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Daten-

analyse

In einer ERP-Software werden die Informa-tionen in Datenbanken mit dem Ziel abge-speichert, sichere und schnelle Transak-tionen durchzuführen. Diese optimierte Artder Datenhaltung hat den Nachteil, dassdynamische mehrdimensionale Auswer-tungen, wie man sie von ”Business Intelli-gence” (BI) Werkzeugen ansonsten erhält,nicht ohne zusätzliche Aufwände möglichsind. Bisher mussten Daten aus der Bu-siness-Software exportiert und anschlies-send in einer BI-Lösung eingelesen undbearbeitet werden, damit sie sich wunsch-gemäss aufbereiten liessen. Der Umwand-lungsprozess der Daten beanspruchte inder Regel viel Zeit und ausserdem ein spe-zifisches Know-how, was dementsprechendauch kostete. Da sich Programmanwenderdurch die Komplexität der meisten BI-Systeme überfordert fühlten, wurden in derPraxis nur selten die Daten zur Planungund Optimierung der Businessprozesse ge-nutzt.

BI für DatenanalysenIn gängigen BI-Werkzeugen wie etwa denExcel-Pivot-Tabellen, QlickView, Dynasight,Cognos, Corporate Planning oder Palokann man die Achsen einer Datentabellenach Belieben festlegen, drehen und nachdem Motto ”slice and dice” auf eine tiefe-re Detailstufe gehen. Letzteres beschreibttreffend die benutzerfreundlichen Aus-wertungsprinzipien von OLAP-Datenbe-ständen, da auf einfachste Weise das ana-lysierte Ergebnis eingeschränkt oder er-weitert (slice = Scheibe), gekippt und ge-dreht (dice = Würfel) werden kann.

Business Intelligence Business Intelligence (BI) bezeichnet dasSammeln und Auswerten von Informatio-nen durch Unternehmen, um die Markt-verhältnisse und die eigene Position imVergleich zur Konkurrenz zu bestimmen.BI dient also der Beschaffung von besse-ren Informationen in kürzerer Zeit. Wer-den diese richtig ausgewertet, erlaubtdies einer Unternehmung, ihre Entschei-dungen frühzeitig und aufgrund bekann-ter Fakten zu treffen.

Weitere Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Business_Intelligence

Durch die Integration des neuen ABACUS-Programms ”Informationsmanagement”im Funktionsumfang der ABACUS-Version2007 können die ERP-Daten nun zusätz-lich in so genannten Datenwürfeln abge-speichert werden. Dadurch wird es mög-lich, die Daten direkt interaktiv und in be-liebigen Verknüpfungen auszuwerten unddarzustellen. Dies erlaubt eine vertiefteund gründliche Analyse, womit neue Zu-sammenhänge festgestellt und die Effi-zienz von Businessprozessen gemessenwerden kann. Dabei lassen sich auch In-formationen aus verschiedenen Bereichenin verdichteter Form kundenindividuell wiezum Beispiel als ”Key Performance-Indika-toren” (Kern-Kennzahlen) aus allen Unter-nehmensbereichen berechnen und anzei-gen. Das Management erhält dadurch verlässliche Informationen, die für die Ent-scheidungsfindung und Strategieplanungfür alle Bereiche und Unternehmensgrös-sen hilfreich sind. Nicht zu unterschätzenist, dass damit auch das Controlling we-sentlich erleichtert werden kann.

Für Unternehmen wertvolle Informationen lassen sich nun dank dem neuen Modul ”Informationsmanage-ment” auch direkt aus Datensätzen der ABACUS-Software gewinnen. Das Auswertungs- und Analyse-

Tool ist im Standardumfang der Version 2007 integriert und bietet die Möglichkeit, Reports und Daten-analysen zu erstellen. Über Excel können diese Daten zudem in interaktiven Cockpits grafisch aufbereitetwerden.

Datenanalyse mit ABACUS-SoftwareBusiness Intelligence inklusive

In

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Beispiel: Analyse von VerkaufsumsätzenSind Verkaufsumsätze in einem ”Würfel”gespeichert, lassen sie sich in den Dimen-sionen Kunden, Quartal, Artikel und Jahrunterteilen. Dabei sind die Dimensionen”Kunden” und ”Artikel” gemäss der Klas-sierung aufgebaut. Das Quartal ist in dieeinzelnen Monate aufgeteilt und diesewiederum in die einzelnen Verkaufstage.Da das Quartal und das Jahr separate Di-mensionen darstellen, ist es möglich, ver-schiedene Jahre nebeneinander zu zeigen.

