DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Tipps und...

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Tipps und Tricks

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

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37832-2012/09-01

Inhaltsübersicht

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Tipps und Tricks

Seite

1. DATEV Arbeitsplatz pro/Stammdaten 4

1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen 5

1.2 Datenübermittlungen anzeigen und überwachen 8

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 9

2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen 10

2.2 Vorbereitende Tätigkeiten 12

2.3 Buchungserfassung 15

2.4 Arbeiten mit Auswertungen 22

2.5 Konten ausziffern 30

2.6 Kontenplan-Jahresvergleich 37

2.7 Anlagenbuchführung 38

2.8 Buchungsstapel verwalten 41

2.9 Konsolidierung 42

2.10 RZ-Dienstleistungen 45

2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben 49

2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen 50

2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 51

3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 57

1

Inhalte

© DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen proTipps und TricksDATEV Arbeitsplatz pro, Zentrale Stammdaten, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

1. DATEV Arbeitsplatz pro/Stammdaten

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot)

Ihr Referent

Christian WielgoßSteuerfachangestellter

3

Inhalt


1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen1.2 Datenübermittlungen anzeigen und überwachen


2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen2.2 Vorbereitende Tätigkeiten2.3 Buchungserfassung2.4 Arbeiten mit Auswertungen2.5 Konten ausziffern2.6 Kontenplan-Jahresvergleich2.7 Anlagenbuchführung2.8 Buchungsstapel verwalten2.9 Konsolidierung 2.10 RZ-Dienstleistungen2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände


DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro - Tipps und Tricks

4

1. DATEV Arbeitsplatz pro/Stammdaten1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen

Aktionsübersicht

Erweiterte Festlegungen für das Startverhalten sind über die Arbeitsplatzeinstellungen möglich.

Häufig genutzte Arbeitsblätter können über einen rechten Mausklick auf die Arbeitsblatt-beschriftung mit dem DATEV Arbeitsplatz pro zusammen geöffnet werden.

5


Einträge im Navigationsbereich ein- und ausblenden.

6


Arbeitsblatt „Heute“ individualisieren.

7

1. DATEV Arbeitsplatz pro/Stammdaten1.2 Datenübermittlungen aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anzeigen und überwachen

In der Geschäftsfeldübersicht „Buchführung“:

In der Mandantenübersicht:

8

Inhalt



2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen2.2 Vorbereitende Tätigkeiten2.3 Buchungserfassung2.4 Arbeiten mit Auswertungen2.5 Konten ausziffern2.6 Kontenplan-Jahresvergleich2.7 Anlagenbuchführung2.8 Buchungsstapel verwalten2.9 Konsolidierung2.10 RZ-Dienstleistungen2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände



9

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen

Der Navigationsbereich lässt sich nach Ihren Erfordernissen und Wünschen anpassen. Der angepasste Navigationsbereich kann auch kanzleiweit gespeichert werden.

10

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen

Bei Bedarf können verschiedene Listeneinstellungen übergreifend (benutzer- oder kanzleibezogen) festgelegt werden.

Detailinformationen direkt in der Programmhilfe.

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2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.2 Vorbereitende Tätigkeiten

Die Funktionen

ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende

Buchungen verarbeiten

stehen für Bewegungsdaten auch bei geöffneter Buchungserfassung zur Verfügung.

Die importierten oder wiederkehrenden Buchungen können

dem geöffneten Buchungsstapel einem anderen

Buchungsstapel einem neuen

Buchungsstapel

hinzugefügt werden.

12


Auch fehlerhafte Buchungen können übernommen werden.

Die Korrektur der als fehlerhaft gekennzeichneten Buchungen erfolgt direkt in der Buchungserfassung.

13

Auswirkungen fehlerhafter Buchungen:

Erscheinen fehlerhafte Buchungen in Auswertungen?

Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen in das Rechenzentrum gesendet werden?

Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungenfestgeschrieben werden?


NEIN

NEIN

JA

Kennzeichnung der Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen.

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2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.3 Buchungserfassung

Bei aktivierter Soforterfassung Anlagenbuchführung können optional auch Anlagenabgänge zugeordnet werden.

15


Mehrere sicher erkannte Vorschläge durch Doppelklick automatisch verarbeiten.

Automatik nicht anhalten: Es werden ohne weitere Eingabeaufforderungen alle sicher erkannten bzw. zusätzlich unsichere Vorschläge automatisch gebucht. In der Buchungsvorschlagsliste bleiben nur die noch zu bearbeitenden Vorschläge offen.

