DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Tipps und...

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Tipps und Tricks

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

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37832-2013/10-01

Inhaltsübersicht

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Tipps und Tricks

Seite

1. Programm-Oberflächen anpassen 4

2. Arbeiten mit importierten Daten 9

3. Belege buchen 14

4. Auswertungen 23

5. DATEV-Rechenzentrum 44

6. Aktuelles online 51

7. Abschließende Tätigkeiten 54

8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin 57

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Inhalte

© DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Tipps und Tricks

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin

Ihr Referent

Christian WielgoßSteuerfachangestellter

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen1.1 DATEV Arbeitsplatz pro1.2 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin


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1. Programm-Oberflächen anpassen1.1 DATEV Arbeitsplatz pro

Erweiterte Festlegungen für das Startverhalten in den Arbeitsplatzeinstellungen:

Arbeitsblätter über einem rechten Mausklick auf die Arbeitsblatt-beschriftung beim Start des DATEV Arbeitsplatz pro automatisch anzeigen lassen.

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Modul-Einträge im Navigationsbereich ein-und ausblenden.

6


Arbeitsblatt „Heute“ individualisieren.

Zuletzt bearbeitete Mandanten durch Doppelklick mit dem jeweiligen Programm öffnen.

7

1. Programm-Oberflächen anpassen1.2 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Der Navigationsbereich lässt sich nach Ihren Erfordernissen und Wünschen anpassen. Der angepasste Navigationsbereich kann auch kanzleiweit gespeichert werden.

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin


9

2. Arbeiten mit importierten Daten

Die Funktionen

ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen verarbeiten

stehen für Bewegungsdaten auch bei geöffneter Buchungserfassung zur Verfügung.

Die importierten oder wiederkehrenden Buchungen können

dem geöffneten Buchungsstapel einem anderen Buchungsstapel einem neuen Buchungsstapel

hinzugefügt werden.

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Auch fehlerhafte bzw. unvollständige Importdaten können übernommen werden.

Buchungsstapel mit unvollständigen oder fehlerhaften Buchungen werden in der Stapelauswahl gekennzeichnet.

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Die fehlerhaften Buchungen können direkt im Belege buchen korrigiert werden. Entweder mit manueller Eingabe oder massenhaft durch Funktion im Kontextmenü „Buchungen bereichsweise ändern...“.

Zum Beispiel automatisch das fehlende Gegenkonto ergänzen.

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Auswirkungen fehlerhafter Buchungen:

Erscheinen fehlerhafte Buchungen in Auswertungen?

Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen in das Rechenzentrum gesendet werden?

Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungenfestgeschrieben werden?


NEIN

NEIN

JA

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen

3.1 Buchungszeile anpassen3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen3.3 Konten im Detail3.4 Buchungstext

4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin


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3. Belege buchen3.1 Buchungszeile anpassen

Anzeige der Felder in der Buchungszeile konfigurieren.

Detailliertes Eingabeverhalten der Felder festlegen.

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3. Belege buchen3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen

Bei aktivierter Soforterfassung Anlagenbuchführung können optional auch Anlagenabgänge zugeordnet werden.

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Automatik nicht anhalten: Es werden ohne weitere Eingabeaufforderungen alle sicher erkannten bzw. zusätzlich unsichere Vorschläge automatisch gebucht. In der Buchungsvorschlagsliste bleiben nur die noch zu bearbeitenden Vorschläge offen.

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Wiederkehrende Buchung in der Primanota-Ansicht für die markierte Buchung anlegen.

Um eine wiederkehrende Buchung anzulegen übernehmen Sie zuerst den erfassten Buchungssatz. Die Funktion „Wiederkehrende Buchung anlegen…“ über das Kontextmenü oder die Tastenkombination bezieht sich immer auf den aktuell markierten Buchungssatz in der Primanota-Ansicht.

Hinweis

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Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen.

Nachträglich Gruppen-summen einfügen.

