DATEV Reisekosten classic - Lösungsbuch

Praxisnahe Reisekostenabrechnung

mit DATEV Reisekosten classic

Lösungsbuch

Verlag:BILDNER Verlag GmbHBahnhofstraße 894032 Passau

http://[email protected]

Tel.: +49 851-6700Fax: +49 851-6624

Autor: Günter Lenz, Betriebswirt und Fachbereichsleiter kaufmännische QualifizierungKölner Wirtschaftsfachschule - Wifa-Gruppe - GmbHDrachenfelsstraße 4 - 7, 53604 Bad Honnef - Rhöndorfwww.wifa.de

Lektorat: Inge BaumeisterHerausgeber: Christian Bildner

© 2016 BILDNER Verlag GmbH Passau

Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patent-schutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, He-rausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristi-sche Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar.

Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen, die in diesem Buch erwähnt werden, können auch ohne besondere Kennzeichnung warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Die Unternehmen, Namen und Daten des verwendeten Übungsbeispiels sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit bestehenden Firmen sind rein zufällig und keinesfalls beabsichtigt.

Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestim-mungen der BILDNER-Verlag GmbH Passau.

DATEV ist eine Marke der DATEV eG, Nürnberg. Dieses Buch ist kein lizenziertes Produkt des Rechteinhabers DATEV eG, Nürnberg.

3

Praxisnahe Reiskostenabrechnung mit DATEV Reisekosten classic - Lösungsbuch

Inhalt

3 Stammdaten Reisekosten ................................................................................................... 5S. 66 Übung: Gesetzliche Pauschalen ..................................................................................5S. 80 Schnittstelle Lohnbuchhaltung einrichten ....................................................................6

4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung ................................................................. 7S. 103 Übung: Mitarbeiterstammdaten neu anlegen ..............................................................7

5 Reisekostenabrechnung durchführen ............................................................................. 10S. 125 Übung: Reiseanträge erfassen und beantragen ........................................................10S. 145 Übung: Geschäftsreise erfassen ................................................................................15

7 Datenexport ....................................................................................................................... 43S. 206 Übung: Export SEPA-Überweisung ............................................................................43S. 211 Übung: Buchungsbeleg Lohnbuchhaltung prüfen ....................................................47S. 219 Übung: Buchungsbeleg Finanzbuchhaltung prüfen .................................................48S. 230 Übung: Buchungen exportieren zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ..............49

8 Spezialfälle ........................................................................................................................ 55S. 259 Übung: Mehrtägige Geschäftsreise ...........................................................................55S. 317 Übung: Reisekostenabrechnung stornieren ..............................................................70

4

Inhalt

5


3 Stammdaten Reisekosten

S. 66 ............... Übung: Gesetzliche Pauschalen

Aufgabe 1�� Prüfen Sie, welche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und

Übernachtungskosten für das Land Schweden gelten.

Lösung

Pauschbeträge für Ver-pflegungsmehraufwen-dungen

Bei einer Abwesenheits-dauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

Für den An- und Abrei-setag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Gültig ab: 01.01.2016 50,00 EUR 33,00 EUR

Pauschbeträge für Über-nachtungskosten

Gültig ab: 01.01.2016

168,00 EUR

Aufgabe 2�� Prüfen Sie, welche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und

Übernachtungskosten für das Land Bahrain gelten.

Lösung

Pauschbeträge für Ver-pflegungsmehraufwen-dungen

Bei einer Abwesenheits-dauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

Für den An- und Abrei-setag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Gültig ab: 01.01.2016 45,00 EUR 30,00 EUR

Pauschbeträge für Über-nachtungskosten

Gültig ab: 01.01.2016

180,00 EUR

6

3 Stammdaten Reisekosten

S. 80 ............... Schnittstelle Lohnbuchhaltung einrichten

Frage 1�? Was geschieht, wenn im Feld Beraternummer eine falsche Nummer eingetragen

wird?

LösungDie Reisekostenabrechnungen können nicht an den zugehörigen Mandanten in DATEV Lohn und Gehalt exportiert werden.

Personaldaten und Mandantenstammdaten aus DATEV Lohn und Gehalt zum dazugehörenden Mandanten können nicht importiert werden.

Frage 2�� Erklären Sie die Verwendung der Lohnart 3290 im Feld Steuerfreier Verpflegungs-

mehraufwand.