Aus der Auswertung kann sofort festge-stellt werden, welche Artikelgruppen inwelchem Quartal im Jahr 2006 von Kundenaus St. Gallen gekauft wurden. Der Detail-lierungsgrad der Informationen lässt sichdabei ad hoc beliebig verändern. Der An-wender kann mittels Mausklick in der vor-gegebenen Struktur navigieren, Daten verdichten oder sich diese detaillierter an-zeigen lassen und zusammengehörendeDaten gruppieren und konsolidieren.

Werden an Stelle der Werte der Produkte-gruppen diejenigen für die eigentlichenArtikel gewünscht, lassen sich mit Dop-pelklick die untergeordneten Elemente öff-nen. Die angezeigten Beträge werden da-bei automatisch neu berechnet und to-talisiert.

Werden dieselben Zahlen für einen be-stimmten Kunden gewünscht, genügt einMausklick auf den Button ”Kunden” unddie Auswahl des entsprechenden Kunden.

Will man wissen, welche Artikel an wel-chen Kunden verkauft wurden, zieht mankurzerhand das Feld ”Kunden” in die Ta-belle und tauscht damit die Quartalsdi-mension mit der Kundensicht aus.

Einfache Navigation durchMausklicks im Datenviewer vonPalo

Verdichtete Zahlen lassen sichsofort mit ihren Details auswei-sen

Analoge Analyse für einenbestimmten Kunden

Diese Analyse wird durch diebeiden Achsen Artikel undKunden bestimmt, wobei derVerdichtungsgrad ad hoc ver-ändert werden kann

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ABACUS-Modul”Informationsmanagement”Bisher war es schwierig, mit einem exter-nen Auswertungswerkzeug auf die Datenbeispielsweise der ABACUS Finanzbuch-haltung zuzugreifen. Der Grund dafür lagdarin, dass die Finanzdaten für den inter-nen Gebrauch optimiert in der Datenbankabgelegt werden, was die externe Auswer-tung erschwerte.

In der aktuellen ABACUS-Version wurdennun zusätzliche Transformationsprozesseimplementiert, die es erlauben, die ERP-In-formationen in eine für BI-Auswertungengeeignete Form zu bringen. So werden aufeine sehr einfache und effiziente Art umge-hend mehrdimensionale Auswertungen mitExcel und spezialisierten BI-Tools ermög-licht.

Damit ABACUS-Anwender solche Auswer-tungen selber vornehmen können, hatABACUS auch gleich ein BI-Tool in dieSoftware integriert. Es handelt sich dabeium das OpenSource-Produkt Palo derFirma Jedox. Palo zeichnet sich vor allemdurch seine Integration zu Excel aus.

Mit diesen Ergänzungen im Rahmen desneuen ABACUS-Moduls ”Informationsma-nagement” konnte dem Wunsch vielerKMU entsprochen werden, Daten einfach,schnell und dynamisch auszuwerten. Dieneuen Möglichkeiten stehen ab der Version2007 zur Verfügung und werden gleichzei-tig für die Version 2006 zurückportiert.

Daten aus der FinanzbuchhaltungDas Modul ”Informationsmanagement”bietet die Möglichkeit, Erfassungsjournalemehrerer Jahre in eine spezielle TabelleWFB zu exportieren, um anschliessend miteinem BI-Werkzeug darauf zuzugreifen.Die Tabelle schlüsselt jeden Datensatz inSoll und Haben auf und speichert zudemdie Mehrwertsteuer separat. So werdenaus einer Buchung im ABACUS-Erfassungs-journal ”ejour” im Maximalfall vier Daten-sätze generiert.

das Element der Kontenklassierung ”Kas-se” zum Beispiel werden alle Parent-Ele-mente wie die ID und die Bezeichnungenaller Stufen mitgespeichert. So ist es späterproblemlos möglich, in einem externenTool die Baumstruktur wieder herzustellenoder die Daten in einem Report gemässKlassierungsreihenfolge auszuwerten. DieSpeicherung erfolgt in allen verwendetenSprachen und auch mit der zweiten Be-zeichnung und Nummer, was speziell fürKlassierungen der Auftragsbearbeitungwichtig ist.