Buchungen können nur innerhalb des Buchungsstapels ausgeschnitten und eingefügt werden. Unbestätigte Buchungsvorschläge können auch in andere Buchungsstapel eingefügt werden.

Hinweis

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3. Belege buchen3.3 Konten im Detail

Informationen zum Konto: Wo und wie werden die Konten berücksichtigt?

Weitere Informationen und Buchungsbeispiele aufrufen.

Zum Beispiel Zuordnungen in Jahresabschluss-Auswertungen und in der E-Bilanz.

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3. Belege buchen3.3 Konten im Detail

Während der Buchungserfassung mit geöffneten „Informationen zum Konto“ das erfasste Konto automatisch anzeigen lassen.

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3. Belege buchen3.4 Buchungstext

Buchungstext mit Tastenkombinationen füllen:g÷ (im Ziffernblock) übernimmt die Gegenkontobeschriftung k÷ (im Ziffernblock) übernimmt die Kontobeschriftung

Buchungstexte hinterlegen und beim Buchen übernehmen.

Alle Tastenkombinationen im Zusatzbereich Hilfe!

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen

4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen4.2 Buchungsübersicht4.3 Ausziffern4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung4.5 BWA4.6 OPOS-Liste4.7 Forderungen stets im Blick4.8 Finanzbuchführung ausgeben

5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin


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4. Arbeiten mit Auswertungen4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen

Such- und Gruppier-Funktionen in fast allen Auswertungen verfügbar!

Funktionen ggf. im Menüeintrag Ansicht, über die Symbolleiste oder am schnellsten mit der Tastenkombination STRG+U einschalten.

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Mit der Schnellsuche Buchungen finden und Auswertungsergebnisse filtern.

Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung.

Buchungen nach Buchungsfeldern gruppieren inklusive Saldenberechnung.

25


Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung.

Erweiterte Suche: Mit verschiedenen Kriterien in mehreren Felder gleichzeitig suchen und Filtern.

Ausgabe der individuellen Bildschirmansichten mit „Liste drucken...“ im Kontextmenü.

Jederzeit die Standardansicht wieder herstellen.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.2 Buchungsübersicht

Die Buchungsübersicht als Suchmaschine in allen Buchungen eines Wirtschaftsjahres.

Buchungen nach verschiedenen Kriterien suchen. Auch in anderen

Wirtschaftsjahren.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.3 Ausziffern

Die Auszifferungsfunktion (OPOS-Funktion für Sach-konten) muss einmalig pro Konto in den Konto-stammdaten aktiviert werden. Die Einrichtung der OPOS-Funktion ist nur bei geschlossener Buchungserfassung möglich.

Die Aktivierung kann komfortabel in den Auswertungen Kontoblatt bzw. Abschlusskonto erfolgen.

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1. Buchungen auswählen

2. Prüfen

3. Ausziffern

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Hinweis auf eingerichtete OPOS-Funktion dieses Kontos.

A: Automatischer Ausgleich über Belegfeld 1M: Manueller Ausgleich

Die Zuordnungsnummer dokumentiert die Auszifferungsreihenfolge und Zusammengehörigkeit der ausgezifferten Buchungen.

Auszifferung aufheben.

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In der Auswertung markierte Buchungen werden im Dialogfenster „Buchungen ausziffern“ vorbelegt.

31


Diese Filtermöglichkeit besteht auch in der FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung: Eigenschaften (Belege buchen) | -> Einstellungen | Gruppe Eigenschaften FIBU-Konto.

Hinweis

Filterung der angezeigten Buchungen (Ansicht und Druck).

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Bei Kontokorrentkonten steht die Auszifferungsfunktion ohne separate Aktivierung zur Verfügung.

Wo können Sie die Auszifferungsfunktionen nutzen?

Auswertung Sachkonto Auswertung Abschlusskonto Auswertung OPOS-Konto FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung (sofern OPOS-Funktion aktiviert) OPOS-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung

Kontennachweise und Verprobungenim Detailbereich anzeigen.