LösungÜber diese Lohnart werden die steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen der Reisekostenabrechnung übergeben. Weil der Betrag im Auszahlungsbetrag der Abrechnung integriert ist, wird er zum Ausweis in der Lohnsteuerbescheini-gung benötigt.

Die verwendete Lohnart für den Sachbezug ist die Lohnart 3290 Reisek., Ver-pfleg.mehraufw., k.Gb (Lohnartenkern: VZU02 Verpfleg.mehraufw., stfr, k.Gesb).

Frage 3�� Erklären Sie die Verwendung der Lohnart 2507 im Feld Lohnsteuerpflichtige Be-

lege.

LösungIm Feld Lohnsteuerpflichtige Belege wird die Summe der lohnsteuerpflichtigen Belege übertragen. Das sind Beträge, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstattet und die nicht unter die steuerfreien Reisenebenkosten (zum Beispiel kostenlose oder verbilligte Unterkunft oder Verpflegung) fallen.

Falls Sie diese gesondert ausgewiesen und versteuert haben möchten, muss hierzu die Lohnart 2507 Sachbezug brutto angegeben werden.

Standart-Lohnart: 2507 Sachbezug brutto (Lohnartenkern: SAB01 Sachbezug lfd., brutto).

Der Betrag ist im Auszahlungsbetrag der Abrechnung enthalten. Er wird zur Ver-steuerung an DATEV Lohn und Gehalt bzw. DATEV LODAS übertragen.

7


4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung

S. 103 ............. Übung: Mitarbeiterstammdaten neu anlegen�� Legen Sie den folgenden Mitarbeiter im Programm neu an

Lösung1. Schritt: In der Übersicht Doppelklick auf den Eintrag Personaldaten.

2. Schritt: Klick auf Schaltfläche Neu…

3. Schritt: Name und Adressdaten wie folgt erfassen:

4. Schritt: Klick auf das Register Bankverbindung und Daten - wie nachfolgend abge-bildet - erfassen:

8

4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung

5. Schritt: Klick auf das Register Abteilung / Kontakt / Zuschläge, dann auf die Pfeil-schaltfläche klicken.

Abteilung Geschäftsführung wie unten auswählen und mit Klick auf die Schalfläche OK übernehmen.

9


6. Schritt: Kontaktdaten - wie nachfolgend dargestellt - erfassen:

7. Schritt: Klick auf das Register Reisedaten und Daten wie folgt auswählen:

10

5 Reisekostenabrechnung durchführen

8. Schritt: Klick auf das Register Schnittstellendaten und Angaben - wie nachfolgend aufgeführt - vornehmen.

9. Schritt: Klick auf das Symbol Fensterinhalt Speichern in der Symbolleiste und anschließend das Fenster mit Klick auf das Symbol schließen.


S. 125 ............. Übung: Reiseanträge erfassen und beantragen

Aufgabe 1Vertriebsmitarbeiterin Frau Claudia Schmitz beantragt für einen weiteren Kundenbe-such eine Dienstreise.

Reisetag: Reisebeginn: 06.05.2016 10:00 Uhr Reiseende: 06.05.2016 ca. 18:00 UhrKundenadresse: Frau Prof. Dr. Sabine Leicht Sonnenstraße 12 66740 Saarlouis

11


Reisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Köln - Saarlouis - Köln insgesamt lt. Routenplaner 492 km

�� Erfassen und beantragen Sie die zweite Dienstreise von Frau Schmitz.

Lösung1. Schritt: Klick auf das Symbol Reise anlegen.

2. Schritt: Grunddaten wie folgt erfassen und mit Klick auf die Schaltfläche OK bestä-tigen.

3. Schritt: Fahrtkosten anschließend - wie nachfolgend dargestellt - erfassen.

12


4. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf Schließen.

5. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Reise beantragen.

6. Schritt: Hinweis mit Ja bestätigen.

13


Aufgabe 2Die Vertriebsmitarbeiterin Frau Marie Völker beantragt für einen Kundenbesuch eine Dienstreise.

Reisetag: Reisebeginn: 10.05.2016 06:00 Uhr Reiseende: 10.05.2016 ca. 22:00 UhrKundenadresse: Herr Jean Patz Elbchaussee 116b

22763 Hamburg

Reisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Köln - Hamburg - Köln insgesamt lt. Routenplaner 856 km

�� Erfassen und beantragen Sie die Dienstreise von Frau Völker.