Ausserdem werden in dieser WFB-Dateizusätzliche Felder mitgeliefert, die für spä-tere Auswertungen wie zum Beispiel Klas-sierungsangaben mit den Bezeichnungenzu jedem Konto, jeder Kostenstelle und je-dem Projekt relevant sind. Es besteht auchdie Möglichkeit, Debitoren- und Kredito-renzahlungen sowie Rechnungen mit derBelegnummer für eine weitergehende Da-tenanalyse in diese WFB-Tabelle zu ex-portieren.

KlassierungsdatenMit den normalen Klassierungstabellen inden verschiedenen ABACUS-Programmen,die ebenfalls auf Transaktionen ausgerich-tet sind, ist es recht anspruchsvoll, Auswer-tungen mit der Reihenfolge gemäss ihrenKlassierungen in einem externen Werkzeugaufzubereiten. Mit der neuen Tabelle WHBwird dieser Prozess stark vereinfacht. AlleKlassierungsvarianten aller Applikationenwerden darin mit den Detailangaben zuden jeweiligen Elementen gespeichert. Für

Aus den ABACUS-Tabellen mit den Fibu-Buchungen wird die Tabelle WFB gebildet, die fürAnalysen mit BI-Werkzeuge optimiert ist

Exportierter Buchungssatz in der WFB-Tabelle

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Von ABACUS zu Business IntelligenceUm Daten aus einer ABACUS-Tabelle in einBI-Werkzeug zu exportieren, gibt es ver-schiedene Mittel und Wege. Es ist immermöglich, via ODBC direkt auf die Tabellenzuzugreifen. Es könnte aber auch sinnvollsein, einen AbaView-Report zu erstellenund diesen als neue Tabelle zu speichern.

Alternativ zum AbaView-Exporter steht imModul ”Informationsmanagement” der sogenannte AbaView-Cubebuilder zur Ver-fügung, mit dem ein direkter Transfer derDaten aus der ABACUS-Software ins Paloermöglicht wird. Er liest aus dem erstelltenAbaView-Report die Daten aus, um siedann zu strukturieren, sortieren und wonötig zu verrechnen und schliesslich da-raus einen Datenwürfel zu erzeugen. DerAnwender muss dabei einzig die ge-wünschten Dimensionen und Werte aus-wählen und den Würfelnamen angeben.

DatenwürfelDatenwürfel, auch Cubes genannt, beste-hen aus so genannten OLAP-Daten. Siewurden beim Export verdichtet und struk-turiert. Ein Cube ist so aufgebaut, dassein OLAP-Tool mit der grösst möglichenGeschwindigkeit darauf zugreifen und diedarin enthaltenen Daten anzeigen kann.Ein Cube – später auch die Achsen derTabellen – besteht aus mehreren Dimen-sionen, die ihrerseits wiederum aus ein-zelnen Elementen bestehen. Die Werte ineinem Cube werden Measures genannt.Cubes kommen häufig zur Analyse vonUnternehmensdaten zum Einsatz, wieetwa Umsatz, Lagerbestände und Ver-käufe. Die Dimensionen, die hier wichtigsein können, sind Zeit, Filiale, Verkäuferund Produkt. Vereinfacht gesagt stelltjede Dimension eine bestimmte Perspek-tive auf die Fakten dar, wie Umsatz undGewinn. Der Cube stellt also die Datenwie Umsatz, Lagerbestand und Verkäufeabhängig von den Dimensionen Zeit-punkt, Projekt, Filiale, Verkäufer, Produktetc. dar.

Infos unter:http://de.wikipedia.org/wiki/OLAP-Cube

Dies ist insbesondere dann ratsam, wennverschiedene Tabellen miteinander ver-knüpft werden sollten, um danach ohneGeschwindigkeitseinbussen direkt auf dieneu generierte Tabelle zuzugreifen. Solcheneu erstellte Tabellen können via Excel-Pivot-Tabellen oder OLAP-Tools ausgewer-tet und entsprechend analysiert werden.

Aus den ABACUS-Tabellen mit den Klassierungsdaten wird die Tabelle WHB gebildet. Sie machtes möglich, in einem BI-Tool die Baumstruktur der Daten abzubilden und wieder herzustellen.

