één code voor alles!

Algemeen

DataplazaDataplaza is hét platform waar iedereen via een beveiligd portaal toegang krijgt tot zijn/haar digitale dossiers en waarbinnen kantoor en klant informatie kunnen uitwisselen. Daarnaast is het voor iedereen mogelijk is om zelf kosteloos een digitale kluis aan te maken om gegevens zoals inlogcodes, pincodes en documenten te bewaren:

één code voor alles. KantoorBij het gebruik van de digitale dossiers bepaalt het kantoor welke stukken en berichten uit het dossier ter inzage van de cliënt worden geplaatst. Ook kan het kantoor eenvoudig berichten uitwisselen of nieuwsbrieven plaatsen.Van elke verandering in het digitale dossier krijgt de cliënt een bericht zodat deze weet dat er iets voor hem/haar ter inzage klaar staat.

Mogelijkheden

• Formulieren/vragenlijsten door uw cliënt in laten vullen.• Stukken plaatsen en eventueel voor akkoord laten verklaren.

(Bijv. de jaarstukken van de accountant, een aanneemtermijn of een ontwerp van de notaris.)

• Terugvinden of bepaalde stukken door uw cliënt zijn geopend. (Op geen enkele andere manier kunt u met zekerheid zeggen of iemand een bepaald stuk heeft gezien.)

• M.b.v. de Office Add-ins zeer snel en eenvoudig documenten of andere bestanden plaatsen.

• M.b.v. de Add-in voor Windows Verkenner eenvoudig bestanden uploaden.• Nieuwsbrieven e.d. verspreiden.

Voordelen

• Sterk communicatie- en marketinginstrument.• Klantvriendelijk en toegankelijk.• Innovatieve en klantgerichte uitstraling van het kantoor• Binding van cliënten en relaties.• Grotere inzichtelijkheid voor klanten, de transparantie wordt vergroot.• Aanzienlijke besparing op de portokosten.• Verhoging van de efficiency.• Verhoogde beveiliging ten opzichte van het verzenden van stukken per post of

e-mail.• Milieuvriendelijk!• Alle correspondentie met de klant is op één plek voor de klant terug te vinden.• 100% zekerheid of cliënt bepaalde stukken heeft geopend.

Klant / particulier

De gebruiker heeft in Dataplaza de volgende mogelijkheden:Digitale kluis: Alle login-gegevens, pincodes e.d. altijd en overal bij de hand. Contracten kunnen geupload worden zodat deze altijd terug te vinden zijn.Integratie dossiers:Eén plek voor de communicatie met de notaris, advocaat, accountant e.d. voor het oproepen van documenten en dergelijke. Zaken worden sneller en efficiënt afgehandeld en de gebruiker kan altijd inzage krijgen in de status van het dossier. De geschiedenis van de dossiers is te bekijken en er kan eenvoudig gecommuniceerd worden met bijvoorbeeld notaris of advocaat. Persoonlijke agenda: De gebruiker kan zich laten herinneren over bijvoorbeeld de data waarop contracten aflopen (zodat tijdig actie ondernemen kan worden) of andere belangrijke data zoals verjaardagen of tandartscontroles.Persoonlijk adresboek: Alle adresgegevens binnen handbereik, waar de gebruiker ook is. KostenDe kosten bedragen voor een kantoor € 3,95 per portaldossier (ongeveer gelijk aan de portokosten) en is voor de klant gratis.

Beveiliging / opslag

Security is steeds het belangrijkste uitgangspunt geweest bij de ontwikkeling van Dataplaza. Notariskantoren werken met vertrouwelijke documenten. Discretie en bedrijfszekerheid is dus een must!Korte beschrijving van het platformHet server-platform van Dataplaza is volledig redundant opgebouwd. Niet alleen de stroom-circuits zijn dubbel uitgevoerd maar in principe alle benodigde hardware. Door meerdere servers met elkaar te koppelen is het mogelijk om op één van de machines onderhoud te plegen, terwijl een andere machine alle taken overneemt. Ook als één van de servers onverhoopt uitvalt, worden de taken door een andere server overgenomen. Dezelfde constructie is toegepast voor de opslagschijven. Ook deze zijn meervoudig uitgevoerd. Bovendien is gekozen voor twee storage-omgevingen in verschillende data-centra. Hierdoor kan een scheiding aangebracht worden tussen data welke afkomstig is van kantoren en data welke afkomstig is van cliënten. Bovendien biedt het mogelijkheden voor onderlinge backup's van de omgevingen.EncryptieAlle bestanden binnen Dataplaza worden gecodeerd met een unieke sleutel. Deze sleutel wordt bepaald aan de hand van het wachtwoord. Het is onmogelijk voor buitenstaanders om de bestanden te benaderen en te openen. Na de encryptie zijn de bestanden binair en extentieloos. Zelfs als iemand de bestanden wel zou kunnen benaderen, is niet te achterhalen wat voor een bestand dit is en welke inhoud dit bestand heeft.De versleuteling van de wachtwoorden is one-way. Dat wil zeggen dat de versleuteling niet terug te redeneren is, ook niet voor de beheerders van Dataplaza. Op deze manier kan Dataplaza garanderen dat de bestanden veilig worden opgeslagen. De cliënt zelf is de enige die het wachtwoord kent.Extra veiligheidscode (optioneel)Naaste de standaard encryptie is er voor de cliënt een mogelijkheid om een extra veiligheidscode te activeren. Deze code dient dan ingevoerd te worden bij het downloaden van bestanden, of het benaderen van het account. Indien de cliënt deze extra veiligheidscode heeft geactiveerd, is niet mogelijk om zonder deze code bestanden te downloaden.

Presentatie kantoor

In de volgende schermen krijgt u een indruk van de functionaliteit van Dataplaza voor het notariskantoor en de integratie met het Notarieel Informatie Systeem van Van Brug Automatisering.

Weergave startscherm

Weergave dossier in ZakenCockpit

Upload document m.b.v. Dataplaza

Add-in Word, Outlook en Verkenner

Upload document m.b.v. Add-in

Plaatsen bericht

Plaatsen agenda-item

Log op document

Status accordering

Vragenlijsten

Statuslijst

Nieuwsbrief

Presentatie klant

In de volgende schermen krijgt u een indruk van de functionaliteit van Dataplaza voor de klant.

Startscherm

Webportal notariskantoor

Inzage portaldossier

Openen document

Verzoek tot goedkeuring

Notitie plaatsen of lezen bij document

Beantwoorden vragenlijst

Inzien statuslijst

Kantoorinformatie (nieuwsbrieven e.d.)

Berichten

Privé-kluis

Agenda

Adresboek

(Pin)codes

Websites

Documenten