2. Schritt: Grunddaten wie folgt erfassen und mit Klick auf OK bestätigen.

14


3. Schritt: Fahrtkosten anschließend - wie nachfolgend dargestellt - erfassen.


5. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Reise beantragen.

6. Schritt: Hinweis mit Ja bestätigen.

15


S. 145 ............. Übung: Geschäftsreise erfassen

Aufgabe 1Herr Thomas Lange - zweiter Geschäftsführer Firma Weber und Partner Motorboo-te GmbH - hat am 12.05.2016 einen Kunden in Belgien besucht. Er legt Ihnen am 13.05.2016 folgende Daten zu seinem durchgeführten Kundenbesuch vor:

Reisetag: Reisebeginn: 12.05.2016 08:00 Uhr Reiseende: 12.05.2016 16:30 UhrKundenadresse: Firma Alwin Heijn Hoogboomsteenweg 112930 Brasschaat BelgienReisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Hinfahrt: Start: Zentrale Köln Ziel: Brasschaat Belgien Rückfahrt: Start: Brasschaat Belgien Ziel: Zentrale Köln insg. lt. Routenplaner 426 kmBelege: 1 Büromaterial 25,60 EUR 2 Telefon 16,90 EUR

�� Erfassen Sie die Geschäftsreise von Herrn Lange.


2. Schritt: Herrn Lange auswählen, Grunddaten wie folgt erfassen und mit OK über-nehmen.

16


3. Schritt: Klick auf das Register Ergänzende Angaben und Reiseland Belgien wählen.

17


4. Schritt: Klick auf das Symbol Adressen .

5. Schritt: Im Bereich Start Klick auf die Pfeil-Schaltfläche, Start-Adresse auswählen und mit OK übernehmen.

6. Schritt: Im Bereich Ziel Klick auf die Pfeil-Schaltfläche, Ziel-Adresse auswählen und mit OK übernehmen. Dann das Fenster Adressen mit der Schaltfläche OK schließen.

Start-Adresse auswählen

18


7. Schritt: Fahrtkostendaten wie folgt erfassen:

Ziel-Adresse auswählen

Belege

Speichern

19


8. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern (siehe oben).

9. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Belege.

10. Schritt: Beleg 1 wie folgt erfassen.

11. Schritt: Klick auf das Symbol Beleg anlegen und Beleg 2 wie folgt erfassen und speichern.

20


12. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Schließen, dann im Fenster Reisetag ebenfalls auf die Schaltfläche Schließen klicken.

Aufgabe 2 Vertriebsmitarbeiterin Frau Claudia Schmitz hat im Monat Mai 2016 folgende Kunden-besuche durchgeführt:

�� Öffnen Sie die beiden Geschäftsreisen von Frau Schmitz und ergänzen Sie die Daten. (Die Geschäftspartneradressen zur Mitarbeiterin speichern.)

Geschäftsreise 1Reisetag: Reisebeginn: 05.05.2016 08:00 Uhr Reiseende: 05.05.2016 21:30 UhrKundenadresse: Herr Heinz Pfeiffer Immobilienmakler Wallmerstraße 115 , 70327 StuttgartReisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Hinfahrt: Start: Zentrale Köln Ziel: Stuttgart Rückfahrt: Start: Stuttgart Ziel: Zentrale Köln Insg. 735 km

Lösung1. Schritt: In der Übersicht die Reiserfassung mit einem Doppelklick öffnen und an-schließend die Dienstreise Nr. 1 von Frau Schmitz mit einem Doppelklick öffnen.

21


2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Grunddaten, die Daten wie folgt ändern und mit OK bestätigen.

Grunddaten ändern

22


3. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Reisetag öffnen...

4. Schritt: Löschen Sie im Feld Adresse / Route die vorläufige Strecke Köln - Stuttgart - Köln und klicken Sie anschließend auf Symbol Adressen .

5. Schritt: Im Bereich Start Klick auf die Pfeil-Schaltfläche, Start-Adresse auswäh-len und mit OK übernehmen.

Reisetag öffnen

Adressen aus-wählen

Start-Adresse

23


6. Schritt: Ziel-Adresse wie folgt eingeben und mit OK bestätigen.

7. Schritt: Adresse mit Klick auf die Schaltfläche Ja speichern.

24


8. Schritt: Rückfahrtdaten wie folgt erfassen und im Feld Kilometer 735 km eintragen.

9. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf die Schaltfläche Schließen. Zuletzt auf die Schaltfläche Zurück klicken.