16


Die Verbuchung von Rücklastschriften wird programmseitig unterstützt. Wenn ein Bankbuchungsvorschlag mit einer Rücklastschrift vorhanden ist, wird für die geplatzte Lastschrift eine Generalumkehrbuchung erstellt. Diese wird mit der Lastschrift verknüpft, so dass der ursprünglich offene Posten wieder vorhanden ist. Die anfallende Gebühr kann vom Auftraggeber getragen oder an den Zahlungspflichtigen weiterbelastet werden.

17


Buchungserfassung ohne nachgeschaltete Dialoge zur Währungsumrechnung möglich.

Teil- oder vollautomatische Ermittlung und Buchung von Währungsdifferenzen.

18


Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen.

Nachträglich Gruppensummen einfügen.

Buchungen können nur innerhalb des Buchungsstapels ausgeschnitten und eingefügt werden. Unbestätigte Buchungsvorschläge können auch in andere Buchungsstapel eingefügt werden.

Hinweis

19


Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen.

Nachträglich Gruppensummen einfügen.

Um eine wiederkehrende Buchung anzulegen übernehmen Sie zuerst den erfassten Buchungssatz. Die Funktion „Wiederkehrende Buchung anlegen…“ über das Kontextmenü oder die Tastenkombination bezieht sich immer auf den aktuell markierten Buchungssatz in der Primanota-Ansicht.

Hinweis

Während der Buchungserfassung wiederkehrende Buchungen über die Primanota-Ansicht anlegen.

20


Buchungstext mit Tastatureingaben füllen:

g÷ (im Ziffernblock) übernimmt die Gegenkontobeschriftung

k÷ (im Ziffernblock) übernimmt die Kontobeschriftung

Statt der Taste ÷ kann alternativ auch die Tastenkombination STRG + B verwendet werden.

Weitere nützliche Tastenkombinationen finden Sie in der Hilfe im Zusatzbereich!

21

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.4 Arbeiten mit Auswertungen

KFZ-Kosten getrennt nach Benzin, Diesel und Öl inklusive Summierung.

KFZ-Kosten ungefiltert.

22


KFZ-Kosten je PKW (Kennzeichen in KOST1).

Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung.

23


Schneller Blick auf Vor- und Folgejahre.

24


Monatliche Anzeige der Umsatzsteuer-Werte .

Jahresübersicht der Umsatzsteuer-Werte.

25


Auch in anderen Wirtschaftsjahren.

Buchungen schnell finden.

26


Temporären Filter für einmalige Filterungen verwenden.

Eigenen Filter für häufig verwendete Abfragen anlegen.

Setzen Sie hier einen Haken, wenn vor Ausführung des Filters die Kriterien angezeigt oder verändert werden sollen.

27


3-Jahresvergleich als Grafik.

Auswertungsergebnisse optional auch ohne Abschlussbuchungen ermitteln.

28


Controllingreport in Auswertungspakete aufnehmen.

Nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten des Controllingreports können über die Eigenschaften im Ausgeben-Dialog festgelegt werden. Öffnen Sie dazu den Controllingreport als Auswertung (Aufbereitung in Microsoft Excel) und legen Sie die Eigenschaften fest. Die getroffenen Einstellungen bleiben gespeichert.

Hinweis

29

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.5 Konten ausziffern

Die Auszifferungsfunktion (OPOS-Funktion für Sachkonten) muss einmalig pro Konto in den Kontostammdaten aktiviert werden. Die Einrichtung der OPOS-Funktion ist nur bei geschlossener Buchungserfassung möglich.

30


Optional kann auch eine automatische Auszifferung aller Buchungen mit identischem Belegfeld 1 und einem Gesamtsaldo von 0,00 erfolgen, z. B. bei Lohnverrechnungskonten.

31


1. Buchungen auswählen

2. Prüfen

3. Ausziffern

32


Hinweis auf eingerichtete OPOS-Funktion dieses Kontos.

A: Automatischer Ausgleich über Belegfeld 1M: Manueller Ausgleich

Die Zuordnungsnummer dokumentiert die Auszifferungsreihenfolge. Je Auszifferungsvorgang wird eine Zuordnungsnummer vergeben.

33


Filterung der angezeigten Buchungen (Ansicht und Druck).

Diese Filtermöglichkeit besteht auch in der FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung: Eigenschaften (Belege buchen) | -> Einstellungen | Gruppe Eigenschaften FIBU-Konto.

Hinweis

34


Ausziffern von Kontokorrentkonten.

