Datev Buchen

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    07-Jun-2015
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Inhalt der Datev-Hilfedateien zum Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen

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BuchenA. AllgemeinesA.1)Buchungsregeln Da es fr den korrekten Ausweis mancher Sachverhalte erforderlich ist, besondere Buchungsregeln einzuhalten, finden Sie im Folgenden einen berblick ber die Informationsmedien zu diesem Thema. FIBU-Handbuch Das FIBU-Handbuch (Art. Nr. 10001 oder Dokument-Nr. 0907737 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk fr alle Fragen zur FIBU-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a. Mandanten-Adressdaten Mandanten-Programmdaten Individuelle Funktionen Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum Buchungs-ABC Das Buchungs-ABC (Art. Nr. 10013) ist ein handliches Nachschlagewerk bei Fragen zur Finanzbuchfhrung und zum Jahresabschluss. Einzelne Buchungsflle werden durch eine kurze Erluterung des Sachverhaltes dargestellt. Anschlieend werden anhand eines konkreten Beispiels die entsprechenden Buchungsstze fr SKR 03 und 04 vorgestellt und deren Auswirkungen auf Konten veranschaulicht. JAHR Handbuch Das JAHR-Handbuch (Art. Nr. 10970 oder Dokument-Nr. 0907615 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk fr alle Fragen zur JAHR-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a. Abruf von Jahresabschlussauswertungen Anlagenspiegel individuelle Jahresabschlussauswertungen Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum Handbuch Buchungsregeln fr den Jahresabschluss Das Handbuch Buchungsregeln fr den Jahresabschluss (Dokument-Nr. 0907735 auf der Informations-Datenbank) informiert Sie ber Buchungsregeln, die in bestimmten Fllen beim Druck oder Abruf von Bilanz und GuV Netto- und Brutto-Anlagenspiegel Ergebnisverwendung bei Kapitalgesellschaften Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften nach KapCoRiLiG Kennzahlen zum Jahresabschluss Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG zu beachten sind. Auerdem erfahren Sie, welche Konten Sie in der Finanzbuchfhrung und Jahresabschluss bebuchen und beschriften mssen, um eine Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung fr Personengesellschaften und Personenhandelsgesellschaften drucken oder abrufen zu knnen. Checkliste Schnittstellenfunktionsplan Fr die von DATEV standardmig geschlsselten Schnittstellenfunktionsplne fr die SKRs 01, 02, 03, 04, 14, 45, 80 und 81 stehen Ihnen auf der Informations-Datenbank fr das jeweils aktuellste Jahr der Abschlusserstellung Checklisten zum Schnittstellenfunktionsplan zur Verfgung. Die Checklisten beschreiben, welche Konten in welches Steuerprogramm und in welche Steuerzeile flieen.

A.2)Wie knnen Sie Buchungen erfassen? Fr die Erfassung von Buchungen stehen Ihnen verschiedene Mglichkeiten zur Verfgung: Dialogbuchen Beim Dialogbuchen werden die eingegebenen Buchungsstze sofort geprft und verarbeitet. Buchungsergebnisse knnen parallel in den Auswertungen kontrolliert werden. Dialogerfassen Im Dialogerfassen knnen mehrere Bearbeiter gleichzeitig fr denselben Bestand fr unterschiedliche Vorlufe Buchungsstze erfassen. Jeder Buchungssatz wird sofort geprft. Anschlieend knnen Sie die Vorlufe ber die Stapelverarbeitung verarbeiten und zusammenfhren. Buchungsergebnisse des gerade bearbeiteten Vorlaufs flieen whrend der Bearbeitung temporr in die Auswertungen ein. Das Dialogerfassen ist in der Bearbeitung des Jahresabschlusses nicht aufrufbar. Stapelerfassung Die Stapelerfassung ermglicht Ihnen eine schnelle Erfassung von Buchungsstzen. Die Verarbeitung findet im Gegensatz zum Dialogbuchen nicht sofort statt, sondern Sie rufen die Stapelverarbeitung entweder sofort nach Verlassen der Erfassung oder zu einem spteren Zeitpunkt auf. Stapelverarbeitung Sie knnen die Stapel aus der Anwendung bernehmen (z.B. aus der Stapelerfassung) oder auch die bernahme von Buchungsstzen aus anderen DATEV-Programmen (z.B. aus DESY) starten. Buchungen, die in anderen DATEV-Anwendungen (z.B. DESY, ANLAG, LOHN/BAULOHN RZ) erfasst wurden, knnen Sie bernehmen. Das Programm prft den Vorlauf auf Korrektheit und verarbeitet diesen anschlieend. Sie knnen hier auch Postversanddaten aus Fremdprogrammen, die im ASCII-Format vorliegen, importieren und im Stapel