Zurück

25


Geschäftsreise 2Reisetag: Reisebeginn: 06.05.2016 10:00 Uhr Reiseende: 06.05.2016 20:00 UhrKundenadresse: Frau Prof. Dr. Sabine Leicht Sonnenstraße 12, 66740 SaarlouisReisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Hinfahrt: Start: Zentrale Köln Ziel: Saarlouis Rückfahrt: Start: Saarlouis Ziel: Zentrale Köln

Insg. 495 km

Lösung1. Schritt: Dienstreise Nr. 2 von Frau Schmitz mit einem Doppelklick öffnen.

2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Grunddaten..., dann Daten wie folgt ändern und mit OK bestätigen.

26



4. Schritt: Löschen Sie im Feld Adresse / Route die vorläufige Strecke Köln - Saarlouis - Köln und klicken Sie anschließend auf Symbol Adressen .

Adressen

27



6. Schritt: Ziel-Adresse wie folgt eingeben und mit OK übernehmen.


Start-Adresse

28



9. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf die Schaltfläche Schließen.

10. Schritt: Zuletzt auf Schaltfläche Zurück klicken.

Aufgabe 3 Vertriebsmitarbeiterin Frau Marie Völker hat im Monat Mai 2016 folgenden Kundenbe-such durchgeführt:

Reisetag: Reisebeginn: 10.05.2016 06:00 Uhr Reiseende: 10.05.2016 22:00 UhrKundenadresse: Herr Jean Patz Elbchaussee 116b, 22763 Hamburg

29


Reisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Hinfahrt: Start: Zentrale Köln Ziel: Hamburg Rückfahrt: Start: Hamburg Ziel: Zentrale Köln Insg. 891 kmBeleg 1: Parkticket Hamburg Betrag: 18,50 EUR

�� Öffnen Sie die Dienstreise von Frau Völker und ergänzen Sie die Daten (Die Ge-schäftspartneradresse bitte zur Mitarbeiterin speichern).

Lösung1. Schritt: Dienstreise Nr. 1 von Frau Völker mit einem Doppelklick öffnen.


3. Schritt: Löschen Sie im Feld Adresse / Route die vorläufige Strecke Köln - Hamburg - Köln und klicken Sie anschließend auf das Symbol Adressen .

30



5. Schritt: Ziel-Adresse wie folgt eingeben und mit OK bestätigen.

31




Schritt 8: Klick auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf Schaltfläche Schließen.

32


9. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Belege… und Parkticket wie folgt erfassen.

10. Schritt: Auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf Schließen klicken.

33


11. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Zurück.

Aufgabe 4Herr Peter Rohwein - Vertriebsmitarbeiter EU und Schweiz - beantragt für den 17.05.2016 folgende Geschäftsreise zu einem Kunden:

Reisetag: Reisebeginn: 17.05.2016 06:00 Uhr Reiseende: 18.05.2016 ca. 00:30 UhrKundenadresse: Frau Jasmin Beerli Geschäftsinhaberin Firma Beerli Wanderstrasse 121 4054 Basel SchweizReisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Hinfahrt: Start: Zentrale Köln Ziel: Basel Rückfahrt: Start: Basel Ziel: Zentrale Köln Insg. lt. Routenplaner 990 km

�� Erfassen Sie den Reiseantrag von Herrn Rohwein (die Geschäftspartneradresse bitte zum Mitarbeiter speichern).

Lösung 1. Schritt: Klick auf das Symbol Reise neu anlegen.

34


2. Schritt: Herrn Rohwein auswählen und Grunddaten wie folgt erfassen.

3. Schritt: Klick auf das Register Ergänzende Angaben, Reiseland Schweiz auswählen und mit OK bestätigen.

35


Schritt 4: Klick auf das Symbol Adressen .

Schritt 5: Klick auf die Pfeil-Schaltfläche, Start-Adresse auswählen und mit OK über-nehmen.

36


Schritt 6: Ziel-Adresse wie folgt eingeben und mit OK bestätigen.

Schritt 7: Adresse mit Klick auf Schaltfläche Ja speichern.

Schritt 8: Fahrtkostendaten wie folgt erfassen:

37



10. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Reise beantragen und mit Ja bestätigen.

38


�� Genehmigen Sie - in der Rolle des Vorgesetzten von Herrn Rohwein - den Rei-seantrag.