1. Offene-Posten auswählen

2. Prüfen

3. Ausziffern

35


Wo steht die Auszifferungsfunktion zur Verfügung?

Auswertung Sachkonto

Auswertung Abschlusskonto

Auswertung OPOS-Konto

FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung (sofern OPOS-Funktion für das Sachkonto bereits eingerichtet ist)

OPOS-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung

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2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.6 Kontenplan-Jahresvergleich

Änderungen und Abweichungen des Kontenplans des Folgejahres schnell erkennen.

37

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.7 Anlagenbuchführung

AfA-Tabellen für spezielle Branchen einspielen.

38


Bei der Option „Alle AfA-Tabellen anzeigen“ wird in sämtlichen eingespielten AfA-Tabellen gesucht.

39


Individuelle Felder für Inventare anlegen, pflegen und auswerten.

40

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.8 Buchungsstapel verwalten

Eigenschaften zum Festschreiben festlegen, z. B. neu nummerieren der Buchungen.

Mehrere Buchungsstapel der gleichen Periode zusammenfassen.

41

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.9 Konsolidierung

Voraussetzung für die konsolidierte UStVA vor Ort:

Einrichtung eines Konsolidierungskreises in den Stammdaten des Konsolidierungsempfängers.

42


Der Aufruf der konsolidierten UStVA erfolgt über den Menüpunkt Auswertungen l Finanzbuchführung l Konsolidierung l konsolidierte UStVA.

Hinweis

Auch Empfänger in die Auswahl übernehmen!

Auswahl der Mandanten die an der Konsolidierung teilnehmen.

43


Voraussetzungen für die konsolidierte UStVA im Rechenzentrum: Einrichtung eines Konsolidierungskreises (wie bei Konsolidierung vor Ort) Zusätzlich: Bestimmung des Empfängers für die konsolidierte UStVA

(Hinterlegung muss bei allen Teilnehmern der Konsolidierung erfolgen, auch beim Empfänger)

Bei einer Konsolidierung der umsatzsteuerlichen Auswertungen UStVA und USt 1/11 müssen die Daten der abgebenden Mandanten zeitlich immer vor den Daten des Konsolidierungsempfängers an das Rechenzentrum gesendet werden. Weitere Information finden Sie in der Dokumentennummer 1035810 der Info-Datenbank.

Hinweis

44

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.10 RZ-Dienstleistungen

Am gesetzlichen Übermittlungstermin werden Dateneinreichungen in das Rechenzentrum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung in der Regel bis 17:55 Uhr berücksichtigt. Weitere Informationen zur Daten(rück-)übermittlung finden Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro in den Dokumenten 1035742 und 0908200.

Hinweis

Schneller Zugriff auf LEXinform/Info-Datenbank pro.

45


Blick ins Rechenzentrum: Zum Beispiel Differenzen bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen erkennen.

46


Online Demos rund um die RZ-Dienstleistungen.

47


Serviceseiten auf www.datev.de, Stand 02/12, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen

Weitere Demos und Informationen auf www.datev.de

48

2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben

Wirtschaftsjahr(e) gegen schreibenden Zugriff schützen. Beispielsweise nach Fertigstellung des Jahresabschlusses 2011.

Bei Änderungsbedarf wieder für schreibenden Zugriff freigeben.

Der Aufruf erfolgt im geöffneten Mandanten über den Menüpunkt Bestand l Wirtschaftsjahr schützen/freigeben. Berechtigungen für diese Funktionen können über die Nutzungskontrolle gesteuert werden.

Hinweis

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2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen

Musterbestände zum Üben und Ausprobieren einspielen.

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2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände

Bestände, die nicht mehr laufend bearbeitet werden, können noch bis Ende des

3. Quartals 2012 nach Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden

Empfohlene Vorgehensweise

Bestände sollen in Kanzlei-Rechnungswesen pro noch bearbeitet werden oder über

den DATEV Arbeitsplatz pro sichtbar sein

Datenübernahme über den Standardweg (Daten anpassen)

keine Bearbeitung der Bestände in Kanzlei-Rechnungswesen pro

„Altbestände anpassen“ (ab DVD 4.1, April 2012)