verarbeiten. Wiederkehrende Buchungen Buchungen, die sich in regelmigen Intervallen wiederholen, knnen Sie einmalig erfassen und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeiten. AHK-Werte Sie knnen AHK-Wertestze erfassen und bearbeiten. Diese Buchungsart steht Ihnen nur in der Bearbeitung des Jahresabschlusses zur Verfgung. Beim Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen stehen Ihnen weitere Buchungsmodi zur Verfgung: Standardbuchen In diesem Modus knnen Sie Buchungsstze aller Art erfassen. OPOS-Rechnungen Dieser Modus steht Ihnen zur Verfgung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlsseln. In diesem Modus werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen untersttzt. OPOS-Zahlungen Dieser Modus steht Ihnen zur Verfgung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlsseln. In diesem Modus werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Bankbuchungen untersttzt. Sammelzahlung Die Sammelzahlung ermglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung fr Zahlungsvorgnge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kunde z.B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, mssen fr den Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungsstze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung knnen Sie komfortabel diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen. Buchungsvorschlge automatisch verbuchen Sie knnen aus elektronischen Bankkontoauszgen und vorerfassten Kassenbelegen sowie Rechnungen Buchungsvorschlge erstellen und diese anschlieend komfortabel verbuchen. Aufteilen Um Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen Steuerstzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung knnen Sie Buchungen einfacher erfassen. Sie knnen je nach Beleg die Einzelbuchungsstze des aufzuteilenden Beleges mit Nettooder Brutto-Werten erfassen.

A.3)Buchungsregeln Um korrekte monatliche Auswertungen zu erhalten, beachten Sie einige wichtige Buchungsregeln: Wenn Sie Nachbuchungen fr einen bestimmten Monat verarbeiten lassen mchten, sollten Sie diese auch ber einen Vorlauf fr diesen Monat buchen. Die Monatsauswertungen werden generell auf Basis der Vorlaufdaten erstellt, nicht auf Basis des Belegdatums. Um eine korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten, drfen die Umsatzsteuerkonten nicht direkt bebucht werden. Hinweise zur direkten Bebuchung von Umsatzsteuersammelkonten Beachten Sie bei den Umsatzsteuerartenschlssel D, E, H und L die besonderen Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer. Wenn Sie Nachbuchungen zu einem in den Stammdaten abweichenden Umsatzsteuerartenschlssel verarbeiten lassen mchten (z.B. - in den Stammdaten ist Ist-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Soll-Versteuerung oder - in den Stammdaten ist Soll-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Ist-Versteuerung, ...), dann knnen Sie einen buchungssatzbezogenen Wechsel der Umsatzsteuerart durchfhren.

A.4)Besondere Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer Wie ist beim Ist-Versteuerer zu buchen? Buchungen mit Umsatzsteuerschlssel oder mit automatischen Konten werden programmseitig in zwei Fllen anders behandelt als bei Soll-Versteuerung: bei einem Zielverkauf und bei einer Zahlungseingangsbuchung. Die Besonderheit beim Ist-Versteuerer liegt darin, dass die Umsatzsteuer beim Rechnungsausgang (Zielverkauf) zunchst auf ein dafr vorgesehenes Konto gebucht wird (SKR 03 ohne Kontonummernerweiterung: Konto 1765 Umsatzsteuer nicht fllig 16 %). Erst beim Zahlungseingang wird die Umsatzsteuer automatisch auf die entsprechenden Konten fr fllige Umsatzsteuer errechnet und gebucht. Wie ist der Zielverkauf zu buchen? Ein Zielverkauf liegt dann vor, wenn im Buchungssatz ein Debitorenkonto des Kontokorrents enthalten ist, z.B. (ohne Kontonummernerweiterung) die Konten 10000 - 69999 oder die Konten 1410 ff. bei SKR 03 (Funktion 11000) und wenn aus dem Erlskonto die Steuer errechnet wird. Die Umsatzsteuer wird errechnet und automatisch auf das Umsatzsteuersammelkonto gebucht: S 1765 Umsatzsteuer nicht fllig 16 % S 1761 Umsatzsteuer nicht fllig 7% Wie ist der Zahlungseingang zu buchen? Eine Zahlungseingangsbuchung erkennt das Programm daran, dass im Buchungssatz im Gegenkonto ein Debitorenkonto (Kontokorrent oder Konto mit Funktion 11000) und im Feld Konto ein Geldkonto (Konto mit Funktion 10000) enthalten ist. Keine Eingabe eines USt-Schlssels Bei der Erfassung der Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen wird vom Programm automatisch der richtige Umsatzsteuerschlssel vorgeschlagen, und es wird die Umbuchung der Umsatzsteuer nicht fllig auf Konten Umsatzsteuer fllig durchgefhrt. Automatik mit BU-Schlssel aufheben Wenn keine Steuer aus der Zahlungsbuchung gerechnet werden soll, mssen Sie den Berichtigungsschlssel 40 (Aufhebung der Automatik) bzw. 80 (Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik) verwenden. Wenn Sie zustzlich ein Betrag in der Skontospalte eingegeben haben, wird die Steuerrechnung bei Verwendung der Schlssel 40/80 auch fr die Skontobuchung

aufgehoben.

A.5)Mageblicher Inhalt einer Rechnung Folgende Angaben mssen auf einer Rechnung vorhanden sein, damit diese zum Vorsteuerabzug berechtigt: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Name und Anschrift des Leistungsempfngers Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung eine fortlaufende Rechnungsnummer die Menge und die handelsbliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung das nach Steuerstzen und Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Netto-Entgelt anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag Hinweis auf i