Lösung 1. Schritt: In der Übersicht doppelt auf den Eintrag Genehmigung klicken.

2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Genehmigen.

3. Schritt: In der Übersicht doppelt auf den Eintrag Erfassung klicken.

Herr Rohwein hat die Geschäftsreise durchgeführt: Reisetag 17.05.2016 Beginn: 06:00 Uhr Ende: 18.05.2016 01:30 UhrFahrstrecke insgesamt: 995 km

39


�� Öffnen Sie - in der Rolle des Buchhalters - die Dienstreise von Herrn Rohwein und ergänzen Sie die Daten.

Lösung1. Schritt: Dienstreise Nr. 2 von Herrn Rohwein mit einem Doppelklick öffnen.

2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Grunddaten.

40


3. Schritt: Grunddaten wie folgt ändern und mit OK bestätigen.


5. Schritt: Tatsächliche km 995 km im Feld Kilometer eintragen.

41


6. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern, dann auf die Schaltfläche Schließen.

42


7. Schritt: Zuletzt auf Schaltfläche Zurück klicken. Die Übersicht mit allen erfassten Geschäftsreisen wird Ihnen angezeigt. Alle Geschäftsreisen haben den Status Freige-geben.

43


7 Datenexport

S. 206 ............. Übung: Export SEPA-Überweisung

Aufgabe 1�� Exportieren Sie im Programm DATEV Reisekosten classic die Erstattung der Rei-

sekosten zur Geschäftsreise von Herrn Thomas Lange zum Kundenbesuch in Belgien in Höhe von 198,30 EUR zum Programm DATEV Zahlungsverkehr pro.

Lösung 1. Schritt: Klick auf das Symbol Export SEPA-Überweisung.

2. Schritt: Das Kontrollkästchen PersNr. 5 Lange, Thomas aktivieren.

3. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Exportieren und anschließend mit OK bestätigen.

44

7 Datenexport

4. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Schließen.

Aufgabe 2�� Starten Sie das Programm DATEV Zahlungsverkehr pro und prüfen Sie die SE-

PA-Überweisung zur Geschäftsreise von Herrn Lange.

Lösung1. Schritt:

� Windows 7: Programm DATEV Zahlungsverkehr über Menübefehl Start Alle Programme DATEV Rechnungswesen und Jahresabschluss Zahlungsver-kehr starten.

� Windows 10: DATEV Arbeitsplatz pro öffnen. Öffnen Sie anschließend im ge-öffneten Ordner Geschäftsfeldübersicht mit einem Doppelklick das Arbeitsblatt Gesamtübersicht und klicken Sie danach im rechten Zusatzbereich auf den Link Zahlungsverkehr.

2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Zahlungssätze.

45


4. Schritt: Doppelklick auf lfd.Nr. 1 Lange Thomas und dann die SEPA-Überweisungs-daten prüfen.

3. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Schließen.

46

7 Datenexport

Aufgabe 3�� Lassen Sie die SEPA-Überweisung per Datenträger an die Bank ausgeben.

Lösung 1. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Ausgeben….

2. Schritt: Angaben zum Zahlungsauftrag wie folgt vornehmen und mit OK bestätigen.

3. Schritt: Hinweis mit OK bestätigen.

47


4. Schritt: Klick auf das Register Erledigt.

5. Schritt: Programm Zahlungsverkehr beenden.

S. 211 ............. Übung: Buchungsbeleg Lohnbuchhaltung prüfen

Aufgabe 1Frau Claudia Schmitz hat am 05.05.2016 eine Geschäftsreise zu einem Kundenbesuch in Stuttgart durchgeführt.

�� Prüfen Sie die dazugehörende Reisekostenabrechnung und den zur Reisekos-tenabrechnung gehörenden Buchungsbeleg.

�� Wie hoch ist der Betrag zur Reisekostenerstattung und auf welche Lohnart wird diese gebucht?

Lösung

Auszahlungsbetrag 232,50 EUR

Lohnart 9030

Die Geschäftsreise selbst dauerte mehr als 8 Stunden.

�� Wie hoch ist der Betrag des steuerfreien Verpflegungsmehraufwands und auf welche Lohnart wird diese gebucht?

Betrag 12,00 EUR

Lohnart 3290

48

7 Datenexport

Aufgabe 2Herr Peter Rohwein hat am 17.05.2016 eine Geschäftsreise zu einem Kundenbesuch in der Schweiz durchgeführt.