Rahmenbedingungen

nur für Bestände „höchstes Wirtschaftsjahr < 2011“

Datenübernahme erfolgt ohne manuelle Vorarbeiten

Umstellung erfolgt auf Archivpfade

falls möglich: Integration von FIBU-, ANLAG- und KOST-Beständen

falls z. B. abweichende Stammdaten vorliegen, werden Teilbestände getrennt in

unterschiedliche Archivpfade übernommen

Zugriff auf umgestellte Bestände ist nur lesend möglich

analog Archiv-DVD

GDPdU-Export möglich

51


Der Aufruf „Altbestände anpassen“ erfolgt über Bestandsdienste Rechnungswesen|Daten anpassen unter Weitere Funktionen

52

Bestandsprüfung automatisierbare Vorarbeiten sind standardmäßig aktiviert

Bestand wird im Regelfall

liegen Vorarbeiten ohne Automatisierungsmöglichkeit vor nur eine Teilanwendung ist betroffen (z. B. Transferkennzeichen)

nur noch Information abweichenden Stammdaten zwischen Quellbeständen

(z. B. abweichende WJ-Enden, unterschiedliche Bereiche) neue automatisierbare Vorarbeit zur Trennung der Teilbestände auf

verschiedene Archivpfade

Vormerkung von Beständen für die zeitversetzte Datenanpassung ist weiterhin möglich


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54


Zusammenspiel mit der Eigenorganisation Zusammenspiel mit Stammdatendienst

keine Verbindung der umgestellten Bestände zum Zentrale Stammdaten keine Integration der Stammdaten bei der Übernahme

(unabhängig davon, ob eine Zuordnung zu einem zentralen Mandanten besteht oder ein anwendungsspezifischer Mandanten vorliegt)

keine Erst-/Folgesynchronisation beim Öffnen des Bestands

Zusammenspiel mit DATEV Arbeitsplatz pro Altbestände werden nicht in der Leistungsübersicht angezeigt

(keine Berücksichtigung von Archivpfaden)

55


Verwalten und Öffnen von Altbeständen „Altbestände verwalten“ als neuer Eintrag in den Bestandsdiensten Rechnungswesen Öffnen der Altbestände über Basisfunktionen oder Kontextmenü

56

Inhalt

1. DATEV Arbeitsplatz pro/Stammdaten2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot)


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DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro


• Dialogseminar online „E-Bilanz - Auswirkungen auf die Buchführungspraxis in 2012/2013“Live: Art.-Nr. 73309auf Abruf: Art.-Nr. 73458Kombination live + auf Abruf: Art.-Nr. 73612

• Dialogseminar online „Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro – Vorschlagsbuchen“Live: Art.-Nr. 73242

• Dialogseminar online „Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro –Belegwesen online für Einsteiger“Live: Art.-Nr. 73244auf Abruf: 73722Kombination live + auf Abruf: 73723

• Dialogseminar online „Tipps und Tricks zum Thema Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro“Live: Art.-Nr. 73243auf Abruf: Art.-Nr. 73724Kombination live + auf Abruf: 73725

• Dialogseminar online „Zahlungsvorschlag und Electronic Banking - Durchgängige Bearbeitung vom Buchungssatz zum Zahlungsbeleg“Live: Art.-Nr. 73652

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DATEV Eigenorganisation pro


• Dialogseminar online „DATEV Eigenorganisation compact/classic pro – Tipps und Tricks“Live: Art.-Nr. 73683auf Abruf: Art.-Nr. 73736Kombination live + auf Abruf : 73449Vortragsseminar (1/2 Tag): Art.-Nr. 73139

• Dialogseminar online „DATEV Eigenorganisation comfort pro – Tipps und Tricks“Live: Art.-Nr. 73684auf Abruf: Art.-Nr. 73737Kombination live + auf Abruf: 73407

• Dialogseminar online „Effiziente Bearbeitung von Mandantenstammdaten am Beispiel eines "Mandatslebens““Live: Art-Nr. 73422auf Abruf: 73729Kombination live + auf Abruf : 73728

• Dialogseminar online „DATEV Eigenorganisation classic/comfort pro – Basiswissen Administration“Live: Art.-Nr. 73420

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Fragen rund um die Installation der DATEV-Programme werden Ihnen von der Installationshotline beantwortet. Diese steht Ihnen nach der Auslieferung der Programm-DVD DATEV pro 5.0 zusätzlich Freitag bis 22.00 Uhr und an den Wochenenden bis 20.00 Uhr zur Verfügung. Darüber hinaus stehen Ihnen für fachliche Fragen ausgewählte Abteilungen unseres Programm- und Teamservice zusätzlich an vier Samstagen telefonisch bis 15:00 Uhr zur Verfügung. Details lesen Sie unter www.datev.de/servicesituation.

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