Aus dem Kontennachweis direkt zum Konto.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.5 BWA

Auswertungsergebnisse optional auch ohne Abschlussbuchungen ermitteln.

3-Jahresvergleich als Grafik.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.6 OPOS-Liste

Auch in der Listbildansicht: Anzeige des Kontosaldos durch Gruppieren.

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Temporären Filter für einmalige Filterungen verwenden.

Eigene Filter für häufig verwendete Abfragen hinterlegen.

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Setzen Sie hier einen Haken, wenn vor Ausführung des Filters die Kriterien angezeigt oder verändert werden sollen.

Anzeige des Filternamens in Bildschirmansichten und Auswertungen.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.7 Forderungen stets im Blick

Für Details ins OPOS-Konto wechseln.

Überfällige und zukünftig fällige Forderungen im Forderungsaltersreport auf einen Blick erkennen.

Staffelung und Stichtag festlegen.

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Optionale Eingabe eines Zinssatzes für betragsmäßige Auswirkung des Zahlungsverhaltens.

Bisheriges Zahlungsverhalten der Kunden in der Debitorenanalyse auswerten.

Ermittlung der Durchschnittswerte im Wertenachweis auf Postenebene sichtbar.

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... im Controllingreport.

Grafische Aufbereitung der 10 umsatzstärksten Kunden ...

... im Controllingreport mobil.

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.8 Finanzbuchführung ausgeben

Auswertungen sicher, schnell und übersichtlich in Unternehmen online/Unternehmen online compact zur Ansicht speichern.

Die Auswertungspakete Rechnungswesen sind im Leistungsumfang von Unternehmen online und Unternehmen online compact enthalten. Auch Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung können auf diese Weise bereitgestellt werden.

Diese zusätzliche Ausgabemöglichkeit ersetzt nicht die Bereitstellung für Online (RZ)!

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Dokument 0904090.

Hinweis

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4. Arbeiten mit Auswertungen4.8 Finanzbuchführung ausgeben

Such- und Filtermöglichkeiten.

Bereitgestellte Auswertungen können als PDF bzw. im HTML-Format angesehen werden.

Auch bei Mandanten, für die Sie Daten in „Auswertungen OPOS/FIBU“ und „Kostenrechnung“ bereitstellen, können die Auswertungspakete Rechnungswesen ein sinnvolle Ergänzung sein.

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum

5.1 Datenübermittlung5.2 PC-RZ-Info

6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin


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5. DATEV-Rechenzentrum5.1 Datenübermittlung

Bis wann Ihre Daten im DATEV-Rechenzentrum angekommen sein müssen, um eine fristgerechte Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Zusammenfassenden Meldung zu gewährleisten, erfahren Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro in den Dokumenten 1035742 und 0908200.

Hinweis

Schneller Zugriff auf LEXinform/Info-Datenbank pro.

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Blick ins Rechenzentrum: Zum Beispiel Differenzen bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen erkennen.

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In der Geschäftsfeldübersicht Buchführung des DATEV Arbeitsplatz pro.

Voranmeldezeitraum und Angaben zur Dauerfristverlängerung aus den Grunddaten Rechnungswesen (Mandantendaten Rechnungswesen).

Zuletzt übermittelte Zeiträume bei Datenübermittlung mit dem DATEV-Rechenzentrum.

Alternativ erhalten Sie die gleichen Informationen in der Mandantenübersicht im Detailbereich der Schnellinfo Leistungsübersicht.

Hinweis

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Online Demos rund um die RZ-Dienstleistungen.

Rund um die RZ-Dienstleistungen: Videos auf www.datev.de, aufrufbar u. a. in der Hilfe!

Serviceseiten auf www.datev.de, Stand 10/13, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen.

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5. DATEV-Rechenzentrum5.2 PC-RZ-Info

Ihre Daten und Datenübermittlungen in der PC-RZ-Info immer im Blick.