�� Prüfen Sie die dazugehörende Reisekostenabrechnung und den zur Reisekos-tenabrechnung gehörenden Buchungsbeleg.

�� Wie hoch ist der Betrag zur Reisekostenerstattung und auf welche Lohnart wird diese gebucht?


Lohnart 9030

Die Geschäftsreise selbst dauerte mehr als 8 Stunden.

�� Wie hoch ist der Betrag des steuerfreien Verpflegungsmehraufwands und auf welche Lohnart wird diese gebucht?


Lohnart 3290

S. 219 ............. Übung: Buchungsbeleg Finanzbuchhaltung prüfen

Aufgabe 1Frau Claudia Schmitz hat am 06.05.2016 eine Geschäftsreise zu einem Kundenbesuch in Saarlouis durchgeführt.

�� Prüfen Sie die dazugehörende Reisekostenabrechnung und den zur Reisekos-tenabrechnung gehörenden Buchungsbeleg Finanzbuchhaltung.

�� Tragen Sie in den Spalten Konto-Nr, Kontenbezeichnung und Betrag Kontennum-mer und -bezeichnung sowie die entsprechenden Beträge ein.

Text Reisekosten-abrechnung

Konto-Nr. Kontenbezeichnung Betrag

Fahrt 4663 Reisekosten Arbeitneh-mer Fahrtkosten

148,50 EUR

Verpflegung 4664 Reisekosten Arbeitneh-mer Verpflegungsmehr-aufwand

12,00 EUR

49




Summe Reise 2 / Auszahlung

1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

160,50 EUR

Aufgabe 2Herr Thomas Lange hat am 12.05.2016 eine Geschäftsreise zu einem Kundenbesuch in der Belgien durchgeführt.

�� Prüfen Sie die dazugehörende Reisekostenabrechnung und den zur Reisekos-tenabrechnung gehörenden Buchungsbeleg Finanzbuchhaltung.

�� Tragen Sie in den Spalten Konto-Nr, Kontenbezeichnung und Betrag Kontennum-mer und -bezeichnung sowie die entsprechenden Beträge ein.



Fahrt 4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten

127,80 EUR

Verpflegung 4674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehrauf-wand

28,00 EUR

Belegart: Bürobe-darf

4930 Bürobedarf 25,60 EUR

Belegart: Telefon 4920 Telefon 16,90 EUR

Summe Reise 1 / Auszahlung

1755 Lohn- und Gehaltsver-rechnung

98,30EUR

S. 230 ............. Übung: Buchungen exportieren zu DATEV Kanzlei-Rechnungswe-sen pro

Aufgabe 1�� Exportieren Sie alle Buchungen zu den Reisekostenabrechnungen der festan-

gestellten Mitarbeiter im DATEV-Format an die Finanzbuchhaltung bzw. das Pro-gramm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro.Buchungsdatum für den Erstexport: 31.05.2016

50

7 Datenexport

Lösung1. Schritt: Menüpunkt Mandant Datenaustausch Export Finanzbuchhaltung oder Klick auf das Symbol Export Finanzbuchhaltung.

2. Schritt: Option im DATEV-Format; Export-Pfad: Eigene Dokumente; Buchungsdatum: 31.05.2016Belege mit Belegdatum, Alle Mitarbeiter auswählen

3. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Exportieren und mit OK bestätigen.

Aufgabe 2 �� Wählen Sie - wie im Bild unten - in der Mandantenübersicht DATEV Arbeitsplatz

pro den Mandanten 300 Weber und Partner Motorboote aus und klicken Sie an-schließend im rechten Zusatzbereich doppelt auf den Eintrag Buchführung 2016.

51


�� Führen Sie über die vorbereitenden Tätigkeiten die Stapelverarbeitung durch.

Lösung1. Schritt: In der Übersicht doppelt auf den Eintrag Stapelverarbeitung klicken.

2. Schritt: Klick auf Importieren.

3. Schritt: Als Quellverzeichnis den Ordner Eigene Dokumente angeben und den noch nicht importierten Buchungsstapel auswählen.

Importieren

52

7 Datenexport

4. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Importieren.

5. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Verarbeiten.

6. Schritt: Die beiden Hinweise jeweils mit OK bestätigen.

�� Legen Sie einen neuen Buchungsstapel mit folgenden Daten an:

Lösung1. Schritt: Klick auf Neuen Buchungsstapel anlegen.

