peta.

Fitur Aplikasi :

- Otentikasi User - Pencatatan presensi (clock-in dan clock-out) - Photo Selfie (dengan geotagging) - Geolocation dengan GPS - Anti fake GPS - Simpan Data

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

1.2 Infrastruktur

1.2.1 Arsitektur dan Interkonensi

Penjelasan:

• Aplikasi KOPINOSAT Mobile FSM berada di Cloud Sever dengan pertimbangan untuk memberikan akses online dengan jangkauan yang mudah dan luas, reliabilitas sistem, uptime 99%, online backup, performance, realtime dan secured.

• Aplikasi Mobile FSM ter-install di handphone para pengguna. Terhubung melalui jaringan internet ke server FSM.

• Server ERP KOPINDOSAT (odoo) berada on-premise di kantor KOPINDOSAT jalan Kebagusan Ps. Minggu Sakarta Selatan, sehingga dibutuhkan akses melalui Virtual Private Network untuk komunikasi dari dan ke server FSM.

• Akses ke server FSM di internet melalui protokol keamanan Internet (SSL: Secure Socket Layer 128 bit)

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

1.2.2 Integrasi dengan Server ERP Kopindosat

Penjelasan:

• Implementasi solusi sistem Project Control dan Asset Iventory Management membutuhkan integrasi antara dua sistem aplikasi, yakni sistem ERP (odoo) dengan sistem FSM.

• Oleh karena kedua sistem memiliki lokasi server, fungsi dan platform yang berbeda, maka diperlukan Application Programming Interface (API) untuk transaksi data.

• Sistem ERP (odoo) menyimpan manajemen proses dan data Accounting, HR, Project , Asset Inventory dan modul serta fungsi ERP lainnya.

• Sedangkan sistem FSM mengelola pekerjaan dan proses transaksi berbasis aktual lapangan, dan tracking yang bersifat online dan real-time.

• Sehingga dibutuhkan API komunikasi data yang tepat dan handal

• Disepakat API menggunakan Rest(ful) API dengan protokol HTTPS.

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

1.3 Spesifikasi Teknis Aplikasi

1.3.1 Spesifikasi Server

Sistem Aplikasi FSM dikembangkan dengan menggunakan teknologi pengembangan perangkat lunak yang handal, matang dan terkini yakni :

Kategori Teknologi

Server VULTR – Server 1

Machine Heavy Frequency Server

Specification 2 vCPU, 4 GB RAM, SSD Nvme Disk, 3 TB Bandwidth

Sistem Operasi Linux Ubuntu 18.04

Web Server Apache 2.4.43

Web Application PHP 7.4.6, Javascript, Jquery, HTML5, ChartJS, AdminLTE, Bootstrap 4, JSON, Ajax

Mobile Application Ionic 5

Database MySQL MariaDB 7.4

Security Secure Socket Layer 128 bit Comodo

IP Dedicated IP

1.3.2 Spesifikasi Perangkat User

Kategori Handphone

Sistem Operasi Handphone dengan minimal OS Android versi 5.0 Lolipop.

Rekomendasi Android 9.0 Pie

Aplikasi • Browser : dari OS Android atau Google Chrome Mobile

Spesifilasi Teknis Perangkat • Ukuran Layar : 5 inch

• Resolusi : HD, 180 dpi

• Storage : 1 GB

• RAM : 2 GB

• Camera : min. 8 Mpx

• Koneksi Data : 3G - 4G

• GPS

• Paket data tersedia

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2 PANDUAN APLIKASI

2.1 Instalasi Aplikasi

LANGKAH URAIAN

Download file installer • Gunakan handphone Android

• Buka aplikasi browser (misal Chrome)

• Kunjungi URL https://fsm.kopindosat.co.id

• Klik tombol Download Kopindosat Mobile FSM

Install • Run aplikasi kopindosat_fsm.apk yang sudah di download

• Ikuti pentunjuk instalasi

• Klik Ok / Setuju untuk memberikan hak aplikasi untuk mengakses beberapa fitur di handphone (seperti camera)

2.2. Login & Logout

LANGKAH URAIAN

Login • Jalankan aplikasi Kopindosat Mobile FSM

• Ikuti petunjuk di layar hingga sampai halaman login sebagai berikut :

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Masukkan username dan password Anda

• Tekan tombol “Submit”

• Apabila user & password sesuai akan menampilkan notifikasi berhasil, kemudian tekan “ok”

• Jika sukses Anda akan masuk ke Dashboard aplikasi Kopindosat Mobile FSM sebagai berikut :

Logout • Dari Dashboard aplikasi

• Slide ke kanan

• Pilih menu Logout seperti pada tampilan berikut ini :

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.2 User Interface

LANGKAH URAIAN

Menu Utama • Dashboard (Beranda)

Nama User,

Jabatan

Lokasi user

Ringkasan

Berita

Foto Profile

User

Menu

3 bar menu

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.3 Profil

LANGKAH URAIAN

Buka Layar Profile User • Dari layar dashboard, lakukan dengan geser layar ke arah kanan

• Atau dengan tekan “3 bar menu” yang ada diatas layar

3 bar

menu

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Akan terbuka halaman Profil sebagai berikut :

Menutup Layar Profile User • Dari screen Profil, geser layar ke arah kiri

• Atau tekan “3 bar menu”

3 bar

menu

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.4 Informasi

LANGKAH URAIAN

Melihat Berita / Informasi • Pada layar dashboard tekan menu “informasi”

informasi

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Menampilkan highlight berita

Membaca • Untuk membaca berita, maka tekan berita tersebut

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Kemudian akan tampil detail penjelasan berita

2.5 Inspeksi

LANGKAH URAIAN

Melihat Daftar Inpeksi • Tekan menu “Inpeksi” pada layar dashboard

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• menampilkan daftar inpeksi yang sudah dibuat

Inpeksi

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Menambah Pekerjaan Inpeksi • Pilih salah satu site inpeksi yang sudah pernah dibuat sebelumnya.