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5. DATEV-Rechenzentrum5.2 PC-RZ-Info

Anzeige der noch nicht vollständig gesendeten, noch nicht abgeschlossenen oder fehlerhaften Sendeaufträge sowie Übersicht der im Rechenzentrum gespeicherten Datenbestände.

Eventuelle Fehler können Sie in der Regel unmittelbar von dieser Stelle aus beheben ohne in andere Programme wechseln zu müssen.

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Inhalt



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6. Aktuelles online

Aktuelle Themen und Servicevideos auf www.datev.de!

Serviceseiten auf www.datev.de, Stand 10/13, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen.

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Servicevideos:

Zum Beispiel Datum eines Buchungs-stapels ändern oder Jahresübernahme durchführen.

Auch ohne konkrete Fragestellung lohnt sich ein Blick! Serviceseiten auf www.datev.de, Stand 10/13, Darstellung

und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen.

6. Aktuelles online

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Inhalt



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7. Abschließende Tätigkeiten

Mehrere Buchungsstapel der gleichen Periode zusammenfassen.

Aktionen beim Festschreiben auswählen, z. B. neu nummerieren der Buchungen.

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7. Abschließende Tätigkeiten

Bei Änderungsbedarf wieder für schreibenden Zugriff freigeben.

Der Aufruf erfolgt im geöffneten Mandanten über den Menüpunkt Bestand l Wirtschaftsjahr schützen/freigeben. Berechtigungen für diese Funktionen können über die Nutzungskontrolle gesteuert werden.

Hinweis

Wirtschaftsjahr(e) gegen schreibenden Zugriff schützen. Beispielsweise nach Fertig-stellung des Jahresabschlusses 2012.

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Inhalt



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6. Die Muster GmbH – Ihre neue Mandantin

So wird die Muster GmbH auch Ihre Mandantin: Musterbestände in den Bestandsdiensten Rechnungswesen zum Üben und Ausprobieren einspielen.

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Auf Wiedersehen

Christian WielgoßSteuerfachangestellter

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Inhalt

1. Programm-Oberflächen anpassen2. Arbeiten mit importierten Daten3. Belege buchen4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum6. Aktuelles online7. Abschließende Tätigkeiten8. Die Muster GmbH - Ihre neue Mandantin

Weiterführendes Seminarangebot


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Kundenbetreuung Dialogseminare onlineHotline: +49 911 319-8383E-Mail: [email protected]

Haben Sie Fragen zum Produkt?Programmservice

Hotline: +49 911 319-<0000>E-Mail: <Bezeichnung>@service.datev.de

Kundenbetreuung Dialogseminare onlineHotline: +49 911 319-8383E-Mail: [email protected]

Haben Sie Fragen zum Produkt?ProgrammserviceHotline:DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen compact pro: +49 911 319-8609

Serviceunterstützung

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DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Anhang (weiterführendes Seminarangebot)

• Dialogseminar online „Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro – Vorschlagsbuchen“Live: Art.-Nr. 73242

• Dialogseminar online „Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro –Belegwesen online für Einsteiger“Live: Art.-Nr. 73244auf Abruf: 77719Kombination live + auf Abruf: 77042

• Dialogseminar online „Zahlungsvorschlag und Electronic Banking – Durchgängige Bearbeitung vom Buchungssatz zum Zahlungsbeleg“Live: Art.-Nr. 73652

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DATEV Eigenorganisation pro

Anhang (weiterführendes Seminarangebot)

• Dialogseminar online „DATEV Eigenorganisation compact/classic pro – Tipps und Tricks“Live: Art.-Nr. 73683auf Abruf: Art.-Nr. 77725Kombination live + auf Abruf : 77045

• Dialogseminar online „Effiziente Bearbeitung von Mandantenstammdaten am Beispiel eines "Mandatslebens““Live: Art-Nr. 73422auf Abruf: 77732Kombination live + auf Abruf : 77051

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