2. Schritt: Buchungsstapel wie folgt angeben und mit OK bestätigen.

53


3. Schritt: Noch nicht festschreiben auf die Schaltfläche Nein klicken.

4. Schritt: Zuletzt mit Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen und Stapelverarbeitung anschließend schließen.

�� Klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Belege buchen und öffnen Sie den Buchungsstapel Reisekosten Arbeitnehm. Mai 16.

Lösung1. Schritt: In der Übersicht doppelt auf den Eintrag Belege buchen klicken.

54

7 Datenexport

2. Schritt: Doppelklick auf Buchungsstapel Reisekosten Arbeitnehm. Mai 16.

3. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Öffnen. Die folgenden Buchungssätze der Reise-kostenabrechnungen zum Monat Mai 2016 werden Ihnen angezeigt.

�� Beenden Sie anschließend das Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Den Buchungsstapel noch nicht festschreiben.

55


8 Spezialfälle

S. 259 ............. Übung: Mehrtägige Geschäftsreise

Aufgabe 1Frau Susan Hensley unternimmt vom 13.06. - 16.06.2016 eine viertägige Geschäftsrei-se nach Monte Carlo (Monaco), um dort mehrere Kunden zu besuchen.

� Firma Weber und Partner Motorboote GmbH stellt Frau Hensley einen Firmenwa-gen zur Verfügung.

� Außerdem bucht der Arbeitgeber zur Geschäftsreise ein Hotel in Monte Carlo. Die Hotelrechnung „Übernachtung mit Frühstück“ und am 2. und 3. Reisetag „Abendessen“ wird nach der Reise per Rechnung bezahlt.

� Hoteladresse: Le Versailles Hotel Monte Carlo; 4 Avenue Prince Pierre; 98000 Monte Carlo (Monaco)

Teil 1�� Erfassen Sie in der Rolle von Frau Hensley den Reisekostenantrag für die viertä-

gige Geschäftsreise nach Monaco.

Reisebeginn: 13.06.2016 07:00 Uhr Abfahrt: Zentrale KölnFahrziel: Hotel Le Versailles Monte Carlo 1.126 kmReiseende: 16.06.2016 22:00 Uhr Abfahrt: Hotel Le Versailles Monte Carlo 1.126 kmFahrziel: Zentrale Köln


2. Schritt: Grunddaten wie folgt erfassen und mit Klick auf die Schaltfläche OK bestä-tigen.

56

8 Spezialfälle

3. Schritt: Klick auf das Register Ergänzende Angaben und Reiseland Monaco aus-wählen, anschließend Klick auf die Schaltfläche OK.

4. Schritt: Klick auf das Symbol Adressen und Start- und Zielangaben an- bzw. eingeben und speichern.

Adressen erfas-sen

57


5. Schritt: Wählen Sie im Feld Reisemittel Dienstwagen aus und geben Sie im Feld km die geschätzten 1.126 km bis Monte Carlo ein.

58

8 Spezialfälle

6. Schritt: Klicken Sie auf das Register Übernachtungskosten und geben Sie im Feld Abrechnungsart Übernachtungskosten anderweitig abgerechnet an.

7. Schritt: Klicken Sie auf das Register Sonderfunktionen. Die Übernachtungskos-ten können anschließend in diesem Register wie folgt auf den 14.06. und 15.06.2016 (Mehrfachauswahl der Reisetage mit Strg-Taste) kopiert werden. Anschließend auf Speichern klicken.

59


8. Schritt: Klicken Sie auf das Symbol Nächster Reisetag und auf das Register Mahlzeiten. Geben Sie die Mahlzeitengestellung für den 14.06.2016 - wie nachfolgend abgebildet -an. Anschließend auf die Schaltfläche Speichern klicken.

9. Schritt: Klicken Sie erneut auf das Symbol Nächster Reisetag und auf das Regis-ter Mahlzeiten. Geben Sie die Mahlzeitengestellung für den 15.06.2016 - wie nachfol-gend abgebildet - an. Anschließend auf die Schaltfläche Speichern klicken.

60

8 Spezialfälle

10. Schritt: Klicken Sie nochmals auf das Symbol Nächster Reisetag und geben Sie die Mahlzeitengestellung für den 16.06.2016 - wie nachfolgend abgebildet - an. Anschließend auf die Schaltfläche Speichern klicken.