Aus ERP-Daten werden entweder über den AbaView-Exporter oder den Cubebuilder optimierteOLAP-Cubes

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Datenanalyse mit PaloMit dem integrierten BI-Werkzeug Palokann Excel für die Datenanalyse und fürdie Aufbereitung in Form eines so genann-ten Cockpits oder Dashboards benutztwerden. Damit ist es möglich, mit den ausder ABACUS-Software exportierten Datenoder mit Excel-Daten zu rechnen. Es kön-nen dabei die Vorteile von Excel als demwohl populärsten Programm für das Con-trolling und der Unternehmenssteuerungim KMU-Bereich mit seinen grafischen undanalytischen Möglichkeiten vollständigausgenutzt werden. Damit können auchbereits bestehende Excel-Tabellen mit all-fälligen Anpassungen weiter verwendetwerden. Ausserdem müssen keine neuenProgramme erlernt werden.

Alternativ zu Excel gibt es zur Ansicht undAnalyse der Datenwürfel auch den Cube-Viewer. Das ist ein Palo-Client, worin mandie Daten und deren Struktur auf dynami-sche Art und Weise ansehen und analysie-

Cockpit oder DashboardEin Cockpit oder Dashboard ist im Prinzipeine fix vorgegebene Maske, über dieman Zugriff auf bestimmte Kennzahlenerhält. Darin sind diese Kennzahlen un-abhängig von den Arbeitsdaten festge-legt, so dass Daten in beliebigen Mengeneingegeben werden können. Sie werdenentsprechend der Aufgabe des Dash-boards verarbeitet und beispielsweise alsKennzahl oder in einer bestimmten Dar-stellungsart wieder ausgegeben.

Weitere Infos unter:http://de.wikipedia.org/wiki/KennzahlenCockpit

denn es können in kürzester Zeit die Datenfür verschiedene Zeitpunkte und Ge-schäftsbereiche anhand automatisch be-rechneter Kennzahlen verglichen werden.Der Kunde erhält damit eine individuelleControlling-Lösung.

Beispiel eines Cockpits auf Excel-Basis mit verdichteten Informationen aus der ABACUS-Software

ren kann. Ab der Version 2007 steht derCubeViewer standardmässig im Programm”Informationsmanagement” zur Verfügung.

Beispiele für CockpitsIn der ABACUS-Software sind bereits eini-ge Beispiele von Excel-Cockpits mit dendazugehörigen Daten-Cubes enthalten,mit deren Hilfe es möglich ist, eigeneDashboards zu erstellen. Sie demonstrie-ren, welche Möglichkeiten zur Analyse derDaten bestehen und wie man dynamischeAuswertungen erstellt. Bei der Excel-Vor-lage für die Fibu-Kennzahlen beispielswei-se werden die Werte des eingestellten Jah-res berechnet und gleichzeitig die verschie-denen Kennzahlen angezeigt. Die Anzeigekann auch grafisch erfolgen, wie das Bei-spiel zeigt.

Wird das Jahr gewechselt, werden auto-matisch die Daten neu aus dem Datenwür-fel ausgelesen und die Anzeige neu be-rechnet. Das eröffnet viele Möglichkeiten,

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Beispiel eines Cockpits mit einer Spartenauswertung

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit bietet den Vergleich der Kennzahlen von Sparten-details in verschiedenen Jahren.

Kosten für Modul”Informationsmanagement”Grundversion* Fr. 2000.– (Single-User, bis 2 Mandanten,Skalierung gemäss ATK-Benutzer)

* inkl. Exportfunktion für Tabellen,Integration BI-Tool Palo, InfoCockpit

VerfügbarbeitAb Version 2007 Für Version 2006: Im April 2007 wird eseine neue CD mit den Änderungen ge-ben, mit Ausnahme des InfoCockpit, dasnur ab der Version 2007 zur Verfügungstehen wird.

Fragen zu Business IntelligenceFür Auskünfte zum ABACUS Informations-management wenden Sie sich bitte an:bi@abacus.ch

FazitMit den Erweiterungen in der Version 2007wird es zukünftig viel einfacher und kosten-günstiger werden, mit BI-Tools ABACUS-Daten auszuwerten. Die Informationen ausder Finanzbuchhaltung und die Klassie-rungsdaten, die bisher nur schwer ausge-wertet werden konnten, sind künftig auchfür externe Tools verfügbar. Die Verarbei-tung wird somit wesentlich vereinfacht.Durch die Einbindung des BI-WerkzeugsPalo im Standardprogramm ist es für jedenBenutzer möglich, unverzüglich OLAP-Aus-wertungen und eigene InfoCockpits zu er-stellen. Alternativ zu Palo können auch be-liebige andere BI-Tools verwendet werden,da auf alle ABACUS-Tabellen direkt viaODBC zugegriffen werden kann oder sichentsprechend aufbereitete Daten via Aba-View-Export exportieren lassen. •

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