• Tekan tab menu “Data Inpeksi”

• Kemudian tekan “Tambah”

Tambah

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Menampilkan form Pekerjaan Inpeksi

• isi form dengan lengkap

• Pilih “sub kategori”, tekan dropdown

• Tampil daftar sub kategori, kemudian pilih salah satunya

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Masukkan pekerjaan yang wajib diisi

• Isi kolom keterangan apabila perlu

• Apabila diperlukan isi atau scan barcode untuk barang yang akan diinpeksi

• Tekan icon foto untuk memfoto obyek

• secara automatis akan mengaktifkan fitur kamera untuk mengambil gambar obyek

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Apabila ingin menambahkan foto, tekan “add photo”

• Akan menambahkan icon foto baru

• Dan apabila ingin menghapus foto bisa tekan “remove last”

• Isi “status”, tekan dropdown kemudian akan tampil pilihan : On-progress, Finished, Problem, Not Started, N/A

• Dilanjutkan dengan mengisi “kondisi”, tekan dropdown lalu pilih salah satu dari : Good, Bad, Very Bad, N/A

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Kemudian tekan “simpan”

• Akan muncul notifkasi tekan “OK”

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Secara system data akan tersimpan, dan akan tampil di daftar pekerjaan inpeksi

Melihat Detail Pekerjaan Inpeksi

• Tekan menu “Inpeksi” pada dashboard

• Pilih salah satu site pekerjaan yang ingin dilihat

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Setelah menampilkan data project, tekan "data inpeksi”

• Akan menampilkan daftar pekerjaan inpeksi

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Setelah itu tekan pekerjaan yang ingin dilihat

• Menampilkan data inpeksi detail

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.6 Kehadiran

LANGKAH URAIAN

Membuka menu Kehadiran • Buka menu “Kehadiran” pada dashboard

• Setelah itu akan masuk ke dalam form kehadiran

Kehadiran

Tanggal

sekarang

Waktu

saat ini

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Catat Awal Kehadiran / Clock-In

• Untuk absen masuk (catat awal kehadiran) tekan “Clock – in”

• fitur kamera handphone akan aktif untuk mengambil foto pribadi (selfie)

• setalah ambil foto tekan “ok” atau √

• kemudian tekan “simpan”

• Akan muncul notifikasi success tekan “ok”

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Jika berhasil maka jam clock-in akan tercatat

Catat Akhir Kehadiran / Clock-Out

• Setelah absen masuk, maka diharuskan absen keluar (catat akhir kehadiran) dengan tekan “clock-out”

• Secara automatis fitur kamera akan aktif dan diminta untuk mengambil foto pribadi (selfie)

• Tekan “ok” atau √

• Dan tekan “simpan”

• Kemudian muncul notifikasi success tekan “ok”

Jam clock-in

tercatat

Icon menjadi

warna hijau

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Jika berhasil maka jam clock-out akan tercatat

Laporan • Untuk melihat laporan kehadiran tekan “laporan”

Jam clock-out

tercatat

Icon menjadi

warna hijau

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• menampilkan detail laporan kehadiran

• Untuk melihat detail kehadiran lainnya dengan geser layar ke atas.

Tanggal warna

hijau

menandakan

adanya

aktifitas

kehadiran

Detail data

kehadiran

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.7 Asset Movement

LANGKAH URAIAN

•

•

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.8 Asset Audit

LANGKAH URAIAN

Menambahkan Site/Lokasi Asset

• Buka menu “Asset Audit” pada dashboard

• Menampilkan daftar site asset audit

• Tekan “tambah”

Asset Audit

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Menampilkan form “Data Audit”

• Isi form form tersebut

• Tekan “simpan”

• Jika berhasil tersimpan akan tampil di daftar site asset audit

Wajib diisi

Berhasil

tersimpan

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

Mancatat Asset / Barang • Tekan salah satu site asset yang sudah dibuat

• Menapilkan form Data Audit

• Tekan form “List Asset/Barang”

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Tekan “Tambah”

• Menampilkan form “detail site audit”

• Setelah mengisi data dengan lengkap, tekan “Simpan”

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Dan muncul pemberitahuan data berhasil di simpan, tekan “OK”

• Secara automatis data tersebut tersimpan pada system, dan akan tampil pada List Asset/Barang

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

2.9 Scan Asset

LANGKAH URAIAN

Scan Asset • Buka menu “Scan Asset” pada dashboard

• Tekan “klik untuk scan”

• Fitur scan barcode pada kamera akan aktif (pada beberapa tipe smartphone fitur scan barcode harus diinstal terlebih dahulu)

Scan Asset

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Setelah scan barcode apabila asset tersebut terdaftar maka akan tampil seperti dibawah ini

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

• Sedangkan apabila asset tersebut belum pernah tercatat pada system maka akan muncul pemberitahuan “data tidak ditemukan”

• Jika asset tersebut ingin dicatat ke system maka tekan “ok” maka akan menampilkan form Data Audit

• Kemudian dilanjutkan untuk melengkapi form tersebut

MOBILE FSM

PANDUAN OPERASIONAL

•