11. Schritt: Klicken Sie auf das Register Fahrtkosten und klicken Sie hier auf das Sym-bol Adressen .

12. Schritt: Geben Sie für die Rückfahrt folgende Daten an und übernehmen Sie diese mit OK.

61


13. Schritt: Wählen Sie im Feld Reisemittel Dienstwagen aus und geben Sie die ge-schätzten 1.126 km bis zur Zentrale Köln im Feld km ein.

14. Schritt: Auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf die Schaltfläche Schließen klicken.

62

8 Spezialfälle

In den Reisedetails werden Ihnen folgende Reisekostendaten angezeigt. Bitte ggf. bei Fehleingaben korrigieren.

Schritt 15: Klick auf die Schaltfläche Reise beantragen und mit Ja bestätigen.

63


Teil 2�� Genehmigen Sie in der Rolle des Vorgesetzten von Frau Hensley den Reisekos-

tenantrag.

Lösung1. Schritt: In der Übersicht Doppelklick auf den Eintrag Genehmigung.

2. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Genehmigen.

3. Schritt: In der Übersicht Doppelklick auf den Eintrag Erfassung. Die Geschäftsreise ist mit dem Status Freigegeben gekennzeichnet.

64

8 Spezialfälle

Teil 3Frau Susan Hensley hat vom 13.06. - 16.06.2016 die mehrtägige Dienstreise zu diver-sen Kundenbesuchen in Monaco durchgeführt. Sie legt Ihnen für ihre Reisekostenab-rechnung folgende Abrechnungsdaten vor:

Reisebeginn: 13.06.2016 06:30 Uhr Abfahrt: Zentrale KölnFahrziel: Hotel Le Versailles Monte Carlo 1.116 km

Reiseende: 16.06.2016 23:30 Uhr Abfahrt: Hotel Le Versailles Monte Carlo 1.159 kmFahrziel: Zentrale Köln

Beleg 1: Maut und Vignette 13.06.2016 Gebühr: 73,40 EURBeleg 2: Maut 16.06.2016 Gebühr: 50,10 EUR

�� Öffnen Sie die freigegebene Dienstreise von Frau Susan Hensley und geben Sie die geänderten Daten und die beiden zusätzlichen Belege ein.

Lösung 1. Schritt: Doppelklick auf die Geschäftsreise PersNr. 400 Hensley Susan.

2. Schritt: Anschließend auf die Schaltfläche Grunddaten… klicken.

3. Schritt: Grunddaten wie folgt anpassen und danach auf OK klicken.

65


4. Schritt: Anschließend auf die Schaltfläche Reisetag öffnen… klicken und im Feld Reisender 1.116 km eintragen. Anschließend Klick auf die Schaltfläche Speichern.

66

8 Spezialfälle

5. Schritt: Klick auf das Symbol Letzter Reisetag und im Feld Reisender 1.159 km eingeben.

67


6. Schritt: Auf die Schaltfläche Speichern und anschließend auf Schließen klicken.

7. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Belege... und Beleg 1 erfassen.

8. Schritt: Klick auf die Schaltfläche Speichern.

68

8 Spezialfälle

9. Schritt: Klick auf das Symbol Beleg anlegen und anschließend Beleg 2 erfassen.

10. Schritt: Auf die Schaltfläche Speichern und danach auf Schließen klicken.

11. Schritt: Wählen Sie zuletzt im Feld Auswertung die Vorschau und klicken Sie auf das Symbol Seitenansicht, um die vorläufige Reisekostenabrechnung einzusehen.

69


Auswertung Vorschau

Seitenansicht

70

8 Spezialfälle

S. 317 ............. Übung: Reisekostenabrechnung stornieren

Aufgabe

�� Stornieren Sie die Geschäftsreise von Frau Marie Völker vom 08.06. - 10.06.2016 zur Messe Boot und mehr in Dresden.

Lösung 1. Schritt: Klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Erfassung.

2. Schritt: Klicken Sie, wie in der Abbildung dargestellt, doppelt auf die ReiseNr. 2 Völker Marie.

71


3. Schritt: Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung stornieren.

4. Schritt: Bestätigen Sie den Hinweis mit Klick auf die Schaltfläche OK.

72

8 Spezialfälle

5. Schritt: Die Reise erhält den Status Freigegeben und kann nun geändert werden.

DATEV Reisekosten classic - Lösungsbuch

Documents

Transcript of DATEV Reisekosten classic - Lösungsbuch